LA TEORÍA DE SISTEMAS APLICADA A LAS ORGANIZACIONES

Cada día se hace más necesario emplear por parte de las organizaciones sistemas de
trabajo mas flexibles, dinámicos y fluidos que permitan integrar tanto los insumos o recursos
organizacionales y los proveedores que los surten, como los procesos y así obtener los productos
o servicios que los clientes esperan en función del mejoramiento de la productividad de las
mismas.
En este sentido, estudiar la teoría de sistemas en las organizaciones dará un enfoque
global que permite entenderlas como sistemas interrelacionados que se interaccionan y se
adaptan e influyen en el ambiente.
Concepto de Sistema
Enrique Benjamín Franklin(2000) al referirse al tema de sistema, lo define como el
conjunto de elementos relacionados entre sí orientados hacia un propósito común.
El sistema es “un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y
procesos que lo integran, que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su
ambiente” Gómez Ceja (1998:4).
Koontz y Weihrich (2003:786) lo definen como un “grupo o conjunto de cosas
relacionadas o interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad
compleja; todo compuesto por partes en una disposición ordenada de acuerdo con algún
programa o plan. Todo sistema debe tener límites que lo separan de su ambiente”.
Para Pozo Navarro (1992:17), “un sistema es un conjunto organizado, formando un todo,
en el que cada una de sus partes está conjuntada a través de una ordenación lógica, que
encadena sus actos a un fin común”.
Tomando como referencia los anteriores conceptos se deducen ciertos elementos
comunes:
o Conjunto de partes, elementos, cosas;
o Integradas e interdependientes;
o Propósito, objetivo común.
Por tanto un concepto de sistema sería:

Un sistema es un conjunto de partes que funcionan de una

manera interdependiente entre ellas y con el medio ambiente
para lograr un propósito común.
Clasificación de los Sistemas
Guillermo Gómez Ceja (1998:6-7) destaca que los sistemas pueden clasificarse de la
siguiente manera:

Sistema determinístico es aquel en que las partes interactúan en forma completamen-

te predecible. Estos pueden ser simples, serían aquellos que tienen algunos componentes e

16
interrelaciones que revelan un comportamiento dinámico completamente predecible. Ejemplo: el
cerrojo de una ventana o puerta; y complejos por ejemplo la computadora electrónica, que
está formada por un sistema sumamente complejo o complicado y determinista, porque la
computadora hará únicamente lo que se le indique.

Sistema probabilístico en éste existe incertidumbre; no se puede dar una predicción

exacta y detallada, sino que sólo se puede decir su probabilidad en determinadas circunstancias.
Este puede ser simple, un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al aire. Como es
posible deducir corresponde a un sistema simple, pero impredecible; y complejo, ya que es muy
difícil predecir el resultado debido a la complejidad del sistema y a los diversos escenarios que se
puedan presentar, ejemplo de este tipo de sistema: el ser humano, las organizaciones.

Sistemas físicos son los que tratan con herramientas, maquinarias, equipos y en
general con objetos o artefactos reales. Es uno donde por los menos dos de sus elementos son
objetos

Sistema abstracto son el contraste de los primeros; en estos sistemas, los símbolos
representan atributos de objetos que no existen, excepto en la mente (del investigador); por
ejemplo: conceptos como planes, hipótesis e ideas sujetas a investigación pueden ser descritos
como sistemas abstractos

Los sistemas naturales pueden ser definidos como aquellos que se desarrollan de un
proceso natural, como la fotosíntesis. Algunos sistemas naturales también son llamados
adaptables, en los cuales hay un reajuste constante a nuevos insumos ambientales; por
ejemplo, los injertos en plantas o frutas.

Dentro de los sistemas naturales encontramos los sistemas cerrados, son sistemas
ficticios, ya que no existen en realidad , sin embargo los definen como aquellos que operan con
poco intercambio; para efectos prácticos se mencionará que el proceso de respiración es cerrado,
en cuanto que no sentimos cada paso que se efectúa para respirar, sin embargo, el sistema se
realiza. Por otro lado están los sistemas abiertos , que en realidad son todos los sistemas ya
que cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante, que viene a formar el
suprasistema; ya que recibe influencias del medio.

Los sistemas elaborados son aquellos en los cuales el hombre ha dado contribución al
proceso en marcha, mediante objetos, atributos o relaciones. Como ejemplo las presas o
motores. Estos sistemas también pueden ser físicos y abstractos.

17
 Idalberto Chiavenato (2001: 48) hace referencia sólo a dos tipos de sistemas los abiertos
y los cerrados. Esta condición depende de dos aspectos como son la permeabilidad, mientras
mayor sea el grado de la misma, existirá más intercambio con el medio, en este caso se habla de
un sistema abierto. El otro aspecto es precisamente que no existe un sistema completamente
cerrado.

SEGÚN EL GRADO DE COMPLEJIDAD SISTEMA DETERMINÍSTICO

SISTEMA PROBABILÍSTICO

SISTEMAS FÍSICOS O CONCRETOS

(ciencias no formales)
SEGÚN LA RAMA DE LA CIENCIA

SISTEMAS ABSTRACTOS (ciencias

formales)

SISTEMAS NATURALES
SEGÚN SU ORIGEN
SISTEMAS ELABORADOS

Figura 1 Clasificación de los sistemas

Fuente: Nava F. 2003

Subsistemas y Suprasistemas

Todo sistema está conformado por un conjunto de partes integradas e interdependientes

lo que se denomina subsistemas, al mismo tiempo ese sistema está inmerso en un sistema
mayor denominado suprasistema. Un ejemplo práctico podría ser la naturaleza, donde existen
varios elementos, como son: animales, vegetales, agua, etc. Todo el medio vendría siendo un
subsistema del sistema total que es la naturaleza. La naturaleza (el sistema)viene a ser un
subsistema del sistema total (suprasistema): el sistema planetario.

Un subsistema es una de las diferentes partes o

elementos que conforman el sistema

Un suprasistema es el sistema mayor

donde interactúa el sistema

18
 Figura 2 Sistema, Subsistema y Suprasistema
Fuente: Nava F. 2003
Característica de los Sistemas

G Gómez Ceja (1998) destaca como características las siguientes:

1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en otros
sistemas de carácter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié en la idea, una
auténtica categorización de suprasistemas, sistemas y subsistemas.
2. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y operan
orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que los objetivos
constituyen el factor o elemento que direcciona todas las partes del conjunto.
3. La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás
y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras características, ésta
constituye uno de los soportes básicos para la construcción del modelo o matriz de análisis
administrativo.
Pozo Navarro (1992:49-50-51) hace referencia a que todo sistema debe poseer
estabilidad, adaptabilidad, eficiencia y sinergia; es decir el sistema debe permanecer en
funcionamiento eficaz y evolucionar dinámicamente frente a cualquier cambio, debe lograr sus
objetivos tomando en cuenta la economía de los recursos que utilice y tener la capacidad lograr
la acción de todos las partes involucradas, en otras palabras ampliar la capacidad individual.

