RECEPCIÓN DE CONTRATO PARA FIRMA

NOTA: Una vez el sobre sea enviado; al correo electrónico de los destinatarios llegará la notificación
para firma del documento según el orden designado. Así:

Nota: Se debe dar click en la opción “Revise el Documento” para poder ingresar y firmar.

Para el caso de los destinatarios que corresponden al proveedor, se debe ingresar el código de acceso
el cual corresponde al NIT sin dígito de verificación para persona jurídica o la cédula en caso de ser
persona natural. Dar Click en validar
Aceptación de tratamiento de datos:

En este paso es obligatorio leer el texto de “divulgación de firma y registro electrónico” que solicita
la plataforma antes de la firma del documento. Lo anterior, es importante debido a que se dan las
aclaraciones a cerca de las diferentes solicitudes que pueden presentarse con base en la firma del
dcoumento.

En caso de no tener objeciones con la autorización de tratamiento de datos, se debe dar click en la

opción: “Doy mi consentimiento para usar los registros y firmas electrónicos” . Finalmente, se da

click en continuar para firmar el documento

Para insertar la firma se debe dar click en la opción “firmar” que se muestra a continuación.
En caso de que el contrato requiera la constitución de pólizas por parte del contratista, el proveedor
debe dar click también en el tag de adjuntar documento, el cual se encontrará habilitado y en este
deberá adjuntar los certificados de las pólizas previamente constituidas y se procederá a enviar
ambos.

Nota: Para adjuntar las pólizas, el proveedor debe tener en cuenta que debe consolidar todas las
pólizas en un solo documento.

Configuración de firma:

Docusign permite que el destinatario pueda elegir la firma predeterminada que ya trae el sistema o
cargarla desde su PC. Las opciones son las que se muestran a continuación:
Al finalizar el envío del documento, la plataforma arroja la opción de inicio de sesión, a la cual se le
dice “No, gracias” en caso de no tener usuario o no estar interesado en ingresar a la plataforma, esto
no afectará la firma del documento.

Finalmente, Docusign te confirma que todo esta listo a través de este mensaje. Recibirás un correo
electrónico con el documento firmado y el certificado de firma que es generado una vez se haya
terminado el flujo de firma.
Notificación del documento completado

Correo con el documento firmado y certificado de la firma

Certificación de la firma
OPCIONES PARA EDITAR DOCUMENTOS

CORREGIR SOBRE.

Nota: Si se requiere corregir un sobre, ya sea para editar información en los destinatarios o corregir
información del documento; será posible solo cuando no se ha completado el flujo de firma; es decir,
cuando aún este pendiente alguno de los destinatarios por firmar; de lo contrario no es posible la
edición del sobre.

Se debe desplegar la flecha de la opción “volver a enviar” que se muestra a continuación y elegir la
opción corregir.
NOTA: Para no perder la trazabilidad en el proceso de la firma del contrato, Docusing conserva el
documento anterior, el cual no dejará eliminar y se conservará con el nuevo documento que se
adjunte en caso de que se haya editado el sobre para corregir el documento.

En caso de que se requiera corregir la información de los destinatarios que aún no han firmado, se
conserva el documento que ya se tenía adjunto y solo se cambiará la información de los
destinatarios.

Nota: Una vez se haya editado la información requerida se le da click en “siguiente” y continuas el
proceso normal, para que al final le des click en la opción “volver a enviar”.
Mientras se está editando el sobre, los destinarios que faltan por firmar, Docusing les bloquea el
acceso y no les permite firmar hasta que se les vuelva a enviar el sobre.

ANULAR SOBRE

Nota: En caso de requerir anular el documento, este solo se puede hacer si ninguna de las partes ha
firmado el documento, de lo contrario se dañaría el flujo de firmar y se tendría que volver a enviar
el sobre.