La Administración

Lic. Susana Daleoso

Para que cualquiera de las organizaciones que pensemos (la familia, la escuela, la
empresa, la universidad, la municipalidad, el hospital, la sociedad en su conjunto)
trascienda en el tiempo debe funcionar bien.

Y funcionar bien significa que la sinergia entre los distintos roles de las diferentes
personas que las integran, se lleven a cabo de las maneras establecidas.

Y para que funcionen bien deben ser Administradas.

¿Qué es Administrar?

Una vez más consultemos el diccionario:

administrar. (Según el Diccionario de la Real Academia Española)
(Del lat. administrāre).
1. tr. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las
personas que lo habitan.
2. tr. Dirigir una institución.
3. tr. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.
4. tr. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad.
5. tr. Suministrar, proporcionar o distribuir algo.
6. tr. Conferir o dar un sacramento.
7. tr. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento. U. t. c. prnl.
8. tr. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de
ello o para que produzca mejor efecto. U. t. c. prnl.

Y de todas estas definiciones se nutre la definición que usted encontrará en la

Bibliografía Básica.

Materia : Organización y Sistemas -1-

Profesor: Susana Daleoso
 El Administrar aplicado a una Organización es sinónimo de ejercer la Ciencia
de la Administración.

La Ciencia de la Administración es aquella que permite que las Organizaciones

trasciendan el tiempo presente pues les otorga las herramientas necesarias
para que la sinergia entre los roles se desarrolle de tal manera que se cumplan
las metas previstas.

Todos lo integrantes de la organización deben “empujar” para alcanzar las metas

estipuladas. Eso significa que todos los integrantes de la organización deben ser
administradores en sí mismos: sí, todos, desde unos y otros roles, los más destacados y
los menos destacados, los “más importantes” y los “menos importantes”.

Para que cada “administrador” realmente oriente sus roles o tareas hacia la meta debe
crear valor significativo a la organización, esto se conoce como Superávit.

Niveles Jerárquicos
En toda organización es posible identificar 3 (tres) niveles jerárquicos,
independientemente del tamaño, meta, o a qué se dedique la organización. En algunas
organizaciones cada nivel o escalafón estará integrante por muchas personas y en otras
por pocas.

Es una idea generalizada que en las organizaciones son muchas menos las personas
“conducidas” que las que “conducen.

En realidad se trata de un orden de acuerdo, no sólo a los roles que se cumplen sino al
peso relativo que tienen el ejercicio de las distintas funciones administrativas en la
totalidad del tiempo dedicado al desenvolvimiento de la organización.

Esos 3 (tres) niveles jerárquicos son los siguientes:

Nivel Jerárquico Superior o Altos Mandos:

Se dedica fundamentalmente a conducir la organización hasta sus metas. Su

actividad fundamental es la toma de decisiones.

Materia : Organización y Sistemas -2-

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 Las tareas básicas que se realizan en este nivel son de planeación y formulación
de estrategias.
Su actividad se orienta hacia adelante; es decir, hacia el futuro de la organización.

Nivel Jerárquico Intermedio o Mandos Medios:

Su misión esencial es actuar de vínculo entre los mandos superiores y los niveles
operativos.

En este nivel se supervisa el rendimiento de la organización y se controlan las

actividades que se desarrollan para cumplir con el objetivo propuesto. Suelen
incluirse en este nivel a los especialistas que guían las actividades específicas y
técnicas y que trabajan en forma independiente o como integrantes de un grupo de
profesionales con la misma especialización

Nivel Jerárquico Inferior u Operativo:

Se dedica mayoritariamente a la ejecución de tareas.

Puede subdividirse en dos escalones.

Personal operativo:

Se encuentra en la base del modelo y está compuesto por personal de

operaciones. Sus tareas están vinculadas con las actividades primarias de
producción de bienes y servicios.
También se encuentra el personal de oficina, cuya actividad es la de
procesar transacciones.
Del trabajo del personal de oficinas surgen la mayoría de las entradas de
datos al Sistema de información.

Administración operativa:

La actividad principal es la supervisión del personal operativo, por lo que se

requiere una interacción intensa y extensa con el personal.
Estos administradores se encargan de que el personal operativo cumpla con
los lineamientos establecidos en cada actividad encomendada.
En este nivel, prácticamente, no se procesan transacciones, pero se utilizan
salidas resumidas del Sistema de Información.

Materia : Organización y Sistemas -3-

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Gráfica y tradicionalmente la organización se presenta de la siguiente manera de acuerdo
a la composición relativa de las personas intervinientes dedicadas a uno y otros mandos.

Materia : Organización y Sistemas -4-

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 LOS NIVELES JERÁRQUICOS

Nivel
superior

Niveles
Nivel de jerárquicos
mandos
medios

Nivel
operativo

A esta altura de la lectura ya podemos completar ideas anteriores afirmando que una
organización completa un sistema socio-técnico integrado, expresamente diseñado para
la concreción de algún propósito, que busca la satisfacción de sus integrantes, como así
también las del medio ambiente que la rodea.

Los Sistemas de Información de las organizaciones se basan, principalmente, en las

características de las actividades que realizan y en los tipos de decisiones que toman sus
integrantes; es decir, los administradores, los especialistas técnicos y profesionales y
personal de oficina u operación.

Las necesidades de información varían según sea el nivel de la empresa en que se

encuentre cada integrante, ya que cada uno tiene actividades que le son propias y, por lo
tanto, las fuentes de información pueden ser distintas.

Funciones Administrativas
Repetidas veces hemos hablado de Roles, papeles o actuaciones a cumplir según
mandato. Y esos roles amalgamados adquieren la figura de funciones. Esas funciones

Materia : Organización y Sistemas -5-

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deben desarrollarse en todos los niveles y rincones de la organización. Son, precisamente
esas funciones las que en una combinación total y general llevará adelante a la
organización al logro o alcance de sus metas

¿Cuáles son esas funciones?

Planificar: ¿a dónde se quiere llegar?

o Esta función es la que desarrolla el horizonte de la organización, la meta, el

fin. Pero debe tenerse en cuenta en esta actividad no sólo la meta última de
toda la organización en su conjunto, sino también la de cada grupo parcial y
de cada individuo en particular.
o También se define o establece en esta función, la manera de llegar hasta
esos fines.

Organizar: ¿Qué estructura es la más adecuada?

o A partir de las metas fijadas resultará importante pensar y decidir la “forma”

necesaria y pertinente para que esas metas se alcancen.
o ¿Será una organización con muchos departamentos o con pocos?
¿Estructurada de acuerdo a los pasos de la fabricación de sus productos o
según las líneas de productos que ofrece?

Integrar el personal: ¿Quiénes cumplirán los distintos roles?

o ¿Qué perfil, qué cualidades, qué formación deben tener cada uno de los
miembros en cada uno de los distintos puestos de trabajo?

Dirigir o Conducir: ¿Cuál será el tipo de liderazgo definido y adecuado para

organización?

o Quienes inviertan más tiempo en esta función deberán reunir requisitos,

cualidades y formación perfectamente en armonía con la identidad de la
organización.

Control: ¿Cómo se verificará que la organización alcanzó su meta?

o Esta función establecerá los distintos mecanismos para medir los resultados
y, a su vez compararlos con las metas establecidas en la etapa
correspondiente a la función Planificar.

A esta altura ya es probable que usted tenga claro que participamos, vivimos y nos
integramos, nosotros, las personas, de un sinnúmero de organizaciones.
También debe entenderse que en todas ejercemos roles y que en cada rol ejercido se
presentan todas las funciones administrativas mencionadas anteriormente pero con un
peso relativo distinto en cada rol y en cada organización.

Materia : Organización y Sistemas -6-

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Por ejemplo, en su trabajo usted es un Jefe de departamento, en el club es el Tesorero,
en la escuela de sus hijos es vocal de la asociación de padres, en su hogar es el padre de
familia. Sin embargo usted es siempre la misma persona.

En el siguiente esquema puede apreciarse la composición de funciones que tiene cada

Nivel Jerárquico.