19
PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS
Gómez Ceja (1998:10) hace referencia a los principios de integración e independencia
según Johnson, Kast y Rosenzwing los cuals son:
1. El todo es primero y las partes son secundarias.
2. La integración es la condición de la interrelacionalidad de las muchas partes dentro de
una.
3. Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual ninguna parte puede
ser afectada sin afectar todas las otras partes.
4. El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el todo.
5. La naturaleza de la parte y su función se derivan de su posición dentro del todo y su
conducta es regulada por ese todo.
6. El todo es cualquier sistema o complejo o configuración de energía y se conduce como
una pieza única, no importando qué tan compleja sea.
7. La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, así como sus relaciones,
deberán evolucionar a partir del todo.
Por otro lado Pozo Navarro (1992:48-49) al hacer referencia a los principios en los que se
basan los sistemas, destaca cuatro grandes principios:
- La subsidiaridad: se refiere a que todo sistema es subsidiario de otros sistemas.
- La interacción: se refiere a que las partes que conforman el sistema interactúan
unas con otras.
- El determinismo: significa que es posible determinar el origen y naturaleza de
todos los actos que modifican las actividades del sistema y así realizar las
correcciones necesarias para lograr los objetivos.
- La equifinalidad: es significa que todo sistema debe estar diseñado para que
pueda alcanzar un mismo objetivo a través de medios y acciones diferentes.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:

a) Insumos
Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del cual se
van transformando hasta convertirse en producto (salidas). Todo sistema recibe o importa del
ambiente externo insumos necesarios para funcionar. Ningún sistema es autosuficiente o
autónomo. Los insumos pueden ser recursos, energía o información.
b) Procesador
Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas, en
productos o salidas. Todo sistema procesa o convierte sus entradas a través de sus subsistemas.
Factor básico del procesador será la tecnología utilizada, dependiendo del tipo o clase de sistema.

20
Además de la tecnología, el procesador estará constituido por normas, procedimientos,
estructuras administrativas, etc. Su forma, composición y funcionamiento, estará en relación del
diseño que se elabore.
c) Productos, Salidas o resultados (outputs):
Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los fines y
las metas del sistema. Las salidas, productos o servicios prestados, energía o información, son
consecuencias de las operaciones o procesos realizados por los diversos subsistemas en conjunto.
En la administración los productos serán los bienes, los servicios, etcétera.

d) Regulador
Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo
humano. En la administración, el regulador estará constituido por los niveles directivos y
gerenciales que establecen las "reglas del juego", por medio de políticas que se instrumentan en
planes, estrategias, tácticas, etcétera.

e) Retroalimentación
Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema superior.
Mediante la retroalimentación los productos inciden en el sistema superior, el cual genera energía
a través de los insumos que vuelven a entrar en el sistema para transformarse nuevamente en
productos o salidas. Además, la retroalimentación mantiene en funcionamiento a el sistema. Si
bien hay una relación entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o falta de
relación insumo-producto, el regulador adoptará las decisiones o acciones correctivas que se
pongan en práctica por medio de la retroalimentación. La retroacción o retroalimentación es
información o energía de retorno.
Existen dos tipos de retroalimentación:
Retroalimentación positiva: estimula la entrada de insumos en el sistema, agiliza o
incrementa sus operaciones y, en consecuencia, produce más salidas o resultados.
Retroalimentación negativa: si la acción del sistema es exagerada y va más allá de lo necesario,
la retroalimentación negativa actúa para impedir o restringir la entrada de insumos, frenar y
reducir sus operaciones y, por consiguiente, producir menos salidas o resultados.
La retroalimentación, sea positiva o negativa, permite al sistema alcanzar el equilibrio y
la estabilidad en el funcionamiento. Este equilibrio es dinámico y se denomina homeostasis en los
sistemas vivos: es el caso de la temperatura corporal en los organismos vivos, la cual se
mantiene estable a pesar de las variaciones del medio ambiente externo.

21
 AMBIENTE

REGULADOR

AMBIENTE

INSUMOS PROCESADOR SALIDAS

RETROALIMENTACIÓN

Figura 3 Componentes de los

Sistemas
Fuente: Nava F. 2003

Los componentes de todo sistema son

entradas, procesos, salidas, regulador y retroalimentación.

Aplicación de la Teoría de Sistemas a la Gestión Organizacional

La teoría de los sistemas - aplicada al estudio de las organizaciones - define un sistema

como: una organización conformada por diferentes recursos, hombres, máquinas, materiales,etc.
que trabajan en forma coordinada entre ellas y con el medio externo para lograr una meta. (ver
figura 3). Ese trabajo es constante y cíclico, ya que cada componente en el proceso está
interrelacionado dependiendo e influyendo a su vez en el resto de los componentes. En este caso,
cuando hablamos de sistema organizacional, nos referimos a cualquier tipo de organización o a
cualquier parte de la misma, es decir, puede tratarse de un departamento, una oficina, una
sección, un taller, o una escuela, una iglesia o una institución oficial.

22
Para explicar mejor este proceso Gómez Ceja (1998: 18-19) refiere claramente:
En su trayecto por alcanzar los objetivos o metas deseados, los procesos
organizacionales compuestos por personas, equipos, máquinas, etc.,
procesan insumos que provienen del ambiente en forma de autoridad legal y
política, mano de obra, financiamiento, equipo, facilidades, información, etc.
Con la energía que el mismo ambiente suministra a la organización, ésta
transforma los insumos en productos que emite en forma de decisiones,
políticas, acciones, bienes, servicios, etc., para ser total o parcialmente
absorbidos por el ambiente. Muchos de los insumos que absorbe del
ambiente son productos de otros sistemas. A su vez, muchos de los
productos que la organización emite pasan a formar parte de los insumos de
otros sistemas o son absorbidos por la misma organización para su propio
desarrollo (insumos).Para ser viable, la organización debe emitir productos
deseables al ambiente externo, asegurándose de este modo la provisión de
insumos. En la medida que tal cosa sucede, sobrevivirá y crecerá la
organización: de lo contrario disminuirá y acabará por desaparecer.Lo
anterior quiere decir que las organizaciones necesitan de una corriente cons-
tante de información y una evaluación sobre la forma como el ambiente
reacciona ante los productos o servicios que emite, y la sensibilidad y
efectividad con que responda a los cambios en las demandas del mismo, va a
depender de su viabilidad y fortalecimiento. En otras palabras, necesita una
constante retroalimentación.

LAS EMPRESAS COMO SISTEMAS ABIERTOS

MISIÓN - OBJETIVOS -
VISIÓN

ENTRADAS SALIDAS

RECURSOS PRODUCTO
(materiales y S O
SERVICIOS
planta física,
financieros, PROCESOS
humanos,mercadoló
-gicos,
administrativos) RETROALIMENTACIÓN
Figura 4 La Organización como sistema
Fuente: Nava F. 2003
23
 Adaptación y Cambio

En la figura anterior también se aprecia que, los ambientes que rodean a las
organizaciones se encuentran en constantes cambios, por tanto un sistema organizacional rígido,
estático no podrá sobrevivir a estos cambios sino se adapta a los mismos. En la medida, que
surjan alteraciones en los insumos, debe hacerse reajuste en los componentes internos. Enton-
ces, si los ambientes no son constantes, el criterio de efectividad —la respuesta de la
organización a su ambiente— tampoco puede ser constante, pues los requerimientos de
efectividad demandan que las organizaciones anticipen, sientan y respondan a los cambios.
Este reconocimiento de la necesidad de cambio y adaptación lleva a la teoría de los sistemas a un
círculo completo, el criterio del éxito administrativo es la efectividad entendida como la capacidad
del sistema para responder al ambiente.

