1660 Estrategia Administrativa para La Estructuracion

UNIVERSIDAD PANAMERICANA
Facultad de Ciencias Económicas

Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria
“Estrategia administrativa para la estructuración

de controles de las cuentas por cobrar de la empresa
Estación de Servicio DAYANA Scott 77”.
Práctica Empresarial Dirigida -PED-
José Carlos Ortiz Pérez
Zacapa, febrero de 2012

“Estrategia administrativa para la estructuración
de controles de las cuentas por cobrar de la empresa
Estación de Servicio DAYANA Scott 77”.
José Carlos Ortiz Pérez
Lic. Omar Alexander Aldana Portillo, Asesor

Lic. Angélica María Perdomo Oliva, Revisor
Zacapa, febrero de 2012

Autoridades de la Universidad Panamericana
M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus

Rector
M. Sc. Alba Aracely Rodríguez de González

Vicerrectora Académica y Secretaria General
M.A. César Augusto Custodio Cóbar

Vicerrector Administrativo
Autoridades de la Facultad de Ciencias Económicas
M.A. César Augusto Custodio Cóbar

Decano
Lic. César Fernando Orellana Paíz
Coordinador
Tribunal que practicó el examen general de la
Lic. Oscar René Morales Calderón
Examinador
Lic. Roberto Antonio Hurtado Von Quednow
Examinador
Lic. Alejandro Benjamin Peñate Morales
Examinador
Lic. Omar Alexander Aldana Portillo
Tutor
Licda. Angélica María Perdomo Oliva
Revisor
Acto que Dedico
A Dios: Gracias, por permitirme culminar mis estudios y dotarme de paciencia para seguir
adelante en momentos difíciles de crisis, ya que es él la fuente de todo cuanto soy y poseo.
A mis padres: Enma Pérez Garcia y Humberto Ortiz, por su amor, paciencia, apoyo
incondicional y por enseñarme el buen camino de la vida y enseñarme a ser un hombre de
bien.
A mi esposa e hija: Delmi Yesenia y Karla María Alejandra, por ser un pilar importante en
mi vida, por todo su apoyo, comprensión, paciencia, sobre todo por su amor, felicidad y a mi
hija por ser la luz de mi vida y regalo más grande que me ha dado Dios y que éste sea un
estímulo en su vida para seguir adelante. Las amo.
A mis hermanos: Por su compañía y su confianza en mí.
A mi familia: A mi abuela, primos, sobrinos y hermanos de comunidad, con cariño de

siempre.
A mis amigos de Universidad: Por los gratos recuerdos y momentos especiales, que hemos
vivido y a la vez deseándoles un exitoso futuro laboral.
A mis amigos: En especial a Juan Francisco y Miguel Ángel, por su ejemplo de superación,
amistad y apoyo.
A mi patria: Guatemala, que mi logro sea un aporte para su desarrollo.

Contenido
Descripción Página No.
Resumen ....................................................................................................................................... i
Introducción .................................................................................................................................. 1
Capítulo 1
Marco teórico
1.1. Qué es una auditoría ........................................................................................................ 3
1.2. Tipos de auditoría ............................................................................................................. 3
1.3. Objetivos de la auditoría ................................................................................................... 5
1.4. Control interno.................................................................................................................. 5
1.5. Evaluaciones de riesgos y control interno ........................................................................ 7
1.6. Procedimiento de auditoría ............................................................................................... 10
1.7. Arqueo de documentación ................................................................................................ 10
1.8. Análisis de la estimación para cuentas incobrables .......................................................... 11
1.9. Ventas ............................................................................................................................... 12
1.10. Cuentas y documentos por cobrar .................................................................................... 13
Capítulo 2
Planteamiento del problema ......................................................................................................... 15
2.1. Título de la investigación ..................................................................................................... 16
2.2. Justificación ........................................................................................................................... 16
2.3. Objetivos
2.3.1 General ................................................................................................................................ 16
2.3.2 Específicos ........................................................................................................................... 17
2.4. Alcances y límites
2.4.1. Alcances ............................................................................................................................. 17
2.4.2 Límites ................................................................................................................................. 17
Capítulo 3
Metodología
3.1. Tipo de investigación ............................................................................................................ 18
3.2. Sujetos de la investigación .................................................................................................... 18
3.2.1. Personas .............................................................................................................................. 18
3.2.2. Unidades de análisis ........................................................................................................... 18
3.3. Instrumentos .......................................................................................................................... 18
3.4. Procedimiento ........................................................................................................................ 19
3.5. Diseño de la investigación ..................................................................................................... 20
Capítulo 4
Aporte
4.1. Empresa ................................................................................................................................. 21
4.2. Universidad............................................................................................................................ 21
4.3. Guatemala .............................................................................................................................. 21
Capítulo 5
Análisis de los resultados ............................................................................................................. 22
Capítulo 6
Resultados de la investigación ...................................................................................................... 33
Capítulo 7
Conclusiones................................................................................................................................. 37
Capítulo 8
Propuesta ...................................................................................................................................... 38
Capítulo 9
Fuentes de consulta....................................................................................................................... 43
Capítulo 10
Cronograma de trabajo ................................................................................................................. 44
Anexos
Anexo 1
Evaluación integral ....................................................................................................................... 46
Anexo 2
Diagnóstico ................................................................................................................................... 64
Anexo 3
Cuestionario dirigido al administrador de la empresa .................................................................. 72
Anexo 4
Cuestionario dirigido al auxiliar del administrador de la empresa ............................................... 74
Anexo 5
Cuestionario dirigido al contador de la empresa .......................................................................... 76
Anexo 6
Introducción .................................................................................................................................. 79
Papeles de trabajo ......................................................................................................................... 80
Ejecución de la propuesta ............................................................................................................. 99
Análisis de razones financieras..................................................................................................... 99
Controles operativos ..................................................................................................................... 99
Manual de procedimientos ......................................................................................................... 100
Objetivos .................................................................................................................................... 105
Alcance ...................................................................................................................................... 106
Beneficios .................................................................................................................................. 106
Ejecución ................................................................................................................................... 107
Documentos de controles operativos y sus flujo gramas ........................................................... 111
Conclusiones .............................................................................................................................. 120
Recomendaciones ...................................................................................................................... 121
Anexo 7
Glosario de términos ................................................................................................................... 122
Resumen:
La empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77, es una empresa Tineca, establecida
legalmente en el país, dedicada a la venta de combustibles y lubricantes, asimismo a la prestación
del servicio Scott Marker, ubicada en el kilometro 90.5 carretera al Atlántico, Aldea Magdalena,
San Agustín Acasaguastlán, El Progreso, sus clientes principales son las personas que transitan
sobre la carretera al Atlántico.
Actualmente la empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77, cuenta con varios
departamentos, entre ellos la Gerencia, que es la que se encarga del control administrativo y
financiero interno, de contabilidad y el departamento de ventas. A este departamento se le aplicó
una evaluación integral (anexa a este documento) la cual evidencia algunos problemas internos,
entre ellos la falta de controles en las cuentas por cobrar a los clientes.
Los problemas identificados en la evaluación integral fueron la pauta para la elaboración de

procedimientos administrativos que se proponen como aporte de la investigación. Los controles
manuales y computarizados les será una herramienta útil para poder mantener un adecuado
control en todos los créditos otorgados mediante el consumo de combustibles, ya que se dejó
establecido por escrito todos los procedimientos administrativos y financieros, facilitando de esta
forma las actividades administrativas de la empresa y para una mejor toma de decisiones.
El presente trabajo muestra el planteamiento del problema identificado en la empresa, el cual se

determino mediante una serie de cuestionarios a diferentes empleados de la administración,
determinándose así objetivos generales y específicos, mediante una metodología de tipo
descriptiva, en la que se analizaron los resultados obtenidos mediante el trabajo de campo
apegado a un cronograma de trabajo, dando como resultado la ejecución de la propuesta para
mitigar las debilidades en el sistema de control interno.
i
Introducción
La actividad mercantil de la empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77 se remontan

desde el 15 de Abril del 2,008, ubicada en el kilometro 90.5 carretera al Atlántico, Aldea
Magdalena, San Agustín Acasaguastlán, El Progreso. Con gran dedicación su propietario y
personal administrativo en un emprendimiento mutuo de solidez empresarial; han logrado a
través del corto tiempo brindar un excelente servicio de calidad y tomar así experiencias.
Uno de los objetivos de implementar controles en las cuentas por cobrar, es que se pueda
establecer de una manera rápida el total de cuentas por cobrar de la empresa y así poder tomar
mejores decisiones.
Ninguna empresa, sin importar su actividad y tamaño, está libre o exenta de controles internos
que soporten su gestión, por tal razón y sin lugar a dudas, es conveniente, recomendable e
incluso indispensable, poseer controles mínimos en las organizaciones a efecto de respaldar su
gestión y sus operaciones. Escapar de ello puede conllevar graves consecuencias, es aquí
entonces donde resalta el papel que desempeña el control interno en las empresas.
El control interno evita abuso de confianza, demoras, problemas, malos entendidos, falta de
responsabilidad por parte del personal, entre otros aspectos. Adicionalmente, colabora al alcance
de los objetivos de una empresa, pues sus directrices se encaminan a la optimización de los
recursos existentes para hacer de ella un ente económico efectivo.
Este proceso interno es el que finalmente salvaguarda el patrimonio de la empresa y del

propietario, toda vez que en él se establecen procedimientos y normas previamente estudiadas,
con la finalidad de dar a conocer los lineamientos orientados al orden y control de las actividades
diarias. Cuando el control interno es deficiente, las consecuencias son incuantificables en la
mayoría de los casos, pues representa que el recurso humano puede actuar en apego a su criterio
y discreción al momento que toma decisiones, lo cual complica sustancialmente el control y
supervisión dentro de una organización. Incluso, algunas empresas bajo estas circunstancias son
1
inauditables, ya que el Contador Público y Auditor (externo), al momento de evaluar el ambiente
de control prevé que no existe posibilidad de establecer procedimientos de auditoría ante la
desorganización de una empresa.
Ante tal situación, el Gerente de la Empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77, decidió
colaborar con este programa, a efecto recibir propuestas concretas de mejora orientadas a
solucionar los problemas que se originan por la falta de control.
2
Capítulo 1
Marco teórico:
En el desarrollo de la práctica estudiantil, se diseñaron una serie de instrumentos que ayudaron a
establecer una táctica para la implementación de una estructura de controles sobre las cuentas por
cobrar adecuada para la Estación de Servicios DAYANA Scott 77, debido a ello es necesario
conceptualizar todos aquellos aspectos relevantes dentro de la investigación.
1.1. Qué es una auditoría:

Para Roldan, (1996: 15) la define como: “Es un examen sistemático de los estados financieros,
registros y transacciones relacionado para determinar la adherencia a los principios de
contabilidad generalmente aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos
establecidos”.
Según Pérez, (1,998: 23), “Son los métodos de investigación y pruebas que utiliza el auditor para
obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa
en su criterio o juicio, según las circunstancias”.
1.2. Tipos de auditoría:

Además Pérez, (1,998: 23), dice que: “De acuerdo al área o sistema de información objeto del
examen de auditoría, ésta se puede clasificar tomando el nombre del área específica examinada.
Es así como se tienen auditoría financiera, auditoría administrativa, auditoría operacional,
auditoría informática y auditoría gubernamental”.
Si tenemos en cuenta la manera como se ejerce la auditoría, esta puede clasificarse en: auditoría
externa y auditoría interna.
Auditoría externa:
Pérez, (1,998: 24), agrega: “Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, realizado por un contador público o firma de contadores
3
públicos. El auditor independiente no tiene vínculos laborales con la empresa, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinión objetiva sobre la forma como opera el sistema
de control interno y formular sugerencias para su mejoramiento”.
Para Pérez, (1,998: 24), “El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros,
pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura
de la fe pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información
examinada”.
“Los objetivos inmediatos de una auditoría externa independiente son:

 Juzgar si lo que presenta la administración en los estados financieros es correcto, y
 Rendir una opinión profesional e independiente respecto a la condición financiera y
resultados de operación con la empresa auditada”.
Auditoría interna:
Pérez, (1,998: 24), comenta que: “Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, es aquella llevada a cabo por los empleados de una misma
empresa o por un profesional y dependiendo de la administración o con vínculos laborales con la
misma empresa, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formulas
sugerencias para mejoramiento la empresa”.
“Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la fe pública”.
Además Pérez, (1,998: 24), “Una auditoría interna tiene a su cargo la evaluación permanente del
control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los
métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y
eficaz”.
Entre las funciones del auditor interno se pueden mencionar las siguientes:
 Salvaguardar los activos y cuidar sus correctas evaluaciones,
4
 Actualización y mejora de los procedimientos administrativos de registros,
 Dar fe del grado de veracidad y exactitud con que se han registrado en los libros de
contabilidad y se muestran en los estados financieros.
1.3. Objetivos de la auditoría:

Para Perdomo, (2,009: 120) los define como:
 Verificar su existencia física: Es decir la materialidad del documento que ampare el derecho
de cobro.
 Verificar la autenticidad del derecho de cobro: Que el adeudo es un derecho real a favor de la
empresa.
 Verificar su valuación y probabilidad de cobro: Determinar que las cifras que se muestran
como cuentas por cobrar, además de representar un derecho real son recuperables en ese
importe.
 Determinar limitaciones del derecho de cobro: Definir la existencia de algún compromiso

por el cual la empresa no puede exigir ampliamente el cobro del derecho que representan
(garantía, endoso, etc.).
 Cuidar su presentación adecuada de los estados financieros: Examinar si las cuentas por
cobrar están correctamente clasificadas en atención al origen (clientes – funcionarios y
empleados, etc) y en atención al plazo (cuentas por cobrar con plazo mayor de un año deben
separarse del activo circulante y destacarse en reglón especial).
1.4. Control interno:

Recuperado 31/10/2010http://controlinterno.udea.edu.co/ciup/nuevo: “Es una función que
tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos
de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización”.
5
Para Pérez, (1,998: 25), lo define como: “El sistema conformado por un conjunto de
procedimientos (reglamentos y actividades) que interrelacionadas entre sí, tiene por objeto
proteger los activos de una organización”.
Según Pérez, (1,998: 26), “El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y
control interno contable.
De acuerdo a Defliese, 1988: Control interno, es un sistema que incluye todas las medidas
adoptadas por una organización con el fin de proteger los recursos contra despilfarro, fraude e
ineficiencia; asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales; asegurar
el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía; y, evaluar el nivel de
rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la compañía.
Control interno administrativo:

Además Pérez, (1,998: 26), dice que: “Este no está limitado a el plan de la organización y
procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de
intercambios de métodos, medidas y procedimientos que tiene que ver fundamentalmente con la
eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas”.
Control interno contable:

Pérez, (1,998: 27), agrega que: “Este comprende el plan de la organización y los registros que
conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables,
mediante la utilización de métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente
con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad, estos tipos de
controles brindan seguridad razonable”.
“El propósito de la auditoría es brindar seguridad razonable de la información en los

estados financieros contables y estén libres estos de errores sustanciales y aseveraciones
erróneas”.
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Aspectos de control interno:
Según Perdomo, (2,009, 120:121) los define como:
a) Separación de labores de las personas que operan los registros auxiliares, de quienes reciben
cobros y/o realizan ventas.
b) Establecimiento de límites de crédito y designación de funcionarios autorizados para
otorgarlos.
c) También para el otorgamiento de descuentos y rebajas.
d) Autorización especial para la cancelación de cuentas incobrables.
e) Conexión periódica de los registros auxiliares con el mayor.
f) Envíos regulares de estados de cuenta y solicitud de confirmación de adeudo.
g) Elaboración de balances por antigüedad y estudio periódico de la recuperación de saldos
vencidos.
h) Investigación periódica de saldos rojos.
i) Arqueos periódicos de facturas, documentos, contraseñas de clientes.
1.5. Evaluaciones de riesgo y control interno:

Además, la NIA 400, indica que: “El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA),
es establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas
de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo
inherente, riesgo de control y riesgo de detección”.
Control interno:
Para la NIA 400, “Es un sistema de control, el cual está compuesto por todas las medidas de
comunicación y coordinación que facilitan que una empresa, pueda administrar en forma
eficiente y segura a sus departamentos y unidades administrativas y operativas”.
Es decir en otras palabras, que son los lineamientos que rigen al control interior de una
empresa.
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Objetivos generales:
Según la NIA 400, “Los objetivos que se persiguen con la implantación de un sistema de control
interno, se puede resumir así”:
 Protección de sus activos:

Es mantener una adecuada pero no segura protección de los activos de la empresa, contra
pérdidas por utilización o disposición no autorizada y la confianza de que se han utilizado
registros contables adecuados para la preparación de sus estados financieros.
 Obtención de información financiera, razonable y oportuna:

La información financiera constante, razonable y oportuna es básica para el desarrollo de la
empresa, púes en ella descansa todas las decisiones que deban tomarse y los programas que
han de normar las actividades futuras.
 Eficiencia operativa:
Se logra cuando todas las operaciones de una empresa se desarrollan con eficiencia; para esto
se formulan principios, se adecúan métodos al desarrollo operacional de la empresa.
Aspectos básicos sobre aseveraciones de control interno:

 Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones
financieras.
 Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.
 Asegurar el cumplimiento de las políticas y normativas de la entidad.
Riesgo de auditoría:
Para la NIA 400, “Es el que el auditor dé una opinión inapropiada cuando los estados financieros
están elaborados en forma errónea. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo
inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
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Riesgo inherente:
Según la NIA 400: “Es la posibilidad de que el saldo de una cuenta o una clase de transacción
haya sufrido distorsiones que puedan producir efecto en una sola cuenta o acumularse con
distorsiones de otros saldos o clase de transacciones. También se puede definir como el riesgo de
que pueda ocurrir un error en una aseveración de los estados financieros, ignorando los efectos de
los controles internos, asumiendo que no hubo controles internos relacionados”.
Factores que determinan un riesgo inherente alto:

1. Poca experiencia y competencia por parte del personal contable.
2. Alta rotación de personal
3. Cambio de programas contables
4. Evasión Fiscal
Riesgo de control:
La NIA 400, agrega que: “Es la posibilidad de que distorsiones que puedan resultar significativas,
puedan producir errores de registración o exposición como consecuencia de no haber sido
prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por los sistemas de procesamiento de datos y
control interno. El riesgo de control interno, también se puede definir como el riesgo de que los
controles internos fallen en detectar un error o una irregularidad”.
Riesgo de detección:
Además la NIA 400, lo identifica como: “Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos
aplicados por el auditor no detecten un error en el sistema de control interno o en un saldo de una
cuenta o transacción, que podría resultar de importancia relativa, individualmente o cuando se
agrega con representaciones erróneas en otros saldos”.
Riesgo de error:
La Norma Internacional de Auditoría (NIA 400), comenta que: “Es la combinación del riesgo
inherente con el riesgo de control”.
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1.6. Procedimiento de auditoría:
Perdomo, (2,009: 121), agrega que:
Confirmación de adeudo:
“Conocida como circularización”, “Consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que
conteste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo”.
Clases de confirmación:
“Positiva”: “Cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito. El cliente siempre contesta
esté o no de acuerdo”.
“Negativa”: “Cuando se le pide que conteste solo cuando no esté de acuerdo”.
Confirmación positiva:
“Positiva Directa”: “Cuando se le proporciona el saldo para que pueda comparar con sus registros
contables. Se anota el saldo en la confirmación y diga SI ó NO”.
“Positiva Indirecta (ciega)”: No se le menciona el saldo para que proporcione sus propias
cifras.
Cobros posteriores:
“Consiste en verificar los pagos o entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuadas por los
clientes en los días inmediatos siguientes a la fecha de cierre”.
El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce, es decir, de que la
cuenta por cobrar es real.
1.7. Arqueo de documentación:

Perdomo, (2009: 123), indica que: “Sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a
favor de la Empresa los documentos motivo de arqueo son: Letras de cambio, pagarés, facturas,
contraseñas de los clientes pendientes de cobro”.
10
Análisis de saldos:
Perdomo, (2009, 123) agrega que: “Consiste en el estudio de los movimientos de las cuentas para
determinar la corrección de las operaciones asentadas en ella. Se aplica el análisis a saldos
importantes para fortalecer los procedimientos anteriores”.
Conexión contra otras cuentas:

Perdomo, (2,009: 124), comenta que: “En este procedimiento se aprovechan los efectos de la
partida doble (dualidad económica) ejemplo que todos los cargos a clientes en un período
determinado correspondan a las ventas registradas en ese mismo período, o que todos los créditos
correspondan a ingresos”.
Estudio de la recuperabilidad:
Para Perdomo, (2,009: 124): “Este estudio se lleva a cabo como sigue”:
 Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los deudos más importantes y/o
más antiguos.
 Solicitando a los abogados de la empresa su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se
encuentra tramitado.
 Analizando la correspondencia en los expedientes de clientes.
Con los resultados de la investigación se puede juzgar si el importe de la estimación para cuentas
incobrables es suficiente o insuficiente.
1.8. Análisis de la estimación para cuentas incobrables:

Perdomo, (2,009 : 124), agrega que: “El estudio de la recuperabilidad, es un factor muy
importante que define la razonabilidad de esta cuenta, pero en el cual debe hacerse
un estudio específico de los movimientos contables que haya mostrado durante el año.
El decreto 26-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto Sobre la Renta,
indica en su artículo 38 inciso q) que las deudas incobrables, siempre que se originen en
11
operaciones del giro habitual del negocio y que se justifique tal calificación se pueden estimar
como cuentas incobrables, por un máximo anual del 3% del total de los documentos por cobrar o
los saldos deudores. La justificación de los saldos se realizara mediante pruebas fehacientes de
los cobros hechos o por procedimiento judicialmente.
1.9. Venta:
Para Ruiz, (2,001: 44), la define como: “Es una transacción comercial mediante la cual se
transfiere a dominio ajeno una cosa propia o se presta un servicio por un precio
pactado”.
Según A. Suárez, (2,000: 42), define como venta: “A la cesión, mediante un precio, de algún bien
o servicio, dicha venta puede ser al contado y al crédito”.
Ley del Impuesto al Valor Agregado:
El artículo 2 numeral 1) de la ley del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), Decreto

27 – 92, del Congreso de la República de Guatemala, agrega que es: “Todo acto o contrato
que sirva para transferir a título oneroso el dominio total o parcial del bien o de
bienes muebles o inmuebles situados en el territorio nacional, o derechos reales sobre
ellos independientemente de la designación que le den las partes y del lugar en que
se celebre el acto o contrato respectivo”.
Además el artículo 2 mural 2) de la ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), según el
Decreto 27 - 92, del Congreso de la República de Guatemala, la define como servicio: “A la
acción o prestación que una persona hace para otra y por la cual percibe un
honorario, interés, primas, comisión o cualquiera otra forma de remuneración, siempre
que no sea en relación de dependencia.”
Venta al contado:
Ruiz, (2,001: 45), comenta que: “Es cuando el precio de la cosa entregada o el valor del servicio
prestado se recibe en el mismo momento de la transacción”.
12
Venta a crédito:
Ruiz, (2,001: 45), agrega que: “Es cuando el importe de la cosa entregada o el valor del servicio
prestado se cobrará posteriormente”.
1.10. Cuentas y documentos por cobrar:

Perdomo, (2009:119), agrega que: “Son los créditos a favor de la empresa, en documentos o en
cuenta corriente, provenientes de ventas de mercaderías o servicios (clientes) de préstamos o
pagos por cuentas de terceros (otras cuentas por cobrar)”.
Según el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA), la define como:
“Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por las ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto similar, las cuentas por cobrar
representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de
préstamos o cualquier otro concepto similar”.
Recuperado 02/11/2010 http://www.soloeconomia.com/cuentas/cobrar.html: Las cuentas por

cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la
generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante. Entre las principales
cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran:
Clientes. Funcionarios y empleados.
Documentos por cobrar. Deudores diversos.
Asimismo pueden existir algunas otras cuentas tales como ¨intereses por cobrar¨, ¨dividendos por
cobrar¨, ¨renta por cobrar¨ y otros conceptos más por cobrar.
Las cuentas por cobrar a clientes representan la suma de dinero que corresponde a la venta de
mercancías, o la prestación de servicios a crédito a un cliente. La cuenta por cobrar llamada¨
funcionarios y empleados ¨son partidas por cobrar originadas por préstamos a funcionarios de la
compañía. El interés acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a empleados se
registran por separado como ¨Intereses por cobrar¨. De los varios tipos de partidas por cobrar que
existen, las dos más conocidas son los documentos por cobrar y los clientes.
13
Recuperado 02/11/2010 http://www.mailxmail.com/curso-conocimientos-basicos-
contabilidad/cuentas-cobrar: Están constituidas por créditos a favor de las empresas,
correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales, incluyendo
cuentas de clientes, documentos por cobrar, letras por cobrar, entre otros.
Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente cuando se espera convertir en
dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un año.
Clientes: Dentro de las cuentas por cobrar, una de las partidas más importantes es la cuenta
clientes, pues se origina en la venta de mercaderías al crédito.
La cuenta clientes se carga por el monto de la venta más el IVA DF, que es el impuesto cobrado
por las ventas. Esta cuenta es abonada por los pagos que realizan los clientes. El saldo deudor de
la cuenta representa el derecho a cobrar sobre los clientes.
Cuentas por cobrar:

Según Ruiz Orellana, 2002, dice que son las personas que adeudan a la empresa por mercaderías
vendidas al crédito en las cuales medie un título de crédito o documento mercantil.
Clientes morosos:
Dice Ruiz Orellana, 2002, que son los clientes que no pagaron su deuda en la fecha convenida.
Estimación para cuentas incobrables:

Para Ruiz Orellana, 2002, Es presumir que algún cliente no pague un crédito en el futuro. La
cual se toma como cuenta regularizadora del activo.
Mientras que para el decreto 26-92, todo documento o saldo deudor mayor a un año se puede
deducir de los estados financieros mediante la estimación de cuentas incobrables, para lo cual
hay que realizar los cobros necesarios para tener pruebas fehacientes en su contra, cuyos saldos
si en un futuro cercano son recuperables hay que tomarlo como ingreso dentro del periodo de
imposición en que ocurra la recuperación.
14
Capítulo 2
Planteamiento del problema:

Las organizaciones enfrentan muchos problemas que deben de ir resolviendo basado en
herramientas que les permitan la comprensión del entorno y de todas las variables de
dichos problemas, uno de los que más aquejan a las empresas en nuestro entorno y a nivel
nacional son los relacionados a los controles, ya que las que carecen de estos
instrumentos se encuentran propensas a una serie de dificultades, tanto laborales como
financieros. Esta necesidad de asignación de controles encierra una serie de propósitos, los
cuales son de suma importancia para el manejo de la empresa, entre los que se
describen:
a) Proporcionar información para la toma de decisiones económicas,

b) Brindar en cualquier momento la información verídica del movimiento de cuentas por
cobrar,
De estos propósitos u objetivos surge, la necesidad urgente de implementar un sistema de

controles, que proporcionen información financiera para hacer análisis económicos y para
la toma de decisiones de forma oportuna, asimismo que muestre y permita de manera
rápida, controlar al máximo las cuentas por cobrar de la empresa, las cuales ayudaran a
la recuperación de los créditos de forma eficiente.
La empresa Estación de Servicios DAYANA SCOTT 77, es una empresa dedicada a la

compra y venta de carburantes y lubricantes, dentro de su principal reto se encuentra el
establecer una estrategia administrativa para la estructuración de controles en las cuentas
por cobrar, para que las personas que intervengan directamente en el manejo de las
cuentas por cobrar, lleven un control detallado del consumo de combustibles por los
clientes y llevar al día los registros para poder determinar en cualquier instante el saldo
adeudado y lograr así las recuperaciones de forma eficaz.
15
2.1. Título de la investigación:
"Estrategia administrativa para la estructuración de controles de las cuentas por cobrar en
Estación de Servicios DAYANA Scott 77.", ubicada en el kilometro 90.5, carretera al
Atlántico, en jurisdicción de la Aldea Magdalena, San Agustín Acasaguastlán, El
Progreso.
2.2. Justificación:
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento de
una empresa, por lo cual es importante conocer nuestro control interno, para la toma de
decisiones adecuadas en las ventas al crédito. Si este proceso se lleva a cabo de manera
eficiente se pueden minimizar el riesgo de tener cuentas incobrables dentro de la
empresa, ya que por medio de estos controles se puede determinar la antigüedad de
saldos y realizarse así la cobranza y de esta manera lograr la recuperabilidad de los
créditos.
Una mala administración de este rubro y una mala contabilización, podrían provocar en
la empresa información errónea que les lleve a tomar malas decisiones que posiblemente
en el corto plazo no tengan repercusiones financieras, sin embargo en el mediano y largo
plazo podrían tener no solo financieras sino económicas.
En base a esto se pretende desarrollar una estrategia administrativa para la estructuración

de controles adecuados para las cuentas por cobrar de la Estación de Servicios DAYANA
Scott 77.
2.3. Objetivos:
2.3.1 Objetivo general:

Identificar una estrategia administrativa para la estructuración de los controles de las
cuentas por cobrar en la empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77.
16
2.3.2 Objetivos específicos
Conocer qué empleado es el responsable de llevar el control de las cuentas por cobrar de
la empresa.
Analizar los procesos que se llevan actualmente en la obtención de información.
Identificar el origen de la mala administración del rubro de cuentas por cobrar.
2.4 Alcances y límites
2.4.1 Alcances
Dentro de los alcances podemos mencionar los siguientes:
Espacial:
La presente investigación se realizó en una empresa dedicada a la compra venta de combustibles
denominada “Estación de Servicios DAYANA Scott 77.” ubicada en el kilometro 90.5,
carretera al Atlántico, sobra la Aldea Magdalena, San Agustín Acasaguastlán, El Progreso.
Temporal:
El proyecto de estudio se realizó del 14 de agosto de 2010 al 07 de Mayo de 2011.
Teórica:
Los libros utilizados fueron de los autores que han escrito sobre auditoría, sobre el control
interno, tales como: Auditoria de Empresas Comerciales (Zoila Esperanza Roldan), Ley del
Impuesto al Valor Agregado, Procedimiento y Técnicas de Auditoría II (Mario Leonel Perdomo
Salguero), Contabilidad General (Alfredo Enrique Ruiz Orellana), Procedimientos de Auditoría
(Gilberto Rolando Pérez Orozco). (Bibliografía que tome en base libros, revistas y prácticas).
2.4.2 Límites
No se encontró ninguna limitación en la elaboración de la práctica empresarial dirigida.
17
Capítulo 3
Metodología:
3.1 Tipo de investigación:

La presente investigación es de tipo descriptiva, la que Hernández, Fernández y Baptista (2003:
119), definen como “aquella que busca especificar propiedades, características y rasgos
importantes de cualquier fenómeno que se analice”.
3.2 Sujetos de la investigación:

Las personas que serán sujetos de estudio para el desarrollo de la presente investigación, son 3
personas que ocupan los siguientes puestos de trabajo dentro de la empresa Estación de Servicio
DAYANA Scott 77.
3.2.1 Personas
Administrador
Auxiliar del Administrador
Contador
3.2.2 Unidades de análisis:

Como parte de la documentación que figuran instructivos y folletos en los cuales se
encuentra información de la empresa Estación de Servicio DAYANA Scott 77, como historia,
productos que ofrece y los servicios que da al público en general que hace uso de sus
instalaciones.
3.3 Instrumentos:
Para el desarrollo del presente trabajo de Práctica Empresarial Dirigida y obtener
información de los sujetos de estudio se utilizaron los siguientes instrumentos de
investigación:
18
Cuestionario dirigido al administrador de la empresa estación de servicios
DAYANA Scott 77.
Compuesto por diez (10) preguntas abiertas y cerradas; que persigue conocer información
relacionada con la empresa y así contar con datos reales que nos permita conocer sus procesos,
unidades que intervienen en la prestación de servicios, personal y controles que se llevan
actualmente. (Ver Anexo No. 3).
Cuestionario dirigido al auxiliar de estación de servicios DAYANA Scott 77.

Compuesto por diez (10) preguntas abiertas y cerradas; que persigue conocer información
relacionada con la empresa y así contar con datos reales que nos permita conocer sus procesos,
unidades que intervienen en la prestación de servicios, personal y controles que se llevan
actualmente. (Ver Anexo No. 4).
Cuestionario dirigido al contador de estación de servicios DAYANA Scott 77.

