Gestión y Ejecución del

Plan – Parte 2
 Sólo aquellos que se arriesgan a ir

demasiado lejos, llegan a saber hasta

dónde pueden llegar.

TS EliotEisenhower.
Logro:
Al finalizar la unidad

• Reconocerán las herramientas de soporte para la

ejecución del plan así como las matrices de gestión
de la ejecución y operatividad de las iniciativas
propuestas.
Logro:
Serán capaces de preparar una matriz de riesgos y una matriz para la gestión
de los Recurso humanos de la institución educativa.
Gestión de riesgos
 MODELO DE PROJECT CHARTER
PROYECTO FECHA PLANEADA DE INICIO

PRESUPUESTO FECHA PLANEADA DE FIN

EMPRESA PATROCINADOR

EMPRESA PATROCINADOR
TIEMPO EQUIPO DEL PROYECTO

FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

DESCRIPCIÓN DEL
PROYECTO

STAKEHOLERS

OBJETIVOS

ENTREGABLES

SUPUESTOS
SUPUESTOS Y RESTRICCIONES
RESTRICCIONES
Matriz comunicación

Firma Patrocinador Firma líder del proyecto Firma representante de aprobación

Project chart

Ejecución de
estrategia
Matriz de riesgo
PERT-CPM

WBS / EDT Matriz RACI

GESTIÓN DE RIESGOS
El riesgo es un hecho, una acción o una
omisión que podría afectar negativamente
la capacidad de una organización de lograr
sus objetivos de negocios y ejecutar sus
estrategias con éxito.

La gestión de riesgo son estrategias

dirigidas a minimizar estos factores.
 CLASIFICACIÓN DE RIESGOS

DE CUMPLIMIENTO

OPERATIVO. ESTRATÉGICO.

RIESGOS

TECNOLÓGICO FINANCIERO / DE
INFORMACIÓN
ANÁLISIS CUALITATIVO
El análisis cualitativo de riesgos, parte de
la identificación de los mismos por la
experiencia y, convivencia de los miembros
de la organización. Las técnicas más
usadas son: Lluvia de ideas, listas de
verificación, entre otros.

Identificados los riesgos, se buscan

cuantificar el impacto incluirlos en la matríz
de riesgos.
ANÁLISIS CUANTITATIVO
El análisis cuantitativo de riesgos utiliza
como herramienta la matriz de riesgos.

Esta matriz busca identificar los niveles de

peligro que existen en una institución
educativa y definir estrategias a utilizar para
poder minimizarlo.

En algunos casos inclusive prioriza la

solución del riesgo antes de continuar con
los proyectos institucionales.
COMPONENTES:

Probabilidad Impacto
Identificación de riesgos:
PAQUETE
Autorizaciones
Elaboración de instrumentos
Aplicación de exámenes
Resultados externos
Revisión de resultados
RIESGO
Que no se autorice a los alumnos
No refleje el contenido requerido
No se ejecute adecuadamente
No se obtenga información
No se analice adecuadamente
IMPACTO
No alcanzar mínimo estadístico
No recogerá información base para comparar
Resultados sesgados
No tener data para comparar
Resultados dispersos
TABLA DE EVALUACIÓN
CRITERIOS BAJA MEDIA ALTA

Stormboard: Matriz de riesgo

PROBABILIDAD:
PAQUETE BAJA MEDIA ALTA
Autorizaciones 2
Elaboración de instrumentos 1
Aplicación de exámenes 2
Resultados externos 3
Revisión de resultados 1
IMPACTO:
PAQUETE BAJA MEDIA ALTA
Autorizaciones 2
Elaboración de instrumentos 2
Aplicación de exámenes 2
Resultados externos 3
Revisión de resultados 3
Cálculos de riesgos:
PAQUETE PROB. IMPACTO RIESGO
Autorizaciones 2 2 4
Elaboración de instrumentos 1 2 2
Aplicación de exámenes 2 2 3
Resultados externos 3 3 9
Revisión de resultados 1 3 3
Clasificación de resultados
PROBABILIDAD
CONSECUENCIA
1 2 3

1 1 2 3
2 2 4 6
3 3 6 9

• Riesgo tolerable
• Riesgo crítico
• Riesgo muy crítico
CONTROL DE RIESGOS
Una vez identificados los riesgos de la
institución educativo y estimando el nivel
de impacto vs probabilidad es momento de
desarrollar un conjunto de estrategias
dirigidas a asegurar el cumplimiento de los
paquetes de actividades..
 RIESGO MEDIDAS DE CONTROL
CONTROL SEGUIMIENTO
DE RIESGOS: REDUCCIÓN DE RIESGO Y SEGUIMIENTO
ENFOCAR RECURSOS - REDUCCIÓN DE RIESGO
Y CONTROL CONSTANTE
MATRIZ DE RIESGO:
PAQUETE RIESGO PROB. IMPACTO RIESGO MEDIDAS DE CONTROL
Escala de comunicación: Docente /
Autorizaciones Que no se autorice a los alumnos
2 2 4 jefe de Nivel / Líder de proyecto
Validación de instrumento con
Elaboración de instrumentos No refleje el contenido requerido 1 2 2
pruebas Pisa año anterior
Formación de equipos de
Aplicación de exámenes No se ejecute adecuadamente
2 2 4 supervisión de exámenes
Solicitud de información a DRE,
Resultados externos No se obtenga información
3 3 9 MINEDU, portales estatales
Contratación de experto para
Revisión de resultados No se analice adecuadamente acompañamiento en análisis de
1 3 3 resultados
Gestión de los recursos
humanos
GESTIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

