No. 9 (Factura No.

46045)
Al respecto del primer
cobro que se efectúa
relacionado con
servicios adicionales
en la Gerencia
General, no se allega
soporte alguno que
indique cuando se
llevó a cabo tales
actividades, quien las
autorizó, en que
consistieron, que
personal se utilizó,
etc., que desde luego
determinaron el
cobro de dicha suma
de dinero, pues así
crudamente como se
describe y se prueba
el evento en la
factura nos lleva a
determinar que se
pudo haber efectuado
un cobro indebido;
1,Poca o débil
además no existe vigilancia al desarrollo
sustento para dicho de los contratos de la
gasto ya que en las Dirección
Condiciones y
Términos 2, Inexistencia de
contractuales y en el procesos o 3, Solicitar a las áreas
texto del contrato no procedimientos para que regulan el
el control de proceso de
existe alguna contratos de la supervisión e
obligación que Dirección interventoría, así
indique que dicho 3, Cultura informal como el de compras y
servicio adicional a la
Gerencia General (por fuera de los contratación;
fuera parte del objeto parámetros capacitaciones y/o
contractual o que Miguel Ángel Olarte Director - Dirección Subsistema de establecidos en entrenamientos para
2016-08-16 Migrado sin información Reyes Servicios Gestión de la Calidad manual de 21 Acción correctiva 4 el año 2017, para los Migrado sin información 2016-09-08 2017-12-31
este mismo lo Administrativos - SGC supervisión e funcionarios con rol
permitiera. interventoría, y de supervisores y
Con relación al manual de compras y funcionarios de apoyo
segundo cobro,
vemos que por parte contratación de la de contratos en la
de la Supervisión se Entidad), para la dirección, con el
ejecución de los propósito de reiterar
aporta una cotización contratos. las responsabilidades
y otros documentos 4, Desorganización de y los controles que se
del contratista que la Información deben ejecutar.
indica actividades 5, Funcionarios con
llevadas a cabo en el
mes diciembre en la posiciones de
Planta Cenagua por conflicto de Poder /
Influencia sobre los
valor de contratos
$2.257.200.oo; sin
embargo en la factura
no se describe esta
dependencia de la
Empresa, como
tampoco se indica la
liquidación del precio
y área intervenida, tal
como lo exige el
inciso segundo
numeral 4.3., además
el valor cotizado no
coincide con el valor
cobrado en la factura
($2.483.800.oo),
situaciones que nos
llevan a confirmar el
hallazgo y de acuerdo
a lo establecido en el
artículo 231 del
Decreto Ley 019 de
2012, se dará traslado
a la Oficina de
Investigaciones
Disciplinarias para lo
de su competencia.

Formato: M4CE0401F02-04 Página 1

 GUIA DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO

OBJETIVO
Elaboración e instrucciones a seguir, para el diligenciamiento del Plan de Mejoramiento

ALCANCE
Aplica a todas las áreas y/o dependencias de la EAAB-ESP

FORMULACION

ID HALLAZGO
La Dirección Gestión de Calidad y Procesos asignará el ID correspondiente al hallazgo.

PROCESO RESPONSABLE DEL HALLAZGO

Seleccione el proceso al que corresponde el hallazgo.

TIPO DE HALLAZGO

Seleccione la clasificación de la situación identificada no conformidad real, no conformidad potencial, oportunidad de mejora, observación, recomendación.

ORIGEN
Seleccione la procedencia del hallazgo

NOMBRE DEL REGISTRO

Mencione el documento donde se estableció el respectivo hallazgo. Puede ser informe de auditoría, actas de comité de área, ayudas de memoria, acuerdos de gestión entre otros.

FECHA DEL REGISTRO (aaaa-mm-dd)

Fecha del informe de auditoría, ayuda de memoria, acta de comité, etc. Donde se identificó el hallazgo

DESCRIPCION O IDENTIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OBSERVACIO U OPORTUNIDAD DE MEJORA O HALLAZGO DE AUDITORIA

Describa de manera puntual en qué consiste la no conformidad real o potencial, observación o situación de mejora identificada, si es hallazgo de auditoría transcriba la información.

REFERENCIA NORMATIVA
Numeral del norma que incumple o al que se realiza el hallazgo

NOMBRE DEL DIRECTIVO DEL AREA RESPONSABLE DEL HALLAZGO

Registre el nombre completo del directivo del area responsable del hallazgo

AREA RESPONSABLE DEL HALLAZGO

Seleccione el area responsable del hallazgo

SUBSISTEMA/ LABORATORIO APLICABLE

Seleccione el subsistema o laboratorio al cual pertenece el hallazgo

CAUSA PRIORIZADA O RAIZ

Registre la “Causa Raíz” del hallazgo o la Conformidad (acción correctiva), una posible No Conformidad (acción preventiva)
Para detectar la “Causa Raíz” puede apoyarse en el formato M4CE0401F Análisis de Causas donde se describen las técnicas (Dicho formato debe ser enviado junto con el plan de
mejoramiento).