Compuesto por diez (10) preguntas abiertas y cerradas, que persigue conocer información
relacionada con la empresa y así contar con datos reales que nos permita conocer sus procesos
sobre los controles que emplean. (Ver Anexo No. 5)
3.4. Procedimiento:
Para la realización de la presente Práctica Empresarial Dirigida fue necesario desarrollar los
siguientes pasos:
Visita a la empresa para recabar información general de la empresa para el contacto inicial
Entrevistas personales con el Gerente General y personal de la empresa objeto de estudio
Investigación preliminar para detectar la problemática
Aplicación de instrumentación
Recopilación y análisis de información
Estructuración del Foda
Se seleccionó el tema de investigación
19
Se planteó el problema, metodología y aporte de la investigación
Se elaboró el marco teórico y fuentes de consulta
Se definió la introducción de la Práctica Empresarial Dirigida –PED-
Se estructuraron los instrumentos de investigación
Se validaron los instrumentos
3.5. Diseño de la investigación

El diseño de esta Práctica Empresarial Dirigida se considera mixto, o sea una mezcla entre
documental y de campo, ya que se consultaron libros de textos y visitas a la empresa a través de
la aplicación de entrevistas, cuestionarios y método de observación.
20
Capítulo 4
Aporte:
4.1. Empresa:
El aporte de la investigación es de beneficio directo para la empresa Estación de Servicios
DAYANA Scott 77, para aplicar procesos de controles internos dentro de la empresa.
4.2. Universidad:
La presente investigación se espera que sea un documento de referencia para estudiantes de la
Universidad Panamericana para realización de trabajos futuros.
4.3. Guatemala:
Este documento busca ser fuente de información para futuros profesionales y toda aquella
persona interesada en el tema, para contribuir al desarrollo organizacional de las empresas
guatemaltecas.
21
Capítulo 5
Análisis de los resultados:
Este capítulo circunscribe la manifestación y análisis de resultados que de la concentración de los
instrumentos; y una confrontación de dicha manifestación con el marco teórico para determinar
si se alcanzó el objetivo trazado y si se respondió la pregunta de investigación.
Estados Financieros de la Empresa DAYANA Scott 77

Balance General
ACTIVO % integral
Propiedad, Planta y Equipo Q 1,013,839.99
Corriente
Caja y Bancos Q 107,365.57 05.11%
Inventario de mercadería Q 499,430.00 23.79%
IVA Crédito Fiscal Q 14,712.44 00.70%
ISR Por acreditar Q 29,808.00 01.42%
Cuentas Por cobrar Q 265,256.00 12.64%
ISO Por acreditar Q 29,169.16 01.39%
IDP Q 68,098.82 03.24%
No Corriente Q 1,085,098.22
Inmuebles Q 895,687.00 41.84%
- Depreciación Acumulada Edificios Q 17,568.70
Maquinaria y Equipo Q 229,977.68 09.87%
-Depreciación Acumulada Mob y Eq. Q 22,997.76
Total Activo 100% Q 2,098,938.21
PASIVOS
Corriente Q 28,169.71
ISR Por pagar Q 15, 877.42 00.76%
ISO Por pagar Q 12,292.29 00.58%
PATRIMONIO NETO
Capital Q 2,070,768.50
Capital Q 1,813,650.32 86.41%
Ganancia del periodo Q 257,118.18 12.25%
SUMAN PASIVO Y CAPITAL 100% Q 2,098,938.21
Fuente: Proporcionados por el contador.
22
Estado de resultados empresa DAYANA Scott 77
INGRESOS POR VENTAS
Ventas brutas 5,400,048.42
Costo de Ventas
Inventario Inicial de mercaderías 190,554.03
(+) Compras 5,143,739.72
(+) Fletes sobre compras 0.00 5,143,739.72
Sub-total 5,334,293.75
(-) Inv. Final 499,430.00
Costo de Ventas 4,834,863.75
Renta bruta 565,184.67
Costos y Gastos
De operación
Gastos generales 41,052.49
Repuesto y Reparaciones de vehículo 2,099.33
Energía eléctrica 21,061.38
Combustibles y Lubricantes 22,741.34
IDP gastos 2,061.44
Gastos de construcción 50,034.79
Depreciación maquinaria y Equipo 37,595.54 176,646.31
Gastos de Oficina
Servicios telefónico 2,521.88
Correspondencia 69.64
Papelería y Útiles de Oficina 298.44
Gastos de Oficina 13,013.35 15,903.31
Resultado 372,635.05
31 % de ISR a pagar sobre ganancia 115,516.87
Ganancia del ejercicio 257,118.18
Fuente: Proporcionados por el contador.
Razones financieras:
Es uno de los instrumentos más usados para realizar análisis financiero de entidades, ya que estas
pueden medir en un alto grado la eficacia y comportamiento de la empresa. Estas presentan una
perspectiva amplia de la situación financiera de una empresa, puede precisar el grado de liquidez,
de rentabilidad, el apalancamiento financiero, la cobertura y todo lo que tenga que ver con su
actividad.
23
Con la información anteriormente presentada se realizó el análisis de los estados financieros a
través de razones financieras, en las cuales se determinaron los índices de liquidez,
endeudamiento, rentabilidad y capital de trabajo, en las cuales los índices son muy importantes
por la actividad comercial de la empresa, a continuación los análisis de razones financieras.
Índice de liquidez:
Este índice permite saber si los activos circulantes de la empresa pueden servir para cumplir las
obligaciones de pasivos circulantes. Esta razón representa el financiamiento con que cuenta la
empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo.
Solvencia = Activo corriente / Pasivo corriente

Solvencia = 1,013,839.99 / 28,169.71
Solvencia = 35.99
Este indicador expresa la capacidad de la empresa para pagar las deudas a corto plazo, por cada
quetzal de deuda que tiene a corto plazo cuenta con Q. 35.99 en efectivo o sus equivalentes para
cubrirlo. Se puede observar que es una empresa con una solvencia aceptable por estar por encima
del 1.5% para afrontar las obligaciones que posee a corto plazo.
Prueba Ácida:
Este cálculo determina cual sería la capacidad de pago que tiene la empresa,
considerando sólo el efectivo y el efectivo próximo (cuentas por cobrar) es decir, excluyendo sus
mercaderías.
Prueba del Ácido = Activo Corriente - Inventario / Pasivo Corriente

Prueba del Ácido = 1,013,839.99 - 499,430.00 / 28,169.71
Prueba del Ácido =
24
Este indicador expresa la capacidad de la empresa para responder a las obligaciones a corto plazo
con los activos que se consideran líquidos en un período por lo general no mayores a 90 días, es
por eso que, se elimina el rubro de inventarios, por cada quetzal que de deuda a corto plazo
cuenta con Q. 18.26 en efectivo o sus equivalentes para cubrirlo. Se puede observar que es una
empresa con una solvencia alta, debido a que se encuentra por encima del 1% para afrontar las
obligaciones que posee a corto plazo.
Razón acidísima:
Permite determinar los recursos líquidos de que dispone la empresa, para cumplir sus
compromisos, sin considerar otras cuentas del activo circulante, es decir, sólo caja y
bancos.
Razón Acidísima = Caja + Bancos / Pasivo Circulante

Razón Acidísima = 107,365.57 / 28,169.71
Razón Acidísima = 3.81
Este indicador expresa la capacidad de la empresa para pagar las deudas a corto plazo, por cada
quetzal de deuda que tiene a corto plazo cuenta con Q. 3.81 en efectivo para cubrirlo.
Capital de trabajo:
Capital de trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente

Capital de trabajo = 1,013,839.99 - 28,169.71
Capital de trabajo = 985,670.28
Este indicador muestra el dinero invertido que rota constantemente en los activos. Indica que
para las deudas a corto plazo, la empresa cuenta con un capital de Q. 985,670.28, el cual es
aceptable , debido a que mientras mayor es el valor de éste, mejor es la productividad del Capital
del Trabajo, lo que se traduce en una mayor rentabilidad para la empresa.
25
Movilidad activo corriente:
Movilidad activo corriente = Activo corriente / Activo total

Movilidad activo corriente = 1,013,839.99 / 2,098,938.21
Movilidad activo corriente = 0.48
Este indicador muestra la cantidad de efectivo o su equivalente que se encuentra invertido en

activos de recuperabilidad rápida; el 48% de la inversión se encuentra en los activos corrientes,
considerandos como líquidos o de mayor recuperabilidad.
Índice de endeudamiento:
Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total

Endeudamiento = 28,169.71 / 2,098,938.21
Endeudamiento = 0.01
Es indicador muestra el porcentaje en que los activos están comprometidos de acuerdo a los
pasivos que posee la empresa, el 1% de los activos se encuentra comprometidos, lo cual es un
porcentaje bastante aceptable, considerando que puede enfrentar las obligaciones que posee sin
hacer uso de las cuentas de patrimonio.
Apalancamiento financiero:
Apalancamiento = Pasivo Total / Capital Contable

Apalancamiento = 28,169.71 / 2,070,768.50
Apalancamiento = 0.01
26
Este indicador expresa la relación que existe dentro de la estructura de capital entre los recursos
proporcionados por terceros y los fondos propios; se puede observar que el total de lo adeudado
no supera al capital; es decir que el financiamiento que utiliza es mínima.
El rubro más representativo para hacer análisis de la empresa estación de servicio DAYANA
SCOTT 77, son los inmuebles, asimismo el inventario de mercadería, además las cuentas por
cobrar y el rubro de maquinaria y equipo, ya que son los que mayor representación tienen dentro
del Balance General de la empresa, pero se le da prioridad al rubro de cuentas por cobrar el cual
cuenta con 12.64% del total del activo de la empresa, el cual se encuentra dentro del rubro de
mercaderías, los análisis realizados a la empresa para determinar su liquidez, rentabilidad y la
cobertura de sus obligaciones que si cuenta con suficiente liquidez y rentabilidad para continuar
con sus operaciones comerciales.
Análisis fiscal de los impuestos afectos:

La empresa se encuentra inscrita el régimen general, de conformidad con el Decreto número
27-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto al Valor Agregado, en
donde presento sus declaraciones mensualmente durante el periodo terminado en Diciembre del
año 2,010.
Asimismo se encuentra inscrita en régimen optativo, de conformidad con el Decreto número

26-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto Sobre la Renta, de
conformidad con el artículo 61, literal c) presentando trimestralmente sus pagos por una
cuarta parte del impuesto determinado en el período de liquidación definitiva anual
anterior y realizando el ajuste correspondiente en el cuarto trimestre para el pago total
del impuesto.
Opta por acreditar los pagos del Impuesto de Solidaridad al Impuesto Sobre la Renta, de
conformidad con el artículo 11 literal a) del Decreto número 73-2008 del Congreso de la
República de Guatemala.
27
5.1 Cuestionario:
Cuestionario dirigido al administrador, auxiliar de administración y contador externo de la
empresa estación de servicio DAYANA SCOTT 77, descrito en el anexo 3, 4 y 5.
Conocer si la empresa objeto de estudio cuenta con un adecuado control de las cuentas por
cobra por combustibles por cada uno de los clientes.
Saber si están aplicando el control interno adecuado para evaluar las cuentas por cobrar.
Establecer el grado de problemática que existe en la empresa referente al rubro de cuentas por
cobrar que es de importancia relativa dentro de los estados financieros.
Determinar el grado de control y procedimientos que se tienen en las cuentas por cobrar, así
como su valuación y las políticas que la empresa utiliza para su recuperabilidad.
Verificar si en la empresa tienen establecido realizar estimaciones por cuentas por cobrar.
A continuación se presentan los hallazgos encontrados con la aplicación de dicho instrumento y

se comparan con los autores que han escrito sobre el tema:
Para Pérez, (1,998: 25), al control interno lo define como: “El sistema conformado por un
conjunto de procedimientos (reglamentos y actividades) que interrelacionadas entre sí, tiene por
objeto proteger los activos de una organización”.
De acuerdo a Defliese, 1988: Control interno, es un sistema que incluye todas las medidas
adoptadas por una organización con el fin de proteger los recursos contra despilfarro, fraude e
ineficiencia; asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales; asegurar
el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la compañía; y, evaluar el nivel de
rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la compañía.
28
La empresa no tiene controles contables para el eficaz manejo de las cuentas por cobrar, ya que
ésta se encuentra en proceso de restructuración contable financiera y aún no han iniciado con la
presente área. En la actualidad los procedimientos y controles se llevan en forma empírica y de
acuerdo con la experiencia del personal encargado de éste rubro.
De conformidad con la NIA 400. El control interno es:
 Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones

financieras.
 Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.
 Asegurar el cumplimiento de las políticas y normativas de la entidad.
La empresa estación de servicio DAYANA SCOTT 77, no cumple con tener control
interno dentro de sus actividades que realiza, ya que carece de controles dentro del rubro de
cuentas por pagar. Dicho rubro se encuentra desordenado y sin ninguna integración que ayude a
saber el monto exacto de las cuentas por cobrar a determinada fecha, ya que la única forma de
determinar el monto es sumando el total de los vales. Proceso el cual es corrido una vez por
semana.
Según Pérez, (1,998: 26), clasifica al control interno en: Control interno administrativo y control
interno contable.
Control interno administrativo:

“Este no está limitado a el plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el
proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios de métodos, medidas y
procedimientos que tiene que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas”.
29
Asimismo no se cumple con el control administrativo, ya que no se cuenta con ningún
método, medidas y procedimientos para la eficiencia de las operaciones realizadas dentro de la
empresa.
Control interno contable:

“Este comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los
activos y a la confiabilidad de los registros contables, mediante la utilización de métodos,
medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a
la confiabilidad de los datos de contabilidad, estos tipos de controles brindan seguridad
razonable”.
El propósito de la auditoría es brindar seguridad razonable de la información en los estados
financieros contables y que estén libres de errores sustanciales y aseveraciones erróneas.
También cabe mencionar que para tener un control contable, es necesario tener una estimación de
cuentas incobrables, ya que la misma nos sirve para tener una cartera sana, de futuros
acontecimientos en que alguno de los clientes no cumpla con realizar sus pagos y una buena
clasificación de los registros en el rubro de cuentas por pagar, esto para tener un dato exacto de la
cartera de cuentas por cobrar.
Cuentas por cobrar:

Según Ruiz Orellana, 2002, dice que son las personas que adeudan a la empresa por mercaderías
vendidas al crédito en las cuales medie un título de crédito o documento mercantil.
En la empresa estación de servicio DAYANA SCOTT, es un rubro muy importante ya que este
rubro comprende un 13% del total de sus activos, por lo que el control interno es muy importante
para controlar dichos registros.
Clientes morosos:
Dice Ruiz Orellana, 2002, que son los clientes que no pagaron su deuda en la fecha convenida.
30
Estimación para cuentas incobrables:
Para Ruiz Orellana, 2002, Es presumir que algún cliente no pague un crédito en el futuro. La
cual se toma como cuenta regularizadora del activo.
La estimación para cuentas incobrables dentro de cualquier empresa es una cuenta

regularizadora, la cual nos permite mantener una cartera sana morosidad, asimismo nos permite
establecer el monto mínimo a estimas, el cual conforme a las políticas de cada empresa se
pueden estimar lo que consideren conveniente a las cuentas por cobrar que se cubrirán con dicha
estimación.
Hallazgos encontrados:
La empresa estación de servicios DAYANA SCOTT 77, carece de control interno en su control
de cuentas por cobrar, la cartera que tiene vigente en cuentas por cobrar a la fecha de nuestra
auditoría representa un 12.64% del valor de sus activos totales.
Las deficiencias encontradas son las siguientes:
 No se cuenta con un control actualizado para determinar el valor de las cuentas por
cobrar. El procedimiento que se utiliza para saber el valor de dicho rubro es sumar todos
los vales, en cada una de las carpetas de los clientes, para obtener el total individual de
carpetas y luego sumar el total de cada carpeta y determinar el total de las cuentas por
cobrar.
 Falta de información personal de los clientes.

Únicamente se cuenta con un nombre y un apellido de los clientes y un número de
teléfono.
En mi criterio se debería de contar con un expediente por cliente, el cual deberá de contener:
- Fotocopia de cédula de vecindad o DPI,
- Solicitud de crédito por cliente,
31
- Un análisis de capacidad de pago de los clientes, hecho por la gerencia,
- Resolución de autorización de crédito, hecha por la gerencia,
- Contrato mutuo de la cantidad que se le otorgara de crédito o su equivalente, pactando las
fechas de pago, dirección exacta del domicilio del cliente,
- Mínimo dos números de teléfono por cliente.
- Contar con referencias comerciales.
 No se cuenta con estimaciones para cuentas incobrables. La estimación por cuentas

incobrables es muy importante en el momento del incumplimiento de determinado cliente en
un futuro, ya sea por irresponsabilidad o por otro acontecimiento, ya que la estimación
ayudara a mantener una cartera sana.
 No se tiene una persona directamente responsable en realizar los cobros a los clientes por los
incumplimientos en sus pagos.
 No se tiene un historial del récord de la forma de pago de cada cliente, ya que no se han
manejado archivos de la información de los clientes durante sus créditos.
 Se encontraron gastos dentro del rubro cuentas por cobrar en los conceptos de, compra de
jabón en polvo para el lavado de vehículos de clientes que realizan consumo de combustible,
combustibles para la planta eléctrica, pago de flete de arena de rio y compra de materiales de
construcción.
 Las cuentas incobrables no pueden ser recuperadas de conformidad con la Ley, ya que no se
cuenta con un documento que soporte los créditos, ya que dichos créditos son otorgados
únicamente confiando en la palabra del cliente que regresara a cancelar el vale, ya que para
poder entablar una demanda es necesario tener soporte del crédito otorgado al cliente.
A criterio del investigador, estos forman parte de los gastos por los que hay que realizar
ajuste para poder descargarlos de las cuentas por cobrar.
32
Capítulo 6
Resultados de la investigación:
A continuación se presentan los resultados de los tres instrumentos aplicados a los sujetos de
estudio.
Los resultados obtenidos del cuestionario dirigido al administrador de la Empresa Estación de
Servicio DAYANA SCOTT, se presentan a continuación.
Tabla No. 1
PREGUNTA RESPUESTA
NO, No tenemos un archivo que nos muestre
¿Considera usted que dentro de la empresa se lleva todos los valores pendientes de pago,
un adecuado control de las cuentas por cobrar? únicamente un formato que muestra los
últimos 20 vales.
¿El Gerente de la empresa tiene conocimiento de la SI, A veces se le comunica la cantidad de
cantidad de créditos otorgados a los clientes?: créditos otorgados a los clientes.
¿Qué tipo de controles se llevan dentro de la De forma manual, se llevan folder con todos
empresa, para determinar los créditos en las cuentas los todos los vales pendientes de pago y un
por cobrar? control impreso por los vales.
¿Se lleva un control de las cuentas por cobrar, en NO, solo si se verifican o revisan todos los
donde se pueda determinar si se entró en morosidad vales que se encuentran en los folder y se
de forma mensual? verifican las fechas de cada vale.
¿Tiene conocimiento de la cantidad de créditos NO, porque: hay que contar todos los vales
otorgados a la fecha, de una forma ágil e inmediata, de los folder de forma manual para
por medio de algún control de las cuentas por determinar el monto de créditos otorgados lo
cobrar?: cual es un poco tardado.
¿Se lleva un historial de créditos otorgados a los NO, Solo se cuenta con los archivos de las
clientes dentro de la empresa?: copias de los vales cancelados.
¿Realiza cobros a los clientes que se exceden en el NO, el gerente es el que tiene la atribución de
plazo de pago? llamar a los clientes para cobrarles.
¿Cuenta la empresa con una estimación para cuentas NO, no tiene ningún procedimiento para
33
incobrables?: crear una estimación.
¿Qué cantidad del capital de la empresa se encuentra Un 40% del capital, invertido en
en juego en las cuentas por cobrar? combustibles.
¿Se realizan revisiones periódicas de las cuentas por SI, Se realiza cada semana, sumando los
cobrar? vales de los folder por cliente.
Fuente: Elaboración propia.
Los resultados obtenidos del cuestionario dirigido al auxiliar de la administración de la Empresa