Los altos mandos: Organizan, Planifican, Controlan y Dirigen

Los mandos intermedios: Dirigen, Organizan, Planifican y Controlan

Los niveles inferiores: Dirigen, Organizan, planifican y Controlan

LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

J
E
R
A
R
Q
U
Í
A
O
R Administradores
G de Nivel Planificar Organizar Controlar
A
N superior
Dirigir
I
Z
A
C Niveles
I Administradores
O jerárquicos
N de mandos
A medios
L

Nivel operativo:
Supervisores y
operarios

Y para que las personas ejerzan correctamente cada una de las funciones indicadas
resultará vital que desarrolle un conjunto de habilidades.

En el esquema precedente usted puede apreciar la relación entre los distintos niveles
jerárquicos y las funciones administrativas nombradas.

Materia : Organización y Sistemas -7-

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Habilidades Administrativas
Las Habilidades se aprenden, se desarrolla, se practican y se ejercen.
Es cierto que de acuerdo a la personalidad manifiesta de las personas se perfilan distintas
inclinaciones particulares en los individuos: hacia la comunicación, hacia las destrezas,
hacia la resolución de problemas, a ver las cosas en su conjunto.

Es así como es posible clasificar las distintas habilidades administrativas

La habilidad humana

 Hay personas decididamente orientadas en lo que hace a

relacionarse con otras personas: tiene el don de la comunicación en
armonía.

 Esta habilidad es indispensable para trabajar con otras personas.

La habilidad técnica

 Otras se destacan por la capacidad de desarrollar métodos de

trabajo, ciertos artes y técnicas.

 Esta habilidad es necesaria para trabajar con herramientas

La habilidad conceptual

 Hay personas capaces de capturar el todo y sus partes.

 Esta habilidad es importante para obtener una visión de conjunto

La habilidad de diseño

 Otras personas tienen facilidades para determinar los efectos y las

causas.

 Esta habilidad es imprescindible en la solución de problemas ya que

significa destrezas en el desarrollo de los procesos de toma de
decisiones.

Materia : Organización y Sistemas -8-

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 LAS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES
J
E
R
A
R
Q
U
Í
A
O
R
G Nivel Habilidades
A Conceptuales y
N superior
I de Diseño
Z
A
C Nivel de Niveles
I
O mandos jerárquicos Habilidades
N medios Humanas
A
L
Habilidades
Nivel Técnicas
operativo

Más allá de las inclinaciones de los individuos resultantes de las distintas personalidades
es posible aprender, desarrollar, practicar y ejercer las distintas habilidades
administrativas.
De hecho es imprescindible.

En el esquema precedente es posible apreciar la composición de las habilidades de

acuerdo al nivel jerárquico de las personas. Fíjese en la particularidad de que en todos los
niveles jerárquicos se destacan las habilidades humanas.

¿Por qué será?

Si partimos nuevamente de la premisa que la Organización es un Sistema Social

debemos recordar que uno de los rasgos diferenciadores de los Sistemas Sociales es
precisamente la Comunicación.

Entonces destaquemos:

Materia : Organización y Sistemas -9-

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 Los altos mandos priorizan las habilidades: Humanas,
Conceptuales y de Diseño y Técnicas

Los mandos intermedios priorizan habilidades: Humanas, Técnicas y

Conceptuales y de Diseño

Los niveles inferiores priorizan habilidades: Humanas, Técnicas y

Conceptuales y de Diseño

¿De qué dependerá entonces que la Organización alcance sus metas?

De la armonía de trabajo entre todas las personas que intervienen en la misma. Si todos
los individuos son administradores, todos, en mayor o menor medida dedicarán parte de
su tiempo de trabajo al ejercicio de las distintas funciones administrativas y en ese
ejercicio se pondrán en juego todas sus habilidades, fundamentalmente las humanas.

Por la definición misma de cada función se determinará imprescindible desarrollar

habilidades técnicas o habilidades conceptuales y de diseño.

Los niveles operativos dependen básicamente de las habilidades técnicas pues la

ejecución de tareas supone aplicar procedimientos, seguir procesos y cumplir reglas.

Los niveles superiores, en la responsabilidad de darle estructura a la organización y

planear su futuro y horizonte dependen, fundamentalmente, del desarrollo de habilidades
conceptuales y de diseño.

