Manual TI 40

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Manual de Usuario
Manual Usuario
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN E INNOVACIÓN

GUBERNAMENTAL
1
Manual Usuario
Contenido
CONTENIDO ....................................................................................................................................... 2
ACERCA DE ESTE DOCUMENTO .................................................................................................... 4
INGRESO A LA APLICACIÓN. .......................................................................................................... 4
PRESENTACIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO ................................................................................................................... 5
MÓDULOS .......................................................................................................................................... 5
CREACIÓN DE DOCUMENTOS...................................................................................................................................... 9
Nuevo documento....................................................................................................................................... 9
Destinatarios .........................................................................................................................................10
Grupos ..................................................................................................................................................13
Plantillas Circulares ..............................................................................................................................15
Firmas y asunto.....................................................................................................................................15
Cuerpo del documento ..........................................................................................................................16
HTML Editor .....................................................................................................................................18
Exporta RTF .....................................................................................................................................19
Plantilla WORD.................................................................................................................................20
Vincular documento ..............................................................................................................................21
Visualizar documentos creados ............................................................................................................22
Crear documento externo ........................................................................................................................................ 23
Documentos externos ...........................................................................................................................24
CONTROL CORRESPONDENCIA ................................................................................................................................ 27
Recepcionar documento generado desde Apps ...................................................................................................... 28
Vista Correspondencia .............................................................................................................................28
Fichas de control ..................................................................................................................................................... 28
BITÁCORA DE DOCUMENTOS (CONSULTAS) ........................................................................................ 30
Vistas de documentación ..........................................................................................................................30
Documentos de Recibidos ....................................................................................................................30
Todos ...............................................................................................................................................30
Propios .............................................................................................................................................30
Filtros para subconsulta ......................................................................................................................................... 32
Ver detalle ................................................................................................................................................................ 32
Modificar ..................................................................................................................................................36
Cancelar ...................................................................................................................................................36
VoBo .........................................................................................................................................................37
Atender .....................................................................................................................................................37
Turnar .......................................................................................................................................................38
Clasificar ..................................................................................................................................................38
Recepcionar ..............................................................................................................................................40
Anexos.......................................................................................................................................................40
Imprimir ....................................................................................................................................................41
Documentos..........................................................................................................................................42
Ficha control correspondencia ..............................................................................................................43
Ficha de acciones ......................................................................................................................................... 43

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ARCHIVO EN TRÁMITE ................................................................................................................................................43

Expedientes ...............................................................................................................................................44
Crear .....................................................................................................................................................44
Modificar ...............................................................................................................................................45
Eliminar .................................................................................................................................................46
Consultar ..............................................................................................................................................46
Documentos..........................................................................................................................................49
Desclasificar .....................................................................................................................................49
Fojas .....................................................................................................................................................50
Anexar fojas......................................................................................................................................50
Seleccionar.......................................................................................................................................51
Ordenar ............................................................................................................................................51
Reporte Entrega-Recepción… ............................................................................................................ 55

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Acerca de este documento
Este documento contiene la explicación necesaria para conocer el funcionamiento del sistema
appGDE (Gestión Documental Electrónica) el cual es una herramienta que permite tener
el control de los documentos que comúnmente utilizamos en el ambiente laboral (oficio, memos,
tarjetas informativas, circulares) desde que se crea hasta su clasificación en un archivo de
concentración, además de establecer un control sistemático de la correspondencia que ingresa a cada
una de la Unidades Administrativas de las diferentes Dependencias de Gobierno.
En este sistema se identificaron 3 roles principales:
1. Rol empleados de la Unidad Administrativa

2. Rol secretaria de la Unidad Administrativa
3. Rol del titular de Unidad Administrativa
El sistema cuenta con los siguientes módulos:
 Creación de documentos.
o Nuevo documento (Oficio, Memo, Tarjeta Inf o Circular)
o Visualizar documentos
 Control de correspondencia.
o Documentos Externos
o Recepcionar documento generado desde Apps
o Vista Correspondencia
o Fichas de control
 Seguimiento de documentos.
o Visualizar Pendientes
o Turnar documentos
o Atender documentos
o Comentarios
o Herramientas de seguimiento
 Archivo en trámite.
o Administración de expedientes
o Consulta de documentos
 Archivo de concentración.
o Administración de expedientes
o Consulta de documentos

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Ingreso a la aplicación.
Se recomienda usar el navegador Google Chrome, puede descargarlo en la siguiente

dirección http://www.google.com/intl/es-419/chrome/
Para iniciar en la aplicación deber Ir a la siguiente dirección:

https:// appscloud.campeche.gob.mx
Entras a tu perfil de usuario y seleccionas la App de Gestión Documental que tiene un ícono en forma de
documento.

