Manual de Usuario - Empresa Capacitadora

Usuario
Manual
Módulo Proceso Aplicación
Empresa Capacitadora Afiliación Teseo
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Control de Cambios
Ítem Descripción
Nombre Manual de Usuario – Empresa Capacitadora
Fecha Febrero 2021
Categoría Identificación y Control de Acceso
Empresa Volcan Compañía Minera S.A.A.
Unidad de Negocio Desarrollo de Aplicaciones
Versiones y Revisiones Versión 1 / Revisión 1
Copyright © 2015 IDS Latam SAC. Todos los derechos reservados. Página 2
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Tabla de Contenidos
Introducción Página 04
Protocolo AAA Página 04
Flujo de Aprobaciones Página 05
Descripción del Módulo Página 06
Objetivos Página 06
Empresa Capacitadora Página 07
Paso 1: Iniciar Sesión Página 07
Paso 2: Programación Página 07
Paso 3: Aprobar Solicitudes Página 14
Paso 4: Registro Página 16
Inducciones y Cursos Página 19
Preguntas Frecuentes Página 23
Datos de Contacto Página 24
Glosario Página 25
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Introducción
La plataforma web y móvil Teseo facilita y optimiza el proceso de Identificación y Control de Acceso en las
organizaciones, basándose en su Protocolo AAA (Afiliación, Acreditación y Acceso); asegura eliminar
documentación redundante y simplificar su personalización y adopción.
Parte de su configuración y personalización ha sido trabajada con la participación de las áreas Operativas de
nuestro cliente, con el fin de asegurar la integridad del personal en las Operaciones de Grupo Volcan
cumpliendo con la normativa vigente MINTRA, Ministerio de Energía y Minas; y las Políticas de Grupo
Volcan.
Protocolo AAA
Se tiene 3 grupos de personal que siguen el Proceso de Afiliación y Control de Acceso:
 Titulares: Representan a todo el personal de planilla de Volcan Compañía Minera S.A.A.
 Contratistas: Representan a todos los Contratistas y Proveedores.
 Visitas: Está definida por 2 tipos (Administrativa y Operativa). En el caso de la administrativa para
las visitas que se realizan en Lima y no requieren requisitos para su acceso y la Operativa en la cual
un patrocinador requiere el ingreso a la operación (Mina) y debe cumplir con requisitos como
examen médico, seguro e inducción.
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Flujo de
Aprobaciones
Volcan compañía Minera S.A.A. ha definido un flujo de aprobaciones de 6 niveles que buscan asegurar que
el personal afiliado pueda contar con todos los requisitos que aseguren su desempeño acorde con los
estándares de Salud y Seguridad requeridos para su operación.
Estos niveles pueden ser revisados en línea, facilitando su seguimiento para solicitudes individuales o
masivas. Además de contar con Integraciones con las Empresas Capacitadoras, Clínicas Autorizadas y
Bróker de Seguros.
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Descripción del
Módulo
La plataforma web Teseo dispone del módulo “Programaciones”, con la finalidad de facilitar a las Empresas
Capacitadoras programar los cursos, llevar el control de asistencia, registrar las notas y cargar los exámenes
en formato PDF como evidencia del proceso de entrenamiento de Volcan Compañía Minera. El módulo nos
permite tener el control y monitorio general de la programación de Cursos. Además, se puede exportar los
archivos adjuntos y reportes cuando sea requerido.
Cada Instructor tendrá la facilidad de saber con anticipación el número de participantes además de
automatizar todos los formatos requeridos en cada curso como certificados, plantilla de asistencia y
encuestas.
En la Sección “Aprobar Solicitudes” se encuentran todas las solicitudes de inscripción pendientes de

aprobación enviadas por las Empresas Contratistas Mineras (ECM). Con este módulo se logra la
automatización del proceso y se optimiza el tiempo de respuesta.
Objetivos
 Facilitar la programación de Curso y control de aforo por cada sesión.

