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BOLILLA V

DISEÑO DE ENTRADAS

La información que se quiere obtener determina los datos de entrada.

Tipos de entradas

Según el origen:

1- Entradas generadas en el entorno: aportan datos del entorno que deben almacenarse
en tablas. Las actividades principales son la captura de datos y el control de su
corrección. Por ejemplo: los papeles que presenta previamente un alumno para
inscribirse a una carrera, de donde se toman los datos para generar los registros
maestros. A los efectos del diseño, las entradas generadas por el entorno son las que
importan ya que son la fuente de todas las salidas. El diseño de estas entradas se
materializa mediante el uso de formularios para capturar datos.
2- Entradas generadas internamente: son archivos generados por ciertos procesos que
posteriormente sirven de entrada para otros. Las actividades son la transcripción,
calculo, control, ordenamiento y comunicación. Por ejemplo: si se quiere conocer el
total mensual comprado por cada cliente en los últimos doce meses, se deberá usar
datos del archivo de clientes y de facturación.

Según la complejidad:

1- Datos elementales: un dato elemental es aquel que no puede descomponerse en datos

menores. Puede provenir de una estructura o ser independiente de ella. El primero
puede considerarse una estructura de un solo dato. El segundo es un dato que se
usa como filtro para llevar a cabo un proceso.
2- Estructura: son datos relacionados que definen una entidad maestra o transacción.
En sistemas manuales son los formularios y en sistemas computarizados los
registros de tablas. Es conveniente capturar los datos a través de formularios en
pantalla, porque admiten controles de cualquier complejidad.
3- Subestructuras: es un subconjunto de datos de un a estructura. Cuando una
subestructura está formada por un solo dato elemental puede considerarse
indistintamente subestructura o dato elemental. Las subestructuras se usan para
controlar y completar entradas generadas en el entorno. Por ejemplo: al registrar una
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factura hace falta el código y nombre del cliente que se toman de la estructura
clientes y el código, nombre y precio del artículo que se toman de la estructura
Artículos. Las subestructuras se usan para generar internamente tablas que serán
entradas de muchos procesos.

Según el procesamiento:

Las entradas generadas en el entorno son independientes al sistema, pero deben

capturarse en algún momento. El tiempo que transcurre entre la generación y la captura se
puede estriar o debe ser instantánea. En función de esto tenemos:

1- Procesamientos por lotes: consisten en tratar en un momento dado un grupo de

entradas similares, que fueron previamente acumuladas en un periodo. Se usa
cuando no se requiere un resultado inmediato de cada entrada. Por ejemplo: las
novedades del personal respecto a faltas, horarios de trabajo, casamientos,
vacaciones, feriados trabajados se acumulan durante un mes y se procesan al
momento de confeccionar los recibos de sueldos.
2- Procesamiento en tiempo real: consiste en procesar cada entrada en el momento que
se presenta. Por ejemplo: el registro de una operación bancaria.

Según el movimiento:

Toda tabla sufre variaciones a lo largo del tiempo. Estos cambios se llaman movimientos o
novedades. Los movimientos son de tres tipos:

1- Altas: son nuevos registros que se incorporan a una tabla.

2- Bajas: son registros que se eliminan de una tabla porque ya no forman parte de ella.
3- Campos: son registros que sufren modificaciones de uno o más campos. Las
actualizaciones se dan en los campos que no son clave.

Una clave es un campo o más que identifican un registro. Cada registro tiene su propia
clave. Las claves sirven para crear indicies que no admiten valores repetidos.

Al procesar los movimientos hay que hacer un control básico en las claves. Las altas exigen
que las claves de los registros a incorporar no existan previamente en el archivo. Por el
contrario, las bajas y cambios requieren que si existan.
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En el procesamiento por lotes es conveniente utilizar formularios en papel para las

novedades, que luego se transcriben a un archivo actualizador. La siguiente cuadricula ha
sido la más utilizada:

En cada casilla se escribe un carácter y cada renglón se usa para un registro. El código es
el campo clave y M es el campo que indica el tipo de movimiento.