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Presentación del Área de Trabajo
En la Figura siguiente se muestra la pantalla principal que contiene las diferentes opciones a las que
se puede ingresar.
A B C
E D
Descripción del Área de Trabajo.
a) Menú principal. Permite navegar ente los módulos y a su vez entre las opciones de estos.
b) Hora.
c) Menú Secundario. Permite navegar hacia el correo oficial, el portal de Campeche y a los otros
sistemas de la suite “appsGobCam”.
d) Nombre de empleado.
e) Notificaciones. Permite consultar las notificaciones.
f) Menú interno. Permite acceder a los módulos para crear documentos o expedientes.
g) Área de trabajo. Esta es la sección principal de interacción por parte del usuario con el
sistema.
Módulos
Datos Documento
Esta opción únicamente está disponible para los usuarios con el rol de Administrador, en ella se
configuran los titulares de cada unidad u oficina, la dirección de la dependencia (unidad u oficina) y
firmantes de cada una de ellas

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Selecciona el ramo a configurar
Al cargar las unidades y oficinas dé clic en los detalles para desplegar la configuración que se ha
asignado a esa oficina
La primera pestaña configura las firmas de la dependencia, unidad u oficina. Para asignar un nuevo
titular, coordinador o secretario dé clic en el botón editar correspondiente al puesto que desea
modificar, este abrirá un pequeño buscador en el cual usted seleccionará al nuevo empleado que

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pasará a ocupar el puesto, y podrá editar la información que se encuentra almacenada en la Base de
Datos
Configuración de documento, en esta sección se captura la información correspondiente a la

dependencia, así como también la nomenclatura de los folios que se emitirán desde ella, en el caso de
que la oficina no cuente con folio propio deberá repetir la referencia de la unidad y el sistema omitirá
repetir la referencia de la oficina
Configuración de firmas visibles agrega a los titulares de otras áreas que pueden firmar en el área que
se está configurando, cabe mencionar que si el titular de un área es movido en automático será
sustituido en esta sección puesto que la vinculación es con el área y no con el empleado

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Manual Usuario
Configuración inicial por documento es la sección en la que se puede reiniciar los folios de los
documentos que se han creado en esa oficina, considere que esta acción es irreversible y podría
generar duplicidad o saltos de folios

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Manual Usuario
Creación de Documentos
Nuevo documento
Para crear un documento debemos acceder a la pantalla de captura a través de la opción “Nuevo
documento”. Hecho lo anterior accedemos a la siguiente pantalla:
2 3
1
Para generar un documento es necesario llenar como mínimo las tres primeras pestañas de datos
(1)(Destinatarios, Firma y Cuerpo del documento y anexos y vinculación)(2). Para guardar el
documento debemos dar clic en (3). En caso de querer cancelar la creación del documento es
necesario dar clic en .
Cabe señalar, que hasta el momento que se guarda el documento, el sistema toma el número
consecutivo disponible para generar el folio del documento. Es recomendable se realice el llenado de
las pestañas en orden (izquierda a derecha).

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Destinatarios
En esta sección se realiza la captura de los destinatarios del documento. Es necesario señalar que el
sistema permite realizar los documentos:
 Oficio
 Memorándum
 Circular
 Tarjeta Informativa
Esto se determina seleccionando de la lista tipo de documento la opción deseada:
Para iniciar la captura de un destinatario primero debemos conocer los controles con los que
contamos en dicha sección:

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Es la sección del documento donde aparece el destinatario, elimina la leyenda

“PRESENTE”, con el objeto de que el cuerpo (opción HTML) se quede en la línea
siguiente al cargo del destinatario.
Para agregar un destinatario, basta con teclear el nombre en el campo correspondiente en orden
Nombre- Apellido Paterno-Apellido Materno:
Es importante comentar que debe escribirse el nombre tal y como está registrado con el fin de que el
sistema pueda buscar en la base de datos las opciones que se asemejen al texto introducido. Al
ingresar el texto podemos observar que el sistema filtra todos aquellos nombres que coinciden con el
texto ingresado:
Se muestran los campos de:
 Nombre completo
 Numero de empleado (en caso de ser INTERNO)
 Cargo Modificado (es el cargo que se mantiene actualizado cada vez que alguien lo actualiza)
 Cargo en nómina (en caso de ser INTERNO)

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 Tipo (Gobierno=INTERNO, Externo y Grupo)

Una vez localizado el destinatario en la lista hacemos clic sobre él, con lo que visualizaremos lo
siguiente:
En esta pantalla debemos completar la información, seleccionando el tipo de destinatario. El sistema

cuenta con 3 tipos de destinatario:
 PRINCIPAL: es la persona a quien va dirigido el documento (nombre y cargo que va arriba

de PRESENTE), solo puede ser un destinatario y debe ser capturado primero.
 ATENCION: En caso que un oficio o memorándum lleve con ATENCION. Solo puede ser
un destinatario.
 COPIA: Con copias, pueden ser varios destinatarios de este tipo.
Después debemos capturar el título personal (Lic, Ing, C.P. etc), en caso de que el cargo sea diferente
al que aparece podemos modificarlo, tener en cuenta que el cargo capturado se actualizará en la base
de datos. Por último, damos clic en el botón para agregar al destinatario.
Los colores indican que tipo de destinatario es:

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Para eliminar un destinatario del cuadro solo hay que dar clic en la X:
Grupos
Para agregar un grupo debemos tener las siguientes consideraciones:
 Un grupo se puede elegir como DESTINATARIO cuando el documento sea CIRCULAR.