 Automatizar la emisión de documentos relacionados a cada Curso, manteniendo un respaldo digital
auditable para registro de cumplimientos.
 Facilitar y disminuir el tiempo de la fase de Inducción General parte del proceso de Afiliación de
Personal.
 Posibilitar la inscripción del personal en los cursos como la Inducción General facilitando el
seguimiento de desempeño.
 Disponer de los archivos digitales y reportes en tiempo real.
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Empresa
Capacitadora
 Paso 1 (Iniciar Sesión): Las Inducciones y Cursos son registrados y configurados por el área de
Gestión y Entrenamiento de Grupo Volcan; luego la Empresa Capacitadora se encarga de realizar la
programación adecuada de ellos para que una vez programados, estén disponibles a las Empresas
Contratistas Mineras (ECM) para la inscripción de sus colaboradores. Esta empresa es contratista de
Volcan Compañía Minera y recibe sus credenciales de acceso mediante la carga de su Contrato de
Servicio por parte del representante de Contratos. El cual enviará las credenciales al correo
registrado como representante de la empresa contratista con la cual podrá ingresar a la dirección
electrónica a través de un navegador Web (Recomendado Google Chrome 10+):
https://contratistas.volcan.com.pe/
En la interfaz web deberá ingresar el usuario y clave proporcionado y luego dar clic en el botón
“Iniciar Sesión”.
 Paso 2 (Programación): La Empresa Capacitadora es responsable de realizar la programación de

Cursos/Capacitaciones, estos Cursos/Capacitaciones han sido configurados previamente por el área
de Gestión y Entrenamiento siguiendo los requisitos de cumplimientos anuales. La Empresa
Capacitadora administra los instructores, fechas, aforo, participantes, etc. Para ver las Capacitaciones
nos ubicamos en la parte lateral izquierda y en el menú de navegación seleccionamos
“Programación”. En la pestaña obtenemos la lista de todas las capacitaciones registradas. Cada
Capacitación tiene un Instructor, Fecha, Nombre, Ubicación, Aforo y Estado.
En la parte lateral derecha, dar clic en el icono para hacer la programación de un nuevo curso.
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Al registrar la programación de un curso se debe seleccionar: Fecha, Hora de Inicio, Sala, Aforo
(este se colocará por defecto, pero puede ser modificado) y el Instructor. Completando todos estos
datos básicos obligatorios se procederá a registrar el Curso con lo cual todas las empresas
Contratistas y Proveedoras podrán visualizar e inscribir a su personal.
Al registrar un nuevo curso se debe seleccionar: Fecha, Hora de Inicio, Sala, Aforo (este se colocará
por defecto, pero puede ser modificado) y el Instructor. Completando todos estos datos básicos se
procederá a registrar el Curso con lo cual todas las empresas Contratistas y Proveedoras podrán
visualizar e inscribir a su personal.
Al registrar un nuevo curso se debe seleccionar: Fecha, Hora de Inicio, Sala, Aforo (este se colocará
por defecto, pero puede ser modificado) y el Instructor. Completando todos estos datos básicos se
procederá a registrar el Curso con lo cual todas las empresas Contratistas y Proveedoras podrán
visualizar e inscribir a su personal.
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En caso de requerir adicionar un nuevo curso que no figura en la lista, se debe coordinar con el área
de Gestión y Entrenamiento. De igual forma sí se requiere habilitar un nuevo instructor también debe
ser canalizado con el área de Gestión y Entrenamiento.
Si el curso debe ser realizado en alguna plataforma virtual debe activar el swhic de “Enlace virtual”
de forma que pueda ingresar la url. Una vez llenado todos los datos requeridos, dar clic en el botón
“Registrar” para hacer el registro de la programación del curso. Registrado el curso y llegada la
fecha se procede a registrar la asistencia, notas y subir los archivos en digital como constancia de las
evaluaciones las cuales son auditables.
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En la columna “Opciones” tenemos los iconos de Asistencia, Eliminar, Editar, Cambiar Aforo, cada
uno tiene las siguientes funcionalidades:
- Editar: Permite la modificación de la programación, puede actualizar fecha, hora, etc.