- Para un alta, se llenan todos los campos.

- Para una baja, solo el campo clave y el de movimiento.
- Para un cambio, se requiere la clave, los campos que han variado y el tipo de
movimiento.

Cuando este formulario sea transcripto al archivo actualizador, el programa tomara este
archivo, le aplicara los controles básicos y, de ser correcta, afectara el archivo a actualizar.

Formularios

Existen distintos tipos de formularios:

1- Formularios independientes del sistema

Son totalmente independientes del sistema, pero contienen datos necesarios para él. Por
ejemplo: la factura o nota de débito de un proveedor afecta directamente nuestro sistema
de compras. Los datos que usa el sistema son una transcripción total o parcial de esos
formularios. No se puede modificar el diseño de estos formularios.
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2- Formularios preparados para el sistema

Son diseñados específicamente para el sistema, pueden ser en papel o pantalla. Cuando
son en papel, se llenan manualmente antes de transcribirlos a tablas. Estos pueden tener
una gran cantidad de errores, por ello, si el formulario lo permite, se pueden introducir
datos para su validación posterior.

Los formularios en pantalla tienen la apariencia de un formulario en papel, pero pueden ser
dotados de características más potentes.

3- Formularios preparados por el sistema

Son formularios de salida, impresos por un proceso, que sirve de entrada a otro proceso del
mismo sistema o de los que se obtienen datos que se almacenan en tablas que
posteriormente sirven para rendir cuentas. Estos formularios son la reducción drástica a la
transcripción y por lo tanto a los errores.

Son formularios porque se agrega información que indica que se ha realizado el pago, como
sellos o firmas.

Formularios convencionales e inteligentes

Los formularios convencionales son los que aparecen en una hoja de papel donde hay que
escribir datos. Consta con textos indicadores de los datos a inscribir y espacios
contenedores para ellos. Admiten cualquier tipo de dato, sin poder controlar
automáticamente su corrección.

Los formularios inteligentes son aquellos que similares a los formularios convencionales
que aparecen por pantalla, pero aquí los programas pueden controlar los datos en el mismo
acto de ingresarlos, rechazando los errores.

Posibilidades de los formularios inteligentes

Las posibilidades que marcan una diferencia con los formularios convencionales son:

1- Objetos de formulario

Un formulario inteligente es una ventana, dentro de la cual se pueden colocar otras

ventanas predefinidas en cuanto a propiedades y funcionalidad. El formulario y sus
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ventanas contenidas se llaman objetos o controles. Como el formulario es un programa se

distinguen dos tiempos, el de diseño y el de ejecución.

Algunos objetos pueden llevar programación asociada, no visible cuando se ejecuta el

formulario, pero que se activa cuando ocurren determinados eventos. Algunos objetos
muestran contenido de campos y admiten modificar y validar el contenido mediante
programación asociada. Entre ellos tenemos:

- Etiquetas: sirven para introducir textos fijos del formulario.

- Cuadro de texto: muestra el contenido de un campo de datos que puede cambiarse.
- Cuadriculas: es el objeto adecuado para visualizar varios registros y campos de una
misma tabla o varias tablas relacionadas. También permite modificar registros, dar
de alta y baja, mostrar ciertos registros de una tabla secundaria.
- Cuadro de lista y cuadros combinados: ambos objetos manejan listas de filas. La
cantidad de filas no es limitada y cada fila puede tener una o más columnas, cuyos
valores se toman de una tabla. El cuadro de lista presenta las listas desplegadas y el
cuadro combinado necesita que se pulse un botón para desplegarla. Estas diferencias
permiten usar uno u otro objeto según el espacio que haya en el formulario.
- Grupos de opciones: son un conjunto de valores excluyentes entre sí, representados
como botones y texto aclaratorio. Al elegir una opción se puede guardar el texto o
número del botón en un campo. Es similar a cuadros combinados y cuadros de lista,
pero más limitados, porque guardan el texto o número del botón, no otro valor y
porque las opciones deben ser pocas.
- Marcos de página: permite definir varias páginas, distribuyendo en ellas los objetos.
Cuando se activa una página, solo se muestran los objetos que están en ella.
- Botones de comando: esconde programación que se ejecuta al dar clic sobre ellos.
- Conjunto de formularios: se utiliza cuando se trabaja con varios formularios al
mismo tiempo. Puede ser que de un formulario principal mediante un botono se
abran otros formularios o que estén abiertos simultáneamente.
2- Control