Estación de Servicio DAYANA SCOTT, se presentan a continuación.
Tabla No. 2
PREGUNTA RESPUESTA
¿Qué tipo de controles ejecuta dentro de la empresa Controles Manuales, el cual se realiza
para determinar la cantidad de cuentas por cobrar mediante un archivo que consta de un folder
que existen? con los vales vigentes o pendientes de pago.
¿Indique la periodicidad en la que retroalimenta los
controles de cuentas por cobrar? Se realiza de forma semanal.
¿Considera usted que dentro de la empresa se lleva NO, porque, no se conoce de forma
un adecuado control de las cuentas por cobrar? inmediata la cantidad de créditos vigentes.
¿Dentro de sus funciones a desarrollar dentro de la No, porque, es el gerente el responsable de
empresa se encuentra el de realizar cobros a los esta atribución y realizar los cobros a los
clientes que tienen atrasos en sus pagos? clientes.
¿Indique la periodicidad en la que se revisan las
cuentas por cobrar para determinar si existen clientes Se realiza de forma semanal, sumando los
que presenten atraso en sus pagos? vales de cada folder por cliente.
¿Tiene usted conocimiento de la cantidad de créditos NO, ya que solo se obtienen mediante la
otorgados a la fecha y un monto adeudado al día suma de los controles manuales o la suma de
hoy? vales vigentes.
¿Se lleva un historial de créditos otorgados a los SI, se lleva en folders con la copia de los
34
clientes dentro de la empresa? vales.
¿Cuenta la empresa con una estimación para cuentas NO, no se tiene ninguna estimación para este
incobrables? rubro
¿Se tiene suficiente información de los clientes
dentro de la empresa para efectuar cobros vía NO, Solo se tiene un número de teléfono.
teléfono?
¿Se realizan revisiones periódicas de las cuentas por
cobrar? SI, se realiza de forma semanal.
Los resultados obtenidos del cuestionario dirigido al contador de la Empresa Estación de

Servicio DAYANA SCOTT, se presentan a continuación.
Tabla No. 3
PREGUNTA RESPUESTA
¿Cuenta la empresa con controles adecuados sobre NO, únicamente con control en folder por
las cuentas por cobrar? clientes donde se encuentran los vales.
¿Cuenta la empresa con estimaciones para cuentas No, no se ha creado aun una estimación para
incobrables? este rubro.
¿Qué porcentaje aplica usted a las estimaciones de Ninguno, ya que no se ha implementado aun
cuentas por cobrar dentro de la empresa? en la empresa
¿Con que periodicidad realiza usted los cierres
contables? De forma anual.
¿Qué cantidad del capital de la empresa se encuentra Un 35% del capital invertido en los
en juego en las cuentas por cobrar? combustibles
¿En el tiempo que lleva prestándole sus servicios a SI, porque, no se tiene un control con los
la empresa, ha observado usted descontrol en los clientes para saber quien se atrasa en sus
controles de las cuentas por cobrar? pagos.
¿Los registros que se llevan en la administración de NO, ya que para presentarlos hay que realizar
35
las cuentas por cobrar siempre son presentados de un conteo de todos los vales para saber la
una forma inmediata al momento que se les cantidad que se adeuda por cada cliente para
solicitan? realizar la suma total.
¿Tiene usted conocimiento de la cantidad de créditos NO, porque, hay que contar todos los
otorgados dentro de la empresa? controles de forma manual
¿Se lleva un historial de créditos otorgados a los SI, por medio de folder en los que se guardan
clientes dentro de la empresa? los vales cancelados.
¿Se realizan revisiones periódicas de las cuentas por SI, se suman semanalmente para saber cuánto
cobrar? se adeuda.
36
Capítulo 7
Conclusiones:
A continuación se presentan las conclusiones derivadas de la presente investigación, las cuales
van dirigidas a la empresa objeto de estudio:
Los aspectos que deben considerarse para realizar la implementación de controles internos dentro
de la empresa estación de servicio DAYANA SCOTT 77 son:
En el trabajo de campo no se encontró ningún control interno que asegure el buen

funcionamiento de las cuentas por cobrar.
El administrador es el responsable de llevar el control de las cuentas por cobrar, asimismo de

revisar de forma semanal el total de los vales por cliente.
La falta de controles en el rubro de cuentas por cobrar no asegura una buena toma de
decisiones de forma vertiginosa
La alta rotación del personal administrativo genera el alto descontrol en las cuentas por
cobrar.
La falta de segregación de funciones entre los empleados de la administración general que no

se llegue a un acuerdo al manejo del rubro de cuentas por cobrar.
Diseño de un flujograma de procesos para tener orden en la elaboración de controles de las

cuentas por cobrar.
No se elaboran estimaciones para las cuentas incobrables.
37
Capítulo 8
Propuesta:
El control es una etapa fundamental en la administración de una empresa en la
actualidad, pues, aunque cuente con grandiosos propósitos y una distribución organizacional
apropiada no se podrá identificar cuál es la condición existente de la organización si no existe un
componente que se garantice e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos
propuestos.
Actualmente los factores económicos son muy importantes en las empresas, estos factores son los
que obligan a las empresas tanto nacionales como internacionales a plantear nuevas estrategias
para seguir siendo competitivas, las empresas nacionales han tenido que plantear nuevas
estrategias para seguir siendo competitivas en el mercado ya que la crisis mundial ha venido a
afectar toda la economía mundial.
Estas estrategias las podemos dividir en dos categorías: La primera, relacionada con situaciones
externas de la empresa, en la cual se tiene que ver con la obtención de nuevos mercados para
obtener mejores resultados en sus ventas y así obtener mejores ganancias.
La segunda, relacionada con aspectos internos, los que giran en torno a cómo contribuir a
obtener esa competitividad y para lo cual es importante analizar la forma como se están
utilizando los recursos humanos, físicos y económicos de tal manera que contribuyan a la
generación de valor agregado y una buena prestación de los servicios a los clientes, para obtener
clientes satisfechos y vuelvan a regresar por nuestros servicios.
Producto a entregar:
Realizada la investigación de acuerdo a las necesidades encontradas, se propone a Estación de
Servicios DAYANA Scott 77; realizar una estrategia administrativa para la estructuración de
controles de las cuentas por cobrar que permita minimizar el riesgo de fraudes y errores en las
38
cuentas por cobrar, para poder tener un mejor rendimiento empresarial así como organizacional,
permitiendo con ello lo siguiente:
 Una evaluación de los controles de las cuentas por cobrar.

 Una evaluación por el servicio profesional de contabilidad la cual es llevada por un contador
independiente a la empresa vrs. que la misma se lleva por una persona dentro de la misma
empresa.
 Realizar capacitación al personal administrativo de la empresa, para sus mejores
conocimientos contables.
 Flujograma que permita tener los pasos y los tiempos establecidos las cuentas por pagar,
identificando el plazo máximo que tiene cada cliente en realizar sus pagos.
Objetivo general:
Desarrollar un sistema de controles de cuentas por cobrar digitales o manuales, los cuales
permitan a la empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77, identificar a
cualquier momento el total de cuentas por cobrar y su status, (al día en sus pagos o si
presenta atrasos en sus pagos), ubicada en el kilometro 90.5, carreta al Atlántico, en la
Aldea Magdalena, San Agustín Acasaguastlán, El Progreso, que permita determinar en
el momento oportuno información fidedigna, eficaz y consistente para la toma de
decisiones.
Objetivos específicos
 Implementación de la NIA 400, en su control interno.
 Contar con información real de las cuentas por cobrar.
 Establecer un sistema adecuado para la recopilación de la información de las cuentas por
cobrar.
 Desarrollar una adecuada evaluación de controles que permita conocer los datos reales en los
registros contables de la empresa.
 Tomar decisiones con precisión en base a la información real de las cuentas por cobrar.
39
8.1. Viabilidad del proyecto:
 Recursos necesarios:
Humano:
El personal que interviene directamente en llevar el control de las cuentas por cobrar.
Materiales:
Para implementar ésta propuesta es necesario de útiles de oficina, entre ellos: hojas de papel
bond, tóner para impresora, equipo de cómputo, encuadernado del programa a proponer.
Físico:
Para la presentación de esta propuesta se necesitará del apoyo de un profesional de la empresa
relacionada a la Unidad Financiera.
Financieros:
El presupuesto para la ejecución de la presente propuesta, incluye los siguientes gastos a incurrir.
Costo beneficio del proyecto:

Presupuesto para la elaboración y presentación de un sistema controles de cuentas por cobrar
para la empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77, ubicada en el kilometro 90.5, carreta
al Atlántico, en la Aldea Magdalena, San Agustín Acasaguastlán, El Progreso, que permita
determinar en el momento oportuno información fidedigna, eficaz y consistente para la toma de
decisiones.
40
Descripción Justificación del gasto Cantidad Precio Total
unitario
1 juego de tintas (negra y color) para la
Tintas impresión de documentos finales. 2 Q. 250.00 Q. 500.00
Impresora Canon HP 300
Resma de hojas de papel bond tamaño
Hojas carta de 80 gramos para la impresión de 1 Q. 50.00 Q. 50.00
documentos finales.
Encuadernado de documentos finales
para la entrega al personal
Encuadernado 4 Q. 50.00 Q. 200.00
administrativo de donde se realizo la
Práctica Empresarial Dirigida. PED
Presentación de los resultados obtenidos
al personal administrativo de donde se
Reunión llevo a cabo la PED, Alquiler de 2 Q. 200.00 Q. 400.00
cañonera para la proyección de
imágenes, cobran por hora.
Alquiler de computadora por hora y su
Computadora cañonera para la presentación de la 2 Q. 250.00 Q. 500.00
y cañonera propuesta a la gerencia de la empresa
Combustible Gasolina súper, para el transporte de
San Agustín Acasaguastlán a la 5 Q 28.50 Q. 142.50
gasolinera DAYANA Scott 77
TOTAL Q.1,792.50
Nota: Los costos indicados en el cuadro de presupuesto son según cotizaciones realizadas .
41
Firmas de aceptación:
En aceptación de ambas partes a los puntos arriba indicados, se firma la presente propuesta de
aceptación, en la Aldea Magdalena, San Agustín Acasaguastlán, El Progreso, a los siete días del
mes de mayo del dos mil once.
(f)_____________________________. (f)_______________________________.
José Carlos Ortiz Pérez Prof. Nery Rodulfo Ortega Vargas
Consultor
Facultad de Auditoría y Contaduría Pública
Universidad Panamericana de Guatemala
42
Capítulo 9
Fuentes de consulta
Defliese, A. (1,988). Conocimientos Básicos de una Auditoría, primera edición.
Perdomo, S. (2,009). Procedimientos y Técnicas de Auditoría II, con base en NIA`s, segunda
edición.
Pérez, O. (1,998). Normas y Procedimientos de Auditoría II, Página 23 a la 30.
Roldan, M. (1,996). Auditoria de una Empresa Comercial, tomo I.
Ruiz, O. (2,000). Contabilidad General, Octava edición.
Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA y su reglamento, República de Guatemala, acuerdo
Gubernativo número 424-2006, según decreto No. 27-92.
Ley del Impuesto Sobre la Renta, República de Guatemala, según decreto número 26-92.
http://www.mailxmail.com/curso-conocimientos-basicos-contabilidad/cuentas-cobrar
http://www.soloeconomia.com/cuentas/cobrar.html
43
Capítulo 10
Cronograma de trabajo
Año 2010 2011
Meses Agosto Septiembre Octubre Noviembre Ener. Feb. Abr. May
Actividades 14 21 28 4 11 18 25 2 9 16 23 30 6 13 20 29 26 2
Contacto inicial
Instrumentación
Recopilación de la información
Análisis de la información
-Análisis de datos
Desarrollo del anteproyecto de la PED
-Elaboración de gráficas
-Análisis de gráficas
Diagnóstico
-Elaboración de FODA Macroentorno
-Elaboración de FODA Mesoentorno
-Elaboración de FODA por áreas
Propuesta
Trabajo en la PED
-Introducción
-Marco teórico
-Planteamiento del problema
-Metodología
-Aporte
-Fuentes de consulta
Presentación de anteproyecto
Entrega final de anteproyecto
Etapa de desarrollo de proyecto

Desarrollo de trabajo de
Presentación de Marco teorico y

Instrumentos
Presentación de analisis de resultados
campo
Presentación de resultados de la in-

Vestigación
Presentación de conclusiones
Presentación de propuesta
Presentación de proyecto para
revisión
Presentación de la propuesta
44
Anexos
45
Anexo 1
Evaluación integral
a) Contacto inicial
 Antecedentes
La estación de Servicio DAYANA SCOTT 77, fue
creada el 15 de Abril del año 2008, propiedad del
Señor Nery Rodulfo Ortega Vargas, la cual se dedica
a la compra y venta de combustibles, tales como
gasolina súper, gasolina regular, diesel, y todo tipo
de lubricantes, asimismo presta los servicios de Scott
Market. Actualmente funciona en el kilometro 90.5,
carretera al Atlántico, en la Aldea Magdalena, San
Agustín Acasaguastlán, El Progreso.
En la actualidad, su mercado abarca principalmente

todo el transporte liviano y pesado que transita la
carretera al Atlántico, ya que su ubicación es sobre el
kilometro 90.5. Cuenta con personal capacitado en la prestación del servicio.
Su actividad principal es la compra y venta de combustibles y lubricantes (Gasolinas Súper,

regular, Diesel y todo tipo de lubricantes, a la vez presta el servicio de Scott Market, a todas las
personas que visitan las instalaciones del centro de servicio.
 Visión:
Ser una empresa líder en
el mercado, que provea
los combustibles de la
mejor calidad en la
región.
46
 Misión:
Superar las expectativas de nuestros
clientes, mediante un servicio ágil y de
calidad.
 Objetivos:
Establecer una buena relación entre cliente
y proveedor, derivada de la agilidad y
calidad de nuestros servicios.
 Estrategias:
Se otorga crédito a los principales clientes.
Se brindan indicaciones los clientes en el control de aceite, liquido de frenos, hidráulico,
calibrado de neumáticos, todos de una forma ágil.
Se aceptan tarjetas de crédito, para el consumo.
 Nuestros valores de servicio:

Los valores son los compromisos que les hacemos a nuestros clientes, sin excepciones. Estos
cobran vida, solo cuando cada uno de los trabajadores admiten la responsabilidad de hacer
continuamente lo correcto.
Ética: Todos, sin excepción, actuamos profesionalmente de manera íntegra, responsable y

humilde.
Mística de servicio: El trabajo lo realizamos, con amor y entrega.
 Políticas:
Atención personalizada: Siempre trato a los clientes con total atención y cortesía, llamándolos
por su nombre en cada contacto de servicio.
47
Satisfacción del cliente: Mi esfuerzo no termina hasta que logro que cada cliente esté
satisfecho con el servicio prestado.
 Marco legal:
La empresa se encuentra inscrita en el régimen general, de conformidad con el Decreto
número 27-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto al Valor
Agregado y sus reformas.
Se encuentra inscrita en el régimen optativo, de conformidad con el artículo 61 del Decreto

número 26-92, literal c), del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto
Sobre la Renta y sus reformas.
Opta por acreditar los pagos del Impuesto de Solidaridad al Impuesto Sobre la Renta, de
conformidad con artículo 11 literal a) del Decreto número 73-2008 del Congreso de la
República de Guatemala, Ley del Impuesto de Solidaridad.
No está inscrita como patrono ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, por lo
tanto no está obligada a las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social.
No le son aplicables todas las disposiciones laborales, contempladas en el Decreto número

1441 del Congreso de la República de Guatemala, Código de Trabajo y sus reformas.
 Estructura organizacional:
Su estructura organizacional es simple y depende jerárquicamente del gerente propietario, según
se muestra en el ordenamiento siguiente:
Gerente General
Asesor Financiero
48
Contador General
Administrador de Planta
Auxiliar del Administrador
Encargado de Pista
Encargado de Mantenimiento General
Encargado de Bombas
49
Figura 1
Organigrama de Gasolinera DAYANA Scott 77
Ubicada en el kilometro 90.5, Ruta al Atlántico, Aldea Magdalena, San Agustín
Acasaguastlán, El Progreso.
Fuente: Elaboración propia
50
Gerente
51
b) Instrumentación:
Se desarrolló un cuestionario con diez (10) interrogantes, las cuales fueron planteadas al gerente
general y al contador, con el objetivo de obtener su apreciación acerca de los manuales de
controles y procedimientos y luego evaluar sus respuestas.
INSTRUMENTO DE INVESTIGACION
Universidad PANAMERICANA.
Sede Universitaria de Zacapa
Programa ACA
Ciencias Económicas
Cuestionario dirigido al Gerente General.
Observaciones: Las presentes preguntas se realizan para contar con información que permita
conocer a la empresa y así contar con datos reales que nos permitan desarrollar de una forma
adecuada la Práctica Empresarial Dirigida –PED-. Marcando con una X y describiendo su
respuesta. Agradeciendo su colaboración. Entrevista realizada al Gerente General de la Empresa
Estación de Servicios DAYANA Scott 77.
1. ¿Estaría dispuesto a permitir que se realice una Práctica Empresarial Dirigida PED, en su
empresa? SI NO
2. ¿Con cuántos empleados cuenta su empresa SCOTT 77?: _____________________
3. ¿Cuenta la empresa con una estructura organizativa, que manifieste claramente las relaciones
jerárquicas funcionales? SI NO
4. ¿Con qué departamentos cuenta la empresa?: ______________________________

___________________________________________________________________
5. ¿La empresa cuenta con un fondo de caja chica para gastos menores?: SI NO
52
6. ¿Se tiene información general de los empleados de los diferentes niveles jerárquicos?:
SI NO
7. ¿En cuanto a materia fiscal, a qué impuestos esta afecta la empresa?

