Unidad 4

1 //Escenario
Escenario28
Lectura fundamental
Fundamental

Evaluación
Etapas de uny seguimiento
plan de comunicación
de un
estratégica
proyecto

Contenido

1 Acerca del monitoreo y evaluación

2 Proceso de verificación

3 Conclusiones

Palabras clave: Monitoreo de un proyecto, evaluación de un proyecto, proceso de verificación, indicadores.

Una de las partes más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar un proyecto
es el desarrollo del proceso de evaluación y seguimiento y no debemos confundir que, por el hecho
de que sea el último paso, sea necesariamente lo último que se realiza, de hecho, es todo lo contrario;
los procesos de evaluación y seguimiento deben ser herramientas que permitan medir el impacto y
cumplimiento de lo propuesto en el proyecto en cada una de sus fases, por ello, es recomendable
que a cada uno de los avances realizados se le especifiquen los procedimientos de seguimiento y
evaluación, en cada uno de los siete pasos, con el único fin de encontrar falencias tempranas que
puedan ser solventadas, antes de ejecutar de manera inapropiada o errónea alguna parte del proyecto.

¿Sabía que...?
El éxito del proceso de seguimiento no solo depende de la implementación
de indicadores, sino que es de suma importancia la participación activa de
todos y cada uno de los involucrados, reconociendo incluso aspectos que
en el día a día se pueden evidenciar y no habían sido contemplados.

1. Acerca del monitoreo y evaluación

Recordemos que este es el séptimo paso que utiliza la metodología Marco Lógico y que no es más que
la invitación a desarrollar las estrategias de evaluación y seguimiento del proyecto, aunque en la unidad
anterior se dieron algunas explicaciones acerca de este tema, lo vamos a profundizar un poco más.

1.1. Evaluación intermedia

Como lo mencionamos anteriormente, esta evaluación es recomendable hacerla cuando el proyecto

haya avanzado como mínimo en un 40% y como máximo en un 50%. Evaluar el cumplimiento de
metas en este avance, sirve para:

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 • Identificar áreas que requieran medidas preventivas, bajo la aparición de nuevos escenarios no
previstos.

• Identificar áreas que requieran medidas correctivas, a la vista de panoramas imprevistos.

• Identificar problemas de cumplimiento de cronogramas propuestos.

• Identificar la probabilidad de no cumplimiento del proyecto.

• Revisar los riesgos de ejecución adicionales.

• Retroalimentar al equipo acerca de las fortalezas y debilidades de la ejecución.

• Plantear, si es necesario, más causas, sub-causas y objetivos que tiendan al cumplimiento del
FIN del proyecto.

• Elaborar planes de gestión de crisis, si van a lugar.

Se recomienda que esta evaluación se desarrolle principalmente en 4 ítems del proyecto:

• En el cumplimiento de indicadores de actividades y componentes, ya que al encontrarse en la

base del MML, es el lugar donde primero se evidencian las contingencias.

• Monitoreo de los supuestos definidos en el MML, ya que de su cumplimiento depende la

correcta evolución del proyecto. La experiencia ha dicho que gran parte del fracaso de muchos
proyectos sociales se da por el no cumplimiento de los supuestos, especialmente los de las
actividades y los de los componentes.

• Probabilidad de ocurrencia de logro de los objetivos. En la mitad de la ejecución es fácil definir si

un objetivo se cumplirá o no. Es momento de hacer ajustes razonables.

• Identificación general de problemas que afectan al proyecto.

Recordemos que, para la implementación de la planeación estratégica (descrita en el escenario

anterior), es necesario desarrollar evaluaciones de implementación, cuyo único fin es medir el impacto
de los sucesos. En este punto, el modelo plantea que la herramienta adecuada es el desarrollo de
indicadores de gestión estratégica; para lo cual, debemos describir cuáles son los índices de gestión,
es decir, los puntos que deseamos medir y que otorgan información comparativa entre un estado
anterior y uno posterior, versus una meta a alcanzar. La interpretación de resultados debe generar
tablas de cumplimiento y debe mostrar los puntos fuertes y débiles que se están dilucidando en el
momento de ejecutar las mejoras.

