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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales aplicables a la elaboración y modificación de los
documentos del Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de
Inversiones JF S.A.S.

2. ALCANCE
Las orientaciones establecidas en el presente procedimiento aplican a todos los
documentos de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo procesos,
procedimientos, manuales, guías, instructivos, reglamentos y formatos de Inversiones
JF S.A.S.; respecto a su la elaboración, actualización y eliminación.

3. DEFINICIONES

3.1 Actividad: Conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras
actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están redactadas
en forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente para que quien
desarrolla el procedimiento entienda qué debe hacer.
3.2 Acto administrativo: Todo acto jurídico dictado por la Administración y sometido al
Derecho Administrativo. Aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo
realizada por la Administración en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la
potestad reglamentaria.
3.3 Alcance: Define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica un
documento.
3.4 Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para
la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los
formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.
3.5 Aprobación de un documento: Acción mediante la cual una persona cuyo cargo está
autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple, para alcanzar los
objetivos propuestos.
3.6 Cambio de forma: Modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar su
presentación o corregir errores de puntuación u ortografía.
3.7 Cambio de fondo: Modificaciones realizadas al documento que afectan las
condiciones y lineamientos establecidos en la versión vigente.
3.8 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un
documento en forma particular; para su identificación según tipo de documento, proceso
que pertenece y el consecutivo correspondiente.
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3.9 Definiciones: Glosario de términos. Debe incluir los conceptos utilizados en el

documento que requieran una mayor claridad y el significado de las siglas para
garantizar que cualquier lector esté en capacidad de entender.
3.10 Documento: Información y su medio de soporte.
3.11 Documento externo: Documentos que son suministrados por entes o personas
externas entre ellos se encuentran: Normas, leyes, decretos, entre otros.
3.12 Documento interno: Documento generado por Inversiones JF S.A.S. el cual se
puede clasificar como un Manual, Procedimiento, Guía, Instructivo, reglamento o
Formato, dadas las características particulares que contiene.
3.13 Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o
contenido.
3.14 Fecha: Parte del encabezado de los documentos que corresponde a su fecha de
aprobación.
3.15 Formato: Documento que permite el intercambio de información de manera
estandarizada y que una vez diligenciado se convierte en un registro.
3.16 Guía: Documento en el que se establecen las recomendaciones o sugerencias o
que da preceptos para dirigir en asuntos específicos.
3.17 Instructivo: Documento a través del cual se realiza la descripción detallada
sobre la manera como se ejecuta una actividad.
3.18 Lista de Versiones: Tabla que relaciona la descripción de los cambios
incorporados al documento, entre una versión y otra.
3.19 Listado maestro de documentos: Formato que relaciona toda la
documentación existente del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
utilizando una codificación y estructura específica para su identificación.
3.20 Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática
información sobre objetivos, políticas, atribuciones u organización, así como acuerdos
necesarios para la ejecución del trabajo, teniendo un marco de referencia específico
(por ejemplo: Funciones, contratación, tecnología, comunicaciones, etc.)
3.21 Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo: Documento que describe y
específica el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad.
3.22 Medio de Soporte: Medio en el cual se contiene la información, éste puede ser
físico y digital.
3.23 Modificación: Acción mediante la cual se realizan cambios a los documentos
que se encuentran vigentes. 
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3.24 Objetivo: Finalidad para la cual se elabora el documento.

3.25 Pirámide documental: Representación gráfica de los documentos definidos en
el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.26 Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a
cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan,
como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
3.27 Proceso: Documento en el que se establecen el conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
3.28 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades desempeñadas.
3.29 Referencias: Relación de los documentos que sirven de guía para mayor
comprensión del asunto que trata el procedimiento, por ejemplo: normas técnicas,
libros, páginas web o resoluciones internas.
3.30 Reglamento: Documento en que se establecen un conjunto de reglas y
preceptos dictados por las autoridades competentes para la ejecución de una ley, el
funcionamiento de la entidad, de un servicio o de cualquier actividad.
3.31 Responsable: Persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad.
3.32 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
3.33 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG SST: Consiste
en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que
incluye la política, la organización, la planificación, la evaluación la auditoria y las
acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los
riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
3.34 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al
documento. La primera versión corresponde al número cero (00), para la segunda
versión correspondería al número uno (01).

