PROPUESTA DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN PARA LA

PYMES EDICIONES HISPANICAS

FABER JOVANNY AYALA COLORADO

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLÍN

FACULTAD DE INGENIERÍAS

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y BASES DE DATOS

MEDELLIN

2013

1
PROPUESTA DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN PARA LA
PYMES EDICIONES HISPANICAS

FABER JOVANNY AYALA COLORADO

Anteproyecto presentado para optar al título de Especialista en Gestión de

Información y Bases de Datos

Asesor

Juan Camilo Giraldo

Magister

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLÍN

FACULTAD DE INGENIERÍAS
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y BASES DE DATOS
MEDELLIN
2013

2
Nota de aceptación

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 __________________________

Firma del jurado

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Firma del jurado

Medellín, 03 de Julio de 2013

4
 DEDICATORIA

Este trabajo está dedicado principalmente a mi madre y mi familia, por todo el

apoyo y acompañamiento inagotable que me dieron durante todo el tiempo que
dedique a la realización de mis estudios y al logro de este sueño.

A mí mismo por demostrarme que sólo con esfuerzo, constancia y disciplina se

pueden alcanzar los objetivos, pasando por encima de las adversidades.

5
 AGRADECIMIENTOS

Agradezco a DIOS por darme salud y lucidez para poder alcanzar esta meta en
mi vida, convirtiéndola en parte de mí.

Agradezco a mi madre por creer en mí y por todo el amor que me dio, como
parte vital de la fuerza necesaria para el alcance de tan anhelado objetivo.

A mis hijas y esposa por tenerme paciencia y comprender que el esfuerzo y

sacrificio es en pro de nuestro futuro y porvenir.

6
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................. 8
MISIÓN ..................................................................................................................................... 10
VISIÓN ...................................................................................................................................... 10
Valores Corporativos................................................................................................................ 10
 TRANSPARENCIA .......................................................................................................... 10
 ETICA ............................................................................................................................ 10
 RESPONSABILIDAD ....................................................................................................... 11
CALIDAD DE SERVICIO .................................................................................................................. 11
Objetivos de Calidad ................................................................................................................ 11
Política de Calidad .................................................................................................................... 12
1. JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................... 12
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................................................... 16
3. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 17
3.1 OBJETIVO GENERAL............................................................................................................ 17
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS..................................................................................................... 17
4. ALCANCE .................................................................................................................................. 18
5. MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL..................................................................................... 19
5.1 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO........................................................................................... 23
5.2 INNOVACIÓN TECNOLÓGICA ............................................................................................. 24
5.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 25
5.4 TICS PARA PYMES ............................................................................................................... 27
Las TICs en las microempresas: ............................................................................................ 27
Propuesta de Gestión del Conocimiento e Innovación: ...................................................... 29
Propuesta de TICs: ............................................................................................................... 30
6. ENCUESTAS PROPUESTAS PARA APLICAR ................................................................................ 35
7. CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 38
8. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................................ 39

7
 INTRODUCCIÓN

Ediciones Hispánicas fue fundada en la ciudad de Medellín- Antioquia en el

año 2002, creada por el socio mayoritario GABRIEL DE JESUS FAJARDO
HERNANDEZ, con una trayectoria importante en el sector de las ventas y
distribución de libros en varias regiones del territorio nacional con las
más importantes y reconocidas editoriales del país.

Ediciones Hispánicas se destaca por contar con una gran variedad de obras
para su diverso público, como son las obras de interés general para la
biblioteca familiar, las bibliotecas públicas, privadas y las obras del fondo
técnico dirigida a los profesionales o a las instituciones educativas en áreas
como las ciencias de la salud, las ingenierías, el derecho, la arquitectura,
filosofía y letras, psicología, pedagogía, mercadeo, administración, ciencias
agropecuarias, música, educación física y deportes, gastronomía, diseño,
decoración, contaduría, arte, dibujo, pintura, diseño de moda, idiomas,
mecánica automotriz, mecánica industrial, ebanistería y muchos otros temas
que hacen de nuestro fondo editorial uno de los mas completos de la región.
Esto lo hemos logrado gracias a convenios de distribución con las más
importantes editoriales del país y del exterior como el Grupo Planeta, Editorial
Océano, Editorial Lexus, Grupo Classa, Editorial Larousse, Zamora Editores,
Grupo Cultural de Colombia, Editora Cultural Internacional, Disely Editores o
Educar Editores y tenemos además convenios para la importación de una gran
cantidad de obras de distribución exclusiva.

Todo esto hace que podamos atender diversos segmentos del mercado, el
profesional o el tecnólogo, el docente o el estudiante de diversos niveles, la
persona que desea enriquecer su biblioteca o la institución que requiere
actualización o satisfacer nuevas necesidades, contando con un gran talento

8
humano y profesional en sus respectivas áreas en la organización y pudiendo
atender hasta ahora los 125 municipios del departamento de Antioquia.

Caracterización de Ediciones Hispánicas como Pyme.

En Colombia, de acuerdo con la definición de la ley 590 de 2000 y la ley 905 de

2004 la microempresa es toda unidad de explotación económica realizada por
persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias,
industriales, comerciales o de servicio, rural o urbana con planta de personal
hasta 10 trabajadores y activos de menos de 501 salarios mínimos legales
mensuales vigentes. Según la ley 905 de 2004 la pequeña empresa es aquella
con una planta de personal entre 11 y 50 trabajadores o activos entre 501 y
5000 salarios mínimos legales mensuales vigentes; por último la mediana
empresa es aquella que cuenta con una planta de personal entre 51 y 200
trabajadores o activos totales entre 5001 y 30000 salarios mínimos legales
mensuales vigentes.