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Una vez se evalúan los cumplimientos, puede ocurrir que se deban realizar ajustes razonables a los
objetivos o a las tareas, estos, por lo general, se presentan dado que, como bien sabemos, en la
transición de una teoría hacia una práctica siempre habrá una brecha de ejecución, es decir, volvemos
a referenciar el dicho popular “del dicho al hecho hay mucho trecho”.

Y acá, es muy importante realizar un minucioso estudio de los procesos y procedimientos del hacer
y tener la flexibilidad y reconocimiento propositivo de las equivocaciones teóricas. Si al revisar en
la práctica las implementaciones de los objetivos por medio de sus tareas concretas, nos damos
cuenta que hay un “mejor modo de hacer”, no debemos dudar en realizar los cambios necesarios que
permitan mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos, pero para ello, debemos contar con mente
abierta y analítica.

Esta capacidad de cambio y pequeños ajustes debe ser retroalimentada siempre e involucrada en un
ciclo continuo de desarrollo de nuevos objetivos. Veamos en detalle cuáles son los indicadores que
nos pueden colaborar para medir el avance del proyecto.

1.2. ¿Por qué medir el impacto de los sucesos?

El Departamento Nacional de Estadística (DANE) nos indica que la medición permite “comparar
una magnitud con un patrón preestablecido, lo que permite observar el grado en que se alcanzan las
actividades propuestas dentro de un proceso especifico” (Departamento Administrativo Nacional de
Estadística (DANE), 2005).

¿Sabía que...?
La decisión sobre cuáles proyectos, procesos o actividades específicas
van a ser medidos o evaluados, dependerá del análisis de variables clave,
adecuadas y suficientes para que suministren información relevante
sobre el objeto de evaluación, por lo que no es deseable medirlo todo.
(Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), 2012)

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Es decir, el hecho de realizar un proceso comparativo nos permite contrastar las expectativas contra
los sucesos reales. De los procesos de medición se derivan la mayoría de decisiones que el equipo
ejecutor de un proyecto debe tomar en pro de alinear constantemente lo esperado con la realidad,
realizando siempre los ajustes pertinentes que permitan. La medición es el pilar de la planeación.
Pero tambien es muy importante decidir qué se va medir y responder a esta pregunta no es tarea
sencilla, porque pueden ocurrir 2 escenarios: el primero, que se trate de medir absolutamente todo,
incurriendo en excesos innecesarios o mediciones repetidas o, por el contrario, usar muy pocos
referentes de medición y dejar procesos sueltos.

En el caso específico de la metodología Marco Lógico, es más sencillo tomar esta decisión, ya que
en la Matriz Marco Lógico (que se elabora en el sexto paso), se encuentran esbozados los procesos
que se deben medir y que fueron el resultado de un juicioso proceso de elaboración de los 5 pasos
anteriores. Cabe anotar que la herramienta de medición más utilizada (por no decir única) se llama
Indicador. Revisemos su concepto.

1.3. Indicadores

Por definición, un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite
describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad, a través de la evolución de
una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que, comparada con periodos
anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el
tiempo (Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), 2005, pág. 12).

La clave de esta definición la encontramos en la comparación de variables, por medio de una

expresión que en nuestro caso se recomienda sean de carácter cuantitativo y que, contrastada con
una meta tambien cuantitativa, nos permite evaluar el logro de lo que me encuentro evaluando.

1.3.1. Clasificación de los indicadores

Los indicadores pueden ser de 2 tipos: de eficacia o de eficiencia, los primeros miden el logro de
resultados propuestos y los segundos se enfocan en el cómo se hicieron las cosas. Estos dos enfoques
han permitido que tambíen se les denomine indicadores de proceso o de resultado, pero, un últimas,
es lo mismo.

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Los indicadores de resultado tienen que desarrollarse con una visión macro, es decir, bajo nuestro
modelo deben medir la misionalidad del proyecto y su objetivo central. Por otro lado, los objetivos de
proceso se dirigen más hacia la medición de los objetivos operativos del proyecto.

1.3.2. Características de los indicadores

Un indicador debe cumplir con tres características básicas:

• Simplificación: la realidad en la que se actúa es multidimensional, un indicador puede

considerar alguna de tales dimensiones (económica, social, cultural, política, etc.), pero no
puede abarcarlas todas.

• Medición: permite comparar la situación actual de una dimensión de estudio en el tiempo o

respecto a patrones establecidos.