- Enviar Correo: Enviamos las notificaciones con las credenciales de acceso para la realización de
las sesiones en la plataforma virtual.
- Asistencia: Permite ver la información general detallada de un Curso/Capacitación.
- Habilitar Evaluación: Abre una ventana emergente solicitando el tiempo de duración de la
evaluación virtual, una vez registrado se habrá liberado la evaluación.
- Eliminar: La opción “Eliminar” una capacitación, está habilitada cuando aún no se tiene ningún
colaborador registrado. Sí hacemos al menos un registro en una Capacitación, automáticamente
desaparece la opción.
- Editar: Permite modificar un Curso/Capacitación previamente programado.
- Modificar Aforo: Permite cambiar el aforo del Curso/Capacitación.
Para modificar el aforo de un curso, ubicamos el curso y en la columna “Opciones” dar clic en el
icono “Cambiar aforo”. Digitamos el nuevo aforo y nuevamente dar clic en el icono “Cambiar aforo”
para realizar la acción.
En la siguiente imagen se muestra la ventana emergente donde deberá agregar el tiempo en horas y
minutos la durabilidad del examen virtual.
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Para modificar los cupos de una programación deberá hacer clic en el ícono +1 habilitándose en el
propio registro la modificación a conveniencia de los cupos a dicha programación
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Para editar un Curso/Capacitación seleccionamos y damos clic en el icono “Editar” que se encuentra
en la columna “Opciones”. Se abre un formulario con los datos del curso donde podemos Actualizar
todos los datos registrados como son: Fecha, Hora Inicio, Curso, Sala, Aforo e Instructor; es decir,
permite modificar todos los datos de un curso. Para confirmar la acción dar clic en el botón
“Registrar”.
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 Paso 3 (Aprobar Solicitudes): Finalizada la programación completa de un Curso/Capacitación,

estos se encuentran disponibles para que las Empresas Contratistas Mineras (ECM) registren a sus
colaboradores en los cursos. Cuando el administrador y/o responsable de la ECM inscribe a su
personal a los cursos, automáticamente las solicitudes se envían y aparecen dentro de la sección
“Aprobar Solicitudes” si y solo si el curso creado necesita aprobación, de lo contrario se visualizarán
directamente dentro la programación del curso.
Para ver las solicitudes pendientes que necesitan aprobación, nos ubicamos en la parte lateral
izquierda y seleccionamos el ítem “Aprobar Solicitud”. Dentro de la pestaña obtenemos todas las
solicitudes pendientes; y en la columna “Opciones” tenemos los iconos de “Aprobar” (check) y
“Rechazar” (X).
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Al dar clic en el icono “Aprobar” se genera la ventana emergente donde se formula una pregunta
para confirmar la acción de aprobar. Damos clic en el botón “Sí, aprobar” para realizar la acción. De
forma análoga sucede cuando damos clic en el icono “Rechazar”. La generación de una ventana
emergente de confirmación nos permite tener un paso previo antes de confirmar la acción, así
logramos evitar errores de selección.
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 Paso 4 (Registro): La Empresa Capacitadora es el responsable de registrar la asistencia, notas y

adjuntar los archivos digitales requeridos de una capacitación realizada. Dentro de la columna
“Opciones” dar clic en el icono “Asistencia”. La interfaz permite ver toda la información de un
Curso/Capacitación, como son: asistencia, notas, cantidad de colaboradores aprobados y/o
desaprobados, etc.
Al dar clic en el icono “Registrar encuesta” se despliega un formulario con los datos de evaluación
del colaborador como son: Asistencia (fecha y hora), Calificación y Documentos Cargados.
Para descargar los documentos cargados, dar clic en el icono y se descargará los exámenes en
archivos tipo PDF.
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Para subir archivos a la plataforma web, dar clic en “Adjuntar Archivos”. En la nueva pestaña
generada, dar clic en “Seleccionar archivo” y una vez seleccionado dar clic en el botón “Registrar”.
De forma análoga es el proceso para cargar la asistencia a la capacitación, dar clic en “Carga
Manual” y hacer los mismos pasos anteriores.
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 Inducciones y Cursos: La Empresa Capacitadora se encarga de realizar la programación adecuada

