Código SHE.PRO.

004

Versión 1.0
Procedimiento
Fecha
COMUNICACIONES INTERNAS Revisión
18/09/2020

Y EXTERNAS SST Fecha

Aprobación
18/09/2020

Página 1 de 6

OBJETIVO

Determinar el método para el establecimiento de las comunicaciones externas e internas dentro de

las instalaciones de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L..

ALCANCE

El presente documento es de aplicación a todo colaborador propio, proveedor, contratista y/o tercero
que ingrese a las instalaciones de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L.

DEFINICIONES

- SST: Seguridad, Salud en el Trabajo.

RESPONSABILIDADES

- Es responsabilidad del Gerente General brindar los recursos necesarios para la

implementación y mantenimiento de este procedimiento.

- Es responsabilidad del Supervisor SST, tener disponible para los colaboradores el formato de
comunicación SST en lugares estratégicos.

- Es responsabilidad de los Jefes/Encargados de áreas y el Supervisor de SST, que todo

colaborador de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L. sepa cómo usar el formato de
comunicaciones SST.

- Es responsabilidad de todos los colaboradores, reportar actos o condiciones inseguras usando

el formato de comunicaciones SST.

- Es responsabilidad del Supervisor SST responder y gestionar de manera semanal a las

comunicaciones SST realizadas.

- Otras responsabilidades se detallan a lo largo de este procedimiento.

COPIA IMPRESA CONTROLADA

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE Página 1 de 6
 Código SHE.PRO.004

Versión 1.0
Procedimiento
Fecha
COMUNICACIONES INTERNAS Revisión
18/09/2020

Y EXTERNAS SST Fecha

Aprobación
18/09/2020

Página 2 de 6

DOCUMENTOS RELACIONADOS o DE REFERENCIA

- Marco legal vigente

DESCRIPCION

1. Comunicaciones internas
Las comunicaciones internas son las que se desarrollan desde, hacia y/o entre representantes de las
partes internas de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L.

1.1 Comunicaciones institucionales

La Empresa implementa al menos una herramienta para la difusión de las
comunicaciones al personal:

a) Murales:
Son exhibidores de información interna, donde bajo responsabilidad del Jefe de
Logística en coordinación con el Supervisor SST, se incluyen aspectos de difusión
del área SST. Se cuenta con un mural al ingreso de las instalaciones.

En los murales de cada área, se exhibe al menos la siguiente información:

a) Indicadores de Seguridad y Salud.

b) Planilla de IPERC y mapa de riesgo
c) Investigaciones de Accidentes
d) Programas de diversas actividades de SST, etc.

1.2 Comunicaciones originadas por el personal de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L. o

personal de empresas contratistas

Generación de Formato de Comunicaciones SST

Todo colaborador propio de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L., de empresas contratistas
o visitantes, pueden comunicar una inquietud relacionada con un tema de Seguridad,
Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, completando el formato de comunicaciones SST
(Formato de comunicaciones SST).

COPIA IMPRESA CONTROLADA

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE Página 2 de 6
 Código SHE.PRO.004

Versión 1.0
Procedimiento
Fecha
COMUNICACIONES INTERNAS Revisión
18/09/2020

Y EXTERNAS SST Fecha

Aprobación
18/09/2020

Página 3 de 6

La inquietud puede incluir la observación de una situación riesgosa, un incidente, una

potencial no conformidad, una sugerencia de mejora o una solicitud de información.

El formato de comunicaciones SST, contiene al menos un campo para describir la

observación y un campo para asentar los datos de la persona que la genera.
Los formatos de comunicación SST (Formato de comunicaciones SST), se encuentran
siempre disponibles en el ingreso de la instalación de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L.,
junto con un buzón para depositarlos una vez completos.

Así mismo, las comunicaciones SST también se incluirán en las reuniones varias de SST
para ser gestionadas.

Recepción y Análisis de Comunicaciones Internas SST

Con una frecuencia semanal, bajo responsabilidad del Supervisor SST en coordinación
con el Asistente Administrativo, se colectan todos los formatos del buzón.

Si la comunicación recibida no tiene relación con la Gestión SST se deriva al área que
corresponde y se cierra el caso.

Si se detecta que lo que se está reportando es un casi accidente o incidente se realiza la

investigación, se registra su resultado en el formato de respuestas SST (Formato de
respuestas SST), se establecen las acciones preventivas y correctivas (respuesta) en el
mismo formato y se la publica en el mural SST.

De ser necesario planificar la acción derivada de la comunicación, la misma es cargada

en la planilla de seguimiento de SST. En caso de tratarse de una situación no conforme,
se procede a catalogarla como tal.

Los formatos de comunicaciones SST son archivadas en el registro de comunicaciones

internas y/o externas.

COPIA IMPRESA CONTROLADA

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE Página 3 de 6
 Código SHE.PRO.004

Versión 1.0
Procedimiento
Fecha
COMUNICACIONES INTERNAS Revisión
18/09/2020

Y EXTERNAS SST Fecha

Aprobación
18/09/2020

Página 4 de 6

2. Comunicaciones externas
Las comunicaciones externas son las que se desarrollan desde alguna parte interesada externa
a B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L.

