MANUAL DE FUNCIONES NUMERACIÓN GRAL.

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CODIGO: MF-CI
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FECHA ELABORACIÓN:
VERSIÓN: 01

1. DENTIFICACIÓN

Nombre del cargo : Tesorera y Auxiliar contable.

Jefe inmediato : Gerente General - Contadora
Autoridad sobre : Ninguno.
Supervisa a : Ninguno.
Cargos Similares : Ninguno.

Naturaleza:

Es un cargo de naturaleza administrativa, de manejo y confianza, responsable por los procesos

de tesorería y contables de la Cooperativa.

Reporta a:

Gerente General de la Cooperativa: Debe informar sobre la evolución de los procesos de

recaudos, cartera de clientes y proveedores y aspectos generales de la cooperativa.

Contadora: Debe informar sobre los asuntos contables, financieros y tributarios de la

Cooperativa.

2. DESCRIPCIÓN

Objetivo General:

Ejecutar todas las actividades de tesorería en y ante los entes relacionados con la cooperativa,
previos parámetros gerenciales, buscando la eficiencia y efectividad de la parte administrativa
sirviendo de apoyo a la gerencia de la cooperativa.

Registrar de manera oportuna y adecuada toda la información de manejo de inventarios, de

costos y gastos, en general contable y tributaria que se generen en el desarrollo del objeto
social de la Cooperativa.

Objetivos Específicos:

Disminuir y prevenir los riegos financieros, contables y tributarios derivados de la

operación de la Cooperativa.

Rendir conceptos e informes de los temas que le consulten y competen.

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Funciones y actividades permanentes

Tesorería:
 Consultar saldo en bancos, e impresión del movimiento diario.
 Elaborar los documentos necesarios para registro de ingresos.
 Programación y preparación de información para pagos a proveedores.
 Realizar pagos a proveedores, prestadores de servicios y honorarios, empleados,
contratistas, etc., previa aprobación del gerente.
 Elaborar los documentos necesarios para registro de egresos.
 Elaborar y revisar los conduces, rodamientos antes de enviarse a despacho.

Inventarios:
 Recepción, clasificación y revisión de toda la información a digitar en inventarios.
 Registrar los ingresos de productos terminados a inventarios.
 Entrega de los inventarios valorizados de la Cooperativa.
 Registrar las salidas de productos terminados.
 Programación y realización de inventarios mensuales y arqueos aleatorios
(Conteo físico) de productos terminados.
 Conciliciación de la información contable con la de inventarios físicos.

Costos:
 Preparar la información necesaria para realizar el proceso de costeo cada fin de
mes.
 Realizar el proceso de costeo mensual.
 Realizar los comprobantes de costos mensuales y digitarlos en el software de
contabilidad.

Contabilidad:
 Recepción, clasificación, codificación de los documentos internos y externos
soportes de la contabilidad de la Cooperativa.
 Elaborar los documentos equivalentes, las notas y demás soportes contables
internos.
 Digitar de manera correcta la información contable.
 Contabilizar los diferidos cada fin de mes.
 Digitar las causaciones cada fin de mes.
 Cuadrar mensualmente la cartera de clientes.
 Cuadrar mensualmente la cartera de proveedores.
 Hacer el cierre mensual de inventarios y carteras.
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 Revisar la correcta codificación de los movimientos
FECHAcontables
ELABORACIÓN: (tesorería,
facturación, cartera, compras y servicios de costos y 01gastos, diferidos,
VERSIÓN:

depreciaciones, etc).

 Diligenciar los formularios tributarios que se requieran (Retención en la fuente,

IVA, Industria y Comercio, Retención de Industria y Comercio, Renta y otros).
 Elaboración e impresión de los comprobantes mensuales de contabilidad.
 Hacer el cierre mensual y anual en el software de contabilidad.
 Imprimir los libros oficiales y estados financieros cada fin de mes.
 Coordinar el registro oportuno de renovación de matrícula mercantil y de los
libros oficiales ante la Cámara de comercio.
 Coordinar la solicitud de certificados de Retención en la fuente que nos
practicaron.
 Preparar la información necesaria para dar respuesta a los requerimientos de la
DIAN.
 Imprimir los certificados de Retención en la fuente, Retención de IVA y retención
de Industria y Comercio practicados.
 Preparar el informe anual de medios magnéticos para enviar a la DIAN.
 Organización y archivo de documentos del área contable y de nomina.
 Coordinar la encuadernación de los soportes contables, tributarios y libros de
contabilidad.

