Diseño de procesos innovadores para compras

DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES
NOMBRE DEL ESTUDIANTE
DOCENTE:
UNIVERSIDAD
FACULTAD
CIUDAD
AÑO
Contenido
Introducción......................................................................................................................................3
Objetivos...........................................................................................................................................4
Objetivo general...........................................................................................................................4
Objetivos específicos....................................................................................................................4
Problema identificado.......................................................................................................................5
Análisis de la situación.....................................................................................................................6
Justificación de la propuesta.............................................................................................................7
Acciones o fases para emprender para el desarrollo de la propuesta...............................................8
Insumos y costos.............................................................................................................................11
Tiempos de ejecución.....................................................................................................................13
Recomendaciones...........................................................................................................................14
Lecciones aprendidas......................................................................................................................15
Anexos............................................................................................................................................16
Lista de gráficos
Gráfico 1: pregunta 1.....................................................................................................................17
Gráfico 8: pregunta 10...................................................................................................................27
Lista de tablas
Tabla 1: pregunta 1........................................................................................................................18
Tabla 2: pregunta 2........................................................................................................................19
Tabla 3: pregunta 5........................................................................................................................22
Tabla 4: pregunta 6........................................................................................................................23
Tabla 5: pregunta 9........................................................................................................................27
Tabla 6: pregunta 9........................................................................................................................27
Introducción
Aplicaremos procedimientos y herramientas elementales adquiridas por una organización
como metodología de táctica operacional y producción, así se expondrá un nuevo proceso
operacional frente al proceso de hoy de una de nuestras propias organizaciones expuestas en
nuestro eje número (2) 2 intentando encontrar incrementar la productividad y la competitividad
ante nuestras propias probables competencias con el objeto de detectar falencias y puntos de ser
mejorados de parte de la compañía. Justificaremos una totalmente nueva iniciativa conforme a la
necesidad solicitada tanto como insumos y precios de producción o los estudios y las ocupaciones
a considerar como procedimiento de mejoramiento es así como propondremos un periodo de
ejecución en concordancia de lo anteriormente plasmado para eludir pérdidas en la producción ya
implantada, del mismo modo la encuesta elaborada antes en el eje 2 nos va a ser de gran utilidad
como estudio de desarrollo y triunfo el cual lleva nuestra compañía hasta entonces de su nueva
ejecución y así estableceremos nuevos sistemas de flujo gramas como forma de tácticas
operacionales en la cual vamos a entablar ante una viable competencia enmarcada por otras
organizaciones del sector beneficioso. De tal fin estableceremos las novedosas elecciones de
diseños aprendidas durante la materia en la cual daremos una secuencia de sugerencias que nos
ayudaran a que nuestras propias novedosas organizaciones logren ser innovadoras y competitivas
ante nuevos sistemas de mercados que se proporcionan a la riña de conseguir nuevos sistemas de
éxitos operacionales y estratégicos.

Objetivos
Objetivo general
Desarrollar una estrategia que permita reducir los costos de la compañía a través de la mejora
de aquellos procesos que presentan un declive en la organización, ya sea por su mala o no
aplicación.
Objetivos específicos
 Reducir los tiempos, costos y etapas que actualmente maneja el proceso de compras.
 Proponer un nuevo diseño de proceso en el área de compras a través de la mejora para
la selección, evaluación y reevaluación de proveedores.

Problema identificado
De acuerdo con la encuesta aplicada en el eje dos, se identificó el siguiente problema, en
GAMA S.A., en el área de compras el cual se evidencia un proceso actual largo, repetitivo y
mecánico. Actualmente los colaboradores de la compañía no tienen clara la información sobre los
costos de los procesos, lo que ocasiona pérdidas al momento de las ventas. Adicionalmente se
observó que los estudios de mercado los realizan únicamente consultando fuentes primarias
dejando a un lado la validación de fuentes secundarias que es la que permite realizar un balance y
comparación de un producto o servicio frente al mercado competente.