Recepción de Comunicaciones Externas

Existe la posibilidad de que una persona externa, intente comunicarse con algún representante
de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L., por algún asunto relacionado a la Gestión SST. Esta
comunicación se recibe directamente en las instalaciones de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L.

Una vez recibida la comunicación, la Asistente Administrativo envía al Supervisor SST para su
gestión.

La comunicación recibida en la instalación puede ingresar por tres vías

a) Comunicación telefónica
b) Comunicación escrita
c) Apersonándose a la Empresa.

a) Comunicación Telefónica
En B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L., todas las comunicaciones telefónicas, son
recibidas por la Asistente Administrativo y derivadas automáticamente al Supervisor SST
o al Coordinadora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En caso no se encuentren ni el Supervisor SST ni la Coordinadora del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se solicitará al informante el nombre y
número de teléfono para enviar la respuesta.

b) Comunicación Escrita
Las comunicaciones externas escritas ingresan a recepción de B&V INGENIERÍA
TOTAL S.R.L., y son entregadas al Supervisor SST y/o a la Coordinadora del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

c) Apersonándose a las instalaciones de B&V INGENIERÍA TOTAL S.R.L.,

Si un individuo ajeno a la empresa, se presenta en las instalaciones de B&V
INGENIERÍA TOTAL S.R.L., con la intención de formular un reclamo relacionado con la
Gestión SST, la Asistente Administrativo deriva al Supervisor correspondiente de esta,

COPIA IMPRESA CONTROLADA

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE Página 4 de 6
 Código SHE.PRO.004

Versión 1.0
Procedimiento
Fecha
COMUNICACIONES INTERNAS Revisión
18/09/2020

Y EXTERNAS SST Fecha

Aprobación
18/09/2020

Página 5 de 6

en caso no este, se contacta telefónicamente a la Coordinadora del Sistema de Gestión

de Seguridad y Salud en el Trabajo para recibir instrucciones. Si la Asistente
Administrativo no puede contactarse con la Coordinadora del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, en su defecto, completa el formato de comunicaciones
SST y solicita a la persona que deje su nombre, teléfono y dirección para gestionar la
respuesta a su inquietud.

d) Análisis de comunicaciones externas

Primeramente, se analiza si el caso tiene potenciales implicancias legales o conflictivas,
para definir si la misma puede ser analizada y respondida por los Jefes/Encargados de
áreas correspondientes en coordinación con el Supervisor SST, o si se debe involucrar
para ello a un asesor legal, según corresponda.

Todas las presentaciones externas vinculadas con la Gestión SST, llevan la firma del
Gerente de la Empresa, en caso este ausente la tarea será designada a la Asistente
Administrativo.
Si las comunicaciones incluyen documentos oficiales que deban ser remitidos a otras
áreas, se conservan sus copias bajo responsabilidad de la Asistente Administrativo.

Si se detecta una situación no conforme se procede según lo establecido en el

procedimiento Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

e) Archivo y Seguimiento de Comunicaciones Externas

Los documentos correspondientes a las comunicaciones externas, se archivan en una o
varias carpetas separadas por el nombre de cada organismo que estuviera involucrado o
bien de terceras partes, incorporando secuencialmente todas las comunicaciones
entrantes y salientes de un mismo tema.

El seguimiento de las comunicaciones que necesiten programación de acciones

correctivas / preventivas, se realiza mediante la carga de los eventos de comunicación
en la planilla de seguimiento de SST (ver Procedimiento de acciones correctivas y
preventivas).

COPIA IMPRESA CONTROLADA

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE Página 5 de 6
 Código SHE.PRO.004

Versión 1.0
Procedimiento
Fecha
COMUNICACIONES INTERNAS Revisión
18/09/2020

Y EXTERNAS SST Fecha

Aprobación
18/09/2020

Página 6 de 6

REGISTROS

Resp. Recolección
Identificación Tipo Soporte Archivo Disposición
registro
Supervisor SST Y
SGBV-F-SST-10 Supervisor SST Y
Coordinadora del Unidad C\SST
Formato de Jefes/Encargados de
Sistema de Gestión de Físico
Comunicaciones área, Asistentes
Seguridad y Salud en
SST Administrativas
el Trabajo
SGBV-F-SST-11 Supervisor SST Y
Supervisor SST Y
Formato de Coordinadora del
Jefes/Encargados de
Respuestas de Sistema de Gestión de Digital Unidad C\SST
área, Asistentes
Comunicaciones Seguridad y Salud en
Administrativas
SST el Trabajo

INDICADORES DE PROCESO

Los indicadores del Sistema de Gestión de SST se encuentran registrados en el procedimiento

Fijación de Objetivos, Metas e Indicadores.

ANEXOS

No contiene.

MODIFICACIONES

Fecha Revisión Detalle de la modificación

12/06/2018 001 Emisión
29/04/2021
001 Revisión

APROBACION DEL DOCUMENTO

Revisó: Autorizó:

Cargo Supervisor SST Cargo Gerente General

COPIA IMPRESA CONTROLADA

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE Página 6 de 6