22-3-2019

Guía para
elaboración de
documentos
organizacionales

ANGIE PAMELA GARCIA SIERRA

MARIA ALEJANDRA BETANCUR CADAVID
LUZ YADIRA PINO BALLESTEROS

INTRUCTOR
ERICA HINCAPIE ORTIZ

SENA

TECNOLOGIA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

COMPLEJO TECNOLOGICO TURISTICO Y AGROINDUSTRIAL DEL OCCIDENTO
ANTIOQUEÑO

SANTA FE DE ANTIOQUIA

2019
 CRAFT

NIT: 890. 515. 715 – 5

INTRODUCCIÓN

Esta guía tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la elaboración de
documentos organizacionales, con el fin de simplificar y mejorar la presentación y el
manejo de la comunicación impresa dentro de la empresa dulce fantasía S.A.S.

La guía tiene como base las normas NTC 3393, NTC 3394, NTC 3234, NTC 3397, NTC 4179,
NTC 3588, Y NTC 3369.

Calle 9 N° 3-25, Santa Fe de Antioquia

Teléfono: 3218578314
Página Web: www.craftcorpos.a.s.com
NIT: 890. 515. 715 - 5
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CONTENIDO

Contenido
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................1
CONTENIDO.............................................................................................................................2
MISIÓN....................................................................................................................................3
VISIÓN......................................................................................................................................3
OBJETIVOS...............................................................................................................................3
GLOSARIO................................................................................................................................4
ASPECTOS GENERALES PARA LOS DOCUMENTOS..................................................................5
Plantilla carta...........................................................................................................................6
Plantilla acta............................................................................................................................7
Plantilla circular Interna..........................................................................................................9
Plantilla circular Interna........................................................................................................10
Plantilla memorando.............................................................................................................11
Certificado.............................................................................................................................12
Plantilla de constancia...........................................................................................................13
Informe..................................................................................................................................14
Sobre......................................................................................................................................15
CONCLUSIONES.....................................................................................................................16

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MISIÓN

Somos una empresa dedicada a crear figuras en porcelanicrom y a precios cómodos para el
público la cual ofrecer decoraciones a particulares manteniendo los más altos estándares de
calidad y respetando el medio ambiente.

VISIÓN

Para el 2020 seremos líder en decoraciones hechas en porcelana fría de grandes ventas,
empleando las más modernas metodologías y recreando los gustos de nuestros clientes,
aportando así el máximo valor añadido y brindándoles confianza y seguridad.

OBJETIVOS
Objetivo General.

Evaluar la factibilidad para la creación de una microempresa productora de figuras de

porcelanicrom o porcelana fría hechos a mano, mediante la elaboración de un plan de
Negocio que proporcione las herramientas necesarias para ingresar al mercado.

Objetivos Específicos.

• Realizar un estudio de mercado, definir el mercado objetivo, su segmentación, entre

otras condiciones para tener una noción de la cantidad de consumidores que podrían
adquirir el producto y para conocer sus necesidades y así desarrollar productos que las
satisfagan.

• Definir la estructura organizacional dentro de una empresa productora de figuras

hechas de porcelana fría o porcelanicrom para el hogar.

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GLOSARIO

Acta: Un acta es un documento que tiene como objetivo dejar testimonio o constancia de lo
dicho o acordado por un grupo de personas.

Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.

Circular: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a
un grupo específico de persona. Esta puede ser interna o externa.

Memorando: Documento escrito que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos, tales como informar sobre un hecho en forma breve, hacer llamados de atención,
entre otros.

Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad

y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad

Copia: Fiel reproducción del documento

Informe: Es un documento escrito en el cual informa los niveles, trabajos, reconocimientos,

investigaciones, estudios o métodos que se implementa dentro de una empresa para dar
posibles soluciones.

NTC: Normas técnicas colombianas.

Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.

Anexo: Documento elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para

complementar y aclarar.

Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

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ASPECTOS GENERALES PARA LOS DOCUMENTOS

Se recomienda elaborar las comunicaciones con las siguientes características:

● Hoja tamaño carta

● Gramaje 75.

● Tamaño de la letra 11 o 12.

● Tipo de letra Comic Sans o Arial.

● Interlineado sencillo.

● Márgenes: 3 o 4 superior, 2 o 3 inferior, 3 o 4 lateral izquierdo, 2 o 3 lateral derecho.

