Universidad San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Económicas

Maestría en Administración Financiera
Administración y Toma de Decisiones
Sección A

¿CÓMO SE DAN LAS FUNCIONES VITALES EN LAS ORGANIZACIONES

GUATEMALTECAS?

Allan Rodrigo Barrientos Hernandez

Carnet 92021112
Guatemala, 05 de junio 2021
INTRODUCCIÓN
Con el pasar de los años y la constante evolución que el mundo va teniendo, ya sea por nuevas
ideas de negocio, cambios de estructuras o nuevas visiones de personas que van surgiendo, las
organizaciones están expuestas a una competencia fuerte, agresiva, ágil, que buscan la forma de
posicionarse ante las demás empresas que son sus competencias. Muchos factores influyen para
que una empresa se desenvuelva de la mejor manera, el entorno económico, el desempeño de la
misma, entorno tecnológico, medio ambiente, ámbito político, legal, social y cultural lo que hacen
que una organización quede en una situación vulnerable y tenga que hacer constantes cambios para
mantenerse a flote. Una empresa debe buscar la forma de responder apropiadamente a este entorno
tan cambiante si desea lograr los objetivos para los cuales fue creada para ello debe desarrollar una
serie de funciones necesarias que permitan un funcionamiento óptimo de toda la organización.
Para que una organización pueda llevar a cabo esos cambios constantes es necesario que todos los
miembros entiendan los propósitos y objetivos que se pretende alcanzar y la forma en que puede
hacerlo. Tenemos que llevar a cabo una buena planeación, que es donde se establecen las acciones
para lograr dichos objetivos, previo a establecer una misión y visión de la organización y las líneas
de acción que contribuyan a alcanzarlos. Sin embargo, estos objetivos deben ser comprobables,
también debe haber una comprensión de los principales deberes o actividades que cada miembro
de la empresa tendrá a cargo, así como las líneas jerárquicas y de comunicación que permitan un
flujo de información efectivo, que en otras palabras es otra función de la administración: la
organización. Al tener un plan listo para ejecutar y organizado es indispensable contar con el
personal apropiado que realice las tareas que se han establecido para cumplir con los objetivos
institucionales, ya que esto puede llevar al éxito o al fracaso a la organización.
Con un plan, una estructura organizativa, personal y recursos listos para trabajar por los objetivos
institucionales, es tiempo de encontrar a un líder que tenga la capacidad de dirigir eficazmente los
esfuerzos de toda la estructura que ya se logró formar y que tenga el alcance de visualizar la idea
de cómo cubrir las necesidades para las que fue creada la empresa.
El desarrollo de estas funciones es algo común para todas las compañías, generan información que
se debe analizar para identificar las oportunidades que la operación contiene, identificar reducción
de costos, incremento de los ingresos o bien mejora de la calidad de los productos o servicios
prestados y esto ocurre cuando se provee de una coordinación equilibrada. El presente ensayo
tratará una a una las principales funciones de las organizaciones, a las cuales se les denomina
vitales, sin ellas sería muy difícil que una compañía logre alcanzar sus objetivos y el fin óptimo de
su existencia que es la generación de valor.
CONTENIDO
Las necesidades de la sociedad deben ser cubiertas y las organizaciones han sido creadas para
lograr tal fin, las empresas se convierten en productoras de bienes y servicios que nacen con una
idea de cómo cubrir las necesidades obteniendo a la vez un beneficio, existen personas que están
interesadas en producir y que tienen las capacidades apropiadas para hacerlo, así como los recursos
necesarios para poner en marcha. Una organización así surge, con la combinación de los distintos
medios de producción para generar bienes y servicios y permite alcanzar los objetivos del negocio.
Para que una empresa pueda hacer esto, necesita una organización por lo que debe responder a una
estructura y a la combinación de distintas actividades con las que logren una rentabilidad, obtener
beneficios ya que están diseñadas para ganar y no para perder.
Sabemos que una organización nace para cumplir propósitos específicos, como satisfacer
necesidades y generar utilidades para los dueños, y para ello se apoya en la administración que es
el proceso de trabajar con personas y recursos que contribuyen a alcanzar los objetivos. Se debe
planear, definir claramente qué es lo que busca y de qué forma se lograran. Se requiere de un
análisis de la situación actual, establecer claramente los objetivos, anticiparse a eventos futuros, y
determinar qué recursos serán necesarios para alcanzarlos.
El entendimiento es muy importante para diseñar objetivos y estrategias apropiados, una
planeación tiene que considerar estas circunstancias para determinar las acciones a realizar y así
alcanzar los objetivos planteados. Existen principios que se deben considerar al momento de
construir la planificación, por ejemplo:
a) El factor o escenario externo está en constante cambio, es importante diseñar planes que sean
flexibles al cambio y puedan adaptarse;
b) La participación de todos los involucrados en la estrategia fortalece el conocimiento y las ideas
para la construcción del plan;
