Anlisis para la implementacin de un Sistema Automatizado de Gestin Documental en el Banco Central de Costa Rica en el contexto normativo del Control

Interno
Yyner Sruh Rodrguez -Diciembre 2006-

1- Introduccin. El presente anlisis destaca los principales aspectos relativos a la informacin, la comunicacin y los documentos que se encuentran en la Ley General de Control Interno y el Manual de normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin. Tambin se sealan una serie de debilidades identificadas en el Banco Central de Costa Rica y sus rganos Desconcentrados relativos a la gestin de documentos y de la informacin y que se encuentran en el Diagnstico FODA 2004-2008, a partir de las cuales, se elabor una propuesta de proyecto tendiente a enfrentar sus efectos. Al respecto, en el presente anlisis se contraponen estos vacos institucionales frente a la normativa del control interno, principalmente en aquellas situaciones atinentes con los documentos gestados en medios electrnicos. Finalmente, se hace una sinopsis de la propuesta del proyecto denominado Implementacin del sistema automatizado de gestin de documentos, que plantea precisamente enfrentar las debilidades del FODA institucional con una solucin nacida en el seno de la Archivstica pero con herramientas tecnolgicas y el aporte conceptual de la Informtica, y que radica en la integracin de los sistemas de informacin institucional bajo un solo esquema de integracin. Todo orientado a coadyuvar a la eficiencia administrativa, el control interno y la proteccin del patrimonio documental. 2- Ley General de Control Interno N 8292. La Ley General de Control Interno est inspirada en experiencias y modelos internacionales recogidos por la Contralora General de la Repblica, cuyo objetivo es la observancia en el funcionamiento del aparato pblico en cuanto a su eficiencia, eficacia y transparencia, mediante el control, lo que permite disminuir, a su vez, el riesgo de prdida o despilfarro de los recursos pblicos. Al respecto, la Ley entiende por control, todas aquellas acciones diseadas y ejecutadas por la administracin activa dirigidas a ofrecer seguridad razonable alrededor del cumplimiento de objetivos organizacionales, ya sea protegiendo el patrimonio, haciendo confiable y oportuna la informacin, demostrando eficiencia y eficacia en las operaciones, como tambin vigilando que sus acciones se lleven a cabo dentro de los lmites del ordenamiento jurdico y tcnico.

La dinmica de la Administracin Pblica est regida por esencia mediante el Principio de Legalidad, y la materializacin de su quehacer se evidencia mediante la documentacin que produce y la informacin que registra en cualquier medio. Al respecto, la Ley General de Control Interno es vasta en criterios respecto a la responsabilidad de la administracin activa de procurar y promover las mejores prcticas en la gestin de la informacin. Algunos de los temas que se les relacionan se describen seguidamente. 2.1. Proteccin ciudadana-proteccin de la informacin.

El artculo 6 garantiza la proteccin de la identidad de los ciudadanos quienes acten como denunciantes, as como la informacin y la documentacin atinente. Bajo este esquema, la informacin registrada en cualquier soporte y custodiada en archivos centrales o en servidores de la organizacin, debe estar localizable y disponible, mediatizada por mecanismos de control suficientes para evitar que su prdida, extravo o deficiente manipulacin arriesguen las garantas constitucionales de proteccin a la intimidad, propiamente, la proteccin de la identidad de un denunciante. 2.2. Sistema Control Interno.

El desarrollo de un sistema de control interno es una obligacin descrita en el artculo 7 y que define el 8 como la serie de acciones ejecutadas por la administracin activa, diseadas para proporcionar seguridad en la consecucin de los siguientes objetivos: los cuales se destacan: a) Proteger y conservar el patrimonio pblico contra cualquier prdida, despilfarro o uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la informacin. En el primer caso, debe entenderse el trmino patrimonio pblico en su sentido ms amplio; es decir, erario, activos, documentos e informacin. Todas las actividades de control deben ir dirigidas a la proteccin de estos bienes Asimismo, aspectos como la confiabilidad, disponibilidad y oportunidad de la informacin deben estar garantizados por la administracin activa como parte del principio de transparencia que se contempla en un sistema de control interno. 2.3. Valoracin del riego.