___________________________________________________________________
8. ¿Podría describir alguna necesidad que tenga la empresa que pueda convertirse en una
oportunidad para desarrollar alguna solución?:
SI NO
¿Cuáles?: _________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
9. ¿Se tienen controles previos para detectar deficiencias, abusos o malversaciones?

SI NO
10. ¿Se lleva un orden cronológico a los inventarios de productos para la venta dentro de la
empresa? SI NO
53
Programa ACA
Cuestionario dirigido al contador
respuesta. Agradeciendo su colaboración. Entrevista realizada al Contador de la Empresa
1. ¿Cuenta la empresa con manual de políticas y procedimientos contables?

Si No
Si su respuesta es negativa sírvase indicar ¿Por qué? _________________________
___________________________________________________________________
2. ¿Maneja un control de cuentas por cobrar?

Si No
___________________________________________________________________
3. ¿Qué métodos de depreciación utiliza?

Línea Recta _____________________________
Horas Trabajadas _____________________________
Suma de Dígitos _____________________________
Petróleos _____________________________
54
4. ¿A qué impuestos está afecta la empresa?
Impuesto al Valor Agregado IVA Impuesto de Solidaridad
Impuesto Sobre la Renta Otros.
Comente:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5. ¿En materia de impuestos se encuentra al día?

Si No
¿Por qué? _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. ¿Los activos fijos de la empresa cuentan con alguna póliza de seguro?

Si No
¿Cuáles activos?: ___________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7. ¿Existe espacio físico adecuado y medidas de salvaguarda de los archivos, para proteger la
información administrativa, financiera y técnica de cualquier siniestro?
Si No
¿Por qué?: _______________________________________________________________
________________________________________________________________________
8. ¿Cuenta con un banco actualizado de datos de proveedores y clientes?

Si No
¿Por qué?: _______________________________________________________________
________________________________________________________________________
9. ¿Los formularios, como vales y otros, están prenumerados?

Si No
¿Por qué?: __________________________________________________________
55
10. ¿Las facturas y vales sin utilizar, se encuentran guardados adecuadamente?
Si No
¿Por qué?: _____________________________________________________________
___________________________________________________________________
56
c) Recopilación de la información:
En base a los instrumentos de recopilación de información y guía de entrevista realizada al
Gerente General y al Contador de la empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77, se capto
la siguiente información, la cual nos refleja los siguientes datos:
Instrumento para recopilación de información para el contacto inicial
Programa ACA
Cuestionario dirigido al Gerente General
respuesta. Agradeciendo su colaboración. Entrevista realizada al Gerente General de la Empresa
1. ¿Estaría dispuesto a permitir que se realice una Práctica Empresarial Dirigida PED, en su
empresa? SI X NO
2. ¿Con cuántos empleados cuenta su empresa SCOTT 77?: __14__
3. ¿Cuenta la empresa con una estructura organizativa, que manifieste claramente las relaciones
jerárquicas funcionales? SI NO X
4. ¿Con qué departamentos cuenta la empresa?: _Ventas, (Combustibles y Comida Rápita) y

Administración ______
57
5. ¿La empresa cuenta con un fondo de caja chica para gastos menores?: SI NO X
6. ¿Se tiene información general de los empleados de los diferentes niveles jerárquicos?:
SI NO X
7. ¿En cuanto a materia fiscal, a qué impuestos esta afecta la empresa?

__IVA, ISR, ISO, Impuesto Sobre Petróleos. _
8. ¿Podría describir alguna necesidad que tenga la empresa que pueda convertirse en una
oportunidad para desarrollar alguna solución?:
SI X NO
¿Cuáles?: área de inventarios y de cuentas por cobrar.
9. ¿Se tienen controles previos para detectar deficiencias, abusos o malversaciones?

SI X NO
10. ¿Se lleva un orden cronológico a los inventarios de productos para la venta dentro de la
empresa? SI NO X
58
Programa ACA
Cuestionario dirigido al contador
respuesta. Agradeciendo su colaboración. Entrevista realizada al Contador de la Empresa
1. ¿Cuenta la empresa con manual de políticas y procedimientos contables?

Si No X
Si su respuesta es negativa sírvase indicar ¿Por qué? _el contador es externo a la empresa. __
2. ¿Maneja un control de cuentas por cobrar?

Si No X
___________________________________________________________________
3. ¿Qué métodos de depreciación utiliza?

Línea Recta
Horas Trabajadas
Suma de Dígitos
Otros.
Comente: _Se utiliza el Método de Línea Recta para las depreciaciones. _
59
4. ¿A qué impuestos está afecta la empresa?
Impuesto al Valor Agregado IVA
Impuesto Sobre la Renta
Impuesto de Solidaridad
Otros.
Comente: Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la Renta, Impuesto de solidaridad y

Impuesto Sobre Petróleos.
5. ¿En materia de impuestos se encuentra al día?

Si X No
¿Por qué? ___________________________________________________________
___________________________________________________________________
6. ¿Los activos fijos de la empresa cuentan con alguna póliza de seguro?

Si X No
¿Cuáles activos?: El inmueble completo en donde se encuentra establecida la gasolinera.
7. ¿Existe espacio físico adecuado y medidas de salvaguarda de los archivos, para proteger la
información administrativa, financiera y técnica de cualquier siniestro?
Si No X
¿Por qué?: No se tiene actualmente un plan de contingencia para este caso.
8. ¿Cuenta con un banco actualizado de datos de proveedores y clientes?

Si X No
¿Por qué?: Para llevar un mejor control de los de clientes y proveedores.
60
9. ¿Los formularios, como vales y otros, están prenumerados?
Si X No
¿Por qué?: _Para llevar un mejor control.__________
10. ¿Las facturas y Vales sin utilizar, se encuentran guardados adecuadamente?

Si X No
¿Por qué?: ___________________________________________________________
61
d) Análisis de la información:
A continuación se presentan los resultados obtenidos de la encuesta realizada al Gerente General
de la Estación de Servicios DAYANA Scott 77, para identificar la problemática existente en la
institución.
Tabla 1
Respuestas de encuesta realizada al Gerente de la Estación de Servicios DAYANA Scott 77.
PREGUNTA RESPUESTA
¿Estaría dispuesto a permitir que se realice una SI
Práctica Empresarial Dirigida PED, en su empresa?
¿Con cuántos empleados cuenta su empresa SCOTT 14
77?:
¿Cuenta la empresa con una estructura organizativa,
que manifieste claramente las relaciones jerárquicas NO
funcionales?
¿Con qué departamentos cuenta la empresa?: Departamento de Ventas y de Administración.
¿La Empresa cuenta con un fondo de caja chica para
gastos menores?: NO
¿Se tiene información general de los empleados de
los diferentes niveles jerárquicos?: NO
¿En cuanto a materia fiscal, a qué impuestos esta Impuesto Al Valor Agregado, Impuesto Sobre la
afecta la empresa? Renta, Impuesto de Solidaridad y de Petróleos.
¿Podría describir alguna necesidad que tenga la
empresa que pueda convertirse en una oportunidad SI, en el área de inventarios y de cuentas por
para desarrollar alguna solución?: cobrar.
¿Se tienen controles previos para detectar
deficiencias, abusos o malversaciones? SI
¿Se lleva un orden cronológico a los inventarios de
productos para la venta dentro de la empresa? NO
62
En seguida se presentan los resultados obtenidos de la encuesta realizada al Contador de la
empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77, las cuales nos servirán para identificar las
necesidades directas de la unidad.
Tabla 2
Respuestas de encuesta realizada al
Contador de Gasolinera Dayana Scott 77.
PREGUNTA RESPUESTA
¿Cuenta la empresa con manual de políticas y NO, ¿Por qué? El contador es externo a la
procedimientos contables? empresa
¿Maneja un control de Cuentas por Cobrar? SI
Se utiliza el método de Línea Recta para las
¿Qué método de depreciación utiliza? depreciaciones.
Impuesto al Valor Agregado, Impuesto Sobre la
¿A qué impuestos está afecta la empresa? Renta, Impuesto de Solidaridad y Impuesto de
Petróleos.
¿En materia de impuestos se encuentra al día? SI
¿Los activos fijos de la empresa cuentan con alguna SI, El inmueble completo en donde se encuentra
póliza de seguro? establecida la gasolinera.
¿Existe espacio físico adecuado y medidas de
salvaguarda de los archivos, para proteger la No, ¿Por qué? No se tiene actualmente un plan
información administrativa, financiera y técnica de de contingencia para este caso.
cualquier siniestro?
¿Cuenta con un banco actualizado de datos de SI, Para llevar un mejor control de los clientes y
proveedores y clientes? proveedores.
¿Los formularios, como vales y otros, están
prenumerados? SI, Para llevar un mejor control.
¿Las facturas y vales sin utilizar, se encuentran
guardados adecuadamente? SI
63
Anexo No. 2
Diagnóstico
a) Foda:
Macro-entorno:
Cerca de medio millón de guatemaltecos están actualmente empleados en las gasolineras, ya que
dentro del territorio nacional se encuentran cerca de 2,000 gasolineras en general de varias
empresas. Estas empresas opresoramente tienden a subir los precios de una manera exagerada,
cuando el petróleo tiende a subir sus precios por barril, al tiempo que alzan los precios, estos se
mantienen estancados y la tendencia a bajar es muy mínima. Si el tratado de libre comercio se
concreta, se espera que muchísimas más empresas de este tipo se instalen dentro del territorio
nacional atraídos por los bajos salarios que se manejan en nuestro país, abandonados patrones de
salud y seguridad, formas de evadir los impuestos, débiles leyes de protección ambiental y una
fuerza laboral primordialmente femenina y no sindicalizada.
Meso – entorno:
Ante esta demanda de los servicios, se ha enfocado los esfuerzos a la elaboración de la prestación
del mejor servicio de calidad, lo cual la posiciona en un lugar privilegiado en los abastecimientos
de combustibles por nuestros clientes, puesto que la empresa compite en prestar los mejores
servicios en el mercado local.
DAYANA Scott 77, es una empresa innovadora, una fuerza líder en el precio de los
combustibles, ya que a nivel nacional, se encuentran categorizadas como la empresa que maneja
los precios más cómodos, es decir más baratos, en lo que a comparación de precios se refiere con
las otras empresas que realizan la competencia de la venta de productos energéticos.
Nuestros clientes disfrutan de nuestra servicios prestados de una forma eficiente y rápida, la
mejor en su clase, así también el portafolio completo de nuestros variedad de servicios prestados
en nuestras instalaciones, todo esto ofrecido por un equipo comprometido con la más alta calidad
de servicio al cliente.
64
La empresa hoy en día se encuentra localizada sobre el kilometro 90.5, carretera al Atlántico, en
la Aldea de Magdalena, del municipio de San Agustín Acasaguastlán, en el departamento de El
Progreso y cuenta con un centro de servicio
bien organizado en sus instalaciones, en donde
nuestros clientes tienen ahora un punto de
servicio más cerca a sus hogares, con los
precios más cómodos del mercado nacional, en
relación con la competencia. Nuestra empresa
es un líder reconocida en la distribución de
combustibles.
Se encuentra ubicada cerca del caserío las champas, del mismo municipio, lugar en donde se
concentra el mayor movimiento económico del municipio, por ser cruce de carreteras, hacia la
capital, las Verapaces y oriente y norte del país, debido a la demanda de los productos, ya que la
carretera al atlántico es una arteria asfáltica principal para el comercio nacional.
FODA por áreas:

Es una matriz FODA, es una herramienta que permite por medio de un cuadro plantear la
situación actual de la empresa, este está conformado por cuatro variables que son Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
En base a la información se analizan los factores positivos y negativos de una empresa, además
nos ayuda a conocer los factores internos y externos, ayudando a generar oportunidades que
pueden ser aprovechadas y eliminar las debilidades que se identifiquen, siendo necesario que se
diseñe o cambia la estrategia utilizada para mejorar la situación actual de la empresa.
65
ANÁLISIS FODA
Departamento Financiero
ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
(Positivas) (Negativas) (Positivas) (Negativas)
 Cuenta con liquidez y de  Contabilidad  El área geográfica en la  La competencia en el
solvencia económica. descentralizada llevada cual se encuentra la mercado de hidrocarburos
fuera de la empresa. empresa es accesible para es muy amplio.
 Toma de decisiones los clientes.
oportunas.  La empresa no tiene  Las malas condiciones
66
controles establecidos por  Mayor movimiento en económicas del país,

 Estrategias financieras.
escrito para las diferentes productos. aumenta el riesgo de
áreas que la conforman. incobrabilidad de las ventas
 Ampliación del servicio.
 Utilización eficiente de los al crédito.
 No existe segregación de
 La empresa es una fuente recursos.
funciones en la gerencia
generadora de empleos  Fluctuaciones cambiarias,
para facilitar la  Alianzas con empresas para
que afectan los costos de
recuperación de los ampliar la cobertura del
los hidrocarburos.
créditos. mercado
ANÁLISIS FODA
Departamento de Ventas

 Libertad de  Falta de controles en el  Un alto prestigio de  Competencia en el

implementar estrategias inventario de nuestro producto en el mercado de servicios de
y proceso para mejorar lubricantes. mercado local. combustibles.
67
la calidad de nuestros
servicios.  Falta de controles en el  Mercado estable con  Competencia en el buen
inventario de productos algunas empresas, que servicio de atención al
 La ubicación física de la a la venta en el Scott les gusta nuestros público.
gasolinera es un área Market. servicios.
estratégica, ya que se
localiza a orilla de la
ruta al Atlantico.

ANÁLISIS FODA
Departamento de Contabilidad
 La presentación mensual  Falta de control operativos  La decisión de la empresa a  Posibilidad de error humano
de las declaraciones de los en las cuentas por cobrar. innovar los procesos por al generar la información
diferentes impuestos al medio de un manual de contable y fiscal.
fisco, sin realizar recargos  Falta de un flujograma en controles.
en dichos pagos. cuanto a los procesos del  Irrecuperabilidad de los
68
crédito, en sus distintas  Implementación de nuevos créditos al confiar

 La buena comunicación fases. controles operativos para únicamente en la palabra del
que existe entre el tener mayor información de cliente.
 Que la contabilidad se
contador externo y los los clientes.
realice por un empleado  Realizar un mal análisis de
miembros de la
directo de la empresa.  Respetar los procesos del la capacidad de pago de los
administración de la
flujograma para la clientes, lo que puede
empresa.
 Falta de control operativo autorización de límite de percutir en un cliente
en la recuperación de los crédito o nueva moroso.
créditos. autorización.
ANÁLISIS FODA
Departamento Administrativo
 Cuentan con los  No cuenta con  Cuenta con tecnología  Riesgo de realizar un
recursos físicos y programa sistematizado para la prestación de sus adecuado cumplimiento
herramientas adecuadas de evaluación de servicios. de funciones.
69
para su funcionamiento. desempeño.
 Cuenta con instalaciones  Falta de personal  Disposición de  Riesgo que no se

adecuadas a los capacitado. sistematizar los transmita la
servicios prestados. procesos. información real por
obviar al proceso.