• Comunicación: todo indicador debe transmitir información acerca de un tema en particular

para la toma de decisiones. (Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE),
2005, pág. 13).

Por otro lado, al interior de estos tres grandes ejes podemos encontrar características adicionales como:

• Oportunidad: deben permitir obtener información en tiempo real, de forma adecuada y

oportuna, medir con un grado aceptable de precisión los resultados alcanzados y los desfases
con respecto a los objetivos propuestos, que permitan la toma de decisiones para corregir y
reorientar la gestión antes de que las consecuencias afecten significativamente los resultados o
éstos sean irreversibles.

• Excluyentes: cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión
particular de la gestión. Si bien la realidad en la que se actúa es multidimensional, un indicador
puede considerar alguna de tales dimensiones (económica, social, cultural, política u otras), pero
no puede abarcarlas todas.

• Prácticos: que se facilite su recolección y procesamiento.

• Claros: ser comprensible, tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo
tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación, que sólo lo
entienden quienes lo construyen, debe ser replanteado.

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 • Explícitos: definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará, para evitar
interpretaciones ambiguas.

• Sensibles: reflejar el cambio de la variable en el tiempo. Transparente/Verificable, su cálculo

debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad.
(Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), 2012, pág. 19).

Al redactar un indicador, no solo se deben tener en cuenta las caracteristicas de lo mismos, si no

que la información que proporcionen sea realmente útil. Si por alguna circunstancia me doy cuenta
que no lo es, debo replantear las variables utilizadas. Tambien se debe tener la capacidad de evaluar
todos los compromisos generados desde las tareas y sus responsables; por último, se debe también
ser gestor de alarmas de situaciones problematicas, para lo cual se tiene que evaluar muy bien los
parámetros de comparación en escenarios ideales. Recuerde que una meta de cumplimiento muy
laxa puede generar desinformación ante una problemática, entorpeciendo algún proceso importante
en la gestión del proyecto; pero, por el contrario, también una meta muy alta puede generar “no
cumplimientos ficticios”, a parte de la baja estima del equipo por esta situación.

En este punto, hay que revisar con lupa que la meta de cumplimiento que se le otorgue al indicador
en el desarrollo del proyecto sea una meta realista y alcanzable, sin que deje de ser un reto. La toma
de decisión para otorgarle metas de cumplimiento a los indicadores depende de los factores de
insidencia, los supustos esperados y la necesidad de cumplimieto, lo que nos lleva a declarar que no
existe una fórmula exacta para identificarla, ya que depende de los criterios y entornos ante los que
se propone. Podríamos afirmar entonces que, en ultimas, la particularidad de cada indicador hace
que el otorgamiento de las metas de cumplimiento contenga en gran medida criterios cualitativos,
dependiendo de su particularidad. Ahora bien, existen indicadores técnicos en las diferentes áreas
del conocimiento, que incluso ya están preestablecidos y formulados, en este caso, las metas de
cumplimiento ya estan dadas desde su planteamiento, por lo cual, es conveniente seguirlas.

1.3.3. ¿Cómo se elaboran los indicadores de gestión a la medida?

Casi todos los indicadores son desarrollos a la medida y se realizan según las necesidades
específicas de medición en las circustancias de tiempo, espacio y contexto.

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En el caso del desarrollo de indicadores de proyectos bajo la Metodologia Marco Lógico, la mayoría
de indicadores surgen del desarrollo del sexto paso (elaboración de la Matriz Marco Lógico), ya que,
si bien lo recordamos, es en ella en donde consignamos el resumen general de todo el proyecto y,
particularmente, tiene una columna llamada indicadores.

Como la mayoría de indicadores son elaborados a la mediada, como regla general debemos tener 3
elementos que nos premitan desarrollar o plantear nuestro indicador:

• Tener claro el objetivo: todo indicador surge a partir de un objetivo, ya que es el cumplimiento
del mismo el que nos permite visualizar el avance o retroceso de una tarea o del proyecto
completo. Es decir, la materia prima para redactar un indicador es el futuro esperado de una
situación.

• Tener claro el estado actual de la situación que se va a trabajar por medio del objetivo: hace
parte de los hallasgos iniciales encontrados en el diagnóstico.