Análisis de la situación
GAMA S.A se encarga de ofrecerle a los clientes productos tecnológicos de alta calidad,
supliendo las diferentes necesidades en este campo por parte de los clientes.
El personal encargado de realizar las compras, tienen estructurado una serie de actividades, las
cuales son bastante largas y tediosas para la empresa, ya que incluyen actividades que solo
ocasionan que se demore más tiempo en la ejecución de este proceso, generando sobrecostos a la
empresa de manera innecesaria, por lo que realizar la reestructuración de esto, no solo le va a
permitir poder tener los productos adquiridos de manera más rápida, sino que le va a reducir los
costos de ventas.
Justificación de la propuesta
Diseñar un proceso que le brinde a la compañía mejorar la zona de compras para el
decrecimiento de tiempo, precios y fases de esta, perfeccionando las demandas de compra, mejor
control en las ordenes de compras y evaluación de los proveedores.
Este nuevo proceso ayudara a las novedosas maneras de compra volviéndolo simple y sencillo
a partir del instante en que ingrese la solicitud de compra a causa de las demás zonas, reducción
en la época de cotización, mandó de documentos para evaluación y construcción de proveedores
hasta la afirmación de la orden de compra de parte de la organización, mandó y recepción del
pedido.
Acciones o fases para emprender para el desarrollo de la propuesta
Tipo de proceso
Proceso Pasos para seguir
Se tramitarán pedidos solicitados por las áreas a través de solicitudes
de compra, debidamente aprobadas por el jefe del área.
Toda requisición y/o solicitud de compra, debe cumplir como
mínimo los siguientes requisitos:
a. Descripción detallada del material a comprar o el servicio a
contratar.
b. Cantidad requerida por cada uno de los ítems solicitados.
c. Unidad de medida del ítem solicitado.
Requisición o
d. Especificaciones de cada elemento (técnicas, tipo de
Solicitud de compra
material, etc.)
e. Justificación de compra
f. Fecha esperada de entrega del bien o servicio
1. Cargo contable (centro de costos, pedido)
El trámite de las solicitudes se efectuará en los siguientes tiempos:
a. Solicitudes de cotización de complejidad baja: 3 días
b. Solicitudes de cotización de complejidad media: 5 días
c. Solicitudes de cotización de complejidad alta: 10 días
Nuevos proveedores  Para requerimientos nuevos, Compras validará opciones de
suministro en el mercado, bajo los parámetros: Calidad,
Precio y Oportunidad, diligenciando el Formato Solicitud de
Cotización por cada proveedor sometiéndolo a la aprobación
y evaluación en sarlaft.
 Una vez definido cuál es el proveedor que ofrece la mejor
alternativa la administración procederá con el proceso de
vinculación, adjuntando el Formato de Selección y
evaluación, todos los documentos requeridos deberán reposar
en la carpeta del proveedor sea física o digital.
 Anualmente se validará la base de datos de Proveedores
activos de la compañía.
La cantidad de cotizaciones a solicitar para las categorías
mencionadas en el punto anterior, serán:
 Hasta quinientos mil ($500.000) pesos, 1 Cotización.
 Desde quinientos mil ($500.000) pesos Hasta un millón
($1.000.000), 2 cotizaciones.
 Desde un millón ($1.000.000) pesos en adelante, 3
Cotizaciones Cotizaciones.
Cuando se requiera cotizar (o comprar) un material y/o servicio con
un proveedor único, se deberá adjuntar a la cotización y orden de
compra, la justificación que acredite al proveedor como exclusivo
para ese suministro y autorización del jefe del Área para usar ese
proveedor
Solicitud de Cotización de Prestación de Servicios.
Las ofertas recibidas serán evaluadas bajos los parámetros
establecidos en el Formato de Selección de Proveedores, estas serán
Evaluación de ofertas
comparadas y dicho análisis será archivado en la carpeta de cada
Orden de Compra.
Cualquier proceso de negociación donde se requiera un anticipo
superior al 35%, requerirá visto bueno de la Dirección Financiera.
Negociación
Las compras deben ser negociadas con un plazo de pago entre 30-45
días.
Adjudicación Toda negociación se oficializará mediante una orden de compra u
orden de servicio elaborada y será enviada al proveedor como
confirmación del negocio realizado y de las condiciones pactadas.
Toda vez que la Orden de Compra requiera aprobación de Dirección
Financiera, el usuario solicitante del suministro deberá enviar el
presupuesto a esta área para que la orden sea aprobada.
El área solicitante será la encargada de administrar y controlar los
Documentación contratos una vez sean adjudicados.
Contractual Todo contrato debe ser revisado y aprobado por el área jurídica de la
compañía.
La trazabilidad y seguimiento a la llegada de los materiales o a la
prestación de los servicios solicitados en la Orden de Compra, serán
Trazabilidad y
responsabilidad del área de Compras.
Seguimiento de orden
Los tiempos de entrega que deben considerarse para la trazabilidad y
a órdenes de compra
llegada de las Órdenes de Compra dependerán de lo negociado con
cada proveedor.
Insumos y costos
A continuación, veremos el presupuesto que se programó para la investigación del proyecto de Diseño de procesos y aplicado al
proceso de compras:
Presupuesto de la investigación
Unidad de
ITEM Recurso Cantidad Valor unitario Valor mes Valor total
medida
Humano 2 personas 1 mes 12 meses
Coordinador de
1 1 1 $1.800.000 $21.600.000
Compras
Material 2 personas 1 mes 12 meses
Hojas $ 60 $ $
3 50 100
6.000 72.000
Esferos $ $ $
4 1 2
1.000 2.000 36.000
Agendas $ $ $
5 1 2
7.000 14.000 84.000
Tecnológica
Computadores $ $ 1.600.000 $
6 1 1
800.000 1.600.000
7 Software 1 1 $ 6.000.000 $ $
6.000.000 6.000.000
Celulares $ 600.000 $ $
8 1 1
600.000 600.000
Teléfonos $ 120.000 $ $
9 1 1
120.000 240.000
Impresoras $ 250.000 $ $
10 1 1
250.000 250.000
Servicios
Luz $ $ $
11 1 2
180.000 180.000 2.160.000
Teléfono $ $ $
12 1 2
54.000 54.000 648.000
Internet $ $ $
13 1 2
60.000 60.000 720.000
Dotación $ $ $
14 1 2
55.000 55.000 660.000
El presupuesto nos permite ver todo el costo que debemos asumir para la realización de las fases del proyecto en los 12 meses de
duración.
Tiempos de ejecución
Los tiempos de ejecución para este nuevo proceso en tiempo se quiere lograr en menos de 15
días hábiles calendario, se llevarán a cabo en el tiempo de 15 días fecha inicio 06/09/2021 de
inicio y fin 20/09/20121 desde la solicitud.
No. Nombre de la actividad Fecha inicio Duración Fecha final

