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Manual

Aspectos Organizacionales de un Comit de Agua Potable Rural

Departamento de Programas Sanitarios Direccin de Obras Hidrulicas

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TEMARIO 1. 2. El Comit de Agua Potable Rural Como se conforma un Comit - La asamblea - El directorio - La comisin electoral - Objetivos y obligaciones del comit 3. Principales roles y funciones del dirigente - El autofinanciamiento - Fondos de reserva y mejoramiento - Contratacin de personal - Apoyo a la gestin administrativa - Apoyo a la funcin del operador - La participacin - La adquisicin de bienes muebles e inmuebles - Regularizacin de patrimonio - Metas - Metas y Alianzas - El cuidado del servicio - Cumplimiento de la normativa - La comunicacin efectiva 4. Tener Presente - Roles del presidente - Roles del secretario - Roles del tesorero 5. Los Trabajadores Remunerados del Servicio - La secretaria administrativa - El Operador - Responsabilidades 6. Relaciones Laborales con los Trabajadores del Comit - El Comit como empleador 7. 8. Pasos para una reunin general o asamblea La Comisin Electoral - Su constitucin - Funciones especficas

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Los Comits de Agua Potable Rural

Los Comits son organizaciones comunitarias que se rigen por la Ley de Juntas de Vecinos y dems Organizacin es Comunitarias, cuyo texto actualizado se fij por Decreto N 58 de 1997, del Ministerio del Interior. Los Comits de Agua Potable Rural (APR), no persiguen fines de lucro, gozan de personalidad jurdica y sus socios ingresan y participan de forma voluntaria, personal e indelegable. El objetivo fundamental de un comit de agua potable rural es administrar, operar y mantener el servicio de agua potable en cada localidad donde el Ministerio de Obras Publicas ha construido un servicio. Para su buen funcionamiento, todo Comit cuenta con su Estatuto y un Reglamento, dependiendo legal y administrativamente del Ministerio del Interior, por intermedio de la Municipalidad respectiva.

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Cmo se Conforma un Comit

La Asamblea Es la principal autoridad del Comit y est constituida por la reunin del conjunto de sus afiliados. Tiene el carcter de soberano en sus decisiones y cuyos acuerdos rigen a los socios presentes y ausentes, siempre que sean stos tomados conforme a la Ley. Existen las Asambleas Generales, Ordinarias y Extraordinarias. El Directorio: Tiene a su cargo la direccin y la administracin del Comit y del Servicio. Est conformado por cinco miembros titulares y cinco suplentes, elegidos en votacin directa, secreta e informada por la Asamblea, ocupando los cargos de Presidente, Secretario, Tesorero y dos Directores que durarn dos aos en sus cargos, pudiendo ser reelectos por igual perodo. La Comisin Electoral: Tiene a su cargo la organizacin y direccin de las elecciones internas del Comit. Est conformada por cinco miembros con al menos un ao de antigedad como socio (a excepcin de un comit nuevo), que no sean miembros del directorio, ni candidatos a ste. La Comisin Fiscalizadora de Finanzas: Es elegida anualmente por la Asamblea General y est compuesta por tres miembros. Se encarga de revisar las cuentas e informar a la Asamblea General sobre el balance, inventario y contabilidad del Comit, por el perodo de un ao. Objetivos y Obligaciones de un Comit de APR - Distribuir agua potable a los socios en calidad, cantidad y continuidad, de acuerdo a la normativa vigente y a la capacidad tcnica del servicio. - Recaudar y administrar los recursos econmicos provenientes de la explotacin del servicio. - Adquirir bienes muebles e inmuebles para la consecucin de sus objetivos.

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- Adquirir los materiales necesarios para la reposicin, mejoramiento o ampliacin de las instalaciones del servicio. - Ejecutar actos y celebrar contratos, convenios y acuerdos indispensables y necesarios para la realizacin de los objetivos del Comit. - Promover la participacin activa y responsable de los socios.

