Ejercicio de Clase

Informe de Auditoría Operacional

Solución sugerida

Guatemala, 3 de septiembre de 2021 Ref.: Informe AI-4-2020

Señores del Consejo de Administración

Aires de Noviembre, S.A.,.
Ciudad

De acuerdo con el Plan Anual de trabajo de Auditoría Interna para el año 2021 y aprobado por el
Consejo de Administración, les informo lo siguiente:

ANTECEDENTES
La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una
organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar
y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Con base en el plan de trabajo del Departamento de Auditoría Interna, dirigido a la verificación de
las políticas y procedimientos aplicados por los diferentes departamentos de la Compañía y de
conformidad con nuestro Plan Anual de Auditoría Interna Hemos efectuado la evaluación de las
políticas y procedimientos de la compañía, correspondiente al período del 1 de enero al 30 de
Junio de 2021, con el propósito de verificar la eficacia de dichas políticas y procedimientos,
además, de identificar posibles deficiencias que puedan originar riesgos de fraudes en dichas
operaciones y con esto, verificar la razonabilidad de los saldos contables presentados.
Nuestro trabajo de auditoría se efectuó de conformidad con las Normas Internacionales para el
Ejercicio Profesional de Auditoría Interna y se limitó al área indicada y fue realizada del 6 de agosto
del año 2021 al 3 de septiembre de 2021, por el Lic. Víctor Manuel Sánchez, del Staff de Auditoría
Interna de esta compañía.

ASPECTOS RELEVANTES:
El presente trabajo se desarrolló con el objetivo de identificar, evaluar y, según sea el caso,
detectar oportunidades de mejoras a las políticas y procedimientos vigentes de la compañía,
incluyendo la verificación de los controles existentes, o la falta de los mismos necesarios para la
prevención de debilidades que originen riesgos de fraudes en el proceso de atención de reclamos.

Derivado de lo anterior, el resultado de la revisión realizada se puede resumir en los siguientes

aspectos identificados.

I. Deficiencias en la planificación de producción

II. Estrategias de mercado y ventas ineficientes
III. Problemas de liquidez
 HALLAZGOS DETECTADOS:

Hallazgo No. 1
Deficiencias en la planificación de la producción

Criterio: El departamento de Producción ha aumentado su costo de producción en un 15% con

relación al año anterior, se observan procesos ineficientes y pérdida de productos por no contar
con un programa de compras.

Condición: Se observó que existen deficiencias en la planificación de la producción, ausencia de un

programa de compras, mermas excesivas, producción defectuosa, exceso de personal, reproceso y
falta de control de calidad de los productos.

Causa: Mala planificación del área de producción y compras, ha provocado que el departamento
de producción cuente con exceso de personal, productos defectuosos y de poca calidad.

Efecto: El descontrol en estos departamentos son la causa de una producción ineficiente con un
costo de producción en aumento del 15% con relación al año anterior. Por lo que se considera un
nivel de riesgo alto.

Plan de Acción: Es importante que se proceda a realizar una restructuración del departamento de
producción y de compras, se diseñen nuevas políticas y manuales de procedimientos para el
adecuado funcionamiento del departamento y así bajar el costo de producción que ha ido en
aumento el último año, Tomar en cuenta el boletín no. 3 de auditoría operacional de compras

Hallazgo No. 2
Estrategias de Mercado y políticas de ventas ineficientes:

Criterio: Anualmente la compañía realiza un plan de ventas en las cuales con base a proyecciones
definen las metas de ventas para el siguiente año, sin embargo la compañía ha presentado un
descenso en ventas del 5% mensual a partir de marzo 2021.

Condición: La compañía no ha alcanzado su meta de ventas el cual fue presupuestado el año

anterior que creciera un 18% sin embargo el efecto ha sido opuestamente inverso a partir de
marzo 2021 las ventas han descendido un 5% mensualmente.

Causa: Estrategias de mercado inadecuadas y políticas de ventas ineficientes, han provocado un

mal funcionamiento y una baja en ventas.

Efecto: La ineficiencia en estos departamentos son la causa de la baja en ventas y el

incumplimiento de metas según lo proyectado. Por lo que se considera un nivel de riesgo medio.

Plan de Acción: Es importante que se proceda a realizar una estrategia de mercadeo lo antes
posible, que se replanten nuevas formas para atraer clientes y así aumentar las ventas como se
había propuesto, también reestructurar las políticas de ventas de manera que funcionen
eficientemente para el cumplimiento de metas. tomar en cuenta el boletín no. 4 de auditoria
operacional de ventas.
Hallazgo No. 3
Problemas de liquidez:

Criterio: La compañía para su adecuado funcionamiento y cumplimiento de obligaciones, debe ser

rentable y tener un alto índice de liquidez, actualmente en la compañía se tienen problemas de
altos índices de morosidad e incobrabilidad.

Condición: Se observó que la compañía tiene problemas de liquidez por deficiencias en la gestión
de cobranza y un alto índice de morosidad con riesgo de incobrabilidad del 40% de la cartera total,
dicha cartera asciende a Q. 19 millones.

Causa: La deficiencia en la gestión de cobranza y malas políticas implementadas por el

departamento de cobros genera una mala gestión de cobranza también genera un alto índice de
morosidad con riesgo a incobrabilidad esta cartera ya asciende a 19 millones de quetzales.

Efecto: Se ha observado un problema de liquidez en la compañía por estas políticas mal

implementas en este departamento. Por lo que se considera un nivel de riesgo alto.

Plan de Acción: Vigilar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por parte del personal
del área, estableciendo políticas eficientes que estudien a los clientes antes de ofrecerles
facilidades de pago y que no afecten a las cuentas por cobrar. Tomar en cuenta el boletín no. 5 de
auditoria operacional de cobros.

CONCLUSIÓN

En la revisión de las políticas de la compañía, por el período del 1 de enero al 30 de junio de 2021,
se detectaron deficiencias en los procesos administrativos, los cuales provocan riesgos de fraudes
y liquidez en la compañía.

RECOMENDACIONES

Realizar las acciones necesarias y/o indicadas para la corrección de las deficiencias señaladas en el
presente informe, con el objetivo de eliminar y/o reducir los riesgos probables de errores o
fraudes en la compañía. Para el efecto considerar las recomendaciones siguientes:

1. Que se proceda a realizar una restructuración del departamento de producción y

de compras, se diseñen nuevas políticas y manuales de procedimientos para el
adecuado funcionamiento del departamento y así bajar el costo de producción
que ha ido en aumento el último año.
2. Es importante que se proceda a realizar una estrategia de mercadeo lo antes
posible, que se replanten nuevas formas para atraer clientes y así aumentar las
ventas como se había propuesto, también reestructurar las políticas de ventas de
manera que funcionen eficientemente para el cumplimiento de metas. tomar en
cuenta el boletín no. 4 de auditoría operacional.
 3. Vigilar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por parte del personal
del área, estableciendo políticas eficientes que estudien a los clientes antes de
ofrecerles facilidades de pago a que no afecten a las cuentas por cobrar. Tomar en
cuenta el boletín no. 5 de auditoria operacional.

El Departamento de Auditoría Interna desea expresar su agradecimiento por la cooperación

recibida durante la revisión por parte del personal y funcionarios de dicho departamento.

Atentamente,

Lic.
Coordinador Auditoría Interna

Vo. Bo.
José Ernesto Porres
Director de Auditoría Interna

c.c. Gerencia General

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