La valoracin del riesgo que indica el artculo 14 responsabiliza al jerarca y los colaboradores para que identifiquen y analicen los riesgos, as, indica que se

deben adoptar medidas y mecanismos operativos para jerarquizarlos, medirlos y minimizar el impacto negativo que pueda causar en la Institucin. Bajo este esquema, las debilidades que logran identificarse a lo interno de una organizacin, y los riesgos que se derivan, son paralelismos que deben contemplarse en el marco de un sistema de valoracin segn el inciso b del mencionado artculo 14. El literal d del mismo artculo, instruye a la administracin activa para que establezcan los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. En este sentido, las debilidades que se identifiquen sern potenciales focos de riesgo que deber ser reducido mediante diversas acciones concretas. El artculo 15, responsabiliza a la administracin activa para documentar polticas y procedimientos que traten aspectos propios sobre el control interno, la proteccin de activos, el diseo de documentos utilizados para ejecucin de transacciones, demostracin de hechos sustantivos; y sobre todo, mantener un inters por aquellos documentos que figuren como instrumentos de control de sistemas de informacin computadorizados. La informacin documentada es la manera de probar las acciones administrativas. Para que el ejercicio de control logre cotejar esta relacin entre los hechos y los documentos, las reglas de cmo se lleva a cabo deben tambin estar escritas, documentadas apropiadamente. 2.4. Sistemas de informacin.

El artculo 16 es el ms destacado al indicar que la administracin activa debe considerar el tema de la informacin bajo un enfoque sistmico basado en la gestin documental. Por su importancia, se reproduce: Artculo 16.-Sistemas de Informacin. Deber contarse con sistemas de informacin que permitan a la administracin activa tener una gestin documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la informacin producida o recibida en la organizacin, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvo en los objetivos trazados. Dicha gestin documental deber estar estrechamente relacionada con la gestin de la informacin, en la que debern contemplarse las bases de datos corporativas y las dems aplicaciones informticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la informacin registrada. (El subrayado no es del original) Los literales subsiguientes a este artculo responsabilizan a jerarcas y colaboradores de la administracin activa por el buen funcionamiento de los

sistemas de informacin; para ello, deben procurar que la informacin se identifique, registre y se sirva con calidad y oportunidad. Asimismo, se aboga para que los sistemas de informacin sean armnicos con los objetivos institucionales y no a la inversa, sin confundir la herramienta con la solucin. En el contexto de la gestin documental como el cmulo de actividades para el tratamiento de la informacin y los documentos en cualquier formato, se prev a travs de este proyecto, el establecimiento de un archivo institucional, en el tanto es el responsable de las polticas y de la ejecucin de las funciones de la gestin documental. As: c) Establecer las polticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo sealado en el ordenamiento jurdico y tcnico. La consolidacin de un archivo institucional desde los requerimientos legales y conforme a la Teora Archivstica, debe contemplar no solamente el procesamiento tcnico de los documentos tradicionales en soporte papel, sino tambin debe hacer manifiesta su capacidad rectora del sistema institucional de archivos, emitiendo polticas, instruyendo y coordinando la dinmica documental. Importante a su vez es la presencia permanente del Archivo en los procesos de diseo de sistemas de informacin de base electrnica, de tal forme que se asegure la aportacin de los mejores criterios para la administracin y conservacin del patrimonio documental digital. 2.5. Informacin al servicio del control.

La Ley General de Control Interno en su artculo N 33, otorga al auditor interno una serie de potestades como necesarias para el desempeo de sus funciones contraloras dentro de la administracin activa. Al respecto, los literales a y b se relacionan directamente con el libre acceso de estos titulares a la informacin y a los documentos institucionales en poder de sus funcionarios. Por la razn descrita, la disponibilidad y oportunidad son prioritarias y una obligacin de la Administracin contar con las condiciones idneas para este ejercicio. En consecuencia, es evidente hasta este momento la estrecha relacin entre el desempeo administrativo, la gestin documental y el ejercicio del control interno. 3- Manual de normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin. El Manual de normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin, abreviado

como el manual, detalla cada uno de los aspectos contenidos en la referida ley, concordando una declaracin interpretativa que ubica el espritu de la norma emanada del ente contralor. El manual instruye ampliamente lo que se contempla en la Ley General de Control Interno N 8292. En primer trmino, el manual describe una clasificacin taxonmica del control interno basado en consensos internacionales derivados del Informe COSO (Comittee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisin), el cual identifica cinco componentes bsicos del control interno: El ambiente de control La valoracin de riesgos Las actividades de control La informacin y la comunicacin El monitoreo.

