Unidad 2 - Paso 3 - Usar Sistemas de Información para el desarrollo de proyectos

Presentado por
Miguel Ángel Arroyo
María Carolina García
Alexandra Cabal
Luis Eduardo Vera
Yaneth Carmen Morales

Presentado a
Laura Oliveros

Grupo
104003_5

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Diciembre, 2021
 1. Introducción

En la realización de un proyecto siempre se debe tener presente la inversión que se

va a realizar y a manera de cómo debe estar estructurada la inversión de la misma,
para que genere los resultados que se esperan del proyecto, esta es una de la
habilidades que se deben fortalecer en materia de proyectos, el saber usar
herramientas como Project, debido a que este tipo de herramientas telemáticas y
ofimáticas permite que se tengan en cuenta en los procesos aspectos como los
tiempos, el personal disponible, los horarios, los riesgos que se presentan, entre
otros, es así que por medio del uso de esta herramienta se garantiza que se le realice
al proyecto un buen seguimiento.

Cuando se usan este tipo de herramientas se facilita el trabajo, ya que se puede

estructurar el cómo estará compuesto el proyecto, de manera que se obtienen resultados por
medio de una visualización de las actividades que se van realizando en tiempo real, para el
desarrollo del presente trabajo se tiene en cuenta el portafolio del grupo Sura, la cual es una
compañía líder en el sector de los servicios financieros.
 2. Objetivos

2.1. Objetivo general

Organizar elementos del proyecto asociado a tiempo, costo y alcance a partir del
uso de herramientas informáticas que le permitan procesar información para la
gestión de proyectos

2.2. Objetivos específicos

Diseñar el proceso del proyecto, por medio del uso de herramientas para
diagramar

Identificar las actividades críticas del proyecto

Diseñar el plan de gestión del proyecto.

 3. Desarrollo de la actividad.

3.1. Diseño del proceso (diagrama de flujo) por cada proyecto, elegir para ello
herramienta de diagramación (se sugiere Visio, E-Drew min o draw.io), en
dichos diagramas debe quedar claro las actividades del proyecto,
gestión de activos,

Herramienta Usada para los Diagramas Visio

inversiones,
seguros,
3.2. Identificación de actividades críticas del proyecto. Para esto deben
analizar el Gantt de seguimiento tanto al 50% como al 75% del
desarrollo del proyecto.

Una vez se analiza el correspondiente diagrama de Gannt se puede evidenciar

que en cuanto a la tarea de trámites Administrativos es la que tiene un avance
de un 75
%, más las demás tienen un avance de menos del 50 %, hay que tener en
cuenta que estos sectores financieros son muy complejos en donde el nivel
del riesgo es realmente alto, por lo que se debe evaluar de manera sólida cada
decisión que se toma en los procesos.
Supuestos.

Al iniciar el trabajo se posee la siguiente información:

Tabla 1:
Información Inicial del Proyecto 80 años de SURA

Fuente: Elaboración Propia (2021).

2. El presupuesto para investigación, desarrollo e innovación (I+d+i) es de
$2.000.000.000. Deben definir específicamente las labores en las que se asignará este
presupuesto.

Tabla 2:
Actividades Estudio de Mercado

Fuente: Elaboración Propia (2021).

Como se puede evidenciar, para la construcción del proyecto, según la GUIA PMBOK,
se hace una distribución de los rubros totales y la forma como se van a distribuir para
lograr el resultado propuesto.

Tabla 3:
Capacitaciones y Adquisición de conocimientos.

Fuente: Elaboración propia (2021).

Tabla 4
Disminución del Mercado

Fuente: Elaboración Propia (2021).

Con esto se tiene entonces los rubros como se invertirán dentro del proyecto para
garantizar (I+D+i). Desde este punto de vista, desde la Innovación se habla en la
implementación de más tecnologías de la comunicación y la información; luego, el
desarrollo de la capacitación y crecimiento de los empleados, para finalizar con
investigación desde la exploración de nuevos mercados y disminución de riesgos en el
existente.
3. Adicional, el presupuesto para el lanzamiento es de $300.000.000. esto significa que,
aunque la actividad de lanzamiento del proyecto es un hito allí deberá gastarse dicho
presupuesto. El grupo debe definir actividades específicas para el lanzamiento.

