La comunicación en una empresa

Por Crece Negocios Recursos humanos 12 comentarios

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un
factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de
eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser
motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible

para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento
indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos lingüísticos ni información
innecesaria

Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos: comunicación

externa y comunicación interna:

Comunicación externa

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, se

dirige hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Tiene como
objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus
principales beneficios o características, informar sobre las actividades en que participa la
empresa, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión, la radio,
la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, afiches, carteles, volantes,
paneles, tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.

Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en donde, a

través de la participación en eventos, actividades, seminarios, labores sociales, etc., se
busca crear y mantener una buena imagen o reputación de la empresa.
Comunicación interna

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se

dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo informar sucesos, reportar
ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales,
intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones,
informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Este tipo de comunicación interna se puede dividir en comunicación formal y comunicación

informal:
 Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un integrante de
un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico
inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos
formalmente por la empresa.
 Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los miembros
de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales
establecidos formalmente por la empresa.
Y, a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical
descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.

 Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se origina en un

nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va dirigido a un nivel
jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se presenta bajo la forma de
órdenes, instrucciones, enseñanzas, correcciones, etc.
 Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge en un nivel
jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido a un nivel
jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo la forma de
sugerencias, propuestas, reclamos, etc.
 Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel
jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.

Importancia de la comunicación en los negocios de éxito

La mayoría de las personas que dirigen los negocios, actualmente consideran que tienen
una comunicación efectiva interna y externamente, es decir, dan por hecho que sus clientes
y empleados entienden y comprenden los mensajes que envía la organización; nada más
alejado de la realidad pues estudios recientes informan que por lo menos el 70% del
consumidor general considera como mala o nula la comunicación con sus marcas de
preferencia; de la misma manera los empleados sobre todo la  vital fuerza de ventas
considera ineficiente a la comunicación interna con los mandos de la organización.

Estos datos entonces nos llevan a comprender que la comunicación no por el solo hecho de
existir es eficiente, es por eso que a continuación se nombran los 7 pasos vitales para lograr
una comunicación efectiva en las organizaciones.

1. Nombrar un responsable exclusivo de esta función (si es que no existe aun)

2. Realizar una investigación interna y externa para evaluar la comunicación de la
organización.
3. Establecer Objetivos de comunicación en la organización (Se sugieren 3 objetivos
trimestrales).
4. Establecer la estrategia de comunicación.
5. Realizar un cronograma de actividades y responsabilidades para el proyecto de
comunicación.
6. Actualizar por medio de capacitación especializada al responsable de la comunicación.
7. Llevar a cabo cada uno de los puntos anteriores

Un estudio calcula que, por cada 1.000 millones invertidos, un estudio puede perder 75 millones de
dólares por no saber ofrecer una buena comunicación.

Una nueva investigación pone de relieve la importancia de la comunicación para impulsar el éxito de

nuevos proyecto pero afirma que, sin embargo, muchos ejecutivos se están equivocados acerca de este
tema y a la hora de comunicarse con terceros.
Así, dice el estudio que “demasiados” ejecutivos utilizan sus departamentos de relaciones públicas y de
comunicación como un megáfono para emitir directivas de un solo sentido y afirma que “este
comportamiento representa el autoengaño ya que la comunicación no es genuina”.
El estudio del Project Management Institute (PMI)  calcula que las organizaciones y empresas ponen
en riesgo 135 millones de dólares por cada mil millones de dólares que invierten en nuevos
proyectos. De esta gran suma, la investigación relacionada de PMI concluye que “ las comunicaciones
ineficaces ” pueden causar el 56% de estas pérdidas (unos 75 millones de dólares). Dice el estudio que
“en base a estos números y la experiencia empírica, es evidente que la comunicación juega un papel
significativo en el éxito o el fracaso de los proyectos”.
Para los proyectos dentro del sector TI, los problemas de comunicación surgen porque las nuevas
tecnologías obligan a las organizaciones a cambiar sus procesos y funciones de trabajo. Por eso, dice el
Project Management Institute que “debido a que la mejora de procesos es tan importante, las
comunicaciones y la gestión de cambios son una parte estándar de cualquier implementación de software
de una empresa bien gestionada”.
Este no es el primer estudio del mercado que habla de la importancia de un buen departamento de
comunicación, que también escuche a los socios y clientes, para el buen funcionamiento de los
proyectos. Por ejemplo, un estudio de Pricewaterhouse Coopers revela que, de acuerdo a los ejecutivos,
la comunicación efectiva se asocia con un aumento del presupuesto del 17% a la hora de terminar en los
proyectos.

Tipos de empresas

Una empresa es una entidad económica de producción que se dedica a combinar capital,
trabajo y recursos naturales con el fin de producir bienes y servicios para vender en el
mercado. Las empresas pueden ser clasificadas de distintas maneras: según la forma
jurídica, el tamaño, la actividad y la procedencia del capital, entre otras.
Tipos de empresas de acuerdo a su forma jurídica:
1) Unipersonal: son aquellas empresas que pertenecen a un solo individuo. Es este quien
debe responder ilimitadamente con su patrimonio frente a aquellos individuos perjudicados
por las acciones de la empresa.
2) Sociedad Colectiva: son las empresas cuya propiedad es de más de una persona. En
estas, sus socios responden de forma ilimitada con sus bienes. Asimismo, este grupo de
personas son las que toman las decisiones respecto al accionar de la empresa.

