Proceso Administrativo.

Características del proceso

administrativo

 Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí.

 Debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él.
 Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a
formar parte del proceso.
 El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al
máximo cada una de las acciones que incluye el proceso administrativo.
 Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las
características de la misma.
 Se realiza con un horizonte temporal previamente estipulado. De esta forma,
ofrece cierta flexibilidad para poder ser adaptado a las circunstancias
 El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia. d)
Estimula la innovación y el progreso. e) Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura
gerencial y empresarial.

Etapas del proceso administrativo

 Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y
la organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.
 Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la
dirección y el control.  En este sentido, la palabra dinámica hace
referencia al movimiento.

Planificación

La planeación o planificación la define Chiavenato (2006:75) como “actividad de

trazar las líneas generales de lo que debe hacerse, con el fin de alcanzar los objetivos
de la empresa”. Este concepto enmarca la necesidad de los gerentes en plantearse
estrategias cuyo fin conduzca a la consecución de metas que de una u otra manera
sean cónsonas con los intereses de los integrantes de la organización así como de la
empresa misma. Al planearse se determina, cual es el resultado futuro de las
decisiones, las cuales implican riesgos al asumir responsabilidades, conseguir eficacia
o éxito en una institución.

Por su parte, Finol, M (2005:39) explica a la planificación como un arte, donde se

“establecen procedimientos para la optimización de las relaciones entre medios con
los objetivos, proporciona pautas para la toma de decisiones coherentes, compartibles
e integradas, conducentes a una acción sistemáticamente organizada además de
coordinadamente ejecutada”. Esta concepción aporta elementos significativos y más
amplios que la anterior definición, al incorporar el óptimo manejo de recursos dentro de
los lineamientos establecidos para el alcance de objetivos.

En el mismo orden de ideas se concibe a la planificación como un proceso continuo,

sistemático, donde se establecen estrategias con la finalidad de coordinar actividades
aprovechando esfuerzos para alcanzar las metas propuestas.
 Organización

La palabra organización se deriva del vocablo organismo, el cual es una entidad

con sus partes, de tal manera que se relaciona con el todo, tal como lo explica Finol, M
(2005:52). Se perfila como una de las funciones administrativas que deben ejercer los
gerentes para asegurar la estructuración y coordinación de los componentes llámese
empleados, normas, planes, políticas, en fin, todo lo que contribuya a la consecución
de los objetivos propuestos a alcanzar.

En atención a ello Chiavenato, I (2006:75) expone esta función como el

“establecimiento de la estructura formal de autoridad, que integre, defina y coordine las
subdivisiones de trabajo en pos del objetivo buscado”. Se pueden identificar en la
definición presentada, elementos puntuales como la determinación de las actividades
específicas necesarias para el logro de los objetivos planeados, el agrupamiento
dichas actividades en una estructura lógica, donde se pueden considerar la
departamentalización dentro de las empresas e incluye finalmente la asignación de las
mismas hacia posiciones o personas específicas adaptados a los cargos, logrando así
la utilización de sus recursos.

Desde esta perspectiva, esta función organización tiene la finalidad de ordenar

esfuerzos además de crear la estructura apropiada para contribuir al logro de
objetivos. Bajo este enfoque, Robbins, S (2000:254) apunta a la organización
con los propósitos de “asignar y distribuir tareas, coordinarlas y establecer
líneas de autoridad”.

Dirección

Como tercera función administrativa ejercida por la gerencia se presenta la

dirección, definida por Chiavenato, I (2006:76) como “actividad continua de tomar
decisiones traduciéndolas en órdenes e instrucciones especificas o generales; así
mismo, asumir el liderazgo de la empresa”. Si se detalla la definición anterior, la
dirección está relacionada con la acción, la puesta en marcha y relación directa con las
personas, es decir, emerge un estrecho vínculo con la disposición de los recursos
humanos de la empresa.

Así mismo explica Chiavenato, I (2006:148), “dirigir significa interpretar los

planes para dar las instrucciones de ejecutarlos, de modo que se alcancen los
objetivos pretendidos” por lo tanto se fundamenta en lograr hacer ver las tareas
asignadas como parte de la consecución de beneficios de forma tal de lograr la
disposición del personal a cooperar en el alcance de las metas trazadas. De estas
afirmaciones se explica que la dirección se relaciona directamente con la manera de
orientar la actividad de las personas que componen la organización para alcanzar el
objetivo o los objetivos.