c) Todo plan puede y debe ser actualizado cada vez que las condiciones sobre las que se ha
construido el plan se modifiquen;
d) El análisis del contexto debe centrarse en los aspectos clave que impulsan el alcance de los
objetivos establecidos, por lo que es indispensable identificar cuáles son esos aspectos;
e) Una adecuada planificación incorpora la programación de actividades, así como la elaboración
del presupuesto;
Considerando los factores descritos anteriormente, se puede iniciar con el proceso de planeación,
hay que tener una misión o propósito que es la que dará la guía de hacia dónde quiere ir la
organización, su finalidad, su razón de ser, sin una misión no tendría una dirección clara de hacia
dónde ir, por lo que toma relevancia comprender qué tipo de empresa es. Por ejemplo, una
organización gubernamental tiene objetivos muy diferentes a una organización lucrativa, por lo
tanto, la misión también será distinta.
Luego se encuentran los objetivos que se establecen como el destino al que se encaminará la
organización, si estos objetivos se plantean a largo plazo, se puede decir que estamos frente a una
estrategia. Cada objetivo debe contar con una o varias estrategias. Para que esto ocurra se debe
estar atento a las oportunidades, de esto depende que los objetivos planteados sean reales y se logre
comprender cuál es el problema o problemas que se resuelven con la primera función vital. La
planeación también necesita crear supuestos sobre el negocio en marcha y el entorno en el que se
desenvuelve la compañía. Estos supuestos pueden generar preguntas que necesitan una respuesta.
La respuesta a esas preguntas nos lleva a determinar alternativas para resolver problemas
planteados en los objetivos.
Otra función vital es la organización, que en términos generales es la que contribuye a la unión y
coordinación de los recursos humanos, financieros, físicos y cualquier otro que sea necesario para
alcanzar los objetivos. La organización puede ser formal e informal. La formal es aquella que se
refiere a que la compañía cuenta con una estructura que delimita las funciones de tal manera que
contribuye a las metas planteadas. Debe ser flexible, ya que como se comentó anteriormente el
mercado puede cambiar y debe existir espacio para tomar medidas a discreción, reordenar la
estructura de tal manera que se logre una ventaja o bien, descubrir talentos que aún no se han visto
dentro de la empresa. En cambio, la organización informal consiste en las relaciones entre
colaboradores, clientes, proveedores, inversionistas, socios y cualquier otra relación que tenga
como propósito contribuir a los resultados colectivos. Un aspecto de la función de organizar es que
las estructuras responden a un orden y ese orden requiere de establecer unidades o áreas que
desempeñen ciertas actividades, ya sea que se dedique a producir, a vender, a cobrar, a pagar, etc.
No existe una forma óptima de organizarse, cada situación es diferente y dependerá del tipo de
organización; no sería posible dirigir a un grupo de personas cuando cada uno debe dedicarse a
responder a un objetivo específico, por lo tanto, agruparlas de acuerdo a las funciones que realiza
es esencial para el buen funcionamiento de la empresa y así pueda proporcionar a sus clientes los
productos o servicios demandados.
Otra función vital es la integración que es el hecho de ubicar a las personas en los diferentes
puestos de la organización, para realizarlo se identifican las necesidades de fuerza de trabajo, se
considera a las personas que puedan ocupar esos puestos y se seleccionan para después desarrollar
tanto a los candidatos como a los titulares de los puestos actuales, de tal modo que puedan realizar
su trabajo de una manera eficiente y eficaz. Hay que considerar que la integración de personal está
vinculada con la organización, es decir, con el establecimiento de estructuras de roles y de puestos.
La integración implica la relación con el recurso humano que es el activo más importante, también
es importante conocer las necesidades de desarrollo ampliando cobertura de mercado y producción
de bienes y servicios, como se mencionó antes, el número de personas necesario para no perder
recurso financiero, también gana relevancia tomar en cuenta el conocimiento de los colaboradores
y cuáles serán los niveles de autoridad y responsabilidad para realizar una actividad. En resumen,
integración es la obtención y articulación de los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una
compañía.
Para el caso de la dirección, es “el conjunto de relaciones interpersonales en evolución continua
por las que el dirigente de un grupo busca guiar los esfuerzos y auspiciar la motivación de sus
colaboradores, a fin de que sus actitudes y aptitudes se orientan al logro de los objetivos de la
institución”, otra definición es el “elemento de la administración en el que se logra la realización
efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador ejercida a base de
decisiones, ya que tomadas directamente o delegando dicha autoridad vigilando simultáneamente
que se cumple en forma adecuada todas las ordenes emitidas.”
Dentro de la dirección se encuentra el liderazgo, que significa inspirar para que un equipo de
trabajo realice una actividad con el propósito de alcanzar un objetivo. Existe el líder autocrático