Todos y cada uno de estos componentes estn relacionados entre si y vinculados directamente al ejercicio del control de las funciones de la administracin activa. El inters particular en este anlisis se centra en el componente relacionado con la informacin y la comunicacin, sin que ello signifique desprenderse de la relacin que existe los otros componentes funcionales. Propiamente, confiabilidad y oportunidad de la informacin radica en la cantidad y calidad de la informacin financiera o administrativa o de cualquier ndole que signifique en tiempo, forma, exactitud y veracidad, un impacto positivo en el servicio a la ciudadana. (p.5) El componente informacin y comunicacin que explica el manual, comprende todos los sistemas de informacin institucional que desarrollan el ciclo vital; es decir, generacin, captura, procesamiento y transmisin de la informacin, cuyo desempeo afecta decididamente sobre las actividades institucionales. (P.5-6) 3.1. Actividades de control.

En el captulo cuarto del manual se enumera una serie de normas generales relativas al control. Algunas destacan la importancia y la forma de documentar las acciones llevadas a cabo por la administracin activa como parte del control. Las normas relativas a la informacin, comunicacin y documentacin que se desprenden son las siguientes: Instrucciones por escrito Documentacin de procesos y transacciones Registro oportuno Sistema contable y presupuestario

Acceso a activos y registros Formularios uniformes

En cuanto a la primera norma, la emisin de instrucciones por escrito enuncia: Las instrucciones que se impartan a todos y cada uno de los funcionarios de la institucin debern darse por escritoDe igual manera, las rdenes e instrucciones ms especficas y relacionadas con asuntos particulares deben emitirse mediante nota o memorando a los funcionarios responsables de su cumplimiento. (p.30) La declaracin interpretativa sobre esta norma, apunta: Es necesario que las instrucciones sean emitidas de manera clara, concisa y por escrito, independientemente de que se encuentren impresas o disponibles en medios electrnicos. (p.30). Desde este enunciado, parte el desarrollo de la gestin documental oficial de cualquier organizacin. Es decir, el detonante que inicia cualquier proceso formal se activa cuando se emiten rdenes, comunicados o instrucciones por escrito. La Administracin Pblica es formal y los documentos, la garanta de su accionar. Sin embargo, la verbalidad y las comunicaciones informales son prcticas comunes que generan desrdenes administrativos con frecuentes implicaciones legales. Paralelo a esta manifestacin, la norma relativa a la documentacin de procesos y transacciones, se refiere a la obligacin ineludible de documentar los controles para los procesos, las transacciones y los hechos significativos de la Institucin. Ejemplo de estos documentos son los planes estratgicos y operativos de la organizacin, as como manuales de puestos, los procedimientos, las circulares, entre otros, fundamentalmente los documentos que prueban la ejecucin de las transacciones, deben estar siempre disponibles para su verificacin. Los subsiguientes enunciados normativos de este captulo agregan actividades paralelas al proceso de documentacin, como es el registro oportuno (organizacin), las polticas para el acceso y custodia de la informacin y los documentos, una condicin altamente sensible segn el manual, fundamentalmente cuando los sistemas de informacin y los registros son de naturaleza informtica. El espritu de la norma reside en el control para la proteccin patrimonial, y la informacin documentada cumple una doble dimensin: como el medio para este ejercicio y como objeto mismo de custodia. Aunque el manual hace especial nfasis en el tema financiero, el concepto de patrimonio se entiende en su sentido ms amplio, el cual incluye activos muebles e inmuebles as como la informacin y los documentos.