1 Requisición o Solicitud de compra 06/09/2021 1 07/09/2021
2 Nuevos proveedores 08/09/2021 2 10/09/2021
3 Cotizaciones 08/09/2021 3 11/09/2021
4 Evaluación de ofertas 11/09/2021 2 13/09/2021
5 Negociación 12/09/2021 1 13/09/2021
6 Adjudicación 13/09/2021 1 14/09/2021
7 Documentación Contractual 15/09/2021 1 16/09/2021
Trazabilidad y seguimiento de orden a
8 16/09/2021 2 18/09/2021
órdenes de compra
Recomendaciones
Las sugerencias para este sistema de procesos concernientes a la evaluación de proveedores
como medio de compra originarios de esta compañía y en el que buscamos obtener un nuevo
sistema de compras el cual reducirá precios y aportes con la zona energético que estarán definidas
de la manera siguiente:
 Generar una fuente de comunicación alterna con la organización.
 Difundir a nuestros propios proveedores la manera operativa y de competitividad de la
organización.
 Manejar un sistema de información conforme a la explicación de desempeño con los
diferentes proveedores.
 Posponer novedosas maneras de compra ante la solución de procesos.
 Codificar un solo sistema de comunicación en el que los proveedores obtengan
información asertiva.
 Tener una prioridad clara la hora de llevar a cabo nuevos sistemas de compra de servicios.
Lecciones aprendidas
Tenemos en cuenta como una nueva forma de construcción de sistema de procesos busca
mejorar las falencias originarios de la compañía GAMA S.A y que por medio de una totalmente
nueva de compra en el sistema de compras quiere reevaluar el aporte obtenido por proveedores
delegados a reducir precios y suministros los cuales se verán reflejados en el desempeño de
regalías y en su actualización de servicios y productos ofrecidos por estas.

