TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

a-
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
EMPRESA: CARBONES ANDINOS LTDA
Representante: VICTORIA RICAURTE
Dirección: CRA 55 # 55 - 55
Tel: 7777777-77
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: mariaricaurte@gmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
equipoauditor@gmail.com
Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación
Pepito perez
Fecha: Septiembre 30 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de CARBONES ANDINOS LTDA , en
los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.
ALCANCE: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
CARBONES ANDINOS LTDA

Criterios de Auditoria
 SGC de MRC
 Política de Gestión Financiera.
 Política de Logística y Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativa de MRC
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos
M-DR-005
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03
 Manual de Calidad M-AM-00
Reunion de Apertura:
5 de octubre de 2019
Hora 8:00am
Reunion de Cierre:
1 de noviembre de 2019
Hora 2:00 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoquímico, el día 5 de octubre del presente año, con una duración
de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del
30 de septiembre de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el
nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así
mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las
personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el
favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de
protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución
de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores
Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable Área: Superintendencia de Logística
Asistentes:
 Gerencia General
 Secretaria de Gerencia
 Superintendencia de Logística
 Supervisor de Logística
 Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES - EQUIPO AUDITOR DE GERENCIA DE CALIDAD

Victoria Ricaurte Experto Tecnico Sgc FIRMA
Pepito Perez Ingeneiro De Procesos FIRMA
Representante De
Fabiola Urbano FIRMA
Gerencia
AUDITADOS
Coordinador laboratorio
Aura Gomez de ensayos e FIRMA
investigacion
Analista instrumental y
Juan Lasso FIRMA
fisicoquimico
Martin Fernandez Auxiliar laboratorio FIRMA
Coordunador de analisis
Ingrid Rosero FIRMA
y ensayos

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR 5 DE OCTUBRE DE 2019

PROCESOS AUDITOR CARGO HORA
/ACTIVIDADES
Reunion de Victoria ricaurte Representante 8:00 am
apertura experto tecnico
Direccion de Fabiola urbano Secretaria General 9:00 am
sistema
Tramites Luisa Fernandez Coodinador de 10:20 am
plantas
Admon rrhh Pepito perez Director GDRH 2:00 pm
Medicion y analisis Liusa Fernandez Ingeniero de 4:00 pm
de mejora proceso
Reunion de cierre Victoria ricaurte Representante 5:30 pm
experto tecnico
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Política de Logística y Servicio Última actualización 18 de agosto
al Cliente 2016

2 Política de Gestión Financiera Última actualización 5 de febrero

Instructivos de desarrollo de 2016
Ensayos de laboratorio I-EL-002 Carpetas de Protocolos e
Instructivos
3 Manual de Procedimientos. Última actualización 9 de marzo
Cap. Compras y Logística. 2017
4 Manual de Procedimientos de M-PC-002
Laboratorio Versión Abril de 2017
5 Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
6 Libros de registro de muestras Versión Marzo de 2017

c- ESCUCHA ACTIVA
d- Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y
escritas.
LISTA DE CHEQUE
LISTA DE CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y
VERIFICACION OBSERVACIONES
Manual de calidad Si Copias controladas del
manual de calidad
Se encuentran Si Claramente señaladas en
documentadas las el manual de calidad
responsabilidades
Se encuentran Si No hay evidencia de la
comunicadas las comunicación
responsabilidades
Procedimientos Si
operativos
Existe evidencia No Se da por entendido que
documentada del cada uno conoce sus
conocimiento de funciones pero no se
responsabilidades documenta
Instrucciones de trabajo Si
paso a paso
Identificacion de los No Tacitamente se entiende
planes de trabajo que las solicitudes de
trabajo de laboratorio
estan con los formatos de
las matrices de planes.

Existen registros de las Si

acciones de planes de
trabajo
Formator y registros Si
Se lleva una bitacora de Si
analisis
Documentacion completa Si
Protocolos, manuales e Si La informacion esta en
instrucciones desorden
Documentacion No Hay riesgo de perder la
debidamente almacenada informacion
y compilada
Registro de las No
verificaciones de
procesos
Estan definidas las No
pautas de actuacion
Exhibicion del proceso a Si
auditar en lugar visible
Se emplean estadisticas No
Indicadores para la No
satisfaccion del cliente
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
Falta agregar
Procedimientos implementación de
de costos en política de procedimiento
1 materiales en gestión para costos en x
bodega y financiera materiales de
standby bodega y standby

2 formato único de Compras y No se tiene en x

despachos, logística cuenta el formato
Manual de único de
procedimientos despachos y
recibo de
 mercancía en el
procedimiento
Falta actualización
de la política de
logística, cuya
Política última
de logística actualización fue
Cambios
3 y el 18 de julio 2011 x
organizacionales
servicio al y no se han
cliente agregado los
cambios
organizacionales .

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- CONCLUSIONES DE AUDITORIA

 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-
by.
 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.
 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales .
 Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno solo. Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro
y análisis de muestras.
 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras.
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos
h- Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso
estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.