que ejerce a través del poder y autoridad de los dirigentes de una actividad; se encuentra el líder
democrático, que se basa en el poder personal y en la participación de sus colaboradores en el
proceso de resolver problemas y la toma de decisiones, ejerce a través de la participación. Estos
dos tipos de liderazgo son los más comunes que se pueden ver dentro de las organizaciones y la
vez son opuestos, pero ninguno de los dos se puede aplicar en una empresa por eso es necesario
combinarlos creando el liderazgo situacional, que es un método práctico y fácil de entender para
manejar y motivar a las personas. Las personas en situación de liderazgo y supervisión son más
efectivas cuando usan un estilo de liderazgo que es apropiado al nivel de desarrollo del individuo o
del grupo que quiere influir. Este se adapta a las necesidades de los diferentes grupos y actividades
de la empresa, combina los dos liderazgos primeros.
Por último, las funciones anteriores, por sí solas no garantizan el éxito puesto que es necesario
monitorear y medir tanto el desempeño como el rendimiento de la operación de la compañía. A
esto se le llama control, que no es más que las acciones que la organización incorpora dentro de los
procesos con el propósito de medir su eficiencia a lo largo de un proceso productivo. El control
funciona como un ente dentro de la organización y las mejores prácticas indican que consta de
cinco elementos principales. Primero se establece el ambiente de control que son todas las acciones
primarias o iniciales que una compañía realiza para garantizar que las operaciones responden a sus
actividades; esto puede lograrse por medio de políticas, manuales de procedimientos y otros
documentos que por su naturaleza contribuyan al buen funcionamiento de la empresa.
Luego existe un elemento muy importante que es de carácter holístico en la organización y es la
evaluación de los riesgos. Estos debieran considerarse dentro de todas las funciones vitales, puesto
que el anticiparse a los eventos no deseados genera para la organización una ventaja competitiva.
Le siguen las actividades de control que son aspectos incorporados en los distintos procesos con el
propósito de monitorear su buen funcionamiento. Debe existir también un proceso de seguimiento
o monitoreo que permite validar que los controles funcionan apropiadamente y, por último, un
sistema de información y comunicación sobre el desempeño de estos controles y del rendimiento
de los procesos.
Se puede observar que las funciones vitales están relacionadas entre sí y funcionan como un todo,
la comprensión de estos elementos permitirá a cualquier organización obtener mayor probabilidad
de alcanzar sus objetivos. En Guatemala las organizaciones tanto públicas como privadas tienen
estructuras similares, pero como se hizo mención anteriormente los objetivos son diferentes y las
formas de ejecutarlos también. Se puede mencionar que una organización privada está mejor
preparada, porque tiene una cultura marcada, una forma de trabajar con cada uno de los
trabajadores de manera correcta y eficiente y que posiblemente obtendrán éxito en los próximos
años, pero esa es una percepción la cual pueda que estemos equivocados y en poco tiempo sea lo
contrario. Las organizaciones privadas gastan mucho dinero en las mejoras continuas, en la
capacitación constante del personal clave para que estas mismas personas se encarguen de
mantener el éxito asegurado por muchos años. Organizaciones muy marcadas como Grupo CMI,
con el conglomerado de empresas que manejan y que en su mayoría son empresas de mucho éxito,
es un ejemplo de cómo una organización privada con las funciones vitales puede llegar a ser una
empresa de mucho éxito.
¿Qué pasa con las organizaciones públicas? Ellos manejan muy posiblemente objetivos en los
cuales quieran salir adelante y siempre ser instituciones vanguardistas que permitan siempre dar el
mejor servicio, pero aquí no depende de las ganas y el entusiasmo del director o gerente general,
aquí inciden más factores que hacen que las cosas se hagan más lentas y menos eficientes.
Constantemente se vive criticando que los servicios de las organizaciones públicas son pésimos,
son deficientes, no tienen la suficiente capacidad para poder atender o dar un servicio de calidad,
pero si uno analiza de una manera profunda y objetiva, nos damos cuenta que las organizaciones
tratan de gestionar nuevas herramientas, quieren promover nuevas estructuras para ser más
eficientes pero todo esto se queda cuando el mismo personal no realiza las actividades de manera
correcta, no ponen en práctica los valores que estas grandes organizaciones ponen a su disposición.
Lamentablemente las organizaciones públicas tienen un estigma muy grande y marcado que muy
difícilmente se lo van a poder quitar en un futuro a corto plazo y es la corrupción, debido a que en
el pasado malos funcionarios y empleados no han hecho de manera correcta su trabajo, lo cual
genera descontento y desconfianza hacia con ellos. Podemos mencionar que el Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) es una de las organizaciones que más ha padecido de la
corrupción de anteriores autoridades, pero con mucho esfuerzo, con una organización más
eficiente está tratando de quitar esa imagen que pesa sobre ellos y dar un mejor servicio hacia la
población.