Una de las ltimas declaraciones respecto a los documentos en este captulo cuarto, se refiere a la estandarizacin de formularios, y a la necesidad de establecer el mismo formato para el registro de una misma actividad, considerando adecuadamente el uso del recurso informtico. Esta es una situacin propia de la naturaleza documental debido a que existen tantos tipos documentales como actividades realice la organizacin. Por ello, estandarizar es una tarea dentro de un sistema de gestin de documentos que permite identificar cada proceso con la generacin de los respectivos documentos. 3.2. Informacin efectiva.

El primer tem sobre la obtencin y comunicacin de informacin efectiva, deja en manos de la organizacin el diseo de los mecanismos y sistemas para obtener, procesar, generar y comunicar la informacin, tanto para su desarrollo como para el ejercicio del control. Sobre este aspecto, la declaracin interpretativa inicia con un axioma presente en varias teoras: La informacin en un ingrediente vital para la conduccin exitosa de una institucin. As tambin son importantes los medios que se encargan de divulgarla. Ante ello, la organizacin debe prever y medir los requerimientos en trminos proporcionales a sus objetivos, capacidad de las personas y los recursos econmicos disponibles. Suficiencia, precisin, calidad y oportunidad de la informacin son las premisas a considerar en el diseo de sistemas de informacin, sin las cuales, desarrollarlos no tendra sentido para las organizaciones que hacen de la informacin uno de sus principales recursos para la toma de decisiones. El diseo de los sistemas de informacin debe girar en torno a estas premisas y sentido de utilidad. En efecto, el manual de control interno aboga por la consonancia y proporcin entre el diseo de los sistemas y los requerimientos de la organizacin, ello en respuesta a experiencias difciles de organizaciones pblicas que han contratado soluciones informticas perfectas para problemas que no son reales y a costos muy elevados. El captulo quinto del manual tambin hace referencia al diseo de las soluciones de sistemas de informacin, las cuales deben ser a la medida, puesto que las necesidades a resolver son diferentes en cada organizacin. De particular importancia es la etapa de diseo del sistema, que debe considerar la presencia de todos los procesos de la gestin documental: generacin, registro, proceso, almacenamiento, accesibilidad y reproduccin de la informacin con todas las caractersticas de calidad, eficiencia y oportunidad, pero sobre todo, la seguridad y control que deben ser aspectos reconocidos por su fortaleza y confiabilidad, pues una de las principales discusiones en torno a

sistemas de informacin de base tecnolgica, es precisamente en el orden de la seguridad. 3.3. Canales de comunicacin.

El ltimo tema del captulo quinto, atae a la apertura de los canales de comunicacin. Al respecto, establece dos diferencias bsicas: una referida a las comunicaciones internas y otra sobre las comunicaciones externas. En cuanto a las comunicaciones internas, apunta a la apertura de los medios con tal de motivar e incentivar la comunicacin intraorganizacional; sin embargo, la norma es clara e insiste con vehemencia sobre la regulacin de canales informales, que, aunque pueden ser medios de gran ayuda en la gestin de asuntos institucionales, las reglas al respecto deben ser claras. Propiamente de la declaracin interpretativa se extrae: Como medida preventiva, debe insistirse que estos canales [informales] sean usados uniforme y constantemente por el personal, pero ello no implica que deba desestimarse la posibilidad de que, para efectos internos, en determinadas circunstancias y bajo condiciones previamente definidas, algunos canales informales lleguen a ser tiles para hacer llegar, a la persona indicada dentro de la institucin, el conocimiento requerido acerca de las situaciones dignas de atencin. (P.47) Desde el punto de vista de la Diplomtica (documental) la formalidad de los medios para el intercambio de informacin es una condicin que asegura oficialidad en el tratamiento de los asuntos de una organizacin, que de otra forma, podra no tener inclusive el impacto deseado o el respaldo legal. En este sentido, corresponde a la administracin activa amparada a criterios tcnicos y jurdicos, determinar las formas, los medios y las condiciones en las que deba circular la informacin a lo interno de su organizacin. En materia de comunicacin externa, el margen de los canales de comunicacin se estrecha, pues la norma determina la aplicacin de controles ms rigurosos, debido a que el uso de los medios informales puede significar un riesgo de fuga de informacin inconveniente para la organizacin. El uso la tecnologa por ejemplo, facilita enormemente la reproduccin y difusin de documentos electrnicos, con esa misma celeridad se puede de igual manera difundir masivamente y a distintos puntos geogrficos, informacin errnea o sensible que no debera circular. Es por ello que el uso de facilidades tecnolgicas debe ir acompaadas de responsabilidad y controles adecuados que acten precisamente en la proteccin patrimonial contra el uso indebido o la inadecuada manipulacin. 3.4. Archivos Centrales o Institucionales.