Las organizaciones de hoy exigen cada día mas proveerse de

mecanismos, métodos y técnicas que le permitan desarrollarse
y ser más competitivas, adaptándose a las nuevas exigencias
del mercado global. Para ello deben esforzarse en ser eficaces,
eficientes y efectivas

24
 TEMA 2 :EL ENFOQUE SISTÉMICO DE LAS ORGANIZACIONES

LAS EMPRESAS COMO ORGANIZACIONES SOCIALES

Con base a que un sistema es un conjunto ordenado de partes o elementos que trabajan de
una manera integrada, coordinada e interdependientes, para el logro de objetivos determinados ;
se desprende la necesidad de definir a las organizaciones como sistemas que son. Para ello es
importante explicar como ha sido el surgimiento de ellas, y es precisamente el hecho de que las
organizaciones son el más eficiente medio de satisfacer un gran número de necesidades humanas.
Las organizaciones surgen de la necesidad de cooperar y conjugar esfuerzos para alcanzar
objetivos que no podría conseguir solo. Cualquier organización está compuesta de dos o más
personas' que establecen relaciones reciprocas para alcanzar objetivos comunes.

Las personas se organizan a causa de la necesidad de relacionarse con otras personas y

tratan de conseguir satisfacciones sociales que sólo las organizaciones pueden brindarles. También
para conseguir lo que jamás lograrían aisladas:

 Ampliar sus habilidades y ejecutar las funciones con más eficiencia

 Reducir el tiempo para hacer las tareas

 Aprovechar la experiencia y la vivencia de los demás, para acumular más

conocimientos
Por último, se constituyen las organizaciones para lograr ese efecto multiplicador de las
actividades de sus miembros.
Una de los principales objetivos de las organizaciones es producir elementos necesarios para
la sociedad. Es tal la proliferación de organizaciones en la sociedad actual, y la variedad de sus
estructuras y finalidades, que su estudio es muy complejo. Las organizaciones pueden dedicarse a
producir bienes y productos o servicios especializados muy diversificados. Existe una variedad
increíble de organizaciones.

CONCEPTO DE ORGANIZACIONES

Dentro de un enfoque más amplio, las organizaciones "son unidades sociales (o agrupaciones
humanas) construidas intencionalmente y reconstruidas para alcanzar .objetivos específicos”. Esto
significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elaboran para
conseguir determinados objetivos; así mismo, se reconstruyen, es decir, se reestructuran y se
replantean a medida que los objetivos se alcanzan o se descubren medios mejores para alcanzarlos
a menor costo y esfuerzo. La organización no es una unidad inmodificable, sino un organismo social
vivo sujeto a cambios.

25
 Según Gómez Ceja (1998)"una organización está compuesta de hombres y máquinas
empeñadas en una actividad coordinada dirigida hacia una meta. enlazados mediante sistemas de
información e influidos por el ambiente externo”.

Existen organizaciones formales e informales, estas últimas según Koontz y Weihrich (2003)
son patrones de conducta y relaciones humanas que coexisten con la estructura formal de la
organización, o se encuentran fuera de ella. Según el profesor Keith Davis se trata de “una red de
relaciones personales o sociales que la organización formal no establece ni requiere, sino que se
producen espontáneamente cuando las personas se relacionan entre sí”.
Para Idalberto Chiavenato (2000), se denominan organizaciones formales aquellas que tienen
normas y reglas escritos y estructuras de puestos y jerarquías que rigen las relaciones entre sus
órganos componentes.
Las organizaciones formales tratan dar lineamientos al comportamiento humano para lograr
sus propósitos con eficacia y eficiencia.
También las organizaciones pueden clasificarse en organizaciones con ánimo de lucro y
organizaciones sin ánimo de lucro. En este sentido las empresas se consideran dentro de el tipo de
organizaciones con ánimo de lucro. Por tanto, Empresa según I. Chiavenato (2000),es todo
propósito humano que busca reunir e integrar recursos humanos y no humanos (recursos
financieros, físicos, tecnológicos, mercadológicos, etc.) para alcanzar los objetivos
autosostenimiento y de lucro mediante la producción y comercialización de bienes o servicios.

Una organización es un ente o institución que reúne

personas, materiales, equipos, recursos financieros, etc.
y que a través de su interacción, mediante diferentes
procesos, trabajan para producir productos o servicios
que van a satisfacer a la comunidad

CARACTERÍSRICAS DE LAS EMPRESAS

Las características de las empresas que las diferencian de las demás organizaciones sociales
son las siguientes:

1. El fin último es obtener ganancias.

2. Dispuestas a asumir riesgos
3. Dirigidas por una filosofía de negocios.
4. Se evalúan contablemente.(Hoy día se valora mucho los activos intangibles).
5. Ser reconocidas como empresas por las demás
6. Son una propiedad privada

26
LAS EMPRESAS COMO SISTEMAS ABIERTOS

Las empresas funcionan estableciendo una relación interdependiente con su ambiente

(retroalimentación), transformando (proceso) una serie de recursos o insumos (entradas) para
elaborar productos o servicios (salidas), adaptándose a los cambios que se den en el medio.

Precisamente esa condición sistémica es lo que les va a permitir a las organizaciones que se
desarrollen y crezcan, ya que el mismo va a depender del desarrollo de la sociedad donde se
desenvuelve por tanto, su propósito está en función de lo que la sociedad les demande. En este
sentido, también es necesario reconocer la importancia que tiene para el buen funcionamiento de
cualquier sistema el establecimiento del propósito, los objetivos, la visión y los valores de la
empresa.

VISION ORGANIZACIONAL

La visión organizacional sirve para mirar el futuro que se desea alcanzar. La visión es lo que
la empresa pretende ser en el futuro. La visión organizacional indica cuáles son los objetivos que
deben alcanzarse en los próximos años.

Para Francés (2001) la visión es el gran objetivo hacia el cual las empresas dirigen sus
esfuerzos y para definirlo deben preguntarse cómo desean llegar a ser en cinco a diez años. La
visión viene a ser el retrato a futuro de la organización.

MISIÓN ORGANIZACIONAL

La misión organizacional es la razón esencial de ser y existir de la organización y de su papel

en la sociedad.

Toda organización se crea para ofrecer un producto o un servicio a la sociedad. La misión

representa esta finalidad o propósito.

Según Gómez y Balkin (2003) está orientada externamente acerca de lo que la empresa
piensa producir y comercializar, utilizando sus competencias esenciales de carácter interno.