El control de exactitud de los datos que entran es fundamental y debe practicarse toda vez
que sea posible. Los formularios pueden controlar la validez de los datos de entrada,
denunciando los errores mediante mensajes a fin de corregirlos en el momento.
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FORMULARIOS

Tenemos dos tipos de formularios de entrada de datos:

1- Formularios de datos
2- Formularios de hoja de calculo

Formulario de datos

Es un cuadro de dialogo que permite escribir o mostrar con facilidad una fila entera de
información en un rango o una lista de una sola vez. Pueden usarse formularios para
agregar, cambiar y eliminar registros.

Para habilitar la opción “formulario” de datos debo ir al icono personalizar barra de acceso
rápido – más comandos – barra de herramientas de acceso rápido – en comandos
disponibles seleccionar “comandos que no están en la Cintia de opciones” – en el cuadro de
lista seleccionar “formularios” – agregar – aceptar.

Para utilizar formularios de datos, la lista debe tener rótulos en la parte superior de cada
columna. Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario. Para acceder a
esta utilidad, selecciono uno de los datos de la tabla y cliqueo la opción “formulario” en la
barra de acceso rápido. Aparece un cuadro de dialogo que muestra el primer registro de
una lista determinada.

En el cuadro de dialogo tenemos las siguientes opciones:

a- Agregar registro: permite incorporar un registro nuevo a la tabla. Para ello presiono el
comando Nuevo, escribo la información requerida, presiono ENTRAR para agregar el
registro y hago clic en cerrar.
b- Cambiar un registro: para cambiar el contenido de un registro debo seguir los
siguientes pasos:
1- Ubicar el registro que se desea modificar: ¿Cómo busco el registro?
- Para desplazarse entre registro de uno en uno puedo usar las flechas de la barra de
desplazamiento.
- Para desplazarme al registro siguiente utilizo el comando “buscar siguiente”. Para
desplazarme al registro anterior utilizo el comando “buscar anterior”.
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- Para definir condiciones de búsqueda, hago clic en criterio e introduzco los criterios
que deseo buscar. Para buscarlos selecciono el comando buscar siguiente o buscar
anterior.
2- Cambiar la información en el registro.
- Los campos que contienen formulas muestran el resultado de la formula como un
rotulo. El rotulo no puede modificarse en el formulario de datos.
- Si cambia un registro que contenga una formula, la formula no se calculara hasta
que se presione ENTRAR.
3- Para ir al campo siguiente presionar TAB, para ir al anterior presionar TAB +
MAYUS
4- Una vez modificados los datos presionar ENTRAR
c- Eliminar un registro:
1- Buscar el registro que se desea eliminar.
2- Seleccionar el comando eliminar.

Nota: los formularios de datos admiten hasta 32 datos a la vez.

Formulario de hoja de calculo

Permite la introducción de datos complejos y especiales. Existen dos tipos:

a- Formularios impresos

Son aquellos que los usuarios rellenan a mano. Para crear un formulario impreso hay que
seguir los siguientes pasos.

1- Crear un libro nuevo.

2- Eliminar las hojas que no se vayan a usar.
3- Agregar las preguntas, rótulos, instrucciones y texto que desee que aparezca en el
formulario, dejando espacios para que los usuarios completen con la información
necesaria.
4- Agregar formato al formulario para que tenga el aspecto que desee.
5- Agregar controles de formularios como casillas de verificación o botones de opción.
6- Obtener una vista preliminar del aspecto del formulario impreso.
7- Definir las opciones de impresión.
8- Imprimir el formulario.
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b- Formularios en pantalla

Son aquellos que los usuarios rellenan en la pantalla. Para crear este tipo de formularios
hay que seguir los siguientes pasos.