La ltima norma del captulo quinto, indica que toda Institucin debe desarrollar polticas de archivo apropiadas para la proteccin de la informacin y los documentos. Sobre el tema, hace inmediata referencia a la Ley del Sistema Nacional N 7202 de 24 de octubre de 1990, as a las obligaciones definidas a cada institucin pblica, entre las que se encuentran la conformacin de un archivo central y los archivos de gestin necesarios, creacin de instrumentos descriptivos, conformacin de un comit institucional para la valoracin y eliminacin de documentos, entre otros. De vital importancia al respecto, es la concepcin sistmica de los archivos institucionales que permiten el tratamiento ntegro del acervo documental y su intervencin en el diseo de polticas de sistemas de informacin que aseguren la eficiencia, la transparencia administrativa y el control interno. 4- Gestin documental Desconcentrados. del Banco Central y sus rganos

La gestin documental del Banco Central de Costa Rica y sus rganos Desconcentrados cotejada con la definicin ofrecida en la Ley General de Control Interno, es una actividad dispersa y sesgada. Dispersa porque la produccin, control y almacenamiento de la informacin se desarrolla en distintos puntos, de diversas maneras, a distintos niveles y patrones. Paralelamente, la gestin documental es sesgada porque no todos los tipos y clases documentales reciben el tratamiento adecuado, particularmente el gestado en formatos electrnicos. Concretamente, el Archivo Central de la Institucin encargado del tratamiento del acervo documental, procesa la documentacin en soportes papel y flmico (microfilm), proveniente fundamentalmente del Banco Central. Solamente cerca del 60% de sus oficinas realizan las transferencias de documentos, mientras que el caso de las ODM, no llegan al 5%. Debe tomarse en cuenta que en los ltimos aos, existe un incremento importante de las actividades institucionales llevadas a cabo directamente en medios informticos, ya sean en sistemas de informacin diseados para tales efectos, en bases de datos especializadas, o en aplicaciones tecnolgicas para uso de oficina, tambin llamados medios ofimticos, dispersando la produccin documental en distintos puntos o servidores sin que se tenga controles precisos y certeros sobre el tratamiento de la informacin o el destino de los documentos. Sobre la gestin documental en estos medios, el Archivo Central no tiene ningn control, an cuando la normativa archivstica costarricense encomienda su intervencin en la etapa de diseo de los sistemas y vigilancia respecto al tratamiento, conservacin y destino de este patrimonio.

