Sesion 3 Gestión Del Alcance

Gestión del Alcance del
Proyecto
Rocio DeLaCuadraVigil
Gestión del Alcance del Proyecto
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En esta sesión, repasaremos los conceptos:
• Alcance del proyecto y del producto
• Procesos de la gestión del alcance
• Planificar el alcance
• Recopilar requisitos
• Definir el alcance
• Crear la estructura de desglose del trabajo
• Validar el alcance
• Controlar el alcance
Garantiza que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y

únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito.
➢ Alcance del Producto: Características y funciones que describen

un producto, servicio o resultado.
➢ Alcance del Proyecto: Trabajo realizado para entregar un

producto, servicio o resultado con las funciones y características
especificadas.
En los proyectos tenemos dos tipos de entregables: los entregables del producto y los entregables de
gestión. Ambos son considerados entregables del proyecto.
Plan del Plan de

Proyecto requisitos
En consecuencia, el alcance del producto se define en relación a los entregables del producto, mientras que el alcance del proyecto en función a los
entregables del proyecto (entregables del producto más los entregables de gestión).
❖ Uno de los factores de éxito
de un proyecto es una
adecuada gestión del
alcance.
❖ Muchos proyectos tienen
serios problemas e incluso
han fracasado debido a la
inadecuada definición de los
requerimientos del producto
o inadecuada gestión del
alcance del proyecto, lo que
agrega trabajo no autorizado
y esto a su vez altera el
tiempo y presupuesto
inicialmente estimado en el
proyecto.
❖ Gold plating ó corrupción del
alcance: Dar al cliente más
de lo que él pide, ni más ni
menos.
 Gold Plating:
Sucede cuando :
Recopilación de requisitos: se
agregan requisitos sin el
respaldo del cliente o el caso
de negocios.
Desarrollo del producto: los

miembros del equipo deciden
mejorar el producto por su
propia cuenta agregando
nuevas características o
tecnologías complejas.
¿Qué debo hacer para
¿Cómo aseguro la
identificar y/o validar los
definición del alcance de
requerimientos del
un proyecto?
cliente(s)?
¿Podemos evitar los

¿Es evidente el (mismo) cambios en el alcance?
alcance para todos los ¿Los podemos controlar?
interesados del proyecto? ¿Que puede implicar un
cambio?
¿El cliente sabe

¿Porque se producen perfectamente lo que
problemas en el cierre del quiere en el proyecto?
proyecto? ¿Lo tiene completamente
¿Porque se producen los definido?
¿El alcance permanece cambios durante el
inalterable durante los proyecto?. ¿De donde
proyectos? vienen? ¿Quien los pide?
¿En que momento llegan?
 Es responsabilidad del Director del Proyecto gestionar los cambios en el proyecto, para modificar, agregar o
eliminar requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de la Declaración del Alcance
inicialmente aprobado y de esta manera alcanzar los objetivos del proyecto.
 Mediante la gestión de cambios, el Director del Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo,
presupuesto y otras áreas de conocimiento.
Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente

en Definir y Controlar qué se incluye y qué no se incluye en el
Proyecto.
Planificar la Gestión del Alcance: Crea el plan para la gestión del alcance que documenta
cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
Recopilar Requisitos: Determina, documenta y gestiona las necesidades y los requisitos de los
interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el Alcance: Desarrolla una descripción detallada del proyecto y del producto.
Crear la EDT/WBS: Subdivide los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de manejar.
Validar el Alcance: Formaliza la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan
completado.
Controlar el Alcance: Monitorea el estado del proyecto y de la línea base del alcance del
producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.
GRUPOS DE PROCESOS
ÁREA DE
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y CIERRE
CONOCIMIENTO
CONTROL
Gestión del ❖ Planificar la Gestión ❖ Validar el Alcance
del Alcance ❖ Controlar el Alcance
Alcance ❖ Recopilar Requisitos
❖ Definir el Alcance
❖ Crear la EDT/WBS
Planificar
Planificar la Gestión del

Alcance
Planificar la Gestión del Alcance
Crea un plan para la gestión del alcance que documente

cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del
proyecto.
El beneficio clave de este proceso es

que pro porciona orientación e
indicaciones sobre cómo se gestionará el
alcance a lo largo del proyecto.
Entradas
Plan para la Dirección de