3) Cooperativas: son empresas que buscan obtener beneficios para sus integrantes y no

tienen fines de lucro. Estas pueden estar conformadas por productores, trabajadores o
consumidores. Por lo tanto, en estas empresas todos los trabajadores son dueños
de una parte de la misma.
4) Comanditarias: en estas empresas existen dos tipos de socios: por un lado, están los
socios colectivos que participan de la gestión de la empresa y poseen responsabilidad
ilimitada. Por otro, los socios comanditarios, que no participan de la gestión y su
responsabilidad es limitada al capital aportado.

5) Sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.): en estas empresas, los socios sólo

responden con el capital que aportaron a la empresa y no con el personal.
6) Sociedad anónima (S.A.): estas sociedades poseen responsabilidad limitada al
patrimonio aportado y, sus titulares son aquellos que participan en el capital social por
medio de acciones o títulos. tienen la posibilidad de incorporar a cualquier otro socio
que quiera adquirir activos o acciones para así inyectar capital o recursos a la
empresa.
Tipos de empresa de acuerdo a su tamaño:
1) Microempresa: son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y generalmente son de
propiedad individual, su dueño suele trabajar en esta y su facturación es más bien reducida.
No tienen gran incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricación es casi
artesanal.  En general suelen ser empresas familiares de corto alcance y que
producen muy pocos productos.

2) Pequeñas empresas: poseen entre 11 y 49 trabajadores, tienen como objetivo ser

rentables e independientes, no poseen una elevada especialización en el trabajo, su
actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados.

3) Medianas Empresas: son aquellas que poseen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener
áreas cuyas funciones y responsabilidades están delimitadas, comúnmente, tienen sindicato.

4) Grandes empresas: son aquellas que tienen más de 250 trabajadores, generalmente
tienen instalaciones propias, sus ventas son muy elevadas y sus trabajadores están
sindicalizados. Además, estas empresas tienen posibilidades de acceder a préstamos y
créditos importantes.

Y por último, de acuerdo a la actividad:

1) Empresas del sector primario: son aquellas que, para realizar sus actividades, usan
algún elemento básico extraído de la naturaleza, ya sea agua, minerales, petróleo, etc.

2) Empresas del sector secundario: se caracterizan por transformar a la materia prima

mediante algún procedimiento. Ejemplos de este tipo de empresas son las textiles.

3) Empresas del sector terciario: son empresas en que la capacidad humana para hacer
tareas físicas e intelectuales son su elemento principal.  los mejores ejemplos al
respecto son los hoteles, los bancos, las escuelas, etc.

También de acuerdo a la procedencia del capital:

1) Empresas públicas: son aquellas en las que el capital proviene del Estado, ya sea
municipal, provincial o nacional.

2) Empresas privadas: su capital proviene de particulares.

3) Empresas mixtas: en este caso, el capital proviene tanto de particulares como del
Estado.

Tipos de empresas en Venezuela

Una compañía o empresa en Venezuela y a nivel mundial, representa la unidad económica
fundamental para el desarrollo de un país, mediante la construcción y producción de bienes
y servicios, creando fuentes de trabajo.

Tipos de empresas en Venezuela.

1- Sociedad de Personas: Se forma entre dos o más personas, entre las cuales existe la
mutua confianza.

2- Sociedad en Nombre Colectivo: Está conformada por dos o más personas con un fin
lucrativo y la administración es llevada por ellos mismo.

3- Sociedad en Comandita Simple: Es una sociedad de tipo personalista que se caracteriza

por la coexistencia de socios colectivos.

4- Firma Unipersonal: Esta conformada por una sola persona y esta responde ante
cualquier obligación con terceros.

5- Sociedades de Capital o Compañía anónima: Esta conformada por el capital o

patrimonio, los socios solo están obligados a responder por el monto de sus acciones.

6- Sociedades Anónimas: Las obligaciones sociales están garantizadas por un capital

determinado, los accionistas no responden con su patrimonio personal de las deudas de la
sociedad, sino únicamente hasta el monto del capital aportado.

7- Sociedades en Comandita por acciones: El capital social está representado por

acciones y la responsabilidad de los socios está limitada por el valor de sus acciones.
8- Sociedades Anónimas de Capital Autorizado (S.A.C.A.): Es un tipo de sociedad en el
cual el capital autorizado, una vez aprobado, y analizado el aumento del capital social, va a
pasar del capital suscrito al capital autorizado por la vía de nuevas acciones y sin pasar el
limite del capital autorizado.

9- Sociedades Anónimas Inscritas de Capital Abierto (S.A.I.C.A): Son aquellas

sociedades anónimas de capital abierto, debidamente autorizadas por la Comisión Nacional
de Valores.

10- Sociedades Mixtas: Son sociedades que combinan características de las sociedades de

personas y las de capital.

11- Sociedades de Responsabilidad limitada (S.R.L.): Son aquellas sociedades en que el

capital está dividido en cuotas de participación, no son negociables y un socio para
venderlas requiere de la aprobación de los demás socios.

12- Sociedades Cooperativas: Las cooperativas son sociedades no mercantiles, con el fin

de realizar una actividad económica-social, donde predomina el principio de solidaridad.