2015

Carrera: Licenciatura en
Administración y Gestión de
Pymes
Asignatura: Administración
Activa
Unidad 3: Actividad 2,
Funciones y Actividades
Panadería Diana
Docente: Lic. Ma. Isabel Calvo
Fecha: 20 Marzo 2015
María Elena Leyva Castro-
AL12504391
Administración Activa
Unidad 3. Funciones y Actividades
María Elena Leyva Castro-AL12504391
Actividad 2

PANADERIA DIANA

Introducción

Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa resultan de suma importancia,
pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organización se refiere a la forma en la
que se estructuran dichas actividades conforme las condiciones de la empresa y los
recursos para alcanzar los objetivos planteados.

Revisaremos los elementos que se deben considerar al momento de organizar una empresa,
identificaremos el principio de organización en la empresa y etapas de esta para su
aplicación en el desarrollo del proceso, mediante el uso de los principios básicos de la
administración activa.

Entidad social u organización informal

En esta entidad las personas interactúan para alcanzar objetivos específicos. En esta
acepción, la palabra organización indica cualquier iniciativa humana intencional,
emprendida para alcanzar determinados objetivos, un ejemplo claro de la organización
informal son las relaciones amistosas.

En la Panificadora Diana la organización es informal, derivado de que no eran considerados

aspectos como la capacitación de su personal en la elaboración de nuevos productos,
identificación de una zona donde no hubiera una panadería y exista una necesidad no
atendida, no se garantiza y asegura la calidad de los insumos y productos a través de buenas
prácticas de Manufactura., No se considera la creación de un producto diferenciado y
definición de líneas de autoridad.

Procesos de Panadería Diana

Las funciones más comunes en este tipo de microempresas son:

 Producción
 Planeación de la producción.
 Organización de la producción
 Dirección de la producción
 Control de la producción
 Comercialización
 Contabilidad y finanzas
 Personal
 Compras
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Operaciones diarias de la microempresa

Para la elaboración del pan biscocho o danés se requieren un conjunto de actividades

integradas, continuas y coordinadas.

Verificación del programa de producción:

 Determinar la cantidad de materia prima necesaria y obtenerla de inmediato.

Revisión de la maquinaria:



Verificar necesidades de mantenimiento.


Efectuar reparaciones.
Verificar la limpieza en toda la maquinaria del proceso de elaboración del pan.

Supervisión del personal:

 Supervisar la asistencia del personal en los puntos claves del proceso supliendo las
ausencias.

Jornada de trabajo:

 Por lo general se emplea un turno de 7.00 a.m. a 20 hrs. con una hora para los
alimentos (se ha sugerido dividir la elaboración del pan en dos turnos).

 En este lapso se efectúan diversas supervisiones para asegurar la fabricación


adecuada del producto y la continuidad del proceso.
Se debe llevar un control de la cantidad elaborada del producto para evaluar el
cumplimiento de las metas de producción.

Limpieza de equipos:

• Asear diariamente los equipos, utilizando: bactericida y detergente.

Los procesos formalizados de organización de una empresa tratan de realizar los

siguientes pasos lógicos, para factor del desarrollo de este trabajo mencionaremos
solamente:

 Distribución de funciones o unidades de actividad principales (división en

 División de niveles (distribución de responsabilidades y poderes formales para el

departamentos y funciones de apoyo).

establecimiento de un organigrama).
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Podemos apreciar que Panadería Diana es una organización informal, derivado de que son
familiares los que la integran. Como consecuencia de esta organización informal, los canales
de comunicación (canales informales) pueden funcionar de forma diferente, reafirmando la
formación de líderes o jefes informales al margen de los jefes establecidos en la
organización formal.

El trabajo en el seno de una organización requiere, indiscutiblemente, la interacción entre

 La existencia de relaciones personales entre distintos miembros de la estructura

los individuos. El surgimiento de esta organización informal suele deberse a:

 Por la aparición de líderes espontáneos, en aspectos que no tienen que ver con la
formal, no recogidos en la misma.

marcha cotidiana de la empresa.

Como consecuencia de la existencia de un ambiente reivindicativo en materias de diversa

índole, en este tipo de organización, la información no oficial se transmite por el "a mí me
han dicho"..."oí el otro día"... que se transforman en rumores que tendrán mayor o menor
trascendencia según sea la fuente que las emite por primera vez.

Personal, estructura, organización, dirección y control.

Abordaremos diversos temas que permitirán al microempresario dar solución a las

 ¿Qué funciones desempeña el propietario en la micro y pequeña empresa?

siguientes interrogantes:

 ¿Cuáles son las actividades fundamentales de la microempresa?.

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

¿Cómo se definen los puestos necesarios para su operación?


Tipos de estructuras organizacionales y cómo elegir la más adecuada.