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Todos los cambios de fondo requieren una solicitud por parte del responsable.
4.2 Los cambios de forma no requieren una nueva versión del documento.
4.3 Los cambios de fondo siempre deben generar una nueva versión del documento.
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4.4 Un procedimiento no puede tener un único responsable de todas las tareas. Si este
fuera el caso, se concluye que se trata de una descripción de funciones.

5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMAS DE GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Los tipos de documentos utilizados en el Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo son: Manual de SG SST, caracterizaciones de procesos, procedimientos,
instructivos, guías, reglamentos, formatos, documentos internos y documentos
externos.

En el siguiente diagrama se muestra la jerarquía que tienen los documentos según el

ámbito en que son aplicables, proceso, procedimiento, actividad, etc.

Manual SG SST-
Política-Objetivos
Planes-Programas-
Procedimientos
Instructivos-Estándares-Guías

Formatos/registros-Informes

5.1 Estructura de presentación de los documentos del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo

5.1.1 Encabezado
Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el logo Inversiones JF S.A.S. en la
parte izquierda del documento, en la parte central el nombre del documento, en la parte
derecha se muestra: código, versión, fecha de aprobación del documento y número de
página. Ejemplo del encabezado:
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Tamaño del logo 2,04 Tipo de letra: Arial y Negrilla Tipo de letra: Arial
cm. X 4,11 cm. centrado Tamaño: 12 y centrado Tamaño: 11 alineación izquierda

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5.1.2 Contenido

Los documentos deberán estar en letra Arial, preferiblemente tamaño 12.

El tamaño de letra en documentos de mayor extensión se podrá disminuir, con la

finalidad de contribuir al aprovechamiento del papel.

5.1.3 Márgenes

Se recomiendan las siguientes márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

5.1.4 Control de Cambios

En la última página del documento se encuentra una tabla para mantener el control de
documento que indica: la fecha de aprobación, la versión del documento, quien
actualizó, quien revisó y aprobó el documento y la descripción de los cambios; como se
indica a continuación:

Revisado y
Fecha de Versión del Descripción
Actualizado por: aprobado por:
aprobación documento del cambio
John Fredy
Cristina Vargas
Oquendo Urrego Elaboración de
10-feb-2021 00 Profesional SST
Representante procedimiento
Lic. 125966 25/09/2014
Legal
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Para los formatos y otros documentos elaborados en Excel y PowerPoint el control

documental se realiza en listado maestro de documentos Código: FT-GE-002. No
contiene la tabla de control documental.

5.2 Contenido de los documentos

De acuerdo a la estructura documental del Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo (pirámide documental), existen ocho tipos de documentos que describen
los procesos, procedimientos, manuales, instructivos, guías, reglamentos y formatos.
Estos tienen las siguientes características.

5.2.1 Elaboración de documentación generales del SG SST

Los documentos generales del SG SST son documentos abiertos, lo que quiere decir
que no tienen un formato pre-establecido; sin embargo, la estructura del documento
debe contar mínimo con los siguientes campos:
Encabezado: que incluya logo de Inversiones JF S.A.S., nombre del documento,
código, versión, fecha de aprobación del documento y número de página.
Objetivo: describir el propósito general del documento, este debe ser coherente con el
alcance del documento y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que
indique la acción principal de lo que se pretende. Debe tener relación directa con el
proceso o procedimiento al cual está asociado.

Alcance: establecer el campo de aplicación del documento.

Términos y definiciones: conceptos que facilitan la compresión del documento, para

aquellas personas que lo van a aplicar.

Cuerpo del documento: es la descripción propia del documento y su contenido

depende de la temática a cubrir y las necesidades del área.