 Para el caso de OFICIO, MEMORAMDUM, TARJETA INFORMATIVA solo se puede
elegir a un grupo como CC.
 GRUPOS no aplican para ATENCION.
 Es necesario tener el GRUPO creado previo a ser seleccionado como destinatario.
En caso de tener conocimiento de que el grupo no está registrado, o que al teclearlo en el buscador
por nombre no aparece. Debemos acceder a la pantalla de administración de GRUPOS por medio de
Con lo cual visualizaremos lo siguiente:

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Captura de destinatarios miembros del grupo
Listado de grupos existentes por unidad admon.
Para agregar un nuevo grupo debemos capturar los datos:
Nombre de grupo: nombre con el cual se identificará al grupo, en caso de circulares este campo
aparecerá a quien va dirigido (ej. C.C Directores).
Dependencia de grupo: en caso de circulares aparecerá abajo del nombre de grupo como dependencia.
Después es necesario seleccionar todos y cada uno de los miembros del grupo, sean INTERNOS o
EXTERNOS (mismo proceso de agregar un destinatario). Una vez concluido lo anterior guardamos el
grupo con .
Una vez almacenado, podemos agregarlo como destinatario tecleando el nombre del grupo en el
buscador una vez encontrado lo seleccionamos y damos clic como un usuario normal

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Plantillas Circulares
Las plantillas circulares, solo se habilitan cuando el tipo de documento es CIRCULAR. Cada vez que
realizamos una CIRCULAR la lista de destinatarios se almacena para poder reutilizar el listado de
personas en forma de plantilla (funciona como la combinación de correspondencia).
Si se utiliza una PLANTILLA en lugar de un GRUPO, la CIRCULAR será generada de manera

personalizada para cada uno de los destinatarios de la plantilla. En caso contrario se creará una sola
CIRCULAR dirigida al GRUPO, aunque de manera interna les llegue vía sistema a todos los
miembros del mismo.
Para cargar una plantilla debemos seleccionar el tipo de documento CIRCULAR, y en la lista de
circulares generadas (destinatarios) seleccionar una plantilla. Lo anterior carga automáticamente los
destinatarios
Firmas y asunto
En esta sección se realiza la captura de lo siguiente:
 Asunto
 Firma
 Fecha
 Plazo
El campo del asunto es obligatorio, se recomienda no ingresar textos demasiado largos.
En la parte de firmas podemos visualizar lo siguiente:

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Recuadro marcado de estructura de folio visualizada por sistema
Hay dos maneras de capturar los datos de quien firmara el documento, la primera es seleccionando
de la lista NOMBRE de la persona que va firmar. La lista de nombres es llenada por el sistema con
los titulares en el siguiente orden: Secretarios de Estado, Subsecretarios y Titulares de Unidad. Por lo
anterior al seleccionar uno, se va actualizando la vista del folio del documento con el objeto de que
podamos conocer la estructura de folio que resultará al guardar el documento. La estructura se forma
en base al titular que seleccionamos. El campo CARGO siempre es editable.
La otra forma de capturar la firma es teclear el NOMBRE y CARGO directamente, para ello, es
necesario primero habilitar la opción
Posteriormente, para finalizar con el llenado de esta opción es necesario seleccionar la FECHA del
documento (de manera predeterminada por default aparece la del día actual), y el PLAZO que
representa el número de días que se consideran para dar seguimiento al cumplimiento, este número se
muestra como un semáforo en las bandejas de la BITÁCORA DE DOCUMENTOS, que se
decrementa día a día.
Cuerpo del documento
En la sección CUERPO DEL DOCUMENTO se realiza la captura del contenido explicito del tema a
tratar, tenemos varias opciones para capturarlo:

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HTML Editor
En esta opción se captura el cuerpo directamente en un editor HTML. Para ello contamos con un
editor con controles muy parecidos a WORD por medio del cual podemos ingresar el texto para
después aplicarle formato.
La barra de herramientas cuenta con lo siguiente:
 Deshacer y hacer
 Copiar
 Pegar
 Cortar
 Tipo de letra Azo Sans (fuente oficial del Poder Ejecutivo del Estado de Campeche)
 Tamaño de letra
 Negritas
 Cursiva
 Subrayado
 Tachado
 Color de letra
 Botones de alineado (a la izquierda, centrado, ala derecha y justificado)
 Numeración
 Viñetas
 Aumentar sangría
 Disminuir sangría
 Insertar imagen
 Insertar tablas
 Maximizar editor
En caso de querer copiar algo de WORD al editor de texto, es necesario se utilice la opción
(pegado desde Word, no es recomendable para pegado de tablas muy elaboradas).