En resumen:

Nro. de
Tipo de Empresa Activos
Trabajadores
Menos de 501
Microempresa 1 a 10 SMLMV.
Pequeña
empresa 11 a 50 501 a 5000 SMLMV
5001 a 30000
Mediana empresa 51 a 200 SMLMV
Mayor a 30000
Gran empresa Más de 200 SMLMV

9
Ediciones Hispánicas está enmarcada como pequeña empresa ya que el
número de empleados es de 40 y sus activos oscilan entre 620 y 950 SMLMV.

MISIÓN
Nuestra misión es satisfacer las necesidades de los clientes de manera
oportuna de acuerdo a sus requerimientos, ofreciendo herramientas
bibliográficas para el conocimiento y el enriquecimiento conceptual, contando
para ello con un equipo humano identificado con nuestros valores corporativos
y comprometidos con la calidad en el servicio.

VISIÓN
En el 2016 seremos reconocidos como una empresa que satisface las
necesidades de nuestros clientes a través de la comercialización y distribución
de material bibliográfico, buscando la superación y el bienestar del hombre a
través del conocimiento, soportados en un modelo de gestión efectivo de
mercadeo.

Valores Corporativos

 TRANSPARENCIA Cumplimos con todos los requerimientos

legales, estatales y las normas establecidas para la distribución y
comercialización de libros, garantizando la entrega de un producto
original y de buena calidad.

 ETICA Avalamos el respeto a nuestros clientes, siendo honestos y

respetuosos en cada una de las operaciones comerciales realizadas.

10
  RESPONSABILIDAD Contamos con una excelente cobertura para
el cumplimiento en la entrega de los productos, ofreciendo diferentes
alternativas de pago y una atención personalizada durante todo el
proceso de la venta.

CALIDAD DE SERVICIO

Nos comprometemos en la entrega, en el buen estado de nuestros productos y

la excelente presentación, para elevar el nivel de vida por medio del
conocimiento.

Objetivos de Calidad

 Satisfacer los requisitos y necesidades de los clientes en cumplimiento

de la misión, mediante el desarrollo de la cultura organizacional, de
calidad y mejoramiento continuo.

 Fortalecer la gestión del talento humano de la compañía Ediciones

Hispánicas, acorde a los valores corporativos y a las estrategias
organizacional.

 Mantener un sistema eficiente de comunicación interna y externa con los

clientes que llegue a todos los niveles de la organización para garantizar
el cumplimiento de todas las necesidades e inquietudes.

11
  Aumentar nuestra participación y portafolio en el mercado de las ventas
y distribución directa de libros en el departamento de Antioquia y en
Colombia.

Política de Calidad

Ediciones Hispánicas, tiene como política de calidad garantizar la prestación del

servicio de venta y distribución directa de todo tipo de libros, de manera
efectiva, oportuna, eficiente, transparente y segura, satisfaciendo todas las
necesidades de los diferentes tipos de clientes privados y públicos, ofreciendo
diferentes formas de pago.

1. JUSTIFICACIÓN

Ediciones Hispánicas como pyme ha sabido mantener su reconocimiento en el

Valle de Aburra y participado en numerosos eventos y ferias culturales
relacionadas con su sector de comercio, como lo son, la Feria Internacional del
Libro en Bogotá, la Fiesta del Libro y la Cultura en el Medellín (Jardín Botánico)
entre otras.

Más aun Ediciones Hispánicas, se esfuerza por llegar a ser una gran empresa
en su sector y tomando como base que las Pymes hoy en día se han
constituido en uno de los sectores productivos más significativos para las
economías de los países emergentes, debido a su contribución en el
crecimiento económico y a la generación de riqueza, para cualquier gobierno.
[AUTORIA PROPIA]

12
Cabe señalar que la participación de las Pymes en la economía nacional se ha
caracterizado por jalonar su desarrollo y convertirse en grandes generadoras de
empleo. [PYM01]

No obstante, algunos teóricos señalan que estas deben adoptar una estructura
empresarial más sólida y aplicar herramientas gerenciales más estructuradas
que faciliten su desempeño organizacional, y al mismo tiempo les permitan
aumentar su nivel de productividad. [PYM01]

También hay que tomar en cuenta que para lograr otros niveles de
productividad, estas empresas deben superar varios factores internos, entre los
cuales uno de los factores que más dificulta el acceso a la tecnología, son los
costos. Le sigue el financiamiento para acceder a la misma y la adecuación de
la tecnología a las necesidades de la empresa. Lo que alude que el tema de los
costos es un obstáculo grave, mientras el financiamiento y la adecuación tienen
mediana incidencia y la oferta de servicios y la información disponible,
presentan una incidencia mínima.

1.1)

Grafico
tomado del
documento
“La realidad
de la Pyme
Colombiana”
– Por Astrid
Genoveva
Rodríguez
Grafico 1.1

13
Otras investigaciones realizadas indican que el 66% de las Pymes han
realizado inversiones para su modernización tecnológica en los dos últimos
años. La proporción es mayor para las empresas medianas, de las cuales, el 77
% ha efectuado este tipo de inversiones, mientras que el 65% de las empresas
pequeñas lo han hecho. [FUN02]

No obstante, el aumento de la competitividad y los constantes cambios en el

entorno dificultan la planeación estratégica de las compañías. Para que esto
mejore se deben crear estructuras de capacidad de respuesta, resistencia ante
los cambios, en sí, una integración de la tecnología.

Por consiguiente la tecnología ha resultado ser vital para las PYMES, pues ésta
debe ser una herramienta integrada en los procesos de estas organizaciones.
Es un catalizador de innovación y transformación en las empresas, pues el
desarrollo empresarial de las PYMES, también se da en instituciones como el
gobierno, universidades, firmas consultoras, agencias de cooperación, entre
otras.

