Plan Semestral Estrategia Gobierno Digital

Municipio Departamento Semestre

Suárez Tolima A-2019
Entidad ejecutora: Alcaldía
Convenio de Cooperación Interinstitucional para adelantar en el municipio los proyectos acordados con la entidad y de esta manera contribuir al
desarrollo regional, desde los lineamientos del semestre Paz y Región.

Nombre del proyecto:

 Estrategia de Gobierno Digital

Área de Paz y Región: Fortalecimiento Institucional.

Línea temática: Buen Gobierno.

Proyecto: Estrategia de Gobierno Digital

Justificación del Proyecto:

Los distintos gobiernos alrededor del mundo han desarrollado políticas públicas para asegurar su promoción, dentro de los cuales se destaca la
de Gobierno Digital de Colombia, en la cual las Tecnologías de la Información y la comunicación - TIC se convierten en un medio altamente
eficaz para interactuar con los ciudadanos y comunicarse con ellos de una manera más eficaz. Los medios electrónicos pueden servir de
plataforma para canalizar y potenciar el conocimiento que los ciudadanos tienen y que puede ser aprovechado en beneficio de las sociedades y
el Estado.

En ese sentido, Gobierno Digital (GD) busca “Promover el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones
para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital”
(Mintic,2018)

Mediante este proyecto se espera que los actores municipales relevantes conozcan, comprendan y apropien el alcance y funcionalidad de la
política de GD, cuyos 5 principios fundamentales son: 1) Habilitar y mejorar la provisión de Servicios Digitales de confianza y calidad; 2) Lograr
procesos internos seguros y eficientes a través del fortalecimiento de las capacidades de gestión de tecnologías de información; 3) Tomar
decisiones basadas en datos a partir del aumento en el uso y aprovechamiento de la información; 4) empoderar a los ciudadanos a través de la
consolidación de un Estado Abierto; y 5) impulsar el desarrollo de territorios y ciudades inteligentes para la solución de retos y problemáticas
sociales a través del aprovechamiento de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Objetivos
General:
Acompañar el desarrollo de la política de Gobierno digital en los municipios del departamento del Tolima.
Específicos:
 Determinar el estado de avance de la estrategia gobierno la línea en el municipio.
 Desarrollar actividades asociadas a los 2 componentes de la política de Gobierno digital.
 Generar capacidades para el desarrollo de ejercicios de participación ciudadana que promuevan el empoderamiento ciudadano.

Con el desarrollo de este proyecto el estudiante podrá:

 Comprender como la utilización de las TIC por parte de los gobiernos municipales aumenta la participación ciudadana.
 Analizar como el cumplimiento de los componentes de política de Gobierno digital se relaciona con la mejora de gestión de la calidad de
la administración municipal.
 Diseñar y desarrollar actividades que mejoren la participación de la ciudadanía a través de medios electrónicos.

Descripción de las etapas generales por desarrollar:

1. Reconocimiento: Se establece el estado de avance de la política en el municipio a través de la revisión y apropiación del indice GEL
Territorial del 2017, la actualización de la matriz de la ley 1712 y la aplicación de la matriz de inventario a la página web del municipio y otros
instrumentos para finalmente generar un informe.

2. Avance en los Componentes de la política GD: el estudiante realiza actividades en articulación con los funcionarios de la entidad, para
mejorar el avance de la política. Estas actividades se adelantan durante todo el tiempo de permanencia en el municipio, de manera constante
y sistemática. La transferencia de conocimiento es clave en esta etapa.

3. Sociedad participativa: Corresponde a diseñar y poner en marcha actividades que mejoren el conocimiento de la ciudadanía sobre la
gestión municipal, aumenten la participación ciudadana a través de medios electrónicos y fortalezcan las capacidades digitales de los
ciudadanos.

4. Documentación del Proceso: Se realiza de manera transversal y corresponde a la compilación de toda la documentación que se genere,
tales como actas e informes, entre otros, los cuales deben reposar en la carpeta que la entidad dispone para tal fin, la cual debe ser
manejada en coherencia con las normas vigentes de gestión documental.

Productos Principales Principales del Proyecto

Producto Final: Documento de informe ejecutivo donde se evidencia el desarrollo del proyecto – Revisar y apropiar la estructura en
acompañamiento con el Docente Asesor Regional

Productos soporte a lo largo del proyecto (pueden ajustarse durante el desarrollo del semestre):
1. Informe sobre el avance de la estrategia de gobierno en línea en el municipio.
2. Matriz de ley de transparencia 1712 actualizada.
3. Matriz de inventario de página web del municipio actulizada.
 4. Inventario de estado de avance de la gestión de trámites y servicios en el SUIT.
5. Conjuntos de datos abiertos propuestos, conformados y publicados.
6. Informe de caracterización de usuarios.
7. Documento de la iniciativa de implementación llevada a cabo.
8. Auto-diagnóstico de Seguridad y Privacidad de la información
9. Documento de ejercicio de participación realizado.