de las Inducciones y Cursos para que una vez programados, estén disponibles a las Empresas
Contratistas Mineras (ECM) para la inscripción de sus colaboradores. La inscripción de los
colaboradores a los cursos será permitida hasta completar los cupos disponibles por horario y sesión.
Todos los cursos y horarios han sido pre configurados por el área de Gestión y Entrenamiento de
Volcan Compañía Minera y cumplen con las exigencia y normas de seguridad requeridas.
La Inducción Hombre Nuevo es parte del Flujo de Aprobaciones que corresponde al nivel 6 del
proceso de afiliación de personal, es decir, es el último nivel de aprobación para la obtención de
credenciales de acceso a Grupo Volcan. Existen dos tipos de inducción y son los siguientes:
- Inducción Temporal: Una inducción temporal es llevada por los colaboradores que durante el
año los días sumados de trabajo no serán mayor a 30 días. Sí el tiempo de trabajo es mayor a 30
días, el colaborador debe llevar una inducción permanente. Esta inducción se aplica para los
colaboradores que realizan un proceso de afiliación temporal.
- Inducción Permanente: Es aplicada a los colaboradores que realizan un proceso de afiliación
permanente. Es decir, durante el año trabajarán por lo menos un mes.
En el nivel 6 “Inducción Hombre Nuevo” la empresa contratista se encarga de cargar el Anexo 4 y

Anexo 5 de los colaboradores participantes, tanto de las inducciones temporales como inducciones
permanentes.
Para ejemplo, visualizamos la pestaña de un curso de Inducción Permanente para poder registrar la
asistencia y notas del colaborador participante.
En el cuadro “Resultados” tenemos la cantidad total de aprobados y desaprobados de una

capacitación. Los aprobados están de color verde claro y los desaprobados de color rojo. En la
siguiente imagen se muestra lo indicado.
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Seleccionamos al colaborador y luego dar clic en el icono “Registrar Encuesta”. En el formulario

generado procedemos a registrar la asistencia y calificación. Finalizado el registro de la asistencia y
calificación, dar clic en el botón “Registrar” para guardar la información
En el ítem “Documentos Cargados” se encuentran los Anexo 4 y Anexo 5 que previamente fueron
cargados por el administrador o responsable de la Empresa Contratista Minera (ECM), al dar clic en
el icono se descargan los anexos.
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El proceso de afiliación temporal o afiliación permanente de un colaborador participante culmina en

el nivel 6 “Inducción Hombre Nuevo”. Luego de haberse llevado la inducción y la empresa
capacitadora haya registrado la asistencia y calificación en la plataforma web, el colaborador con
resultado aprobado estará apto para la emisión y entrega de credenciales (Fotocheck electrónico).
Con la obtención de estas credenciales el colaborador podrá laborar en Volcan Compañía Minera.
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Preguntas
Frecuentes
¿Cuántos Cursos puedo programar y cuantos instructores puedo registrar?
No se tiene límite de Cursos a programar de igual forma puede adicionarse instructores a demanda. No
olvidar que los cursos e instructores son canalizados previamente por el área de Gestión y Entrenamiento de
Grupo Volcan.
¿Las empresas Contratistas y Proveedores pueden visualizar las notas de su personal?

Sí. Apenas se carguen las notas y examen digitalizado las empresas contratistas y proveedores pueden
visualizarlo y ayudar a que continúen con el siguiente nivel parte del flujo de aprobaciones del Proceso de
Afiliación.
¿Desde qué ubicaciones se puede acceder a la plataforma web para el registro del personal?
Pueden acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo (laptop, PC, Tablet, celular, etc.) con conexión a
internet desde cualquier parte del mundo.
¿Puedo ampliar el aforo de un curso?

Sí, es posible ampliar el aforo de un curso cuando se requiera por alguna circunstancia.
¿Puedo modificar los datos de un curso que ya ha sido programado?

