PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA EJECUCION DE

PROYECTOS DE INVESTIGACION

INTRODUCCION
El Convenio de Cooperación Técnica y Administrativa número Once Guion Dos Mil Quince (11-2015),
entre el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación –MAGA- y el Instituto Interamericano
de Cooperación para la Agricultura –IICA-, para la Ejecución del Acuerdo entre el Gobierno de los
Estados Unidos de América y el Gobierno de Guatemala para la Implementación del Objetivo x’
Estratégico “OE2” tiene por objeto establecer la cooperación técnico administrativa que el IICA
prestara al MAGA.

Para la ejecución del Programa, el MAGA a través del IICA concertará cartas de entendimiento con
cada institución participante en el que se establecerán las responsabilidades de ambas partes.

Para lograr su objetivo, el Programa CRIA cuenta con varios componentes a ejecutar a través de
distintas instituciones públicas, privadas y académicas como se indica en el Manual Operativo del
Programa:

Componente 1: Fortalecer las capacidades de los consorcios de actores locales, para gestionar y
participar en investigación aplicada en las cadenas priorizadas por región, tiene como objetivo el
fortalecimiento de las capacidades de los consorcios de actores locales relacionados a las cadenas
priorizadas en las tres regiones donde opera el proyecto para gestionar y participar en la
investigación aplicada.

Componente 2: Fortalecer las capacidades de los consorcios institucionales para realizar

investigación, en respuesta a las necesidades de las cadenas priorizadas por región, tiene como
objetivo trabajar en una manera interdisciplinaria e interinstitucional para responder a las
necesidades de los consorcios de actores locales y apoyar a los últimos en la innovación a través de
la investigación estratégica y aplicada.

Componente 3: El Sistema Nacional de Extensión Rural (SNER), integra los resultados de la

investigación, conocimientos eficientes y accionables para el beneficio de los actores de las cadenas,
tiene como objetivo orientar a fortalecer procesos y relaciones entre los actores locales y las
instituciones nacionales para lograr sinergias entre la oferta y demanda de la investigación con el
conocimiento local y exógeno, con este propósito se busca generar y validar el conocimiento
necesario para mejorar la productividad, rentabilidad y sostenibilidad de las cadenas priorizadas en
los territorios.
Componente 4: Crear Capacidades y Operacionalizar mecanismos que aseguren la sostenibilidad
financiera y continuidad de la investigación de cadenas y en consorcio, promoviéndolos a nivel
Nacional, tiene como objetivo fortalecer la capacidad de los actores institucionales en consorcios
(ICTA, MAGA, UNIVERSIDADES) para que con base en demanda de actores locales (miembros de
Cadenas y aliados) y políticas públicas nacionales, gestionen fondos, para dar continuidad y ampliar
la aplicación del método de investigación desarrollado por el proyecto y garantizar la sostenibilidad
del mismo.

I. ANTECEDENTES

Con fecha Treinta de septiembre de dos mil catorce se suscribió un Acuerdo entre Gobierno de los
Estados Unidos de América y el Gobierno de Guatemala para el Suministro de Productos Agrícolas
bajo el Régimen de Alimentos para el Progreso con implementación del Objetivo Estratégico “OE2”
del Convenio de Donación entre la República de Guatemala y los Estados Unidos de América, el cual
en su Anexo “A” denominado Plan de Operaciones Alimentos para el Progreso año fiscal 2014 en
su numeral 3, literal (c) indica que el MAGA, a través de un acuerdo de Cooperación Técnico-
Administrativo con el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura –IICA-

II. OBJETIVO GENERAL

1. Alcanzar resultados sobre los indicadores del marco lógico en la parte del Componente 3:
El Sistema Nacional de Extensión Rural (SNER), integra los resultados de la investigación,
conocimientos eficientes y accionables para el beneficio de los actores de las cadenas, tiene
como objetivo orientar a fortalecer procesos y relaciones entre los actores locales y las
instituciones nacionales para lograr sinergias entre la oferta y demanda de la investigación
con el conocimiento local y exógeno, con este propósito se busca generar y validar el
conocimiento necesario para mejorar la productividad, rentabilidad y sostenibilidad de las
cadenas priorizadas en los territorios.