NTC 3393 CARTA

Tiene los siguientes usos:

● Regular o aclarar una situación.

● Tramitar o desarrollar un asunto.

● Solicitar o remitir información, documentos u objetos entre otras.

Llevan membrete y pie de página.

Estas pueden ser elaboradas en:

● bloque extremo: todos los datos parten del margen izquierdo.

● Bloque: la línea de lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargos se escriben

partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

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Plantilla carta

(Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX

Ciudad

Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso)

Nombres Y Apellidos
Cargo
Denominación o Razón Social de la Entidad
Dirección
Domicilio

Asunto: (opcional)

Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero:

Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto.

Despedida,

Nombre Del Remitente

Cargo

Anexos: (opcional)

Datos del transcriptor

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Plantilla acta

TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

ACTA No. XX

FECHA: (Ciudad, día mes año)

HORA:
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del
Comité.
______________________, _____________ - ____________
______________________ , ____________ - _____________
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
_______________________ , ____________
_______________________ , ____________
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del
Comité.
_______________________, ____________ - ____________
_______________________, ____________ - ____________

ORDEN DEL DÍA:

1o. Verificación de Quórum (1,5 interlíneas)

2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. (1,5 interlíneas)
3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de ___ ____________
___________ ___________ _________ _______.

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DESARROLLO:

1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.

2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

3o. Fue presentado el Manual de Gestión Documental y al respecto................................

................................................ ...... ... .................................... .... ....................................... .......
.........

CONVOCATORIA:…………………………………………………………………………………………………...........
……………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………..

FIRMAS Autógrafo
Nombres Y Apellidos
Presidente Secretario

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.).................................

..................... ................... ........ ........ ... .................. ............................ ................... ...
................. ............................ ..... .............. .......... ....................................

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Plantilla circular Externa

(Encabezado)

CIRCULAR Nª_____

Código Dependencia-Número de serie y/o subserie

Ciudad, fecha (la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado)

Destinatarios

Asunto: (Síntesis del tema de la Circular)

Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto.

Despedida

Nombre Del Remitente

Cargo

Anexos: (opcional)

Datos del transcriptor

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Plantilla circular Interna

CIRCULAR Nª_____

Código Dependencia-Número de serie y/o subserie

Ciudad, fecha

Destinatarios

Asunto: (Síntesis del tema de la Circular)

Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto.

Despedida

Nombre Del Remitente

Cargo

Anexos: (opcional)

Datos del transcriptor

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Plantilla memorando

MEMORANDO

Código: xxx-xx.xx

Ciudad, fecha

PARA: Nombres Y Apellidos

Cargo

DE: Dependencia Que Emite El Memorando

ASUNTO: Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,

Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto.

Despedida

Nombre Del Remitente

Cargo

Anexos: (opcional)

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Certificado

Número (Opcional)

Lugar y Fecha

CERTIFICADO

DEPENDENCIA QUE LO REDACTA

Hace constar o Certifica que

Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto, Texto.

Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto, Texto,
Texto, Texto, Texto, Texto.

Nombre del Remitente

Cargo

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Plantilla de constancia

Número (opcional – obligatorio)

Ciudad y fecha de expedición

Cargo De Quien Expide El Documento

Expresión: Hace Constar:

Texto 1.
___________________________________________________________________
__________________________________________________________.

Texto 2.
__________________________________________________________.

Firma Remitente

Identificación del transcriptor

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Informe

TÍTULO

Fecha: Ciudad, fecha.

Elaborado Por:

OBJETIVO

Texto (desarrollo del informe)

CONCLUSIÓN

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Sobre

REMITENTE
__________ TIMBRE
__________
__________

DESTINATARIO
__________
__________
__________

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CONCLUSIONES

En conclusión, se puede decir que los documentos organizacionales tienen

que llevar una estructura clara y ordenada con el fin de evitar posibles
errores o falta de información. Para esto las normas técnicas colombianas
destinadas a la documentación organizacional sin una base para la buena
implementación y elaboración de estos tipos de documentos.
Aquellas personas que vayan a elaborar los documentos organizacionales
deben de tener un gran cuidado en el diseño y redacción de los mismos,
puesto que son documentos administrativos que deben de ir presentados
formalmente, y algunos de estos documentos sirven como soportes ante
situaciones específicas. 

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