En ella se ven reflejada los objetivos de la organización, la visión, los clientes, los valores y
propiedades de una organización, etc., por tanto la misión no es estática.
Cada organización tiene una misión especifica esencial para determinar sus objetivos
organizacionales, formular estrategias y diseñar incluso la estructura de la organización.
La organización expone y aclara su misión, para orientar y estimular la iniciativa personal de
cada uno de sus miembros de tal forma que todos sus empleados sepan con exactitud cuál es su
contribución personal para que la organización logre sus objetivos.
La misión muestra una visión a largo plazo de una organización, en términos de qué quiere ser, a quién desea servir
qué y las habilidades que se desean desarrollar, por lo que responde a las preguntas Cuál es nuestro negocio? y Cuál debería

27
ser?. Si la misión de la compañía establece una definición clara del negocio actual y también indica hacia dónde se dirige y en
qué se convertirá en los años próximos (visión) esto conlleva a que los conceptos se fusionen

Una visión estratégica y una Misión del negocio orientada hacia el futuro equivalen
esencialmente a lo mismo

VISIÓN MISIÓN

COMPONENTES DE LA MISIÓN

Los componentes de la formulación de la misión organizacional según Konntz y Weihrich

(2003) son:

 Valores esenciales

 Ámbito geográfico

 Ventaja competitiva

 Tecnología y procesos

 Productos o servicios

 Relaciones con quienes participan en ella

Samuel C. Certo y J. Paul Peter (1997) y Freed R. David ( ) hacen una descripción muy
completa sobre los elementos que debe contener una misión.

Estos autores coinciden en que toda misión debe reflejar:

 Los clientes que son aquellas personas que reciben el producto o el servicio que la
empresa ofrece. En este caso, los clientes reciben diferentes denominación, todo
depende de la actividad a la que se dedica la empresa, por ejemplo, pacientes, niños,
industria petrolera, etc.

 Los productos o servicios, en este caso se mencionan los productos o servicios claves
de la organización.

 Mercados, la misión debe indicar hacia donde van dirigidos esos productos o servicios
desde el punto de vista de la ubicación geográfica.

 Tecnología, es decir las herramientas necesarias para producir los productos o

28
 servicios.

 Interés por la supervivencia, se refiere a las expectativas que tiene la empresa de

crecer, expandirse e incluso de los beneficios económicos que espera obtener.

 Filosofía, toda organización debe definir los valores y principios bajo los cuales se basan
todas las actividades de la organización. En este elemento influye mucho el criterio de la
gerencia.

 Concepto de sí misma, es importante hacer notar en la misión la ventaja competitiva

de la organización, qué es lo que diferencia a una empresa de otra y hace que la
prefieran.

 Interés por la comunidad, en función de la preservación del ambiente y del desarrollo

integral de las comunidades donde el criterio sea el de Ganar- Ganar, hoy en día todas
las grandes organizaciones se preocupan por asuntos sociales, comunitarios y
ambientales.

 Interés por los empleados, al igual que el punto anterior es importante que las
organizaciones consideren a los empleados como un activo valioso para la misma pues
las organizaciones son lo que son por su gente.

La Misión Estratégica del Negocio es la

formulación de un propósito duradero,
que describe los valores y
propiedades de una organización,
revelando su principal producto y
mercado y las necesidades de clientes
que se desean satisfacer.

En este sentido, para definir una Misión estratégica del negocio, resulta muy valioso el siguiente
instrumento, en el cual sólo hay que contestar cada una de las preguntas y luego formular la
misión con las respuesta de cada una de ellas.

COMPONENTES DE LA FORMULACIÓN DE MISIÓN

1.- CLIENTES: ¿Quiénes son los clientes de la empresa?

2.- PRODUCTOS O SERVICIOS: ¿Cuáles son los principales productos o servicios de la empresa?

29
3.- MERCADOS: ¿Dónde compite la empresa?

4.- TECNOLOGÍA: ¿Cuál es la tecnología básica de la empresa?

5.- INTERÉS POR LA SUPERVIVENCIA, EL CRECIMIENTO Y LA RENTABILIDAD: ¿Trata la

empresa de alcanzar objetivos económicos?

6.- FILOSOFÍA: ¿Cuáles son las creencias, valores, aspiraciones y prioridades filosóficas
fundamentales de la empresa?

7.- CONCEPTO DE SÍ MISMA: ¿Cuál es la competencia distintiva de la empresa o su principal

ventaja competitiva?

8.- INTERÉS POR LA IMAGEN PÚBLICA: ¿Se preocupa la empresa por asuntos sociales,
comunitarios y ambientales?

9.- INTERÉS POR LOS EMPLEADOS: ¿Se considera que los empleados son un activo valioso de la
empresa?

OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS

Los objetivos de las empresas son los fines importantes a los que se dirigen las actividades
organizacionales (Koontz y Weihrich)
Según I. Chiavenato (2001) un objetivo de la empresa es una situación deseada que ella
pretende alcanzar.
Para Galindo y Martínez(2002) los objetivos representan los resultados que la empresa espera
obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo específico.
Son las metas que la empresa desea alcanzar en período determinado de tiempo. (Gómez y
Balkin 2003)
Los objetivos cumplen muchas funciones:

a) indican una orientación y establecen líneas rectoras para la empresa.

b) Justifican las actividades de una empresa y su propia existencia.
c) Sirven para evaluar el éxito de la empresa.

30
 Objetivos, metas, fines, propósitos, etc. son términos que expresan lo mismo, un estado de
cosas que se desea alcanzar para la empresa, y que se procura dotarlas con los medios y recursos
necesarios a través de ciertas estrategias, tácticas u operaciones, para poder alcanzarlos.

Según Fernando del Pozo Navarro (1992), los objetivos son la plasmación de la finalidad
hacia la que se encamina la empresa. Los objetivos pueden establecerse a distintos niveles, y los
denomina como políticos o estratégicos, objetivos logísticos y tácticos

Todo objetivo debe reunir ciertas características que le permiten definirlo claramente y
alcanzarlo, en este sentido Freed David ( ) dice que los objetivos deben ser claramente
formulados y comunicados, proporcionan coherencia, deben lograr consenso, estimulan el esfuerzo
y las realizaciones, permiten sinergia; además ellos deben ser cuantitativos, medibles, realistas,
comprensibles, estimulantes, jerárquicos, realizables y congruentes entre las unidades de la
organización.

FACTIBLE
COMPRENSIBLE

RELACIONADOR
MOTIVADOR PARTICIPATIVO

FLEXIBLE

ACEPTABLE
MENSURABLE

OBLIGATORIO

Figura 4 Características de los Objetivos

Fuente: Nava F. 2003

Los resultados de una empresa se

pueden medir, en la medida en que
alcanza sus objetivos.

31
 Algunas sugerencias a la hora de diseñar objetivos son:
 Se debe comenzar con el infinitivo de un verbo de acción.
 Debe especificar el resultado clave que se va a conseguir.
 Se debe especificar una fecha límite para su cumplimiento. Es evidente que para que
un objetivo sea medible, debe incluir la variable tiempo.
 Debe ser lo más específico y cuantitativo posible, por tanto medible y verificable.
 Debe ser realista y alcanzable, pero al mismo tiempo debe representar un reto
significativo.
 Debe ser congruente con los recursos disponibles.
 Debe ser acordado voluntariamente, tanto por el superior como por el subordinado,
sin presiones ni coacciones indebidas.
 Sólo debe especificar el “QUÉ” y el “CUÁNDO” , debe evitar aventurarse en el “Por
qué” y en el “Cómo”.