Diagrama causa y efecto.
Departamento Financiero Departamento de Ventas
Falta de personal Falta de controles

con conocimientos en el inventario de
de computación. Productos de tienda. Falta de controles en el
inventario de lubricantes.
Contabilidad descentra-
lizada llevada fuera de
la empresa.
“Estrategia adminis-
trativa para la estruc-
70
turación de controles de
cuentas por cobrar de la
empresa Estación de
Falta de control de cuentas por Falta de personal Servicios DAYANA
cobrar. capacitado. Scott 77”
Falta de un flujograma
de procesos. Falta de programa sistematizado
Que el contador sea de evaluación de desempeño.
independiente a la
empresa.
Departamento de contabilidad Departamento Administrativo.

Implicación de hallazgos:
De acuerdo a la información obtenida del FODA se pueden identificar las siguientes debilidades
que pueden afectar el funcionamiento de la empresa.
 Departamento Financiero:
Falta de personal con conocimiento de computación.
Contabilidad descentralizada llevada fuera de la empresa.
 Departamento de Ventas:
Falta de controles en el inventario de lubricantes..
Falta de controles en el inventario de productos de tienda, en el Marker Scott 77.
 Departamento de Contabilidad:
Falta de controles en las cuentas por cobrar,
Falta de un flujograma de procesos en las cuentas por cobrar.
Que el contador sea independiente a la empresa.
Que se lleva una contabilidad ficticia. (no real).
 Departamento Administrativo:
Falta de personal capacitado.
Falta de programa sistematizado de evaluación de desempeño.
71
Anexo 3
Cuestionario dirigido al administrador de la empresa
Instrucciones: Marcar con una X si la respuesta es positiva o si es negativa

y explicar cada una de las respuestas. Los resultados del presente
cuestionario fundamentará la investigación que se realizó.
1. ¿Considera usted que dentro de la empresa se lleva un adecuado control de las cuentas por
cobrar? Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2. ¿El Gerente de la empresa tiene conocimiento de la cantidad de crédito otorgado?

Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3. ¿Qué tipo de controles lleva dentro de la empresa, para determinar los créditos en las
cuentas por cobrar?
Manuales Computarizados
4. ¿Se lleva un control de las cuentas por cobrar, en donde se pueda determinar si se entro en
morosidad?
Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5. ¿Tiene conocimiento de la cantidad de créditos otorgados a la fecha, de una forma ágil e

inmediata, por medio de algún control de las cuentas por cobrar?
Si No
72
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
6. ¿Se lleva un historial de créditos otorgados dentro de la empresa?

Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
7. ¿Realiza cobros a los clientes que se exceden en el plazo de pago?

Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
8. ¿Cuenta la empresa con una estimación para cuentas incobrables?

Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
9. ¿Qué cantidad del capital de la empresa se encuentra en juego en las cuentas por cobrar?
Un _____ por ciento.
10. ¿Se realizan revisiones periódicas de las cuentas por cobrar?

Si No
¿Porque?____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
73
Anexo 4
Cuestionario dirigido al auxiliar de la administración de la empresa

y sírvase ampliar las respuestas en los casos que se le pide una explicación
de la respuesta. Los resultados del presente cuestionario fundamentará la
investigación que se realizó.
1. ¿Qué tipo de controles ejecuta dentro de la empresa para determinar la cantidad de cuentas
por cobrar que existen?
Manuales Computarizados
2. ¿Indique la periocidad en la que retroalimenta los controles de cuentas por cobrar?

Diariamente Cada semana Cada 15 días Al mes
3. ¿Considera usted que dentro de la empresa se lleva un adecuado control de las cuentas por
cobrar? Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4. ¿Dentro de sus funciones a desarrollar dentro de la empresa se encuentra el de realizar cobros

a los clientes que tienen atrasos en sus pagos?
Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5. ¿Indique la periocidad en la que se revisan las cuentas por cobrar para determinar si existen
clientes que presenten atrasos en sus pagos?
Diariamente Cada semana Cada 15 días Al mes
74
6. ¿Tiene usted conocimiento de la cantidad de créditos otorgados a la fecha y un monto
adeudado al día de hoy?
Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
8. ¿Cuenta la empresa con una estimación para cuentas incobrables?

Si No
Porque?:___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
9. ¿Se tiene suficiente información de los clientes dentro de la empresa para efectuar cobros via
teléfono?
Si No

Si No
¿Porque?___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
75
Anexo 5
Cuestionario dirigido al contador de la empresa

y sírvase ampliar las respuestas en los casos que se le pide una explicación
de la respuesta. Los resultados del presente cuestionario fundamentará la
investigación que se realizó.
1. ¿Cuenta la empresa con controles adecuados sobre las cuentas por cobrar?
Si No
Porque?:_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
2. ¿Qué porcentaje a plica usted a las cuentas por cobrar dentro de la empresa?
Un ______ por ciento.
3. ¿Cuentas la empresa con estimaciones para cuentas incobrables?

Si No
Porque?:_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4. ¿Con que periocidad realiza usted los cierres contables?

Mensual Trimestral Semestral Anual
5. ¿Qué cantidad del capital de la empresa se encuentra en juego en las cuentas por cobrar?
Un ________ por ciento.
76
6. ¿En el tiempo que lleva prestándole sus servicios a la empresa, a observado usted descontrol
en los controles de las cuentas por cobrar?
Si No
Porque?:_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
7. ¿Los registros que llevan en la administración de las cuentas por cobrar siempre se son
presentados de una forma inmediata al momento que se les solicitan?
Si No
Porque?:_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
8. ¿Tiene usted conocimiento de la cantidad de créditos otorgados a la fecha y un monto

adeudado al día de hoy?
Si No
Porque?:_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Si No
Porque?:_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Si No
¿Porque?______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
77
Anexo 6
Contenido
Descripción Página No.

Introducción ................................................................................................................................ 79
Papeles de trabajo ....................................................................................................................... 80
Ejecución de la propuesta ........................................................................................................... 99
Análisis de razones financieras................................................................................................... 99
Controles operativos ................................................................................................................... 99
Manual de procedimientos ......................................................................................................... 100
Objetivos..................................................................................................................................... 105
Alcance ....................................................................................................................................... 106
Beneficios ................................................................................................................................... 106
Ejecución .................................................................................................................................... 107
Documentos de controles operativos y sus flujo gramas ............................................................ 111
Conclusiones............................................................................................................................... 120
Recomendaciones ....................................................................................................................... 121
78
Introducción:
Tomando como base la recopilación de información de la empresa estación de servicio
DAYANA SCOTT 77, mediante análisis de los cuestionarios dirigidos a los empleados tomados
como muestra para responder dicho documento, para evaluar el control interno de la empresa y
determinar así en que rubro se encuentran las debilidades que aquejan a la empresa y poder darle
un soporte.
Determinándose que la problemática principal se encuentra en el rubro de cuentas por cobrar,

dicho rubro no es el más significativo dentro del Balance General, pero se le dio prioridad por lo
que forma parte de las ventas, distinguiéndose por ser ventas al crédito, con saldos a recuperarse
menores de 30 días. Priorizando su pronta recuperación, debido a que la empresa, no cuenta con
un marco regulatorio dentro del rubro, lo que provoca que las acciones tomadas en la gestión de
las cuentas por cobrar sean a criterio de la persona encargada de la administración de la empresa,
por lo que no existe una estandarización ni uniformidad de las acciones a realizar en las distintas
situaciones que se presenta dentro del ámbito laboral de la empresa.
Asimismo se realizo una revisión exhaustiva del rubro de cuentas por cobrar mediante la
implementación de pruebas de control y sustantivas, para poder sustentar la opinión del estado de
la empresa a la fecha de evaluación, asimismo para corregir los problemas que se encontraron al
momento de la revisión, determinándose que los saldos de las cuentas por cobrar se encuentran
razonables al 31 de Diciembre de 2,010.
Considerando lo anterior, se presenta la siguiente propuesta con la finalidad de que sea una guía
para quien realiza las transacciones en el rubro de cuentas por cobrar, mediante la
implementación de los controles operativos indicados a continuación para mantener una control
adecuado sobre las cuentas por cobrar de la empresa, minimizando de esta manera los riegos de
atrasos en los pagos de los créditos de los clientes y llevar un control adecuado de los cobros
realizados en los saldos que presentan atrasos para poder realizar una estimación como lo indica
la ley.
79
Papeles de trabajo:
A continuación se encuentran los papeles de trabajo elaborados durante la práctica empresarial
dirigida en la empresa estación de servicio DAYANA SCOTT 77, los cuales proporcionan
certeza en la opinión del contador público y auditor.
Los cuales constan de un programa en el cual se pueden apreciar los procedimientos y técnicas
utilizados para la elaboración y revisión del rubro de cuentas por cobrar, entre ellos
procedimientos obligatorios y otros que fueron necesarios para satisfacer la opinión en las
conclusiones, como circularizaciones de saldos, por medio de envió de notas, en las cuales los
clientes firman de conformidad con su saldo indicado y de inconformidad con el saldo, se hace
mención que se cubrió con un 95% de confirmaciones positivas y un 5% que no fueron
confirmados por los clientes.
Verificaciones físicas de documentos, revisando el total de los vales vigentes de la empresa, por
cada uno de los clientes, para tener certeza de que los montos adeudados a la fecha de nuestra
revisión sean los correctos y poder satisfacen la opinión y dar una razón de razonabilidad de
dichos saldos en los estados financieros al 31 de Diciembre de 2,010.
Realizándose pruebas sustantivas para obtener certeza en la opinión en las conclusiones de los
hallazgos encontrados al momento de realizar la revisión de dicho rubro.
Elaborándose una cedula centralizadora por el total del rubro de cuentas por cobra, una cedula
sumaria por el total del rubro, identificando el monto de adeudado por cada cliente y asimismo
cedulas analíticas por cada uno de los clientes que cuentan con saldo al momento de la revisión.
Realizando asimismo una grafica por el comportamiento de la morosidad y examinando que se
realicen los cobros correspondientes a los clientes que presentan atrasos en sus pagos, para poder
realizar estimaciones de cuentas incobrables como lo solicita la Ley del Impuesto Sobre la Renta,
según decreto 26-92, del Congreso de la República de Guatemala.
80
Nota de circularización de Saldos:
81
82
Fuente: Registros contables.
PROCEDIMIENTO:
- Verificar los registros contables.
- Establecer el porcentaje de estimación de cuentas incobrables de acuerdo al ISR, así como su
disminución de del Balance por concepto de cuentas que ya no se recuperaron.
- Determinar los ajustes y reclasificaciones de las operaciones mal registradas.
- Determinar los clientes que presentan atrasos en el cumplimiento de sus pagos.
- Y otros que sean necesarios-
CONCLUSIÓN:
Derivado de la revisión realizada, se determinó que la empresa no realiza los cálculos de
estimación de cuentas incobrables de acuerdo a lo establecido en la Ley del Impuesto Sobre la
Renta, en el artículo 38 inciso q), según decreto 26-92, del Congreso de la República de
Guatemala, así también se estableció que existen cuentas no recuperadas y mal registradas por un
monto de Q.9,459.00, en las cuales se procedió a realizar las reclasificaciones en los registros
83
mal operados y con el saldo no recuperado se procedió a indicar a la gerencia el porcentaje
máximo a estimar durante el ejercicio, en las cuales el cliente salió del país por lo que incumplió
con realizar sus pagos, para lo cual se indico los procedimientos de cobro fehacientes para
estipular el artículo 38 del decreto antes mencionado. (Ver PT E.1, E.1.12 y E.1.8), con
excepción de la cantidad antes mencionada los saldos se consideran razonables.
DMG
DOCUMENTOS DE SOPORTE EXAMINADO
84
PROCEDIMIENTO:
- Verificar los saldos del rubro de cuentas por cobrar.
- Realizar cruces de verificación de saldos con los clientes de la empresa Dayana Scott 77,
mediante confirmaciones de saldos por medio de envió de notas.
- Realizar cálculos manuales para sustentar nuestro criterio.
- Examinar documentos físicos que soportan el crédito de cada uno de los clientes.
85
CONCLUSIÓN: Derivado de la auditoría realizada, se estableció que los saldos de los clientes
de la empresa Dayana Scott 77, son razonables al 31 de Diciembre del 2010, debido a que se
realizo cruce de información por medio de notas de confirmaciones de saldos, (ver modelo
página 81) en las cuales un 89% de los clientes manifestaron su conformidad con sus saldos a la
fecha indicada y un 11% no contestaron su conformidad, en lo que en valor en moneda nacional
significa que un 95% confirmaron su conformidad con su saldo y un 5% no confirmaron su
saldo.
DMG Documento de soporte examinado Suma vertical Va para
86
Fuente: Documentos de soporte.
PROCEDIMIENT OS:
1. Examinar la composición del saldo deudor, mediante documentación física.
2. Determinar si presenta atrasos en sus pagos.
3. Comprobar que todos los documentos posean firma y sello de la empresa deudora.
4. Determinar que el límite de crédito sea el autorizado por gerencia.
5. Determinar si presenta historial de cobros realizados, en el expediente según el ISR.
CONCLUSIÓN: Derivado a la revisión realizada a los documentos físicos que amparan el saldo
del crédito del señor Ángel Alonso, se determino que el saldo a la fecha de la auditoría es
correcto, así también se determino por medio de cruce de saldos por notas de confirmaciones de
saldos, por lo que indicamos que el saldo que muestra la cedula analítica E.1.1 es razonable.
DMG Documento de soporte examinado Suma vertical Va para
87
Fuente: Documentos de soporte
PROCEDIMIENTOS:
1. Examinar la composición de dicho saldo, a la fecha de la auditoría de forma minuciosa.
4. Determinar que el límite de crédito sea el autorizado por la gerencia.
CONCLUSIÓN: Derivado a la revisión se determino que el cliente Rudy Pérez, ha incumplido

con sus pagos, con más de 13 meses y no ha recibido ningún cobro, por salir fuera del país.
RECOMENDACIÓN: Enviar notas de cobros a los cliente y archivar la copia en el expediente

de crédito, ya que estas ayudaran a respaldar dicho proceso al momento de realizar la
estimaciones.
88
Fuente: Documentos de soporte
PROCEDIMIENTOS:
1. Examinar la composición del saldo deudor, mediante documentación física.
4. Determinar que el límite de crédito sea el autorizado por la gerencia.
CONCLUSIÓN: Derivado a la revisión se determino que el saldo está compuesto por vales que
se registraron de forma incorrecta, siendo lo correcto aplicarlos al gasto, ya que son gastos por
servicio agregado a los clientes, en concepto de lavado de vehículos.
RECOMENDACIÓN: Realizar la reclasificación al rubro correcto que pertenecen los gastos y

