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Circular Administrativa No. 002

25 de abril de 2022

Para: Docentes, investigadores, estudiantes con aval de un profesor y servidores de la Facultad

que intervienen y participan en el desarrollo de los ejes misionales de la Facultad.

Asunto: Disposiciones generales para la reserva de espacios y préstamo de equipos

Alcance: Aplica para las solicitudes realizadas durante el semestre 2022-1 y regula desde las
solicitudes de préstamo hasta el retorno de los bienes y espacios a la Facultad.

Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el marco del Estatuto de bienes y seguros
de la Universidad, Acuerdo Superior 292 del 14 de junio de 2005 (Versión actualizada por la
Secretaría General a 20 de febrero del 2022) y además, contribuir con el desarrollo adecuado y
oportuno del proceso de reserva de espacios y préstamo de equipos de la Facultad, le solicitamos
gentilmente a nuestra comunidad, tener presente la siguiente información.

1. Lineamientos del proceso para el préstamo de equipos y espacios en la Facultad.

• La solicitud del servicio inicia con el diligenciamiento y envío del formulario de Google,
establecido para la solicitud de reserva de espacios y préstamo de equipos en la Facultad. Al
cual pueden acceder ingresando al siguiente enlace: https://onx.la/d05ff

• Una vez se reciben las solicitudes en el correo electrónico establecido para este proceso
(reservas.comunicaciones@udea.edu.co), cuya información llega automáticamente en el
momento que el usuario envía el formulario, los funcionarios responsables del préstamo de
equipos en la Facultad podrán dar inicio al proceso.

Los usuarios deben solicitar el recurso por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.
Una vez recibida la solicitud, los funcionarios responsables o gestores del proceso tendrán
cómo máximo dos (2) días hábiles para realizar las validaciones, solicitar avales y revisar la
disponibilidad de los recursos. Si el bien se presta para ser utilizado por fuera de la Universidad,
se debe diligenciar por parte del gestor del proceso (personal apoyo administrativo de los
laboratorios y logístico), el formato de solicitud de autorización salida de bienes que puede
descargar en este enlace (https://onx.la/de29b). Una vez diligenciado lo debe enviar al correo
electrónico (reservas.comunicaciones@udea.edu.co), para que los funcionarios logísticos
puedan diligenciar los permisos ante la sección de aseguramiento de bienes y vigilancia. Esta
parte del proceso lleva por lo menos tres (3) días hábiles entre la solicitud del aval y respuesta
de las dependencias correspondientes.

Facultad de Comunicaciones y Filología

Ciudad Universitaria: Calle 67 # 53-108 – Recepción de Correspondencia: Calle 70 Nº 52-21 Conmutador: 6042195900 -
Faxes: 6042198938, 6042638282 – Apartado: 1226
https://comunicacionesyfilologia.udea.edu.co, http://www.udea.edu.co
Medellín, Colombia
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• Con el aval de la sección de aseguramiento de bienes y vigilancia, se procede a confirmar al

usuario que puede pasar a retirar el equipo, el cual debe ser entregado personalmente por el
funcionario correspondiente, quien debe hacer una verificación del estado de entrega y
funcionamiento del mismo e informar la fecha y hora de devolución del equipo. Así mismo
deberá entregar las órdenes de salida o la documentación que se requiera para el retiro de los
recursos por fuera de la Universidad.

• Los recursos que no requieren permisos de la sección de aseguramiento de bienes y vigilancia

se podrán gestionar en menor tiempo, sin embargo, deberán tramitarse obligatoriamente por
medio del formulario de Google (https://onx.la/d05ff), y deberá contar con los avales
correspondientes que podrán ser enviados al funcionario del laboratorio en mensaje texto vía
Whatsapp o al correo electrónico.

• Los funcionarios responsables o gestores del proceso deben velar por el cuidado y salvaguarda
de los bienes de la Facultad. Por tanto, quienes realicen préstamos de equipos o espacios por
fuera del protocolo establecido, deberán responsabilizarse por el hurto, pérdida o daño que se
pueda presentar.

El personal logístico y de laboratorio que acompaña este proceso es:

Personal de apoyo logístico

• Johan Santiago Fonnegra

• Jaime Andrés Posada
• Wilson Andrés Ángel

Personal de apoyo a los laboratorios:

• Gloria Cecilia Alzate Cadavid

• César Tulio Franco
• Juan Carlos Burgos Acevedo

Facultad de Comunicaciones y Filología

Ciudad Universitaria: Calle 67 # 53-108 – Recepción de Correspondencia: Calle 70 Nº 52-21 Conmutador: 6042195900 -
Faxes: 6042198938, 6042638282 – Apartado: 1226
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2. Observar la aplicación permanente de lo establecido en el Acuerdo Superior 292,

Estatuto de bienes y seguros de la Universidad.

Considerandos:

“Que es obligación de la Universidad, como organismo del Estado, ejercer control directo y
responsable de los bienes de su propiedad, acorde con lo estipulado en el artículo 209 de la
Constitución Política”

“Que el manejo de los bienes de la Universidad está regulado por la Resolución Rectoral 376
del 21 de mayo de 1980, la cual prescribe que se asignen inventarios a las personas a quienes
se les hayan entregado elementos devolutivos para su uso, custodia o administración”

“Que se hace necesario establecer los mecanismos administrativos que permitan a la

Universidad la conservación, aseguramiento y recuperación de sus bienes en casos de daños,
pérdidas, hurtos o deterioro de los mismos”

Principios:

Artículo 1. Pertenencia. Los bienes pertenecientes a la Universidad, y que están bajo cuidado,
uso y/o administración de personas que tienen vinculación laboral, o contractual, con la
Universidad, recibirán, por parte de aquellas, el trato y el uso adecuados para los cuales la
Universidad los ha adquirido.

Artículo 3. Responsabilidad. El uso de los bienes de la Universidad se hará con la diligencia y

los cuidados necesarios para evitar el daño de aquellos, y para que el deterioro no exceda el que
se da por su uso normal y racional. Por eso, la persona que haga uso de un bien deberá tener la
aptitud y los conocimientos necesarios para un adecuado manejo y explotación del mismo.

Artículo 4. Eficiencia. Los bienes de la Universidad serán usados de tal forma que se aproveche
al máximo la capacidad o disposición para las cuales fueron adquiridos o recibidos, según las
funciones propias de quien los utilice.

Disposiciones generales:

Artículo 7. Vigilancia. La sección de Inventarios ejercerá inspección, vigilancia y control sobre

los bienes de la Institución, en cualquier tiempo y de manera permanente.

Artículo 10. Cartera personal. Es aquella en la cual se hallan consignados todos aquellos bienes
propiedad de la Universidad, que han sido asignados a empleados, trabajadores o contratistas
(individualmente considerados), para su uso, custodia y/o administración.

Facultad de Comunicaciones y Filología

Ciudad Universitaria: Calle 67 # 53-108 – Recepción de Correspondencia: Calle 70 Nº 52-21 Conmutador: 6042195900 -
Faxes: 6042198938, 6042638282 – Apartado: 1226
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Parágrafo. La Universidad entregará bienes bajo custodia, a contratistas, siempre y cuando estos
tengan los recursos suficientes para responder por ellos y presenten una póliza de manejo
específica para tal fin.

Artículo 16. Cartera compartida. Es aquella en la que, teniendo un responsable principal,

existen varios funcionarios que hacen uso de los bienes en referencia; por lo tanto, dichos
funcionarios serán responsables solidariamente de los bienes compartidos y como tal
responderá ante la Universidad por dichos bienes.

Artículo 24. Autoinventario. Con el fin de mantener actualizada la base de datos de la Sección
de Inventarios, toda persona contratada o vinculada a la Institución, a la que esta le asigne
cartera, deberá presentar anualmente, a esta sección, un informe detallado sobre la ubicación y
el estado de dichos bienes.

Parágrafo 2. No obstante lo prescrito en el parágrafo anterior, y de conformidad con el artículo

séptimo de este Estatuto, en cualquier momento la Sección de Inventarios de la Universidad de
Antioquia podrá realizar inspección y/o verificación del autoinventario, sin que pueda oponerse
el empleado que tenga el bien a cargo, y sin perjuicio de las inspecciones que puedan realizar
los diferentes órganos de control.

Parágrafo 3. Los bienes de la Universidad deberán permanecer en las instalaciones dispuestas

y registradas en la Sección de Inventarios para su uso. En caso de que se requiera utilizar un
bien de la Universidad en sitio diferente del asignado, se deberá tener autorización del jefe
inmediato y del funcionario responsable del bien. Si se requiere retirar los bienes de los predios
universitarios, deberá contar, además, con el visto bueno de la Sección de Inventarios y del
Departamento de Vigilancia, para efectos de los trámites ante las compañías de seguros.

Es indispensable hacer una lectura juiciosa de esta información siguiendo los detalles que
requiere la aplicación de la norma y el cumplimiento del protocolo establecido para este
importante proceso en nuestra Facultad.

Cordialmente,

EDWIN ALBERTO CARVAJAL ERNESTO CORREA HERRERA

CÓRDOBA
Decano Coordinador Académico 10|12 L@b

Proyectaron: Diana Sanmartín y Ernesto Correa

Facultad de Comunicaciones y Filología

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