Proyecto: Gobierno Digital (GD) *

Primera Etapa: Reconocimiento
Actividad Fecha Meta Responsable Verificadores
s
-Realizar una presentación de máximo 5
Presentación y
Una semana diapositivas donde se explique el alcance y la -Presentación utilizada
ajuste del plan de Equipo Paz y
después de trazabilidad del proyecto. -Registro fotográfico
acción con el Región
la instalación. -Ajustar el plan de acción de acuerdo con las -Propuesta de Plan de acción ajustado
interlocutor.
necesidades propias de la entidad.
Identificar el Dos semanas Determinar el avance de política de Gobierno Encargado 
Informe de máximo 4 páginas sobre
estado de avance después de digital en el municipio tomando como política de el avance de la política de Gobierno
de la política de la instalación. referente: el índice GEL territorial 2017, la Gobierno digital que incluya acciones de
Gobierno digital matriz de ley de transparencia 1712, la matriz Digital mejora.
en el municipio. de inventario de la página web, datos abiertos Equipo Paz y
 Matriz de la ley 1712 actualizada.
publicados, trámites y servicios en gestión en Región  Matriz de inventario página web
el SUIT. actualizado.
 Matriz de trámites y servicios
Definir junto con el encargado de la política de actualizado
Gobierno digital acciones de mejora. Evidencia de socialización en Consejo
de Gobierno con la alta directiva del
municipio.
Segunda Etapa: Avance de los Componentes de la política de Gobierno digital
Actividad Fecha Meta Responsable Verificadores
s
Actualizar la Avance 1: 15 Página web del municipio actualizada con un Equipo PyR  Matriz de inventario actualizada
información de la de marzo. cumplimiento mínimo de un 80% de acuerdo dando cuenta de las actualizaciones
página web del Avance 2:25 con los ítems establecidos en la matriz de realizadas.
municipio de abril inventario y la matriz de transparencia de la  Matriz de la ley 1712 actualizada.
teniendo como Avance 3: 17 ley 1712.  Evidencias de autorizaciones para
base la matriz de de mayo publicar información
inventario y la
matriz de ley de
transparencia
1712
Actualización de De manera Redes Sociales Actualizadas cada Semana Equipo PyR Soportes de la actualización.
las Redes permanente
Sociales Evidencias de autorizaciones para
Facebook, Twitter publicar información
y YouTube cada
semana con
Noticias y
Artículos del
municipio
Llevar a cabo dos Plan de Llevar a cabo ejercicios de promoción Equipo PyR Plan de trabajo de las jornadas de
jornadas de trabajo de las dirigidas a los usuarios en donde se den a promoción.
promoción de la jornadas de conocer:
página web. promoción:  Los servicios a los que pueden acceder Reporte entregado al Asesor Regional
por medio de la página web. de Paz y Región con evidencias de las
Primera  Los espacios y ejercicios de participación. acciones adelantadas.
jornada hasta  La oferta de información disponible en el
18 de marzo. sitio web.
 Los conjuntos de Datos Abiertos
Segunda disponibles.
jornada hasta  Como presentar una PQRD por medio de
el 17 de la Pag Web.
mayo.
Actualización de Avance 1: 15 - Proponer y conformar nuevo conjunto de Equipo Paz y Evidencia de la publicación de los
Datos Abiertos de marzo. datos. Pueden tomar como referencia los Región, conjuntos de datos abiertos en el portal
Avance 2:25 datos abiertos de otros municipios. Dependencias de datos colombiano, datos.gov.co 2)
de abril. involucradas y Enlace desde la página web al conjunto
Avance 3: 17  Mínimo 3 conjuntos de datos deberán encargado de de datos de datos.gov.co . La
de mayo. ser publicados en el semestre. gobierno documentación para acceder a este
digital. portal y publicar los conjuntos de datos
se encuentra en
https://herramientas.datos.gov.co/sites/d
efault/files/Actualizaci%C3%B3n%20de
%20Socrata%20Oct%202018.pdf .

Actividad Fecha Meta Responsable Verificadores

s
Elaboración y/o Aplicar la Guía para la Inscripción y Equipo Paz y Matriz de inventario de trámites y
seguimiento de la Avance 1: 15 Racionalización de Trámites y Servicios de la Región, servicios estableciendo su aplicabilidad
matriz de de marzo. Administración Pública y Manual del Usuario, Dependencias al municipio.
definición de los SUIT - Departamento Administrativo de la involucradas y
trámites de la Función Pública (DAFP) y de acuerdo con los encargado de
entidad de Avance 2:25 parámetros definir cuáles aplican a la entidad. la estrategia
acuerdo con los de abril.
establecidos por Identificar el estado de los trámites que han Informe del estado de avance de los
el DAFP. sido cargados. Finalizar el proceso de cargue. trámites cargados a la plataforma SUIT