Anexos
Tabla 1: pregunta 1
1. La empresa realiza gestión por procesos.
Respuesta Nro. Respuestas Porcentaje
Si 2 100%
No 0 0%
Fuente: elaboración propia.
Gráfico 1: pregunta 1
1. ¿La empresa realiza gestión por procesos?
Si No
Para este caso nos podemos dar cuenta que respecto al análisis enmarcado por la encuesta de
nuestros gerentes de GAMA S.A Y TECNOHOY S.A Determinamos que ambas empresas
realizan gestión por procesos con el 100% ya que es una forma de organización diferente a la
funcional en la que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización.
Tabla 2: pregunta 2
2. Identifique cuales son los tres principales procesos que realiza tu empresa.
Proceso administrativo 1 16,7%
Gestión de mercados 0 0%
Gestión de ventas 2 33,3%
Gestión de Producción 0 0%
Gestión de compras 0 0%
Gestión de Inventarios 2 33,3%
Gestión de Innovación 0 0%
Gestión Contable y financiera 1 16,7%
Gestión de Capital Humano 0 0%

Identifique cuales son los tres principales procesos que rea-

liza tu empresa
17% 17%
33% 33%
Proceso administrativo Gestión de mercados Gestión de ventas

Gestión de Producción Gestión de compras Gestión de Inventarios
Gestión de Innovación Gestión Contable y financiera Gestión de Capital Humano
Según nuestras empresas encuestadas, podemos determinar que los tres procesos que utilizan
las empresas son proceso administrativo con 16,7%, gestión de ventas con 33,3%, gestión de
inventarios con 33,3% y gestión contable y financiera con 16,7%. Cabe resaltar que para estas
empresas sobresale más la gestión de ventas puesto que esta involucra la elaboración de los
precios, servicio al cliente y evaluación de resultados.

3. De las siguientes características, cuales describen mejor los procesos que realiza su
empresa:
3 Características principales de su empresa

No incluyen actividades que entreguen valor añadido
complementario
Existe mucha separación entre los puntos de decisión y

ejecución y de estos con el cliente
El costo del proceso es desconocido
Los procesos tienen muchos controles
Los procesos son complicados, con alta probabilidad de

cometer errores.
Los procesos son largos
Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos
Los procesos están identificados y documentados
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5
Analizando las respuestas de la pregunta número 5, los entrevistados manifiestan que los
procesos no están del todo identificados y hay vacíos entre la empresa, producción y los clientes,
por lo tanto, se identifica una oportunidad de mejora en estos procesos.
4. Que beneficios espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