Sí, cuando se necesite cambiar el instructor, sala, fecha por algún motivo sustentado.
¿Se envían notificaciones cuando se aceptan las inscripciones de los colaboradores a los cursos?
Sí, las notificaciones se envían a través de un correo electrónico al administrador y/o responsable de la
Empresa Contratista Minera (ECM).
¿El examen de Midot y Psicolaboral es obligatorio para todos los colaboradores en el Proceso de
Afiliación de las empresas contratistas?
No, Grupo Volcan tiene unos puestos definidos para los que deben rendir un examen de Midot y
Psicolaboral.
¿Puedo visualizar las notas del personal en línea luego de que completaron su evaluación?
Sí. Es posible visualizar las notas del personal en línea dado que cuando se completa la evaluación el
instructor proceder a cargar las notas que le permitirán seguir con el siguiente nivel del proceso de afiliación.
¿Puedo visualizar las notas de los cursos específicos además de la inducción general?
Sí. Se pueden visualizar todos los cursos que se lleven para habilitar alguna labor en la Operación de Volcan
Compañía Minera. Por Ejemplo: Permiso de Manejo, Trabajos en Altura, Trabajos en Caliente, Espacios
Confinados y/o Excavaciones y Zanjas.
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Datos de
Contacto
Con el objetivo de asegurar la comunicación con nuestro personal y mantener la continuidad de la solución
de identificación y control de acceso, se han dispuesto los siguientes medios de comunicación.
 Correo Electrónico
mesa.servicio@idslatam.com
 Central Telefónica (IDS Latam): Personal de Soporte en Remoto las 24 horas del día
+51 1 772 0966 Opción 3 Opción 2
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Glosario
Protocolo AAA
Se denomina así, al protocolo de Afiliación, Acreditación y Acceso de personal que utiliza la plataforma web
Teseo en el proceso de afiliación de personal para la obtención de credenciales.
Interfaz
Se denomina interfaz al conjunto de elementos de la pantalla que permiten al usuario realizar acciones sobre
la plataforma web. Sirve para hacer la interacción entre Usuario y Computador.
Plataforma Web
Es un sistema que permite la ejecución de diversas aplicaciones bajo un mismo entorno, dando a los usuarios
la posibilidad de acceder a ellas a través de Internet. Sirve para almacenar información tanto personal como a
nivel de negocios.
Pestaña
En informática, se conoce a pestaña como un elemento de la interfaz de un programa que permite cambiar
rápidamente lo que se está viendo sin cambiar de ventana que se usa en un programa o menú.
Ventana Emergente
El término ventana emergente, hace referencia a un mensaje de alerta o confirmación que aparece en la
pantalla del navegador, en una ventana superpuesta a la de la página web activa.

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Fecha Febrero 2021

Categoría Identificación y Control de Acceso

Empresa Volcan Compañía Minera S.A.A.

Unidad de Negocio Desarrollo de Aplicaciones

Versiones y Revisiones Versión 1 / Revisión 1

Protocolo AAA Página 04

Flujo de Aprobaciones Página 05

Descripción del Módulo Página 06

Empresa Capacitadora Página 07

Paso 1: Iniciar Sesión Página 07

Paso 2: Programación Página 07

Paso 3: Aprobar Solicitudes Página 14

Paso 4: Registro Página 16

Inducciones y Cursos Página 19

Preguntas Frecuentes Página 23

Datos de Contacto Página 24

En la Sección “Aprobar Solicitudes” se encuentran todas las solicitudes de inscripción pendientes de

 Facilitar la programación de Curso y control de aforo por cada sesión.

 Paso 2 (Programación): La Empresa Capacitadora es responsable de realizar la programación de

- Editar: Permite la modificación de la programación, puede actualizar fecha, hora, etc.

 Paso 3 (Aprobar Solicitudes): Finalizada la programación completa de un Curso/Capacitación,

 Paso 4 (Registro): La Empresa Capacitadora es el responsable de registrar la asistencia, notas y

 Inducciones y Cursos: La Empresa Capacitadora se encarga de realizar la programación adecuada

En el nivel 6 “Inducción Hombre Nuevo” la empresa contratista se encarga de cargar el Anexo 4 y

En el cuadro “Resultados” tenemos la cantidad total de aprobados y desaprobados de una

Seleccionamos al colaborador y luego dar clic en el icono “Registrar Encuesta”. En el formulario

El proceso de afiliación temporal o afiliación permanente de un colaborador participante culmina en

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¿Puedo modificar los datos de un curso que ya ha sido programado?

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