que cada nuevo gasto sea visado por el administrador o remitido a la gerencia y no registrarlo
con las cuentas por cobrar.
89
PROCEDIMIENTOS:
1. Determina el porcentaje legal de las estimaciones por cuentas incobrables al ejercicio
anterior, según lo establecido por el Impuesto Sobre la Renta.
2. Realizar el cálculo de las estimaciones para cuentas incobrables según el porcentaje legal
establecido.
3. Observar si se realizan las estimaciones en el rubro de cuentas por cobrar en la empresa.
CONCLUSIONES: Según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en su artículo 38, inciso q)
estipula que las estimaciones se deben realizar por un máximo de un 3% del valor de los
documentos de crédito, siempre que se pueda presentar constancias de cobro a los clientes que
han incumplido con realizar sus pagos.
RECOMENDACIONES: Realizar las estimaciones necesarias para dar de baja de los Estados
Financieros las cuentas incobrables. Con la salvedad que se tiene que tener pruebas que consten
que se han realizado cobros.
DMG Cálculo manual
90
Estación de Servicio DAYANA SCOTT 77 Papel de Trabajo E.1.18.1
Del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2,010 Fecha 22/01/2011
Cedula Narrativa de comprobación de cuentas Hecho por JCOP
por cobrar examinado los documentos de crédito (vales). Revisado por JCOP
Fecha de revisado 22/01/2011
PROCEDIMIENTOS:
- Examinar la composición del saldo deudor, mediante la verificación física de documentos.
- Determinar si presentan atrasos en sus pagos.
- Comprobar que todos los documentos posean firma y sello de la empresa deudora.
- Determinar que el límite de crédito sea el autorizado por la gerencia.
OBSERVACIONES:
Los vendedores son responsables de entregar los vales diariamente al administrador o al auxiliar
en ausencia de él. El administrador de la empresa es el responsable de clasificar los vales de
forma diaria, y depositándolos a una carpeta de vales pendientes de cobro de cada uno de los
clientes y determinar el saldo pendiente de pago, dentro del todas las carpetas se halló una con el
nombre de varios, en la cual se han archivado vales desde el inicio de operaciones de la empresa,
en donde se han realizado gastos por compra de detergentes para el lavado de vehículo, gastos
por compra de materiales de construcción, como arena de río, compra de cemento y otros,
compra de block y inclusive pago de mano de obra del albañil y sus ayudantes, asimismo, vales
por combustibles por viajes realizados por el administrador o su auxiliar, para realizar depósitos
al banco o para realizar otras tareas, dicha clasificación del rubro se encuentra mal registrada.
CONCLUSIÓN:
Derivado a la revisión se determino que existe una carpeta con el nombre de varios, en la cual se
encontraron gastos por funcionamiento de la empresa, en donde se encontraron vales por compra
de detergente en polvo para el lavado de vehículos, como servicio gratuito de la estación a los
clientes, compra de materiales de construcción para la nueva oficina la cual se encuentra en su
proceso de construcción, fletes por transporte de arena de río para la construcción y compra de
91
combustible para el funcionamiento de la planta eléctrica para el funcionamiento de la estación.
Las reclasificaciones realizadas al rubro equivalen a Q. 4,569.00 que equivalen a un 2% del total
del rubro. Ver cedula E.1.18.
92
PROCEDIMIENTOS:
OBSERVACIONES:
El contador de la empresa proporciono los estados financieros y fue el administrador el
responsable de proporcionar la integración de los clientes que forman el rubro de cuentas por
cobrar, asimismo, de proporcionar los documentos físicos que ampararon los créditos otorgados a
los clientes, y de realizar las impresiones de las notas de circularización de saldos y llevarlas a
gerencia para su autorización.
El auxiliar del administrador fue el responsable de entregar la nota a los clientes al momento de
llegar a la empresa para hacer uso de los servicios o de enviar la nota con uno de sus
colaboradores.
CONCLUSIÓN:
Derivado a la circularización de saldos, a los dieciocho (18) clientes que conforman el
rubro de cuentas por cobrar, en donde se obtuvo un ochenta y nueve por ciento (89%) de
confirmación de saldos correctos, que equivale a dieciséis (16) clientes conformes con su
saldo al 31 de diciembre del año 2,010 y once por ciento (11%) que equivale a dos (2)
clientes que no contestaron la nota de confirmación, entre ellos Edgar Vargas con un
saldo de seis mil setecientos ochenta y tres quetzales exactos (Q.6,783.00) y Julio Nájera con
93
un saldo de cinco mil novecientos ocho quetzales exactos (Q.5,908.00), por un total de doce
mil seiscientos noventa y un quetzales exactos (Q.12,691.00), que equivale a un cinco por
ciento (5%) del total del rubro de cuentas por cobrar, obteniéndose un noventa y cinco por
ciento (95%) de saldos confirmados conformes con el saldo a la fecha antes indicada. Por lo
que se determino que el saldo que muestran los estados financieros se encuentran
razonable.
Fuente: Pruebas sustantivas realizadas.
94
PROCEDIMIENTOS: Se procedió a realizar el cálculo del 5% de forma manual sobre el saldo
del cliente que se encuentra en morosidad. El cual se realizo por cada uno de los vales.
CONCLUSIÓN: Los cálculos realizados determinan que se tienen que cobrar Q.189.65, por
recargos por incumplimiento de sus pagos, según el 5%, por cada uno de los vales examinado.
RECOMENDACIÓN: Cumplir con aplicar el recargo a los clientes que presenten atrasos en sus
pagos.
Cálculo manual Documento de soporte examinado Suma vertical Va para
95
PROCEDIMIENTOS:
OBSERVACIONES:
Existen vales con más de 6 meses de antigüedad, caso en donde el cliente no se encuentra en el
país, a quien no se le ha realizado ningún tipo de cobranza por la administración de la empresa.
CONCLUSIÓN:
Derivado a la revisión del total de vales, se identificaron vales con más de 6 meses de antigüedad
que se encuentran como cuentas por cobrar, en donde estas debieron ser estimadas al cierre en el
año 2,010, según el decreto 26-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto
Sobre la Renta, en su artículo 38, literal q), en donde establece que se puede estimar un máximo
del 3% para cuentas incobrables, del total de los documentos de crédito, al cierre de cada período
anual, siempre que dichas cuentas puedan comprobarse los cobros jurídicos o administrativos,
deduciéndose de la renta bruta, asimismo si son recuperadas se deben de registrar como ingresos
grabables en el período de imposición. Asimismo vales por concepto de gastos de
funcionamiento de la empresa estación de servicio DAYANA SCOTT, las cuales se encuentran
sujetas a ajuste, como se puede apreciar en la cedula E.1.12.
96
PROCEDIMIENTOS:
- Monitorear el comportamiento de las cuentas incobrables
- Determinar si los vales presentan las firmas y sello de la empresa deudora.
OBSERVACIONES:
El administrador y el auxiliar de la administración son los responsables de realizar los cobros vía
telefónica o por medio de envió de notas de cobro, quienes indican que no han realizado la labor
de cobro con el cliente moroso ya que se enteraron que se encuentra fuera del país y no tiene a
quien más realizarle dicho cobro. Asimismo son los responsables de monitorear los pagos de los
clientes y determinar que cliente tiene atrasos en sus pagos mensuales, mayores a treinta días.
CONCLUSIONES:
Derivado a los procedió a evaluar de las cuentas incobrables y a la revisión del total de vales
identificando como cuentas incobrables, se determino que no han presentado cobros vía
telefónica o por medio de notas de cobro, en donde se puede apreciar que no se han realizado
cobros para la recuperación de dicho saldo y no se ha establecido ningún compromiso por parte
del deudor para realizar el pago del crédito otorgado, el cual se encuentra atraso desde el 10 de
noviembre del año 2,009, con un saldo de Q 4,890.00, al finalizar el período 2,010.
Asimismo se determino que por falta de control de la administración y no monitorear el saldo

moroso del cliente, se le siguió dando crédito durante esos meses en los cuales no se a presentado
a realizar sus pagos atrasados.
97
La siguiente grafica muestra el comportamiento de las cuentas incobrables durante el período
terminado, indicando el número de vale, fecha del vale, monto del vale y el valor acumulado a la
fecha del vale.
98
Ejecución de la propuesta:
Introducción:
El departamento administrativo de la empresa estación de servicio DAYANA Scott 77, muestra
las funciones dirigidas al diseño de la estrategia de control, participando con la gerencia en el
diseño de las distintas políticas aplicables a las cuentas por cobrar.
La gerencia debe además contemplar todos los aspectos relacionados con el control de las cuentas
por cobrar ya que representan un 12.64% del total de sus activos, ya que dentro de la empresa es
muy importante el movimiento de dicho rubro y su recuperación de los créditos otorgados a los
clientes.
Análisis de razones financieras:

Para medir el alto grado de la eficacia y comportamiento de la empresa, mediante su liquidez y
solvencia económica se realizaron cálculos sobre razones financieras en las cuales se determino
que la empresa es una empresa con suficiente liquidez, rentabilidad y solvencia en la cobertura de
sus obligaciones a corto plazo o sus pasivos corrientes con sus activos corriente, mediante
pruebas realizadas con índices financieros como lo son índice de liquidez, prueba del acido,
prueba acidísima, índice de capital de trabajo y entre otros.
Luego de haber efectuado los análisis operativos del sistema de control interno para la gestión del
área administrativa, se ha considerado de vital importancia la implementación de controles que
sean de conocimiento y aplicación general por parte del personal administrativo para un mejor
control de las cuentas por cobrar.
Controles operativos:
Dentro de los procesos más relevantes del manejo del rubro de las cuentas por cobrar, se
encuentran:
99
Autorización de solicitud de crédito para clientes actuales o nuevos.
Fijación de límites de crédito para clientes nuevos o actuales.
Fijación de plazos de crédito para clientes nuevos o actuales.
Recepción y entrega de documentos para cobro.
Gestión de cobros.
Manejo y control de cheques rechazados.
Control sobre el correlativo de formas tales como recibos, notas de crédito (vales), facturas.
Registro de los pagos realizados por los clientes.
Arqueo periódico de los documentos pendientes de cobro.
Verificación contra documentos de los saldos por cobrar a más de 30 días.
Revisión de las conciliaciones bancarias mensuales.
Análisis de la provisión mensual de las cuentas incobrables.
Contrato mutuo.
Para que la presente propuesta sirva como guía del administrador de la empresa se detallan a
continuación cada uno de los procedimientos a seguir para llevar un buen control sobre el rubro
de cuentas por cobrar, mediante su documentación de todos los aspectos necesarios para su
autorización y los pasos a seguir para una recuperación de los créditos.
Manual de procedimientos:
a) Autorización de solicitudes de crédito para clientes actuales o nuevos.
La propuesta para la autorización de créditos será realizada por el área administrativa de la
empresa, analizada por el Gerente, a través de la solicitud de crédito, firmada y sellada por el
cliente, y deberá adjuntar los siguientes documentos:
- Fotocopia de Cédula de vecindad o DPI del solicitante o representante legal.

- Constancia de ingresos reciente, con no más de 30 días de antigüedad.
- Fotocopia de patente de comercio y sociedad, si lo hubiera.
100
- Constancia de inscripción y modificación al registro unificado.
- Tres estados de cuenta bancarios como mínimo. (últimos 3 meses).
- Referencias comerciales, bancarias y personales.
- Autorización para ser investigado a través de bases de datos crediticias.
Para que un crédito sea aprobado luego de ser analizado juntamente con la documentación
solicitada, procederá a la verificación de las referencias comerciales y crediticias del cliente
prospecto, para luego ser analizada para determinar si califica o no la solicitud.
Si la solicitud califica para el crédito, previa autorización del gerente, se procederá a la asignar un
número de cardex, para su mejor identificación, la que deberá de contener los siguientes datos:
Nombre completo del cliente o razón social, número de identificación tributaria, dirección exacta,
persona de contacto, límite de crédito, días de crédito y teléfonos.
Luego se procede a notificar al cliente que su crédito fue autorizado, procedimiento igual al ser
denegado.
La información recabada deberá ser archivada en un expediente por cliente, el cual deberá estar
en custodia del administrados de la empresa, mismo que debe ser actualizado cada vez que surjan
cambios en las condiciones del cliente, tales como incremento en límite como en plazos de
crédito, dirección, razón social, etc.
Los clientes antiguos deberán tener un expediente en el cual se indiquen las condiciones
comerciales a las cuales están sujetos, así como la información recabada en alguna de las páginas
de referencias crediticias y comerciales.
b) Fijación de límite de crédito para clientes nuevos o actuales:

Esta se asignará a cada cliente según su capacidad de pago y sus referencias comerciales y
crediticias, previa autorización del gerente.
La modificación de los límites de crédito deberá ser evaluada constantemente por parte del
administrador, con autorización del gerente, dicha evaluación deberá ser documentada y
archivada para su posterior consulta.
101
Para modificar los límites de crédito actuales se considerará la siguiente información:
- Las facturas de compra durante determinado periodo.
- El comportamiento de pago en determinado periodo (días de pago, cheques rechazados,
cheques post-fechados y otros que sean necesarios).
Si la información muestra que el cliente es apto para incrementar su límite de crédito se

procederá a modificar la ficha del mismo, previa autorización de la gerencia.
c) Fijación de plazos de créditos para clientes nuevos o actuales:

Los plazos de crédito para los clientes serán establecidos sobre la base del siguiente detalle:
Tipo de cliente Días de crédito

Comerciantes 8
Asalariados privados 15
Asalariados públicos 30
El plazo deberá ser incluido en la solicitud de crédito, así como en el cardex, para su pronta
identificación.
d) Recepción y entrega de documentos para cobro:

El vale emitido, llevarán consignados los términos legales necesarios para considerarlas como
documentos de crédito, el cual una vez aceptado (firmado y sellado) por el cliente será un
documento legalmente valido.
En el área de bombas deberán verificar que los vales estén debidamente firmados y sellados de
conformidad por los clientes (en ausencia del sello deberán ser firmados y colocar el nombre de
quien recibe y fecha en la que se recibió el producto).
Los encargados del área de bombas entregaran diariamente al administrador los vales que
comprueben la entrega de los productos al cliente, debidamente firmados y sellados por el cliente.
102
e) Gestión de cobros:
Los responsables de ejecutar la cobranza serán el auxiliar de administración y el administrador,
quienes a la vez son responsables de dar seguimiento a los cobros a si como a los pagos
realizados por el cliente a través de transferencias bancarias o depósitos bancarios.
Es responsabilidad del gestor de cobros presentarse a cobrar en la fecha estipulada por el cliente y
dentro del plazo de crédito establecido; así como deberá:
- Realizar los cobros y depositarlos en las cuentas habilitadas para tales efectos, a más tardar
al día siguiente de haber efectuado el cobro, a fin de reducir el riesgo de robo o extravío.
- Entregar los recibos, boletas de depósito, efectivo, cheques al día y cheques post- fechados
de cobros efectuados al administrador, de acuerdo al formato de liquidación semanal de
cobros.
f) Manejo y control de cheques rechazados:

Hacer conocimiento de los clientes que por cada cheque rechazado se les estará cobrando un
recargo, debido a que el banco cobra por este concepto. Dicho recargo será facturado al cliente y
será registrado como otros ingresos.
Todo cheque rechazado tiene 24 horas hábiles a su rechazo para ser recuperado por los
encargados de la gestión de cobro.
g) Control sobre el correlativo de formas tales como recibos, notas de crédito (vales) y facturas.
La entrega de formas a los encargados de bombas se deberá de realizar por medio de una bitácora
sobre estos, indicando el número del primer y último documento, el nombre de quien recibe, la
fecha en que se recibe.
h) Registro de los pagos realizados por los clientes:

Las liquidaciones de cobro semanales deberán estar acompañadas por los documentos de soporte
respectivos.
103
i) Arqueo periódico de los documentos pendientes de cobro:
El administrador deberá realizar arqueos semanales, quincenales y mensuales de los documentos
de créditos pendientes de cobro para verificar si alguno de ellos presenta atraso en sus pagos, ya
que es él el responsable de llevar dicho control.
j) Verificación contra documentos de los saldos por cobrar a más de 30 días:

El administrador deberá revisar constantemente los saldos reflejados en las cuentas por cobrar,
con la finalidad de determinar saldos a más de 30 días que puedan presentar problemas de cobro
dudoso, y deberá enviar un resumen de dichos saldos a la gerencia.
Cuando se encuentren saldos por cobrar a más de 30 días, el administrador deberá notificar al
cliente por escrito, dejando constancia de la entrega. Con la finalidad de soportar cualquier
contingencia legal que pueda surgir con el mismo. Dicha carta será entregada por el
administrador o auxiliar, en los primeros días del mes en que corresponda.
k) Revisión de las conciliaciones bancarias mensuales:

Es el administrador el responsable de elaborar las conciliaciones bancarias y identificar si existen
depósitos en tránsito, asimismo identificar al cliente que origino dicho depósito y proceder al
registro contable de dicho depósito.
l) Análisis de la provisión mensual de las cuentas incobrables:

El administrador, juntamente con el gerente deberán de revisar los saldos al final de cada mes,
con la finalidad de determinar cuentas morosas a más de 30 días, las cuales deberán ser tratadas
totas de la misma forma, esto ayudara a tener argumentos de cobro administrativo y judicial si se
llegara al extremo de que el cliente no se presente a realizar sus pagos.
Estos argumentos que demuestren que se han efectuado cobros nos servirán para poder realizar la
estimación de cuentas incobrables según lo indica la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la cual nos
indica que hay que tener pruebas fehacientes de los cobros para poder realizar la estimación del
3% máximo anual, lo que le dará de baja a dichos montos dentro de los estados financieros,
104
asimismo dichos procesos nos permitirán realizar cualquier demanda jurídica para poder
recuperar los créditos.
Por lo que todos los créditos que presenten atrasos en sus pagos deben de ser tratados de la
misma forma.
La única razón que será justificada sin presentar documentación de seguimiento únicamente el
documento que lo compruebe es cuando el cliente fallezca o quiebre, es decir que deberá
adjuntarse el acta de defunción y/o el documento donde indique que la empresa ya no se
encuentra operando.
m) Contrato Mutuo:
Es la base legal de la empresa para poder exigir el pago del crédito mediante la vía jurídica y
plantar una demanda contra el cliente que incumpla con sus obligaciones.
Asimismo el departamento administrativo debe establecer los procedimientos para un mejor

aprovechamiento de los recursos y adicionalmente debe implementarse los controles que
permitan un mayor grado de certeza y efectividad en la obtención y manejo de la información que
constituye una elaboración primordial en la toma de decisiones financieras a cargo de la gerencia.
En cuanto al departamento administrativo debe dársele el grado de importancia que el mismo

merece, pues la implementación de normas y controles que faciliten la obtención de la
información del estado en que se encuentre dicho rubro por cobrar, permitirá otorgar un mayor
grado de satisfacción.
 Objetivos:
Sugerir la implementación de un modelo de sistema computarizado para el control de las
cuentas por cobrar, para dar mayor agilidad y certeza a las actividades realizadas dentro
de la empresa.
Facilitar a la gerencia la obtención de información oportuna y segura para la toma de
decisiones.
105
Ejercer controles rigurosos sobre las actividades por cobrar de la empresa, para obtener el
máximo rendimiento en el control de los créditos otorgados.
Ejercer controles operativos que aseguren razonablemente la recopilación de la

información de las cuentas por cobrar y poder tomar decisiones con precisión en base a la
información real de las cuentas por cobrar.
Facilitar la recuperación de los créditos otorgados por medio de los controles a

emplearse y el monitoreo continuo del comportamiento de los clientes en sus
formas de pago.
 Alcance:
El buen funcionamiento de los controles de las cuentas por cobrar
Dotar los controles de razonabilidad para la toma de decisiones
 Beneficios:
La razonabilidad de los datos contables
Monitoreo constante en el límite de crédito por cliente
Información oportuna
Facilitar las tomas de decisiones
Aviso de morosidad por cliente
106
Ejecución:
Recomendación:
La empresa podrá optar por la compra de un sistema computarizado para el control y registro de
los clientes, para llevar un control adecuado de las cuentas por cobrar, adicional a los controles
operativos sugeridos en nuestra ejecución, asimismo se implementaran controles más exactos con
los clientes morosos, el mismo debe cumplir con los requisitos siguientes y adecuarse a los
procesos que se dan dentro del ámbito de la empresa:
- Adecuarse al flujo de procesos que se realicen dentro del ámbito de la empresa, en la

autorización y ejecución de cobros.
- Hay que tomar en cuenta que los programas informáticos se diseñan de modo que sólo
funcionan en algunas plataformas, una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de
programación informático y el sistema operativo, es importante elegir la plataforma más
adecuada.
- Para optar a un sistema informático adecuado a sus necesidades necesitará asesoramiento

profesional.
- Contar con equipo computarizado, en el cual se tiene que observar el costo y facilidad
de actualización. ¿Cuántas computadoras va a adquirir? ¿De qué marca y qué modelo?
- Costo del sistema operativo, costo de la licencia, años en el mercado, lenguaje, estabilidad.
- Niveles de acceso, diferentes usuarios precisan diferentes niveles de acceso a la información.