En el Diagnstico Institucional FODA actualizado 2004-2008, puede identificarse una serie de debilidades relacionadas con la gestin documental y que puede degenerar en posibles prdidas, sustracciones o indebida manipulacin de documentos e informacin con riesgo a violentar las garantas individuales a las que hace referencia el artculo 6 de la Ley General de Control Interno mencionado con anterioridad. Esto solo como un ejemplo, pues los efectos languidecen hasta afectar la eficiencia y eficacia de la funcin administrativa, as como una eventual prdida del control administrativo. En la siguiente tabla se muestra que las debilidades identificadas en el FODA cumple en parte con la declaracin del inciso "a del artculo 14 de la Ley de Control Interno; es decir, la identificacin del riesgo. Entre ellas, la D-DA.14 se convierte en la principal variable del diagnstico que representa el principal problema de la gestin documental de la Institucin. Tabla: Principales debilidades institucionales identificadas respecto a la gestin documental del Banco Central de Costa Rica y sus ODM.
Uso de hojas electrnicas, por ausencia de sistemas automatizados, generan un alto riesgo por cuanto carecen de las seguridades de proteccin y manejo de los datos. Ausencia de reconocimiento institucional (de las autoridades y funcionarios) de las competencias, potestades legales y administrativas del Archivo Central. Insuficiente vinculacin archivstica entre el Archivo Central y el Sistema de Archivos del Banco Central de Costa Rica y rganos de Desconcentracin Mxima para el cumplimiento de las normas y tcnicas. Inadecuada organizacin tcnica de los documentos institucionales en los archivos de gestin. Insuficientes herramientas tecnolgicas en el Archivo Central para el cumplimiento y desarrollo de sus responsabilidades institucionales. Insuficiencia de recursos humanos para la ejecucin de tareas sustantivas y operativas archivsticas institucionales. Existencia de sistemas documentales y de informacin automatizados que no cumplen con las especificaciones legales y archivsticas.

D-DA.6

DEBILIDADES

- -Procesos Internos--Aprendizaje y Crecimiento

D-DA.8

DEBILIDADES

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DEBILIDADES

- -Procesos Internos-

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--Aprendizaje y Crecimiento - -Procesos Internos--Aprendizaje y Crecimiento - -Procesos Internos-

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DEBILIDADES

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D-DA.14

DEBILIDADES

- -Procesos Internos-

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- -Procesos Internos-

D-DA.16

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--Aprendizaje y Crecimiento - -Procesos Internos- -Procesos Internos-

Carencia de un sistema automatizado integrado y centralizado de gestin de documentos en todos los formatos, de alcance institucional bajo polticas archivsticas y prcticas uniformes. Desvinculacin funcional y operativa entre los variados sistemas documentales y de informacin de naturaleza electrnica que existen en la organizacin y respecto al Archivo Central. Inexistencia de criterios archivsticos institucionales sobre polticas de conservacin de documentos electrnicos. Custodia de documentos institucionales en empresas privadas sin autorizacin y control del Archivo Central. Carencia de un medio gil y oportuno para el traslado de documentos entre el Archivo Central y el resto de la Institucin.

D-DA.17

DEBILIDADES

D-DA.18

DEBILIDADES

Fuente: FODA Institucional actualizado 2004-2008. Debilidades. Banco Central de Costa Rica 2005.

Puede observarse que el orden de prioridades identificadas en el FODA Institucional, se concretan alrededor de las fallas en el tratamiento de la gestin documental, debilidad en la formulacin de polticas a su alrededor y debilidad en la dotacin de herramientas administrativas y tecnolgicas para el desarrollo de soluciones y ejercicio de autoridad desde el Archivo Central como coordinador general. En resumen, el panorama de la gestin documental que comprende la produccin y el tratamiento de documentos, sea en forma tradicional o mediante los sistemas de informacin electrnicos, no garantizan totalmente el ejercicio del control interno conforme al sealamiento de la Ley General de Control Interno y su Manual, tampoco a la luz de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, las directrices y recomendaciones del Archivo Nacional ni conforme a las mejores prcticas de la Teora Archivstica. 5- El Proyecto implementacin del Sistema Automatizado de Gestin Documental. 5.1. Antecedentes.

El Proyecto denominado implementacin del Sistema Automatizado de Gestin Documental, fue planteado a nivel de propuesta el 02 de febrero de 2006 y conocido por la Gerencia. As, en Sesin de Junta Directiva N 5290-2006 del 9

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de agosto de 2006, el artculo 9 sobre el tema de los proyectos, es aprobado y comunicado el 17 de agosto del 2006 en oficio J.D. 399-06 de la Secretara General al Presidente del Banco, y de igual forma se comunica este resultado a la Gerencia. La propuesta ideada inicialmente desde finales de 2005, fue gestada por el Archivo Central en virtud de una serie de inquietudes alrededor de la gestin documental institucional que ha venido detectando desde hace varios aos, as tambin en observancia consonante de hallazgos y recomendaciones de la Auditora Interna y de la propia Gerencia motivada e interesada por mejorar la administracin del acervo documental Institucional. 5.2. Objetivos.

