CODIGO PR-HSEQ-005

PROCEDIMIENTO PARA LA VERSION 1

IDENTIFICACIÓN DE LOS FECHA
REQUISITOS LEGALES Y OTROS
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para identificar, actualizar, comunicar y evaluar el cumplimiento de los

requisitos legales y de otra índole en aspectos de Seguridad y Salud del Trabajo y Ambiente, que se
relacionen con las actividades y servicios desarrollados por AQUÍ SU EMPRESA.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades, servicios y procesos existentes en la

empresa y que estén sujetas a requisitos legales o subscritos por la organización.

3. DEFINICIONES

 Otros requerimientos o requisitos de otra índole: Son requisitos normativos no necesariamente

legales que pueden ser de dos tipos: No obligatorios u Obligatorios. Los códigos de carácter no
obligatorio, son aquellos que la organización ha definido implementar para la mejora de su proceso
(Normas ISO entre otras); así mismo existen requisitos obligatorios pues son exigidos por una
parte interesada. Ejemplo los clientes exigen el Registro Único de Contratistas RUC. Los requisitos
del cliente son generalmente establecidos como un requisito de otra índole.
 Legislación: Conjunto de normas positivas que regulan la vida jurídica
 REQUISITO LEGAL: Es toda aquella obligación o prohibición derivada de disposiciones legales y
cuyo cumplimiento no es voluntario si no obligatorio. Constituyen igualmente requisitos legales los
mecanismos o procedimientos a seguir para dar cumplimiento a las exigencias legales. Su no
cumplimiento puede ocasionar sanciones o derivar en responsabilidades penales o civiles.
 LEY: Es una norma dictada por una autoridad pública que a todos ordena, prohíbe o permite, y a la
cual todos deben obediencia.
 DECRETO: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que,
generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es
jerárquicamente inferior a las leyes. Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las
legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras
específicamente tasadas.
 RESOLUCIÓN: La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un
servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de
competencia del servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley
encomienda a cada servicio público. En cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo
aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio
público. En cuanto al territorio, las resoluciones pueden tener alcance nacional o local, tratándose
de servicios descentralizados.
 NORMATIVIDAD – NORMA: Es una regla u ordenación del comportamiento dictada por autoridad
competente, cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.
 SANCIÓN: A la consecuencia o efecto de una conducta que constituye infracción de una norma
jurídica (ley o reglamento). Dependiendo del tipo de norma incumplida o violada, puede haber
sanciones penales o penas; sanciones civiles; y sanciones administrativas. Sin embargo,
habitualmente la referencia a una sanción se hace como sinónimo de pena pecuniaria, es decir,
una multa o, al menos, para penas leves (por ejemplo, prohibiciones para ejercer cargos). Por el
mismo motivo, comúnmente se suele relacionar la expresión sanción con la Administración pública
(sanciones administrativas) y el término pena se deja para el ámbito del Derecho penal.
 EXONERACIÓN: Alivio, descarga de peso, carga u obligación.
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4. CONDICIONES GENERALES

Las fuentes de información incluidas en este procedimiento son solamente puntos de partida sugeridos
y de ninguna manera constituyen las únicas posibilidades para la investigación. Existen otras maneras
valiosas de descubrir los requerimientos del negocio, el cliente y legales, incluyendo búsquedas en
Internet y compartir información entre empresas del sector.

La identificación de requisitos legales y otros se puede dar a través de diferentes fuentes tales como:

 Páginas de internet oficiales (Ministerio del Trabajo, Ministerio de transporte, Ministerio de

Salud y protección Social, etc.), diario oficial etc.
 A través de revistas especializadas de la industria, conferencias, seminarios, boletines y/o
comunicaciones del cliente, informativos de ARL etc.
 Publicaciones y página web del Consejo Colombiano de Seguridad, asesores externos.
 Auditorías.

Los requisitos del cliente deben ser identificados acorde a los requerimientos contractuales.

Las revisiones a la Matriz de Requisitos Legales HSEQ-MA-007 la realizara el Coordinador HSEQ

cada tres meses, en este periodo se actualizarán todos los requisitos legales que se publiquen a la
fecha de la revisión.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Ítem Descripción Registro

El coordinador HSEQ es el encargado de identificar

constantemente cuáles son los requisitos legales y de otra
índole aplicables a la naturaleza de la organización. Para tal
fin puede recurrir a las fuentes citadas en el numeral 4.2 sin
ser estas las únicas.

Aquellos requisitos de carácter informativo se identificarán

1 N.A.
como de "conocimiento” en la matriz.

Cada vez que se realice un cambio en la naturaleza de la

organización, el responsable del área debe informar al
coordinador de HSEQ para que este proceda a la
identificación de los posibles requisitos legales y de otra
índole que apliquen.
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Una vez identificado un nuevo requisito el coordinador de

HSEQ debe evaluar su aplicación a la organización. De
aplicar se procede a incluirlo dentro de la matriz de
requisitos legales y otros indicando el grado de
cumplimiento del mismo y especificando la evidencia de su Matriz de
cumplimiento. requisitos legales
HSEQ-MA-007
Aquellos requisitos que presenten incumplimiento deben
3 generar un plan de acción. El coordinador de HSEQ hará Acciones
seguimiento al plan de acción generado evaluando su Correctivas y/o
eficacia y generando las acciones correctivas cuando Oportunidades de
aplique. mejora
HSEQ-P-017.
Los requisitos en HSEQ del cliente deben ser comunicados
al coordinador de HSEQ, quien los incluirá dentro de la
matriz de requisitos y les hará el seguimiento
correspondiente.

El coordinador de HSEQ deberá informar al proceso o

procesos a los que aplique el requisito identificado mediante
un comunicado interno.
Comunicación
interna
De requerirse deberán implementarse las acciones
5 Comunicación
correspondientes para dar cumplimiento a los
externa
requerimientos en los procesos que corresponda.

Si el requisito se debe comunicar a un cliente o proveedor,

esta se hará por medio de una comunicación externa.

Matriz de
requisitos legales
La verificación del cumplimiento de los requisitos legales y
HSEQ-MA-007.
otros se hará a través de una auditoria legal cada tres años
Informe de
siguiendo los lineamientos establecidos en el procedimiento
auditoría
de auditorías internas HSEQ-P-023.
6 HSEQ-FR-025
Programa de
Al realizar las auditorías de cumplimiento legal se debe
auditorías
diligenciar en la matriz la evidencia de cumplimiento del
HSEQ-PR-001
requisito.
Plan de auditorías
HSEQ-PL-002
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Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en

todo o en parte sin previa autorización de la empresa SOTIPET S.A.S.

QUIEN ELABORO
Nombre Cargo Firma

COORDINADORA  
DE HSEQ

QUIEN APROBO
Nombre Cargo Firma
REPRESENTANTE
LEGAL 
 

CONTROL DEL CAMBIO

VERSIÓ REALIZADO
FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN CARGO
N POR
Creación del Coordinad
documento or HSEQ
Se cambió código y
formato del
Coordinad
procedimiento
or HSEQ
agregando alcance y
definiciones
Se ajustan algunas Coordinad
condiciones or HSEQ

Se agrega cuadro de
Coordinad
modificaciones y se
or HSEQ
cambia nombre
Se especifica la
Coordinad
periodicidad de la
or HSEQ
revisión de la matriz
Se realiza cambio de
códigos en cuadro de Coordinad
descripción de or HSEQ
procedimientos
Se Realiza Coordinad
actualización general or HSEQ
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al SGI HSEQ
incorporación nuevos
requisitos NTC ISO