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Guía Rápida 2017

Guía Rápida de Expediente Electrónico


Apia Documentum

Contenido

Acceso al sistema.................................................................................................................................2
Crear un expediente..............................................................................................................................3
Realizar una actuación..........................................................................................................................8
Agregar un documento adjunto en una actuación del expediente......................................................10
Agregar elementos físicos en una actuación del expediente..............................................................12
Agregar elementos físicos al inicio del expediente............................................................................13
Regenerar/Modificar Carátula............................................................................................................14
Acordonar expedientes.......................................................................................................................15
Incorporar expedientes.......................................................................................................................16
Realizar Pase Masivo.........................................................................................................................17
Deshacer pase.....................................................................................................................................18
Devolver expediente...........................................................................................................................21
Pase para Firma..................................................................................................................................22

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Acceso al sistema
Explicación

1. Mediante Internet Explorer o Mozilla Firefox acceder a la dirección del sistema:


mint.expediente.red.uy. A continuación se despliega la siguiente pantalla.

2. Luego debe seleccionarse Apia Classic y a continuación se despliega la siguiente pantalla


donde debe ingresarse el usuario (cédula de identidad), contraseña y ambiente
(FORMAS_DOCUMENTALES) y hacer clic en ingresar.

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Crear un expediente
Explicación

1. En el menú elegir: Formas Documentales/Crear forma documental

2. Existen tres tipos de numeración, por defecto es automático. En caso de aquellos


expedientes que ya tienen asignado un número, se puede redefinir el año, unidad ejecutora
y correlativo. Por ejemplo aquellos expedientes iniciados previo a la puesta en producción
del sistema. La “numeración externa” se utiliza en el caso de aquellos expedientes que
vienen de organismos externos (Por ejemplo, UTE, ANTEL, MIEM, TCR, etc.). Se puede
redefinir cualquiera de los valores. Estos cambios los puede hacer un usuario que posea
los permisos para hacerlo.

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3. Luego ir a Carátula.

Completar: 1) Oficina Origen, si el usuario pertenece a más de una oficina, debe


seleccionar la oficina desde la cual quiere caratular, 2) Tipo de Expediente, 3) Tipo de
titular (persona física, persona jurídica, organismo u oficina) 4) Titular (este campo se
despliega si en tipo de titular se selecciona organismo u oficina), de lo contrario se deben
completar los campos con los datos de la persona física/jurídica 5) Asunto, 6) Acceso
restringido, 7) Prioridad, 8) Clasificación, 9) ¿Tiene Elemento Físico?

Nota:
Se debe tener en cuenta que todo dato marcado con el símbolo asterisco (*) es de
carácter obligatorio.

Los campos Acceso restringido y Prioridad, rara vez deberán ser modificados, por defecto
quedarán marcados en NO y NORMAL respectivamente. Para poder modificarlos el usuario
deberá tener asignados en su perfil los permisos correspondientes.
Lo mismo sucederá con la Clasificación.
Si se indica que tiene Elemento físico, debe ingresar la descripción de la documentación
física y la cantidad de folios a reservar (esto último en caso que se requiera reservar folios)
en la pestaña Elementos Físicos. Ver explicación en “Agregar documentación física al
inicio del expediente”

4. Seleccionar la pestaña Pase y completar los datos del pase.


5. Botón Confirmar: Presionar el botón Confirmar para pasar a la instancia de la Firma

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Seleccionar el tipo de pase “Realizar Actuación” para trabajar sobre el expediente o “Pase
dentro del área” para enviarlo a un usuario y/o oficina determinada.
*Si el usuario que ingresa/crea el expediente es el que realiza la primera actuación DEBE
seleccionar “Realizar Actuación”. Si solo caratula y es otro usuario el que realiza la
actuación debe pasar la caràtula mediante un “Pase dentro del área”

6. Firmar la Carátula

Recordar que para poder firmar es necesario tener instalado en el equipo el Certificado de
la Firma Digital o para aquellos usuarios que firman utilizando su Cédula de Identidad
deben tener instalados los drivers correspondientes y tener conectado al pc el lector USB
correspondiente.

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✔ Antes de “firmar”, el usuario puede descargar la carátula en formato .pdf

Recordar que solo el usuario creador de la carátula es el único que puede firmarla.
Por lo tanto es IMPORTANTE verificar no dejar pendiente la firma de la misma luego de
presionar el botón confirmar, ni liberar el expediente hasta haber firmado la creación del
mismo.

✔ Con certificado

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✔ Con Cédula de Identidad

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Realizar una actuación


Explicación

1. En el menú elegir: Bandejas/Bandeja de Entrada y seleccionar la bandeja Mis tareas o


Libres.
Seleccionar el expediente y presionar el botón “Trabajar”, o hacer doble clic sobre el
mismo.
Lo primero que se ve es la pestaña carátula, seleccione la pestaña actuación.
2. Seleccionar la pestaña “Actuación” y completar los datos.
Completar: 1) Tipo de Actuación; 2) Texto de la Actuación (descripción); opcionalmente
podrán adjuntarse archivos relacionados con la actuación.