III. PROPOSITOS DE ESTE DOCUMENTO

 Socializar las normas del IICA para la ejecución del programa CRIA y que estas amplíen y
complementen los procedimientos administrativos, contables y financieros del programa.
Estas normas serán la guía oficial para todas las operaciones técnicas de presupuesto, los
 procedimientos administrativos contemplan un sistema de finanzas y contabilidad para la
operación de estas funciones. Todas las referencias en los formularios, transacciones y
funciones están hechas en términos correspondientes a este sistema

 Dar a conocer las normas institucionales para adquirir bienes y contratar servicios de forma
oportuna mediante el uso de métodos competitivos, de conformidad con las normas
establecidas en el Reglamento del Director General (RDG), el Reglamento Financiero y el
Manual de Adquisiciones del (IICA).

 Fortalecer el conocimiento para de los investigadores de los consorcios regionales y locales,

para gestionar y participar en investigación aplicada en las cadenas priorizadas por región
para una oportuna gestión y ejecución de recursos dentro las investigaciones, en respuesta
a las necesidades de las cadenas priorizadas.

IV. BENEFICIARIOS

Se denominará “Beneficiarios” a las instituciones en dos grupos:

a) Beneficiarios Directos:
 El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícola –ICTA-
 Universidades y sus Centros Regionales
i. Universidad de San Carlos de Guatemala
ii. Universidad Rafael Landívar
iii. Universidad del Valle de Guatemala
iv. Universidad Rural de Guatemala
 Agencias de Extensión Rural del MAGA
 Otros Actores vinculados con la transferencia de Conocimiento.
 Actores Locales en las cadenas de valor agrícolas que tendrán acceso al
conocimiento.

b) Beneficiarios Indirectos:
 Red Nacional de Grupos Gestores
 Escuela Nacional Central de Agricultura –ENCA-
 Escuelas de Formación Agrícolas –EFAs-
 Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza –CATIE-

Las Instituciones deben estar dispuestas a:

 1. Entregar toda la información requerida para el seguimiento y cierre del programa CRIA,
incluidas la información financiera que les sean solicitadas en cualquier momento. Asimismo,
la información proporcionada podrá utilizarse como testimonio del uso de los fondos y del
impacto de los servicios brindados.

2. Sujetarse a la evaluación de los resultados y del monitoreo de impacto y de las auditorias

técnicas y financieras que se realicen por parte del IICA o por quien éste determine.

3. Participar en las reuniones convocadas por el IICA, relacionadas con la ejecución de los
fondos proporcionados

4. Facilitar el seguimiento de los logros alcanzados y una evaluación del impacto económico
del proyecto.

5. Cumplir con lo establecido en el presente documento de procedimientos administrativos.

V. POLITICA INSTITUCIONAL

Que las adquisiciones sean las de menor precio, pero de la más alta calidad y que las condiciones de
compra sean las óptimas que ofrece el mercado.
Que la Política anti-fraude y anti-corrupción, con la que el IICA cuenta es con mecanismos de
prevención, detección, reporte, denuncia y sanción de fraude y corrupción como parte integral de
sus buenas prácticas de gobierno y administración. Consistente con su código de ética, sus valores
y la ley aplicable en los países que opera, el IICA mantiene una política de tolerancia cero con
respecto al fraude y la corrupción. Esta política aplica tanto al personal del Instituto como a las
personas físicas y jurídicas con las cuales se relaciona en diferentes actividades.

VI. RUTA DE EJECUCION

1. Elaboración de Proyecto de Investigación y de su presupuesto (este debió haber pasado todo
el proceso anterior a la presentación de comité).

a) Enviar al correo electrónico (Coordinador de cadena), el protocolo y ficha

presupuestaria (en formato Excel con el detalle de los rubros de gastos) y solicitarle por
favor asigne la Terna evaluadora de profesionales expertos en el tema.
 b) Revisa terna evaluadora y hará de conocimiento las observaciones y el resultado de la
evaluación.

c) Si tuviera observaciones, se deben realizar las correcciones al documento de protocolo

de investigación y enviarlo nuevamente al Coordinador de cadena.

d) Aprobado por la terna el coordinador de cadena enviara el protocolo y ficha

presupuestaria corregida Representantes Institucional del CRIA.

e) El Representante Institucional enviara el protocolo y ficha presupuestaria a la

Coordinación del CRIA para que este sea incluido en el programa de evaluación del
Comité Técnico.