Proyecto
Acta de Constitución de
Proyecto
Herramientas y Técnicas
Analisis de alternativas
Son planes subsidiarios del Plan del Proyecto
Salidas
Plan de Gestión del

Alcance
Plan de análisis de negocios: documento que incluye los siguientes

ítems
1) ¿Cómo se documentarán, analizarán y gestionarán los requisitos
del producto y proyecto?
2) ¿Cómo será el proceso de monitoreo y control de los requisitos?
Plan de Gestión de 3) ¿Cómo se realizarán cambios en los requisitos? ¿Quiénes
Requisitos aprobarán esos cambios?
4) ¿Cómo se priorizarán los requisitos?
5) ¿Cómo será la estructura de trazabilidad de los requisitos?
Planificar
Recopilar Requisitos
Determina, documenta y gestiona las necesidades y los

requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del
proyecto.

que proporciona la base para definir y
gestionar el alcance del proyecto,
incluyendo el alcance del producto.
Entradas
Plan gestión del

alcance,
Plan de requisitos y
plan de interesados. contratos que

explicitan los requisitos
Documentos del producto y
Planes proyecto.
criterios de éxito para Acuerdos

descripción del alcanzar las
proyecto y requisitos necesidades y
de alto nivel. beneficios del negocio.
Acta de Constitución de Proyecto Casos de negocio

Recopilar datos Análisis de documentos Toma de Decisiones

Representación de datos:
Diagrama de afinidad Mapa Mental
F u n c i o n a l e s No Funcionales
Sistema Usuarios Producto Externo
Detalle del Restricciones Velocidad Interoperativida

servicio d
Acceso a Acceder desde Capacidad Cumplir leyes

internet otraoficina
Acceso a Mobil Acceso desde Estabilidad Seguridad

Cel
Diagramas de Contexto
Prototipos
Salidas Documentación de Requisitos
Los requisitos deben ser ambiguos (medibles y testeables), trazables,

completos, consistentes y aceptados por los interesados.
Salidas
Matriz de Trazabilidad de
Requisitos
Ejercicio No. 1 : Identificar que requisito es funcional y cual es no funcional
Descripción Funcional No Funcional
Todos los sistemas deben respaldarse cada 6 horas
Las páginas web a ser desarrolladas deben cumplir con la ley de

confidencialidad de la información.
Debe especificarse un plan de recuperación ante siniestros en planta
El reporte de analytics debe aceptar como mínimo 3 multi-criterios (edad,

sexo, educación)
El sistema SAP debe ser capaz de operar adecuadamente con hasta 5.000
usuarios con sesiones concurrentes
El sistema permitirá aprobar, cambiar o actualizar planes y cronogramas de

proyecto
La herramienta tiene que ser compatible con el software de DP que utiliza

actualmente la organización
La contraseña debe contener 8 caracteres con números y letras
El software debe poder emitir gráficos con los reportes del valor ganado
La capacitación del uso del sistema por cada usuario deberá de ser menor a
8 horas
Los permisos de acceso al sistema podrán ser cambiados solamente por el

administrador.
La herramienta se podrá utilizar desde celulares con sistema Android o

Iphone
La tasa de tiempos de falla del sistema no podrá ser mayor al 0,1% del
tiempo de operación total
Las hojas de cálculo aseguraran los datos usando firmas electrónicas

Ejercicio 2 Matriz de Trazabilidad https://youtu.be/X_FaCPmpnBA
Matriz de Trazabilidad de Requisitos: Es una tabla que le permite vincular los requisitos del proyecto y facilita el seguimiento.
Desayunos N° Requisito
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Planificar
Definir el Alcance
Definir el Alcance
Desarrolla una descripción detallada del proyecto y del

producto.

