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PROCEDIMIENTO DE DONACIONES EN ESPECIE

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1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias que permitan una gestión eficaz y eficiente en el
proceso de los ofrecimientos recibidos en calidad de donación como es la aceptación,
aprobación, recepción, distribución o asignación, registro y legalización.

2. ALCANCE

Inicia con el recibo de la carta de ofrecimiento en calidad de donación por parte de personas
naturales o personas jurídicas, y finaliza con la.

Aplica para la sede de la dirección general, regionales y centros zonales.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

3.1 Las personas jurídicas o las personas naturales, que realicen ofrecimiento en calidad
de donación al ICBF, deben presentar por escrito su intención, especificando:

- La descripción o tipo de bienes

- La cantidad
- El valor unitario y valor total del bien ofrecido
- Si fueron adquiridos o producidos
- Ubicación del bien ofrecido
- Si requiere certificado de donación

3.2 Los certificados de donación serán expedidos por las Direcciones Regionales o la
Dirección Financiera de la Sede Nacional, una vez los bienes de donación se hayan
recibido y registrado en la contabilidad de la entidad de acuerdo con el formato de
certificado de donación.

3.3 En el caso de donaciones de mercancías adquiridas por el oferente, en lo posible debe

anexar factura de compra con el fin de contar con el documento que permitirá su
ingreso a los activos del Instituto.

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3.4 Se debe tener en cuenta que el Instituto solamente recibirá bienes que cumplan los
siguientes criterios de elegibilidad:

- Ser nuevos.
- Estar en buen estado.
- Ser de utilidad a nuestros beneficiarios finales (Niños, Niñas, Adolescentes y
Jóvenes atendidos en cualquier programa), Familias y Comunidades, Madres
Comunitarias Tradicionales, Madres y padres sustitutos e Instituciones de
Protección.
- Ser de utilidad en las Unidades Locales, los Centros Zonales y/o en las Sedes
Regionales.

3.5 Los alimentos donados deben contar con fecha de vencimiento mínimo de noventa
(90) días, contados a partir de la fecha en que el ICBF realice la recepción de la
donación. En todo caso, cuando se reciban ofrecimientos de alimentos, estos deben
contar con el concepto técnico de la Dirección de Nutrición.

3.6 Todos los ofrecimientos en calidad de donación que realicen las personas naturales o
jurídicas al ICBF, cuyo valor exceda la suma de cincuenta salarios mínimos legales
mensuales vigentes (50 smlmv) deberá ser autorizada mediante escritura pública por
un notario conforme al requisito de insinuación dispuesto en el artículo 1458 del
Código Civil Colombiano.

3.7 El ICBF deberá declinar los ofrecimientos de donaciones nacionales e internacionales

de insumos y dispositivos médicos, así como de medicamentos si no cuentan con el
visto bueno sanitario a la importación y exportación expedido por el INVIMA.

3.8 Una vez, el Grupo de Gestión, verifique la utilidad de los ofrecimientos de bienes en
especie, consignada en el formato de manifestación de interés por parte de la
dirección misional o regional, la presentará al Director Administrativo para la
aprobación y suscripción de la carta de aceptación.

3.9 La demanda e identificación de necesidades de bienes en especie deben contar con

una justificación que explique de manera concisa y clara el programa, operador o
institución que presta el servicio, cupos a atender, la regional, entre otros.

3.10 Las Direcciones Regionales o Misionales, conforme con el análisis técnico de utilidad
de los ofrecimientos recibidos en calidad de donación, priorizará la mejor opción de
distribución o utilización de la donación recibida, acorde con las necesidades de la
población a su cargo.

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3.11 La donación de activos que deban contar con licencias, permisos, matriculas, o
cualquier normatividad para su uso o funcionamiento, deberá ser considerado dentro
del análisis técnico de utilidad.

3.12 En el caso de demandas de bienes en especie por situaciones apremiantes o

actividades lideradas por la Dirección General y/o Direcciones Regionales o
Misionales, se debe explicar la situación y el destino de los elementos recibidos. El
Director Administrativo autorizará la entrega anticipada de estos bienes y su
distribución o asignación será informada al comité de donaciones para su
conocimiento. En estos casos, el Grupo de Gestión de Bienes, diligenciará el formato
de MANIFESTACIÓN DE INTERES – DONACIONES EN ESPECIE, la
documentación que evidencie la entrega al beneficiario final y su posterior legalización
será responsabilidad de la Dirección Regional o Misional, actividad que será
coordinada por el Grupo de Gestión de Bienes.