2. Presentación para aprobación ante el Comité Técnico del Programa CRIA

a) No Aprobado; no remitir ficha presupuestaria para revisión.

b) Si Aprobado; atender numeral 3

3. Revisión por la parte contable del CRIA sobre la ficha presupuestaria; se hace énfasis que
dentro del presupuesto de los proyectos de investigación no se pueden proyectar compras
sobre equipos de mobiliario y equipo, equipo de cómputo, equipo (laboratorio, campo) se
haya adquirido o contemplado dentro del plan de compras (fortalecimiento institucional).

c) Ficha presupuestaria con Observaciones; se remitirá al investigador principal para atender

a las correcciones.
d) Ficha presupuestaria correcta; paso siguiente (numeral 4)

4. Creación presupuesta en el Sistema Contable SAP del IICA; La parte contable del IICA realiza
los procedimientos internos ante la Sede del IICA para solicitar la creación de dicho
presupuesto dentro el sistema SAP.

5. Solicitud F1 para compra de insumos o servicios, otros (dependiendo la naturaleza de la

investigación); el investigador principal es el responsable de la investigación como de la
adecuada ejecución del presupuesto de la misma, para lo cual deberá:
a) Llenar correctamente el formato de Excel F1, solicitando todos los requerimientos para
el mes; ANEXO 1

a. Materiales o insumos las cuales deberán estar contempladas dentro el

presupuesto aprobado y creado; indicando cantidad, precio, proveedor

b. Adjuntar cotización sobre las adquisiciones solicitadas.

VALOR
VALOR MENOR O
METODOS DE ADQUISION O CONTRATACION MAYOR IGUAL
Adquisición o contratación directa (con una
cotización USD
escrita) Q 500.00 2,000.00

Adquisición o contratación mediante proceso

comparativo USD USD
de al menos 3 cotizaciones escritas. 2,000.00 50,000.00

NOTA: si dentro los proyectos de investigación existieran compras mayores a USD

2,000.00, estas deberán tener un cuadro comparativo, presentarse ante comité de
compras del IICA para su aprobación, a través de un acta.

c. Trabajos agrícolas (dependiendo la naturaleza de la investigación)

d. Viáticos (investigadores ICTA) de acuerdo a lo establecido.

b) Si la F1 es correcta la administración del CRIA analizará los gastos y de acuerdo a su

naturaleza emitirá un cheque como anticipo a nombre del gesto de la cadena a donde
pertenece el proyecto de investigación.

c) El gestor trasladara los fondos al investigador principal para que éste realice las compras
sobre los materiales e insumos solicitados, es importante mencionar que dentro los
 anticipos no se aceptaran compras diferentes a lo solicitado en la F1, esto debido a que
cada compra se carga a un código presupuestario.

6. Liquidación con documentos contables sobre las solicitudes de compras de materiales y/o
servicios, esto debe ser dentro los 5 días hábiles posteriores de recibir los fondos a través
de la F1.

a) El investigador principal después de recibir los fondos realiza las compras y ordena todas
las facturas sobre las compras ya cotizadas.

b) Llena la hoja de liquidación y entrega al gestor de la cadena para que este revise y envié
a las oficinas del IICA. ANEXO 2

c) La administración del IICA revisa y elabora la I-5 para cerrar dicho anticipo y archiva.
ANEXO 3.

d) Si por alguna razón existieran devoluciones de efectivo cuando se realice anticipos de

recursos financieros, se deberá hacer la devolución mediante depósito bancario a la
cuenta a nombre de IICA-MONETIZACION No. 66-0021988-1 banco G&T
Continental, de donde se originó el anticipo hacer la notificación a la administración
del CRIA enviando la boleta de depósito a más tardar al día siguiente de realizado el
deposito.

