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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA CLÍNICA DE

FAMILIA LA ROMANA
Bernardo Rosario Martínez

Resumen
La presente investigación fue realizada en La Romana, Republica Dominicana, con un rango de acción
enfocado en la implementación de un sistema de gestión de información para la Clínica de Familia La
Romana. El objetivo general fue diseñar una propuesta de implementación de un sistema de gestión de
información para la Clínica de Familia La Romana. La investigación se trató de un estudio descriptivo para
diseñar una propuesta de implementación de un sistema de gestión de información para la Clínica de Familia
La Romana que le ayude a disminuir las dificultades que está confrontando actualmente debido al uso de
diferentes sistemas que son utilizados para generar los datos y las informaciones que a diario manejan,
tanto a lo interno, como a lo externo. Se describirán todas las características que están relacionadas con el
tema, además permitirá hacer una descripción de modo sistemático de las generalidades más significativas
de la población que se estudiará. Se decidió seleccionar este tipo de investigación porque esta es la que
describe las áreas de mayor interés y serán puntos claves para el desarrollo del tema. En cuanto a la
población y muestra estuvo compuesta por todos los colaboradores de la Clínica de Familia La Romana es de
125 colaboradores. Los departamentos que tienen vinculación directa con los sistemas son: Dirección
ejecutiva, Dirección de operación, Monitoreo y evaluación, Dirección de Recursos Humanos (2), Dirección de
programas, Dirección médica, Inventario/compras, Finanzas/contabilidad/nómina y facturación. Las áreas
mencionadas están conformadas por 10 empleados a los cuales se les aplicará el cuestionario. Para
establecer el universo de esta investigación se procedió a llevar a cabo un levantamiento de los
departamentos que se relacionan directamente con los diferentes sistemas que se usan en la Clínica de
Familia La Romana, llegando a establecer que son: Dirección de operaciones, monitoreo y evaluación,
dirección de Recursos Humanos, dirección de programación, dirección médica, inventario/compras,
finanzas/contabilidad/nómina, y la dirección ejecutiva, así como la dirección general del centro de salud, a
quien se le aplicó una entrevista personalizada. Las principales conclusiones fueron que de acuerdo con los
resultados del instrumento que se aplicó a los empleados administrativos/operativos de la Clínica de Familia
La Romana, se estableció que tres de los diez consultados afirmaron no tener experiencias para trabajar bajo
las normas y procesos de un sistema de gestión de información. Los datos arrojados por el instrumento que
se aplicó a la muestra seleccionada de acuerdo con el criterio establecido en el diseño metodológico, los
empleados afirman que están en disposición de colaborar al máximo para que el sistema de gestión de
información funcione adecuadamente.

Palabras claves: Propuesta, sistema de información, clínica de familia.

Introducción
Los sistemas de información gerencial ayudan a la interacción colaborativa entre personas, tecnologías y
procedimientos colectivos para solucionar problemas empresariales. Estos sirven para apoyar la planeación,
el control y todas las operaciones que se llevan a cabo a lo interno de las empresas, con la finalidad de
desarrollar información relevante que se usan en la operatividad de la empresa. La Clínica de Familia La
Romana es una institución sin fines de lucro (ONGs) del sector salud, dedicada a brindar servicios clínicos
ambulatorios, laboratorio e imágenes, que ofrece a la población general a precios módicos, siendo su razón
de ser es el servicio de atención integral a personas que viven con el VIH.

Según lo expresa Alarcón (2009) contar con un sistema de gestión de información debería estar en los planes
estratégicos administrativos de cualquier empresa. En tanto que Harrington (2010), en su investigación
titulada “mejoramiento de los procesos de la empresa”, expone que los sistemas de gestión de información
deben abarcar todas las áreas de la empresa.
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La información es importante cuando se habla de la función informática y generalmente se tiende a hablar

de tecnología nueva, de nuevas aplicaciones, nuevos dispositivos hardware, nuevas formas de elaborar
información más consistente. Por lo tanto, hay que conocer el significado dentro de la función informática,
de forma esencial cuando su manejo está basado en tecnología moderna, para esto, se debe conocer que la
información esta almacenada y procesada en computadoras, que puede ser confidencial para algunas
personas o a escala institucional, que puede ser mal utilizada o divulgada y que puede estar sujeta a robos,
sabotaje o fraudes. Los sistemas de información están cambiando en la actualidad la forma en que operan
las organizaciones.

