Encabezado

Se llama encabezado al membrete o el diseño que se coloca en la

parte superior de un documento. Un archivo creado con un
procesador de texto y las distintas páginas que forman parte de un
sitio web pueden tener encabezado.
EJEMPLO: cuando un documento tiene mas de dos hola el
encabezado es el que va en la parte superiror izquierda indicandola
continuidad del documentoCuando se usa papel sin membrete, se
recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que
corresponde al encabezado Se recomienda ubicarlos en la parte
superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1,
debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una
o dos interlíneas libres.

Código

Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la

sección que produce el documento con sus respectivas series.
Hace referencia a la identificación
numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la
organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
Se recomienda
escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una
interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según
el estilo. Ejemplo: centro de costos202011875

Anexo

Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al

informe; sirve para complementar y aclarar.
va unido a otra cosa de la cual
depende o con la que está muy relacionado. EJEMPLO: en las actas
es muy utilizado. Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).

Abreviatura

Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por

eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su
escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. Ejempo:
“ltda.” no es más que la sigla que hace referencia a la palabra
“limitada", etc etcétera

Carta
Escrito que una persona dirige a otra para darle noticias;
generalmente se envía por correo o en un sobre. EJEMPLO:
"recibió una carta de felicitación y acenso a su nuevo puesto"

Acta

Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido, tratado o

acordado en una junta o reunión. EJEMPLO: "tomaron la palabra
para asegurar que su intención había sido votar afirmativamente y
para pedir que así constara en acta"

Certificado

Documento o escrito en el que se certifica o da por verdadera una

cosa. EJEMPLO: "un certificado médico"

Remitente

[persona] Que remite o envía algo, en especial un paquete o carta

por correo.Nombre, apellidos y cargo del firmante debe ir unicado
debajo de la despetidaa cuatro o cinco interlineas. Ejemplo: Andres
recibio una carta y decia Remitente Angel Velez Director
Comercial

Folio
Dos páginas confirman un folio. (folio rectoque es la pagina
principal o folio vueltoque es el respaldo de la hoja) EJEMPLO:una
cara de la hoja es un folio
Foliar

Numerar las páginas o folios de un documento. Ejemplo: accion de

enumerar las hojas de forma consecutiva en una sola cara

Logotipo

Símbolo formado por imágenes o letras que sirve para identificar

una empresa, marca, institución o sociedad y las cosas que tienen
relación con ellas. EJEMPLO: el chulo de NIKE

Remitente

Que remite o envía algo, en especial un paquete o carta por correo.

EJEMPLO: Pedro Castaño Gerente Comercial

Espacio

Distancia horizontal de la escritura entre palabras, cifras o ambas

Ejemplo: enero 11 2015

Esquema
Representación mental o simbólica de una cosa material o
inmaterial o de un proceso en la que aparecen relacionadas de forma
lógica sus líneas o rasgos esenciales. EJEMPLO: "el esquema de un
circuito eléctrico".

Zona 1

Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o

acrónimo y NIT de la entidad que remite.

Bloque
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y
cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho.
 Encabezamiento

Fórmula, expresión o conjunto de expresiones que se ponen al comienzo de

una carta o escrito. El encabezamiento está
conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e
invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida
Los datos del encabezamiento van alineados después de dos
espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula
sostenida. Ejemplo: Tratamiento: Sr.
Nombre de la persona: Carlos Prieto
Cargo Asistente mensajeria Empresa:
Entregasrapidas ltda. Direccion: Calle
25 # 54-10 barrio Pinares Ciudad: Bogotá

Radicado o radicación

Es el medio por el cual las entidades asignan un número consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos
términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el
documento Ejemplo: "Radicado N° 202011789 Fecha 2020-10-15"

Copia

Es la fiel reproduccion de un documento Esta va escrita primera letra en

mayuscula, sin abreviar y seguida de dos punto(:).Ejemplo.En línea
separada:

Copia: Señor Marco Suarez, Adminitrador P&S

Señor Armando Rincon Perea, Gerente Pictures S.A.

Sigla

Abreviatura formada por las letras iniciales de un sintagma, normalmente

nombres de instituciones, empresas, etc. EJEMPLO: "ONU es la sigla de la
‘Organización de Naciones Unidas’"

Memorando
Comunicación diplomática en la que se relacionan hechos y razones para
que se tengan en cuenta en una negociación. EJEMPLO: "en el memorando
que el Gobierno dirigió al FMI se comprometió a pasar paulatinamente la
mayor cantidad posible de mercancías de comercio de Estado a comercio
privado"

Informe

Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de

cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para
conocer resultados de procesos administrativos EJEMPLO: "un informe
policial revela que en los últimos años los traficantes habían reactivado sus
negocios en las costas mediterráneas"

Constancia
Es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de
modo auténtico o fehacienteno requiere solmnidad. EJEMPLO: constancia
de estudios
Destinatario

Persona a quien se dirige algo. EJEMPLO: Para willian Quintero Asistente

Comercial (el destinatario de un paquete)

Página

Cara de una hoja de papel de una publicación o un cuaderno. EJEMPLO:

"una libreta de cien páginas"

Paginar

Numerar las páginas de un documento doble clara.

Membrete

Nombre, dirección y título de una persona natural o juridica que aparece

en la parte superior , o en la parte inferior de un escrito.
EJEMPLO: Av. Americas 125 Zona Industrial
NIT 14785237-9
Teléfono 753
15 98 grupo@empresarial.com

Redactor

persona que genera la idea y plasma en al comunicación.Ejemplo:

Debemos hacer diez minutos de pausa activa

Interlínea
Espacio que hay entre dos líneas o renglones de un texto.

Estilo
Distribucion de las diferentes líneas que conforma la comunicación

Zona 2

Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y

electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el
nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y otras menciones
obligatorias, según disposiciones legales.

Semi bloque
Conservando la distribución del estilo bloque, el primer
renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10
espacios.
 Acrónimo

Puede ser una sigla que se pronuncia como una palabra ―y que
por el uso acaba por incorporarse al léxico habitual en la mayoría
de casos. EJEMPLO: "la palabra ‘transistor’ es un acrónimo
creado a partir del inglés ‘transfer resistor’".

Circular
Una circular es un documento que una autoridad dirige a un
grupo de subalternos o determinado círculo que se relacionan
directamente con éste, de alguna forma. EJEMPLO: las sesiones
de clase son los dias miercoles jueves y viernes a medio media.

Transcriptor

Que transcribe la informacion dada. EJEMPLO: se ordena que

hayan diez minutos de pausa activa.

Interlinea libre
Renglon sin escritura. Ejemplo :
el dia de mañana no vemos el dia
de mañana con gusto te
vere mañana
Tercio
Parte que en, junto con otras dos partes, se divide, es decir es
una delas tres partes en las que se divide el sobre, espacio
preestablecido que tiene el sobre para poder poner la informacion
relevante.

Zona 3

Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de

correos.

Bloque externo

Todas las líneas parten del margen izquierdo.