Medios de notificación

Al momento de ingresar una PQR´S es importante indagar al usuario el medio de Notificación por el
cual se va enviar la respuesta:

Correo electrónico

A través de una dirección electrónica podrá el usuario recibir la respuesta a su PQR y notificarse
por este mismo medio, es decir que el correo esté disponible en la bandeja de entrada se entiende
por surtida la Notificación (Electrónica).

Ventajas recepción respuestas PQR'S al correo

Siempre que crees una PQR, invita al cliente a elegir la opción de recibir la respuesta a su correo
electrónico, destacando los siguientes beneficios:

 Recibirá la respuesta mucho antes que cuando el envío se realiza de manera física.
 Puede descargarla y leerla desde su Smartphone, computador o Tablet sin necesidad de
imprimirla, así tendrá la respuesta siempre disponible para consultarla.
 Al recibir su respuesta al correo electrónico tendrá mayor privacidad en sus datos.
 Contribuye al cuidado del medio ambiente.
 La respuesta que recibe al correo electrónico tiene igual validez legal que una respuesta
enviada de forma física.

Términos y Condiciones de la Notificación por Correo Electrónico

Cuando radiques una PQR en la que el cliente acepte la notificación por correo electrónico, es
necesario indicarle que puede ingresar a la sección Protección al usuario de nuestro portal Web
une.co, en el cual encontrará los términos y condiciones en que se da la notificación por correo
electrónico.

Para esto debes indicarle lo siguiente:

“Sr/Sra lo invito a ingresar a nuestro portal www.tigo.com.co en la sección Protección al usuario y

allí encontrará los Términos y Condiciones para la notificación por Correo electrónico.”
Mensajería Expresa:

A través de una dirección física el usuario podrá ser notificado de la respuesta a su PQR, es decir
que con la entrega de la comunicación en la dirección que el usuario nos suministre, se entenderá
por surtida la notificación, (no se deja bajo la puerta, debe recibirla alguien).

Para direcciones físicas siempre se debe incluir el Barrio – Municipio – Departamento, y los
complementos de las direcciones como Interior, manzana, bloque etc.

Guiones

 “Señor (a) XXXXXXX en un periodo de 1 a 15 días hábiles siguientes a la radicación de esta

PQR usted estará siendo notificado a través del mismo medio, por lo tanto solicitamos que
nos confirme sus números de contacto telefónico; así mismo y en caso de no lograr un
contacto telefónico, ¿Usted acepta que le notifiquemos el contenido de la decisión por medio
de correo electrónico certificado?”

 Siempre que el usuario nos informe que NO acepta ser notificado sobre el contenido de la
decisión de su PQR´S por medio de correo electrónico certificado debemos utilizar el Guion:
“Acepta que lo notifiquemos por medio de mensajería expresa, es decir que la notificación
de la decisión le llegue a la dirección física que usted me indique.”
(Debes solicitar la dirección de correspondencia donde si haya alguien que reciba la carta).

Importante:

 La palabra mensajería expresa no se puede obviar ni reemplazar, siempre se debe decir tal
cual está en el guion.
 Finalmente y acorde a lo que el cliente acepte le solicitamos nos confirme su dirección Física
o electrónica.

Proceso de consulta – respuesta

Ingresa a la plataforma Seal Meil

 Usuario: analistatigoune@tigoune.com
 Clave: Consultas*123

Paso 1 (Consulta): Dirígete al apartado Estado mensajes y en el campo asunto, puedes ingresar
en número de SS a consultar y dar clic sobre el botón Buscar:
Si deseas otros métodos de búsqueda, da clic sobre la opción Filtros avanzados y busca por
Email destinatario o Fecha de envío desde – Fecha de envío hasta. Para ejecutar la consulta,
da clic sobre el botón buscar.

Paso 2 (Confirmación): De la información consultada, Confirma que el ID de envío de Seal Mail

coincida con el registrado en las notas de la SS en Siebel, ticket o solicitud:

Paso 3 (Descargar los documentos): Una vez confirmada la información, para descargar la carta
enviada al usuario da clic sobre el icono del mensaje y seguido en el archivo adjunto:
Si deseas ver a detalle la trazabilidad del envío, pulsa sobre el icono del documento y descarga el
testigo si es necesario.

Paso 4 (Envío de los documentos): Luego de descargar los archivos debes dirigirte a Web mail
(Zimbra), adjuntar los documentos, digitar en el campo asunto el número de CUN o S.S y enviarlo
a correo deseado por el cliente:

Ingresa aquí a Web mail:

 Usuario: factura
 Clave: Medellin2012