INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

(Escriba el código del procedimiento) Ejemplo

COD. SI-I-01

3
2
1
Documento Fabio Comité del Carlos A.
0 Velásquez R. Robles J. 15-09-11
inicial Rep. Dirección
SIGUG Rector
REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA

APROBADO: ____________________

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CONTENIDO
Pág.

1. OBJETO ..................................................................................................................... 3
2. ALCANCE .................................................................................................................. 3
3. REFERENCIAS .......................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES .......................................................................................................... 4
5. PROCEDIMIENTO ..................................................................................................... 4
5.1. GENERALIDADES ..................................................................................................... 4
5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ..................................................................................... 5
5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA ..................................................................................... 5
6. AUTORIDAD ............................................................................................................ 10
7. FORMATOS ............................................................................................................. 10

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1. OBJETO

Se debe definir el propósito general del documento. Indica “para que” el procedimiento.

Por ejemplo:

Establecer los lineamientos y responsabilidades a seguir en el proceso de reclutamiento

de personal administrativo de la Universidad de La Guajira, permitiendo así una eficiente y
eficaz gestión de selección y vinculación.

2. ALCANCE

En este ítem se debe identificar, claramente, el inicio, parte del desarrollo, el final del
procedimiento y su aplicación. Es decir, se definen los límites del procedimiento en
términos de cuando INICIA y cuando TERMINA. Además, se define a que procesos,
recursos, dependencias o personas APLICA.

Ejemplo:

El proceso de reclutamiento de personal administrativo de la Universidad de La Guajira,

se inicia desde la determinación de la vacante y termina con la vinculación del funcionario
a la Institución, este proceso aplica para todo el personal que se requiera incorporar a
través de convocatoria.

3. REFERENCIAS

En este numeral, se deben enunciar las normas y demás documentos que soporten y/o
complementen la aplicación del procedimiento. Pueden ser: leyes, decretos, ordenanzas,
acuerdos, resoluciones, procedimientos, instructivos, entre otros.

Además de las aquí citadas, que hacen parte del Sistema Integrado en general, se deben
enunciar las que apliquen al procedimiento de manera específica.

Resolución 0359:2010, Por medio de la cual se crea el sistema integrado de gestión para
la calidad de la Universidad de La Guajira “SIGUG” y, se regula su funcionamiento y
operatividad.

Resolución 0770:2011, Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010, que

crea el sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira
“SIGUG” y, se regula su funcionamiento y operatividad.

Ley 30:1992, por la cual se organiza el sistema de educación superior en Colombia,

Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras
disposiciones,

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Ley 87:1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado,

Ley 872:2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad,

Ley 489:1998, por la cual se dictan normas de sobre la organización y funcionamiento de

las entidades de orden nacional,

NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos,

MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno.

Manual de la calidad del Sistema Integrado de Gestión “SIGUG”.

Estatuto General de la Universidad de La Guajira.

4. DEFINICIONES

En este numeral se deben definir los conceptos básicos que se consideren necesarios
precisar para evitar ambigüedades en la comprensión del documento, además, las siglas
y abreviaturas.

Ejemplo:

Además de las aquí citadas que son de interés general del Sistema Integrado en general
se deben enunciar las que apliquen al procedimiento para mayor comprensión en la
lectura del procedimiento.

Instructivo. Documento del Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la

Universidad de La Guajira (SIGUG) que describe las operaciones en forma secuencial y
lógica que requiere una tarea específica dentro de una función de la organización, es de uso
específico para la actividad que se señala y es aprobado por el responsable de la función.

Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso1.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. GENERALIDADES

Aquí se destacan aspectos generales del procedimiento que ayudan a la comprensión del
mismo.

Ejemplo:

1 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000:2009.

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La Dirección de Planeación es responsable por la implementación y divulgación de este

instructivo a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva
aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan
los lineamientos especificados en éste.

5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Aquí se deben citar los lineamientos, orientaciones o directrices que rigen la actuación del
personal de la entidad para la operación del procedimiento.

Como por ejemplo:

El proceso de convocatoria y vinculación del personal de la Universidad de La Guajira, se

debe llevar a cabo teniendo en cuenta las directrices del Acuerdo N°. 016 de 2005. Por el
cual se aprueba el Estatuto de Carrera Administrativa propia para los empleados públicos
de la Universidad de La Guajira.

5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA

En la siguiente tabla se deben documentar las diferentes actividades o tareas del

procedimiento.

PERÍODO / DOCUMENTO PUNTO DE

TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
TIEMPO SOPORTE CONTROL

TAREA. En esta sección de la tabla se debe anotar el nombre o identificación de las

acciones o tareas numeradas en orden cronológico, paso a paso, que sean necesarias
para llevar a cabo el procedimiento.

DESCRIPCIÓN. En la segunda columna se debe describir detalladamente la acción o

tarea a realizar.

RESPONSABLE. En esta columna tal como se muestra en la tabla se debe referenciar el

cargo del funcionario directo que realiza la tarea o en su defecto el área que tiene
responsabilidad de su ejecución.

PERIODO. Este hace referencia al espacio o intervalo de tiempo en el cual se debe

realizar la tarea o cumplir con ella, este periodo de tiempo se debe expresar en días,
semanas, mensual, bimestral, trimestral, semestral y anual.