Documentos de referencia: se registran los documentos del SG-SST necesarios para

gestionar adecuadamente el documento. Estos pueden ser:

 Procedimientos
 Instructivos
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 Manuales
 Guías
 Formatos
 Matriz de peligros y riesgos
 Matriz legal
 Listado maestro de documentos del SG SST
 Anexos

Control de cambios: Información del documento: registrar la fecha de elaboración o

actualización; la versión; la información de la persona, área o dependencia que elabora
o actualiza; la información de la persona, área o dependencia que revisa y que aprueba
el documento y; la descripción de la creación o actualización del documento.

5.2.2 Documentación de reglamentos y políticas

Las políticas y los reglamentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo son documentos abiertos, lo que quiere decir que no tienen un formato pre-
establecido en su documentación, pero se debe tener en cuenta:

a. Son de obligatorio cumplimiento en caso de aplicación

b. No tienen orden sistemático por variedad de temas
c. Regulan actividades especificas
d. Dirigidos a una población especifica
Encabezado: que incluya logo de Inversiones JF S.A.S., nombre del documento,
código, versión, fecha de aprobación del documento y número de página.
Cuerpo del documento: se refiere al desarrollo del reglamento o política, su contenido
depende del tema a reglar y ordenar.

5.2.3 Documentación de instructivos o estándares de seguridad

El SG SST de Inversiones JF S.A.S. contempla dos tipos de instructivos, a saber:

a) Instructivo de actividad: documento que describe de manera muy detallada el

paso a paso para desarrollar una actividad.
b) Instructivo de formato: documento que describe de manera detallada el paso a
paso para el diligenciamiento de formatos que por su gran complejidad requieren
una explicación detallada.
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Los estándares o instructivos que forman parte del SG SST de Inversiones JF S.A.S.
tienen el siguiente contenido:

Encabezado: que incluya logo, nombre del documento, código, versión, fecha de
aprobación del documento y número de página.
Cuerpo del documento: es el contenido del estándar de seguridad o instructivo y
dependerá de las necesidades del área.

5.2.4 Documentación de formatos

Para la elaboración de formatos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo de Inversiones JF S.A.S. se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Analizar si la información que se va a registrar puede ser estandarizada, es decir

que siempre se requieran los mismos datos.
b. Que la información solicitada requiera un orden o secuencia especifica.
c. Canalizar la disponibilidad de la información en un solo documento.

Al elaborar un formato se deben definir los campos necesarios para que la información
registrada proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea, de manera
coherente y eficiente.

Los formatos que forman parte del SG SST, constan de dos partes:

Encabezado: que incluya logo, nombre del documento, código, versión, fecha de
aprobación del documento y número de página.
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Versión: 00
FORMATO
Fecha:
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Cuerpo del documento: es la parte destinada para el registro de la información (son

los campos que se necesitan para la recopilación de la información).

La Auxiliar Administrativa y la asesora del SG SST administran el formato, en lo

referente a cambios de versión, código, e imagen institucional y evalúa la pertinencia de
la creación, actualización o eliminación; para su posterior publicación y divulgación.

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PAUTAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

5.3 Presentación de documentos

Al elaborar un documento del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, se tienen en

cuenta las siguientes condiciones generales:

a. Los documentos preferiblemente se elaboran en tamaño carta, en espaciado

(interlineado) sencillo.
b. La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa.
Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma
impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando
corresponda al lenguaje común de uso técnico.
c. En la redacción del documento se debe utilizar siempre términos unificados con
el fin de mantener la coherencia en dicho texto.
d. Las definiciones establecidas en la documentación se organizarán en orden
alfabético.
e. Los documentos deben referirse al tema específico acorde con el campo de
aplicación y los objetivos del mismo.
f. Cualquier impresión del original que se encuentra en la red, se considera “COPIA
NO CONTROLADA”.
g. Los títulos se deben establecer de la siguiente manera:
Nivel 1.
Ejemplo: 1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS.