1- Crear un libro nuevo.

2- Eliminar las hojas que no se vayan a usar.
3- Agregar las preguntas, rótulos, instrucciones y texto que desee que aparezca en el
formulario, dejando espacios para que los usuarios completen con la información
necesaria.
4- Agregar controles de formularios como casillas de verificación o botones de opción.
5- Agregar fórmulas para los cálculos que desee efectuar el formulario
6- Aplicar formato al formulario para que tenga el aspecto que desee.
7- Agregar regla de validación de datos para restringir la información que pueda
introducir el usuario.
8- Proteja las áreas que no deba modificarse.
9- Guardar el formulario como una plantilla.

Plantilla

Es un libro de trabajo especial que puede usarse como modelo para crear otros libros de
trabajo del mismo tipo.

Crear una plantilla

1- Desarrollar la estructura introduciendo rótulos y organizándolo.

2- Agregar fórmulas para que los cálculos sean automáticos.
3- Aplicar un formato.
4- Guardar el archivo como plantilla. Para ello debo seleccionar guardar cómo y en tipo
seleccionar plantilla de Excel.

Editar plantilla

Una vez creada una plantilla puede ser modificada, simplemente abriéndola.
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Rellenar un formulario en plantilla

Para rellenar un formulario en pantalla basado en una plantilla voy a archivo – nuevo –
plantillas disponibles – mis plantillas – plantillas personales – seleccionar la plantilla que se
desea rellenar.

Ver practica: realizar macro que permite copiar los datos de un formulario a una hoja
de base de datos.

Aspectos de los formularios en pantalla

Controles

Los controles que se pueden incorporar a los formularios son: controles de formularios y
controles ActiveX.

Para determinar si es un control de formulario hago clic derecho sobre el control y tiene
que aparecer el comando asignar marco. Si es un control ActiveX al hacer clic derecho
sobre el control aparece el comando propiedades.

Para insertar un control debo incorporar este comando a la barra de acceso rápido. Para
ello voy a personalizar barra de herramientas de acceso rápido – más comandos – barra de
herramientas de acceso rápido – en comandos disponibles selecciono la opción “comandos
más utilizados” – selecciono controles de la lista que aparece en la parte inferior – agregar –
aceptar.

Para colocar un control en el formulario hago clic en controles de la barra de acceso rápido
e inserto el control que deseo.

Etiqueta: texto que proporciona información sobre un control del formulario

Formato de control

a- Ficha Tamaño
- Tamaño y giro: Permite modificar el alto y el ancho de la etiqueta en centímetros.
- Escala: Permite cambiar el tamaño de la etiqueta según un porcentaje específico.
Para mantener la proporción entre el alto y el ancho de la etiqueta cuando cambie
uno de los dos, active la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto.
- Tamaño original: Esta opción sólo está disponible cuando lo seleccionado es una
Imagen.
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b- Ficha Proteger
- Bloqueado: Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control no se pueda
modificar si la hoja está protegida.
- Bloqueado texto: Permite activar o desactivar la posibilidad de que se modifique el
texto de la etiqueta si la hoja está protegida.
c- Ficha Propiedades
- Ubicación del objeto: Permite seleccionar si la etiqueta se moverá y cambiará el
tamaño, o si se moverá y no cambiará de tamaño o si no se moverá ni cambiará de
tamaño cuando se modifique la celda o celdas que contiene al control.
- Imprimir objeto: Permite activar o desactivar la posibilidad de que el control se
imprima.
d- Ficha Web: Se la utiliza cuando el control está incluido en una página Web

Cuadro de grupo: agrupa los controles relacionados como los botones de opción o las
casillas de verificación.

Formato control

a- Ídem etiqueta.
b- Ídem etiqueta.
c- Ídem etiqueta.
d- Ídem etiqueta.
e- Ficha control: sombreado 3D, activa o desactiva la posibilidad de mostrar el cuadro
de grupo con un efecto de sombreado tridimensional.

