ENSAYO DE

ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
NORMA O LEY 527 DE
1999(AGOSTO-18)

JOSE DANIEL CHAPARRO V.

 INTRODUCCIÒN

En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia,

validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en
forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un
mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma
original.

Entendemos por Gestión de Documentos aquella área de gestión que

se responsabiliza de un control eficaz y sistemático de la creación,

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 INDICE

1. LEY 527 DE 1999 (AGOSTO 18)

2. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

JOSE DANIEL CHAPARRO V.

 Ley 527 de 1999
(Agosto 18)

El 18 de agosto de 1999, Colombia promulgó la Ley No. 527 de 1999; por el cual
define y regula el acceso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas
digitales, establece entidades de autenticación y dicta otras normas.
A continuación se da el tratamiento de los siguientes puntos en relación con esta
Ley:
1. El contenido y las materias reguladas por la Ley N° 527 incluyen: aplicación
de requisitos legales para mensajes de datos, comercio electrónico en el
ámbito del transporte de carga, firmas digitales, certificados digitales,
suscriptores de firmas digitales, certificados y funciones SAIC.

2. El objetivo principal de la Ley de Comercio Electrónico es permitir que los

mensajes utilicen esta tecnología y obtengan pleno valor legal a través de
un marco regulatorio que apoye el desarrollo de la tecnología de seguridad
del comercio.

La nueva Ley de Comercio Electrónico aclara que cuando una norma exige
que la información sea por escrito, el requisito cumpla un mensaje si la
información obtenida está disponible para su posterior revisión.
Por otro lado, la legislación interna incorpora plenamente las disposiciones
de la Ley de Comercio Electrónico, creando un marco legal adecuado para
aprovechar las nuevas tendencias tecnológicas. Tiene en cuenta los
principios que rigen la materia como: internacionalidad del derecho,
autonomía de la voluntad, equivalencia funcional, neutralidad tecnológica y
flexibilidad.

3. El objetivo de la ley es brindar seguridad a las transacciones electrónicas a

través del reconocimiento legal de la información de los datos, asegurando

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 que la validez legal o la fuerza coercitiva no puedan ser negadas por todo
tipo de información.
Asimismo, la ley supone que cuando se utiliza una firma digital en un
mensaje de datos, el suscriptor pretende reconocer el mensaje como suyo y
asociarlo con su contenido. La firma digital surtirá los mismos efectos que la
firma manuscrita siempre que se cumplan los requisitos previstos en el
artículo 28 de la Ley N° 527 de 1999.

4. Una entidad de certificación es una persona autorizada por ley para emitir
certificados relacionados con firmas digitales, y para prestar o facilitar
servicios tales como registro y sellado de tiempo de transmisión y recepción
de mensajes de datos.

5. La Ley N° 527 de 1999 tiene por objeto dar efecto legal a la información
electrónica que pocas veces es aplicable en los ámbitos privado y público,
que a su vez invertirá cada vez más recursos en tecnologías de la
información y la comunicación para apoyar su gestión. Esta es una
regulación agresiva diseñada para proteger y asegurar legalmente la
información digital.
En las empresas que no lo aplican de manera efectiva por no conocerlo,
ven un riesgo potencial de que su información no sea considerada válida y
con valor probatorio en un caso administrativo o judicial.

ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL

La gestión documental tiene como objetivo planificar, dirigir y controlar la

producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de
los documentos de archivo para lograr la eficiencia en la gestión a lo largo
de su ciclo de vida.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones ha sido

dominio exclusivo de los administradores, gestores de archivos y
bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas son los libros de
registro, las carpetas, los archivadores, las cajas y los estantes para el
almacenamiento de documentos en papel, lo que permite documentos
cruzados o kardex y largas listas utilizando sistemas de codificación y
clasificación para técnicas de recuperación de información.

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 La gestión documental es la forma o medio de archivar la información
requerida de forma manual o digital. La gestión documental ofrece una
amplia gama de técnicas modernas basadas en la mejora de la toma de
decisiones para hacer más eficiente la organización y el uso adecuado de
los documentos.

Los documentos de archivo son muy importantes administrativa y

culturalmente ya que son críticos para la toma de decisiones en un gran
número de actividades, por lo que en este proceso también se debe
considerar la tabla de retención de documentos, que es una lista de series
con sus correspondientes subseries y tipos de documentos, a los que se les
asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida del
documento, es por esto que la gestión documental se considera crucial en
cualquier empresa, ya sean grandes o pequeñas, o pertenezcan a un
determinado sector del mercado (ya que la cantidad de documentos
presentes en cada empresa es mayor o menor, pero siempre se convertirán
en la fuente de información que refleja la evolución, la gestión y los cambios
de la empresa.

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