CONCLUSIONES
Las funciones vitales de la organización como lo indica su nombre son vitales y con ello poder
obtener el éxito que tanto desea tener tanto la institución así como las personas que están llevando
a cabo las funciones, para ello es muy importante recordar lo que se tiene que realizar para cumplir
con lo acordado, por ejemplo es necesario obtener conocimiento de la institución e interpretar la
información que se obtiene de la misma; entender cómo se relaciona la planificación con las
distintas etapas o fases de la organización, mencionar los recursos que se cuentan y la forma en
que se integran los recursos al mismo; capacidad para interpretar las estrategias y encontrar
alternativas para generar oportunidades o resolver problemas. Así como entender que es un trabajo
que se tiene que llevar a cabo de manera integral, no por partes, no por ratos, sino que uno solo y
así se podrá llevar a cabo todo lo que en su momento se pensó realizar y que, con una planificación
adecuada, un grupo de personas que son las requeridas y un líder que desee llevar a otro nivel a
una organización.

RECOMENDACIONES
Contar con el personal adecuado para llevar a cabo todo lo que se desea poner en marcha, porque
si una persona no está comprometida con las tareas que se desean llevar a cabo muy difícilmente se
podrá obtener éxito, analizar la misión, visión y valores de la institución, para luego iniciar el
proceso de planeación, esto es vital alinearlo con la estrategia. Analizar cuál es la mejor estructura
organizativa que responda de mejor manera a las necesidades de la compañía. Elegir
apropiadamente al líder que guiará a la compañía al éxito.

BIBLIOGRAFÍA

1. (Santiago, 2019) https://www.emprendices.co/funcion-de-la-administracion-en-las-

organizaciones/

2. Robbins. Administracion. Prentice Hall. Mexico 2007