¿Cómo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitación?.
Proceso administrativo en una empresa

En tanto que las empresas medianas y grandes se pueden permitir la incorporación de un

equipo especializado para cada área, el jefe de una micro o de una pequeña empresa se
ocupa al mismo tiempo de las funciones administrativas y operativas, y tiene que sacarlas
adelante a pesar de sus recursos limitados y de no ser un especialista en todas las áreas del
negocio que dirige, cuestión que tampoco es fácil de lograr por razones del avance
tecnológico (que cada vez es más complejo).

Pero si bien se trata de funciones hasta cierto punto independientes, es probable que el
pequeño empresario deba asumirlas en su mayoría. En tal caso, se recomienda la
contratación de los servicios de especialistas que puedan prestarle ayuda en forma efectiva.

Cabe mencionar los siguientes:



Un asesor jurídico de buena reputación y en función de sus recursos.


Un contador con las mismas características del anterior.


Un experto en comercialización, sobre todo en la etapa de arranque.
Un consultor en procesos industriales y administración.

En el caso particular de este giro, actualmente se cuenta con un organigrama lineal, esta
organización se fundamenta más en la autoridad y la responsabilidad que en la naturaleza
de las habilidades, y se ejerce cuando la autoridad procede directamente de un nivel
superior y donde cada subordinado es responsable sólo ante su superior jerárquico; es
decir, siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado y continúa el
mando por escalas ininterrumpidas.

Panadería Diana está organizada y se muestra la conformación de la siguiente manera:

 1 Encargado de programar la producción, en este caso es el Propietario y/o Gerente

(comprar los insumos en las cantidades y calidades requeridas, llevar un control de
los ingresos y gastos del negocio, así como coordinar con la parte autora de la
mínima administración).
 1 maestro panadero responsable de la producción.
 1 hornero encargado del horneado y terminado del pan artesanal.
 1 persona encargada de las Finanzas, Contabilidad y Caja.
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Propietario
(Gerente)

Finanzas,
Maestro
Hornero Contabilidad,
Panadero
Caja

Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas:

A continuación se señalan las áreas funcionales y el bosquejo de dos organigramas

propuestos para una pequeña empresa.

Los organigramas propuestos son de tipo Funcional, se basan en la naturaleza de las

actividades a realizar y se organiza específicamente por departamentos o secciones, de
acuerdo con los principios de la división del trabajo de las labores de una empresa, y
aprovecha la preparación y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr
mayor rendimiento.

Esta organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas y grandes

empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una
función determinada y como superior de todos los jefes está un director o gerente que
coordina las tareas de aquéllos conforme a la concepción y propósitos de la empresa.

Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas:

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Propietario-
Encargado de programar la Producción
Gerente General

Departamento de Finanzas, Encargado de comprar los

insumos en las cantidades y calidades requeridas, llevar un Departamento
Departamento
control de los ingresos y gastos del negocio y pago de de Finanzas y
nómina. Departamento de Producción, producción del pan de Producción
Ventas
artesanal.

Subordinados, dos para el Departamento de Finanzas y Caja-Vendedor Vendedor

Ventas y dos para el Departamento de Producción Panificador Hornero Oficios Varios
menudeo mayoreo

Conformándose mediante la siguiente estructura:

 1 Propietario y/o Gerente.

 1 Encargado de Ventas al Menudeo y Mayoreo, cuenta con dos subordinados /Caja-
Vendedor Menudeo/Vendedor Mayoreo
 1 Encargado de la producción, cuenta con tres subordinados
/Panificador/Hornero/Oficios Varios

En el segundo proyecto de Organigrama, se tiene que:

2
Propietario-
Gerente General

Asesor Contable

Encargado de Ventas Encargado de

Encargado de
al Mayoreo y Mantenimiento y
Producción
Menudeo Recursos Materiales

Caja-Ventas
Menudeo Panificador

Chofer-Entrega
ventas Mayoreo Hornero
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Conformándose mediante la siguiente estructura:

 1 Propietario y/o Gerente, Encargado de programar la Producción.

 1 Asesor Contable, no necesariamente dentro de la plantilla física de la
microempresa, en este caso es el encargado de comprar los insumos en las
cantidades y calidades requeridas, llevar un control de los ingresos y gastos del
negocio y pago de nómina.
 1 Encargado de Ventas al Menudeo y Mayoreo, cuenta con dos subordinados /Caja-
Ventas Menudeo/Chofer- Entrega Ventas Mayoreo.
 1 Encargado de la producción, cuenta con dos subordinados /Panificador/Hornero.
 1 Encargado de mantenimiento y recursos materiales.

Al establecer un sistema de organización, se deben observar los siguientes aspectos:

a) Tipo de empresa. Es decir, determinar el ramo de actividad a que se dedica:

industrial, comercial o de servicios.
b) Volumen de operaciones. Consiste en determinar los hechos y operaciones de la
empresa para conocer su complejidad.
c) Expansión e influencia territorial de sus actividades. Consiste en determinar la
magnitud en cuanto a desconcentración territorial de las operaciones de la empresa.

