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BOLILLA VI

DISEÑO DE ARCHIVOS

Para los sistemas de información, los archivos son un conjunto de datos relacionado que se
almacenan como un todo, bajo un nombre único. Los archivos más importantes en un
sistema de información son las tablas. En las tablas cada fila es un registro y cada
columna un campo. Cada intersección entre una fila y una columna está ocupada por un
dato. Un dato es un valor que adquiere un atributo para una entidad. Un campo es una
variable/atributo. Podemos decir que cada entidad (registro) están caracterizadas por los
mismos atributos. Por lo tanto, físicamente un archivo está compuesto por registros y los
registros por campos.

Un archivo tiene valor no solamente por los datos que contiene, sino por la facilidad que
ofrece para recuperar los datos necesitados en un momento.

Tipos de archivo

Según la entidad almacenada

- Tablas maestras

Son tablas que contienen entidades maestras. Las entidades de una misma naturaleza,
tienen atributos comunes. Cada entidad necesita un único registro que será identificado
mediante un campo clave.

- Tablas transaccionales

Son tablas que contienen transacciones. Las entidades maestras se relacionan varias veces
con distintos propósitos. Por ejemplo: en una venta, los artículos se relacionan con los
clientes porque puede ser que un cliente compre dos veces el mismo artículo, pero en
cantidades y precios distintos. Cada uno de los encuentros es una transacción. Cada
transacción requiere un registro o varios, la transacción siempre debe tener una forma de
ser identificada. Por ejemplo: mediante el número de factura por la venta a un cliente.

Según los procesos de actualización

Toda tabla sufre variación en el transcurso del tiempo. Las variaciones que sufre una tabla
se conocen como altas o bajas según se incorporen o elimine registros. Las variaciones que
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sufren los campos de un registro se conocen como cambios. De acuerdo con esto podemos
distinguir entre dos tablas:

- Tablas actualizables

Tanto las tablas maestras como transaccionales sufren transformaciones. Los efectos de las
altas, bajas o cambio pueden reducirse a la tabla que se actualiza, sin afectar a otras. Sin
embargo, cuando las tablas están relacionadas la actualización de una puede afectar a la
otra. Lo que hay que decidir es si se va a ignorar, restringir o reflejar en cascada los
movimientos introducido en una tabla relacionada con otra. Esto se puede llevar a cabo a
través de reglas de integridad referencial.

- Tablas actualizadoras

Contienen altas, bajas y cambios que se procesan por lote. Las novedades de acumulan
durante un periodo, se graban en una tabla y se procesan en un momento. Los campos de
esas tablas son los mismos que los campos de las tablas a actualizar, más un campo que
indique de que novedad se trata.

Cuando a las tablas actualizadores se las somete a procesos de validación, es posible

encontrar errores a corregir. En este caso estos archivos actualizadores son a su vez
archivos actualizables.

Según la vida útil

- Permanentes

Son archivos que duran tanto como el sistema. Sufren variaciones a través de altas, bajas y
cambios, sin dejar de ser conceptualmente los mismos.

- Temporales

Son los archivos que tienen una vida corta. Es recomendable que estos archivos sean
destruidos automáticamente por el programa para que no ocupen espacio.
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Según contenido

- Tablas

Contienen registros de entidades maestras y transaccionales. Poseen dos partes: la

definición de la estructura y los registros de datos. Todos los registros tienen la misma
estructura, por lo que todos sus campos son de longitud fija.

- Archivo memo

Contiene textos sin límite de extensión que desarrollan uno o varios campos distintos de
datos de una tabla. Superan la limitación de los campos de longitud fija de las tablas.

- Índices

El ordenamiento de los registros de una tabla responde a numerosas necesidades,

dependiendo de los procesos a que serán sometidos. El o los campos por donde se ordena
se llaman expresión del índice, al que se le agrega el sentido ascendente o descendente.