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Principales Roles y Funciones de un Dirigente

Son variadas las funciones y actividades que deben ejecutar los dirigentes, en forma conjunta, para la administracin, operacin y mantencin de un servicio. La preocupacin por los aspectos administrativos, financiero-contables, tcnicos y para el desarrollo organizacional, conforman la base para un normal abastecimiento de agua potable en una localidad. Principales Tareas: 1. El Autofinanciamiento : lograr tarifas apropiadas, acordadas anualmente y coherentes con la realidad socioeconmica de cada localidad y de la real necesidad del servicio, es un aspecto esencial para lograr con xito el autofinanciamiento de un servicio. Fondos de Reserva y Mejoramiento: es indispensable para un servicio crear y mantener sus propios recursos para la realizacin programada de mantenciones, reposiciones y mejoramientos requeridos y poder enfrentar tambin situaciones de emergencia. Contratacin de Personal: generar un empleo estable, respetando la normativa laboral vigente, para el personal remunerado de un servicio, es fundamental para enfrentar con xito la gestin es ste. Apoyar la Gestin Administrativa: es de vital importancia para un dirigente supervisar y apoyar la gestin de la secretaria administrativa en la recaudacin y custodia de los fondos, mantenindolos debidamente resguardados en entidades financieras, como a su vez, brindar una atencin adecuada y oportuna a cada socio. Apoyar la funcin del Operador : la buena operacin de un servicio est estrechamente ligada a la adecuada limpieza del recinto, la desinfeccin y el muestreo del agua, como a la entrega permanente del recurso a la comunidad Promover la Participacin: la participacin activa y responsable de los socios en las diferentes actividades que programa el Comit, tales como asambleas, celebraciones, charlas educativas y actos de beneficencia, asegura el compromiso de la comunidad con el servicio y tambin con el desarrollo de la propia localidad. Adquisicin de Bienes Muebles e inmuebles : Un buen funcionamiento del servicio y el logro de sus objetivos, depende en buena parte de una adquisicin responsable y planificada de insumos, tales como computadores, telfonos, herramientas como a la implementacin de sede o adquisicin de sus terrenos.

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Regularizacin del Patrimonio del Comit: es necesario informarse sobre las gestiones necesarias para el saneamiento en los derechos de aprovechamiento de agua y de los terrenos donde se encuentran las instalaciones del servicio, recintos de captacin y el estanque. Alcanzar Metas: el fomento de valores, tales como, el sentido de la responsabilidad, la solidaridad o el la pertenencia hacia la organizacin, entre socios y usuarios del servicio, permite, a travs del esfuerzo compartido, alcanzar grandes y pequeas metas que irn en beneficio de la comunidad. Establecer Metas y Alianzas: es fundamental la coordinacin con instituciones pblicas, privadas u otras organizaciones comunitarias, para atender problemas comunes y para el fortalecimiento de la propia organizacin. Se ha comprobado adems lo efectivo de una buena relacin con servicios de agua potable rural de localidades vecinas.

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11. Cuidado del Servicio: Evitar la contaminacin, fugas o prdidas de agua potable, como as mismo, el uso indebido o acciones ilcitas del recurso o sus instalaciones, es la mejor garanta para un buen servicio. 12. Cumplir la Normativa: Hacer cumplir lo establecido en estatutos, reglamentos e instructivos permitir dar muestras de transparencia en la gestin que desarrolla una directiva de un servicio. 13. Estar Comunicados : Para una buena relacin entre directivos y asociados, es preciso mantener una buena comunicacin sobre aquellas decisiones y acciones concernientes al servicio de agua potable, como tambin otras iniciativas que puedan ir en beneficio de la localidad.

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Para Tener Presente

Junto a los roles y funciones que los dirigentes colectivamente deban cumplir, individualmente les cabe a cada uno de ellos, segn el cargo ocupado, tareas especficas que establecen los respectivos estatutos, principios bsicos para mantener el orden, la transparencia y el normal funcionamiento de la organizacin. Al Presidente, le corresponde principalmente: Representar legal y extrajudicialmente al Comit Firmar la correspondencia del Comit Citar a las Asambleas Generales Presidir las reuniones del Directorio y Asambleas Generales Presentar la Memoria y Estado de Situacin del ejercicio del Comit y dar cuenta, a nombre de la directiva, de la marcha y estado financiero de la organizacin frente a la Asamblea General de Socios Suscribir los Contratos para la compra de materiales y contratacin de personal Responsabilizarse civilmente con el tesorero sobre el manejo y custodia de los fondos.

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Al Secretario, se le asignan las siguientes funciones: Subrogar al Presidente, en caso de inasistencia de ste Llevar el Libro de Actas, tanto de sesiones de directiva, como de asambleas generales Llevar Libro de Registro de Socios al da Llevar un Registro de Asistencia a las asambleas generales

Al Tesorero, se le asignan las siguientes funciones: Responsabilizarse solidariamente con el Presidente del manejo de los fondos Depositar mensualmente en alguna institucin bancaria, los saldos que resulten despus de cubrir los gastos del Comit Asegurar el pago oportuno de remuneraciones del personal y otros pagos que dispongan las leyes sociales Mantener al da la documentacin contable del Comit, asumiendo un rol supervisor respecto de las labores que deba desempear la secretaria administrativa Preparar anticipadamente la lista de materiales requeridos para el buen funcionamiento del sistema y gestionar la compra de materiales, previo acuerdo de la directiva Supervisar y controlar peridicamente la recaudacin Mantener al da el inventario de los bienes del Comit Preparar anualmente un Balance o Estado de Situacin, para ser sometido a la consideracin de la Asamblea General

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Los Trabajadores Remunerados de un Comit

La Secretaria Administrativa: su funcin radica en la ejecucin de tareas administrativo contables de un servicio de agua potable rural. Entre sus labores se encuentran la recaudacin, clculo, emisin de boletas y facturas, manejo de libros contables, depsitos, pagos y compras. Adems, debe procurar el orden integral del servicio y su oficina. Sus responsabilidades: Atencin a Pblico para recaudacin, recepcin de reclamos y consultas relativas al servicio Realizar los procedimientos de cobranza, recaudacin y registros contables Recaudacin de ingresos y cancelacin de pagos Recepcin, despacho y archivo de correspondencia Envo de citaciones a reuniones de Directorio y Asambleas

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El Operador : Su funcin se refiere a los aspectos tcnicos del servicio, especialmente en la operacin del sistema productivo. Entre sus labores encontramos la operacin de la planta, la toma de muestras, control de la desinfeccin del agua, limpieza de recintos, lectura de medidores, control de operacin (planillas y bitcoras), cortes, reposiciones y reparaciones menores. Sus responsabilidades: Operar el servicio, manteniendo abastecida con agua potable a la poblacin Revisar peridicamente las instalaciones Mantener la limpieza de recintos, estanques e instalaciones Reparar desperfectos menores Cloracin del agua Toma de muestras de cloro residual Dar aviso oportuno a los dirigentes sobre fallas o problemas que pudieran presentarse en el sistema Lavado de estanques y redes Confeccionar y remitir a la unidad tcnica responsable de la asesora, las planillas de cloro residual y otros datos de produccin y consumo Corte y reposicin del servicio de agua potable, cuando corresponda Colaborar con el proceso administrativo relacionado con la toma mensual del estado de los medidores, repartir avisos de cobranza, citaciones a reuniones y colaborar en con la respectiva unidad asesora en labores de emergencias. 6. Relaciones Laborales con los Trabajadores del Comit

La relacin laboral entre trabajadores y el servicio de agua potable se rige de acuerdo a la normativa laboral vigente, por medio de contratos de trabajo individuales que en que el Presidente del Comit figura como el responsable legal. Segn el Cdigo del Trabajo, todo contrato debe tener, a lo menos, las siguientes estipulaciones: Lugar y fecha del contrato Individualizacin de las partes (nacionalidad, fecha de nacimiento e ingreso del trabajador) Establecer la naturaleza del servicio y lugar donde se prestar Monto, forma y perodo de pago de la remuneracin acordada Duracin y distribucin de la jornada de trabajo Plazo del Contrato Otros pactos que las partes acuerden

Las posibles modificaciones del Contrato de Trabajo se consignarn por escrito y sern firmadas por las partes.

