ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA

Y VECINOS DEL HOGAR INFANTIL AMIGUITOS

Nit 882002083-0
Trabajamos con Amor y Ternura"

PROTOCOLO DE GESTION DOCUMENTAL ASOCIACION DE APDRES DE FAMILIA Y VECINOS DEL

HOGAR INFANTIL AMIGUITOS

1. OBJETO

Establecer directrices, que permitan aplicar eficiente, eficaz y efectivamente los procesos
archivísticos, de consulta, conservación y disposición final de documentos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original; el ciclo vital; y la normatividad archivística.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Asociación de padres de familia y vecinos del
Hogar Infantil Amiguitos, desde la generación o recibo de un registro, organización de los archivos
de gestión de acuerdo a la tabla de retención documental.

3. INSUMOS

Normas legales y técnicas, metodologías impartidas por el ente supervisor.

4. PRODUCTOS Y / O INFORMACION SECUNDARIA

Archivos debidamente organizados y conservados

5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Ver normagrama

6. TERMINOS Y DEFINICIONES

ARCHIVO conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material
acumulados en un proceso natural en el transcurso de una gestión, por una persona natural o
jurídica.

ARCHIVO CENTRAL Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general. Ley 594 de 2000

ARCHIVO DE GESTION Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de

solución a los asuntos iniciados, ley 594 de 2000

Calle 14 N° 21 - 74 Barrio El Cielo

Teléfono: (7) 888 6110 - Móvil: 3102597994
e-mail: hogar_amiguitos@hotmail.com; cdiamiguitostamearauca@gmail.com
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ARCHIVO HISTORICO Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo
de gestión, que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.

ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos: producción o
recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

7. CONDICIONES GENERALES

En la Asociación De Padres De Familia Y Vecinos Del Hogar Infantil Amiguitos todas las
dependencias están obligadas a cumplir y aplicar las directrices contempladas en el presente
documento, los jefes líderes son responsables de la ejecución del presente documento

La responsabilidad de la administración, custodia y conservación de los archivos que generan las

entidades públicas y / o privadas que tienen funciones públicas, están dadas por la ley general de
archivos Ley 594 de 2000, así mismo el código único disciplinario ley 734 de 2002, donde se
establecen los deberes y prohibiciones con respeto a los bienes públicos y documentos.

8. FLUJOGRAMA Se toma como referencia la tabla presentada por el Archivo General de la

Nación.

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