Los índices pueden ordenar todos los registros o solo aquellos que cumplan con una
condición, que actúa como un filtro.

- Consultas

Contienen instrucciones en el leguaje SQL, de alto rendimiento. A partir de otras tablas

producen salida de cualquier complejidad. Las salidas son tablas temporales, destruidas al
dejar de usarlas, pero que pueden guardarse como tablas permanentes.

- Programas

Contienen comandos de programación que realizan uno o varios procesos. Se incluyen

formularios, informes y menús.

- Bases de datos

Son tablas especializadas, que registran tablas, relaciones, conexiones y demás. Permiten
definir reglas de validación interna y de integridad referencial.
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Según los tipos de registro

Los datos de entidades similares se guardan en registros. Estos pueden ser:

- Registros uniformes

Todos los registros contienen los mismos campos. La longitud de los campos puede ser fija
o variable. Si son con longitud variable se coloca una señal con puntos y comas o
caracteres especiales.

Las tablas VFP y Access contienen registro de longitud fija.

- Registros multiformes

Los registros contienen campos distintos, dependiendo de un campo que identifica el tipo
de registro o un campo que indica la cantidad de veces que se repite otro campo.

- Registros no unitarios

Son registros que contienen un campo o un conjunto de ellos, que siempre se iteran, es
decir, se repiten varias veces. Por ejemplo: supongamos una factura que tiene los campos
únicos factura, fecha y cliente, pero los campos artículo, cantidad y precio se interan 20
veces. Las desventajas son:

a- Desperdicio de espacio: si una factura registra solo la venta de un artículo, se ocupa

la primera iteración y quedan las 19 restantes vacías.
b- Imposibilidad de ordenar por campos iterados.
c- Dificultad para buscar: la búsqueda de un artículo específico complica la
programación.
- Registros unitarios

Son los registros uniformes de longitud fija que no tienen iteraciones. Toda iteración puede
convertirse en un registro unitario, para ello cada uno de los registros deberá llevar los
campos únicos y los iterados, estos últimos expresados una sola vez. El inconveniente
ahora es que los campos únicos como Factura, Fecha y Cliente se van a repetir en cada
registro que desarrolle la factura. Para evitar el desperdicio de almacenamiento, se pueden
generar dos tablas, una llamada factura y otra llamada detalles, con un campo que
podamos usar como clave.
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Según la seguridad

Los datos son recursos valiosos y deben ser protegidos. La seguridad se aplica a los
archivos permanentes, sean:

- Originales

Son los archivos sobre los que se trabaja cotidianamente. Hay varias formas de protegerlos:

a- Definir usuarios y permisos: se establece lo que cada usuario puede hacer sobre el
archivo. Al ingresar al sistema el usuario debe introducir una contraseña.
b- Restringir el uso: se puede establecer que los programas usen los archivos solo para
leerlos.
c- Usar instalaciones seguras.
d- Obtener copias de seguridad: se debe poseer copia de todos los archivos del sistema,
cualquiera sea su contenido.
- Copias

Si un archivo sufre daños irreparables se los puede reponer a partir de una copia. Mientras
más actualizada se encuentre la copia, más rápido será reponer los datos originales. Las
medidas de seguridad consisten en mantenerlas en gabinetes a prueba de fuego y de
campos magnéticos, en otro sector del edificio o en otro edificio.

Especificaciones de archivo

Las especificaciones de archivo son descripciones detalladas de lo que va a contener,

destinadas al programador. Los archivos que si requieren de especificaciones son:

- Tablas: las especificaciones pueden darse en concordancia con el software a emplear

o en modo genérico.
- Índices: ídem anterior.
- Integridad referencial: cuando se trabaja con tablas de base de datos, el analista
puede establecer cuáles serán las tablas a unir con relaciones permanentes y que
reglas aplicar para los cambios de claves y las altas y bajas de registros. La
integridad referencial depende del software usado.
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Nombre de archivo

Los nombres de archivos siguen reglas de formación fijadas por el sistema operativo usado.
Windows acepta nombres de hasta 255 caracteres. Prohíbe algunos caracteres, pero acepta
espacios intermedios. Dentro de los límites de tales reglas, el analista debe dar nombres
significativos a sus archivos.