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Manual Usuario
Esta opción es recomendable cuando el cuerpo del documento utiliza solo texto, o tablas poco
elaboradas. Con esta opción podemos hacer uso de PLANTILLAS.
Las PLANTILLAS son aquellos CUERPOS de documentos que hemos guardado usando las
opciones CONCEPTO DESDE EDITOR HTML. En el listado visualizaremos la relación de todos los
documentos que hemos realizado:
Al seleccionar uno podremos utilizar el cuerpo como plantilla.
Para previsualizar utilizaremos un botón en la parte derecha de la pantalla:
Este botón permite generar una vista previa del documento (no es el documento final, por ello el folio
aparece con XXXXXX), dicha vista no es el documento final por lo cual se puede generar n veces.
Recordemos que el documento se genera al guardarlo.

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Manual Usuario
Exporta RTF
En esta opción tendremos que crear primeramente un documento en WORD en donde

capturaremos solo el cuerpo del documento. Posterior a esto, guardaremos dicho documento en
formato RTF.
El documento resultante lo ingresaremos al sistema mediante el botón buscar, seleccionado el archivo

RTF que guardamos previamente.
Hecho lo anterior damos clic en el archivo, con lo cual veremos que se carga el cuerpo contenido en
el archivo .RTF en el editor de texto.

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Manual Usuario
Anexos y Vincular documento
La ultima pestaña es utilizada para, en caso de ser necesario (opcional), anexar un documento
electrónico en formato .PDF, el cual previamente haya sido escaneado. O para vincular el documento
que se está creando con el oficio al que se le está dando contestación.
Para lo primero utilizaremos el control:
Para agregar un archivo seleccionamos el archivo a través del botón buscar. Con lo que se visualiza la
siguiente pantalla:

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Manual Usuario
En esta ventana seleccionamos el archivo en formato .PDF y que sea menor a 10 Mb de tamaño,
seleccionamos abrir y con ello visualizaremos lo siguiente:
Si deseamos agregar otro damos clic en el botón y repetimos la operación, y si deseamos quitar
uno de los archivos en .
En caso de querer vincular el documento con un oficio, solo debemos seleccionar el oficio de
referencia de la lista oficios existentes:
Para concluir y GUARDAR LA INFORMACION es necesario dar clic en guardar
Si no se da clic en este botón no se guarda la información

Nota: Solo se debe dar clic UNA VEZ, al finalizar la captura en todas las pestañas.
En caso de querer salir de la pantalla de nuevo documento sin guardar el documento

trabajado, dar clic en cancelar
Visualizar documentos creados
Una vez guardado el documento podremos consultarlo directamente en la BITÁCORA. En esta se

muestra en primera fila el documento recién creado.

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Todos los documentos que son generados por un usuario se pueden visualizar a través de las vistas de
la BANDEJA DE CREADOS (DOCUMENTOS ENVIADOS)
Crear documento externo
Para la creación de este tipo de documento debemos acceder a través de la Bitácora de Documentos
dando clic en la opción que se muestra.
Con ello visualizaremos la siguiente pantalla:
Estas dos vistas nos permiten visualizar lo siguiente:
 Creados: Relación de todos los documentos que han sido creados en el año.
 Atendidos: Relación de documentos creados que han sido atendidos por los destinatarios del
documento.
En caso de contar con el rol SECRETARIA, SUBDIRECTOR o TITULAR DE UNIDAD,

tendremos acceso a una opción que nos permite visualizar todos los documentos que se han generado
en la Unidad Administrativa a la que se pertenece.
Los demás roles solo tienen el acceso a ver los documentos creados por el usuario mismo.
Podemos de igual manera realizar búsquedas de documentos mediante la combinación de filtros:

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Documentos externos
Esta es la pantalla de captura para un documento EXTERNO donde damos de alta la información de
un documento que recepcionamos en la correspondencia. SOLO SE DEBE USAR ESTA OPCION
SI EL DOCUMENTO QUE RECEPCIONAMOS NO FUE GENERADO A TRAVÉS DEL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, EN CASO CONTRARIO IR AL PUNTO 2.2.
Comenzamos seleccionando el TIPO DE DOCUMENTO en el campo correspondiente:

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Manual Usuario
Actualmente, solo se visualizan las opciones EXTERNO y REPORTE SERVICIO (sólo Dirección de
Informática).
Luego debemos capturar los campos:
 Oficio Número: Folio del documento que se está recepcionando.