que describe los límites del proyecto,
servicio o resultado mediante la
especificación de cuáles de los requisitos
recopilados serán incluidos y cuáles
excluidos del alcance del proyecto.
Definir el Alcance
 Alcance (Scope): La suma de productos, servicios y/o resultados que
se proporcionarán como un proyecto.
• Ingeniería
• Diseño
• Construcción
• Gestión: •
• Pruebas
Especificaciones Alcance
• Plan • Cliente/Servidor
• Avances •
•
MSSQL Server
VB .NET 2012
• Control • Funcionalidades
Proyecto
• Ventas Costo Tiempo
• Compras
• Inventario y Almacén
Definir el Alcance
Definir el Alcance
Definir el Alcance
Entradas
 Plan de Gestión del Alcance: El plan
para la gestión del alcance es un
componente del plan para la
dirección del proyecto que
establece las actividades necesarias
para desarrollar, monitorear y
controlar el alcance del proyecto.
 Documentación de Requisitos:
 Acta de Constitución del requisitos, supuestos, planes de respuesta del
Proyecto: descripción registro de riesgos.
general del proyecto,
características generales
del producto, requisitos de
aprobación.
Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas  Análisis de datos y alternativas: identificar diferentes enfoques para cumplir con
los requisitos y objetivos mediante reuniones, tormentas de ideas, pensamiento
lateral, etc.
 Pensamiento lateral: en contraposición del pensamiento lógico rígido dónde una silla es para
sentarse, un cuchillo para cortar, un libro para leer, etc., que limitan las soluciones posibles; el
pensamiento lateral rompe con este patrón rígido provocando a la lógica para obtener ideas
creativas e innovadoras que permiten la resolución de problemas de manera indirecta. Al enfocar
los problemas de diferentes puntos de vista, se pueden encontrar novedosas soluciones a problemas
conocidos.
Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas  Análisis de Producto: analizar los objetivos del producto o
servicio establecidos por el cliente y convertirlos en
requisitos tangibles del proyecto.
 Análisis de sistemas: determinar las condiciones para cumplir con el
alcance del producto, considerando los potenciales conflictos
entre los requisitos de los diferentes interesados.
 Análisis de requisitos: analizar los requisitos según las necesidades
del negocio.
 Ingeniería de sistemas: crear y ejecutar un proceso interdisciplinario
para asegurar que los requisitos del cliente e interesados se
puedan alcanzar de manera eficiente.
 Ingeniería del valor: mejorar el valor (relación funcionamiento-
costo) del producto examinando su funcionalidad. Por ejemplo, si
un producto será tecnológicamente obsoleto en cinco años,
utilizar materiales baratos que duren solamente cinco años.
 Análisis del valor: asegurar que los costos de los requisitos del
producto no superen lo necesario para lograr su funcionalidad.
 Descomposición del producto: descomponer el producto en
menores entregables para tener una visión general del alcance del
producto.
Definir el Alcance
Habilidades interpersonales y de equipo:
Facilitadores de talleres : reunir a los principales
interesados para buscar consenso sobre los
entregables y límites del proyecto.
Definir el Alcance
Toma de decisiones: seleccionar los requisitos finales

utilizando múltiples criterios como impacto del
requisito en los beneficios del negocio, cronograma,
presupuesto, recursos disponibles, etc.
Definir el Alcance
Salidas
 Enunciado (o declaración) del alcance: documento donde se

explicitan los entregables y las tareas necesarias para realizar
esos entregables. En este documento se detalla en
profundidad la descripción de los entregables, se analiza si los
supuestos preliminares son válidos y se explicitan los límites del
proyecto. Incluye:
 Descripción del alcance: Caracterisiticas del producto
 Entregables: Cualquier producto, resultado o verificable que se debe de
hacer para completar un proceso o fase o un proyecto.
 Criterios de aceptación: Condiciones que deben de cumplirse
 Exclusiones del proyecto: Indica lo que esta fuera del alcance del
proyecto y ayuda a gestionar expectativas de los interesados.
Pregunta: Cual es la diferencia entre el enunciado del alcance y el Acta de constitución?
AC es de alto nivel
EA: Información detallada del proyecto
Ejercicio 3 Marque con una X cuales items son del Acta de Constitución y cuales al enunciado del alcance
Item Acta de Constitución Enunciado del alcance

Criterios de aceptación de
entregables
Criterios de éxito
Descripción general del
proyecto
Detalle del alcance del producto
Director del proyecto y nivel de

autoridad
Entregables detallados
Exclusiones del proyecto
Hitos Principales
Información de alto nivel
Interesados claves
Justificación del proyecto
Límites del proyecto

Objetivos estratégicos
Principales entregables
Riesgos generales de alto nivel
Planificar
Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS
El proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT)

o WBS (work breakdown structure), consiste en dividir al
proyecto en menores componentes para facilitar la
planificación del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que

proporciona una visión estructurada de lo que
se debe entregar.
Crear la EDT/WBS
Ejemplo de EDT/WBS, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:
Nivel 1: Objetivo del Proyecto
Nivel 2: Fases
Nivel 3: Entregables
Nivel 4: Paquete de Trabajo