Mediante su uso se obtienen grandes mejoras, ya que automatizan los procesos operativos que se pueden
llevar a cabo en toda empresa, proporcionan información de apoyo al proceso de tomas de decisiones y
facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implementación dentro de la organización.

Los sistemas de información han llegado para quedarse por su gran utilidad como herramienta
complementaria en diferentes áreas, ya sea en lo personal, empresarial (gestión de recursos humanos,
procesamiento de transacciones, gerencial o administrativas, toma de decisiones) y comunicacional, entre
otros.

En la actualidad, con los desarrollos tecnológicos, avances en la ciencia computacional, en la genética, en la

medicina, en la astronomía, hay sin duda en todas éstas y cualquier otra área un factor clave y decisivo que
es: la información; se dice que quien tiene la información, clara concreta, segura y confiable domina a los
demás en cualquiera que sea su área. Es por ello, que los sistemas de información son para los proyectos
como el sistema nervioso es para el humano; si no existieran los sistemas de información, se retrocede a la
etapa primitiva, todo lo que nos rodea son sistemas de información que agrupándolos nos ayudan a la toma
de decisiones.

De acuerdo con García (2000) el desarrollo computacional y el uso indispensable de la computadora como
herramienta, tanto en el trabajo como en la casa, han hecho que los sistemas de información basados en
computadoras sean indispensables para realizar las actividades planificadas. Los sistemas de información
son desarrollados en las empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que se prevén realizar. Para
Reynolds (2010) en la actualidad podemos encontrar un sistema de registros médicos en un hospital, un
sistema de registros criminales en las comisarías, un sistema de pago de nóminas en las empresas, sistemas
de automatización de bibliotecas, sistemas de automatización de la gestión jurídica, entre otros.

El presente trabajo investigativo se realizará en la Clínica de Familia La Romana, localizada en la ciudad de La

Romana, República Dominicana. Dicho estudio estará centrado en los sistemas de gestión de información. Se
tomará como muestra diez (10) colaboradores. Se elaborarán instrumentos/formularios para recopilar la
información, además de la observación directa de los procesos que se llevan a cabo en el centro de salud, y
así al final poder emitir reflexiones basadas en datos e informaciones lo más cerca de la realidad, así como
también la aplicación de entrevistas a colaboradores que tendrán una relación directa con el sistema que se
propondrá, además de un análisis documental para enriquecer el problema de investigación.

Objetivo general: Diseñar una propuesta de implementación de un sistema de gestión de información para
la Clínica de Familia La Romana.

Objetivos específicos: 1-Determinar cómo afecta a la Clínica de Familia La Romana la falta de un sistema de
gestión de información. 2-Establecer la dimensión del problema de gestión de información que existe en la
Clínica de Familia La Romana. 3-Examinar los procesos administrativos existentes para establecer el sistema
de gestión de información que mejor se adapte a las condiciones de la Clínica de Familia La Romana. 4-
Analizar los beneficios que obtendrá la Clínica de Familia La Romana con la puesta en funcionamiento del
sistema de gestión de información.

Justificación e importancia
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Esta investigación tiene como tarea principal diseñar una propuesta de implementación de un sistema de
gestión de información para la Clínica de Familia La Romana. Esto puede ser útil para que las instituciones a
las que se les rinden informes reciban datos e informaciones con un alto grado de confiabilidad y
credibilidad en procura de llevar a cabo mejores decisiones administrativas, financieras y de orden sanitario.

La importancia de esta investigación radica en el impacto que tendrá en las labores administrativas del
centro de salud y de todos los usuarios, tanto internos, como externos, ya que la información que se dará
será confiable en un más de un 90%. Se trata de un tema que nunca ha sido abordado. Por lo tanto, esta
investigación aportará informaciones nuevas acerca de los sistemas de gestión de información para los
centros de salud de la República Dominicana.

Esta investigación constituirá un aporte didáctico, ya que además de presentar un novedoso sistema para la
buena gestión de información, también beneficiará a sus usuarios, con nuevas formas tecnológicas de
realizar las tareas administrativas. La utilidad de esta investigación radica en la profundización del estudio
acerca de los sistemas de gestión de información para los centros de salud. Esto con la finalidad de crear
conciencia respecto a la importancia e impacto que estos tienen para el crecimiento institucional de las
entidades, sean públicas, como privadas.