3.13 El artículo 11 de la Resolución 0474 del 02 de febrero de 2021, del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar, indica que se delega en el Director Administrativo
la facultad de aceptar las donaciones en especie provenientes de personas naturales,
personas jurídicas, entidades públicas y otras.

3.14 La persona autorizada por el Director Regional o Misional del ICBF, para recibir los
bienes del donante, deberá diligenciar dos copias del ACTA DE RECIBO DE BIENES
EN ESPECIE, entregándole una al donante y la otra para el ICBF, previa verificación
del estado y las cantidades de los elementos recibidos. En caso de existir
inconsistencias deberá registrarla dejando constancia como parte integral del formato
en mención.

3.15 No se recibirán elementos de la donación, cuando:

- No estén incluidos en el ofrecimiento.

- Se evidencien diferencias entre las características físicas de los elementos frente a
la información descrita en el ofrecimiento.
- Estén vencidos o próximos a vencer.
- Estén en mal estado.

En todo caso se debe dejar constancia en el ACTA DE RECIBO DE BIENES EN

ESPECIE.

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3.16 Las Direcciones Regionales o Misionales del ICBF, serán los responsables del
cumplimiento del proceso de recepción, entrega y legalización de las donaciones
recibidas.

3.17 Si los elementos recibidos en calidad de donación tienen como destino una regional
de ciudad distinta a la de localización de los bienes, la Dirección Regional recibirá los
bienes, diligenciando el ACTA DE RECIBO DE BIENES EN ESPECIE, al igual que su
correspondiente registro en el aplicativo dispuesto por la entidad.

3.18 Mediante correo electrónico del Director Administrativo, se impartirá las instrucciones
para la entrega de los elementos al transportador, a efectos de ser transportados hacia
la Dirección Regional de destino o beneficiaria, mediante el diligenciamiento del ACTA
DE RECIBO Y ENTREGA DE BIENES EN ESPECIE – TRANSPORTADOR,
documento valido para que la regional registre la salida de los elementos en el
aplicativo. La regional de destino o beneficiaria, deberá validar la información de los
elementos con las actas de la regional y del transportador.

3.19 El ICBF, contará con el servicio de transporte, cuando la ciudad donde se encuentren
localizados los elementos recibidos en calidad de donación, sea diferente de la
regional beneficiaria. Servicio que será prestado por un tercero, mediante contrato de
prestación de servicio de transporte de carga, el cual será asumido por el ICBF.

3.20 Si la población beneficiaria, de los elementos donados, corresponde a la atendida por

terceros privados, el proceso de entrega debe ser programada con anticipación, y
debe contar con la participación del personal autorizado por parte de la Dirección
Regional, con el fin de coordinar con el Aliado Estratégico – Operador de Donaciones,
la entrega de los elementos.

3.21 El lugar de realización de la entrega será donde funcione el programa misional

atendido por el Aliado Estratégico – Operador de Donaciones, a fin de facilitar el recibo
por parte de los beneficiarios finales

3.22 La persona designada por la regional para la realización del proceso de entrega de
los bienes al Aliado Estratégico - Operador de Donaciones y a su vez, en el
acompañamiento de la entrega a los beneficiarios finales, deberá remitir las actas
suscritas y las demás evidencias al almacenista de la regional o sede nacional, a más
tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguiente a la realización de la entrega a los
beneficiarios finales, para que formen parte del expediente físico o digital de la
donación.

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3.23 Se podrán realizar entrega de bienes recibidos en donación, directamente en el lugar

donde se estén desarrollando eventos o actividades programadas por la Dirección
General, Regional o Misional, o el lugar dispuesto cuando se trate de necesidades
apremiantes.

3.24 Si al momento de la entrega a los beneficiarios finales se encuentran bienes en

especie deteriorados, contaminados o no aptos para ser entregados a la población
beneficiaria, se podrán destruir observando las disposiciones de residuos sólidos
establecida en normas ambientales.

3.25 Previo a la destrucción, la Dirección Regional o Misional, analizará la cantidad de

bienes propuestos para destrucción y la justificación de esta. En todo caso, la
destrucción deberá ser documentada y acompañarse de registros fotográficos que
evidencien el antes y el después.

