Santiago Arévalo Forero

Grandes errores en la gestión de proyectos

El libro del Pacelli (un experto en gerencia de proyectos) esta dirigido a personas con experiencia
en la gestión de proyectos, a fin de ofrecer una herramienta para saber actuar ante situaciones
difíciles que se pueden presentar diariamente en el trabajo. En total el documento cuenta con 18
situaciones.
Cuando no se trata con el verdadero problema, posiblemente debido a que no se comprende
el verdadero problema, que cada persona tiene un punto de vista diferente pero aun las
metas no son claras.
Diseño de lo que no es, ocurre cuando no se deja participar activamente al cliente, exigimos
trabajo en cantidad en vez de calidad al diseñador, hay que saber que el momento en el que
el cliente pierde el interés el proyecto deja de participar.
Tecnología equivocada, cuando se usa equipos modernos que no han usado nunca otras
empresas, paquetes de software que no se adaptan a las necesidades de la empresa o
tecnología adecuada, pero sin personal capacitado para su uso.
No se cuenta con buena agenda del proyecto, esto no quiere decir que no hubo planeación,
al contrario, muchas veces se tiene todo muy ordenado, pero los tiempos de ejecución de
algunas tareas no son suficientes.
No se cuenta con patrocinador adecuado, los patrocinadores deben ser personas
conocedoras del proyecto, que tengan influencia en las decisiones importantes y que
comprendan las razones por las cuales tomamos ciertas medidas.
El equipo no congenia, la principal razón por la que ocurre esto es porque no se distingue
claramente la línea de mando. Celebrar los logros de otros compañeros desmotiva y hace el
ambiente no sea agradable.
No involucrar a la gente adecuada, señales de que no vamos contamos con el personal
requerido son; muchas preguntas de externos, juntas largas e insatisfacción del cliente.
Mala comunicación de lo que se hace, hay que saber llegarle al publico interesado en el
proyecto. Identificar que esperan del mismo, y de esa forma brindarles esa información.
No prestar atención a los riesgos del proyecto, se debe focalizar todos los riesgos antes de
iniciar la obra, prever la posible forma de solución y evitar a toda costa incurrir.
Proyecto con sobrecosto, la credibilidad del director se puede ver afectada notablemente si
incurre en esto, es por esto por lo que se deben hacer recortes, estimar presupuesto presente
y futuro, y otras acciones de ser necesario, con el fin de reducir costos.
No informamos del progreso, se deben hacer informes claros y concisos del avance, los
costos, los imprevistos y los riesgos.
Intentamos hacer demasiado, hay que ser realistas, ya que por hacer más (por satisfacción
del cliente) entregamos obras incompletas en tiempos no estipulados.
No realizamos las pruebas suficientes, la incertidumbre se aumenta al no contar con las
características de las obras, que se encuentran con el análisis de los datos.
No supimos adiestrar al cliente, es importante que el cliente sepa como funciona por lo que
esta pagando, si surgen imprevistos colabore en su solución.
No tiramos el enchufe cuando deberíamos hacerlo hecho, hay que ser sensatos y saber
cuándo hay que retirarse.
Tropezamos en la línea de meta, hay que estar alerta hasta el último día de la obra, no hay
que cantar victoria antes de tiempo, ya que los mayores imprevistos ocurren cuando ya esta
casi todo listo.
El vendedor no cumplió con lo que debía, saber buscar buenos proveedores participa en
gran parte en el éxito de la obra. Tienen que se personas calificabas con buenas referencias.
No se contaba con plan B si el producto fallaba, todo el equipo debe estar enterado de la
posibilidad de tener un nuevo plan de acción, el cliente se debe sentir completamente
satisfecho con su producto.
Los anteriores casos corresponden a un breve resumen de los 18 casos que explica Pacelli, el por
que ocurren, y que hacer ante estos. Si bien la buena gestión se forja con la experiencia, leer
personas que ya pasaron por eso puede de ser de gran ayuda a la hora de dirigir una obra.