RECURSOS DE LAS EMPRESAS

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de
recursos que utilizados de una manera eficiente van a permitir realizar las tareas y actividades
empresariales para producir los productos o servicios que ofrece la misma.

Según Galindo y Martínez (2002) los recursos se clasifican en:

Recursos Materiales, son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa:

 Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc.

 Materias primas, productos en proceso, etc.

Recursos Técnicos, son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la
coordinación de los otros recursos:

 Sistemas de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas

administrativos, etc.

 Fórmulas, patentes, etc.

Recursos Humanos, es el factor primordial en la marcha de una empresa pueden ser :

 Obreros

 Oficinistas

32
  Supervisores

 Técnicos

 Ejecutivos

 directores, etc.

Recursos Financieros, son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una
empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones. Estos pueden ser:

 dinero en efectivo

 aportaciones de los socios

 utilidades

Gómez y Balkin (2003) clasifican los recursos como tangibles, aquellos que pueden ser
cuantificados y observados como los recursos financieros, activos físicos y la mano de obra y los
intangibles, difíciles de cuantificar y suelen proporcionar a la empresa la ventaja competitiva mas
fuerte y consistente.

I. Chiavenato (2001) clasifica los recursos empresariales en cinco grupos:

a) Físicos o materiales: recursos necesarios para ejecutar las operaciones básicas de la

empresa, bien sea para prestar servicios especializados o producir bienes o productos.

b) Financieros:
Los recursos financieros garantizan el suministro de los medios para adquirir u obtener los
demás recursos necesarios para la empresa. Hasta cierto punto, estos recursos definen
buena parte de la eficacia de la empresa para alcanzar sus objetivos, ya que le permiten
adquirir los recursos necesarios para que sus operaciones tengan un volumen adecuado.

c) Humanos: son las personas que ingresan, permanecen y participan en la empresa,

cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen. Es un recurso dotado de
una vocación orientada al crecimiento y desarrollo. Las personas aportan a las empresas
habilidades, conocimiento, actitudes, comportamientos, percepciones, etc.

d) Mercadológicos: medios que la empresa utiliza para localizar, entrar en contacto e influir en
sus clientes o usuarios. También se denominan recursos comerciales al hacer referencia a
las actividades directamente relacionadas con las operaciones de ventas. e. Administrativos:

33
 Incluye todos los procesos de toma de decisiones y distribución de información necesaria,
además de los esquemas de coordinación e integración utilizados por la empresa.

MATERIALES Edificio, terreno, proceso

productivo, parte de la tecnología,
maquinaria, materiales, etc.

FINANCIEROS Capital, flujo de caja, empréstitos,

R
financiación, créditos, etc.
E
C
U
R HUMANOS Directores, ejecutivos,
S supervisores, técnicos, empleados,
O obreros, etc.
S
MERCADOLÓGICOS Mercado de consumidores, clientes,
actividades de análisis e
investigación de mercado, la
promoción, publicidad, distribución,
etc.
ADMINISTRATIVOS Planeación, organización, dirección
y control de las actividades
empresariales.

NIVELES DE ACTUACIÓN EN LAS EMPRESAS

Las empresas se consideran un sistema porque están formadas por un conjunto de partes
que están integradas e interactúan entre ellas y con el medio. Es precisamente ese medio quien le
provee de los recursos que ella necesita y que posibilitan la transformación y elaboración de
productos o servicios, logrando así sus objetivos.

Ese conjunto de partes que conforman el sistema empresa son a su vez sistemas que tienen
objetivos, entradas, procesos y salidas y que tendrán sus relaciones con su medio ambiente que va
a estar constituido por los demás subsistemas de la organización.

En toda organización es posible definir diversos niveles de actuación o subsistemas, cada uno
de los cuales desarrolla diversos enfoques en cuanto a los objetivos empresariales. Cada uno de
ellos tiene sus propias características, objetivos y funciones lo que hace que sean totalmente
diferenciados. A su vez cada uno de ellos interactúan entre sí de una manera interdependiente pero
integral, es decir, su funcionamiento constituye un todo en el cual cada uno de los elementos de
cada nivel o subsistema se complementa en espacio y tiempo para lograr el objetivo de la

34
organización. Cada nivel tiene su propia racionalidad, es decir, cada nivel busca la eficiencia
logrando sus objetivos en función de la mejor utilización de los recursos disponibles. La eficiencia
es resultado de la racionalidad. Dados los objetivos, compete a la racionalidad descubrir los medios
más adecuados para alcanzarlos.

En las empresas pueden identificarse por lo menos tres subsistemas o niveles

organizacionales: el nivel institucional o superior, el nivel intermedio o gerencial y el nivel inferior u
operacional.

NIVELES DE ACTUACIÓN EN LAS EMPRESAS

Es el componente
Nivel
estratégico. Formulación de
Institucional
política general
Es el componente táctico.
Nivel
Elaboración de planes y
Intermedio
programas específicos

Es el componente técnico.
Nivel
Operacional Ejecución de rutinas y
Figura 6 Niveles Organizacionales procedimientos.
Fuente: Nava F. 2003

Nivel Superior o Institucional

Según Aranguren (1995) este nivel cumple una misión estratégica de naturaleza política.
Relaciona la organización con el medio ambiente para asegurar su supervivencia y desarrollo,
define los recursos a utilizar, asegura financiamiento y define la estructura de poder, las políticas y
objetivos estratégicos de la organización.

Es el nivel estratégico; corresponde a lo más elevado de la empresa y está compuesto de los

directores, propietarios o accionistas y los altos ejecutivos. En él se hallan el presidente y los
directores responsables de los asuntos globales de la empresa, incluidos todos aquellos que
proporcionan apoyo directo al personal de la cúpula (secretarias, asistentes, etc.)(Chiavenato
2001)

Gómez y Balkin (2003) refieren que a este nivel pertenecen los ejecutivos de mayor nivel de
la empresa que son responsables de la dirección global de la compañía. Sus actividades
principales comprenden el desarrollo de los objetivos de la empresa.

35
 Las funciones de este nivel serían según Chiavenato (2001) son:

 Establecer objetivos empresariales

 Verificar y analizar alternativas estratégicas

 Tomar decisiones generales

 Elaborar la planeación estratégica y las políticas

Este nivel o subsistema define las estrategias empresariales necesarias para contrarrestar las
amenazas y posibles aspectos del ambiente que puedan afectar a la empresa y aprovechar las
situaciones favorables que brindan oportunidades en el ambiente, por lo que se dice que está
orientado hacia la realidad externa.
Nivel Intermedio o Gerencial
Encargado de enlazar los dos niveles situados en la cima y en la base de la organización
empresarial. Se encarga de buscar los recursos necesarios, así como de distribuir y colocar los
productos de la empresa en el mercado. Este nivel debe adecuar las decisiones del nivel
institucional a las operaciones realizadas en el nivel operacional.
Según I. Chiavenato (2001) el nivel intermedio está compuesto de la administración media de
la empresa, esto es, las personas u órganos que transforman las estrategias elaboradas para
alcanzar los objetivos empresariales en programas de acción, pues el nivel institucional está
ligado al nivel operacional por una cadena de administradores de línea media con autoridad
formal.
Para T. Aranguren (1995) este nivel está formado por el grupo de gerentes y administradores
inmediatamente debajo de la alta dirección y que excluye a los grupos formados por
supervisores y capataces. Es un nivel táctico de naturaleza gerencial que integra los diferentes
elementos del sistema y se encarga de transformar los lineamientos políticos del nivel superior en
instrucciones al nivel inferior a través de instrumentos (planes, programas, proyectos,
presupuestos y procedimientos).
Gómez y Balkin (2003) definen este nivel como aquel responsable de trasladar y convertir los
objetivos y planes generales desarrollados por los directivos estratégicos en objetivos específicos
y actividades.
Según I. Chiavenato (2001) son funciones de este nivel:
 Establecer objetivos departamentales
 Verificar y analizar alternativas tácticas
 Elaborar planes tácticos
 Implementar planes tácticos
 Evaluar resultados

36
 Este es un nivel clave para la organización ya que actúa como filtro de comunicación y enlace
entre el nivel superior y el inferior, y dependiendo de cómo este interprete y transmita la
información, las normas , las estrategias, etc. la organización puede surgir o estancarse. Además
no sólo establece relaciones verticales con los niveles superior e inferior sino también en forma
horizontal con los gerentes de otros departamentos.
Nivel Inferior u Operacional
Está localizado en las áreas inferiores de la empresa y se relaciona con los problemas asocia -
dos a la ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones de la empresa. Es el nivel
donde se ejecutan las tareas y se realizan las operaciones: incluye el trabajo básico relacionado
directamente con la fabricación de productos o la prestación de servicios de una empresa. .(I.
Chiavenato 2001)

Se encuentra en la base de la pirámide de la organización, dirige únicamente a empleados

operativos y no supervisa a otros gerentes. En este nivel es importante el conocimiento técnico
que se tenga del trabajo, así como también la labor organizativa y administrativa para poder
programar el trabajo del día, establecer prioridades, ejercer control, reducir costos, etc.

Según Gómez y Balkin (2003) pertenecen los directivos de bajo nivel que supervisan las
operaciones de la organización. Ellos interactúan directamente con los empleados.

El nivel operacional realiza sus actividades cumpliendo determinadas rutinas y procedimientos

que aseguran la utilización plena de los recursos disponibles y la máxima eficiencia de las
operaciones.

Es importante hacer notar que el nivel operacional no corresponde sólo al área de producción
de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa, sino que aparece en las demás áreas
empresariales, como finanzas, mercadología, recursos humanos, etc. En este nivel se ejecutan
de manera rutinaria las tareas y operaciones de todas las áreas de la empresa.

Según I. Chiavenato las funciones de este nivel son:

 Verificar y analizar alternativas operacionales

 Evaluar, planear y replantear la acción diaria

 Implementar la operación cotidiana

 Evaluar resultados cotidianos

INTERRELACIÓN DE LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

37
 El nivel institucional, busca lograr la supervivencia, desarrollo y equilibrio de la organización
para ello debe enfrentar la incertidumbre que reina en el ambiente y definir estrategias con
criterios de racionalidad empresarial.
El trabajo del nivel operacional es netamente operativo, es decir transformar los insumos en
productos o servicios.
El nivel intermedio tiene como función el servir de enlace entre los otros dos niveles buscando
la integración y estabilidad de la organización.
Como vemos cada nivel tiene sus propias funciones que lo diferencian del otro pero deben
trabajar en forma integral para que la organización logre ejecutar las tareas básicas de la
empresa con eficiencia, y proporcionar a la empresa condiciones que le permitan atender las
demandas del ambiente y alcanzar sus objetivos.
El nivel institucional permite a la empresa permanecer flexible y adaptable para satisfacer las
demandas externas del ambiente y, al mismo tiempo, el nivel operacional permite la eficiencia y
racionalidad a nivel operacional. Será entonces el nivel institucional quien velará por la eficacia
de la organización, es decir que se cumplan los objetivos propuestos aplicando de modo práctico
las ideas y políticas de la alta gerencia, coordinando actividades y recursos, comunicando
oportunamente, controlando, etc., tratando de integrar los niveles superior e inferior.
En este sentido, como cada nivel tiene funciones distintas los criterios que evalúan la gestión
administrativa, es decir el quehacer administrativo de cada nivel es diferente.
Según T. Aranguren (1995) la gestión está fundamentada en tres tipos de acción:
 Planificación
 Ejecución
 Control CRITERIOS DE GESTIÓN
El nivel superior a la hora de Planificar lo hace pensando en el beneficio que pueda
El
obtener , por tanto el criterio es la utilidad. Para Ejecutar utiliza el criterio de la
direccionalidad, pues este nivel debe garantizar
NIVEL el rumbo o dirección para alcanzar la utilidad.
SUPERIOR
Cuando ejerce el Control el criterio O INSTITUCIONAL
que rige es la efectividad, ya que mide el grado en que los
productos o servicios satisfacen las necesidades de la sociedad.

PLANIFICA EJECUTA CONTROLA

con un criterio de

UTILIDAD DIRECCIONALIDAD EFECTIVIDAD

38
Figura 7 Criterios de Gestión en el Nivel Superior
Fuente: Nava F. 2003
 El nivel intermedio cuando Planifica lo hace con criterio de viabilidad, ya que trata de
abrirle camino a los proyectos elaborando instrumentos que hagan posible lograr la utilidad. Al
Ejecutar lo hace con criterio de funcionalidad, en este caso la gerencia media debe garantizar a
través de esos instrumentos que las actividades y procesos funciones en la dirección dada por el
nivel estratégico. Cuando Controla CRITERIOS DEyaGESTIÓN
lo hace con eficacia, que su interés es que la organización
logre sus objetivos.
El

NIVEL INTERMEDIO

PLANIFICA EJECUTA CONTROLA

con un criterio de

VIABILIDAD FUNCIONALIDAD EFICACIA

39
Figura 8 Criterios de Gestión en el Nivel Intermedio
Fuente: Nava F. 2003
 En el nivel inferior los criterios para planificar, ejecutar y controlar también son diferentes
ya que sus funciones son distintas. En la Planificación el criterio utilizado es la racionalidad,
porque es el nivel que consume los insumos y de acuerdo a como lo haga habrá más o menos
utilidad. En la Ejecución el criterio que reina es la productividad, es aquí donde se cuida el
rendimiento de los recursos disponibles. En el Control predomina el criterio de la eficiencia, que
mide la relación entre los productos o servicios y los recursos.