Tal y como se describe en la propuesta, el proyecto pretende integrar y adecuar mediante el desarrollo de un sistema automatizado, la gestin documental de la Institucin para coadyuvar en la eficiencia administrativa, el control interno y la proteccin del patrimonio documental en cualquier formato. Paralelamente se desprenden otros objetivos que se le relacionan: Acondicionar los sistemas de informacin institucional que provocan un impacto en la gestin documental institucional bajo un solo concepto de integracin. Normalizar bajo estndares de calidad internacional los procesos de gestin documental. Integral el proceso de correspondencia a la dinmica de la gestin documental. Consolidar un sistema de gestin documental en concordancia con el ordenamiento jurdico.

En este contexto, el proyecto pretende a su vez establecer en el Archivo Central el punto de confluencia de las decisiones sobre la gestin documental en cualquier formato, tal como se desprende del ordenamiento jurdico costarricense. En materia de documento electrnico, el proyecto pretende regular la gestin documental en cuatro grandes reas, a saber: Bases de datos Documentos ofimticos Correo electrnico Ambiente Web

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Actualmente es posible encontrar bases de datos o aplicaciones especficas, o bien, en simples tablas dinmicas (Excel), el desarrollo de actividades institucionales que generan documentos que no han sido valorados conforme a la Ley del Sistema Nacional de Archivos. Respecto al correo electrnico, se ha convertido en una herramienta sumamente til en cuanto a las comunicaciones, ello porque desde hace varios aos el alcance y uso de herramientas tecnolgicas por parte de los funcionarios ha sido una poltica plenamente asentada. Sin embargo, en la virtualidad de las comunicaciones, no se tienen normas completas sobre las formalidades, validez o conservacin de los correos electrnicos. Toda vez que la teora al respecto, no garantiza ni recomienda los servidores de correo como medios de almacenamiento de informacin sustancial. Una de las principales situaciones devenida de los documentos electrnicos es que se valoran y se toman decisiones de su destino posterior a haber sido creados, sin que se haya planificado su situacin en el marco de las migraciones, conservacin, medios de almacenamiento, seguridad y otros. La experiencia internacional visualiza en fenmeno del documento electrnico como parte natural de la gestin documental de cualquier organizacin. Al respecto, diversas iniciativas europeas, australianas y canadienses, lideran las mejores prcticas mundiales para la administracin del e-document. Ejemplo de ellos son las publicaciones del Programa IDA de la Comisin Europea llamada Modelo de Requisitos para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, conocido como MoReq. Tambin, el Documentos Electrnicos: Manual para Archiveros del Consejo Internacional de Archivos, el cual se fundamenta en la aplicacin de la norma internacional para la gestin de documentos electrnicos, conocida como la Norma ISO15489-1, de reciente traduccin al idioma espaol. Los beneficios generales del proyecto se orientan en torno a tener un acceso eficiente de la informacin institucional, a controlar la produccin exponencial de documentos vigilando todo el ciclo vital: desde que nace el documento hasta que es eliminado o conservado permanentemente. Asimismo, hacer posible la integracin de los sistemas de informacin institucional bajo un solo concepto y bajo estndares tecnolgicos adecuados, a su vez, considerando las apreciaciones archivsticas sobre la organizacin y conservacin de los documentos. El principal beneficio pretende en todo momento la proteccin patrimonial del acervo documental de la Institucin. Puede agregarse que de seguir recomendaciones y estndares internacionales basados en experiencias de quienes han llevado a cabo proyectos similares, se puede esperar que el Banco Central y en general la Institucin, consolide el desarrollo administrativo con la misma fortaleza y liderazgo con el que se sita

