DIGITALIZAR DOCUMENTOS

PRESENTADO POR:
Katherine Arias
Janeth Vanessa Nivia
Omar Yesid Palacios

PRESENTADO A:
Sandra Milena Loaiza

Semana 4

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Jornada Madrugada
FICHA:2451444
Bogotá D.C, 12 de agosto del 2022
 MARCO NORMATIVO

ACUERDO 005 DEL 2013

ARTÍCULO 23°. Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de
contratos de organización, custodia o administración documental. Cuando las
entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización,
digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos,
independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las
empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción
archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando
consignada dicha obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.

ACUERDO 002 DEL 2014

ARTICULO 16°. Digitalización de expedientes. Las entidades públicas podrán llevar
a cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o
preservación, para lo cual deberán adoptar las directrices establecidas por el
Archivo General de la Nación relacionadas con la digitalización certificada o con
valor probatorio.

ACUERDO 003 DEL 2015

PARÁGRAFO: Los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o
disminuir el tiempo de retención documental establecido en las Tablas de Retención
Documental, así como tampoco podrán destruirse documentos originales con el
argumento de que han sido digitalizados.

ACUERDO 006 DEL 2011

PARÁGRAFO: Las Entidades públicas y privadas que prestan servicios como
administradoras de pensiones podrán utilizar medios tecnológicos como la
digitalización para generar una copia digital o virtual del expediente con fines de
consulta y protección, sin que por este hecho se entienda que puede eliminarse el
expediente físico.

LEY 2052 DEL 2002

PARÁGRAFO: Las Entidades públicas y privadas que prestan servicios como
administradoras de pensiones podrán utilizar medios tecnológicos como la
digitalización para generar una copia digital o virtual del expediente con fines de
consulta y protección, sin que por este hecho se entienda que puede eliminarse el
expediente físico.
ACUERDO 008 DEL 2014
ARTICULO 5°. Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de
microfilmación o digitalización de documentos de archivo deberán garantizar los
siguientes procesos de ítems.

CIRCULAR EXTERNA No. 005 DE 2012

Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones
oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

RESOLUCION 3441DE 2017

ARTÍCULO 24. Migración. Con el fin de mitigar los riesgos de deterioro y

obsolescencia, principalmente cuando no se ha comprobado la integridad de los
datos, los contenidos en soportes electrónicos, electromagnéticos, digitales o de
cualquier tecnología, destinados a la conservación o preservación a largo plazo, es
necesaria la migración a otros medios de almacenamiento utilizando la emulación,
digitalización, transferencia, transcodificación, entre otros.

ACUERDO 005 DE 2018

PARÁGRAFO. Cuando los documentos electrónicos incluidos en el expediente

electrónico correspondan a imágenes digitales obtenidas de documentos en papel,
por un proceso de digitalización, esta debe ser de tipo certificado cumpliendo con
todos los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, Artículo 12.

DECRETO 029 DE 2015

ARTÍCULO 20. Hoja de Control. Si los expedientes no cuentan con la respectiva
hoja de control, no será obligatorio su diligenciamiento; así mismo, la entidad que
entrega deberá respetar el orden natural de los expedientes, salvo que exista
evidencia de que dicho orden no corresponde con la tramitación de los documentos
durante su etapa activa y sea necesa-ria su intervención para facilitar su consulta o
para adelantar procesos de microfilmación o digitalización, previa aprobación del
Comité Técnico creado según el artículo 5° del presente decreto.
LEY 1409 DE 2010
PARÁGRAFO. Las actividades que propendan por el desarrollo de la gestión
documental se complementan de manera interdisciplinaria con las tareas de
reprografía, microfilmación, digitalización, restauración, divulgación, administración
e investigación que en el marco de la función archivística pueden realizar
profesionales y técnicos de otras disciplinas según su especialidad.