Sin lugar a dudas, las pequeñas y medianas empresas se encuentran

actualmente ante una oportunidad histórica por lo que respecta al aumento de
su competitividad mediante el uso inteligente de las nuevas tecnologías. No
obstante, conviene que no caigan en la tentación de hacer una lectura
excesivamente tecnológica de la empresa sino que han de asegurar una óptima
visión empresarial de la tecnología. Asegurando entonces el uso inteligente de
las mismas, tomando como base que la actual década naciente, será la época
de las pymes y su gran representación en el ámbito nacional y mundial sin
importar su ubicación. [AUTORIA PROPIA]

Por todo lo anterior, es claro el interés de Ediciones Hispánicas en querer

invertir en nuevas plataformas tecnológicas (Por Ejemplo: CRM, ERP, Página
Web, Pantallas Informativas, etc) e implementar eficientes herramientas para

14
manejar grandes volúmenes de datos (SQL Server) y extraer lo mejor de estos,
pudiendo así conocer más sobre sus clientes, sus ventas, las regiones y
sectores en las que actualmente ofrece sus productos y analizar los posibles
nuevos sectores o incluso nuevos departamentos.

Adicionalmente, Ediciones Hispánicas para poder alcanzar sus objetivos

necesita realizar Inteligencia de Negocios a sus datos, no sólo con el propósito
de aumentar sus utilidades, si no también, de conocer a fondo su propio
negocio, lo que le permitirá sin duda alguna perfilarse como una empresa
emprendedora e innovadora con respecto a su competencia. A su vez, requiere
enmarcarse como una empresa sólida y con visión futurista, siendo vital y tan
necesario en el exigente y cambiante mercado actual.

Ediciones Hispánicas, planea incursionar con pie firme en nuevos mercados y

expandirse con seguridad hacia nuevas zonas y departamentos, ya que al
conocer con certeza las necesidades y perfiles de sus clientes, le ampliará su
visión de negocio, posicionándola en el medio como una pyme modelo a seguir.

15
 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Habiendo realizado un previo análisis a las pymes del sector comercial en el

valle de aburra, el cual fue basado en un estudio de mercadeo y de
documentación encontrada sobre la situación actual de estas empresas, en lo
concerniente al despreocupado manejo de la gestión interna del conocimiento y
el no contar con idóneos sistemas de innovación. [MAS01] [GES01] [FUN01]
[SIS01] [PYM01] [REA01].

Lo anterior es aplicable a la empresa EDICIONES HISPÁNICAS, la cual se

encuentra ubicada en la ciudad de Medellín, lo que me motiva para hacer una
investigación aplicada cuyo fin será el de ayudar a cerrar estas brechas,
pudiéndola encausar así a un crecimiento continuo y así alinearse con las
tendencias que impone la gerencia del siglo XXI, en donde la competitividad se
convierta en el eje central del negocio y la producción de conocimiento.

Adicionalmente, y ante la sabida situación actual de Ediciones Hispánicas,

donde la falta de un servicio tecnológico integro que brinde un óptimo
acompañamiento y la ausencia de un acertado Sistema de Información solido
con estables estructuras tecnológicas, es claro, lo que agrega razón de peso
para llevar a cabo dicha investigación aplicada.

16
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Crear una propuesta de Gestión del conocimiento e innovación para la Pyme

del sector Comercial llamada Ediciones Hispánicas.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Generar en la Pyme Ediciones Hispánicas, una cultura organizacional

orientada a la gestión del conocimiento y al trabajo en equipo.

2. Sensibilizar a la Pyme Ediciones Hispánicas, para implementar Sistemas

de Información e infraestructura tecnológica idóneos para gestionar el
conocimiento y motivar la innovación.

3. Proponer un modelo de gestión de conocimiento e innovación que se pueda

aplicar en la pymes Ediciones Hispánicas.

17
 4. ALCANCE

Ediciones Hispánicas actualmente presenta las siguientes necesidades con

gran premisa, pues de permanecer estas, podrían poner en riesgo la estructura
de la organización, disminuyendo considerablemente sus ingresos. Mi
propuesta le apuesta a resolver las siguientes necesidades planteadas:

A. Generar una cultura organización direccionada al trabajo en equipo y a la

gestión del conocimiento entre todos sus integrante.

B. El tener la posibilidad de crear estrategias de innovación para su sector

de ventas y aplicarlas eficaz y efectivamente a sus clientes y
proveedores.

C. Contar con un idóneo sistema de gestión de la información, entre y para

sus directivos y empleados.

18
 5. MARCO REFERENCIAL Y CONCEPTUAL.

Uno de los más importantes desarrollos tecnológicos de los últimos años ha

sido el de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). Los
beneficios potenciales de estas tecnologías para una organización incluyen
desde los beneficios de carácter operativo, como el aumento de la eficiencia
(por ejemplo, automatización de procedimientos rutinarios), hasta los beneficios
de carácter estratégico, como la mejora de los procesos empresariales (por
ejemplo, estableciendo alianzas estratégicas con otras empresas) (Pradas,
1999; Águila et al., 2001).

Estos beneficios que permiten a las empresas resolver problemas y crear

oportunidades representan un estímulo para la adopción de las TIC en las
pymes. No obstante, la experiencia indica que los beneficios de las TIC no
siempre se materializan debido, entre otras razones, a unas prácticas de
adopción inadecuadas (Cragg y King, 1993).

Ahora y sabiendo que uno de los hechos más significativos en la práctica del
desarrollo económico ha sido el descubrimiento relativamente reciente del gran
potencial de las pequeñas empresas. Las cifras de numerosos países exitosos
son concluyentes: el notable desempeño de las economías del sudeste asiático
en las últimas décadas, por ejemplo, se apoyó firmemente en las pequeñas y
medianas empresas, las mismas en las cuales se basó el logro de las altas
tasas de crecimiento del PIB y de las exportaciones, el aumento del empleo, la
mejor distribución del ingreso, así como el estímulo al ahorro y la inversión. En
estos países, todos grandes exportadores en la actualidad, más del 60 por
ciento de sus ventas al exterior se origina precisamente en las Pymes. [TIC01]

En los países latinoamericanos, en cambio, el aporte de las empresas más

pequeñas no ha sido tan grande como en otras regiones del mundo.