3.26 Las entregas de los elementos ofrecidos en calidad de donación se realizarán de la

siguiente manera:

• CUANDO SE REALIZA LA ENTREGA AL GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA

PARA SU ENTREGA A BENEFICIARIOS FINALES POR MEDIO DE
OPERADORES: Elaborar el comprobante de egreso y realizar la entrega real y
material al profesional del área de asistencia técnica, para que este coordine con
el operador de donaciones, la entrega de la mercancía a los beneficiarios finales,
atendidos en los programas prestados al ICBF.

• PARA USO INSITUCIONAL: Elaborar comprobante de egreso y hacer entrega

real y material de los elementos recibidos cuando el beneficiario final es la entidad
(ICBF) elementos

• PARA USO DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS: Elaborar el comprobante de

egreso del aplicativo y realizar la entrega real y material de los elementos
recibidos, a la persona autorizada por la entidad pública, quien es el beneficiario
final.

• CUANDO LA REGIONAL BENEFICIARIA SEA DIFERENTE A LA DE

LOCALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS: Elaborar el comprobante de egreso y
realizar la entrega real y material al transportador cuando la ciudad de origen de
los elementos recibidos es diferente a la regional beneficiaria.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Nombre de la Actividad Descripción Responsable Registro

Inicio

Recibir la notificación del Director o Jefe de

Recibir comunicación ofrecimiento mediante oficio Oficina en la Sede de la
Oficio radicado o correo
1 de ofrecimiento en o correo electrónico, con una Dirección General
electrónico
calidad de donación descripción de los bienes,
cantidad y valores. Director Regional

Verificar la utilidad de los

elementos ofrecidos para ser
2 Verificación de bienes Profesional del Grupo
asignados a una regional Correo electrónico
P.C donados de Gestión de Bienes
distinta a la de la localización
de los elementos ofrecidos.
Preparar comunicación del
ofrecimiento de donación a la
Regional correspondiente,
Elaborar comunicación
cuando se reciba en la Sede Profesional del Grupo
3 a la regional que Correo electrónico
de la Dirección General y las de Gestión de Bienes
corresponda
mercancías se encuentren en
un municipio de su
jurisdicción.
Remitir comunicación del
ofrecimiento de donación a la
Regional correspondiente,
cuando se reciba en la Sede
de la Dirección General y las
mercancías se encuentren en
Remitir comunicado a la Correo electrónico
un municipio de su Profesional del Grupo
4 Regional que
jurisdicción. de Gestión de Bienes
Corresponda Correo del ofrecimiento
Adjuntar a la comunicación:
copia del documento de
ofrecimiento en el cual se
especifiquen las
características, cantidad,
valor y su ubicación.

Diligenciar la solicitud del

Diligenciar el Formato ofrecimiento, indicando la
Profesional del Grupo Formato Manifestación
de Manifestación de pertinencia o utilidad del
5 de Asistencia Técnica de Interés – Donaciones
Interés – Donaciones en ofrecimiento, la población
de la Regional en Especie
Especie beneficiaria, y la justificación
de la distribución.

Enviar Formato de Enviar al Grupo de Gestión

Profesional del Grupo Formato Manifestación
Manifestación de de Bienes, el formato
6 de Asistencia Técnica de Interés – Donaciones
Interés – Donaciones en diligenciado y firmado en
de la Regional en Especie
Especie archivo Excel y pdf.

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Revisar los documentos

remitidos por la regional, para
Validar el Formato
su aprobación.
diligenciado de Formato Manifestación
7 Profesional del Grupo
Manifetación de Interés de Interés – Donaciones
P.C Si está bien pasa actividad 8 de Gestión de Bienes
– Donaciones en en Especie
Especie
Si está mal regresa actividad
5

Decidir la aceptación de
Decidir por parte del
8 donaciones realizadas al Director Administrativo Oficio
Director Administrativo
ICBF

Elaborar oficio al donante

Elaborar comunicación informándole la decisión
al oferente sobre la tomada por el Director Profesional del Grupo
9 Oficio
decisión del Director Administrativo sobre la de Gestión de Bienes
Administrativo aceptación o negación del
ofrecimiento.
Enviar comunicación al
donante informándole la
decisión tomada por el
Enviar comunicación al Director Administrativo. al
Oficio
oferente sobre la oferente la carta de Profesional del Grupo
10
decisión del Director aceptación, firmada por el de Gestión de Bienes
Correo electrónico
Administrativo Director Administrativo

Remitir copia de la
comunicación a la Regional.