Tabla 5:
Gestión RRSS

Fuente: Elaboración Propia (2021).

Tabla 6:
Inversión Total en RRSS

Fuente: Elaboración Propia (2021).

4. El proyecto debe considerar la integración de las áreas de mercadeo, operativa y
finanzas.

Tabla 7:
Administración Áreas Operativa, Finanzas y Mercadeo

Fuente: Elaboración Propia (2021).

5. El portafolio final debe permitir el lanzamiento de 3 líneas de producto asociadas a

servicios financieros y consultoría especializada para cada tipo de empresa. Esto
significa que se deben gestionar de manera simultánea hasta 6 proyectos que harán parte
de 3 programas y un portafolio. El grupo debe dejar muy claro qué tipo de servicio
financiero (Ej: gestión de activos, inversiones, seguros, pensiones, banca, créditos) y
qué tipo de consultoría especializada (Ej: Análisis financiero, consultoría en marketing,
gestión de calidad, internacionalización) desarrollará para cada tipo de empresa.

6. El proyecto debe estar listo en 3 meses. Iniciando el 24/11/2020.

Deberá considerar el calendario colombiano para el periodo
respectivo y solo trabajará lunes a viernes de 8 am a 6 pm con dos
horas de almuerzo, no se trabaja los festivos. Este calendario se
aplicará al equipo de proyecto y al área operativa de la
organización.
SE INICIA ACTIVIDADES 24 DE NOVIEMBRE HASTA 23 DE
FEBRERO
 MESES Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1

2 3 4 5 6 7 8
NOVIEMBRE 9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
DICIEMBRE 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
ENERO 18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
FEBRERO 15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28

Esta información nos brinda que el horizonte del proyecto iniciando el 24 de

Noviembre tendría como fin el 23 de febrero de 2021, con una disponibilidad de
63 días hábiles de trabajo. También se encuentra 4 días festivos diciembre
8,25 y enero 1, 11

7. Los recursos humanos que se seleccionen del área de mercadeo solo

pueden trabajar en este proyecto los jueves y viernes de 8 a 6 pm con
dos horas de almuerzo. De allí que se requiera el diseño de un
calendario específico para este tipo de proyecto
 MESES Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo
1

2 3 4 5 6 7 8
NOVIEMBRE 9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
DICIEMBRE 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
ENERO 18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
FEBRERO 15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28

Esta información nos dice que el talento humano de mercadeo trabajara 24

dias hábiles de trabajo. También se encuentra 2 días festivos diciembre 25 y
enero 1,

8. Ustedes se consideran como equipo de proyecto, cada uno define un

cargo y como los avances se deben presentar a la alta gerencia, ésta
programó reuniones informativas el cuarto sábado de cada mes en el
horario de 8 am a 12 del mediodía. Esto significa la creación de un
calendario adicional para el equipo de proyecto. En donde todos deben
participar.
 NOMBRE CARGO
Miguel Ángel Arroyo Líder de proyecto
Maria Carolina García cordinador
Alexandra Cabal Líder mercadeo
Luis Eduardo Vera Líder operativo
Yanet morales Lider de Finanzas

MESES Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

1
2 3 4 5 6 7 8
NOVIEMBRE 9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
DICIEMBRE 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
ENERO 18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
FEBRERO 15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28

Esta información nos dice que el equipo de proyecto se reunirá 3 sábados, que
son 28 de noviembre 2020, 26 de diciembre y 23 de Enero de 2021 en un
horarios de 8am a 12 del mediodía para presentar los avances al Líder del
Proyecto

9. Dentro del equipo del área de mercadeo tienen ustedes, un experto en

investigación de mercados, 2 mercadólogos y dos auxiliares de ventas.
Sus salarios individuales son de 7 SMMLV, 5 SMMLV y 3 SMMLV
respectivamente. A todos hay que calcularles prestaciones y deben
consultar el precio del SMMLV actual y la normativa de descuentos por
prestaciones sociales, como aporte a pensión obligatoria y solidaria
ANEXO ARCHIVO EN EXEL
Están los cálculos de los salarios mensuales de 2020 y2021
10. Del área de producción se tiene, un ingeniero de alimentos y una
ingeniera química que trabajan para el proyecto medio tiempo, además
una nutricionista de tiempo completo. Para cada cargo se estima un
salario de tiempo completo de 5 SMMLV, deben establecer el salario
asignado según dedicación de cada uno respectivamente.
 ANEXO ARCHIVO EN EXEL
Están los cálculos de los salarios mensuales de 2020 y2021
11. En el área financiera se tiene un jefe de costos que apoyara el proyecto
en ¾ del tiempo cobrando $4.500.000 en contratación de tiempo
completo.
Su salario es por 22.5 días equivalente a 3.375000
12. Deben contratar personal operativo para el desarrollo del proyecto para ellos se
requiere contratar a 6 Analistas cada uno ganara 3 salarios mínimos , deben tener
encuentra los costos adicionales que le genera al proyecto las prestaciones
sociales de estos operarios. Una vez terminado el proyecto quedaran
desvinculados de la organización, por tanto, deben liquidarse.

ANEXO ARCHIVO EN EXEL

Están los cálculos de los salarios mensuales de 2020 y2021
También se encuentra el punto 11 en la misma nomina
13. Cada uno de ustedes recibirá un salario de 6 SMMLV al mes contratados
mediante OPS y el líder de proyecto recibirá un incentivo de $5.000.000
adicionales si cumplen con la triple restricción. Es importante recordar que al
ser orden de prestación de servicios ustedes tendrán una retención del 11% por
sus servicios profesionales.
ANEXO ARCHIVO EN EXEL
Están los cálculos de los salarios mensuales de 2020 y2021
Aquí está el cálculo de los salarios, teniendo que por contrato de OPS el
contratista paga su seguridad social completa. Y el 11% de retención por
servicios profesionales.
Tabla 8:
Portafolio Final

Fuente: Elaboración propia (2021).

Se requiere que se entregue la planeación en archivo de Microsoft Project o Project Libre

Portafolio SURA.pod
Consolidar (redacte en una cuartilla) las respuestas a las preguntas de investigación ¿en
qué consiste el concepto de Portfolio Program Management o PPM? y ¿cuál es su impacto
en el desarrollo de modelos de madurez organizacional en proyectos?

¿En qué consiste el concepto de Portfolio Program Management o PPM?

Consiste en ejecutar estrategias y maximizar la entrega de valor empresarial a través de la

selección, optimización y supervisión de las inversiones en proyectos que se alinean con los
objetivos y estrategias comerciales de manera que reúnen todos los datos relacionados con el
proyecto como el tipo, la naturaleza, recursos humanos – financieros para priorizar la gestión en
la estrategia.

¿Cuál es su impacto en el desarrollo de modelos de madurez organizacional en proyectos?

Una vez que el nivel inicial de madurez y las áreas donde debe mejorarse se han identificado,
este Modelo de Madurez proporciona información útil sobre las debilidades y fortalezas, así
como la identificación de las áreas y los aspectos específicos que deben mejorarse para lograr el
crecimiento y desarrollo empresarial buscado, logrando establecer mejores prácticas en
Gerencia de Proyectos.

Conclusiones
Se conocen los aspectos que son prioritarios en el proyecto, esto con el uso de
herramientas, como en este caso MS Project por lo que por medio de esta se pudo
identificar los principales aspectos que comprenden el proyecto, para su ejecución y
monitoreo, en cuanto a tiempos de entrega.

Al identificar de manera adecuada los recursos y demás herramientas de trabajo, se

optimizan cada uno de los recursos disponibles ya que se evitan que haya
sobreasignación, en concordancia con el diagrama que se estipula para el proyecto.

Bibliografía.

Figuerola, N. (2012). Consideraciones sobre Project Porfolio Management.

Recuperado de:
https://articulospm.files.wordpress.com/2012/05/consideraciones-sobre-
ppm.pdf