19
En países como en México por ejemplo, para las pequeñas y medianas
empresas (Pymes) de México la tecnología sigue siendo un lujo, y de acuerdo
con el estudio “El uso de la tecnología en las Pymes”, de los poco más de 4
millones de pequeños y medianos negocios en el país, sólo 1.1 millones usan
computadoras y gastan apenas 116 dólares anuales en la compra de
software. Las estadísticas indican que de los 21 millones de trabajadores en
estas unidades, sólo 6.7 millones usan computadora para trabajar. [TIC01]

Más en nuestro país, la asesoría en tecnología e innovación orientada a las

Pymes, en su mayoría está basado únicamente en suplir las necesidades en
cuanto a la asistencia preventiva y correctiva de los equipos informáticos, tanto
en lo concerniente al Hardware y Software. Olvidando por completo uno de los
aspectos más importante a nivel mundial tan necesario hoy en día como lo es el
conocimiento y la gestión de éste dentro de las organizaciones, creando así una
enorme brecha entre el éxito, los logros de objetivos y las propias empresas.

De hecho los datos del Instituto Nacional de Estadística indican que el uso de
diversas TIC es mayor en las grandes empresas (≥ 250 empleados) que en las
pymes (INE, 2003). Por ejemplo, la Intranet está presente en el 71,58% de las
empresas grandes españolas, pero sólo en el 25,76% de las empresas
pequeñas (menos de 50 empleados). De modo similarmente, las Redes de Área
Local (LAN) «sin hilos» se utilizan en el 19,89% de las grandes empresas y en
el 2,35% de las pequeñas. [TIC01]

No obstante, se considera que, como las TIC están disponibles para todas las
empresas del mercado, a menos que puedan realizar una innovación continua o
ser pioneros en su adopción, las empresas deben integrar las TIC en la
organización de forma que produzcan una complementariedad de recursos
sostenible que generen ventajas competitivas (Powell y Dent-Micallef, 1997).

20
El uso de estrategias tecnológicas como por ejemplo la Gestión del
Conocimiento dentro de estas organizaciones es de vital importancia pues se
detecta que no hay políticas claras de gestión de personas sobre el
compromiso, la mejora del desempeño, la contribución de las personas y la
igualdad de oportunidades. En general, las herramientas de gestión de personal
no están orientadas a favorecer la gestión del conocimiento”.

Y es sabido que una gestión eficaz del conocimiento en las pymes y la

capacidad de éstas para aprender más rápido que sus rivales y optimizar ese
conocimiento, se ha convertido en un recurso estratégico y diferencial que,
mediante una gestión más eficaz y eficiente, le aporta una indudable ventaja
competitiva.

Por otra parte el uso de Sistemas de Información, pues las Pymes tienen el
gran reto de adecuarse a un mundo globalizado y rápido en sus cambios y
demandas. Ya no se deben de conformar con los mercados internos, ya no es
más su ventaja comparativa. Internet es un arma poderosa, y a la vez
amenazante para estas empresas.

Poder contar con sistemas como CRMs, ERP, etc, dentro de sus estructuras, es
clave y a su vez riesgoso en el camino del crecimiento empresarial.

En este orden de ideas, las Pymes deben reinventar su modelo de negocio con
base en una fuerza productiva que contemple una estructura corporativa y
competitiva centrada en la cultura de la planificación, en el talento humano
calificado, la flexibilidad y adaptabilidad del negocio, el marketing, LAS
TECNOLOGÍAS DE PUNTA Y PROCESOS TECNOLÓGICOS, la asociatividad
empresarial y la estimulación del pensamiento estratégico de sus gerentes para
que puedan sostener sus ventajas empresariales girando en torno a la frontera
de la competitividad.

21
Infortunadamente, aún existen algunas Pymes que incorporan en sus procesos
mano de obra no calificada, uso de tecnologías obsoletas, directivos con
carencias gerenciales y en pensamiento estratégico; limitaciones técnicas y
competitivas que imponen las escalas de producción, procesos y productos
poco pertinentes para las necesidades de entorno, y han centrado su modelo en
la base de la informalidad, aspecto muy negativo porque hace que sus gerentes
perciban la productividad o expansión hacia otros mercados como una utopía,
debido a las grandes exigencias que este tipo de operaciones conlleva.

Otros estudios indican que el 50% de las compañías en el país no utilizan

ningún tipo de técnica de calidad o productividad tecnológica, esto de acuerdo
con datos de la encuesta Observatorio Pyme, que elaboran la Secretaría de
Economía (SE), el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Universidad de
Bologna, en Argentina, y el Instituto Nacional de Estadística y Geografía
(INEGI).

El mundo actual del comercio y los negocios exigen a las empresa de este
siglo, un cambio rotundo y una estratégica en su infraestructura organizacional,
como requisito para poder hacer parte de éste exigente cambio global y
moderno.

Es importante definir los conceptos de las algunas de los modelos tecnológicos

que se proponen implementar para dar solución a esta problemática de este
sector empresarial.

22
5.1 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Es un concepto aplicado en las organizaciones. Tiene el fin de transferir

el conocimiento desde el lugar dónde se genera hasta el lugar en dónde se va a
emplear (BA Fuentes, 2010), e implica el desarrollo de las competencias
necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre
sus miembros, así como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior
de estas.

Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el

conocimiento de los trabajadores, para transformarlo en un activo
intelectual que preste beneficios y se pueda compartir. [WIK01]

En la actualidad, es posible encontrar personas y organismos especializados en

la gestión del conocimiento, pero resultan altamente insuficientes para cubrir las
necesidades de todos los ámbitos de las organizaciones.