Productividad
En un determinado momento hemos hablado de Superávit y lo hemos relacionado con
Valor Agregado. Todo administrador debe estar convencido, en cada tarea a desarrollar y
en cada rol a cumplir, que debe producir valor agregado, que debe generar superávit para
la organización. No habría otra manera de que el camino recorrido conduzca a las metas
organizacionales.

¿Qué es técnicamente Superávit?

La mayoría de las definiciones que usted puede encontrar estarán referidas a los ingresos
y los egresos de la organización en materia de dinero. Y eso es así pues la aplicación del
término se aplica a variadas situaciones organizacionales.

También encontrará el término oponiéndose al concepto de Déficit.

Se habla entonces de

Superávit y /o Déficit Económico

Superávit y /o Déficit Presupuestario

Materia : Organización y Sistemas - 10 -

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Superávit y /o Déficit Fiscal
Superávit y /o Déficit Financiero
Superávit y /o Déficit Comercial

Así:

Cada administrador debe medir y evaluar la relación entre dos grandes aspectos de su
desempeño en la organización, en el marco de un período de tiempo establecido.

1- La relación (diferencia positiva o negativa) entre los resultados obtenidos y los

recursos insumidos y/o necesarios en dichos resultados.

2- La relación (diferencia, nula, positiva o negativa) entre los resultados obtenidos y

los resultados esperados (metas)

Del punto 1 surgen las definiciones de Superávit y déficit en el sentido amplio:

Superávit: cuando la relación entre los resultados obtenidos y los recursos insumidos y/o
necesarios en dichos resultados indica una diferencia POSITIVA.

Déficit: cuando la relación entre los resultados obtenidos y los recursos insumidos y/o
necesarios en dichos resultados indica una diferencia NEGATIVA.

Del punto 2 surge la definición y “fórmula” de Productividad.

resultados (dentro de un tiempo dado, considerada la calidad )

Pr oductivida d 
insumos

En palabras

Productividad: es la relación entre los resultados obtenidos en un período establecido y

los insumos aplicados.

Materia : Organización y Sistemas - 11 -

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El Administrador debe contemplar el Superávit y la Productividad, es decir, debe
obtener una diferencia positiva entre los Insumos y las Salidas de las Organización y
además las Salidas de la Organización deben ajustarse a lo previsto o planeado.

Para colaborar en esos puntos de partida o premisa agregaremos dos grandes conceptos
que acompañan las distintas actividades del administrador, como idea y como aplicación.
Se trata de la Eficacia y de la Eficiente.

Eficacia: se trata de alcanzar las metas. Cumplir con lo planeado

Eficiencia: se trata de alcanzar las metas con el mínimo de insumos posibles.

Si se comprende correctamente la profundidad de los términos; si cada administrador

resulta eficaz y eficiente en los distintos roles administrativos será productivo y aportará
superávit a la organización

Estas ideas habrá que completarlas con otra que comentamos en la Lectura 1: la
Sinergia.

La Sinergia nos permite “ir y venir” con éxito en la comunicación e interacción con los
demás integrantes de la organización: el desarrollo de esa capacidad nos aumenta las
probabilidades de eficacia y de eficiencia. En todo Sistema Social el éxito de los demás
depende del propio éxito y viceversa.

Al finalizar esta lectura usted debe haber comprendido que para que las organizaciones
puedan alcanzar sus metas deben ser administradas.

De eso se trata: estudiar la Ciencia de la Administración para aplicar los conocimientos en

las Organizaciones.

Entonces tenga presente:

Todas las personas son administradores.

Todos los integrantes de la organización ejercen todas las funciones

administrativas.

Los administradores (todas las personas integrantes de la organización) deben

desarrollar las habilidades administrativas.

Todos los administradores ejercen habilidades administrativas

Materia : Organización y Sistemas - 12 -

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 Dependiendo del rol a desempeñar en la organización, el tiempo dedicado a cada
función y habilidad varía.

Las Organizaciones deben ser productivas, es decir: sinérgicas, eficientes y

eficaces.

Todo administrador debe generar superávit para la organización.

Bibliografía de la Lectura 2

Koontz, H. y Weihrich, H. (obra citada): capítulo 1

Materia : Organización y Sistemas - 13 -

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