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en el mercado costarricense a travs de los recientes productos electrnicos de naturaleza financiera. El respaldo del negocio bancario, y en general el cumplimiento de la misin y visin institucional, tiene un alto componente tecnolgico como herramienta; sin embargo, ciertos espacios de la Administracin necesitan normalizar las relaciones cotidianas del quehacer administrativo, contable, financiero, jurdico basado fundamentalmente en la gestin documental, tambin con un creciente componente informtico, y es aqu donde el proyecto pretende cooperar. El proyecto requerir de investigaciones detalladas que orienten a disear, adaptar o adquirir una solucin de naturaleza informtica que procure precisamente integrar los sistemas de informacin existentes, as como la automatizacin de procesos archivsticos que controlan la gestin documental durante todo el ciclo vital. Los retos a los que se enfrentar el proyecto se orientan hacia una ardua labor preliminar de un diagnstico completo y exacto de la condicin real de la gestin documental del Banco Central y de las ODM. De igual manera, no puede implementarse ninguna solucin informatizada si antes no se normalizan aspectos tcnicos archivsticos como cuadros de clasificacin, tablas de plazos de conservacin, instrumentos descriptivos y unificacin de la nomenclatura de la tipologa documental, lo cual requerir el tratamiento personalizado de cada oficina productora de documentos. Finalmente, por la complejidad del problema, el alcance y dimensin, el proyecto requerir del trabajo interdisciplinario y transdisciplinario de la Informtica, la Archivstica, el Derecho y la Administracin, sin las cuales el proyecto no estara completo. 6- Conclusiones. Tanto la Ley General de Control Interno como el manual que la sustenta, son claros respecto a la importancia del tratamiento de los documentos como claves para el control interno, la eficiencia y la transparencia administrativa. En este marco, la administracin activa es la responsable de establecer las condiciones y los mecanismos que aseguren las mejores prcticas en la generacin, administracin, custodia y servicio de la informacin y documentos para fines administrativos, financieros, legales o para el ejercicio del control interno. Todas las actividades que signifiquen servicio ciudadano, mecanismos para el control interno, la valoracin de riesgos, y el establecimiento adecuado de sistemas de informacin, deben ser consideraciones presentes en la conciencia institucional, ms all del solo cumplimiento normativo.

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Se ha determinado que la gestin documental del Banco Central de Costa Rica y sus rganos Desconcentrados, no se circunscribe en forma sistemtica en un solo concepto de administracin y custodia del acervo, evidenciado en una serie de debilidades identificadas oficialmente en la Institucin a travs del Diagnstico FODA 2004-2008. Esta situacin se contrapone a la normativa de control interno, la legislacin archivstica y a las recomendaciones tericas y tcnicas de la Disciplina inherente. El proceso de gestin documental a lo largo de la Institucin, es una faena que se desarrolla parcialmente desde el Archivo Central, cuyo respaldo normativo es suficiente, pero en la prctica el alcance de su quehacer se encuentra limitado en cuanto al nmero de oficinas a las que brinda tratamiento del acervo, y sin ninguna intervencin en la gestin de documentos en soporte electrnico. Finalmente, el Proyecto Implementacin del Sistema Automatizado de Gestin Documental, pretende precisamente abordar las principales debilidades desde una perspectiva multidisciplinaria: identificando fenmenos, normalizando procedimientos y proponiendo soluciones con una base de orden tecnolgica, ya sea mediante la adaptacin de los sistemas existentes, o el diseo o adquisicin de soluciones informticas apropiadas. 7- Bibliografa. Contralora General de la Repblica. (2002) Manual de normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin. M-1-2002-CO-DDI. Gaceta N 107 del 5 de junio de 2002. Banco Central de Costa Rica 2005. FODA Institucional actualizado 2004-2008. Debilidades. Ley General de Control Interno N 8292. Ministerio de Cultura Juventud y Deportes. Direccin General del Archivo Nacional. (2003). Ley del Sistema Nacional de Archivos N 7202 del 24 de octubre de 1990 y su reglamento. 3 a. Ed. San Jos, enero 2003. Serra Serra, Jordi. (2005). Valoracin y seleccin de documentos electrnicos: principios y aplicaciones. Revista Tria, nm. 12 (2005), Barcelona, pp. 119-155. En: http://eprints.rclis.org/archive/00005883/01/Jordi_Serra_-_TRIA_12.pdf Consulta: dic.2006.

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