Crear la EDT/WBS
LA REGLA DEL 100%: Todo lo que no esta en el WBS , no esta incluido en el proyecto
Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS
Entradas
Enunciado del Alcance Documento de requisitos

Plan de Gestión del Alcance
Crear la EDT/WBS
 Descomposición:
dividir el proyecto en menores componentes más fáciles de manejar. Se
suele aplicar la técnica de descomponer de arriba hacia abajo (desde
el proyecto hacia entregables); también se pueden utilizar plantillas de
proyectos similares realizados en el pasado.
¿En cuántos niveles debo descomponer el proyecto? Deberías subdividirlo

hasta aquel punto en que los costos y el cronograma puedan estimarse
con precisión para cada paquete de trabajo (último nivel de la EDT).
Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible y necesario para su mejor gestión.
Crear la EDT/WBS
Herramientas y Técnicas Juicio de Expertos: A menudo se utiliza el juicio de expertos para
analizar la información necesaria para descomponer los entregables
del proyecto en componentes más pequeños a fin de crear una
EDT/WBS eficaz.
 El juicio y experiencia se aplican a los detalles técnicos del alcance
del proyecto y se utilizan para conciliar las diferencias de opinión
sobre cómo desglosar el alcance global del proyecto de la mejor
manera posible. Cualquier grupo o individuo con capacitación,
conocimientos o experiencia relevantes en proyectos o áreas de
negocio similares puede proporcionar este nivel de experiencia.
 El director del proyecto, en colaboración con el
equipo del proyecto, determina la descomposición
final del alcance del proyecto en los paquetes de
trabajo específicos que se utilizarán para gestionar el
trabajo del proyecto de manera eficaz.
Crear la EDT/WBS
 Paquetes de trabajo: último nivel de cada división de la EDT.
Salidas
 Cuenta de control: lugares en la EDT donde se mide el progreso del alcance, el
cronograma o los costos. Cada cuenta de control incluye uno o más paquetes
de trabajo.
 Paquete de planificación: componente de la EDT por debajo de una cuenta
Cuentas de de control y por encima de un paquete de trabajo.
control
Cuentas de Paquetes de
Planificación trabajo
Crear la EDT/WBS
Salidas  Línea Base del Alcance: enunciado del alcance aprobado, EDT y su
diccionario (donde se explicitan los términos de la EDT). Lo que no
está en la línea base del alcance, no forma parte del proyecto.
 La EDT es un organigrama jerárquico del proyecto donde se sub-
divide el mismo en menores componentes.
Crear la EDT/WBS
Algunas ventajas de utilizar la EDT:

• Herramienta de trabajo en equipo que
involucra con sentido de pertenencia a los
miembros claves.
• Tener una visión de conjunto para que el
equipo de trabajo comprenda rápidamente
su lugar en el proyecto.
• Servir como base para la estimación de
tiempos, costos, personas y riesgos.
• Facilitar la comunicación.
• Facilitar el control integrado de cambios.
La creación de la EDT es una excelente actividad

para el desarrollo de equipos de trabajo.
Crear la EDT/WBS
Salidas
 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Entre los

documentos del proyecto susceptibles de actualización se incluye,
entre otros, la documentación de los requisitos, que puede requerir
actualización para incluir los cambios aprobados. En caso de que
se generen solicitudes de cambio aprobadas a raíz del proceso
Crear la EDT/WBS, es posible que sea necesario actualizar la
documentación de requisitos para incorporar los cambios
aprobados.
Ejercicio 4 Crear el EDT del desayuno Pan Tajado
Monitorear y controlar
Validar el Alcance
Validar el Alcance
Formaliza la aceptación de los entregables del proyecto que se

hayan completado.
El beneficio clave de este proceso es que

aporta objetividad al proceso de aceptación y
aumenta las posibilidades de que el
producto, servicio o resultado final sea
aceptado mediante la validación de cada
entregable individual.
Validar el Alcance
Validar el Alcance
Validar el Alcance
Entradas
lecciones aprendidas, reportes
sobre la calidad, documentación
de requisitos y su matriz de
trazabilidad. lecciones
aprendidas, reportes sobre la
calidad, documentación de
requisitos y su matriz de
trazabilidad.
Los Planes
Documentación de Requisitos
Entregables Verificados Datos del Desempeño del Trabajo