Elaborar el poder, a nombre

del colaborador, para el retiro
de la mercancía cuando el Profesional Grupo Oficio y Formato de
Elaborar poder para el
11 ofrecimiento ha sido Administrativo o poder debidamente
retiro de la mercancía
aprobado, y el donante Soporte de la Regional suscritos.
público o privado, exija dicho
poder

Revisar y enviar poder a

nombre del colaborador, para
el retiro de la mercancía, una
vez el ofrecimiento ha sido
aprobado y el donante exija
dicho poder Director Regional
Revisar y enviar poder Oficio y Formato de
12
para el retiro de la poder debidamente
P.C. Qué pasa si el poder queda Director área misional
mercancía suscritos
mal? o Jefe de Oficina

Regresa actividad 11

Si el poder está bien continua

13

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Realizar el recibo físico de los

Profesional Grupo Acta de Recibo de
Recibir los elementos elementos donados,
13 Administrativo o Bienes en Especie
donados verificando la cantidad y el
Soporte de la Regional
estado.

Realizar el registro del

ingreso dentro de los tres (3)
hábiles siguiente a la Profesional Grupo Comprobante de ingreso
Registrar el ingreso y
14 suscripción del acta de recibo Administrativo o y Comprobante de
egreso de mercancías
y egreso de los elementos Soporte de la Regional egreso del aplicativo
recibidos en el aplicativo
SEVEN

Comprobante de egreso
emitido por el aplicativo

Acta de Entrega Aliado

Estratégico – Operador
Realiza la entrega de los
Profesional Grupo de Donaciones
Realizar la entrega de elementos donados al
15 Administrativo o
los elementos recibidos beneficiario de acuerdo con
Soporte de la Regional Acta de Entrega
la política de operación
Beneficiarios Finales
descrita en el numeral 3.26
Acta de Recibo y Entrega
de Bienes en Especie–
Transportador
Profesional Grupo
Administrativo o
Elaborar, suscribir y hacer
Soporte de la Regional
Elaborar y entregar entrega del Certificado de Formato Certificado de
16
certificado de donación Donación, si el donante así lo donación
Profesional Grupo
requiere
Financiero de la
Regional
Realizar la entrega real y
material al Aliado Estratégico
– Operador de Donaciones Profesional del Grupo
Entregar los elementos cuando los beneficiarios de Asistencia Técnica Acta de Entrega Aliado
recibidos al Aliado finales corresponda a la Estratégico – Operador
17
Estrategico – Operador población atendida en los Profesional autorizado de Donaciones
de Donaciones programas prestados al por el Director o Jefe
ICBF. Dentro de los ocho (8) de Oficina
días hábiles siguiente al
recibo del almacenista.
Realizar la entrega real y
Entregar a los
material a la población
beneficiarios finales Profesional del Grupo
atendida por los operadores
atendidos en los de Asistencia Técnica Informe Detallado
prestadores de servicio de los
18 programas prestados y el Aliado Estratégico Entrega Donaciones -
programas misionales del
por el Aliado – Operador Beneficiarios Finales
ICBF. Dentro de los veinte
Estratégico – Operador Donaciones
(20) días hábiles de la
de Donaciones
entrega al operador.

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Realizar la destrucción de los Profesional del Área

Destruir los elementos elementos deteriorados, de Asistencia Técnica Informe Detallado
19 no aptos para la contaminados o no aptos, y/o Profesional del Entrega Donaciones -
población atendida dejando constancia del antes Aliado estratégico Beneficiarios Finales
y del después.

Remitir al almacenista de la
regional, el soporte de la
entrega a los beneficiarios
finales atendidos en los Profesional del Área
Remitir soportes de la programas prestados por el de Asistencia Técnica Informe Detallado
20 entrega de los Aliado Estratégico – Entrega Donaciones -
elementos Operador de Donaciones, a Profesional del Grupo Beneficiarios Finales
mas tardar a los cinco (5) Administrativo
días hábiles siguiente de
realizado el proceso de
entrega.
Crear expediente físico y/o
Archivar los digital de toda la
Profesional Grupo
documentos generados documentación generada del Expediente físico y/o
21 Administrativo o
en el proceso de ofrecimiento desde la Digital.
Soporte de la Regional
donación aceptación, recibo y entrega
de la mercancía.
Remitir al Grupo de Gestión
de Bienes y a la Oficina de
Cooperación y Convenios,
copia del expediente digital
Profesional Grupo
Remitir expediente de la donación, vía correo
22 Administrativo o Expediente Digital.
digital electrónico a más tardar a los
Soporte de la Regional
cinco (5) días hábiles
siguiente del recibo del
documento que evidencie la
entrega al beneficiario final.
Fin

5. RESULTADO FINAL:

Entrega de los bienes recibidos en donación a sus beneficiarios finales.

