Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 1 DE 126

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para fomentar y mantener el nivel de bienestar físico,

mental y social de cada uno de los trabajadores directos e indirectos que desarrollen
actividades para el Ministerio del Interior, independientemente de su forma de
contratación y vinculación, reduciendo los factores de riesgo que afecten la
productividad y el clima organizacional, a través del suministro de los elementos
necesarios de seguridad y salud en el trabajo en el desempeño de sus funciones

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todo JR ESTRUCTURAS RIOBO S.A.S Inicia con la

identificación de la normatividad vigente aplicable y finaliza con la elaboración del
informe de resultados producto de la ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Accidente de trabajo: Suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del
trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional
o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes
del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún
fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de
los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la
función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el
accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de
actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores
de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. (Decreto 1072 de
2015)

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación no deseable.

Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo (SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización
en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 2 DE 126

Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no

conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de un proceso de la organización, se ha

planificado y es estandarizable.

Actividad no rutinaria: Actividad no se ha planificado ni estandarizado dentro de un

proceso de la organización o actividad que la organización determine como no rutinaria
por su baja frecuencia de ejecución.

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o

inducido por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad
suficiente para causar pérdida de vidas. Lesiones u otros impactos en la salud, así
como también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de
sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.

Análisis del riesgo: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y para
determinar el nivel del riesgo.

Auto-reporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el

trabajador o contratista reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones
adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.

Centro de trabajo: Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo
abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada.

Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a
través de los siguientes pasos:
 Planear: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los
trabajadores, encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se
pueden mejorar y determinando ideas para solucionar esos problemas.
 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están
consiguiendo los resultados deseados.
 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la
seguridad y salud de los trabajadores.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 3 DE 126

Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de auto-reporte de

condiciones fisiológicas, psicológicas y socioculturales que determinan el perfil
sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora.

Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores

que tienen influencia significativa en generación de riesgos para la seguridad y salud de
los trabajadores quedan específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a)
Las características generales de los locales, instalaciones, máquinas, equipos,
herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en el lugar de
trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de
trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c)
Los procedimientos para la utilización de los agentes citados en el apartado anterior,
que influyan en la generación de riesgos para los trabajadores y; d) La organización y
ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o biomecánicos y
psicosociales.

Consecuencia: Resultado, en términos de lesión o enfermedad, de la materialización

de un riesgo, expresado cualitativa o cuantitativamente.

Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

habilidades.

Descripción sociodemográfica: Perfil sociodemográfico de la población trabajadora,

que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de
trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia,
composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza ocupación, área de
trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

Diagnóstico de condiciones de salud: Resultado del procedimiento sistemático para

determinar “el conjunto de variables objetivas de orden fisiológico, psicológico y
sociocultural que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población
trabajadora” (Decisión 584 de la Comunidad Andina de Naciones)

Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia.

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la

realización de una acción.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 4 DE 126

Elemento de Protección Personal (EPP): Dispositivo que sirve como barrera entre un
peligro y alguna parte del cuerpo de una persona.

Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o inminencia del mismo, que

afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y
coordinada de los trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en
algunos casos de otros grupos de apoyo dependiendo de su magnitud.

Enfermedad: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o

ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o
ambas.

Enfermedad laboral: Todo estado patológico que sobreviene como consecuencia

obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha
visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes físicos, químicos o
biológicos

4. RESPONSABILIDAD
Este procedimiento será liderado por la Subdirección Gestión Humana – Equipo de
Seguridad y Salud en el Trabajo

5. DESARROLLO

5.1 Requisitos, documentos y condiciones requeridas para la aplicación de este

documento: a continuación se describen las actividades y tareas del procedimiento.

5.2 Descripción de actividades.

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Identificación y Matriz de
Verificar el cumplimiento de
evaluación de requisitos legales
los requisitos legales en, Líder de SST
1. Requisitos Legales y otros en
Seguridad y Salud en el Vigía SST
de Seguridad y seguridad y salud
Trabajo aplicables.
Salud en el Trabajo en el trabajo
Matriz de
Identificación de identificación de
Actualizar anualmente la
Peligros valoración peligros, Líder de SST
Matriz de Peligros,
2. de Riesgos y valoración de Servidores
evaluación de riesgos y
determinación de riesgos y Vigía SST
determinación de controles.
controles determinación de
controles
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 5 DE 126