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El Comit como Empleador Como empleador, el Comit de Agua Potable Rural tiene las siguientes obligaciones con sus trabajadores: Firmar con el trabajador el respectivo contrato de trabajo, del cual cada uno debe conservar una copia y actualizar cuando corresponda Pagar oportunamente las remuneraciones a sus trabajadores Declarar y pagar las cotizaciones provisionales a cada trabajador Facilitar a sus trabajadores los elementos, tiles, herramientas e implementos necesarios para un buen desempeo de sus funciones asignadas Otorgar los implementos de seguridad pertinentes y renovarlos cuando corresponda Otorgar oportunamente las vacaciones correspondientes a los trabajadores con ms de un ao de servicio Cumplir con las normas de proteccin a la maternidad

Debemos mencionar finalmente que la mejor relacin laboral entre el empleador y trabajador es aquella que se basa en el mutuo respeto de las partes, la habilidad del dirigente para controlar la ejecucin de las tareas que encomienda y la responsabilidad del trabajador ante un servicio tan vital como lo es la entrega de agua potable a su comunidad. 7. Pasos para una Reunin General o Asamblea

La reunin general o asamblea, es la forma de trabajo colectivo comnmente usada. La mayora de las organizaciones utilizan la reunin para informar y recoger opiniones, para elegir autoridades, para rendir cuentas y para cualquier decisin que debe contar con la aprobacin o conocimiento de sus asociados. Una asamblea debe prepararse con mucho cuidado y en su desarrollo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. Recepcin de los asistentes Para crear un clima grupal clido y participativo, es necesario que algunos dirigentes lleguen antes de la hora citada para recibir a los participantes, saludarlos, dando a conocer sus respectivos nombres. 2. Bienvenida y motivacin Se da inicio a la reunin saludando a los presentes, agradeciendo su asistencia y recordando los horarios de la reunin, tanto de inicio como de trmino. No es conveniente que una asamblea dure ms de dos horas. Se explica brevemente el objetivo y se lee la tabla o temario de la reunin. 3. Exposicin del tema central En no ms de 10 minutos, el presidente debe explicar cul es el motivo central que ha motivado la convocatoria a la asamblea y que sin lugar a dudas debe ser resuelto como objetivo de la reunin. Es beneficioso apoyar el o los planteamientos por escrito, ya sea mediante un papelgrafo o utilizando un pizarrn. De la misma forma que se registre en forma precisa y concisa el acuerdo logrado. 4. Recoger la opinin de los participantes Es importante que los participantes expresen su opinin y su experiencia sobre lo que se

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les propone. Para que todos se atrevan a hablar, es importante respetar todas las opiniones, escuchar a todos. Como generalmente son pocos los que se atreven a hablar en una asamblea, es conveniente utilizar una tcnica para facilitar la participacin de todos. Por ejemplo: se pueden formar grupos de 6 a 8 personas para que, durante 10 minutos, discutan un tema propuesto y den su opinin al respecto. Los resultados del trabajo de grupo se llevan luego al plenario. Tambin se puede entregar a cada participante un papel donde anote sus conclusiones. 5. Uso de material Grfico o Audiovisual de Apoyo Una reunin general o asamblea debe reforzarse con materiales audiovisuales (videos, papelgrafos, pizarra y tiza, folletos, afiches, papel y lpiz para cada participante), dependiendo del tema a tratar. Este material debe ser preparado con anticipacin por la directiva. 6. Reforzar objetivos y tomar acuerdos: Una vez finalizado el plenario, es importante que se haga un breve aporte en contenidos nuevos, es decir, se entreguen conocimientos, datos, cifras o noticias a la comunidad que apunten a reforzar los objetivos de la reunin (este papel lo puede desempear la persona que est asesorando al directorio en la reunin). Tambin se deben tomar oportunamente los acuerdos, Es conveniente que la persona que est tomado nota, defina brevemente a la asamblea el contenido del acuerdo que sobre cada tema tratado se registre en el Libro de Actas. 7. Evaluacin de los participantes : A continuacin de los acuerdos es recomendable dejar unos minutos para evaluar la reunin. Esto puede hacerse con comentarios libres de los participantes o se puede repartir una hoja donde la gente anote lo que piensa. Tambin puede colocarse un papel grande a la salida, donde la gente escriba lo que le pareci la reunin. 8. Cierre y despedida: Al final, es importante hacer un resumen de los acuerdos tomados y los responsables de asumir determinadas tareas. Por ltimo se agradece la participacin y se les pide su asistencia a la prxima reunin. 9. Acta de la reunin: No hay que olvidar que el encargado del Libro de Actas debe ir anotando todo lo que parece importante y los acuerdos logrados. Despus de la reunin es conveniente que la directiva haga una evaluacin de los resultados de sta. Procurar, adems dejar ordenado el local.
Fuente : Manual Promoviendo el Desarrollo Local - Fosis

