FLUJO DE EFECTIVO Y ANALISIS DE ESCENARIOS CON AYUDA DEL SOFTWARE EXCEL

Dr. Winston Castaeda Vargas

FLUJO DE EFECTIVO La elaboracin de un flujo de efectivo es un instrumento financiero que nos permite evaluar en el futuro las condiciones de liquidez de una organizacin como resultado de las decisiones que se piensan implementar. Dicho instrumento nos permitir determinar los faltantes de liquidez, as como los excesos con la finalidad de que para el primer caso la empresa puede ir viendo la posibilidad de obtener fondos con anterioridad, previa evaluacin, al menor costo financiero y para el segundo caso evaluar con anticipacin que hacer con los excesos de liquidez a fin de elegir alternativas que el permitan obtener una mayor rentabilidad de los fondos de efectivo. De otro lado, al margen de lo anteriormente mencionado la empresa puede redefinir a travs de diferentes escenarios como tomar decisiones distintas que le permitan simular lo mas conveniente para la organizacin que le permita crear valor para la misma.

Ejemplo: El Empresa X, est desarrollando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y diciembre del presente ao, con la finalidad de determinar la situacin financiera de la institucin y por ende determinar los requerimientos de financiamiento, as como que hacer con los excedentes de caja. Ventas de agosto y septiembre fueron de S/. 100,000 y S/. 200,000 respectivamente. Las ventas han sido estimadas en S/. 400,000, S/. 300,000 y S/. 200,000 para octubre, noviembre y diciembre respectivamente. Histricamente, el 20% de las ventas del instituto han sido al contado, 50% son generadas por las cuentas por cobrar efectivas despus de un mes y el 30% restante son por ventas al crdito a 60 das. En diciembre, la institucin puede recibir S/. 30,000 por concepto de donaciones en efectivo de empresas amigas de la localidad. De otro lado, las compras de la compaa representan el 70% de las ventas, 10% es pagado al contado, 70% es a 30 das y 20% es a 60 das. Los gastos por concepto de publicidad y promocin de las actividades acadmicas ascienden a S/. 20,000 y sern pagados en el mes de octubre. El gasto de alquiler mensual es de S/. 5,000. Los sueldos y salarios pueden ser calculados agregando el 10% de sus ventas mensuales a los S/. 8,000 de costos fijos. Los impuestos son de S/. 25,000 y pueden ser pagados en diciembre.

Adiciones de capital: Una maquinaria nueva cuesta S/. 130,000 y puede ser comprada y pagada en noviembre. Los pagos de intereses representan S/. 10,000 y deben ser pagados en diciembre. Otros pagos deben ser efectuados en diciembre por S/. 20,000. El saldo de caja fue de S/. 50,000 en septiembre y se desea mantener un mnimo de saldo de caja de S/. 25,000.

Preguntas: 1. Preparar el flujo de efectivo, determinando los excesos y/o faltantes de liquidez. 2. Preparar un anlisis de sensibilidad, considerando los siguientes escenarios: Esperado, Optimista y Pesimista.

FLUJO DE EFECTIVO AGO Estimado de Ventas Contado 30 das 60 das Otros ingresos Total ingresos Egresos Compras Contado 30 das 60 das Publicidad Alquiler Sueldos y Salarios Impuestos Maquinaria Intereses Otros pagos Total Egresos Flujo de Caja Neto Saldo Inicial Saldo de Caja Saldo de Caja Mnimo Financiamiento/Exceso 30000 96000 213000 -3000 50000 47000 -25000 22000 418000 -98000 47000 -51000 -25000 -76000 130000 10000 20000 305000 35000 -51000 -16000 -25000 -41000 8000 10% 5000 18000 5000 28000 70% 10% 70% 20% 70000 7000 140000 14000 49000 280000 28000 98000 14000 20000 5000 48000 5000 38000 5000 28000 25000 210000 21000 196000 28000 140000 14000 147000 56000 20000 90000 210000 320000 20% 50% 30% 100000 20000 SET 200000 40000 50000 OCT 400000 80000 100000 30000 NOV 300000 60000 200000 60000 DIC 200000 40000 150000 120000 30000 340000