Hay archivos que contienen todos los posibles registros de igual formato, por lo que el
nombre es uno solo. Otras veces, aunque los formatos de registro sean iguales, se usan
varios archivos, por una circunstancia que los diferencia.

Cuando hay varios archivos de contenido similar, deben tener nombres distintos. Para
formarlos, conviene que sigan una regla.

CURSOGRAMAS

Como sabemos el diseño y análisis del sistema de información es un proceso por el cual se
investigan los sistemas actuales con el fin de detectar necesidades y proponer sistemas
mejores.

Un sistema de información, es un sistema que procesa datos manuales y computarizados

para obtener información.

Para determinar las necesidades actuales hay que conocer los distintos componentes del
sistema para lo cual se utiliza el relevamiento de información. Una de las herramientas son
los cursogramas.

Concepto

El cursograma permite representar gráficamente procedimientos administrativos.

Constituye un elemento importante para la visualización global y esquemática del conjunto
de tareas administrativas.

A partir del cursograma se pueden determinar si la descripción del procedimiento es

completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de
hacerlos más eficientes.
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Información que brindan

Los cursogramas permiten conocer:

1- Unidades funcionales: son todas las unidades de la organización y fuera de ellas que
participan en el sistema.
2- Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los
procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
3- Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento.
4- Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
5- Como se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Antecedentes de los cursogramas

Antes de la aparición de los cursogramas se utilizaban diagramas sinópticos y analíticos

para graficar procedimientos administrativos. Estos diagramas surgieron para describir en
forma gráfica procedimientos fabriles.

Diagrama sinóptico

Presenta un cuadro general de como suceden las principales operaciones e inspecciones.

Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones e inspecciones que se realizan
para comprobar los resultados de esas operaciones.

Utiliza solamente dos símbolos:

1- Operaciones (circulo): indica que se altera el estado de un elemento con el que se está
trabajando.
2- Inspección (cuadrado): indica verificar calidad y cantidad conforme a especificaciones
preestablecidas.

Diagrama analítico

Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando todos los hechos sujetos

a examen.

Utiliza los siguientes símbolos:

1- Operación
2- Inspección
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3- Transporte (flecha que señala para la derecha): indica el traslado físico de los
trabajadores, materiales y equipos de un lugar a otro.
4- Espera (D): indica que hay un elemento esperando a que se produzca un
acontecimiento determinado.
5- Almacenamiento (triangulo invertido): indica el depósito de un objeto bajo vigilancia
en un almacén.

Normas IRAM

Para graficar los cursogramas tendremos en cuenta las normas dictadas por el Instituto
Argentino de Normalización y Certificación. Estas son:

- Norma 34501: símbolos para la representación gráfica.

- Norma 34502: técnica para la representación gráfica.
- Norma 34503: lineamientos generales para el diseño de formularios para la
representación gráfica.

Normas IRAM 34501

1- Operación (circulo): representa toda acción de elaboración, modificación o

incorporación de información.
2- Control (cuadrado): representa toda acción de verificación.
3- Demora (D): representa toda detención transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento determinado.
4- Archivo transitorio (triangulo invertido): representa el almacenamiento sistemático en
forma temporaria de elementos portadores de información.
5- Archivo definitivo (triangulo): representa el almacenamiento sistemático de forma
permanente de los elementos portadores de información.
6- Destrucción (X): representa eliminación de información.
7- Alternativa (rombo): indica que en el procedimiento pueden originarse distintos
cursos de acción.
8- Documento o soporte de información (rectángulo): representa el elemento portador de
la información.
9- Proceso no representado (hexágono): representa un conjunto de acciones que se
desconoce o que no interesa representar.
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10- Traslado (flecha hacia la derecha): tiene dos utilidades: representa el