Avance 3: 17 Subir los trámites y servicios pendientes a la Informe del estado de avance de los
de mayo. plataforma y hacer el respectivo seguimiento nuevos tramites cargados a la
hasta su aprobación por parte del DAFP, plataforma SUIT
realizando los ajustes cuando estos sean
requeridos. Informe de solicitud de eliminación de
Avance en el trámites
registro de Realizar la eliminación de los trámites que no
trámites aplican al municipio ante el DAFP de acuerdo
con las orientaciones de PyR

Realizar el
proceso de
eliminación de
trámites que no
aplican en el
municipio
Caracterización Avance 1: 15 Realizar la caracterización de usuarios de la Equipo PyR Identificación de usuarios a caracterizar
de usuarios de marzo. estrategia de Gobierno Digital, involucrando y metodología de caracterización.
Avance 2:25 diversos grupos poblacionales.
de abril. Informe de caracterización de usuarios
Desarrollo de caracterización de usuarios
Iniciativas de implementación
En compañía del encargado de la política en el municipio, se debe escoger una de las iniciativas de implementación y llevarla a cabo.
- Transformand Definición de Llevar a cabo la implementación de una de las Equipo PyR y Definir los productos con cada asesor
o mis la iniciativa a iniciativas propuestas por MINTIC, se deben líder GD regional.
servicios implementar: seguir los lineamientos de cada iniciativa.
digitales 22 de marzo.
- Mesa de En la carpeta drive del proyecto se les
ayuda Avance 1: 26 sugieren insumos para esta actividad.
- Programa de de abril.
disposición
final de Avance 2: 17
 residuos de mayo.
electrónicos
- Decisiones
apoyadas en
evidencia
Seguridad y Privacidad de la Información
Llevar a cabo el Hasta el 22 Leer el instructivo de auto diagnóstico de Equipo Paz y Instrumento de auto diagnóstico
auto diagnóstico de abril. Seguridad y Privacidad de la Información para Región diligenciado y socializado
seguridad y GEL, ver el video:
privacidad de la https://www.youtube.com/watch?v=6-
información. MU2fLEb0U&feature=youtu.be

Diligenciar el instrumento, consolidar y

socializar los resultados.
Cuarta etapa: Participación ciudadana
Implementar Pasos 1-4: Generar capacidades para el desarrollo de Equipo Paz y -Documento que consolide los 10 pasos
como mínimo un 18 de marzo. ejercicios de participación ciudadana que Región que se llevaron a cabo.
ejercicio de promuevan el empoderamiento ciudadano.
participación – - memorias del ejercicio, pantallazos,
Sociedad Pasos 5 al Llevar a cabo las siguientes etapas, teniendo registros fotográficos, fotos, piezas
participativa 7:12 de abril. como referente la guía práctica sociedad comunicativas, etc.
participativa, y demás herramientas que se
encuentran en
Pasos 8-10:
20 de mayo. http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/
articles-8250_Guiainnovacion.pdf

1. Identificación de temáticas
2. Dimensionamiento de los retos
3. Identificación de actores y canales
4. Identificación de estrategias
5. Aplicación de la herramienta de
participación
6. Ejecución del ejercicio de participación
7. Medición de resultados
8. Retroalimentación
9. Presentación de resultados
10. Motivación a la postulación del sello de la
excelencia.
 Quinta etapa: Documentación del proceso
Generar y/o Permanente De acuerdo con las normas de gestión Equipo Paz y Presentación de la carpeta actualizada
mantener el hasta 28 de documental, archivar toda la documentación Región en cada visita del asesor regional
respaldo mayo. que se produzca durante el proceso de
documental asistencia al municipio
actualizado
Análisis de Hasta 20 de Realizar el proceso de calificación de la Equipo Paz y Informe ejecutivo de resultados con
resultados del mayo. estrategia en el municipio. Región soportes y productos acordados con el
acompañamiento Asesor.
al municipio
Reunión de cierre Según Presentar los resultados del proceso al equipo Equipo Paz y Presentación en Power Point Aprobada
programación de gobierno y al comité coordinador de Paz y Región por el asesor regional.
. Región Entrega del producto de acuerdo con las
disposiciones de Paz y Región.
Evidencia de la entrega de la
documentación recopilada al encargado
de GD del municipio

*Observaciones:
1. Tomar como referente la información dejada por los estudiantes del semestre pasado (en el caso de que se haya desarrollado el proyecto en
el municipio).
2. Toda la información subida a la página WEB, debe ser autorizada por el encargado de la estrategia de GD, para lo cual se usa la planilla de
autorización para manejo de información suministrada por PyR.
3. Cuando las actividades incluyan socialización es importante dejar evidencia, por lo que es necesario levantar un listado de asistencia, tomar
registro fotográfico y realizar un acta de la reunión.
4. Si bien el Plan Operativo se constituye como una carta de navegación del proceso del estudiante en la organización, durante el desarrollo en
el semestre se podrán ajustar (incluir, suprimir o proponer) actividades de acuerdo con las necesidades del municipio y/o los cambios
estratégicos de Mintic que afecten directamente los objetivos propuestos.