• Evaluar la meta de cumplimiento: a todo indicador se le debe proponer una meta de

cumplimiento y, como ya lo mencionamos anteriormente, deben evaluarse muchas variables
que permitan elaborar un juicio adecuado de “con qué porcentaje se puede decir que se
cumple la meta”.

Retomemos parte del ejemplo que desarorllamos en la unidad anterior, cuando explicamos la
Matriz Marco Lógico. A continuación, se muestra solo uno de los componenetes de la matriz,
ejemplificado para que revisemos más detalladamente el tema de redacción de indicadores.

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 Resumen Medios de
Nivel narrativo Indicadores Supuestos
verificación

Reforzar el Impacto general Diagnóstico Existe suficiente

servicio de en el sistema dos años interés regional
educación en la educativo de la después de la por reforzar e
Propósito región X. región / impacto ejecución del impulsar los
esperado. proyecto. proyectos
educativos en la
región.

Numerador: van
los resultados
Componente Componente
alcanzados.
1: Objetivo, 2 y 3: Todo
meta o logro. indicador es
una fórmula Denominador:
matemática. van los resultados
esperados.

Figura 1. Redacción de indicadores

Fuente: elaboración propia

El resultado de esta división nos otorga una cifra que la debemos colocar en números porcentuales,
por lo cual es pertinente multiplicarla por 100.
Para efectos académicos, vamos a colocarle contexto y cifras al indicador que estamos usando como ejemplo.
Contexto: en el desarrollo de un proyecto social, en el que se desean mejorar los servicios de
educación, surge el objetivo propuesto en la anterior tabla.
Cifras: se logran mejorar los servicios de educación a 450 personas, se estimaba que el impacto iba a
ser para 700.

Veamos cómo se realiza el indicador con estas cifras:

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 450
Numerador: van
los resultados
alcanzados
X 100
700
Denominador:
van los resultados
esperados

Figura 2. Cálculo del impacto del desarrollo de un objetivo

Fuente: elaboración propia

Al realizar esta operación matemática, obtenemos como resultado 64,28%, este sería el impacto que tuvo
el desarrollo de este objetivo en particular.
Ahora bien, el paso final consiste en contrastar ese resultado con la meta de cumplimiento propuesta para
este objetivo. Veamos:
Al analizar el entorno de la región X y después de revisar los posibles beneficiarios, se estimó que solo se
podrían reforzar los servicios de educación para un 80% de la población, debido a condiciones de acceso
a ciertos lugares de la región; por lo cual, el equipo que lidera el proyecto decide colocar como meta de
cumplimiento de este indicador, impactar al 80% de la población.
Es decir, si al ejecutar el proyecto se logra llegar a esta meta, se puede deducir que se logró un impacto del
100%.
Bajo el ejemplo, evidentemente no se logró llegar a dicha meta, por lo cual, el equipo coordinador del
proyecto debe buscar “los ¿por qué?” y, al analizarlos, tomar decisiones de mejora sobre su argumentación.
En este punto podrían ocurrir varios escenarios, o el objetivo estaba mal planteado, o se realizó un análisis
errado de la población que podía ser impactada, o el equipo ejecutor hizo mal su trabajo. Sin importar este
“por qué”, lo más importante es que se deben tomar decisiones con respecto al resultado del indicador.

¿Sabía que...?

La importancia de la utilización de indicadores, radica en que, al mostrar

un resultado y al analizarlo, puedo tomar decisiones que corrijan o
posibiliten el cumplimiento del proyecto más acertadamente.

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 1.3.4. Elaboración matriz de indicadores

Para completar el proceso de seguimiento y evaluación por medio de indicadores, es totalmente

pertinente desarrollar una matriz de indicadores, la cual es una tabla en la que se resumen todos los
indicadores del proyecto y sus características. A continuación, le presentamos un posible esquema
que puede utilizar para desarrollar esta matriz:
Tabla 1. Matriz de indicadores

Nombre
A cada indicador se le debe colocar un nombre.
del indicador
Objetivo
Se listan todos los objetivos que se van a medir por medio de un indicador.
que se evaluará
Indicador
Se escribe la fórmula matemática que se utilizará.
(fórmula)
Significado Se realiza una descripción del significado que se le otorgará al resultado.
Periodicidad Se debe proponer el cálculo del indicador en periodos de tiempo pertinentes (semanal,
de medición mensual o anual).
Responsable
Se coloca el responsable de realizar el cálculo del indicador con la periodicidad propuesta.
del seguimiento
Responsable Se coloca el responsable de evaluar el resultado y convocar a la toma de decisiones, si se
de evaluar el resultado requiere.
Observaciones Se utiliza esta casilla de ser necesario.