desplazamiento físico del elemento portador de información y une los símbolos. La
flecha representa el sentido de circulación.
11- Toma de información: (flecha con guiones): representa el desplazamiento de
información sin desplazamiento físico del elemento portador de la información.
12- Conector ( ): representa la unión entre:
- Distintas unidades funcionales de un procedimiento en la misma página.
- Distintas páginas de un procedimiento.
- Distintos procedimientos graficados en distintas páginas.

Normas IRAM 34502

1- Dirección de diseño

La representación gráfica del procedimiento se realiza en sentido descendente, cuando las

operaciones se efectúen dentro de una misma unidad funcional, en sentido horizontal,
cuando el desarrollo del proceso determine un pase de unidad funcional. La dirección
puede ser ascendente para indicar un retroceso en el procedimiento o por economía de
espacio.

2- Ubicación de símbolos

Los símbolos se colocan dentro de las columnas de cada unidad funcional. Las columnas se
separan con rayas.

3- Líneas de traslado o de toma de información

Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o trazos según corresponda, indicando el

sentido de la flecha. La punta de la flecha es opcional salvo cuando se indica que la flecha
es ascendente o lateral.

4- Cruces de líneas

Se debe evitar cruzar las líneas. Cuando sea inevitable, se utilizan puentes de media
circunferencia.

5- Uniones de líneas de secuencia

Las líneas de secuencia se efectúan formando ángulo recto.

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6- Entradas y salidas de líneas a los símbolos

La entrada de líneas a los símbolos puede efectuarse por la parte superior o lateral y la
salida por la parte inferior o lateral. En el caso del símbolo alternativa, la entrada se realiza
solo por el vértice superior.

7- Símbolos iniciales medios o finales

Los símbolos se clasifican en:

- Símbolo inicial: es el símbolo del cual parte una línea o varias, pero ninguna llega
a él.
- Símbolo medio: es el símbolo al cual le llegan y del cual parten líneas.
- Símbolo final: es el símbolo donde llegan una o varias líneas pero que no parte
ninguna de él.
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FORMULARIOS

Aspecto de los formularios en pantalla

Controles

Botón: ejecuta una macro cuando se hace clic en él.

a- Ídem etiqueta.
b- Ídem etiqueta.
c- Ídem etiqueta.
d- Ídem etiqueta.
e- Ficha Márgenes: Permite establecer los márgenes izquierdo, inferior, derecho o
superior del texto del botón respecto de los lados del mismo o establecerlo en
Automático en cuyo caso se centra respecto de los lados.
f- Ficha Alineación
- Alineación del texto
 Horizontal: Permite seleccionar si el texto del botón se alineará a la derecha,
al centro, a la izquierda o se justificará respecto de los márgenes izquierdo y
derecho.
 Vertical: Permite seleccionar si el texto del botón se alineará en el borde
superior, al centro, o al borde inferior o se justificará respecto de los
márgenes superior e inferior.
- Orientación: Permite seleccionar la orientación el texto del botón según las
muestras.
- Tamaño automático: Activa o desactiva la posibilidad de que el tamaño del botón
se ajuste al texto del mismo.
g- Ficha Fuentes
- Fuentes: Muestra y permite seleccionar la fuente que desea.
- Estilo: Muestra y permite seleccionar uno de la lista de los estilos disponibles para
cada fuente.
- Tamaño: Muestra y permite seleccionar uno de tamaños disponible para la fuente.
- Subrayado: Muestra y permite seleccionar uno de los formatos de la lista de
subrayado disponibles.
- Color: Muestra una lista de los colores disponibles.
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- Fuente normal: Establece la fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos en

Estilo normal.
- Efectos
 Tachado: Atraviesa con un guion los caracteres de las celdas seleccionadas.
 Superíndice: Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación
superior con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto.
 Subíndice: Los caracteres seleccionados aparecen en una ubicación inferior
con respecto a los demás y con un tamaño de fuente distinto.
- Vista previa: Presenta el texto tal como se vería con las selecciones de formato de
fuentes aplicadas.