De ahí que una de las principales urgencias al respecto sea formar

administradores de conocimiento. Dado que el conocimiento en su estado
natural se encuentra en las personas, las fórmulas básicas de todo
administrador de conocimiento se centran en cuatro elementos: la gente, los
procesos, la tecnología y los contenidos.

Así, el reto sería identificar el conocimiento que genera, fluye y resguarda la

organización, a partir de los procesos críticos que desarrolla su comunidad, y
convertirlo en contenidos, principalmente digitales, para hacerlos disponibles
apoyándose en tecnología; siempre favoreciendo esta posibilidad a través de un
buen sistema de reconocimientos, lo que además contribuye en el incremento

23
del propio capital intelectual. De acuerdo con los especialistas, las instituciones
que incorporan un buen sistema para gestión del conocimiento, al interior de su
organización, evitan la pérdida del 50% de su capital intelectual por año (Valerio
Ureña, 2002). El soporte de un sistema de gestión del conocimiento lo
constituye la información documental que a diario es generada en las
organizaciones. De manera que si la misma se maneja en forma automatizada
se podrá mantener más accesible, más segura y, sobre todo, más “manejable”.
Este objetivo justifica, por sí mismo, la incorporación de métodos y unas
aplicaciones informáticas apropiadas para el manejo del conocimiento
generado. [RED01]

5.2 INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

Es el resultado de acciones que propicien el desarrollo, la producción y la

comercialización de nuevos o mejorados productos y/o servicios. Incluye
además la reorganización de procesos productivos, la asimilación o mejora
sustancial de un servicio o proceso productivo y que todas estas acciones
hayan satisfecho una necesidad social o que estén avaladas por su éxito
comercial.

No obstante, en la actualidad nadie ignora que la innovación incide de forma

directa en el incremento de la eficiencia y la competitividad de las
organizaciones empresariales y en el posicionamiento de sus producciones en
los mercados, constituyendo la dinamo por excelencia para el cambio y la
modernización tecnológica.

Como es de suponer, las empresas llevan a cabo estas actividades innovadoras

en correspondencia con factores tanto externos como internos y de naturaleza
tanto objetiva como subjetiva, como son, entre otros, los requerimientos del

24
mercado, sus necesidades de incrementar eficiencia económica y alcanzar
mayores ganancias y la propia cultura tecnológica que posean los directivos y
tecnólogos de cada una de ellas.

Por otro lado, en la mayor parte de los países, la economía de mercado obliga a
las empresas a mantener un determinado grado de confidencialidad sobre la
información de las actividades que realizan y solo están obligadas a suministrar
determinada información a los órganos nacionales de estadísticas y a los
órganos del sistema tributario estatal, de manera que los estados puedan
elaborar las cuentas nacionales y captar las imposiciones fiscales necesarias
para conformar los presupuestos nacionales.

La innovación, sin dejar de particularizar las especificidades nacionales de las

estructuras y cultura empresariales, sean comparables internacionalmente;
tercero, la orientación adecuada de la información a solicitar a las empresas de
manera de minimizar el riesgo de obtener información de mala calidad o no
trascendente y cuarto, el sistema estadístico nacional vigente en la mayoría de
los países requiere de coordinaciones y alianzas entre diversos órganos
gubernamentales, como los de ciencia y tecnología, estadísticas y finanzas.
[CIN01]

5.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar

atención a las demandas de información de una organización, para elevar así el
nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones
y desarrollo de acciones de cualquier empresa.

25
Pues durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a
analizar la información como factor clave de la gestión empresarial, y eje
conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.

Se considera entonces que la información es un recurso que se encuentra al

mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el
momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión
empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el
trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido,
ahora, en el cuarto recurso a gestionar.

Desde el punto de vista de la gestión empresarial y el conocimiento del entorno,

en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina una necesidad cada
vez más acuciante de información para la acertada toma de decisiones, tanto
para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes
externos que puedan vulnerar su estabilidad.

Por consiguiente el dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el

control de los flujos internos de información que la propia empresa genera
derivado de su funcionamiento.

Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa

lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos
que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros
mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en información externa para
otras empresas que absorben esa información, y regresando nuevamente a su
origen convertidos en utilidades para la misma.

Por todo lo anterior, el contar con un idóneo sistema de información es hoy en

día vital para cualquier empresa del mundo moderno, exigente, creciente y
cambiante.

26
5.4 TICS PARA PYMES

TICs, concepto: Las siglas de tecnologías de la información y la comunicación

(TIC o bien NTIC para nuevas tecnologías de la información y de la
comunicación) agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y
la transmisión de la información, principalmente la informática, Internet y las
telecomunicaciones. [WIK02]

Las TICs en las microempresas:

Las TIC permiten a las pequeñas empresas obtener beneficios antes

reservados únicamente a los más grandes negocios. Para César Muñoz,
director del programa Mipyme Digital, “el primer aprovechamiento, y de gran
importancia, es la ampliación del mercado: hemos visto pastelerías, floristerías,
y muchos negocios, transitar de atender un mercado de barrio a uno
internacional”.

También permiten ampliar el acceso a proveedores, mejores condiciones de

negociación de precios y acceso a nuevos canales de distribución.

“Todos estos beneficios impactarán directamente en una mejora efectiva del

ingreso de estas firmas”.

Aspectos como el autoempleo, el teletrabajo, la facilidad de acceso y calidad a

la educación, a la salud y a la seguridad, son efectos directos de las TIC en las
pymes, por mencionar solo otros más. [PORTA01]

De forma detallada podríamos mencionar algunos otros beneficios que traen

consigo el uso e implementación de las TICs para las PYMES;

27
1. Mejora las comunicaciones con sus grupos de interés a través de los
diferentes medios, plataformas y herramientas de la Web 2.0.

2. La posibilidad de conseguir no sólo seguidores si no usuarios fidelizados con

la marca.