CURSOGRAMAS

Normas IRAM

Norma 34502

9- Emisión de formularios

Cuando la emisión es de un formulario único, se representa con un símbolo de operación y

a continuación el formulario.
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Cuando la emisión es de dos o más formularios con recalco simultaneo, se representa con
un símbolo de operación y se indica la cantidad de ejemplares de cada uno de ellos.

10- Ejemplares superpuestos

Cuando hay que dibujar varios ejemplares de un mismo formulario, se dibujan

superpuestos y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha. Se pueden usar los otros
sentidos de desplazamiento cuando justifique una mejor representación.

11- Identificación de varios ejemplares en un mismo formulario

Cada uno de los ejemplares se identifican mediante un número, una letra, un color u otro
símbolo.

12- Distribución de ejemplares

Se dibujan las líneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares o de cada grupo de
ejemplares si poseen el mismo destino.
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13- Operación sobre un ejemplar

Sobre la línea de secuencia del ejemplar afectado se consigna el símbolo correspondiente a

la actividad y luego se une con las líneas de los demás ejemplares.

14- Fraccionamiento de un ejemplar

Se representa colocando el ejemplar, seguido del símbolo operación y luego los documentos
en que se divide. Debe identificarse cada una de las partes en que se fracciona el
formulario.

15- Operación de control

Se representa de la siguiente manera:

16- Descripción de los símbolos

Existen dos alternativas para graficar los cursogramas según cómo se describen los
símbolos:

a- Con columna de descripción: Dentro del símbolo se coloca un número cardinal,

describiéndose el tipo de operación, control, etc. en una columna marginal.
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b- Sin columna de descripción: La descripción se realiza junto a cada símbolo de acuerdo

a lo siguiente:
- Símbolos de operación, control, demora y proceso no representado: Se indica junto al
símbolo, en forma sintética el tipo de operación, control, demora o proceso no
representado.
- Símbolos de archivo transitorio y archivo definitivo: Se indica junto al símbolo, en
forma sintética, su forma de ordenamiento.
- Símbolo de destrucción: No es indispensable especificar la descripción.
- Símbolo de alternativa: El tipo de alternativa se indica cercano al borde superior
izquierdo del símbolo y junto a cada una de las líneas de salida, la alternativa de que
se trate. Las líneas de salida se indicarán: hasta tres opciones, desde cada uno de los
vértices hacia los otros símbolos; o más de tres opciones, mediante el trazado de una
línea desde el símbolo, la cual se ramifica de forma horizontal o vertical.
- Símbolo de formulario u otro soporte de información: Se indica la denominación del
formulario u otro soporte de información junto al símbolo, en forma sintética o
codificada. La denominación del elemento portador de la información se indica dentro
del símbolo.
- Símbolo de conector: Se coloca dentro del símbolo un código que sirve para
identificarlo. Además del código: Si une distintas páginas de un procedimiento, junto
al conector de salida se coloca: A Página… y en el correspondiente conector de
entrada De Página…Si une distintos procedimientos graficados en distintas páginas,
junto al conector de salida además de colocar A Página…, se coloca A
Procedimiento… y en el correspondiente conector de entrada De Página…, De
Procedimiento…

Norma IRAM 34503

1- Formato de formularios

Pueden ser A4, A3, 3 A 4, 4 A 4. La hoja puede usarse de manera vertical u horizontal,
prefiriéndose el sentido vertical para A4 y horizontal para el resto.

2- Márgenes

El margen de sujeción no tiene que ser menor a 25mm.

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3- Plegado de formularios

Cuando el formulario sea plegado se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

- Que quede libre el margen de sujeción.

- Que quede libre el encabezamiento.
- Que el formato sea A4.
4- Componentes de los formularios
- Encabezamiento: se coloca en el ángulo superior izquierdo o margen izquierdo y
puede contener: denominación de la organización, denominación del procedimiento,
características de relevado y fecha.
- Acciones: es optativa al diseño que se haya se haya implementado, con columna de
descripción o sin.
- Datos complementarios: se debe guardar un espacio para los datos complementarios.