empresa. Ordene, siendo 1 el más importante y 7 el menos importante.
a. GAMA S.A.
a. Aumentar la calidad de los productos (1)
b. Producir o distribuir nuevos productos o servicios (2)
c. Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo (7)
d. Competir en mercados nacionales e internacionales (3)
e. Contribuir con el desarrollo económico y social de la empresa (4)
f. Aprovechar las ventajas competitivas (5)
g. Generar mayor valor económico a la empresa (6)
b. TECNOHOY S.A.
a. Aumentar la calidad de los productos (1)
b. Producir o distribuir nuevos productos o servicios (2)
c. Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo (3)
d. Contribuir con el desarrollo económico y social de la empresa (4)
e. Aprovechar las ventajas competitivas (5)
f. Generar mayor valor económico a la empresa (6)
g. Facilitar procesos de adaptación y transferencia tecnológica (7)
Con esta pregunta podemos identificar que a estas empresas les falta reforzar los procesos para
aprovechar las ventajas de la competitividad, lanzar nuevos productos y no toman muyen serio la
actualización y nueva tecnología.
Tabla 3: pregunta 5
5. ¿Cree usted que su empresa cuenta con un proceso operativo que busca innovar o
transformar productos o servicios adquiridos por sus clientes?
Si 2 100%
No 0 0%

¿Cree usted que su empresa cuenta con un proceso

operativo que busca innovar o transformar productos
o servicios adquiridos por sus clientes?
Si No
Claramente estas empresas cuentan con un proceso operativo de innovación adquirido al 100%
de sus respuestas, ya que relativamente ellos buscan alcanzar mercados con mayores estrategias
competitivas en las cuales lograran competir con mercados nacionales e internacionales y así
lograr que su oferta de productos y servicios sea mayor a las competencias.
Tabla 4: pregunta 6
6. ¿De qué manera se lleva a cabo el diseño de procesos operativos dentro de la

empresa?
En forma de insumos 0 0%
Utilizando una oferta de productos y servicios
1 50%
acordes al cliente
Innovando productos existentes o nuevos que
0 0%
satisfagan la necesidad de los clientes
Basados en una estrategia de mercadotecnia con
productos diferentes de acuerdo con cada 1 50%
segmento
¿De qué manera se lleva a cabo el diseño de procesos

operativos dentro de la empresa?
50% 50%
En forma de insumos
Utilizando una oferta de productos y servicios acordes al cliente
Innovando productos existentes o nuevos que satisfagan la necesidad de los clientes
Basados en una estrategia de mercadotecnia con productos diferentes de acuerdo con

cada segmento
Relativamente ellos utilizan solo dos procesos operativos dentro de sus empresas. Es así que
para GAMA S.A. y TECNOHOY S.A. utilizar una oferta de productos y servicios acordes al
cliente o la innovación de productos ya existentes que ayudarían a que su empresa genere
mayores ingresos económicos y puedan consolidarse como una de las empresas más competitivas
en el mercado.
7. ¿Cree usted que los incentivos económicos aumentan la motivación y productividad
de los empleados?
¿Cree usted que los incentivos económicos aumentan la

motivación y productividad de los empleados?
100%
Si No
Es importante que las empresas identifican el valor que tiene el capital humano y por eso se
identifican muy bien con el proceso de incentivos para su personal, es importante también hacer
seguimiento y control a indicadores de gestión, reingeniería de procesos, participación voluntaria
de los colaboradores si identifican una oportunidad de mejora.

8. Elija de la siguiente lista, la característica o las características que se adecuen a la
identificación de los empleados con los procesos.
Identificauión empleados con procesos
Los representan
Los entienden
Los comparten
Los conocen
0 0.5 1 1.5 2 2.5
Opciones
En este análisis podemos concretar que los empleados conocen los procesos, se identifican con
ellos no los comparten del todo, pero estas respuestas se ponen en duda ya que no los entienden,
podemos analizar que a estas empresas les hace falta una buena socialización de los procesos a
los empleados.
Tabla 5: pregunta 9
9. ¿Cree usted que la mercadotecnia tiene alguna relación con los procesos operativos o
de innovación que maneja su empresa?
Si 2 100%
No 0 0%
Tabla 6: pregunta 9
¿Cree usted que la mercadotecnia tiene alguna relación

con los procesos operativos o de innovación que mane-
ja su empresa?
Si No
Estas dos empresas puntualizan que la mercadotecnia si tiene una relación con proceso de
diseños y de innovación, en la que relativamente es así, ya que esta busca determinar los
segmentos de mercados y crear productos de innovación ya existentes o nuevos de acuerdo con
los segmentos exigidos por los clientes.
10. Del uno al tres califique, del menos al más importante, los siguientes procesos. En
caso de que no se ejecuten no los califique.
Calificación procesos
2.5
1.5
0.5
0
GAMA S.A. TECNOHOY S.A.