 Fecha Recepción: Fecha que se recepciona el documento.
 Fecha Documento: Fecha de creación del documento.
 Plazo: (Número que indica la cantidad de días en que se piensa se debe solventar el asunto o
atender el asunto.
ANEXOS se capturan la cantidad de archivos PDF que se adjuntarán al documento externo. El valor
puede ser del 0 al 99.
El campo se activa o desactiva según sea el caso:
(Campo Activo): Al momento de guardar el documento en automático pasa a ser un documento

ATENDIDO, se debe utilizar solo cuando el documento externo es de carácter informativo y no lleva
un proceso que se deba atender o turnar.
(Campo Inactivo): Al momento de guardar el documento este se encontrará en estatus de

pendiente, lo cual permite turnar y atender según sea el caso.
Hecho lo anterior es necesario capturar el nombre y cargo de la persona que firma el documento
recepcionado

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Manual Usuario
Hay dos maneras de capturar al generador:
 Si es un generador que pertenece al Poder Ejecutivo del Estado de Campeche y cuyo nombre
está subscrito a la base de datos de la Nómina del Gobierno del Estado, lo consideraremos
como GENERADOR INTERNO.
 Si es un generador que no pertenece al Gobierno o cuyo nombre no está registrado en la base
de datos de la Nómina del Gobierno del Estado, lo consideraremos como GENERADOR
EXTERNO.
Generador Interno
Generador Externo
Los campos que queden visibles son los que capturaremos, en el caso de GENERADOR INTERNO
debemos de escribir el nombre en el campo EMPLEADO, el Sistema realiza una búsqueda interna y
muestra aquellos nombres de generadores que tienen coincidencia. En caso de que el nombre se
encuentre en la lista debemos seleccionarlo, con lo cual se llenaran en automático los campos AREA
GENERADORA, NOMBRE y CARGO GENERADOR. En caso de que el nombre no se encuentre
enlistado, es necesario capturarlo como GENERADOR EXTERNO, de tal manera que podamos
teclear directamente los datos.
Es necesario capturar después del generador, los campos ASUNTO y OBSERVACIONES, y final
mente ingresar los archivos anexos en la siguiente sección:
Para concluir y GUARDAR LA INFORMACION es necesario dar clic en

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Manual Usuario
Si no se da clic en este botón no se guarda la información

Solo se debe dar clic UNA VEZ, al finalizar la captura en todas las pestañas.
En caso de querer salir de la pantalla de nuevo documento sin guardar

el documento trabajado, dar clic en:
Control Correspondencia
Recepcionar documento generado desde Apps
Debemos tener en cuenta que los documentos generados a través del Apps (Oficios, Memorandum,
Circulares y Tarjetas Informativa) ya se encuentran registrados y deberán aparecer en las bandejas de
los destinatarios. Dicho de otra manera, cuando un destinatario entre con su cuenta de usuario,
visualizará en la bandeja de pendientes la lista de documentos.
Para poder identificar un documento generado por el sistema debemos considerar lo siguiente:

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Código QR
La cadena seguridad se conforma del folio, número de empleado de la persona que lo creo, número
de empleado de la persona que lo firmó y número de empleado del destinatario.
Vista Correspondencia
La administración de correspondencia del sistema se alimenta con fichas de control, estas se generan
de dos formas:
 Captura de un documento externo

 Recepción de documentos generados desde Apps (GDE).
Podemos visualizar la lista de fichas de control a través de la opción Recepcionados:

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Manual Usuario
Con lo cual veremos relación de documentos, con el número de ficha de recepción.
Cabe mencionar que solo tienen acceso a este control el Rol con permiso de secretaria.
Fichas de control
En los detalles de los documentos en la bandeja de Pendientes o botón de Correspondencia en la

sección de Creados, podemos generar una Ficha de Control en la sección siguiente:
En el link se muestra el número de la ficha, en caso de que aparezca cero es porque aún no se
recepciona el documento.

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Manual Usuario
Recuadro marcado muestra cadena de folio de ficha de control
La sección de Turnados se actualiza cada vez que se turna a una persona, de tal manera que se
enlistan aquellas personas que deben atender el asunto.

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Manual Usuario
Bitácora de documentos (Consultas)
Vistas de documentación
Documentos de Recibidos/Creados
Todos
Con este botón accedemos a la lista de todos los documentos que hemos recibido en el año
independientemente de su situación.
Propios
Con este botón accedemos a la lista de todos los documentos que hemos recibido en el año
independientemente de su situación. Solo se habilita su uso para los roles de Secretaria de Unidad.