TIEMPO. Se refiere al tiempo tipo o estándar, entendiéndolo como aquel que necesita un
funcionario cualificado para ejecutar la tarea a medir, según el método definido. Este

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tiempo comprende no sólo el necesario para ejecutar la tarea o actividad a un ritmo

normal, sino además, las interrupciones de trabajo que precisa el funcionario para
recuperarse de la fatiga que le proporciona su realización y para su necesidades
personales.

DOCUMENTO SOPORTE. En esta columna se debe enunciar el documento o formato

diligenciado (registro) donde se muestre evidencia de la tarea desarrollada. También se
referencia el producto de la tarea.

PUNTO DE CONTROL. Hace referencia a los puntos críticos o neurálgicos donde se

debe hacer mayor control sobre las acciones o tareas que puedan afectar al proceso o a
otros procesos del SIGUG, en esta columna basta marcar una X para identificar que en
esa tarea se debe ejercer una revisión o verificación importante. Por lo general, los puntos
de control exigen del visto bueno del líder del proceso.

El ítem 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA, se debe realizar en una hoja con orientación
horizontal. Tal como se muestra a continuación:

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5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA

DOCUMENTO PUNTO DE
TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO
SOPORTE CONTROL
1. Determinar el Se determina la (s) vacante
Convocatoria para la provisión de cargos por
concursos públicos de meritos Director de Según la Acuerdo 016
X
de Personal administrativo y se Talento Humano necesidad de 2005
solicita a la Rectoría la
Apertura de Convocatoria.
2. Autorización de Se autoriza la apertura de la
Según la
apertura de la Convocatoria para cubrir las
Rector (a) necesidad /Un (1) Comunicado
convocatoria Vacantes existentes de Cargos
día
administrativos
3. Apertura de la Se realiza la apertura de la
convocatoria Convocatoria para cubrir las Director de
Dos (2) días Convocatoria X
Vacantes de Cargos Talento Humano
administrativos
4. Difusión de la Se realiza el proceso de
Convocatoria difunde la Convocatoria a
Cronograma de
través de medios de Gestión Humana Diez (10) días
Convocatoria
comunicación: cartelera,
prensa, radio, WEB
5. proceso de Se realizan las Inscripciones
Formato de
Inscripción de los aspirantes en la Gestión Gestión Humana Tres (3) días X
inscripción
Humana
6. Selección de Selecciona las Hojas de Vida
Relación y
Hojas de Vida de acuerdo al perfil de la (s) Gestión Humana Tres (3) días
hojas de vida
Vacante (s)
7. Aplicación de Aplicación de Cuestionario
Pruebas para medir conocimientos y
Gestión Humana Dos (2) días Cuestionario X
actitudes y realiza entrevista
individual a los aspirantes.

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DOCUMENTO PUNTO DE
TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO
SOPORTE CONTROL
8. Seleccionar los Selecciona los aspirantes de
Aspirantes mayores puntajes obtenidos Gestión Humana Un (1) día Convocatoria X
en las pruebas
9. Publica Lista de Se realiza y la lista de
Candidatos elegibles mediante un Acto Gestión Humana Un (1) día Resolución X
elegibles Administrativo (Resolución)
10. Elabora las Elabora el (los) Actos
Resoluciones de Administrativos (Resolución)
Nombramiento (es) de nombramiento (s) y se
Gestión Humana Dos (2) día Resolución X
envían a Gestión Jurídica
para su revisión y visto bueno
(Vo. Bo.)
11. Revisa Recibe las Resoluciones,
resoluciones Vo. revisa, da visto bueno Jefe de Oficina
Dos (2) día Resolución X
Bo. (Vo.Bo.) y las envía a Jurídica
Rectoría para su firma
12.Firmar Recibe, firma las resoluciones
resoluciones y las envía a Gestión Humana Rector (a) Dos (2) día Resolución X
13. Notificar Recibe las resoluciones
funcionario (s) firmadas y notifica al
nuevo (s) funcionario de su
nombramiento y la necesidad
Gestión Humana Un (1) día NA X
de realizarse los exámenes de
Salud Ocupacional (ingreso) y
los envía a Dirección Salud
Ocupacional
14. Realizar Realiza los exámenes de
Gestión
exámenes de Salud ingreso: clínico, para clínico,
Humana- Exámenes
Ocupacional aptitud y actitud, y envía los Tres (3) días X
Dirección Salud respectivos
resultados a Gestión Humana
Ocupacional
para su posesión

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DOCUMENTO PUNTO DE
TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO
SOPORTE CONTROL
15. diligenciar libro Se diligencia el Libro de Acta Gestión
de acta de posesión de posesión y lo envía a la Humana-
Un (1) día Libro de Acta X
Rectoría para su posesión Dirección
gestión humana
16. Posesionar Posesiona a los funcionarios
funcionario (s) admitidos y envía libro de acta
Rector (a) Un (1) día Libro de Acta X
de posesión a Gestión
Humana

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6. AUTORIDAD

En este numeral se debe indicar, referenciando sus cargos, quién o quiénes son los
funcionarios, que tiene o tienen la potestad o el poder para tomar decisiones ante
cualquier eventualidad relacionada con el cumplimiento y aplicación del procedimiento.

Siguiendo el ejemplo anterior sería.

Director de Talento Humano

7. FORMATOS

Aquí se listan los formatos que al ser diligenciados se convierten en registros y quedan en
la respectiva dependencia o área como evidencia de las actividades realizadas.

Ejemplo:

Acta de Posesión
Listado de Admitidos

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