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PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERA

OBJETIVO DEL PROCESO: Definir las directrices estratégicas de la empresa y hacer seguimiento a los resultados del sistema de
gestión integrado.
PROVEEDORES Entradas ACTIVIDADES Salidas CLIENTES
Mercadeo Comportamiento de Programación de reuniones del comité de Visión, Misión.
quejas y reclamos gerencia y agenda. Política Integrada Procesos del
Necesidades del Análisis de necesidades de los clientes y toma Objetivos del SGI sistema de gestión
de decisiones sobre nuevos servicios o
mercado y cambios del Objetivos de calidad
modificación a los existentes.
entorno Definición y seguimiento del direccionamiento organizaciones
Gestión de calidad estratégico. Recursos para el
Gestión HSE Información de la Asignación de recursos necesarios para el SGI
satisfacción del cliente sistema de gestión de la calidad.
Auditorías internas Análisis del desempeño del sistema a través
Todos los Acciones de Mejora de las auditorías, mejoras, procesos, Necesidades de
procesos resultados del servicio, satisfacción del cliente, comunicación
relacionados Desempeño de los quejas y reclamos y cambios del entorno. Mejoramiento y
procesos, el servicio y Decisiones y acciones para el sistema de Proyectos de apoyo a la
gestión de calidad.
objetivos mejora gestión
Seguimiento a las acciones de los comités de
organizacionales gerencia.

Responsable del Registros generados Personal que participa en el proceso Documentos necesitados:
proceso Actas de comité de Comité de gerencia Manual de gestión integral
Gerente General dirección Jefe de Calidad, ambiental y SYSST Ley 100 de 1990
Carpeta de
direccionamiento
Recursos estratégico Seguimiento y medición del proceso
Financieros Informes de gestión El seguimiento de este proceso y su desempeño se realiza a través de las revisiones
Información del Planes de acción por la dirección y las auditorías internas al proceso
entorno y el
mercado
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PROCESO MERCADEO

OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar acuerdos comerciales oportunos y confiables con los clientes de la empresa, disminuyendo el
riesgo en la asignación de créditos a clientes potenciales
PROVEEDORES Entradas ACTIVIDADES Salidas CLIENTES
Planeación Directrices institucionales, Identificación de necesidades del mercado. Comportamiento
Estratégica recursos y decisiones Tratamiento de quejas y reclamos. de quejas y Planeación
tomadas relacionadas Programación y realización de visitas a reclamos. Estratégica
con el proceso clientes potenciales. Necesidades del
Información del entorno Análisis de créditos para clientes potenciales mercado y
Mercado y (obtención y verificación de información y cambios del
organismos situación financiera). entorno. Clientes
gubernamentales Realización de ofertas comerciales. Selección y
Necesidades del servicio Definición de los términos de negociación Ofertas y contratación
Clientes Autorización para análisis con los clientes. contratos
de crédito Elaboración y cierre de contratos. cerrados.
Modificaciones al contrato Preparación, presentación y cierre de Procesos
licitaciones. Información de afectados por la
Bases de datos Manejo y comunicación de las modificaciones modificación
información de la modificaciones de los contratos cuando se del contrato.
Fuentes de situación financiera del presentan. Mejoramiento y
información cliente Análisis e implementación de acciones de Acciones de apoyo a la
financiera mejora para el proceso. mejora. gestión

PROCESO VALOR AGREGADO

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OBJETIVO DEL PROCESO: Evaluar el desempeño del SGI y controlar la documentación aplicada en el sistema