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Manual Usuario
Filtros para subconsulta
Los listados de documentos cuentan con filtros que permiten visualizar documentos con cierta
información requerida. Para utilizarlos solo hay que escribir el texto a buscar en el campo
correspondiente.
El listado se filtrará combinando los campos con texto capturado.
Ver detalle
Para visualizar el detalle de un documento es necesario dar clic en del registro en el listado de
documentos.
Con lo cual visualizaremos el siguiente recuadro:

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Manual Usuario
Esta sección cuenta con los siguientes apartados:
Anexos
Aquí podemos agregar o quitar archivos electrónicos en formato .pdf o .xml.
Vinculación documento
Aquí visualizaremos los documentos con que se atendió el documento seleccionado, esto mediante la
vinculación de documentos que realiza el sistema al momento que se Crea o Modifica un
documento. (Ver apartado 1.1.8).

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Manual Usuario
A quien va turnado
Aquí visualizaremos las personas involucradas con el documento, todas ellas deben de atender dicho
documento puesto que lo tienen en su bandeja de pendientes.

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35
Manual Usuario
Reportes
Acceso a la impresión y visualización del documento o fichas.
Comentarios
Sección donde se capturan y leen todos los comentarios relacionados con el asunto del documento
para llevar un seguimiento continuo del mismo.
Para subir un comentario solo debemos escribir el texto en la casilla correspondiente y dar clic en

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Manual Usuario
Modificar
Para realizar la modificación de un documento debemos dar clic en el siguiente botón, debemos
considerar que solo se puede modificar un documento en estatus de Creado.
La pantalla que visualizaremos muestra 3 pestañas, siempre aparecerá con la opción Concepto
seleccionada.
Dicha pantalla en la sección Concepto varía de acuerdo al tipo de forma como se creó el Cuerpo del
documento (Plantilla de Word o editor HTML).
Para ambos casos la captura del nuevo cuerpo es similar al proceso de creación de un documento
nuevo
En el caso de la plantilla de Word solo se debe generar la plantilla si se va a realizar el cambio en el

Cuerpo.
En la pestaña de Firmas podemos modificar la fecha, plazo, nombre de quien firma, puesto de
quien firma, asunto y seleccionar un documento con que se desea vincular.
En la pestaña de Destinatarios se realiza la actualización de los mismos, el proceso es similar al de la

captura al momento de crear un nuevo documento. (Ver apartado 1.1.1).
Cancelar
Para cancelar un documento es necesario que este se encuentre en estatus de Creado.

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Manual Usuario
Para realizar dicha acción solo debemos dar clic en el botón anterior.
VoBo
El Visto Bueno de un documento permite al documento aparecer en las bandejas de los destinatarios.
En estatus de Creado el documento permanece en las bandejas de creados por lo cual es posible
modificarlo o cancelarlo.
Atender
La opción Atender se utiliza en los documentos pendientes que visualizamos en nuestra bandeja de
entrada. El hecho de que veamos un documento en dicha bandeja indica que el documento nos fue
dirigido o turnado, por lo que debemos realizar una acción sobre el mismo.
Para atender un documento debe cumplir con un mínimo requisito, ingresar por lo menos un
comentario. Lo anterior a través del cuadro de comentarios.

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Manual Usuario
Turnar
El turnado de documentos permite turnar un documento a una persona de la misma unidad

administrativa o en su caso de otra si se cuenta con permisos para esto.
Al dar click en “Turnar Documento”, aparece un nuevo menú para buscar al empleado al que se
turnará:
Buscamos al empleado deseado por su nombre .
Damos click al empleado, y enseguida nos saldrá un menú de opciones para aceptar o declinar, el
turnar el documento a dicho empleado.

GUBERNAMENTAL
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Manual Usuario
Clasificar
La clasificación de un documento implica que el mismo se archivará electrónicamente en una carpeta

digital previamente creada en la sección de archivo en trámite.
Para clasificar el documento debemos dar clic en el botón .
Visualizaremos la siguiente pantalla:
En ella podemos desplegar la lista de expediente dados de alta en nuestra unidad administrativa.
Al seleccionar un expediente de la lista se completan los campos con la información del expediente
seleccionado.

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Manual Usuario
Para clasificar el documento damos clic en . Con lo anterior aparece el folio del expediente
en la parte inferior:
Recepcionar
Al dar click en el botón “Recepcionar Doc.”, aparecerá un mensaje de confirmación para aceptar o
declinar la acción.

GUBERNAMENTAL
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Manual Usuario
Anexos
Para capturar anexos nos dirigimos a la sección:
Para agregar un nuevo anexo damos clic en el botón Agregar con lo cual visualizaremos la siguiente
pantalla:
En ella es necesario seleccionar el archivo a través del botón Buscar, y dar clic en el botón
para subir el archivo, para guardar el documento damos clic en Aceptar.
En caso de querer eliminar un documento damos clic en el botón con lo cual accedemos a la
pantalla:
No es posible eliminar el archivo si usted no lo adjuntó, ya que por regla el único que puede
eliminarlo es la persona que lo hizo.