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3. Seleccionar la pestaña “Pase” y elegir el tipo de pase y el destinatario. Hacer clic en


Seleccionar.

4. Presionar el botón “Confirmar” y cerrar la ventana con el mensaje


que aparece a continuación.

5. Antes de presionar el botón “Firmar” para firmar la tarea se puede realizar la descarga
del pdf de la actuación para verificar lo actuado.

Si considera que todo está correcto hacer clic en el botón Firmar ( ya sea con certificado o
con Cédula de Identidad) y luego presionar el botón “Completar”

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Si desea realizar cambios en la actuación debe hacer clic en el botón Modificar, el


expediente vuelve a la pestaña Mis tareas, con todo lo actuado (texto, archivos adjuntos,
elementos físicos, etc) permitiendo modificar/agregar/ eliminar, antes de volver a
seleccionar el pase.

Agregar un documento adjunto en una


actuación del expediente
Explicación
Nota: Esta tarea se realiza durante la realización de una actuación, antes de
confirmarla.

1. Para agregar la documentación adjunta, en la pestaña “Actuación” se debe presionar la


flecha para subir archivos , presionar el botón “Examinar” para seleccionar el archivo en el
PC y luego clic en Confirmar.
2. Luego se debe presionar el botón Adjuntar y convertir.
Debe realizarse este procedimiento tantas veces como documentos vayan a adjuntarse.
Recordar que el nombre de los archivos no puede contener símbolos ni puede repetirse la
denominación.

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3. Con los botones “Subir” “Bajar” se les da el orden en el que el sistema los va a foliar.
4. Con el botón “Eliminar” se elimina el archivo adjunto de la grilla.

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Agregar elementos físicos en una


actuación del expediente

Explicación
Nota: Esta tarea se realiza durante la realización de una actuación, antes de
confirmarla.

1. Verificar que el campo “Tiene elemento físico?” de la pestaña “Carátula” se encuentre


establecido en “Sí”. En caso de que dicho campo se encuentre establecido en “No”, será
necesario cambiar el atributo para luego poder agregarlos . Ver punto “Realizar cambios
en la carátula de un expediente”.

2. Para agregar los elementos físicos, ir a la pestaña “Elementos Físicos”, indicar que se va a
agregar elementos físicos en la actuación (establecer el campo en “Sí”). Luego presionar
el botón “Agregar” para completar los campos correspondientes.

3. La opción foliar antes de la numeración adjunta refiere a si se debe reservar los folios
antes o después de los adjuntos de la actuación (en caso de existir ambos en una misma
actuación).
4. Con los botones subir bajar se puede dar el orden en el que se desea que sea foliado.

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Agregar elementos físicos al inicio del


expediente
(crear un expediente con documentación física inicial)
Explicación
Nota: esta tarea puede hacerse al momento de crear la carátula, antes de confirmar la
creación.

1. En la pestaña “Carátula”, establecer el campo “Tiene elemento físico?” en “Si”.


2. Seleccionar la pestaña Elementos Físicos.
3. Presionar el botón Agregar.
4. Ingresar la información en los campos Deben reservarse folios/ Tipo de
elemento/Descripción/ Acompaña el expediente?/ Ubicación/ Cantidad de folios

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Regenerar/Modificar Carátula
(Realizar cambios en la carátula de un expediente )
Explicación

1. En la pestaña “Carátula”, presionar el botón “Desbloquear campos”.


2. A continuación cambie los valores deseados.
3. El campo “Tipo de expediente” solamente se podrá modificar al realizar
la primera actuación.
En las posteriores actuaciones este campo permanecerá deshabilitado.
4. Es necesario completar el campo Motivos del cambio.
5. Para que el sistema tome los cambios es necesario Firmar, para ello se debe presionar
“Generar nueva carátula”

6. Los campos “Acceso restringido”, “¿Tiene elemento físico?” y “Clasificación” quedan


deshabilitados.
Para poder modificar estos tres atributos NO es necesario Desbloquear los campos de la
carátula.

Para modificar el atributo “¿Tiene elemento físico?” se debe cambiar la opción de NO a SI.
Firmar para que el sistema registre el cambio y luego trabajar en la pestaña Elementos
Físicos.
En cualquier momento de la tramitación de un expediente se puede modificar el atributo de
NO a SI, realizando el procedimiento anterior; pero no siempre se puede cambiar de SI a
NO, para ello es necesario que al momento de haber adjuntado los elementos físicos
no se hayan reservado folios.