Nivel 2. Se utiliza el multinivel

Ejemplo. 1.1 Redacción

Nivel 3. En adelante. Se utiliza el multinivel

Ejemplo. 1.1.1 Tipo de letra

5.4 Gestión de Documentos Internos

Se entiende por Documento Interno todo aquel cuya redacción haya sido realizada
por personal de Inversiones JF S.A.S. Ejemplos de documentos internos son, la
política y objetivos del SG SST, el Manual del SG SST, Procedimientos y las
instrucciones técnicas, entre otros. Un documento se considera nuevo si no existe
ningún ejemplar (este revisado y aprobado o no) con el mismo código de
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identificación que el que le correspondería a él mismo (el número de versión no se

considera parte del código de identificación).
Si existe dicho ejemplar, la elaboración del documento se trata como una
modificación, respetando por tanto la codificación asignada previamente al
documento. En el caso de que un documento deje de ser útil, se procede a su
derogación. Los documentos que son sustituidos por nuevas versiones no se
consideran derogados, sino sustituidos.
Según se trate de la creación de un nuevo documento interno, la modificación de
uno existente o su derogación, las fases por las que puede pasar un documento
interno a lo largo de su ciclo de vida se reflejan en el listado maestro de documentos
FT-GE-002 y teniendo en cuenta las responsabilidades.

5.5 Responsabilidad
a. Elaboración o modificación de documentos: Todo colaborador de Inversiones
JF S.A.S. puede manifestar a su jefe o líder de proceso, los requerimientos de
elaboración, modificación o eliminación de documentos del SG SST, la cual será
analizada por jefe o líder del proceso quien aprueba o desaprueba la sugerencia.
a. Revisión, administración y control de documentos: La Auxiliar Administrativa
y los responsables ejecutores o líderes de proceso. De la mano del asesor del
SG SST, se garantizará la publicación y divulgación de los documentos
actualizados y aprobados, su identificación, disposición, legibilidad, fácil acceso y
protección contra el uso no intencionado de los documentos.
b. Aprobación de los documentos: será responsabilidad de los niveles directivos
del SG SST: Representante Legal.
c. Control de registros: Auxiliar Administrativa, se realizará a través del
documento Código: FT-GE-002 REGISTRO DE CONSERVACION DE
DOCUMENTOS DEL SG-SST que le aplique a cada proceso, se archivan en la
carpeta física AZ SG SST, hojas de vida de cada trabajado y sistematizada en
carpeta digital SG SST INVERSIONES JF S.A.S.
d. Modificación del Listado Maestro de Documentos del SG SST: La Auxiliar
Administrativa o la asesora del SG SST realizará paralelamente la actualización
del listado maestro de documentos y el documento derogados o sustituidos con
el fin de mantenerlos vigentes. El Archivo de los documentos del SG SST está
encabezado por el Listado Maestro de Documentos del SG SST (Véase FT-GE-
002).
Esta Lista es sustituida o modificada cada vez que un documento es creado,
modificado o derogado, reflejando la fecha de actualización de los documentos
y número de versión del documento.
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e. La Derogación de un Documento: Cuando un documento sea derogado, La

Auxiliar Administrativa o la asesora del SG SST debe: elimina la copia obsoleta y
deja la actualizada. Cuando se requieran mantener copias impresas de
documentos obsoletos, se identifican con la leyenda “Documento obsoleto”, para
efectos de la trazabilidad del sistema.
Paralelamente se debe indicar “Derogado”, en la casilla “Lugar de archivo” de la
lista maestro de documentos del SG SST.
Para facilitar la visualización rápida de los documentos en vigor, pueden
marcarse los documentos ya obsoletos de esta lista o editar una nueva con solo
los documentos en vigor, en cuyo caso conviene guardar la lista obsoleta
identificando claramente que ya no es válida.
f. Documentos Externos: los jefes o líderes de cada proceso determinaran que
documento de origen externo debe ser incluido o actualizado. La Auxiliar
Administrativa, será solidario en la responsabilidad de actualización y de la
normatividad que le aplique a los procesos y de la difusión de estos documentos.
g. Validación metodológica: La Auxiliar Administrativa revisa TODOS los
documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para
asegurar que sigan las pautas establecidas en este procedimiento; en caso de
que el documento no cumpla las condiciones establecidas es devuelto para su
ajuste.
h. Backup de información: El backup de la información del Sistema Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo se realizará trimestralmente y se almacenará en
el computador de la Auxiliar Administrativa donde se guarda en red y su
conservación según lo estipulado en el listado maestro de documentos, por la
Auxiliar Administrativa de Inversiones JF S.A.S.