Programa de capacitación al personal del giro

Curso Número de personal al que

habría que capacitar

Proceso productivo 3
Manejo de equipo 3
Control de calidad de materias primas y 4
producto terminado
Seguridad Industrial 3
Primeros Auxilios 2
Origen: Mi PyME, Guías Empresariales Panadería

Proceso administrativo de la empresa

Los componentes esenciales de las principales etapas del proceso administrativo en una
empresa son: Planeación, organización, dirección y control.

Planeación
La función de la planeación busca influir en el futuro adoptando acciones predeterminadas
y lógicas en el presente, por lo que representa la esencia de una operación efectiva.
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Las actividades básicas que involucra la planeación son:

 Elaboración de la planeación prospectiva

 Determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área.
 Preparación de métodos, estrategias, opciones, políticas y procedimientos.
 Formulación de programas y presupuestos que contribuyan a alcanzar los objetivos
y metas trazadas a corto y largo plazos.

Contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico:

1. Normativa, etapa en donde se plantean dos situaciones: el tipo de futuro que se
desea alcanzar y definir la situación de la empresa si se continúa en la dirección
actual.
2. Definicional, conocimiento situación actual de la empresa, de sus principales
características y de sus interacciones internas y externas.
3. Confrontación estratégica y factibilidad, en base al futuro deseable seleccionado y la
Identificación de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a
contrastar ambos polos con objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
4. Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia entre el futuro
deseado y la situación actual y definición de la orientación global, así el futuro de la
empresa es alcanzable.

Organización

La organización contribuye a ordenar los medios para que los recursos humanos trabajen
en forma unida y efectiva en el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa,
conlleva una estructura o marco que integra las diversas funciones de la empresa, de
acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica.
La planeación y la organización son funciones mediante las que no se logra materialmente
el objetivo; pero ordenan los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición
relativa de las actividades que la empresa habrá de desarrollar.

La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a

quienes deben desempeñarlas, las actividades básicas relativas a la función de organización
son:
Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales), actividades (cómo),
responsables (quién), tiempos (cuándo), determinación de grados de especialización y
división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal), establecimiento de
jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad), asignación de funciones,
determinación de tramos de control, diseño de la estructura organizacional, elaboración de
manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros.
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Dirección

El propósito fundamental de esta función es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de

cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que las actividades en
conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.
Comprende las siguientes etapas:

1. Autoridad. Forma en que se delegan y ejercen las acciones durante el desarrollo de

las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas.
2. Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y en que
ésta fluye hacia el interior y exterior de la empresa.
3. Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y se
ordenó.

Actividades básicas que comprenden la función de dirección son:

Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de cómo se llevarán a
cabo las actividades de la empresa (organización) y vigilancia de lo que debe hacerse
(control).

Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos
establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la
desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. El proceso de control
consta de cuatro pasos básicos:
1. Señalar niveles medios de cumplimiento; es decir, establecer niveles aceptables de
producción de los trabajadores, como cuotas mensuales de producción para los operarios y
ventas para los vendedores.
2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).
3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los
establecidos.
4. Tomar medidas correctivas, como entrenamiento o mayor instrucción. De existir
variación, continuar con la actividad.

Actividades básicas que comprende el proceso de control son:

1. Establecer indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad,

competitividad, calidad),
2. Medir y evaluar lo realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables,
informes de producción),
3. Comparar esto contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación
del funcionamiento,
4. Inspección y localización de fallas e implantar medidas correctivas (ajustes para
alcanzar lo planeado).
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Conclusiones

Al haber realizado la investigación de PANADERIA DIANA se puede concluir que la empresa

como problema genérico se detectaron problemas en la etapa de organización, debido a la
falta de Manuales Administrativos, ya que no se cuenta con una estructura organizacional
completamente definida, no está formalmente establecida ni por puestos, funciones o áreas-
departamentos.

La administración es un proceso que tiene por objeto la coordinación eficaz y eficiente de

los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, esta
abarca la aplicación de un conjunto de funciones básicas diferentes cada una de las otras,
tales como la planeación, organización, dirección y control.

Sin embargo al llevar a cabo una evaluación o análisis simplemente a partir de los criterios
de eficiencia clásica, es necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que
permiten una evaluación integral, es decir, que involucren los distintos procesos y
propósitos que estén presentes en las organizaciones.

Referencias Bibliográficas:

 Bangs, D. H, Guía para la Planeación de su Negocio, Ed. Promexa, México, 1989.

 Guía para la Formación y el Desarrollo de su Negocio, Ed. Nacional Financiera – Instituto

 Kast, Fremont E. y Rosenzweig, James E., Administración en las Organizaciones, Ed. McGraw Hill,
Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1997.

 México, 1993.
 Stoner, James A.F. y Wankel, Charles, Administración, Ed. Prentice Hall, México, 1993.
 Werther, William B. y Davis, Keith, Administración de Personal y Recursos Humanos, Ed. McGraw
Hill, México, 1995.