Validar el Alcance
Toma de decisiones
Inspección
Validar el Alcance
Salida
estado de los
Por el cliente o entregables
patrocinador aceptados y
rechazados.
Entregables aceptados Información de Desempeño del Trabajo
Solicitudes de Cambio
Validar el Alcance
El principal objetivo de validar el alcance es asegurar que cada

entregable se esté completando en forma apropiada. Además, es un
proceso pro-activo que permite recomendar acciones correctivas
antes de entregar el producto final al cliente.
Monitorear y controlar
Controlar el Alcance
el proceso de controlar el alcance consiste en revisar que se estén realizando los

entregables definidos en el enunciado del alcance, ni más ni menos.
El beneficio clave de este proceso es que permite

mantener la línea base del alcance a lo largo del
proyecto.
Entradas
lecciones, requisitos y su
matriz de trazabilidad.
Los Planes
Documentación del proyecto
estado de los
entregables
aceptados y
rechazados.
Información de Desempeño del Trabajo

Análisis de datos: Análisis de Variación Análisis de datos: Análisis de tendencias

Salidas
Información de Desempeño del Trabajo Solicitudes de Cambio

Al gestionar los cambios en el alcance se debe

asegurar que cualquier modificación se realice a
través del control integrado de cambios.
Corrupción del alcance: cuando se realizó un

cambio en el alcance que no pasó por el control
integrado de cambios.
Resumiendo el Alcance

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Gestión del Alcance del

Garantiza que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y

➢ Alcance del Producto: Características y funciones que describen

➢ Alcance del Proyecto: Trabajo realizado para entregar un

Plan del Plan de

Desarrollo del producto: los

¿Podemos evitar los

¿El cliente sabe

Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente

Planificar la Gestión del

Crea un plan para la gestión del alcance que documente

El beneficio clave de este proceso es

Plan para la Dirección de

Plan de Gestión del

Plan de análisis de negocios: documento que incluye los siguientes

Determina, documenta y gestiona las necesidades y los

El beneficio clave de este proceso es

Plan gestión del

plan de interesados. contratos que

criterios de éxito para Acuerdos

Acta de Constitución de Proyecto Casos de negocio

Recopilar datos Análisis de documentos Toma de Decisiones

Diagrama de afinidad Mapa Mental

Detalle del Restricciones Velocidad Interoperativida

Acceso a Acceder desde Capacidad Cumplir leyes

Acceso a Mobil Acceso desde Estabilidad Seguridad

Los requisitos deben ser ambiguos (medibles y testeables), trazables,

Todos los sistemas deben respaldarse cada 6 horas

Las páginas web a ser desarrolladas deben cumplir con la ley de

Debe especificarse un plan de recuperación ante siniestros en planta

El reporte de analytics debe aceptar como mínimo 3 multi-criterios (edad,

El sistema permitirá aprobar, cambiar o actualizar planes y cronogramas de

La herramienta tiene que ser compatible con el software de DP que utiliza

La contraseña debe contener 8 caracteres con números y letras

Los permisos de acceso al sistema podrán ser cambiados solamente por el

La herramienta se podrá utilizar desde celulares con sistema Android o

Las hojas de cálculo aseguraran los datos usando firmas electrónicas

Desarrolla una descripción detallada del proyecto y del

El beneficio clave de este proceso es

• Ventas Costo Tiempo

Toma de decisiones: seleccionar los requisitos finales

 Enunciado (o declaración) del alcance: documento donde se

Pregunta: Cual es la diferencia entre el enunciado del alcance y el Acta de constitución?

Item Acta de Constitución Enunciado del alcance

Director del proyecto y nivel de

Límites del proyecto

El proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT)

El beneficio clave de este proceso es que

Ejemplo de EDT/WBS, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:

Nivel 1: Objetivo del Proyecto

Nivel 4: Paquete de Trabajo

Enunciado del Alcance Documento de requisitos

¿En cuántos niveles debo descomponer el proyecto? Deberías subdividirlo

Algunas ventajas de utilizar la EDT:

La creación de la EDT es una excelente actividad

 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Entre los

Formaliza la aceptación de los entregables del proyecto que se

El beneficio clave de este proceso es que

Entregables Verificados Datos del Desempeño del Trabajo

Entregables aceptados Información de Desempeño del Trabajo

El principal objetivo de validar el alcance es asegurar que cada

el proceso de controlar el alcance consiste en revisar que se estén realizando los

El beneficio clave de este proceso es que permite

Información de Desempeño del Trabajo