Administración Profesional de Proyectos y Operaciones:

¿Por qué es necesaria y cómo lograrlo?

Por Luis Núñez Alfaro
Presidente de VITALIT
Gustavo Morales Ch.
Consultor PMP
Enero 2009

En el año 1994 el Standish Group (reconocida compañía que se dedica a la

investigación de resultados en proyectos de tecnología) publica sus primeros
resultados del estudio que efectuó con 365 MIS y 3682 sistemas de información en
los EUA (Estados Unidos de América) y cuyas conclusiones son evidentes en la
gráfica adjunta. Solamente un 16,2% de
los proyectos fue considerado exitoso;
el resto o tuvo problemas, o fueron 52.7
fracasos. 60
31.1
40
El porcentaje de éxito de proyectos de
16.2 20
tecnologías de información de acuerdo a
ese estudio fue realmente bajo. Muchos 0
proyectos llegaron a terminarse solo %
luego de inyectar más dinero, mismo
Tasa de éxitos
que fue necesario dada las malas Tasa de cancelaciones
estimaciones y la mala administración
para lograr sus objetivos lo cual condujo
a costo extra. Estamos hablando de
miles de millones de dólares que deben cuidarse de manera especial.

Diez años después, en el año 2004, los resultados de un nuevo estudio muestran
una mejora sustantiva en la tasa de éxitos de los proyectos, se identificó un 29% de
éxitos. La razón fundamental según lo establece el mismo estudio fue la mejor
administración de los proyectos.

Igualmente existen otros estudios que permiten confirmar la magnitud de los

problemas que ocurren en la ejecución de proyectos, por ejemplo, un estudio
internacional conducido por la firma consultora KPMG en el 2005 muestra que un ¼
de los beneficios de proyectos de tecnología fueron perdidos para un 86% de los
encuestados, debido a fallas en la administración durante el ciclo de vida del
proyecto.

Estos hechos contundentes despiertan gran interés internacional y surgen entonces

muchas iniciativas enfocándose en el tema de mejoras en la administración de
proyectos, no solo para TIC (Tecnologías de Información y Comunicación) sino para
otras áreas también. Es así como toman fuerza en los EUA y Europa organizaciones
como el Project Management Institute (PMI), las cuales tienen como misión mejorar
el desempeño en la ejecución de proyectos. Como fruto de estos esfuerzos,
contamos el día de hoy con una amplia base de conocimiento y herramientas que
nos ha permitido mejorar significativamente nuestro dominio en la ejecución de
proyectos. Posiblemente uno de los productos más conocidos sea la guía al cuerpo
de conocimiento en la administración de proyectos o PMBOK (Project Management
Body of Knowledge) publicada por el PMI, la cual está hoy en su 4ta edición y que se
ha convertido en una referencia para los más de 265,000 miembros que tiene el PMI
alrededor del mundo.

Precisamente la introducción del PMBOK dice lo siguiente: “el propósito principal

del PMBOK Guide es identificar el subconjunto del cuerpo de conocimiento
del manejo de proyectos que es generalmente aceptado como buenas
prácticas”, más adelante aclara varios puntos que son importantísimos de retomar
para comprender el alcance de esta herramienta:

1. El PMBOK no pretende ser exhaustivo, es un tratamiento general de los

temas.

2. Con buenas prácticas se refiere a que existe un acuerdo general de que la

aplicación de esas habilidades, herramientas y técnicas pueden aumentar las
oportunidades de éxito sobre una gran variedad de proyectos.

3. También aclara que el conocimiento descrito no debe ser aplicado

uniformemente a todo tipo de proyecto.

4. Y al respecto de lo anterior, se aclara que es responsabilidad del equipo de

proyecto el determinar qué es apropiado para un proyecto y que no.

Es claro de lo anterior que el PMBOK no está planteado como una “receta” única y
mucho menos como una solución que pueda o deba ser aplicada a todo tipo de
proyecto tal cual está. El PMBOK no es una metodología, es un marco de referencia
que debe ser interpretado a la luz de las
necesidades y realidades en que se desarrollan
los proyectos; debe ser interpretada y adaptada
a las situaciones particulares y ello implica un
trabajo en ese sentido a lo interno de las
organizaciones.

Más recientemente el PMI ha publicado nuevos

estándares para completar el modelo en
aspectos que eran totalmente necesarios. Los
proyectos se desarrollan para responder a la
estrategia organizacional y por ello la pirámide
que se muestra en la figura busca establecer
esa relación, por demás conocida desde hace
mucho pero engarzada ahora en el estándar de administración de portafolios de
proyectos.
Tomado de “The Standard for Portfolio Management”, 1era Edición

Otra referencia relevante es el manual de normas y procedimientos denominado

COBIT (Control Objectives for Information Technology), emitido por el ISACA
(Information Systems Audit and Control Association), que está hoy en su versión
4.1. COBIT nace con el objetivo de convertirse en un modelo que permita a las
organizaciones incrementar el valor de la tecnología de información, apoyando el
alineamiento con el negocio; siendo adoptado ampliamente a nivel mundial.
Igualmente existen otros estándares en temas específicos como el ISO 9000, muy
difundidos a nivel mundial, que en este caso buscan servir de referencia en la
gestión de calidad.

Tal como hemos podido reseñar hasta el momento, la oferta de enfoques

metodológicos es amplia en este momento, sin embargo, hay una consideración
adicional. Tal como se ha dicho, estos estándares no resultan metodologías en si
mismas, sino que requieren un esfuerzo de adaptación a las organizaciones antes
de que resulten prácticos y sean aplicables.

Es así que basados en estas premisas, VITALIT se ha planteado el objetivo de

proveer a sus clientes el apoyo necesario para lograr el éxito de sus proyectos
apoyándose en los planteamientos del PMBOK y adaptando los mismos al cliente,
tal como lo sugiere el PMI.

Por ello se ha creado el nuevo servicio de administración profesional de

proyectos por medio del cual VITALIT proveerá a sus clientes la experiencia y
conocimientos adquiridos durante más de cinco años de trabajo en el desarrollo de
su exclusiva herramienta tecnológica llamada FELINO PMP® y de la experiencia
en ejecutar proyectos de tecnología informática para sus clientes, junto con
profesionales en manejo de proyectos (PMP) certificados por el PMI.

Conocemos el PMBOK pero también conocemos otros enfoques metodológicos que

aumentarán la probabilidad éxito de los proyectos de nuestros clientes. Tenemos
un enfoque práctico y adaptable a sus necesidades, pero además, tenemos la
tecnología de software que facilitará la documentación y la interacción de nuestro
personal con el suyo, FELINO PMP®.

Conversemos sobre sus proyectos, sobre sus ideas. Déjenos ayudarle a administrar
uno o muchos proyectos. Déjenos ayudarle con su cartera de proyectos.