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Manual Usuario
Imprimir
En la sección Reportes del detalle podemos generar los siguientes documentos dependiendo del
documento y la forma como se capturo el cuerpo (editor o plantilla de WORD):
Documentos
En esta opción generamos la vista del documento (Oficio, memorándum, circular o tarjeta
informativa) en escala de grises o a color según se elija la opción.

GUBERNAMENTAL
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Manual Usuario
Ficha control correspondencia
Para más información dirigirse al punto 2.4. Fichas de Control.
Ficha de acciones
Esta opción genera un reporte de seguimiento de acciones, similar a la ficha de control, pero con la
bitácora de la sección de acciones del detalle:

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Manual Usuario
Archivo en Trámite
Esta pantalla representa la administración del Archivo en Trámite de cada unidad administrativa, en
ella se dan de alta, modifican o eliminan los expedientes electrónicos en base al cuadro de
clasificación archivística registrado en el sistema.
A esta pantalla accedemos a través de la opción Archivo en Trámite en el módulo Archivo.
Con lo cual accedemos a la siguiente pantalla:

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Manual Usuario
Expedientes
Un expediente representa una carpeta electrónica en la cual se clasificarán los documentos del
sistema. Cada expediente tiene una clasificación basada en el cuadro de clasificación archivística de
la dependencia.
Crear
Para crear un nuevo expediente debemos dar clic en el botón , con lo anterior
visualizaremos la pantalla de captura:

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Manual Usuario
Hay que seleccionar la sección, serie documental y en su caso subserie documental. Los datos se
encuentran registrados en catálogos.
Posterior a ello seleccionamos la fecha de apertura del expediente, el número, y propietario de la

carpeta. Este último dato nos permitirá hacer filtros más rápidos mediante este campo, por lo que
debemos utilizar una palabra original que nos facilite el filtrado.
Por último debemos completar los datos etiqueta, descripción ubicación física del expediente y
observaciones. Y finalmente dar clic en para guardarlo.
Modificar
En caso de requerir modificar algún dato del expediente debemos seleccionarlo de la lista y dar clic en
, con lo que visualizaremos lo siguiente:

GUBERNAMENTAL
47
Manual Usuario
Realizamos las modificaciones de los datos y damos clic en .
Eliminar
En caso de requerir eliminar el expediente, debemos asegurarnos de que este no cuenta con
documentos archivados, de lo contrario no permitirá su eliminación.
Para eliminarlo seleccionamos el expediente del listado y damos clic en .
Consultar
Podemos realizar diversas búsquedas para localizar expedientes, para esto el sistema cuenta con filtros:

GUBERNAMENTAL
48
Manual Usuario
En los cuales podemos ingresar texto en las diferentes columnas de tal manera que el listado de
expediente se filtra en base a dichos textos.
Cada registro del listado representa un expediente, el campo No Fojas determina cuantas hojas o
fojas tienen los archivos anexos en su conjunto almacenadas en el expediente.
Podemos consultar los documentos clasificados al expediente mediante el botón :

GUBERNAMENTAL
49
Manual Usuario
También podemos visualizar la lista de anexos del expediente por el botón
Es necesario señalar que los documentos observamos por medio del botón , son los mismos que
en la bitácora de documentos clasificamos a un expediente. Por lo cual en el listado podemos
visualizar el detalle de manera similar como lo veríamos en la bitácora doc.
Por el contrario, el listado que obtenemos a través de la opción , nos muestra aquellos anexos .pdf
o .xml que pertenecen a los documentos clasificados al expediente.

GUBERNAMENTAL
50
Manual Usuario
Las fojas del expediente estarán conformadas por dichos anexos teniendo en cuenta que cada anexo
(pdf o xml) tiene un numero diferente de hojas, cada hoja representa una foja.
En este sentido mediante el icono podemos visualizar el anexo.
Documentos
Desclasificar
Recordemos que el proceso de clasificación se realiza en la Bitácora de documentos, en caso de que
queramos des-clasificar el documento tendremos que realizarlo en la pantalla del archivo.
Para ello tenemos que localizar el expediente donde está clasificado el documento a des-clasificar, dar
clic en la vista de documentos ( ), y en el listado resultante buscar el documento.
Dar clic en para ver el detalle del documento:

GUBERNAMENTAL
51
Manual Usuario
Y dar clic en el botón de la parte superior izquierda de la pantalla.
Fojas
Anexar fojas
Para anexar fojas debemos de adjuntar anexos .pdf o .xml a los documentos. Para ello podemos
hacerlo directamente al documento en la Bitácora documentos o en la pantalla de Archivo en
trámite de la siguiente manera:
Localizando el expediente en la lista, abriendo la lista de documentos por medio de y abrir el

detalle del documento.
En el detalle debemos ir a la sección Archivos Anexos:
Y utilizar los botones agregar y quitar anexo según sea el caso.