PROVEEDORES Entradas ACTIVIDADES Salidas CLIENTES

Planeación Directrices institucionales, 1. AUDITORÍAS INTERNAS
Estratégica recursos y decisiones Elaborar el programa de auditoría para el SGC - Informe de Todos los
tomadas relacionadas e identificación de recursos necesarios resultados de la Procesos del SGI.
con el proceso Asignar auditores para la implementación del auditoría.
programa de auditorías Seguimiento a las
Aprobación del programa
Implementación de las actividades de auditoría
de auditorías. acciones generadas.
a los procesos, por los auditores internos
Generación de informes de auditoría a cada Informe de Planeación
proceso para la toma de acciones resultados del Estratégica.
Seguimiento a la toma de acciones en los programa.
procesos y sus resultados
Presentar informes de mejoramiento de la
auditoría a comité de gerencia
Empleados a entrevistar 2. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Todos los e información necesaria Control de las necesidades de documentación Apoyo en la
Procesos del SGI para el desarrollo de (Generación, actualización y anulación) interna realización de la Todos los
y externa
auditorías. documentación. Procesos del SGI.
Responsable del Apoyo a los queprocesos
participaeneneleldesarrollo
proceso de la Documentos
correctivas y Personal
Registros generados
Acciones documentación
Documentos necesitados:
proceso generadas Auditores
Programa de auditoría. internos. P0301. Gestión de la documentación
preventivas Edición de los documentos de acuerdo a las aprobados y
Jefe de gestión de
Todos los Plan de auditoría.
por las auditorías. Practicante. IN301 Directrices
distribuidos. de presentación de
Memorando de directrices definidas de presentación
calidad
Procesos del SGI documentos.
Control de las aprobaciones, revisiones, Programación de
asignación de auditores. IN302 Directrices para
Necesidades
Planes de auditoría. de versiones y distribución de la documentación difusión de la el manejo de
documentación interna y externa documentación
documentación.inválida.
Listas de chequeo.
Borradores de Control y manejo de la documentación P0302.
obsoleta Listado Procedimiento
maestro de para las
Informe de auditoría.
documentos
Informe de seguimiento. interna y externa del SGI auditorías internas.
distribución.
Recursos Documentación
Informe directivo. Obsoleta Seguimiento y medición del proceso
Tiempo del
personal auditor y Solicitud de PROCESO
- Causales VALORcorrectivas
de acciones AGREGADO y preventivas.
documentación.
auditado. Listado maestro - Cumplimiento del programa de auditoría.
documentos internos y - Comparativo entre periodo de resultados de auditoría.
Viajes y viáticos. externos.
Lista de distribución.
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OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar que los bienes y servicios comprados cumplen con los requisitos de compra especificados por los
procesos internos de la empresa
PROVEEDORES Entradas ACTIVIDADES Salidas CLIENTES
Planeación Directrices Elaborar el plan anual de compras para aprobación.
Estratégica institucionales, Priorización de las compras a realizar semana a semana. -Contratos y
recursos y Definición de fichas técnicas con los procesos internos. acuerdos con Proveedores
Identificación de necesidades de selección y evaluación de los
decisiones proveedores
proveedores.
tomadas Definición y mantenimiento de los criterios de selección y evaluación evaluados y
relacionadas Selección de proveedores de productos y servicios. seleccionados
con el proceso Incorporación de los proveedores al listado maestro de proveedores
de la Empresa. -Muestras de Gestión de
Proveedores Información de Realización de contratos, convenios y acuerdo con los proveedores producto calidad
los productos de cantidades, tiempos, asistencia, reclamos, devoluciones,
ofrecidos y servicios formas de pago, inspección de productos, etc., según sea Productos Procesos
muestras aplicable. comprados Operativos
entregadas por Generación de órdenes de compra.
PROCESOdeCOMPRAS
Recepción de productos/servicios los proveedores.
los Reevaluaciones Proveedores
Procesos Realización de verificaciones, inspecciones, tomas de muestra para periódicas
proveedores ensayos, recepción de la documentación del proveedor.
Operativos
Asignación de sitio dentro de la Bodega del material aprobado,
Especificaciones pendiente y rechazado según los resultados de la inspección. Informe a la
técnicas y Entregas de productos comprados a los procesos de acuerdo a sus dirección del
comerciales, requisiciones. desempeño de Direccionamiento
Gestión de documentos de Manejo y gestión de las condiciones de almacenamiento de la proveedores y estratégico
calidad compra bodega, condiciones ambientales, descargo de inventarios, del proceso y
manipulación de productos, verificación periódica de conformidad de acciones de
Resultados de productos. mejora tomadas
ensayos a
productos
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Responsable del Seguimiento y Personal que participa en el proceso Documentos necesitados:

proceso medición del proceso Comité de compras PGA-0101 Procedimiento de compras
Gerente de Jefe Compras Nacional Instructivo de selección de proveedores
compras - Cumplimiento de Jefe importaciones PGA-0102 Instructivo de re evaluación
proveedores, Calidad Auxiliar de compras de proveedores
de los productos de Jefe de almacén PGA-0103. Criterios de selección,
acuerdo a los requisitos Auxiliares de almacén evaluación y reevaluación
el contrato con Secretarias
proveedores