CRITERIOS DE GESTIÓN
El

NIVEL INFERIOR

PLANIFICA EJECUTA CONTROLA

con un criterio de

RACIONALIDAD PRODUCTIVIDAD EFICIENCIA

Figura 9 Criterios de Gestión en el Nivel Inferior

Fuente: Nava F. 2003

FLUJO DE INFORMACIÓN ENTRE LOS NIVELES

En estos tiempos, la comunicación en las empresas debe fluir rápidamente. Los problemas
y decisiones en cualquier área deben ser comunicados inmediatamente para que sea posible
aplicar medidas correctivas. También es importante la cantidad de información que se maneja, la
cual cada vez es mayor por lo que es necesario revisar la calidad de esa información. Por tanto es
preciso determinar qué tipo de información necesita cada nivel para poder ejecutar su labor de la
manera más eficaz y eficiente.
Dice I. Chiavenato (2001), la comunicación tiene dos propósitos fundamentales:
 Proporcionar la información y la comprensión necesarias para que las personas puedan
cumplir sus tareas

40
 Proporcionar las actitudes necesarias que promuevan la motivación, la cooperación y la
satisfacción en los cargos.
Dentro de una organización existen diferentes tipos de comunicación: formales e
informales, orales y escritas, ascendentes, descendentes y laterales. Es necesario reconocer la
importancia de las mismas para el funcionamiento integral de los niveles organizacionales.
En este sentido, el nivel superior tiene mucho contacto con el medio externo, tomando
información para analizarla y procesarla definiendo políticas, objetivos generales, misión,
estrategias, convirtiéndose esta en información de entrada para el nivel intermedio. Este nivel
procesa esta información y define normas, procedimientos, reglas, planes tácticos que servirán
de entrada para el nivel inferior, ya que con esta información el nivel operativo se dedica a
ejecutar las órdenes.
Este tipo de comunicación descrito de esta forma se llama comunicación descendente o
determinativa.
Según T. Aranguren (1995) a medida que la información va subiendo de nivel adopta la
forma de pirámide: el nivel inferior requiere de mayor y más detallada información, de manera
continua.
Es necesario comunicarles constantemente qué debe hacerse, cómo, cuándo, cuánto, etc.
Sigue Aranguren diciendo, el nivel intermedio requiere de una información semicontinua y
menos detallada, mientras que el nivel superior requiere de una información más general y con
menos frecuencia.
NIVELES ORGANIZACIONALES
FLUJO DE INFORMACIÓN

AMBIENTE
Amenazas

Oportunidades

Información que sale

Información que entra
Valores, misión,
objetivos, políticas,
Nivel estrategias, estructura,
Institucional etc.

Planes, programas,
Nivel proyectos, presupuestos,
Intermedio procedimientos, etc.

Nivel Productos o servicios reales

41
Operacional Retro información
 TEMA 3 : INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

El éxito de una organización, depende no sólo de su aparato productivo, mercadológico y

tecnológico sino también de su funcionamiento, es decir de múltiple operaciones menores que
deben desarrollarse eficientemente para que todos ellos se integren y aseguren que el producto o
servicio esté disponible para el cliente con la calidad, condiciones y oportunidad que él exija, lo
que le va a permitir su crecimiento y supervivencia en el tiempo.

En este sentido los sistemas administrativos juegan un papel muy importante en el sistema
empresarial ya que se deben idear procedimientos administrativos más dinámicos y flexibles para
atacar la rapidez de los avances tecnológicos y los cambios políticos, económicos jurídicos,
sociales, etc. que se están produciendo constantemente y que de alguna manera afectan la
productividad y competitividad tan buscada por los empresarios hoy en día.
LA UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Las unidades de Sistemas y Procedimientos, llamadas también según Enrique Benjamín

Franklin (2000):

 De organización y métodos
 De asistencia técnica
 De asistencia técnica y normatividad
 De sistemas y procedimientos
 De organización y sistemas
 De apoyo técnico
 De análisis y estudio organizacional o institucional
 De sistemas de apoyo
 De asesoría técnica
 De estudio y análisis
 De estudios administrativos
 De normatividad y sistemas administrativos

Las define como unidades administrativas creadas por las organizaciones con el propósito de
proponer y poner en práctica medidas de racionalización para incrementar la competitividad de su
estructura y operación interna.

Estas unidades tienen como objetivo contribuir al mejoramiento administrativo de una

organización, proponiendo y concretando medidas de apoyo técnico orientadas a optimizar su
estructura, funciones, planes, programas, procedimientos, sistemas o proyectos.

Guillermo Gómez Ceja (1998) cita, que estas unidades surgen de la necesidad de encontrar y

42
presentar mejores soluciones en los métodos de administración y dirección para la atención de
problemas de producción, distribución y control de las operaciones actuales y futuras de la
empresa,....con un enfoque de modernización administrativa que ubique a la empresa pública o
privada en un plano de competencia y eficiencia dentro de la actual globalización económica.

Lo anteriormente expuesto justifica la necesidad de que estas unidades como dice E. B.

Franklin (2000) se adscriban a la máxima autoridad de la organización.

Por otro lado G. Gómez (1998) relata que los órganos que cumplen con funciones tales como:
organización, organización y métodos, sistemas y procedimientos, auditoria, planeación,
programación, etc. pueden adscribirse como unidades asesoras.

Estas unidades deben ser unidades asesoras , de apoyo o staff y ubicarse en el

nivel superior, ya que sus funciones van dirigidas a todas las áreas de la
organización.

Gómez C. (1998) hace referencia de una lista de funciones de las cuales es responsable esta
unidad, tales como:

 Elaborar programas que normen el curso de acción en la planeación de procesos y

métodos.

 Lograr que todo el personal de la empresa colabore y participe en las mejoras de los
sistemas de trabajo.

 Proponer estudios de mejoramiento administrativos.

 Analizar y diagnosticar sobre métodos de operación administrativa.

 Dirigir la preparación de los manuales administrativos.

 Formular proyectos de reglamentos, instructivos, circulares e instrumentos administrativos

diversos.

 Proponer y desarrollar estudios para el mejor aprovechamiento de las áreas de trabajo.

 Asesorar las áreas de la empresa que lo soliciten en relación a los sistemas

administrativos.

 Estructurar, implantar, mantener y actualizar programas permanentes de entrenamiento,

43
 capacitación y desarrollo, que satisfagan las necesidades actuales y futuras como medios
correctivos de deficiencias del personal.

E. B. Franklin (2000) describe las siguientes funciones :

Estudian y analizan la estructura y el funcionamiento general de una organización, con base en lo

cual:

• Proponen y, en su caso, adaptan los sistemas administrativos y las modificaciones que

permitan elevar su eficiencia. Para ello:

• Recaban la información necesaria para conocer los objetivos y políticas de la

organización.
• Analizan la estructura y las funciones de cada una de las unidades administrativas que la
integran.
• Estudian los planes y programas de trabajo.

Diagnostican sobre los métodos de operación y los sistemas de información.