GUBERNAMENTAL
52
Manual Usuario
Seleccionar
Debemos tomar en cuenta que ciertos documentos que visualizamos en la Bitácora de docs, son
visualizados por otras Unidades Administrativas, y cada una de ellas puede disponer clasificar el
documento en un expediente propio de cada Unidad.
En este escenario los documentos pueden contener anexos que adjuntaron otras Unidades, para lo
cual a la hora que se realiza la clasificación podemos elegir cuales entraran en nuestro expediente y
cuáles no.
Para este proceso debemos seguir los pasos descritos, hasta visualizar el detalle y en la sección Archivo
anexos, se encuentra la opción .
Al dar clic en ella veremos lo siguiente:
En la pantalla observamos una relación de anexos de los cuales podemos marcar o desmarcar los que
queramos y para guardar los cambios damos clic en .
Ordenar
De igual manera podemos realizar un ordenamiento sobre los anexos, de tal manera que el
expediente físico este igualmente integrado que el electrónico.
Para ello haremos lo siguiente:
Localizar el expediente en el listado, acceder a la opción para visualizar los anexos.

GUBERNAMENTAL
53
Manual Usuario
En la pantalla dar clic en la opción
En la pantalla Orden anexos podemos arrastrar los cuadros con el nombre del anexo de arriba hacia
abajo y viceversa, hasta obtener el orden deseado. Al finalizar damos clic en .

GUBERNAMENTAL
54
Manual Usuario
Reporte Entrega-Recepción
Buscamos el menú “Archivo” y damos click en la opción “Archivo en Trámite”.
Ya en el módulo, buscamos la opción llamada “Reportes”.
Buscamos entre las opciones y seleccionamos la opción “Reporte Entrega-Recepción”.

GUBERNAMENTAL
55
Manual Usuario
Ahora nos aparecerá un nuevo menú, en el cual deberemos llenar los datos correspondientes que nos
solicitan, y al finalizar, dar click en “Reporte Inventario Contraloría”.
Se descargará de manera automática el reporte y se abrirá para que pueda visualizarlo, si quiere
guardarlo en su equipo solo debe dar click en el botón superior derecho “Descargar”.

GUBERNAMENTAL
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ARCHIVO EN TRÁMITE ................................................................................................................................................43

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Acerca de este documento

En este sistema se identificaron 3 roles principales:

1. Rol empleados de la Unidad Administrativa

El sistema cuenta con los siguientes módulos:

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Se recomienda usar el navegador Google Chrome, puede descargarlo en la siguiente

Para iniciar en la aplicación deber Ir a la siguiente dirección:

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Presentación del Área de Trabajo

Descripción del Área de Trabajo.

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Selecciona el ramo a configurar

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Configuración de documento, en esta sección se captura la información correspondiente a la

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Esto se determina seleccionando de la lista tipo de documento la opción deseada:

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Es la sección del documento donde aparece el destinatario, elimina la leyenda

Se muestran los campos de:

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 Tipo (Gobierno=INTERNO, Externo y Grupo)

En esta pantalla debemos completar la información, seleccionando el tipo de destinatario. El sistema

 PRINCIPAL: es la persona a quien va dirigido el documento (nombre y cargo que va arriba

Los colores indican que tipo de destinatario es:

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Para agregar un grupo debemos tener las siguientes consideraciones:

 Un grupo se puede elegir como DESTINATARIO cuando el documento sea CIRCULAR.

Con lo cual visualizaremos lo siguiente:

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Captura de destinatarios miembros del grupo

Listado de grupos existentes por unidad admon.

Para agregar un nuevo grupo debemos capturar los datos:

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Si se utiliza una PLANTILLA en lugar de un GRUPO, la CIRCULAR será generada de manera

El campo del asunto es obligatorio, se recomienda no ingresar textos demasiado largos.

En la parte de firmas podemos visualizar lo siguiente:

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Recuadro marcado de estructura de folio visualizada por sistema

Cuerpo del documento

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La barra de herramientas cuenta con lo siguiente:

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Al seleccionar uno podremos utilizar el cuerpo como plantilla.

Para previsualizar utilizaremos un botón en la parte derecha de la pantalla:

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En esta opción tendremos que crear primeramente un documento en WORD en donde

El documento resultante lo ingresaremos al sistema mediante el botón buscar, seleccionado el archivo

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Anexos y Vincular documento

Para lo primero utilizaremos el control:

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Para concluir y GUARDAR LA INFORMACION es necesario dar clic en guardar

Si no se da clic en este botón no se guarda la información

En caso de querer salir de la pantalla de nuevo documento sin guardar el documento