Otras áreas:
 Elaborar copias de seguridad de la información contable y administrativa de la
empresa.
 Estar pendiente del ingreso de personas a la cooperativa, para el procedimiento
de elaboración de nóminas y pagos de prestadores de servicios y honorarios.
 Solicitar cotizaciones para compras o servicios.

Funciones y actividades ocasionales

 Conocer los procedimientos a seguir en caso de emergencia.

 Ejecutar las demás funciones asignadas por sus jefes inmediatos, de acuerdo con
las necesidades del servicio.
 Informar a los jefes inmediatos anomalía que se presente en el desarrollo de sus
labores.
 Estar disponible en caso de que las necesidades del Departamento de Tesorería y
Contabilidad lo requieran.
 Velar por el cumplimiento de los objetivos de mejoramiento continuo en todas
sus labores cotidianas.
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 Cumplir a cabalidad con el reglamento de trabajo y normas establecidas por la
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Cooperativa. VERSIÓN: 01

3. ESPECIFICACIÓN

EDUCACIÓN: Universitario en carreras administrativas, contables y carreras afines.

FORMACIÓN: Estudios enfocados en contabilidad y administración.

EXPERIENCIA: 3 años

ENTRENAMIENTO: 15 días

COMPETENCIAS NECESARIAS:

 Compromiso con la organización.

 Trabajo en equipo.
 Atención y servicio al personal y asociados de la Cooperativa.
 Búsqueda de la excelencia.
 Iniciativa.
 Comunicación.
 Tolerancia y manejo del estrés.
 Análisis y solución de problemas.
 Liderazgo.
 Capacidad de decisión.
 Análisis numérico.
 Planificación y organización.
 Espíritu de equidad.

RESPONSABILIDADES:

 Es responsable por los asuntos derivados de la Cooperativa.

 Es responsable de ejercer los controles necesarios para garantizar el
adecuado uso de todos los títulos y documentos de la Cooperativa.
 Es responsable por información confidencial: Es responsable de garantizar la
confidencialidad de toda la información que se maneja en la Cooperativa.
 Es responsable por el puesto de trabajo: Es responsable de cumplir con todas
las funciones asignadas a su cargo.
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CONDICIONES DE TRABAJO: El puesto se desarrolla principalmente en la ciudad de
FECHA ELABORACIÓN:
Fresno, pero igual lo ejercerá en la ciudad que se requiera de sus servicios.
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ATRIBUCIONES: La persona responsable del cargo tiene libertad para cumplir con sus
funciones pero no para definir políticas, procedimientos y lineamientos de los temas
financieros y contables.

LIMITACIONES: La persona responsable del cargo tiene limitaciones y debe contar

con la autorización previa de la Gerencia General y Contadora para firmar conciliaciones
y contratos referentes al área de tesorería y contabilidad a nombre de la Cooperativa.

RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

 Gerencia General: Atención de inquietudes respecto a liquidaciones de nómina,

prestaciones sociales y seguridad social integral. Liquidación de comisiones,
bonificaciones, solicitud de reintegro gastos de viaje y alimentación, gastos
legales y otros. Entrega de documentos causados para pagos y cobros, para
brindarle acompañamiento cuando se requiera.
 Contadora: revisión de asientos contables y retroalimentación continúa de
procedimientos y actividades contables, tributarias y financieras.

RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

 Los Asociados: Para recibir y dar información veraz.

 Los Proveedores: Para recibir y dar información veraz.

 Revisoría Fiscal: Para brindarle acompañamiento cuando se requiera.

 Director Jurídico: Para brindarle acompañamiento cuando se requiera.

 Encargado del Target: Para enviar y recibir informes correspondientes a la parte

tributaria, contable y financiera, información sobre anomalías encontradas respecto
al área de tesorería y contable manejada dentro de la cooperativa.

 Los diferentes comités: Para asistir a reuniones y eventos, actualizar la información

correspondiente en los cuales se interviene si el Gerente así lo considera.
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ELABORÓ: ALIX D. GARATEJO BAHAMÓN REVISÓ: JOSE NELSONFECHA
BEDOYA CARDONA
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APROBO: