UNIVERSIDAD UNIPANAMERICANA

DOCUMENTACION

DOCENTE: SANDRA JANNETH MEDINA BARRAGAN

ACTIVIDAD AA4

COMPAÑEROS

JUAN JOSE SACHICA GARZON

HECTOR FABIO HOYOS

 INTRODUCCION

CUANTAS SERIES DOCUMENTALES HAY, HABLAREMOS ACERCA DE LAS

AGENDAS AMBIENTALES, DURANTE CUANTO TIEMPO SE ARCHIVA UNA
SERIE DOCUMENTAL Y QUE SON

OBJETIVOS
2. Con base en el Anexo 1 (Tabla de retención documental Oficina Asesora de
Planeación) las siguientes preguntas correctamente.

a) ¿Cuántas series documentales tiene la TRD de la oficina?

Tiene 14 series.

Que son:

Agendas Ambientales Municipales

Agenda Ecorregión

APOYO A LA PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

AUDIENCIAS PUBLICAS

COMUNICACIONES OFICIALES

INTERVENTORIAS Y SUPERVISIÓN

Mesas Ambientales

PAI (Plan Anual de Inversión)

Plan de Acción

PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS Y EVALUACIONES DE DESEMPEÑO

PROYECTOS ESPECIALES

SISTEMA DE INFORMACION AMBIENTAL Y ESTADÍSTICO (SIAE)

Sistema de Planificacion

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

b) ¿Cuántas Sub-series tiene la serie sistema integrado de gestión?

Tiene 15 sud-series.

Que son:

Actas e Informes del Comité

 Actas e informes del Grupo Coordinador del Sistema Integrado de Gestión

Auditorí Externa

Auditoría Interna

Compromiso de la Dirección

Determinación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Distribución de documentos aprobados

Documentos obsoletos

Medición de la satisfacción del cliente

Registros de Inspeccion, mantenimiento y calibración

Registros desempeño ambiental interno

Registros desempeño de SYSO

Revisión por la Dirección

Socializaciones

Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos

c) ¿Durante cuánto tiempo se debe archivar ésta serie documental?

El tiempo en archivo de gestión puede ser de 3 a 5 años.

d) ¿Cuántos tipos documentales se debe archivar en la serie documental denominada

“comunicaciones oficiales?

Son dos documentaciones oficiales internar y externas.

e) ¿Cuánto tiempo se debe mantener la serie documental “sistema de planificación”

en el archivo de gestión, ¿cuánto en el archivo central y cuál es la disposición final de
estos documentos?

En el archivo de gestión 3 años.

Archivo central 10 años.

 Su disposición final es sostenible.
series documentales
Documento hecho después de
un proceso jurídico o
administrativo
Las Series Documentales son el
resultado de un proceso
intelectual.
Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos,
Actas, Informes, entre otros.
instalación física
los documentos en el
depósito de archivo,
mediante cajas
archivadoras u otro
sistema, que va a
posibilitar la localización
de los documentos a
través del
correspondiente código
de archivo o signatura
topográfica
En este sentido, hay
estudios que demuestran
el ahorro de tiempo que
se obtiene al archivar
documentos en
determinadas carpetas.
Por ejemplo, se trata
muchísimo menos tiempo
en hacerlo en una carpeta
sin dispositivos de cierre
que una que si lo tenga.
Las secciones
división que se
establece a partir de las
principales actividades
desarrolladas por la
asesoría (contable,
fiscal, laboral,
mercantil, auditoría,
etc.) y, dentro de éstas
Son aquellas que suelen
ser más frecuentes en
los fondos de
instituciones históricas
y remotas