de las Entidades sin Ánimo de Lucro

Guía para la elaboración de actas

Cámara de Comercio de Montería

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Montería - Colombia
Con el ánimo de facilitar la correcta
elaboración de actas que deban inscribirse
en esta Cámara de Comercio, resumimos a
continuación los requisitos legales que
deben observarse:
Generales:
Nombre completo de la Entidad sin Ánimo
de Lucro.
Nombre del órgano social que se reúne, por
ejemplo: asamblea de asociados, junta
directiva, consejo de administración, etc.
Carácter de la reunión (ordinaria o
extraordinaria) Domicilio (ciudad), lugar y
fecha de la reunión.
Convocatoria - Forma en que se realizó la
convocatoria a la reunión:
¿quién debe convocar? La persona u
órgano que realizó la convocatoria. Por
ejemplo: el Representante Legal, la Junta
Directiva, etc.
M e d i o u t i l i za d o p a ra re a l i za r l a
convocatoria. Es la forma prevista en los
estatutos para notificar o citar a los
asociados. Por ejemplo: aviso de cartelera
en las oficinas de la entidad, publicación en
un diario de circulación en el domicilio
principal, comunicaciones escritas
enviadas a cada asociado, llamadas
telefónicas, etc.
Antelación: se debe informar con cuántos
días hábiles o comunes de anticipación se
citó a la reunión, y la fecha en la que se
realizó la citación a la reunión. Este
requisito no es necesario cuando se trate
de reuniones por derecho propio, de lo cual
se debe dejar constancia en el acta.
Importante.
Se recomienda, antes de realizar la
convocatoria, verificar en los Estatutos, lo
relativo a la persona u órgano, la forma y la
antelación prevista para citar a las
reuniones. Si en los Estatutos de la entidad
no hay cláusulas al respecto, o no son
completas, deben consultarse los
Reglamentos Internos permanentes que
regule la convocatoria.
Cuando los Estatutos o los Reglamentos
internos no expresan los requisitos antes
citados para efectuar la convocatoria, ésta
deberá efectuarse mediante aviso
publicado en un diario de amplia
circulación en el domicilio principal de la
entidad, y con quince (15) días hábiles de
antelación para las reuniones ordinarias, o
con cinco (5) días comunes para las
reuniones extraordinarias. Para calcular los
días, no debe tenerse en cuenta el día de la
citación a la reunión, ni el día dispuesto
para su realización.
Quórum:
Si se trata de actas de asambleas, indique el
número total de asociados hábiles
convocados, y el número total de asociados
hábiles (presentes y representados) o
delegados que asistieron, por ejemplo: se
citó a 100 asociados hábiles, asistieron 70.
O el porcentaje de asociados o delegados
hábiles que asistió. Ejemplo: se encuentra
presente el 60% de los asociados hábiles.
Si se trata de actas de Juntas Directivas o
Consejos de Administración, indique el
nombre completo de los miembros
presentes.
Tenga en cuenta que, los miembros de la
Junta Directiva o del Consejo de
Administración que se reúnen, deben estar
previamente inscritos en la Cámara de
Comercio. No obstante, para el Registro en
la Cámara de Comercio, es suficiente
indicar en el acta que, se dio cumplimiento
a la Ley y a los Estatutos en cuanto a
convocatoria y quórum.
Decisiones:
Indique con cuántos votos se aprobó cada
una de las decisiones tomadas en la
reunión, especialmente las relativas a
reformas estatutarias y nombramientos,
por ejemplo: «por el 70% de los
presentes», «por 30 votos a favor, 10 en
blanco y 7 en contra»; o en caso de
unanimidad, expréselo así en el acta.
Si la decisión consiste en una reforma
estatutaria, transcriba el texto de las
cláusulas modificadas, tal como van a
quedar.
Nombramientos:
El nombramiento debe hacerse por el
órgano competente previsto en los
estatutos. Es importante, antes de realizar
los nombramientos, verificar en los
estatutos, a quién le corresponde realizar
la designación. Por ejemplo: si en los
estatutos se expresa que el Revisor Fiscal lo
nombra la Asamblea, no procede su
nombramiento mediante acta de la Junta
Directiva.
Los nombramientos efectuados deben
corresponder a los cargos creados en los
estatutos. Por ejemplo: si el cargo creado es
el de Representante Legal, no debe
nombrarse Presidente.
Cuando se nombra Junta Directiva, debe
corresponder con el número de los
renglones previstos en los estatutos. Así
mismo, si los renglones de la Junta Directiva
son 3 principales con sus respectivos
suplentes, no deben nombrarse más
renglones de los creados, a menos que se
indique que, un determinado renglón
queda vacante o pendiente por designar.
Indique claramente el nombre, apellidos
completos y el número de identificación de
cada una de las personas nombradas.
Informe en el acta, si las personas elegidas
aceptaron los cargos. Si la aceptación no
consta en el acta, podrán enviarse cartas de
aceptación anexas al acta.
Aprobación del acta:
Debe existir constancia de aprobación del
texto del acta por parte del órgano social
que se reúne, o por todas las personas que
integran la comisión designada para
aprobar el acta. En este último caso,
deberán aparecer las firmas de estas
personas.
Firma o constancia de firma del presidente
y secretario de la reunión:
El acta debe estar firmada por el presidente
y el secretario de la reunión, o tener la
constancia de que el original que reposa en
el libro de actas se encuentra firmado por
estas personas.
Recomendaciones:
Para inscribir el acta que contenga la
aceptación de la renuncia de un
 Representante Legal o de un Revisor Fiscal,
es necesario que, en el mismo instrumento
se designe a la persona que habrá de
reemplazarlo.
Cuando se trate de reelecciones de
miembros de órganos colegiados, anexe la
carta de aceptación de las personas
designadas, e informe sus números de
identificación.
Cuando se trate de reelecciones de
Representantes Legales y Revisores
Fiscales, no es necesario realizar un nuevo
registro, ya que los mismos conservan tal
carácter hasta que se nombre una nueva
persona.
Cuando en los Estatutos no se indique
expresamente que, los Representantes
Legales serán elegidos por la Asamblea de
Asociados, la designación le corresponderá
a la Junta Directiva o al órgano de
administración respectivo.
El original del acta deberá reposar en el
Libro de Actas de la Entidad.
La copia que se envíe a la Cámara de
Comercio debe ser legible, para garantizar
su reproducción.
Si se envía fotocopia o extracto, ésta deberá
ser firmada por el Secretario o por el
Representante Legal de la entidad, en la
cual se exprese que es «fiel copia del
original que se encuentra en el Libro de
Actas». A cambio de lo anterior, puede
allegarse fotocopia autenticada ante
Notario Público.
Al solicitar la inscripción, cancele el valor
que le liquidará el cajero.