Cuadro combinado: cuadro de texto con una lista desplegable.

Formato de control

a- Ídem etiqueta.
b- Ídem etiqueta (solo aparece bloqueado).
c- Ídem etiqueta.
d- Ídem etiqueta.
e- Ficha control
- Rango de entrada: Hace referencia al rango que contiene los valores que se
mostrarán en la lista desplegable.
- Vincular con la celda: Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro
combinado.
- Líneas de unión verticales: Especifica el número de líneas que aparecerá en la
lista desplegable. Si la cantidad de opciones es mayor a este número se mostrará
la barra de desplazamiento vertical para visualizar el resto de ellas.
- Sombreado 3D: Muestra el cuadro combinado con un efecto de sombreado
tridimensional.

Casilla de verificación: activa o desactiva una opción.

Formato de control

a- Ficha colores y líneas

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- Relleno: Las opciones permiten elegir el color de relleno del cuadro que rodea a la
casilla y el porcentaje de transparencia del relleno.
- Línea: Las opciones permiten elegir el color, estilo, tipo y grosor de las líneas de
los bordes del cuadro que rodea a la casilla.
b- Ficha tamaño: ídem etiqueta.
c- Ficha proteger: ídem etiqueta.
d- Ficha propiedades: ídem etiqueta.
e- Ficha Web: ídem etiqueta.
f- Ficha control
- Valor: Determina el estado de la casilla de verificación; es decir, si está activada
(Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna de las dos (Mixto).
- Vincular con la celda: Permite seleccionar la celda en la que se devolverá el estado
de la casilla de verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda del
cuadro Vincular con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación
está desactivada, la celda contiene FALSO. Si la casilla de verificación es mixta, la
celda contiene #N/A. Si la celda está vacía, Excel interpreta que el estado de la
casilla de verificación es FALSO.
- Sombreado 3D: Muestra la casilla de verificación con un efecto de sombreado
tridimensional.

Cuadro de lista: muestra una lista de elementos.

Formato de control

a- Ídem etiqueta.
b- Ídem etiqueta (solo aparece bloqueado).
c- Ídem etiqueta.
d- Ídem etiqueta.
e- Ficha control
- Rango de entrada: Hace referencia al rango que contiene los valores que se
mostrarán en el cuadro de lista.
- Vincular con la celda: Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro
de lista.
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- Tipo de selección: Especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos

de la lista. Si se define el tipo de selección como Múltiple o Extendida, la celda
especificada en el cuadro Vincular con la celda no se tendrá en cuenta.
- Sombreado 3D: Muestra el cuadro combinado con un efecto de sombreado
tridimensional.

Botón de opción: Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de

grupo.

Formato de control

a- Ficha colores y líneas

- Relleno: Las opciones permiten elegir el color de relleno del cuadro que rodea al
borde y el porcentaje de transparencia del relleno.
- Línea: Las opciones permiten elegir el color, estilo, tipo y grosor de las líneas de
los bordes del cuadro que rodea al botón.
b- Ficha tamaño: ídem etiqueta.
c- Ficha proteger: ídem etiqueta.
d- Ficha propiedades: ídem etiqueta.
e- Ficha Web: ídem etiqueta.
f- Ficha control
- Valor: Determina el estado inicial del botón de opción; es decir, si está activado
(Activado) o desactivado (Sin activar).
- Vincular con la celda: En la celda vinculada se devuelve el número del botón de
opción seleccionado en el grupo de opciones.
- Sombreado 3D: Muestra la casilla de verificación con un efecto de sombreado
tridimensional.