Por ejemplo, la Gerencia, deberá contar con acceso libre a todo el sistema y un empleado
operativo deberá tener limitaciones a con la información, únicamente ver lo necesario para
realizar su trabajo de forma adecuada y satisfactoria.
- Personal con capacidad de navegar por el sistema informático y utilizar sus funciones.
107
Además al echar andar dicho sistema la empresa se puede beneficiar ya que dentro del sistema se
pueden añadir otros controles.
Simbología utilizada para la elaboración de los diagramas de flujo de procedimientos operativos

del control de cuentas por cobrar.
Símbolo Definición Descripción
Principio y/o Este representa la disponibilidad de la información

terminación del para el procedimiento (entrada), y la mención de
diagrama que la información ya ha sido procesada.
Se utiliza cuando un grupo de actividad o un grupo
Actividad y
de ellas tienen como objetivo un cambio, ya sea con
operación
el valor forma o disposición de la información.
Este se utilizará cuando se desee representar un
documento cualquiera, que puede ser: una forma,
un control, una ficha, un listado, etc. (excluida la
Documento cinta magnética). Siempre que un documento tenga
varias copias, éstas deben representarse dentro del
diagrama, numerando con el cero el original, el uno
para la primera copia y así sucesivamente.
Este se utiliza siempre que las condiciones físicas
del diagrama obligue a interrumpir el graficado de
Conector la información y se tenga que seguir el diagrama en
otro lugar, o bien cuando lo que interesa es unir
informaciones aisladas.
Representa el momento en que una actividad u

Alternativas operación cualquiera implica tomar uno o varios
caminos diferentes.
108
Ejemplo:
Si
No
Significa el depósito definitivo o temporal de

Archivo documentos en archivos.
Significa la debida autorización o el visto bueno en

Autorización
una determinada actividad.
El siguiente diagrama de procesos está diseñado en el programa de Excel, el cual facilitara las
tareas a desempeñar dentro de la empresa.
109
Diagrama del flujo del sistema propuesto:
No. Descripción Responsable Ventas Compras
1 Inicio: se inicia con Administrador de la
Ingresos de
el ingreso de las empresa las ventas
ventas totales.
2 Clasifica el tipo de Proceso de

clasificación
venta realizada, de ventas
crédito ó contado.
3 Reporte por periodo Reporte por

de ventas al contado periodo
y al crédito.
4 Decisión de generar Decisión Si

algún reporte de
ventas al contado o
al crédito por
periodo o por cliente No
en especial.
Visto
5 Aceptación de Bueno
generar el reporte
necesario.
6 Fin del proceso

Fin

A continuación los documentos para ejercer los controles operativos como lo indicado
anteriormente:
110
a) “Solicitud de crédito”:
111
Diagrama de autorización de solicitud de crédito:
No Descripción Responsable Símbolo
1 Inicio: El cliente se acerca a requerir una solicitud
Ingresos de
de crédito y la presenta completamente llena. Cliente solicitud por
el cliente.
Se recibe la solicitud de crédito, revisando que se

Solicitud re-
2 adjuntan todos los documentos requeridos para Administrador cibida en la
admón.
optar a dicho crédito, formando un expediente. o auxiliar
El administrador, remite a la Gerencia el

Análisis de
3 expediente para su análisis de capacidad de pago, Administrador capacidad de
pago
donde se verificaran las referencias y Gerente
Decisión: La Gerencia determina si la solicitud Si
4 califica o no, asimismo si se autoriza el monto Gerencia

solicitado o se impone otro monto. No
Si la solicitud es autorizada se procede a dar un Visto

5 Bueno
número de cardex, al expediente para identificar al Administrador
cliente.
Luego se procederá a notificar al cliente si su Aviso de

6
autorización
crédito fue autorizado o denegado, mediante una Administrador o negación.
llamada telefónica.
El expediente se procederá a ser archivado por el Archivo
7 administrador.
Fin del proceso Fin

8
112
b) “Formato para la autorización de sobregiro de límite de crédito”:
113
c) “Hoja de conocimiento para la entrega de documentos para cobro”:
114
d) “Liquidación semanal de cobros”:
115
e) “Carta de saldos a más de 30 días”:
116
Diagrama de recepción y entrega de documentos para cobro, gestión de cobros (mayor a 30 días
arqueo de documentos pendientes de cobro), manejo y control de cheques rechazados y registro
de los pagos realizados por los clientes:
1 Inicio: El cliente empieza a hacer uso del crédito Cliente Inicio de
autorizado. relación.
2 Recibirá los vales, donde verificara que se

encuentren firmados y sellados, por el cliente, ya Recepción
que servirán de documentos legalmente validos Vendedores de
documentos
para su recuperación, en ausencia de lo anterior de crédito.
deberán ser firmados y colocar el nombre de quien

recibe y fecha los productos.
3 Los vendedores entregaran diariamente al

administrador los vales que comprueben la entrega Administrador Agregar el
valor del
de los productos a los clientes, verificando que o auxiliar vale al saldo
del crédito.
todos los vales contengan lo necesario. Y sumar el
valor del vale al saldo del crédito.
4 Se monitorearan los saldos de los créditos y la

forma de pago, para determinar si hay atrasos en Administrador Monitoreo
de saldos y
los pagos, de forma consecutiva, para ejercer la o auxiliar de depósitos
en transito
cobranza, y monitoreo de depósitos en las cuentas
bancarias para determinar los depósitos en tránsito.
5 Visita al cliente para hacer de su conocimiento sus

atrasos (más de 30 días) y entregar la nota de cobro
Cobros
y pactar la forma de pago, asimismo depositar a las Administrador
cuentas bancarias el efectivo para no transportarlo, o auxiliar
117
ya que el riesgo es muy alto en estos tiempos.
6 El responsable de la gestión de cobro, entregara los Administrador

recibos provisionales, boletas de depósito, efectivo, o auxiliar Presentación
de
cheques con fecha al día o post-fechados por los liquidación
de cobros.
cobros efectuados, al administrador, de acuerdo al
formato de liquidación semanal de cobros.
7 Se procede a registrar o descargar el pago realizado Administrador Descargo

el pago en
por el cliente a los cardex, obteniendo el nuevo o auxiliar los cardex.
saldo y la fecha del próximo pago.
8 Llevar un control de cheques rechazados de los

clientes, formando un historial de los rechazos,
realizando llamadas o visitas al cliente para Administrador Control de
cheques
determinar su recuperación después de las 24 horas o auxiliar rechazados
de su rechazo, asiendo del conocimiento del cliente
que se le estará cobrando comisión por cada
cheque rechazado, dicho recargo será facturado al
cliente.
9 Se procederá a archivar la nota de cobro y

fotocopia de la liquidación de cobro en el
expediente del crédito, esto servirá para tener Administrador Archivo
historial de cobros al momento de realizar las o auxiliar
estimaciones de cuentas incobrables, ya que lo
requiere el ISR para dicha cálculo anualmente.
Fin
Fin del proceso
118
Diagrama de análisis de la provisión mensual de las cuentas incobrables:
1 Al finalizar cada mes, la gerencia y la Administrador Inicio de la

provisión
administración deberán revisar los saldos de las y Gerente
cuentas por cobrar, para determinar clientes con
atrasos con más de 30 días.
Los saldos encontrados con más de un mes atraso Cobro

2
se deben de tratar con más especialidad ya que Administrador administrati
vo y
para realizar la estimación para cuentas o auxiliar judicial.
incobrables es necesario tener argumentos según

lo indica la Ley del Impuesto Sobre la Renta, en su
artículo 38 inciso q.
Administrador,
Calculo
3 Al final del ejercicio contable estables su Gerente y
porcentaje máximo de estimación para cuentas contador
incobrables.
Fin
4 Fin del proceso
119
 Conclusiones:
El mapeo de procesos en el rubro de cuentas por cobrar y la recopilación de la información a
través de cuestionarios practicados al personal, permitió concluir que los mismos (apertura de
crédito y gestión de cobro) poseen la segregación de funciones necesarias, así como el nivel de
autorización requerido. Sin embargo, no cuenta con la generación de documentos que respalden
los principales procesos, lo cual provoca que, no exista evidencia tangible de las acciones
tomadas por la administración.
Efectuada la evaluación necesaria para determinar las causas reales de los problemas y carencias
con que cuentan los procesos actuales de la cuentas por cobrar, se estableció que la falta de un
marco regulatorio par parte de la empresa provoca que las acciones tomadas en la gestión de
cobros sean a criterio de la persona encargada de la administración. Sin embargo, no existe una
estandarización ni uniformidad de las acciones a realizar en las distintas situaciones presentadas
para dicho rubro.
Se verificó que la empresa no realiza la aplicación del porcentaje máximo legal (3%) permitido
para la provisión de cuentas por cobrar, indicado en el artículo 38, literal q) de la Ley del
Impuesto Sobre la Renta, Decreto No. 26-92 del Congreso de la República, debido a que las
políticas internas indican que deben aplicar el método de deducción directa para las cuentas que
documentan y presentan atraso de más de 12 meses.
Este sistema está compuesto por una serie de controles internos que garantizarán el buen
funcionamiento del control de las cuentas por cobrar, mediante el proceso del ingreso de la
información verídica y el monitoreo continuo a los saldos de crédito de los clientes, en el cual se
podrá determinar el límite de crédito otorgado a cada cliente, la periodicidad de pagos, la
morosidad.
120
Recomendaciones:
El administrador y el contador deben verificar mensualmente que los saldos reflejados en las
cuentas por cobrar sean reales, es decir, que cuenten con evidencia de que son derechos
adquiridos de la empresa. Así también como deben documentar el seguimiento a los saldos
que presenten morosidad a más de 180 días, con la finalidad de determinar si deben
registrarse como cuentas incobrables.
El gerente, debe velar por la adecuada protección de los activos corrientes de la empresa
contra robo, fraude o estafa, asegurando la exactitud y confiabilidad de los datos reportados
por en la contabilidad, así como asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos
para el rubro de cuentas por cobrar.
La gerencia debe promover un ambiente de control que permita que todos los colaboradores
relacionados con el rubro de cuentas por cobrar, conozcan lo importante que es el soporte
adecuadamente de cada una de las transacciones originadas en este rubro, con la finalidad de
disminuir el riesgo inherente que existe en el manejo del mismo, a través de la
implementación y difusión del manual.
La gerencia deberá establecer controles internos eficientes en cada uno de los procesos de las
cuentas por cobrar, a través de la implementación del manual, que permitirá normar los
procesos, mejorar la efectividad del control interno así como disminuir los riesgos de error y
fraude, con previa autorización de la gerencia.
121
Anexo 7
Glosario de términos:
2. Examen sistemático: Es una revisión de forma ordena y constante, en el que se llega a

obtener una razonabilidad de los estados financieros.
3. NIA: Normas internacionales de Auditoría.
4. Control interno: Es un sistema que está compuesto por todas las medidas de comunicación y
coordinación que facilitan el buen funcionamiento de una empresa.
5. Circularización: Se le llama así a la técnica de confirmación de saldos, la cual se lleva a

cabo mediante el envió de notas.
6. Arqueo: Conteo físico para verificar su exactitud de documentos o dinero.
7. IVA DF: Impuesto al valor agregado debito fiscal.
8. FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
9. Gestión de cobros: Es la acción que se realiza con el fin de que cada cliente cancele el valor
de las facturas a cambio de los hidrocarburos recibidos.
10. Límite de crédito: Monto fijo asignado a cada cliente, del cual dispone para la compra de
hidrocarburos.
11. Plazo de crédito: Es el período de tiempo máximo en el que deben ser cancelados los valores
de las facturas de las ventas realizadas a clientes, y están consignados en la solicitud de
crédito al ser aprobado.
12. Cheque rechazado: Es el documento de pago girado por el cliente que al momento de ser
presentado para su cobro, el banco emite boleta de rechazo indicando que es por fondos
122
insuficientes, redacción incorrecta, endoso incorrecto, revocatoria de orden de pago y
período de tiempo caducado (más de 6 meses).
13. Recargo por cheque rechazado: Valor que se factura al cliente por recargo bancario, causado
por el rechazo de cada cheque.
123

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UNIVERSIDAD PANAMERICANA

Facultad de Ciencias Económicas

“Estrategia administrativa para la estructuración

José Carlos Ortiz Pérez

Zacapa, febrero de 2012

José Carlos Ortiz Pérez

Lic. Omar Alexander Aldana Portillo, Asesor

Zacapa, febrero de 2012

M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus

M. Sc. Alba Aracely Rodríguez de González

M.A. César Augusto Custodio Cóbar

Autoridades de la Facultad de Ciencias Económicas

M.A. César Augusto Custodio Cóbar

Lic. César Fernando Orellana Paíz

Práctica Empresarial Dirigida -PED-

Lic. Oscar René Morales Calderón

Lic. Roberto Antonio Hurtado Von Quednow

Lic. Alejandro Benjamin Peñate Morales

Lic. Omar Alexander Aldana Portillo

Licda. Angélica María Perdomo Oliva

A mis hermanos: Por su compañía y su confianza en mí.

A mi familia: A mi abuela, primos, sobrinos y hermanos de comunidad, con cariño de

A mi patria: Guatemala, que mi logro sea un aporte para su desarrollo.

Los problemas identificados en la evaluación integral fueron la pauta para la elaboración de

El presente trabajo muestra el planteamiento del problema identificado en la empresa, el cual se

La actividad mercantil de la empresa Estación de Servicios DAYANA Scott 77 se remontan

Este proceso interno es el que finalmente salvaguarda el patrimonio de la empresa y del

1.1. Qué es una auditoría:

1.2. Tipos de auditoría:

“Los objetivos inmediatos de una auditoría externa independiente son:

1.3. Objetivos de la auditoría:

 Determinar limitaciones del derecho de cobro: Definir la existencia de algún compromiso

1.4. Control interno:

Control interno administrativo:

Control interno contable:

“El propósito de la auditoría es brindar seguridad razonable de la información en los

1.5. Evaluaciones de riesgo y control interno:

 Protección de sus activos:

 Obtención de información financiera, razonable y oportuna:

Aspectos básicos sobre aseveraciones de control interno:

 Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

 Asegurar el cumplimiento de las políticas y normativas de la entidad.

Factores que determinan un riesgo inherente alto:

1.7. Arqueo de documentación:

Conexión contra otras cuentas:

1.8. Análisis de la estimación para cuentas incobrables:

Ley del Impuesto al Valor Agregado:

El artículo 2 numeral 1) de la ley del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), Decreto

1.10. Cuentas y documentos por cobrar:

Recuperado 02/11/2010 http://www.soloeconomia.com/cuentas/cobrar.html: Las cuentas por

Cuentas por cobrar:

Estimación para cuentas incobrables:

Planteamiento del problema:

a) Proporcionar información para la toma de decisiones económicas,

De estos propósitos u objetivos surge, la necesidad urgente de implementar un sistema de

La empresa Estación de Servicios DAYANA SCOTT 77, es una empresa dedicada a la

En base a esto se pretende desarrollar una estrategia administrativa para la estructuración

2.3.1 Objetivo general:

2.4 Alcances y límites

Dentro de los alcances podemos mencionar los siguientes:

3.1 Tipo de investigación:

3.2 Sujetos de la investigación: