AGRO GESTIÓN FINANCIERA IMPLEMENTACIÓN CON HERRAMIENTA DE SOFTWARE DE LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA PARA PRODUCTORES Y EMPRESAS AGROPECUARIAS

®
EL SOFTWARE
“la forma de empezar es dejar de hablar y
empezar a hacerlo.”
Walt Disney

Software libre y de dominio

público Vamos ahora al segundo concepto, el del

H emos hablado de que se trata el curso,

de su alcance, de los objetivos, del
contenido y de las herramientas para
poder hacerlo, además de relacionar las
actividades de producción agropecuarias con la
necesidad de poder medirlas desde el punto de
vista económico. Necesitamos ahora hablar del
software.
Dijimos que para poder implementar un sistema
de control necesitábamos herramientas y una
de ellas es el sistema informático con el cual
vamos a registrar todas las operaciones
económicas de la gestión, para lo cual vamos a
utilizar un software de dominio público.
Normalmente se plantea si un software de
dominio público es lo mismo que un software
libre (Free Software) aclaremos esto antes de
empezar a trabajar.
Vamos al primer concepto y hablemos de
software libre. Según la fundación del software
libre “Free Software Foundation” el software
libre es aquel producto que respeta la libertad
de los usuarios sobre él y, por lo tanto, una vez
obtenido podrás usarlo, copiarlo, estudiarlo,
modificarlo y redistribuirlo libremente, si te
interesa este tema podes ampliar en la página
web de la fundación de software libre1.
Un ejemplo de estos programas a nivel sistema
operativo son distintas versiones de Linux.
Hablemos de agro: Imagínate que te regalan
una herramienta para el campo, ¿pensaste en
una cosechadora? Yo pensaba en un rastrillo,
broma aparte cualquiera sirve para el ejemplo,
el tema es que vos tenés la libertad de hacer
con ella lo que quieras, no solo usarla sino de
modificarla también.
1
https://www.gnu.org/philosophy/free-sw.es.html
software de dominio público. Este es
básicamente un software que no requiere de
pago de licencia para su uso, pues sus derechos
de utilización son para toda la humanidad
porque cualquiera puede hacer uso de él,
siempre que sea con fines legales y consignando
su autoría original.
Aquí la diferencia fundamental es que el dueño
del software sigue siendo el autor, por lo cual
vos no podes distribuirlo, ni modificarlo
libremente. Este software sería aquel cuyo
autor lo pone a disposición de todo aquel que
quiera usarlo pero sus derechos se mantienen
en reserva.
Hablemos de agro: Volviendo al mismo ejemplo
agrario anterior, te regalan una herramienta
para el campo y vos tenés la libertad de hacer
uso de ella cuando quieras, pero no podes
distribuirla ni mucho menos modificarla.
¿TODO ES GRATIS?
Sabemos que estas empresas desarrolladoras de
software ganan su dinero a través de distintas
alternativas como pueden ser publicidades,
servicios añadidos o por una versión “Premium”
de un producto.
Uno de los ejemplos más directos de esto es
google © el cual te ofrece una alta variedad de
productos que utilizas día a día, pero por
ejemplo, si deseas ampliar la capacidad del
google drive tenés que pagar.
Lo mismo pasa con la red social más famosa;
Facebook ©, la cual es absolutamente gratis
para su uso, pero si querés hacer alguna
mención de un producto o servicio y llegar a un
foco de futuros clientes, pagando publicidad lo
logras.
Dropbox © es otro ejemplo de estos programas,
por el solo hecho de registrarte dispones de una
determinada capacidad de disco de

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almacenamiento virtual, pero si deseas un 5. Debe permitirme trasladar la información de
espacio mayor debes comprarlo. algún punto a otro, dado el tipo de actividad.
Wordpress © el excelente entorno para el
desarrollo de blogs es absolutamente gratis para 6. Debe ser un entorno de manejo contable -
su uso, pero hasta cierta capacidad y con financiero.
algunas platillas. Lo demás debe pagarse.
7. Debe permitirme trabajar con planes de
cuentas totalmente definibles y sin límites.

8. Debe poder manejar centros de costos,

presupuestos, calendarios fiscales, gestión de
tesorería y demás elementos que hacen a un
control financiero.

9. Debe generar reportes estandarizados para los

análisis de la gestión económica financiera.

10. Debe manejar gestión documental, además

de poder exportar reportes e informes a
Resumiendo, cada uno de ellos fija un “valor formatos de archivos como Excel © o Word ©
agregado “por el cual, si lo necesitas, debes para análisis externos.
pagar.
Un paquete de software que cumpla con estos
¿No es tan difícil de comprender ahora no? requisitos tranquilamente puede ser utilizado
para implementar un sistema de control sin
Para nuestro uso lo que importa es que vas a hacer una inversión inicial en este rubro.
disponer de una herramienta de manera gratuita,
que además podes instalarlo en una o más
computadoras, sin tener que
hacer un pago de licencia
para su utilización y sin que
dicho producto caduque en su
uso previsto.

REQUISITOS BÁSICOS
En este caso en particular he optado por
trabajar con una plataforma que cumple con 10
Requisitos básicos que necesitamos:
1. Debe ser gratis para su uso, de dominio público
y debe estar en idioma castellano. El paso a seguir en este momento, es pasar
2. No debe tener limitantes para utilizarlo ni ser directamente al manual práctico de instalación
una versión reducida del software. del software.

3. Debe tener disponibilidad permanente una vez Acceso a los Datos.

instalado sin fecha de vencimiento o caducidad. Hemos dado un paso importante, ya que
tenemos el sistema instalado y funcionando, lo
4. Debe poder instalarse en más de un equipo por que debemos saber ahora es donde están los
si necesito usarlo en varios lados. datos que cargamos.

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® qué necesitas saber ese dato? Te cuento;
¿Por
tengo un conocido que trabaja un campo en la
zona rural del norte de La Pampa, a la vez que
él vive un una ciudad pequeña, a más de 15
leguas, perdón, a más de 75 kilómetros de
distancia.
Tiene en su campo todas las comodidades dada
la distancia, incluido electricidad y por supuesto
una computadora, a la vez que en su casa en la
ciudad también dispone de otro equipo.
En una oportunidad hablando del sistema de
control me ha planteado la idea de poder llevar
el sistema en los dos lugares, poder cargar datos
en el campo y tenerlos disponible en la ciudad o
viceversa.
Hay distintas alternativas para poder solucionar
esta situación, ya sea simplemente manejando
una notebook, o cargando los datos en un disco
portable, y también utilizando una carpeta en
internet como receptor de los mismos,
cualquiera sea la opción que emprendas será
necesario saber el lugar donde se almacenan los
datos para poder operarlos.
¿Qué es el acceso a datos?
Le denominamos “Acceso a datos” al lugar
físico, al cual accedemos a los datos
operativos del sistema, es decir, a los
datos que se van cargando en la
operatoria diaria, no así los programas que
ya están en la carpeta de instalación.
Es importante tener en claro esa
diferencia.
El programa es el entorno, el software que ejecuta
la aplicación. Los datos SON LOS REGISTROS QUE
CARGAS DIARIAMENTE.
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Los datos no siempre se guardan en el
mismo directorio de instalación del
programa.
Un programa si se pierde lo podes
reinstalar. Los datos si se pierden no son
recuperables directamente. Un programa
es por ejemplo el Excel© , la planilla de
cálculo es el dato que vos guardas. Espero
hayas comprendido la diferencia, porque es
importante para lo que sigue.
Una vez que has instalado el sistema el
acceso a los datos podes implementarlo
para que se realice en distintos lugares,
según distintas alternativas y tu necesidad,
o la que tiene por ejemplo mi amigo en la
pampa. Los tres métodos de acceso a los
datos son; forma Local, forma Portable y
forma Remota o virtual.
Te voy a explicar las tres opciones, de las
cuales cada una tendrá sus propiedades,
ventajas, y precauciones para tener en
cuenta.
Opción 1. Datos Locales
En informática, un disco duro o disco rígido
(en inglés Hard Disk= HD) es el dispositivo
de almacenamiento de datos utilizados
para almacenar información.
El disco es el dispositivo que tiene
internamente tu computadora o notebook.
Ahora el nombre del
disco puede cambiar
según la configuración
de cada equipo.
Normalmente suelen
denominarse por una
letra (C, D, E…) seguida
de dos puntos.
La opción de guardar los datos en el disco
duro de tu equipo es la más común de
todas las opciones.
La implementación de un sistema de datos
de forma LOCAL implica directamente que
los datos estarán en el mismo equipo
donde realizaste la instalación del sistema
informático.
Capitulo II
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Datos Locales - Ventajas que si no tenés el software que los
Si decidís que los dados los vas a manejar interprete, no hay mucho para ver.
de manera LOCAL, implica que los mismos
estarán disponibles cada vez que vos como La idea es que datos y software van de la
usuario utilices el equipo. mano, tanto uno como el otro se necesitan
para interpretar correctamente la
Los mismos estarán siempre dentro del información cargada.
dispositivo y si se trata de un equipo móvil
como una notebook podrás disponer de Opción 2. Datos Portables
ellos en cualquier lugar. Técnicamente, para tener los datos de
manera portable se
Datos Locales – Desventajas utiliza un pendrive o
Como dijimos, la opción de guardar los disco portable
datos en un equipo es la más común de externo. Un
todas, por lo cual las desventajas son Pendrive es un
también conocidas. dispositivo portátil
Una desventaja que es común a cualquier de almacenamiento,
equipo, es la rotura del disco que produce compuesto por una
automáticamente la pérdida de Datos (Si memoria flash,
no tenés echo un respaldo = Backup). 2 accesible a través de un puerto USB.
Básicamente ES UNA MEMORIA DE
Otra desventaja que existe es que si tus ALMACENAMIENTO.
datos contienen información de carácter
confidencial, más allá de que el sistema Estas memorias son invulnerables a los
tiene seguridad a nivel definición de rasguños, al polvo, y algunos, como algún
“usuarios”, tenés que tener en cuenta que conocido nuestro, hasta resistentes al
los datos estarán agua, factores que antes afectaban a las
disponibles en el disco del formas previas de almacenamiento portátil,
equipo y una simple como los disquetes, CD y los DVD.
acción como que el
equipo cambie de manos, Por estos tiempos el pendrive se ha
ya sea por robo o por un convertido en el sistema de
acceso no consentido, un almacenamiento y transporte personal de
usuario experto podría datos más utilizado. Todos los sistemas
acceder a ellos. operativos actuales pueden leer y escribir
en las memorias sin más que enchufarlas a
un conector USB del equipo.
Datos Locales – Precauciones
La más importante de las precauciones es Datos Portables - Ventajas
el Backup o respaldo de datos en un medio Si por tu actividad vas a tomar la decisión
externo, ya sea disco portable, pendrive, de que los datos se manejen de manera
cd, dvd, disco virtual etc. para que en el PORTABLE, implica que los mismos estarán
caso de una rotura del disco puedas disponibles ÚNICAMENTE cuando utilices
recuperar tu información. el equipo con el PENDRIVE en donde están
Para darte algo de tranquilidad, en caso de los mismos. Terminada la carga o consulta
de información, al retirar este dispositivo
robo o acceso indebido, si pudieran llegar a
la base de datos, estos registros al fin y al el programa queda en la computadora
pero sin los DATOS disponibles.
cabo, son archivos en un formato propio
Este tipo de configuración te asegura que
2 ante un robo o acceso a datos, por más que
El término Backup se refiere al respaldo o copia de datos en un
dispositivo externo
se pueda acceder al programa, los datos no

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estarán disponibles ya que no están
físicamente en el equipo.
Datos portables – Desventajas
No hay nada en electrónica de uso
“domestico” en donde te puedan asegurar
un 100% efectividad contra roturas. La
opción de guardar los datos en un pendrive
tiene también asociada la posibilidad de
rotura de dicho dispositivo. Es bastante
común que estos dispositivos se “quemen”,
(Rotura de la memoria interna) además de
la posibilidad de pérdida del mismo ya que
es un elemento pequeño. En ambos casos
esto lleva a la pérdida de los datos.
Datos Portables – Precauciones
Lo voy a decir por segunda vez, la más
importante de las precauciones es el
respaldo de datos en otro medio externo,
ya sea en otro disco portable, en dvd etc.
para que en el caso de una rotura o pérdida
puedas recuperar la información.
Otra precaución es el cuidado normal del
dispositivo ya que es un elemento que está
expuesto a golpes.
Una falla muy común del pendrive es la
destrucción de la memoria flash de la que
te das cuenta cuando ya es tarde, ya que
pones el pendrive en la computadora y la
misma no lo reconoce, lo llevas a un
técnico y te dicen con una sonrisa: “se
quemó”. Esto suele pasar por descargas
que se producen al retirarlo de la
computadora, para evitar esto te
recomiendo utilizar las herramientas de
Windows®, para que al momento en que
retires el dispositivo del equipo no sufra
descargas.
¿Cómo se hace? Cuando uno ingresa un
Pendrive en el equipo, en Windows® se
habilita una opción que podes ver en la
barra de tareas, identificada como “quitar
hardware de forma segura”, ejecutando
dicha opción uno logra un alto nivel de
seguridad de manejo de los datos dentro
del dispositivo móvil
ya que evita
principalmente que el
dispositivo reciba
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descargas al retirarse de la computadora.
Opción 3. Datos Virtuales
El concepto de la utilización de datos virtuales,
se refiere a la opción de manejar los datos a
través de Internet.
Esta manera de manejar datos te
otorga una nueva posibilidad, la
de disponer permanente de los
mismos independientemente de
tu localización por supuesto, siempre y cuando
tengas acceso a Internet.
Técnicamente para que puedas tener los datos
de manera virtual, tenés que utilizar un
software o servicio externo, que en muchos
casos también es gratuito, de manera que
puedas almacenar los datos en un servidor en
Internet. Estos servicios básicamente toman los
datos que vas cargando en tu equipo y los suben
a un directorio registrado a tu nombre en la red.
Uno de los servicios más comunes y
conocidos es DROPBOX ® o si sos usuario
de GMAIL ® podes hacer uso del servicio
gratuito de GoogleDrive ®.
Existen otras opciones o alternativas, pero
no nos vallamos más allá de los que nos
interesa, que es trabajar sincronizando
datos en internet.
Con cualquiera de las dos opciones, el
acceso a los datos es totalmente
transparente, ya que en la práctica se
trabajan con carpetas dentro del disco en
el equipo, las cuales se sincronizan con
“carpetas virtuales” en internet.
¿Qué son estas carpetas virtuales?
Estas carpetas son servicios de alojamiento
de archivos multiplataforma en la “Nube” 3 ,
operado por compañías (Dropbox o Google
en nuestro caso).
El servicio que te dan de manera gratuita te
permite almacenar y sincronizar archivos
3
El término “nube” se refiere a los múltiples servicios de
internet
Capitulo II
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en® línea entre computadoras, lo que
implica directamente compartir archivos y
carpetas con otros equipos que no están
conectados físicamente entre sí.
Existen versiones gratuitas y pagas, y cada
una de ellas con opciones variadas, para
trabajar con el sistema que estamos
viendo, la gratuita es más que suficiente.
¿Qué es Dropbox ® / Google Drive ®?
Dropbox® es un software que enlaza todas
las computadoras asociadas mediante una
sola carpeta, lo cual constituye una manera
fácil de respaldar y sincronizar los archivos.
Google drive utiliza el mismo concepto y
está disponible simplemente siendo
usuario de una cuenta de correo de
GMAIL®, también de manera gratuita
¿Cómo las usas?
Respecto al uso es muy sencillo, los datos
se cargan de manera local, de idéntica
manera que en la opción 1, pero con una
diferencia fundamental, estos datos se
guardan en una carpeta que se sincroniza y
con otra carpeta espejo en un servidor de
internet, de manera que los mismos están
disponibles para que vos puedas accederlos
en cualquier lugar del planeta donde
evidentemente, tengas acceso a Internet.
Tengo otro amigo que trabaja un campo en
CORRIENTES (ya sé que estás pensando:
cuantos amigos!) Esta persona carga los
datos diariamente y necesita que los
mismos los vean en otro equipo que está
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en MENDOZA, usando este método de
almacenamiento los registros cargados en
la Mesopotamia, estarán accesibles en
Cuyo para el otro usuario, con otro equipo,
claro, por supuesto con los derechos de
acceso correspondientes a dicha carpeta.
Datos Virtuales - Ventajas
Si vas a utilizar este método de
almacenamiento tenés que tener en cuenta
que los datos al manejarse de manera
VIRTUAL estarán disponibles de manera
global, sin depender de un lugar físico.
Esta disposición hace una ventaja más que
importante para situaciones en donde los
datos se cargan en lugares distantes entre
sí, de esa manera no dependes de un
equipo en particular, ya que si tenés
instalado el sistema en varios equipos, y
todos ellos en lugares físicamente
distintos, los datos que son cargados en
cualquiera de estos puntos, son accesibles
para cualquiera de los demás lugares.
La principal ventaja es entonces, que el
usuario del sistema se hace independiente
de sus datos, es decir que puede viajar y
moverse de un lugar a otro sin llevarl os
consigo.
Otra de las ventajas que dispone esta
modalidad es que, en caso de rotura del
equipo perdida de datos en el mismo, el
dispositivo virtual, actúa como soporte de
respaldo de datos automático, ya que los
datos perdidos en el equipo, permanecen
en la carpeta virtual que disponemos en
Internet.
Datos Virtuales – Desventajas
En caso de manejo de datos en forma
virtual, la opción de rotura de disco y su
pérdida de datos queda casi olvidada.
Una de las principales desventajas de este
tipo de modo de trabajo, es el acceso
mismo a Internet. En el caso de que la
posibilidad de ingresar a internet sea nula
o casi nula, evidentemente hace que los
datos no puedan ser subidos a la “Nube”.
Capitulo II
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El® mismo concepto es válido para las carpeta sincronizada y los datos aparecerán
conexiones de muy baja velocidad. nuevamente en los equipos Nro. 1, 2 y 3.