Nota: ver ejemplo (copia adjunta)

7. Reintegros de gastos de alimentación, hospedaje y combustible; para todos los investigadores

que tiene el cobro de un incentivo (universidades) podrán solicitar el reintegro presentando
facturas contables emitidas a nombre del IICA, respetando los montos autorizados;

a) NOMBRE: IICA-CRIA
NIT: 371684-8
FECHA: El día que se recibe el bien o servicio
DIRECCION: 7ª. Av. 14-44 zona 9 y/o Ciudad
DESCRIPCION: Se debe detallar la compra o el servicio recibido
MONTO EN LETRAS: Que la factura también indique el total de la factura en letras.
 b) Montos autorizados; Desayuno Q. 40.00, Almuerzo Q. 65.00, Cena Q 40.00, Hospedaje
Q. 200.00.

c) Llena la hoja de reintegro firmada por la persona que utilizo los servicios. ANEXO 4
d) Adjuntar informe sobre las actividades realizadas. ANEXO 5
e) Enviar bitácora de kilometraje (si utilizo combustible). ANEXO 6

8. Viáticos y combustible; esto aplica solo para algunos investigadores que no sean de
universidades públicas o privadas y los límites de días serán de acuerdo a la naturaleza de la
institución, esto por el tipo de acuerdo o carta de entendimiento que exista con el IICA.

a) Los viáticos son personales y deben solicitarse de forma mensual a través de la F1

indicando las actividades a realizar y las fechas programadas.

País/Country moneda nacional /national currency

desayuno/ Almuerzo/
GUATEMALA breakfast Lunch Cena/Diner Hotel TOTAL
Viaticos por Dia Q 82.00 Q 165.00 Q 82.00 Q 494.00 Q 823.00

Nota: Si esto no se hace de esta manera automáticamente el gasto se reconocerá por

reintegro y deberán presentar facturas cumplir con los requerimientos por reintegro
indicado en el punto 7.

b) Dentro del presupuesto deberá existir la programación kilometraje sobre el combustible

de acuerdo a las localidades que estén indicadas en el proyecto de investigación la cual
se deberá respetar.

c) La liquidación de dichos viáticos es personal y se hará de forma mensual a través de un

informe (no se necesitan facturas de alimentación y hospedaje).

d) La liquidación del combustible es necesario enviar la factura sobre el monto exacto

solicitado (evitar que esta sea por más o menos cantidad).
 e) Se deberá llenar la bitácora de kilometraje recorrido. ANEXO 6

9. Trabajo Agrícola (Jornales)

1. OPCION 1
PAGO DIRECTO A LA CUENTA DE LA PERSONA QUE PRESTE EL
SERVICIO AGRICOLA

PROCEDIMIENTO
a) Planilla de trabajo agrícola, firmada por la persona que presta el servicio y del
investigador principal
b) Copia de DPI
c) Debe tener cuenta bancaria
d) Boleta de Deposito

2. OPCION 2
PAGO EFECTIVO A TRAVES DE ANTICIPO (GESTOR)

PROCEDIMIENTO
a) Investigador Principal envía F1, solicitando anticipo con 10 días hábiles a la fecha de la
actividad.
b) Emisión Cheque a nombre del Gestor de la cadena que necesite el gasto.
c) Gestor traslada los fondos al investigador principal.

LIQUIDACION
e) Planilla de trabajo agrícola, firmada por la persona que presta el servicio y del
investigador principal
f) Recibo de pago
g) Copia de DPI
 10. Pagos de Incentivos.

El comité Técnico del Programa CRIA es el encargado de verificar, evaluar y aprobar todos los
proyectos de investigación que los investigadores propongan este comité determinara si el pago
de incentivos es aprobado el cual a través de acta determino que la modalidad de pago será de la
siguiente manera:

a) Durante la ejecución de la investigación se podrán hacer pagos sobre el 60% de monto total
de los incentivos, contra informe de avances aprobado por la parte técnica del CRIA y factura
contable.

b) Al final de la investigación de acuerdo con el informe final aprobado por la parte técnica del
CRIA y factura contable se hará efectivo el pago sobre el restante 40% del total de los
incentivos aprobados.

EJEMPLO

FACTURACION INCENTIVOS
NOMBRE: IICA-CRIA
NIT: 371684-8
DIRECCION: CIUDAD

CONCEPTO INVESTIGADORES: Por apoyo en (número de horas) /mes sobre el % para el

proyecto (indicar nombre del proyecto) durante el mes de (indicar el mes).