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Sobre la Constitucin y Funcionamiento de una Comisin Electoral

a) Su Constitucin Los Comits de Agua Potable Rural deben renovar sus Directorios cada dos aos, siendo una exigencia estatutaria, la constitucin de una Comisin Electoral para la iniciacin de dicho proceso. La Comisin Electoral se nomina en una Asamblea General Extraordinaria de Socios a realizarse con el objeto de convocar a elecciones de Directorio, y debe constituirse por cinco miembros que debern tener, a lo menos, un ao de antigedad como socios, no deben formar parte del Directorio ni deben ser candidatos a igual cargo. Tiene como funcin encargarse de la organizacin y direccin de las elecciones internas del Comit y la desempear en el tiempo que medie entre los dos meses anteriores a la eleccin y el mes posterior a sta, velando por el normal desarrollo del proceso completo, teniendo atribuciones como para impartir las instrucciones y adoptar las medidas que estime convenientes. b) Funciones Especificas
1. 2. 3. 4. 5. Abrir Registro de Postulantes. En l se sealar el nombre del candidato, C. De Identidad, edad, domicilio, ao de ingreso al Comit o Cooperativa. Revisar que cada candidato cumpla con los requisitos como tal, establecidos en el Estatuto Social en su artculo N 22. Informar a cada Candidato respecto de la aceptacin o rechazo de su postulacin, en virtud del punto N 2. Determinar la formalidad del voto: por uno, o mas candidatos, por lista, u otro que se proponga y que sea vlido ante el Tribunal Electoral. Fijar fecha y lugar para la votacin y convocar a los socios inscritos en el Libro de Registro de Socios, a participar en este acto, mediante citacin escrita en la que se seale esta informacin como asimismo, se indique si su inasistencia ser sancionada, segn lo establece el Estatuto Social en el artculo 8, letra c). Preparar la nmina de electores en una planilla que contenga: nombre completo, nmero de registro de socio, nmero de RUT y lnea para contener la firma del elector. Preparar el voto de acuerdo a la formalidad que se haya definido y reproducirlo en una cantidad similar al nmero de electores de la organizacin. Este debe contener el nombre de cada candidato con el nmero que se le haya asignado en el sorteo y una lnea horizontal para que se pueda marcar la preferencia. Organizar el o los locales de votacin, incorporando una mesa, la urna y el registro de electores, los votos y lpices y un lugar apropiado para realizar el sufragio. Realizar el escrutinio de los votos, posibilitando que ste sea pblico y no d lugar a reparos por parte de los postulantes. Cualquier voto que no sea lo suficientemente legible, ser considerado nulo.

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10. Redactar el acta de escrutinio, sealando en ella el resultado del proceso eleccionario con los votos obtenidos por cada candidato, los votos nulo y en blanco y ser firmada por cada uno de los miembros de la comisin Electoral.

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11. Comunicar a los candidatos este resultado y convocarlos a la Sesin constitutiva del Directorio. Para ello se regirn por lo establecido en el Estatuto, Art. 24. 12. Una vez constituido el nuevo Directorio, debern levantar el acta de Sesin Constitutiva, haciendo referencia a la votacin y cargo de cada uno. Esta quedar incorporada en el Libro de Actas y se enviar un ejemplar a la Direccin de Organizaciones Comunitarias del respectivo Municipio, con el objeto de que se registre el cambio de Directorio y se obtenga el respectivo Certificado de Vigencia de la Personalidad Jurdica del Comit con la nmina de este nuevo Directorio. En el caso de las Cooperativas, esta Acta debe ser enviada al Departamento de Cooperativas del Ministerio de Economa junto a la Ficha de Datos correspondiente. 13. En un plazo no superior a los 30 das, se deber preparar la entrega del Directorio Saliente al nuevo, la que quedar registrada mediante un Acta de Entrega, Inventario y Memoria de la gestin por el periodo en el que actu el Directorio saliente. De este proceso, la Comisin Electoral actuar como Ministro de F.