IMPORTANTE: Una cuestión a tener en Una buena opción de precaución de

cuenta es que los datos en la carpeta respaldo de datos es utilizando el mismo
virtual son datos sincronizados, es decir, si servicio, esto implica simplemente, tener
un usuario con acceso a esa carpeta (para otra carpeta virtual, la cual NO DEBERÁ
lo cual debería tener la clave) borra los ESTAR sincronizada con los demás equipos,
archivos, automáticamente los mismos son aquí podemos hacer respaldo de datos y
borrados de las demás carpetas tener la seguridad que nadie los borrara.
sincronizadas.
El segundo punto importante es que la En el manual operativo se enseña
sincronización NO ACTÚA COMO UN sincronizar los equipos.
EQUIPO SERVIDOR DE DATOS, ya que si dos
usuarios están usando simultáneamente el ¿Y LOS USUARIOS?
sistema, la carpeta no los sincronizara a los Hasta aquí hablamos de acceso a los datos, per
dos. Sino solo a uno de ellos. como última recomendación de seguridad de
acceso a la información también es importante
Datos Virtuales – Precauciones que el ingreso al software este restringido por
Lo voy a decir por tercera vez, y el que una clave
avisa no traiciona. La más importante de
las precauciones es el Backup o respaldo de Para el caso del control de acceso a
datos en otro en un medio externo, ya sea usuarios, la recomendación es bastante
disco portable, dvd o pendrive. O en el simple y la misma es establecer USUARIOS
mismo dispositivo virtual, para el caso de para el programa, a los cuales debes
una pérdida de datos. asignarles una CLAVE DE ACCESO y no
cometas el error de difundirla.
Una de las precauciones más importantes
que debes tener al trabajar con carpetas En el capítulo técnico correspondiente aprenderás
virtuales, es que el acceso a las mismas, y a hacerlo.
la intención de borrado de datos, debe ser
más que informada a las personas que
trabajen con el sistema. IMPLEMENTACIÓN CON HERRAMIENTA DE
SOFTWARE DE LA GESTIÓN
A modo de ejemplo: Supongamos TRES ADMINISTRATIVA FINANCIERA PARA
PRODUCTORES Y EMPRESAS
equipos sincronizados con DROPBOX. En AGROPECUARIAS
cada equipo hay una carpeta con datos, Todos los derechos reservados.
estos datos sincronizados están en UNA Todas las demás marcas referidas en esta
guía son propiedad de sus respectivos
CARPETA en Internet. Cuando el equipo fabricantes
Nro. 1 carga datos, los mismos “suben” a
Internet, y desde allí se propagan a los © 2012-2015 Ing. Guillermo Lerda
Mail:
otros dos equipos sincronizados. (Nro. 2 y Ing.Guillermo.Lerda@gmail.com
Nro. 3). Facebook:
http://www.facebook.com/inglerda
Si en el equipo Nro. 3, alguien borra los https://www.facebook.com/GestionAgronegocios
datos de la carpeta, ese borrado, Twitter:
evidentemente también se sincroniza en @IngLerda
internet, borrando los datos del equipo
Nro1 y Nro2.

Si existe un respaldo de datos, basta

simplemente con copiar dicho respaldo a la

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