Tiempo de entrega,
Recursos cantidad entregada, Registros generados
Presupuesto anual Programa de Evaluación y selección FGA-001
de compras. Calificación, Reevaluación de proveedores FGA-002
Equipos de Devoluciones Requisición FGA-001
comunicación (fax, Orden de compra FGA-002
e-mail, teléfono, Contrato PROCESO FGA-003
COMPRAS
celular) Pólizas FGA-004
Computadora, Garantías FGA-005
Impresora Pruebas Laboratorio FGA-006
Scanner Comunicaciones al Proveedor FAG-007
Software Pliegos de condiciones FAG-008
ADQUIFÁCIL Consolidado propuestas FAG-009
Lista proveedor aprobado FAG-003
Manejo de inventarios
Orden de salidas de almacén
Etiquetado de productos no conformes
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OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar la disponibilidad del personal competente en los cargos que afectan la calidad de los productos, generen
impactos ambientales y estén expuestos a mayores riesgos. La competencia está basada en educación, formación, habilidades y experiencia.

PROVEEDOR Entradas ACTIVIDADES Salidas CLIENTES

Directrices Identificar el personal que afecta la calidad de los productos,
Planeación institucionales, generen impactos ambientales y estén expuestos a mayores
Estratégica recursos y riesgos, con los dueños de los procesos. Personal
decisiones Elaboración de perfiles de competencias competente
tomadas PERSONAL NUEVO Procesos del SGI
relacionadas Definición y aplicación de los criterios de selección del Actividades de
con el proceso personal de acuerdo a los perfiles definidos para los cargos capacitación,
(incluye: entrevistas, pruebas
PROCESOtécnicas y psicológicas,
GESTIÓN HUMANA de entrenamiento,
Procesos del Necesidades acuerdo al cargo) desarrollo de
SGI de personal Planear y controlar el plan de inducción al cargo, de las habilidades
competente personas que ingresan a la empresa
que impacta la Evaluar los resultados del “enganche” del personal Direccionamiento
calidad del PERSONAL VINCULADO Informe del estratégico
producto Planear las necesidades de mantenimiento de competencia en desempeño del
Responsabilidad los procesos proceso y
y autoridad de Implementar, registrar y hacer seguimiento
PROCESO GESTIÓN a programas
HUMANA de acciones de
los cargos formación, entrenamiento y desarrollo de habilidades mejora
Evaluar los resultados del plan de mantenimiento de tomadas
competencias y tomar acciones
TODO EL PERSONAL
Implementar programas de liderazgo y empoderamiento, para
mantener un ambiente fundamentado en los propósitos de la
empresa
Ejecutar permanentemente concursos, juegos, buzones de
sugerencias y actividades deportivas
Llevar los registros del proceso y el personal de la
organización, cumpliendo la ley vigente
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Responsable Registros generados Personal que participa en el proceso Documentos necesitados:

del proceso FGH-0001 Lista Dueños de procesos PGH-0101 Procedimiento para
Gerente gestión asistencia a eventos Coordinador Talento Humano competencias del personal
humana FGH-0002 Certificados Secretaria INGH-0101 Perfil del Cargo
de Asistencia PLGH-0101 Plan de Inducción
FGH-0003 Informes de
PLGH- 0102 Plan de Formación
Formación
capacitación,
entrenamiento
FGH-0004 Listado de
Recursos personal competente Seguimiento y medición del proceso
Presupuesto por cargos
anual de Eficacia del entrenamiento y las acciones que se suministran al personal para su
capacitación competencia
Equipos de
Cumplimiento del plan de capacitación
comunicación
(fax, teléfono, e-
mail,
Computadora,
Impresora
Software
RRHHFÁCIL