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

El Plan de Emergencias y
Contingencias fue elaborado
conforme a la legislación
vigente, la matriz de Peligros
Elaboración y/o
y el análisis de vulnerabilidad
actualización del
y se actualiza de acuerdo a Plan de Equipo de SST
3. plan de
condiciones sub-estándar emergencias Vigía SST
emergencias y
que se presenten en los sitios
contingencias
de trabajo.
Se mide su eficacia
anualmente con la ejecución
de simulacros de emergencia
Analizar el trabajo
determinando los peligros,
los efectos y los controles
necesarios. Además de
valorar los peligros
Definición e ambientales y la definición de Informe Análisis
implementación de los controles necesarios. A de Trabajo Seguro Líder de SST
4.
ATS (Análisis de través de la definición de Matriz de roles y
Trabajo Seguro) recorridos para las responsabilidades
inspecciones a las sedes y
puestos de trabajo, así como
también con la identificación
de roles y responsabilidades
por nivel en SST
Definir responsables y
actividades para la Gestión
Ambiental y la Gestión de la
Sistema de Seguridad y Salud en el
Revisión ejecución Gestión Humana
Gestión de la Trabajo, verificando
5. plan de Trabajo de Líder de SST
Seguridad y Salud periódicamente su eficacia y
SST Vigía SST
en el Trabajo replanteando las actividades
necesarias para prevenir la
ocurrencia de accidentes y
enfermedades laborales.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 6 DE 126

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

PVE
Ejecución plan de
trabajo
Ejecutar los PVE conforme a
Programas de Índices de
los resultados de la matriz de
6. Vigilancia desempeño de Equipo de SST
peligros y los resultados de
Epidemiológica programas de
las mediciones higiénicas..
gestión de la
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Identificar, definir e
implementar los controles
operacionales en Ambiente, Matriz de
Seguridad y Salud en el identificación de
Controles
Trabajo necesarios; para la peligros, Líder de SST
operacionales y
7. prevención de la valoración de Vigía SST
procedimientos
contaminación, de riesgos y Servidores públicos
operativos seguros
accidentes, enfermedades determinación de
laborales y para garantizar el controles
cumplimiento legal y del
cliente.
Revisar que a todos los
trabajadores se les esté
afiliando y pagando
Seguridad Social
Gestión Humana
Afiliaciones a la Para el caso de los
8. Planillas de pago Supervisores de
Seguridad Social contratistas, los supervisores
contrato
de contrato revisan que los
contratistas presenten planilla
de pago de Seguridad Social
vigente
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 7 DE 126

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Como se indica en el
Procedimiento de
Evaluaciones Médicas
Ocupacionales, remitir a la
práctica de exámenes
Remisión a médicos ocupacionales a los
Gestión Humana
evaluaciones trabajadores Certificados de
9. IPS
médicas En la parte pre contractual, aptitud física
Líder de SST
ocupacionales solicitar a los contratistas
constancia de práctica de
exámenes médicos pre
ocupacionales, teniendo en
cuenta el anexo de SST del
Manual de Contratación.
Definir las actividades a
desarrollar en el periodo, con
base en las diferentes
fuentes de información como:
Elaboración y matriz de peligros, matriz Gestión Humana
verificación del ambiental, programas de Plan de trabajo Equipo de SST
10.
plan de trabajo de gestión ambiental y gestión anual de SST ARL (mediciones
SST de la seguridad y salud en el higiénicas)
trabajo, diagnósticos de
condiciones de salud, PVE,
mediciones higiénicas, plan
de emergencias, etc.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 8 DE 126

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Para comités:
Resolución
Como lo establece la
firmada donde se
legislación vigente y las
oficializa el
autoridades de trabajo:
nombramiento de
los integrantes de
1. Realizar Convocatoria
cada comité.
2. Realizar elección: Solo
Actas de votación
Requisitos básicos para los comités elegir
con resultados.
legales Vigía SST, representantes del
Acta de
Comité de empleador y representantes Gestión Humana
11. conformación del
Convivencia de los trabajadores (los Equipo de SST
comité.
Laboral y Brigada últimos por votación secreta).
de emergencia 3. Divulgación a
Para brigadistas:
colaboradores de los
Listado de
integrantes que conforman
brigadistas y
los comités y la Brigada de
consentimiento
emergencia
conformación de
4. Identificar al equipo de
brigada firmado
brigadistas.
por cada uno de
ellos
Previo al inicio de las
laborales se entrega la
dotación y elementos de
protección personal
correspondientes al cargo y
de acuerdo a las actividades
Base de Datos del
Entrega y a desempeñar.
Personal
reposición de En los plazos establecidos
Lista de Entrega
dotación y por la ley se entrega la Líder de SST
12. de EPP
Elementos de dotación. Líderes de proceso
Inspección de
Protección Se realiza reposición cuando
EPP
Personal (EPP) el EPP cumpla su vida útil o
Matriz de EPP
de acuerdo a lo establecido
en la matriz de elementos de
protección personal (EPP).
Se debe llevar registro de la
entrega de EPP a los
servidores.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 9 DE 126