Fuente: elaboración propia

2. Proceso de verificación
A este proceso también se le denomina auditoria del proyecto y es un proceso constante en el que un
equipo interno debe evaluar el impacto y evolución que se está teniendo en el desarrollo del proyecto.
Esta verificación se realiza mayoritariamente sobre los indicadores propuestos.
La matriz Marco Lógico también propone una columna de verificación y allí debe estar consignado
el qué se verifica, de lo cual, por supuesto, se deben generar informes periódicos que permitan
mayor control de la ejecución. Se sugiere realizar también una matriz de verificación, la cual es una
herramienta que permite visualizar los hallazgos más fácilmente.

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 2.1. Matriz de verificación

Tabla 2. Matriz de verificación

Responsable Interpretación
Nombre del Resultado Meta del Se cumple Acciones
de la de la Observaciones
indicador obtenido indicador (sí o no) sugeridas
verificación verificación

Fuente: elaboración propia

Para finalizar, es importante recordar que nuestra fuente de información primaria para la elaboración de
los indicadores bajo la metodología Marco Lógico será la Matriz Marco Lógico desarrollada en el sexto
paso. Se propone que, a cada objetivo (o resumen narrativo de objetivos), se le asigne un indicador.

También es muy importante anotar que hay indicadores puntuales que ya existen y deben ser
implementados, un ejemplo de esto son los indicadores financieros. En estos casos técnicos, se sugiere
utilizar e implementar los indicadores ya establecidos desde las diferentes ramas del conocimiento.

3. Conclusiones
La utilización de la metodología Marco Lógico ha resultado ser una eficiente forma de plantear y
ejecutar proyectos de carácter social, ya que desde el análisis y la juiciosa ejecución de cada uno de
los pasos que contienen un mayor control estratégico de las gestiones de impacto directo, podemos
desarrollar más efectivamente nuestra labor. Al respecto, la CEPAL nos indica:

“La MML también viene adquiriendo cada vez una importancia mayor. Esto, por cuanto la herramienta
ayuda a enriquecer la información sobre las decisiones presupuestarias, aporta argumentos valiosos para
mejorar la gestión de los programas mediante el seguimiento de los compromisos institucionales, facilita
el monitoreo de las metas de costo, cantidad, calidad y tiempo de los programas y, finalmente, favorece la
transparencia y la accesibilidad de la información como insumo básico para el seguimiento, la efectividad
y la eficiencia de los proyectos y programas. No menos importante que las anteriores contribuciones de
la MML, es el servir de instrumento para ligar la eficacia y efectividad de los programas con las metas de
los planes estratégicos nacionales.” (CEPAL - Naciones Unidas, 2015, pág. 10).

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No olvidemos que cada uno de los 7 pasos tiene tareas y subtareas que pueden llegar a ser complejas,
pero que de su correcta ejecución depende el éxito de la utilización de esta metodología.

Cabe recordar también que esta metodología puede ser combinada con otras metodologías de
gestión de proyectos, con el fin de otorgarle, si se requiere, más profundidad a algunos temas.

Esperamos que este enfoque le sea de gran utilidad y que le permita llevar a buen puerto su proyecto.
Éxitos.

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Referencias
CEPAL - Naciones Unidas. (2015). Metodología del marco lógico para la planificación, el seguimiento y
la evaluación de proyectos y programas. Santiago de Chile.

Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). (2012). Guía para la construcción de

indicadores de gestión. Bogotá D.C.: DAFP.

Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). (2005). Guía para diseño,

construcción e interpretación de indicadores. Bogotá D.C.: DANE.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gestión Social de Proyectos

Unidad 4: Puesta en marcha, ejecución y seguimiento de
un proyecto
Escenario 8: Evaluación y seguimiento de un proyecto

Autor: Julián David Delgado Ramírez

Asesor Pedagógico: Heidy Liliana Moncada

Diseñador Gráfico: Daniel Suárez
Asistente: María Avilán

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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