5.6 Disponibilidad, difusión y publicación de los documentos

a. Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, son
administrados por la Auxiliar Administrativa y la asesora del SG SST;
considerando vigentes los documentos aprobados, disponibles en: Computador
de la Auxiliar Administrativa de Inversiones JF S.A.S.
b. La Auxiliar Administrativa y la asesora del SG SST, notifica a los jefes o líderes
de proceso, de la publicación del documento aprobado, y estos últimos será
responsables de divulgar el documento notificando a los involucrados del mismo.
c. El jefe o líder del proceso con el apoyo de la asesora del SG SST debe difundir,
capacitar y actualizar a los colaboradores con el nuevo documento.
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d. La Auxiliar Administrativa, será la responsable por la generación de las copias

impresas de los documentos y de la recolección de las copias obsoletas cada
vez que se actualice la versión del documento.
e. Cuando se genere la necesidad de entregar copias Impresas de la
documentación a entidades externas, estas son consideradas no controladas,
por lo cual la organización no aplica el control de documentos.
f. Para tener la trazabilidad de las copias entregadas, se firmará un documento
llamado Formato Copia Controlada de Entrega por parte de quien recibe el
documento. Dicho formato será almacenado por la Auxiliar Administrativa en
medio físico o escaneado en medio digital.

6. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La Auxiliar Administrativa y/o la asesora del SG SST asignan el código correspondiente
a cada documento del SG SST y administra el “FT-GE-002 Listado maestro de
documentos”, donde cada documento tiene un código de identificación compuesto por
tres partes:

a. Tipo de documento: Indica el tipo de documento: política, manual, procedimiento,

instructivo, guía, formatos o documento interno.

b. Proceso: Indica el proceso al que pertenece el documento.

c. Consecutivo: Corresponde al consecutivo del tipo de documento (este
consecutivo se asigna de acuerdo al Listado maestro de documentos).
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MAN-SST-001

MAN Indica que el documento es un manual

GE Gestión estratégica y direccionamiento

GC Gestión información y comunicación

GH Gestión humana

GS Gestión de servicios

GV Gestión comercial y ventas

GF Gestión financiera

GI Gestión de infraestructura y mantenimiento

GA Gestión de contratación y adquisición

GM Gestión del mejoramiento

SST Indica que el documento corresponde al Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

001 Indica el consecutivo del documento

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Las siglas que permiten identificar los tipos de documentos son:

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

MANUAL MAN
POLITICA PLT
REGLAMENTO RGL
PROGRAMA PRG
PLAN PLA
PROCEDIMIENTO PEI
ANALISIS Y RESULTADOS ANR
ESTANDAR DE SEGURIDAD EST
FORMATO FT

El código de los documentos del SG SST está compuesto por tres partes, la primera
parte hace referencia al código del tipo de documento, seguido de un guion, se les
agrega la sigla “SST” en mayúscula que identifica al documento como documento del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, seguido de un guion, la tercera
parte establece el numero consecutivo según orden de creación, comenzando desde su
primera versión identificada con “00”.

Los códigos de los documentos que hayan sido eliminados, no podrán ser utilizados
nuevamente.

Ejemplo de codificación para los manuales:

DOCUMENTO CÓDIGO
Manual del Sistema de Gestión de MAN-SST-001
Seguridad y Salud en el Trabajo

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

FT-GE-002 Listado Maestro de Documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo
FT-GE-003 Registro de conservación de los documentos del sistema de gestión
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8. CONTROL DE CAMBIOS

Revisado y
Fecha de Versión del Descripción
Actualizado por: aprobado por:
aprobación documento del cambio
John Fredy
Profesional SST Oquendo Urrego Elaboración de
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Lic. XXXX XX/XX/XXXX Representante procedimiento
Legal