3. Ganar embajadores y multiplicadores de marca.

4. Mostrar los beneficios competitivos de su empresa de una manera

innovadora

5. Proyectar una sólida imagen y posicionarse en el mercado online.

6. Minimizar costos en estrategias de “visibility” o en campañas de mercadeo y

publicidad.

7. Tener una perspectiva de negocio global.

8. Llegar a un mayor número de personas de acuerdo a sus necesidades.

9. La posibilidad de generar alianzas empresariales gracias a los contactos y a

las referencias de la web 2.0.

10. La posibilidad de escuchar lo que desean y esperan los clientes.

11. Permitirles a los seguidores ser miembros activos de la organización

contribuyendo a la mejora continua en los procesos de calidad.

12. Facilidad de llegar a cualquier rincón del mundo y compartir los avances de
la organización.

13. La oportunidad de viralizar rápidamente un mensaje de acuerdo a las

políticas de comunicación de la organización.

28
14. Ser fuente oficial de información del sector al cual pertenece la compañía.

15. Rediseñar procesos e innovar con nuevas oportunidades y líneas de

negocio

Propuesta de Gestión del Conocimiento e Innovación:

Para incrementar una mejor gestión hacia los clientes y estandarizar procesos
que ayuden una mejor relación con ellos y facilitar a su acercamiento, se
propone implementar las siguientes estrategias del Gestión del Conocimiento e
Innovación:

• Cursos de Formación Interna para todo el personal (Cada 2 meses).

• Resolución conjunta de problemas para los empleados (Semanalmente).

• Congresos y Ferias para los dirigentes (Cuando estas estén disponibles).

• Mentorias dirigidas por expertos contratados para los empleados (Cada 3

meses).

• Aporte para la empresa con nuevas ideas propuestas por los empleados
por medio de escritos y presentaciones sustentadas (trabajo en equipo),
(De forma permanente).

• Se incentivará por medio de cumplidos al vendedor con mejor

desempeño en el mes.

• Por medio de SharePoint de Microsoft se compartirán entre los

empleados logros ante problemáticas de ventas (De forma permanente).

29
Adicionalmente a estas estrategias, se sugiere a la empresa colocar en lugares
estratégicos pantallas que mostrarán la información concerniente a:

1. Zonas con más ventas generadas en la semana, el mes y el año

2. Zonas en las que la empresa a llegado

3. El promedio de edad de sus clientes

4. La zona con más clientes

5. La zona que presenta el mayor número de créditos actuales

6. El genero más vendido entre los clientes, etc.

En conclusión, información relevante para todos, con el fin de contextualizar de

forma general a los integrantes de la compañía y generar así un ambiente de
equipo, de acompañamiento y pertenencia de todos hacía la compañía.

Y como propuesta complementaria se recomienda el disponer de una pantalla

táctil que mostrara periódicamente de forma aleatoria, direcciones web de
interés, concernientes al campo editorial (Tenencias futuras, Noticias actuales,
etc)

Propuesta de TICs:

- Implementar un Sistema de Planeación de Recursos Empresariales

(ERP), que se ajuste a su presupuesto y estructura organizacional, como
por ejemplo el Microsoft Dynamics ERP, se sugiere éste software, por
su fácil manejo, su gran soporte por parte de Microsoft (ya que la

30
 empresa cuenta con licencias de Microsoft está facilitará su integración la
con la información y plataforma existente) y por su estructura escalable,
la cual permite que sus sistemas se adapten a medida que la empresa
crece, al tiempo que le proporciona la perspectiva necesaria para
responder con rapidez en un mundo en constante cambio.

La empresa al implementar un sistema de ERP obtendrá las siguientes

ventas; Al ser un ERP un sistema integrador de los diferentes
departamentos que conforman la empresa, centralizará toda la
información, obteniendo como beneficios Mayor Control y Trazabilidad,
de cada una de las labores y proyectos que realice un empleado o
emprenda la empresa. Menores Costos y más competitividad, podrá
la empresa analizar sus precios ofrecidos, haciendo varianzas a los
mismos en pro de las ventas, sin distorsionar el negocio ni disminuir el
valor ofrecido a sus clientes. Al Integrar los diferentes departamentos
de la empresa, como por ejemplo el Dpto. de Recursos Humanos, el
Dpto. de Control Financiero, entre otros, estos podrán ser operados de
manera independiente, pero también ofrecerán la posibilidad de
integrarlos en funciones globales de análisis de datos.

- Implementar un Sistemas de Administración de la Relación con el Cliente

(CRM), ya que es de vital importancia el conocimiento amplio de sobre
los clientes y la relaciones que con ellos se pueda generar. De la misma
forma, la sugerencia para un eficiente y accesible software de CRM,
podría sugerir el Microsoft Dynamics CRM, por sus costos y por su fácil
implementación en empresas de cualquier tamaño. Adicionalmente con
esta herramienta podrá transformar cada punto de contacto en una
oportunidad de marketing y aprovechar el potencial oculto dentro de la
base de clientes, no obstante, también podrá comercializar sus productos

31
 de manera más eficaz, mejorar su productividad y obtener conocimientos
accionables en sus esfuerzos de marketing.

Entre las ventajas que traerá consigo la implementación de un sistema

CRM, podríamos citar las siguientes; Reducción del ciclo de venta, ya
que ños tiempos en que se atienden a los clientes disminuyen
notablemente al contar con información al momento, sobre las últimas
compras, montos, y cantidad de productos que han comprado nuestros
clientes. Aumento de información de nuestros clientes, ya que el
modelo de CRM permite tener información veráz y al instante de
nuestros clientes. Trabajar como un equipo, pues una de las
principales ventajas que experimentan muchas empresas es el grado de
coordinación de sus diferentes departamentos, ya que esto permite que
los altos mandos tengan una visión de las actividades que realiza su
grupo de trabajo, así como la posibilidad de analizar las actividades de
cada individuo o del equipo en general. Así mismo los trabajadores
tienen la posibilidad de ver las actividades que han tenido éxito de sus
colegas con los clientes, tratos, peticiones recientes, quejas, etc… Esto
permite trabajar como una unidad coordinada que proporciona mejor
servicio y clientes más satisfechos.

Es claramente concluyente y de forma general que el llevar a cabo la

implementación de las TICs anteriormente citadas, traerá indudablemente los
siguientes beneficios:

 Mejoras en la utilización de sus activos: Los empleados podrán

maximizar el tiempo, al poder sacar mejor provecho y resultados de las
activos tecnológicos y el software de los que disponen.

32
  Incrementar las ventas: Al conocer ampliamente y a detalle las
necesidades de sus clientes, se visionan más oportunidades de ventas y
estrategias para con sus clientes.

 Mejorar el nivel de servicio a clientes: Su clientes serán mejor atendidos,

pues su muchas de sus necesidades podrán ser detectadas y atendidas

 Reducción en costos de materia prima e inventarios: Al conocer nuevos

aspectos del negocio, se podrá invertir con mayor precisión en el
inventario y realizar los pedidos de insumos para la empresa con mayor
certeza.

 Reducción en costos logísticos y de transporte: El poder visionar con

mayor claridad diferentes aspectos de la empresa y sus clientes,
permitirá realizar y planear con mayor precisión el traslado de
vendedores y sus respectivos viáticos (de ser necesarios.)

 Mejorar las capacidades de planeación colaborativa: La empresa podrá

planear a corto y largo plazo, nueva capacitaciones y eventos para sus
empleados y sus directivos.

 Mejorar la visibilidad de las operaciones logísticas: La empresa en ciertas

condiciones captará situaciones futuras que puedan ser positivas o
negativas, dando una gran ventaja para la misma, permitiéndole hacer
cambios a tiempo y evitar situaciones que pudieran comprometer la
misma.

Para poder iniciar todo un proceso de innovación, actualización e

implementación de todas estas sugerencias de metodologías y gestión internas
en la organización, Ediciones Hispánicas deberá realizar inicialmente un plan de
conferencias, charlas, talleres que conlleven a todos y cada uno de sus

33
empleados a mirar hacía un mismo horizonte y objetivo, haciéndoles saber a su
vez, lo importante que son para la empresa y el papel que juegan dentro de ella,
generando así un solido sentido de pertenencia hacia la empresa y compromiso
en dar de sí lo mejor de cada uno de ellos, buscando con esto una relación de
mutualismo empresarial.

34
 6. ENCUESTAS PROPUESTAS PARA APLICAR
Cédula :

Nombres y apellidos:

1. Rol(es) desempeñado(s) en la empresa:

2. Tiempo desempeñando el rol(es) en la empresa:

Formación cognitiva

3. Carrera profesional: 4. Estudios a fines:

5. Procesos formativos a través de la 6. Procesos de los que solo usted está a

empresa: cargo:

7. ¿En qué porcentaje considera usted, que conoce la totalidad de los procesos que se llevan
dentro de la empresa?

8. ¿Qué cambios le realizaría a el(los) proceso(s) que usted desempeña en la empresa para
hacerlo(s) más eficiente(s)?

9. ¿Qué medio tecnológico es idóneo para el buen desempeño de su rol?

10. ¿Cuál es su conocimiento que aporta valor a la empresa?

11. ¿Cuál es el conocimiento qué sólo usted posee y es aplicado en la empresa, además quienes
se benefician?

12. ¿El conocimiento anterior está en algún medio de almacenamiento o presentación y está
dispuesto para su aprovechamiento en la empresa?

13. ¿Cuántas personas poseen un rol similar en la empresa?

14. ¿Qué capacitación o formación requiere para proyectar un mejor aporte a la empresa?
Encuesta aplicada a los diferentes cargos, sobre el conocimiento de nuestros productos y
servicios.

1. Considera usted que la estrategia de venta de nuestros productos debería ser mejorada
No___ Si___ ¿En qué? y ¿Por qué?.
_______________________________________________________________.

2. ¿Cómo cree usted que la podemos mejorar?

_________________________________________________

__________________________________________________________________________

3. La forma en la que nos dirigimos a nuestros clientes es:

Muy buena_____ Buena _____ Regular _____

4. ¿Las productos de nuestra compañía son de calidad?:

Si__ No___ ¿Por qué?______________________________________________________.

5. Dentro de nuestros productos, ¿anexarías algo más?:

Si__ No___ ¿por qué?______________________________________________________.

6. ¿Cuál sector considera hace falta cubrir dentro de nuestra oferta de

productos.________________________

7. ¿Nuestros productos son de necesidad?

Si__ No___ ¿por qué?______________________________________________________.

8. ¿Nuestros productos fortalecen el estilo de vida de nuestros clientes?

Si__ No___ ¿por qué?______________________________________________________.

9. ¿Los medios y canales de comunicación con nuestros clientes son eficientes?

Si__ No___ ¿por qué?______________________________________________________.

10. ¿Cuáles medios, canales o tecnología de comunicación le hacen falta a la empresa para una
mejor eficiente y efectiva comunicación con nuestros clientes?.
 ENCUESTA TECNOLÓGICA SOBRE LA EMPRESA

No cuenta Se piensa
Diariamente Semanal
1. con ninguna implementar
A. ¿De existir alguna(s), con qué frecuencia se actualizan la(s) base(s) de
datos con las que cuenta la empresa.
Se planea Se desconoce
Si No
implementar en lo absoluto
B. La empresa cuenta con preparación de documentación escrita del tipo
de: lecciones aprendidas, manuales de entrenamiento, buenas prácticas
laborales, artículos para publicación, etc. (memoria organizacional).
Se ha hablado al Se planea
Si No
respecto implementar
C. Se comparte el conocimiento sobre experiencias laborales en la
empresa con alguna plataforma tecnológica
Este año se Se desconoce
Si No
2. implementará el tema
A. Se cuenta con alguna política o estrategia
de gestión del conocimiento escrita.
Se esta construyendo Este año se
Si No
actualmente implementará
B. ¿Tiene la empresa con algúna página web donde ofresca sus productos
o registre sus usuarios.
Se esta estudiando Esta año se
Si No
esa posibilidad implementará
C. ¿La empresa cuénta con alianzas estratégicas
para adquirir conocimientos de otras empresas del mismo sector?