• Captan los datos que permiten evaluar la funcionalidad y eficacia de los sistemas
utilizados, sin perjuicio de las tareas encomendadas a otras unidades o mecanismos de
vigilancia.
• Determinan la viabilidad de los estudios o propuestas que se les presentan y precisan las
ventajas de su implantación.
• Analizan el flujo de datos y los sistemas para determinar si cada nivel de la organización
recibe la información significativa para tomar las decisiones que les corresponden. En caso
necesario, proponen nuevos sistemas o modificaciones a los ya existentes.
• Realizan el análisis, diseño y control de formas impresas, procurando su adecuación al
funcionamiento de los sistemas establecidos.
• Analizan la utilización del espacio, máquinas y equipo de oficina con el fin de garantizar
su mejor aprovechamiento, considerando las disponibilidades de la organización.
• Recaban estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo del personal para estudios de
productividad.

Diseñan sistemas que incluyen el estudio de los recursos de información necesarios para su
correcto funcionamiento.

• Elaboran procedimientos para los sistemas nuevos o modificados.

• Preparan y ponen a prueba modelos de simulación de sistemas o proyectos bajo su
responsabilidad.

44
Formulan manuales administrativos para los sistemas aprobados y controlan si aplicación y
mantenimiento.
En coordinación con las áreas u órganos jurídicos adecuan la organización y la, funciones a las disposiciones
legales vigentes.

• Colaboran en la clasificación y registro de las normas que regulan la operador institucional.

• Desarrollan proyectos de reglamentos, instructivos, circulares e instrumento'
administrativos similares.
• Integran las bases jurídicas y atribuciones requeridas en los manuales o proyectos que así lo
requieren.

Asesoran a las áreas o unidades de la organización en la interpretación y aplicación de técnicas

administrativas.

• Apoyan a todas las instancias en el desarrollo y ejecución de toda clase ¿e proyectos

administrativos.
• Generan toda clase de documentos técnicos para facilitar la comprensión de los sistemas,
procedimientos, métodos, etcétera.

Realizan una labor de investigación permanente para allegar a la organización elementos de tecnología de punta
en forma ágil y oportuna.
Promueven la capacitación, desarrollo y adiestramiento constante del personal de la organización.
Coordinan la presentación de los nuevos proyectos a los diferentes niveles jerárquicos, así como
de estudios especiales.

Las principales funciones de la Unidad de Sistemas y Procedimientos son aquellas

relacionadas con: diagnósticos administrativos, estructuras organizacionales, estudios
de cargas de trabajo, manuales administrativos, distribución de espacio, normatividad,
propuestas de organización, etc.

EL ANALISTA DE SISTEMAS

Por la naturaleza de las funciones que se ejecutan en la Unidad de Sistemas y Procedimientos es

necesario contar con personal profesional y técnico de distintas especialidades .

Según E. B. Franklin (2000) es fundamental que tengan conocimientos de administración

general, teoría de la organización y teoría de sistemas; que conozcan metodología de la
investigación y el manejo de las diferentes técnicas e instrumentos de análisis administrativo, en
particular de análisis de estructuras organizacionales, sistemas y procedimientos, distribución de

45
espacio, análisis, diseño y control de formas, sistemas de información, logística, medición del
trabajo, simplificación administrativa, calidad y manuales administrativos.

Por otro lado también debe poseer ciertas cualidades personales que G. Gómez C. (1998)
refiere como que es necesario que el analista posea el suficiente grado de inteligencia para
compenetrarse en la lógica fundamental de un sistema para realizar planes claros y eficientes, así
como para apreciar en su planteamiento los efectos de nuevos hechos. Debe ser percept ivo —
aunque no la persona que realiza conclusiones rápidas—, debe ser perseverante, para así superar
dificultades y obstáculos y, además, debe mantener un método de trabajo planificado que pueda
ejecutar, aun cuando se le presenten dificultades. En rigor, el analista debe poseer las cualidades
siguientes: tener inclinación al trabajo de análisis; ser capaz de expresar sus pensamientos, ideas
y propuestas en forma clara y sencilla: ser atento, conversador claro y preciso en sus opiniones, y
tener la capacidad necesaria para manejar las relaciones humanas.

Características que E. B. Franklin (2000) las refiere como atributos de las personas que
forman parte de estas unidades tales como:

• Estabilidad emocional

• Ética profesional
• Mente analítica

• Objetividad

• Capacidad de negociación
• Actitud positiva

• Claridad de expresión verbal y escrita

• Facilidad para trabajar en grupo

• Capacidad de observación

• Creatividad

• Iniciativa

• Discreción
También debe manejar computadoras y las aplicaciones o programas actualizados ,
además conocer por lo menos otro idioma, como el inglés.

46
Figura 11 Cualidades de un Analista de Sistemas
Fuente: Nava F. 2003
 Discreto EL
Capacidad y
ANALISTA
Creatividad
Mente
Iniciativa
analítica
Objeti
vo
Expresió
n
Motiva
do
Percepti
vo
Ética
DISPUESTO
A CAMBIAR
Actitud
positiva
Estabilidad
CONCEPTOS BÁSICOS ASESOR emocional

Figura 11 Cualidades de un Analista de Sistemas

Fuente: Nava F. 2003

Con la intención de unificar criterios y dejar claro los términos que en materia de sistemas
administrativos se refiere ya que es el día a día de las unidades encargadas de mejorar los mismos,
a continuación se definen algunos conceptos básicos:

Sistemas:
Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que
contribuyen a realizar una función. (G. Gómez Ceja 1998)

Procedimientos:

Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo
repetitivo. (Galindo y Martínez (2003)
Métodos:
Modo o manera prescrita de ejecutar o realizar un trabajo determinado, respetando el objetivo establecido y aprovechando
al máximo los recursos existentes. (Enrique Benjamín Franklin 2000)
Actividad:
Serie de operaciones afines que son realizadas por diferentes unidades administrativas, cuyo conjunto integra un
procedimiento. (Enrique Benjamín Franklin 2000)
Operación:
Es la división mínima del trabajo, en conjunto forman una actividad y, si son secuenciales,
forman un procedimiento. (G. Gómez Ceja 1998)

47
 Cada una de las acciones, pasos o etapas, físicas o mentales, que es necesario ejecutar
para llevar a cabo una actividad o labor determinada. (Enrique Benjamín Franklin 2000)
Función:

Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades administrativas que integran una institución, que se definen
a partir del ordenamiento que la crea. (Enrique Benjamín Franklin 2000)
Estructura:
Es la forma en que están ordenadas las unidades que componen una organización conforme a criterios de jerarquía.
Dentro de la estructura orgánica se consignan:
 Principales puestos y unidades
 Líneas de autoridad y responsabilidad
 Niveles jerárquicos
(G. Gómez Ceja 1998)

Simplificación del trabajo:

Reducción o eliminación de pasos, documentos, funciones, procedimientos, etcétera para realizar el trabajo en forma
accesible y sencilla. (Enrique Benjamín Franklin 2000)
Productividad:
Relación entre los bienes o servicios producidos, y los factores o insumos empleados para ello. (G.
Gómez Ceja 1998)

Eficacia:
Capacidad de una organización para alcanzar los objetivos propuestos.
Eficiencia:
Uso más adecuado de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado.
Efectividad:
Es el grado en que los productos o servicios satisfacen las necesidades de la sociedad. (Talula de Aranguren 1995)

48