2. Anlisis de Sensibilidad Para efectuar este trabajo, primero es necesario mencionar que el software Excel cuenta con una opcin denominada Escenarios, la misma que nos permite evaluar los resultados de la variacin de las variables criticas previamente determinadas. Al respecto es necesario mencionar que el software en mencin nos permite determinar o definir tres tipos de escenarios: Probable, Optimista y Pesimista, a travs de los cuales el investigador puede definir el comportamiento de las variables criticas como pueden ser: precios, costos, poltica de cobranza, poltica de pagos, entre otros mltiples casos que se desee evaluar su sensibilidad frente al efecto que tendr en la o las variables de resultado materia del anlisis. De otro lado, es necesario para tener xito en el uso de la herramienta trabajar con las celdas de los datos a utilizar. Para el presente caso o ejemplo se ha definido como variable critica la poltica de cobranza de la organizacin. En ese sentido, se quiere evaluar el comportamiento de distintas polticas, teniendo como resultado el efecto que tendrn en el flujo de efectivo a fin de determinar excesos o faltantes de liquidez. Dentro del escenario optimista se ha definido una poltica de contado, vale decir, no se considera la posibilidad de otorgar crditos. En el segundo caso se ha planteado un escenario pesimista de la siguiente manera: no ventas al contado y una poltica de crditos a 30 das del 30% de las ventas y 70% a 60 das. Los resultados se muestran en el siguiente cuadro de salida del software, donde se puede ver claramente que de la aplicacin de las polticas definidas en el prrafo anterior por ejemplo para el caso del escenario optimista, la empresa tendr saldos positivos para los meses de octubre a diciembre, no siendo as por ejemplo para el escenario pesimista, donde se puede apreciar requerimientos de financiamiento como resultado de los escenarios planteados en el ejercicio.

Procedimiento para el uso de la opcin escenarios: 1. Busque en el men la opcin de herramientas y al interior de ella la alternativa de escenarios. 2. Al ingresar a la opcin encontrar una paleta que le solicita la definicin de los escenarios que desea realizar a travs de la alternativa agregar, para el presente caso se ha definido como se explico lneas arriba tres escenarios; para el caso del escenario esperado se considera la poltica de ventas con la que se ha efectuado el flujo de efectivo, es decir, 20% al contado, 50% a 30 das y 30% a 60 das. El ingreso de nombre del escenario probable y la definicin de las variables crticas se muestras en la siguiente figura.

3. De igual manera se procede para los otros dos escenarios con la nica diferencia que se tiene que actualizar los valores definidos previamente para cada uno de ellos, los mismo que se definieron previamente por el investigador, por ejemplo para la definicin del escenario optimista se muestra en la siguiente figura.

4. Finalmente para obtener la tabla de resultados se utiliza la alternativa resumen que aparece en la paleta y se marca las variables que se afectarn con las nuevas polticas de cobranzas, para el presente caso se ha planteado como variable de salida los excesos o faltantes de liquidez para los meses de octubre, noviembre y diciembre, como se detalla a continuacin.

Los resultados finales se pueden apreciar en la tabla resumen de escenario la misma que nos muestra los efectos finales de las variables criticas de los escenarios definidos en el comportamiento de los excesos o faltantes de liquidez de la empresa para el presente caso para los meses de octubre a diciembre.

Resumen de escenario
Valores actuales: PROBABLE OPTIMISTA PESIMISTA

Celdas cambiantes: 20% 20% 100% 0% CONTADO 50% 50% 0% 30% 30 DIAS 30% 30% 0% 70% 60 DIAS Celdas de resultado: 22000 22000 212000 -58000 OCTUBRE -76000 -76000 94000 -216000 NOVIEMBRE -41000 -41000 19000 -121000 DICIEMBRE Notas: La columna de valores actuales representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se cre el Informe resumen de escenario. Las celdas cambiantes de cada escenario se muestran en gris.

Como conclusin es necesario mencionar que este instrumento de anlisis puede ser aplicado a una serie de situaciones que impliquen la toma de decisiones a fin de ver y evaluar los probables resultados de nuestras decisiones en el futuro, un tema para el cual tiene mucha e importante utilidad esta referida a la evaluacin de proyectos de inversin entre otros aspectos del mundo financiero.