3.
¿Qué sistema de información se utiliza actualmente y qué departamentos
los utilizan?

4.
¿Qué aspectos le gustan de su sistema actual?

5.
¿Qué caracteristicas considera usted, son una debilidad en el sistemas
actual?

6.
¿Cuáles serían las metas y objetivos principales que a usted le gustaría
cubrir con un sistema de información usando tecnología?

7.
¿Cuenta con algún tipo de comunicación virtual con otras empresas?

8.
¿Posee la empresa algún software que garantice la integridad de la
información con la que se cuenta?

9.
¿Las Bases de Datos son Centralizadas?

10.
¿Administra la empresa sus propios correos electrónicos?

11.
¿Con cuántas computadoras cuenta la empresa?

12.
¿Los sistemas operativos son homogeneos en toda la empresa?

13.
¿Con qué sistemas operativos cuenta?

14.
¿Cuenta con la empresa con transacciones Web (nómina, inventarios,
presupuestos y/o ventas)?

¿La empresa implementa alguna estrategia para la gestión del

15. conocimiento entre sus empleados?
 7. CONCLUSIONES

Ediciones Hispánicas comprobó por medio hechos reales y con su misma

experiencia la Importancia de los Sistemas de Información dentro de su
organización, pues pudo validar lo indispensable que son hoy en día dentro de
cualquier organización, pues estos contribuyen a tomar acertadas y oportunas
decisiones que a su vez, la encaucen a las empresas hacia un crecimiento
continuo y determinante éxito.

Por otra parte, pudo dimensionar los beneficios y bondades que trae consigo el
saber Gestionar Conocimiento ya que esto posibilita el poder crear, desarrollar y
lograr que se establezcan sistemas de comunicación idóneos dentro de la
EMPRESA, haciéndolos a su vez, parte de la cultura organizacional, para de esta
manera poder detectar y poder compartir la información valiosa que poseen,
principalmente la de las personas que la conforman.

Ediciones Hispánicas al cambiar en un 65 por ciento, su organización interna y

haciendo uso estratégico de algunas de las TICs existentes, cuenta con una gran
ventaja competitiva frente a sus competidores, ya que el implementar todo un
proceso de innovación tecnológico y cultural, al interior de su organización la
llevará de convertirse en una empresa moderna acorde a las exigencias del actual
mundo moderno, al punto de llegar a convertirse en una empresa líder en su
sector, tanto en el departamento de Antioquía como a nivel nacional.
 8. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1. [MAS01] Las pymes y la tecnología. En

www.mastermagazine.info/articulo/10516.php. Por MasterMagazine el 20 de
Agosto de 2006. Extraído el extraído el 02 de mayo del 2012.

2. [GES01] Las tecnologías de información para las pymes, revolución que no

tiene reversa. En
www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/tipymes.htm. Por Paulina Ledón,
Estrategia y Dirección Estratégica 04 / 2004. Extraído el 02 de mayo del 2012.

3. [FUN01] Servicios para Pymes. En http://www.funziona.com.ar/empresas.php.

Extraído el 16 de mayo del 2012.

4. [SIS01] http://www.sistemaspc.com/visita_y_asesoria_a_domicilio.htm. Extraído

el 16 de abril del 2012.

5. [SOL01] http://www.solutekcolombia.com/plan_pymes.htm. Extraído el 16 de

abril del 2012.

6. [BAI01] http://www.bairesline.com.ar/servicios-pymes.html. Extraído el 16 de

abril del 2012.
7. [CLU01] Cluster Tecnología Información y Comunicación.pdf. Ruben D.
Cadavid M., Director Cluster TIC Medellín, Una estrategia de la Alcaldía de
Medellín y la Cámara de Comercio de Medellín, email:
ruben.cadavid@camaramedellin.com.co

8. [EVA01] Evaluación y análisis de la calidad.pdf. Recepción: febrero de

2007/Aceptación: Mayo 2007.

9. [PYM01] Las pymes una mirada a partir de la experiencia academica.pdf.

Recepción: 27 de noviembre de 2009 / Aprobación: 14 de mayo de 2010. Dora
Inés Villegas Londoño e Iván Darío Toro Jaramillo.

10. [FUN02] La realidad de la pyme colombiana.pdf. Astrid Genoveva Rodríguez.

Programa Mejoramiento de las Condiciones de Entorno Empresarial, FUNDES
Colombia – 2003.
http://www.fundes.org/uploaded/content/publicacione/1241969270.pdf

11. [WIK01] Gestión del Conocimiento.

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_conocimiento#T.C3.A9cnicas_d
e_Gesti.C3.B3n_del_conocimiento

12. [WIK02] TICs

http://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n_y_
la_comunicaci%C3%B3n

13. [TIC01] Las TIC en las Pymes.pdf. MANUELA PÉREZ PÉREZ-ÁNGEL

MARTÍNEZ SÁNCHEZ-PILAR DE LUIS CARNICER-MARÍA JOSÉ VELA
 JIMÉNEZ, Departamento de Economía y Dirección de Empresas. Universidad
de Zaragoza.

14. [RED01] http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=68812679002.

Extraído el 17 de noviembre del 2012.

15. [CIN01] http://cinfo.idict.cu/index.php/cinfo/article/view/137 Extraído el 17 de

noviembre del 2012.

16. [PORTA01] http://www.portafolio.co/negocios/uso-las-tic-un-salto-la-

modernidad