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DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

NOMBRE DEL ESTUDIANTE

Acciones o fases para emprender para el desarrollo de la propuesta...............................................8

Aplicaremos procedimientos y herramientas elementales adquiridas por una organización

como metodología de táctica operacional y producción, así se expondrá un nuevo proceso

operacional frente al proceso de hoy de una de nuestras propias organizaciones expuestas en

nuestro eje número (2) 2 intentando encontrar incrementar la productividad y la competitividad

mejorados de parte de la compañía. Justificaremos una totalmente nueva iniciativa conforme a la

a considerar como procedimiento de mejoramiento es así como propondremos un periodo de

ejecución en concordancia de lo anteriormente plasmado para eludir pérdidas en la producción ya

éxitos operacionales y estratégicos.

de aquellos procesos que presentan un declive en la organización, ya sea por su mala o no

 Proponer un nuevo diseño de proceso en el área de compras a través de la mejora para

la selección, evaluación y reevaluación de proveedores.

De acuerdo con la encuesta aplicada en el eje dos, se identificó el siguiente problema, en

comparación de un producto o servicio frente al mercado competente.

empresa de manera innecesaria, por lo que realizar la reestructuración de esto, no solo le va a

Diseñar un proceso que le brinde a la compañía mejorar la zona de compras para el

control en las ordenes de compras y evaluación de los proveedores.

en la época de cotización, mandó de documentos para evaluación y construcción de proveedores

hasta la afirmación de la orden de compra de parte de la organización, mandó y recepción del

inicio y fin 20/09/20121 desde la solicitud.

No. Nombre de la actividad Fecha inicio Duración Fecha final

Las sugerencias para este sistema de procesos concernientes a la evaluación de proveedores

 Generar una fuente de comunicación alterna con la organización.

 Difundir a nuestros propios proveedores la manera operativa y de competitividad de la

 Manejar un sistema de información conforme a la explicación de desempeño con los

 Posponer novedosas maneras de compra ante la solución de procesos.

 Codificar un solo sistema de comunicación en el que los proveedores obtengan

delegados a reducir precios y suministros los cuales se verán reflejados en el desempeño de

regalías y en su actualización de servicios y productos ofrecidos por estas.

1. La empresa realiza gestión por procesos.

Respuesta Nro. Respuestas Porcentaje

Fuente: elaboración propia.

1. ¿La empresa realiza gestión por procesos?

Fuente: elaboración propia.

Respuesta Nro. Respuestas Porcentaje

Proceso administrativo 1 16,7%

Gestión de ventas 2 33,3%

Gestión de Inventarios 2 33,3%

Gestión Contable y financiera 1 16,7%

Gestión de Capital Humano 0 0%

Fuente: elaboración propia.

Identifique cuales son los tres principales procesos que rea-

Proceso administrativo Gestión de mercados Gestión de ventas

Fuente: elaboración propia.

precios, servicio al cliente y evaluación de resultados.

3 Características principales de su empresa

Existe mucha separación entre los puntos de decisión y

El costo del proceso es desconocido

Los procesos tienen muchos controles

Los procesos son complicados, con alta probabilidad de

Los procesos son largos

Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos

Los procesos están identificados y documentados

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

Fuente: elaboración propia.

4. Que beneficios espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

transformar productos o servicios adquiridos por sus clientes?

Respuesta Nro. Respuestas Porcentaje

Fuente: elaboración propia.

¿Cree usted que su empresa cuenta con un proceso