6. DEFINICIONES:

6.1 Aliado estratégico – Operador de donaciones. Persona jurídica que presta un

servicio propio del sistema de bienestar social bajo su exclusiva responsabilidad y con
personal técnico y especializado a su cargo, mediante la suscripción de un contrato de
aporte.

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6.2 Banco de necesidades. Fuente de información de necesidades por satisfacer de la

población atendida por el ICBF.

6.3 Beneficiario. Es el receptor de los bienes en especie, principalmente la población

atendida por el ICBF.

6.4 Bienes en especie. Bienes corporales muebles recibidos en calidad de donación

diferentes de bienes inmuebles, en beneficio de la población atendida por el ICBF, en
sus diferentes programas misionales.

6.5 Bienes objeto de donación. Son los bienes muebles que hacen parte del patrimonio
del donante, al igual que los bienes aprehendidos, decomisados o abandonados,
declarados en rezago postal, transferidos de manera gratuita e irrevocable a la
entidad.

6.6 Dirección de Impuestos y Aduana Nacionales – DIAN. Entidad facultada para ofrecer
de manera directa, en donación mercancías aprehendidas, decomisadas y
abandonadas a favor de la nación, en primer lugar, a entidades públicas del orden
nacional que pertenezcan al Sector Administrativo de Inclusión Social y
Reconciliación.

6.7 Distribución o Asignación. Es el beneficiario de la donación.

6.8 Donación. Es el acto mediante el cual una persona natural o jurídica transfiere parte de
sus bienes, de forma gratuita e irrevocable al Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, que la acepta.

6.9 Donante. Persona natural o jurídica de derecho privado, nacional o extranjera, que tiene
capacidad legal e interés en transferir gratuita e irrevocablemente parte de sus bienes
al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

6.10 Enlace de donaciones. Funcionario o contratista del Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar – ICBF a cargo de actuar como articulador en el proceso de Gestión
de donaciones en el Grupo de Gestión de Bienes, Oficina de Cooperación y Convenios
y Direcciones Regionales o Misionales.

6.11 Instancia de articulación. Son las Direcciones Regionales, Direcciones Misionales y

los Grupos Internos de Trabajo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF
como fuente de identificación, definición y articulación de los ofrecimientos de bienes
en especie en calidad de donación.

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6.12 Necesidad Apremiante. Toda situación que amerite atención inmediata generada por
eventos extraordinarios, en la que la población objeto de la entidad, se vea afectada
positiva o negativamente como consecuencia de su ocurrencia; dentro de las cuales
cabe mencionar: campañas adelantadas por la Dirección General y las áreas
misionales entre otros. De igual forma se incluyen, los desastres naturales,
alteraciones del orden público, declaratorias de emergencias y cualquier otra
condición que afecte directa o indirectamente la población objeto de la entidad.

6.13 Notificación: Acto de dar a conocer al interesado lo resuelto con relación a una
tramitación, petición, recurso etc.

6.14 Operadores del servicio de mensajería expresa. Empresas de servicios postales y

de mensajería, que por disposición del MINTIC deben ofrecer en calidad de donación
en primera instancia al ICBF, los elementos declarados en rezago postal.

6.15 Operador logístico. Empresa encargada del transporte de carga de los bienes en
especie recibidos en calidad de donación, con destino a las Direcciones Regionales,
desde el lugar de origen al destino señalado por el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y de actividades logísticas conexas, como almacenamiento y despacho.

6.16 Resolución: acto administrativo emitido por el Director General, mediante el cual se
reglamenta la gestión de donaciones, de carácter general y obligatorio.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Matriz de requisitos legales

• Procedimiento de ingreso de bienes al almacén

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8. RELACIÓN DE FORMATOS

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.P62.SA Formato de Manifestación de Interés – Donaciones en Especie
F2.P62.SA Formato Acta de recibo de Bienes en Especie
F3.P62.SA Formato Acta de Recibido y Entrega de Bienes en Especie – Transportador
F4.P62.SA Formato Acta de Entrega Beneficiarios Finales
F5.P62.SA Formato Certificado de donación
F6.P62.SA Formato Poder de retiro de mercancías donadas
F7.P62.SA Formato Acta de Entrega Aliado Estratégico – Operador de Donaciones
F8.P62.SA Formato Informe Detallado Entrega Donaciones - Beneficiarios Finales

9. ANEXOS

No Aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del cambio

No Aplica No Aplica No Aplica

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