En este sentido la dirección se orienta a la forma como se establecen y se

mantiene las relaciones interpersonales entre los directivos con sus subordinados en
cada uno de los niveles de la organización. Puede concebirse como la función
administrativa que sintetiza, las anteriores funciones del proceso administrativo, en
vista que después de planificar y organizar el trabajo, la tarea a seguir es llevarlo a
cabo, En relación a lo antes expuesto se requiere que el gerente se incline a orientar,
relacionar, motivar a las personas integrantes del equipo de trabajo, a fin de lograr una
identificación de este con las tareas a realizar. Así pues, Testrini, M y Fernández, J
(2007:31) define la dirección como:

“proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un

grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. Esta función
tiene que ver con la motivación, comunicación y liderazgo, ya que se
trata básicamente, de orientar el comportamiento de las personas en
función de los objetivos que se desea lograr. Es de hacer notar, que el
docente-gerente tiene la gran responsabilidad de canalizar acciones que
permitan alcanzar las metas” (p.31)
Control

El control es la última función gerencial, constituye un elemento que resulta

fundamental por representar un proceso de guía para las actividades ejecutadas hacia
un fin determinado, en estos términos se presenta al control como la función
administrativa cuya finalidad, explica Chiavenato, I (2006:151), “es asegurar que los
resultados de aquello que se planeo, organizo y dirigió, se ajusten tanto como sea
posible a los objetivos establecidos” es decir, la esencia del control reside en
comprobar si la actividad controlada consigue o no los objetivos o los resultados
esperados, de forma tal de garantizar el alcance de las metas, permitiendo establecer
mecanismos o medidas para lograrlos en el caso de no ser alcanzados inicialmente.

Igualmente Finol, M (2005:71) se refiere al control bajo la concepción de las

instituciones educativas como “las medidas que deberán estipularse para la
supervisión y asesoría en los trabajos o tareas.” Así mismo incorpora el seguimiento
de las diferentes acciones, con la finalidad de generar la información necesaria para la
aplicación de correctivos, con base en guías elaboradas por las mismas
organizaciones.

De acuerdo a Chiavenato, I (2006:152), el control se compone de cuatro fases

que comprende, en primer lugar el establecimiento de estándares o criterios que
representen el desempeño deseado. Estos criterios se constituyen por las normas que
guían las decisiones que proporcionan medios para establecer que deberá hacerse y
cuales es el desempeño o resultado que se aceptara como normal o esperado. En
segundo lugar, la observación del desempeño, la cual permite ajustar las operaciones
a determinados estándares previamente establecidos basándose en la observación o
verificación del desempeño o resultado sobre la operación que se está controlando.

En tercer lugar Chiavenato, I (2006:152) explica que debe existir una

comparación del desempeño con el estándar establecido, asumiendo que toda
actividad experimenta alguna variación, error o desviación, siendo el control quien
separa lo que es excepcional para que la corrección se concentre únicamente en las
desviaciones o excepciones, por tanto “el desempeño debe compararse con el
estándar para verificar eventuales desviaciones o variaciones”. Finalmente, en el caso
de no alcanzar resultados previstos, se generaran acciones correctivas para mantener
las operaciones dentro de los estándares establecidos, es decir, la acción correctiva
busca que lo realizado corresponda exactamente con lo que se pretendía realizar.

Desde el anterior punto de vista, resulta necesario que permanentemente se

revisen los resultados de todas las acciones con el fin de aproximarlos a los objetivos
previamente establecidos. Se deduce entonces que esta función consiste en
establecer un sistema de comprobación de las operaciones de tal modo que las
desviaciones se perciban y puedan aplicarse acciones correctivas constituyendo una
retroalimentación y optimización de los procesos.

En tal sentido, Méndez, M (2004:24) expone que para controlar se requiere de

“un establecimiento de un sistema de comprobación de las actividades, operaciones,
logro de objetivos y procedimientos claves de manera tal que los errores o
desviaciones se vean inmediatamente pudiéndose corregir”. La anterior afirmación
esboza elementos de búsqueda de cumplimiento de los objetivos propuestos
inicialmente en la planificación de cualquier actividad o proceso.