La gestión de recursos humanos en un

proceso de planificación se enfoca en
determinar qué persona es responsable de
una tarea que es fundamental para que el
proyecto sea entregado dentro del marco
de tiempo propuesto y esperado.
 MODELOS DE RECURSOS HUMANOS
DIRIGIDOS A:

ADMINISTRACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
INFRAESTRUCTURA
HUMANOS ESTRATEGICOS.
.
Asegurar eficiencia en
La organización logra el
los procesos. Mejores
mejor desempeño de sus
prácticas.
colaboradores
EXPERTO
SOCIO ESTRATEGICO

ADMINISTRACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN DE LA TRANSFORMACIÓN Y EL CAMBIO.
CONTRIBUCIÓN DE LOS EMPLEADOS.
Romper paradigmas.
Vincular las contribuciones de Fomenta la innovación
los empleados al éxito de la y creatividad
organización
AGENTE DE CAMBIO
VINCULACIÓN EMPRESARIAL
MATRIZ RACI
La Matriz RACI describe el uso de varias
funciones relacionadas con las actividades
realizadas en una empresa. Las siglas
significan:

Responsable Autoridad

Consultor Informado
 COMPONENTES DEL RACI

R A C I
90%

RESPONSABLE AUTORIDAD CONSULTOR INFORMADO

Esta persona o rol realiza la tarea Esta persona es responsable de la Esta persona, rol o grupo Estas personas o grupos se
o entrega. Debe responder por el finalización general de la tarea proporcionará información útil mantendrán al tanto de la tarea o
trabajo. para completar la tarea entrega.
 Simplifica la Comunicación
En lugar de involucrar a cada persona en cada decisión, puede
simplificar la comunicación.

Evita la Sobrecarga de Personas

Logra economías en la distribución de personas en las actividades
del proyecto

Evita la Sobrecarga de Trabajo

La matriz RACI puede ser una herramienta útil para ayudar a delegar y
evitar el agotamiento del Administrador de Proyectos.

Establece Expectativas Claras

Las personas involucradas en el proyecto deben poder ver VENTAJAS DE LA
claramente dónde deben participar y con qué tareas
MATRIZ RACI
¿CÓMO SE ELABORA LA MATRIZ RACI?
Para elaborar la matriz debemos comenzar identificando los roles de cada

participante en el proyecto.
 ROLES

Jefe de Jefe de Líder del

Docentes Informática Director Legal
Nivel Informática proyecto

FASE 1: Se identifican los roles del proyecto

 PAQUETES ACTIVIDADES

• Elaboración de comunicaciones a PPFF

Autorizaciones • Comunicación PPFF
• Elaboración de formatos de autorización PPFF
• Recepción de autorizaciones

• Selección de temas para evaluación

Elaboración de • Selección de preguntas
instrumentos • Elaboración de software para ingreso de respuestas
• Prueba de software
…

…
FASE 2: Se identifican las tareas del proyecto
Stormboard: Matriz RACI
 MATRIZ

Jefe de Jefe de Líder del

Docentes Informática Director Legal
Nivel Informática proyecto

• Elaboración de comunicaciones a PPFF C C R I A

• Comunicación PPFF A R C I
• Elaboración de formatos de autorización PPFF C C R I A
• Recepción de autorizaciones A R C I C

FASE 3: Asignar el RACI al proyecto

FASE 4: Acuerda la distribución del trabajo con tu equipo
 EJEMPLO: MATRIZ RACI
Jefe de Jefe de Líder del
Actividades Docentes Informática Director Legal
Nivel Informática proyecto
Elaboración de comunicaciones a PPFF C C - - R I A
Comuniacción PPFF A R - - C I
Elaboración de formatos de autorización PPFF C C - - R I A
Recepción de autorizaciones A R C - I C -
Selección de temas para evaluación A R - - C I -
Selección de preguntas A R - - C I -
Elaboración de software para ingreso de respuestas C C A R I - -
Prueba de software C C A R I - -
Distribución de secciones A R - C C I -
Asignación de horarios A R - C C I -
ingreso de respuestas al software A R C C I - -
Toma de exámenes rezagados A R - C C I -
Cordinaciones con DRE C C - - R, A I -
Solicitud de data PISA - C C R, A I C
Análisis de data PISA C C A R I - -
Revisión de reportes de notas del sistema C C A R I - -
Clasificación de resultados C C A R C I -
Comparación de resultados internos - - A R C I -
Comparación de resultados externo - - A R C I -
Elaboración de documento final C C - C R, A I -