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Para poder modificar “Acceso restringido” y “Clasificación” el usuario debe tener los
permisos necesarios. En caso de contar con ellos, alcanza con modificar la opción que se
encuentre seleccionada y luego firmar el cambio.

Acordonar expedientes
Explicación

1. En la pestaña “Acordonados” se pueden acordonar expedientes, para ello es necesario


estar trabajando sobre el expediente madre y tener en la Bandeja de entrada - pestaña Mis
tareas los expedientes que se desean acordonar (hijos).
2. En la parte inferior de la pestaña se muestran los expedientes que el usuario tiene en Mis
tareas. Se debe seleccionar el/los expedientes a acordonar haciendo clic en el Check
correspondiente.
3. Presionar el botón “Anexar expediente”. En este momento el sistema solicita la firma del
acordonamiento y agrega una actuación al pdf del expediente (en ambos expedientes)
indicando que se ha producido un acordonamiento.

Los expedientes a acordonar, deben estar en la pestaña Mis tareas del usuario.
El expediente “hijo” no puede tener expedientes acordonados. En caso de tenerlos, para
poder acordonarlo es necesario desacordonar y acordonar los expedientes de este al madre.
Para poder acordonar un expediente, alcanza con que el expediente hijo tenga solo la
carátula.
En cualquier momento de la tramitación se puede acordonar/desacordonar.
Para realizar el acordonado es necesario Firmar la acción.

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Incorporar expedientes
1. En la pestaña “Incorporados” se puede incorporar actuaciones de otros expedientes en el
que estamos trabajando, para ello es necesario tener en la Bandeja de Entrada pestaña Mis
tareas los expedientes de los cuales se quiere tomar actuaciones para incorporarlas en el
expediente que se está trabajando.
2. Haciendo clic en la lupa se busca el expediente a incorporar, luego de seleccionarlo hacer
clic en Confirmar.
3. Seleccionar las actuaciones y firmar la incorporación. Para ello es necesario presionar el
botón Incorporar expediente.

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Realizar Pase Masivo


1. Desde Formas Documentales seleccionar la funcionalidad Realizar Pase Masivo.
2. Seleccionar los expedientes a pasar (Mínimo 1 – Máximo 20) Clic en Siguiente
3. Escribir el texto de la actuación, en caso detener que agregar adjuntos ir a la pestaña
Documentos Adjuntos. Clic en Siguiente.
4. Seleccionar el pase destino de los expedientes. Clic en Siguiente.
5. Firmar el pase.

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Este pase permite pasar expedientes que van a un mismo destinatario (oficina o
usuario) y que llevan un mismo texto en la actuación.

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Deshacer pase
✗ Deshacer pase individual

1. Para poder deshacer el pase, el expediente DEBE estar en la Bandeja de Salida del
usuario (el destinatario usuario/oficina aún no lo ha abierto)
2. Desde Administración documental seleccionar la funcionalidad deshacer pase.
3. Seleccionar el tipo de pase (Individual o Masivo)
4. Desde la lupa aplicar el filtro para buscar el expediente que se quiere recuperar.
5. Posicionarse en la última linea del historial hacer clic en Confirmar
6. Cerrar el mensaje
7. El expediente se encuentra en Mis tareas del usuario

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✗ Deshacer pase masivo

1. Seleccionar el tipo de pase (Individual o Masivo)


2. Aplicar el filtro según el dato que se tenga

Se puede seleccionar todos los expediente enviados en el pase masivo o solo aquellos que el
usuario quiera recuperar.

✔ Recordar que cuando se realiza un pase de carátula, un pase a la firma o un


pase al archivo NO SE PUEDE DESHACER EL PASE.
✔ Cuando el destinatario recibe uno de los tres pases detallados anteriormente,
en su pestaña de pase NO TIENE LA OPCIÓN DEVOLVER EXPEDIENTE.

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Devolver expediente
Para aquellos casos que no sea posible deshacer el pase porque el destinatario ya tomó el
expediente, podemos solicitarle que devuelva el expediente.
Para poder realizarlo, el usuario que tiene el expediente NO DEBE haber realizado
modificaciones que requieran firma (regeneración de carátula, acordonados, etc)
Solo se puede devolver el expediente al usuario del pase anteriormente
1. En la pestaña pase seleccionar Devolver expediente y Confirmar
NO REQUIERE FIRMA, ya que no se realiza actuación.

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Pase para Firma

No se puede seleccionar una oficina para este tipo de pase. Por lo cual se deberán
seleccionar usuarios.
1. En la pestaña pase seleccionar Pase para firma.
2. Si el usuario no desea aparecer como firmante en el .PDF que se genera para el
expediente, se deberá seleccionar “No aparecer como firmante de la actuación”.
3. El usuario que está haciendo el pase para firma también tiene la posibilidad de elegir
cual es el siguiente paso que va a dar el expediente, es decir, cual es el siguiente pase luego
de que los firmantes firmen el expediente.

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