ID ACCIÓN
Identifica la acción , asignación realizada por la Dirección de Gestión de Calidad y Porcesos

TIPO DE ACCIÓN

Correctiva: Registre la acción o conjunto de acciones a tomar para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o una situación indeseable. ( Toda accion correctiva debe estar
acompañada de una corrección).
Preventiva: Registre la acción o conjunto de acciones a tomar para eliminar las causas de una No Conformidad potencial detectada o una situación indeseable.
Mejora: Registre la acción o conjunto de acciones a tomar para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o una situación indeseable.
Gestión de Riesgo y Oportunidad:

ID ACTIVIDAD

Identifica la actividad, colocar numeración concecutiva , iniciando con el número uno (1)

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Describir la gestión a adoptar, con el fin de subsanar, corregir o prevenir la causa que genero el hallazgo, observación de auditoría o no conformidad identificada, es decir de la actividad o
actividades a emprender para alcanzar el logro de los objetivos propuestos.

MEDIO DE VERIFICACIÓN (EVIDENCIA)

Medio por el cual se verifica la accion desarrollada.Por ejemplo:Formato de asistencia firmado, documento aprobado y publicado.

FECHA DE INICIO DE LA ACTIVIDAD (aaaa-mm-dd)

Incluya la fecha en la que se dará inicio a la ejecución de la actividad formulada. se expresa en año, mes, dia (AAAA/MM/DD)

FECHA DE TERMINACION DE LA ACTIVIDAD (aaaa-mm-dd)

Incluya la fecha en la que se dará por terminada la ejecución de la actividad formulada. se expresa en año, mes, dia (AAAA/MM/DD)

NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

Registre el nombre completo del funcionario responsable de ejecutar la actividad formulada

AREA

Seleccione el Area a la cual pertenece el responsabe de ejecutar la actividad

CARGO

Registre el cargo del responsable de ejecutar la actividad

SEGUIMIENTO TRIMESTRAL

AUTOEVALUACIÓN

FECHA DE AUTOEVALUACIÓN (AAAA-MM-DD)

Registre la fecha en la que se realiza la autoevaluación de la actividad formulada. se expresa en año, mes, dia (AAAA/MM/DD)

RESPONSABLE DE LA AUTOEVALUACIÓN
Registre el nombre completo del responsable de la autoevaluación de la actividad formulada

ANALISIS-SEGUIMIENTO DEL AVANCE DE LA ACTIVIDAD

Registre en forma breve y concisa el comportamiento de la actividad, a la fecha de corte del seguimiento.

AUTO-EVALUACIÓN ESTADO DE LA ACTIVIDAD FORMULADA

Seleccione el estado en el que se encuentra la actividad

Estado Actividad Colorimetria Descripción

Cumplida Cuando la actividad esta ejecutada al 100%

Cuando la actividad esta en ejecución, sin embargo no se ha cumplido, pero esta dentro del plazo, el cual no
En avance ha vencido
Cuando la fecha de inicio de la actividad ya paso, sin que se hubiera iniciado la misma, pero aun no se ha
Pendiente por Iniciar cumplido el plazo de ejecución

Vencida Cuando el plazo de ejecución de la actividad ya se venció y no se logró la ejecución del 100% de la actividad

No aplica al corte El plazo de inicio de la actividad no se ha cumplido a la fecha del corte de seguimiento

SEGUIMIENTO

FECHA DE SEGUIMIENTO (AAAA-MM-DD)

Registre la fecha del corte del seguimiento realizado. Esta fecha se actualiza con el último seguimiento efectuado. se expresa en año, mes, dia (AAAA/MM/DD)

RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

Registre el nombre completo del responsable, quien verifica la evidencia del cumplimiento

EVIDENCIA
Registre las evidencias tomadas para generar la conclusión de Eficaz y Cumplimiento.

ESTADO DEFINITIVO DE LA ACTIVIDAD

Seleccione el estado real en el que se encuentra la actividad

OBSERVACIONES
Campo destinado para plasmar informacion referente a aspectos relacionados con el plan que influyen positiva o negativamente. Reprogramaciones

ESTADO DEL HALLAZGO

Seleccione de acuerdo al estado del hallazgo

Estado Actividad Colorimetria

Abierto
Cerrado
No adoptado

EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA ACCIÓN

LA ACCION FUE EFECTIVA

Seleccione SI o NO de acuerdo con la Evidencia de que logro el resultado planificado

OBSERVACIÓNES DE ACUERDO A LA EFECTIVIDAD

Campo destinado para plasmar informacion de acuerdo a la efectividad de la acción

Nota: Recuerde que el formato debe ser firmado por el (los) responsable(s) de proceso