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Apenas ocurra un accidente
o incidente, debe ser
reportado a la Coordinación Procedimiento de
HSEQ/ Auxiliar HSEQ y jefe Investigación de
inmediato vía e-mail o Accidentes
Reporte e
telefónicamente.Los Reporte de Líder de SST
investigación de
13. accidentes deben ser Accidentes a la Vigía SST
accidentes e
reportados a la A.R.L. dentro ARL. Jefe inmediato o
incidentes
de los dos días siguientes al Investigación de
accidente. Como lo establece Accidentes e
el Procedimiento de Incidentes
Investigación de Incidentes y
Accidentes de Trabajo
Se debe reincorporar al
Reincorporación trabajo que tenía o reubicar
Evaluación
del trabajador al trabajador según el Líder de SST
14. médica post
después del Procedimiento de
incapacidad
accidente Evaluaciones Médicas
Ocupacionales
Matriz de
identificación de
Se identifican los riesgos de
peligros,
salud pública de la región y
Identificación de valoración de
se programan actividades Líder de SST
15. riesgos de salud riesgos y
tendientes a minimizar el Líderes de proceso
pública determinación de
efecto de estos riesgos en los
controles.
colaboradores de la empresa.
Plan anual de
trabajo de SST
Delimitar o demarcar las
áreas de trabajo, señalizar
salidas, salidas de
Gestión Humana
emergencia, resguardos y Plan de
16. Señalización Líder de SST
zonas de resguardos y zonas emergencias
peligrosas de las
instalaciones donde se
desarrollan las actividades.
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 10 DE 126

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Se reúnen los representantes Acta de Reunión
Reuniones del
al Vigía SST para tratar y del Vigía SST
COPASST y Vigía SST y Comité
analizar los temas Acta de Reunión
17. Comité de de Convivencia
relacionados con la Comité de
Convivencia Laboral
Seguridad y Salud en el Convivencia
Laboral
Trabajo Laboral
Con la información de las Líder de SST
Registro de planillas de tiempo se Registro de
18.
ausentismo diligencia el formato de Ausentismo
registro de ausentismo
Con la información de los
registros de ausentismo, de
capacitaciones y de
accidentalidad de los Tabla de Perfil de Líder de SST
19. Perfil de morbilidad
proyectos y de las sedes del Morbilidad
Ministerio, se diligencia la
tabla para definir el perfil de
morbilidad.
Plan de
Capacitación de
Ejecutar el plan de
Capacitación, SST
capacitación de SST
20. Inducción y Registro de Equipo de SST
(incluyendo inducción y
entrenamiento asistencia
reinducción).
Evaluación de las
capacitaciones
Realizar seguimiento a los
indicadores (Resultado e
impacto de actividades, .
accidentes, incidentes y Índices de
ausentismo) desempeño de
Seguimiento y Líder de SST
21. programas de
medición
Con base en la información gestión de la
recolectada, se calculan los Seguridad y Salud
Índices de desempeño en en el Trabajo
Seguridad y Salud en el
trabajo
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 11 DE 126

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Identificación y Matriz de
Verificar el cumplimiento de
evaluación de requisitos legales
los requisitos legales en, Gestión Humana
22. Requisitos Legales y otros en
Seguridad y Salud en el Líder de SST
de Seguridad y seguridad y salud
Trabajo aplicables.
Salud en el Trabajo en el trabajo
Procedimiento de
Identificar los peligros, Identificación de
valorar los riesgos y Peligros,
determinar controles como se valoración de
Identificación de indica en el Procedimiento de riesgos y
Líder de SST
Peligros valoración Identificación de Peligros, determinación de
Técnico
de Riesgos y valoración de riesgos y controles
Administrativo de
23. determinación de determinación de controles
SST
controles Matriz de
Líderes de Proceso
Elaborar, divulgar y identificación de
COPASST
actualizar la Matriz de peligros,
Peligros, evaluación de valoración de
riesgos y determinación de riesgos y
controles. determinación de
controles

6. DOCUMENTO/REGISTRO

Documentos y registros generados con la aplicación de este procedimiento.

REGISTROS RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

Seguridad y
Cronograma de Equipo de Seguridad y Salud Cuando exista la
Salud en el
trabajo en el Trabajo necesidad
Trabajo
Seguridad y
Equipo de Seguridad y Salud Cuando exista la
Plan de trabajo Salud en el
en el Trabajo necesidad
Trabajo
Seguridad y
Instructivo plan de Equipo de Seguridad y Salud Cuando exista la
Salud en el
capacitación en SST en el Trabajo necesidad
Trabajo
Seguridad y
Equipo de Seguridad y Salud Cuando exista la
Matriz legal de SST Salud en el
en el Trabajo necesidad
Trabajo
Matriz de roles y Equipo de Seguridad y Salud Cuando exista la Seguridad y
responsabilidades en el Trabajo necesidad Salud en el
 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 1: SG-SST:
JR-PRO-SST-016

NIT. 901049735 - 5
SG-SST
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL Fecha: Febrero 09 2019
DESEMPEÑO Versión: 001
Página 12 DE 126

Trabajo
Indicadores: Tasa de
incidencia EL, Tasa
de accidentalidad,
De estructura,
Ejecución plan de
trabajo, Acciones de
mejora, Simulacros
de evacuación, tasa
Seguridad y
de prevalencia EL, Equipo de Seguridad y Salud Cuando exista la
Salud en el
Tasa de incidencia en el Trabajo necesidad
Trabajo
AT, tasa de3
ausentismo general,
Índice de severidad,
Índice de frecuencia
AT, ILI e
Investigación de
accidentes de
trabajo