El presente trabajo servirá como base para otras investigaciones, y de apoyo para la realización de trabajos
sustentados en la implementación de sistemas de gestión de información, ya que se desarrollará de manera
integral, analizando innumerables autores que se han referido al tema en cuestión.

Planteamiento del problema

El crecimiento del sector salud de los últimos años en el país, y especialmente en la ciudad de La Romana, ha
obligado a las instituciones de salud buscar ser más eficientes y competitivas a través de las mejoras, tanto
de sus procesos administrativos, como operativos, o también a través de la diferenciación en la calidad de
sus servicios.

Según enfatiza Zapata (2014) en un mercado globalizado como el actual, la mejora y optimización de los
procesos es necesaria para que las organizaciones logren mejorar sus procesos. Esta es una de las
debilidades en la Clínica de Familia La Romana, está obligada a buscar una solución que le permita generar
un valor agregado. La optimización de los procesos implica aplicar y mantener una gestión adecuada de los
mismos a través de un correcto diseño, orientación y control, con miras a lograr brindar un servicio de
calidad y así poder asegurar la satisfacción del cliente.

De acuerdo con Fally (2011) la necesidad de las organizaciones de ser más competitivas obliga a ser
eficientes en todos sus procesos, buscando satisfacer los requisitos y requerimientos del cliente. La Clínica
de Familia La Romana, tiene servicios clínicos ambulatorios, laboratorio e imágenes, que ofrece a la
población general a precios módicos, y su razón de ser es el servicio de atención integral a personas que
viven con el VIH, para lo cual recibe donaciones y desarrolla proyectos con diferentes instituciones
internacionales, por lo cual necesita tener mucha información de datos estadísticos y de ejecución.

Esta se auxilia del programa Probeta, que enlaza facturación y laboratorio, pero el mismo tiene dificultades
para obtener todas las informaciones que el departamento de Monitoreo y Evaluación necesita, por lo que
se auxilia también del programa Redcap, que es un software libre para manejo de estadísticas de pacientes,
también usa otro programa para el ministerio de salud, este es estatal, para el tema del VIH y TB. Farmacia y
compras usan el programa Mónica para sus operaciones, y la contabilidad se lleva en programa Quickbooks,
y sobre eso también se usa en casi todos los departamentos el confiable Excel.

De acuerdo con estas dificultades y otras que a diario se presentan, se plantea la siguiente pregunta de
investigación: ¿Cuál es la situación real del problema de gestión de información que existe en la Clínica de
Familia La Romana?
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De esta interrogante se desprenden otras a modo de ejes transversales, las cuales se describen a
continuación, y que recibirán respuestas al finalizar la investigación. 1-¿Cómo afecta la gestión
administrativa, gerencial y financiera de la Clínica de Familia, la no existencia de un sistema de gestión de
información? 2-¿Cuál es la situación real del problema de gestión de información que existe en la Clínica de
Familia La Romana? 3-¿Qué procesos administrativos se deben examinar para establecer el tipo de sistema
de gestión de información que mejor se adapte a las condiciones de la Clínica de Familia La Romana? 4-
¿Cuáles beneficios obtendrá la Clínica de Familia La Romana con la puesta en funcionamiento del sistema de
gestión de información?

Antecedentes
Durante las investigaciones hechas en diferentes fuentes, con la finalidad de obtener datos e informaciones
que sirvan de base para soportar el tema de estudio, se encontraron los siguientes trabajos enfocando el
tema que se está investigando. Estos se citan a continuación:

Un primer trabajo que se analizó fue el presentado para la Universidad Iberoamericana (UNIBE) por
Calderón (2011), bajo el título Propuesta para la implementación de un sistema de gestión de información
para el Banco Caribe. La tarea principal estaba basada en diseñar la propuesta planteada.

La metodología utilizada fue en base a un estudio descriptivo, documental y de campo, ya que se llevó a
cabo la aplicación de un cuestionario a los directivos de mando medio y alto de la entidad financiera. La
muestra seleccionada fue de 8 colaboradores del Banco Caribe. Calderón (2011), en sus reflexiones finales,
enfatizó en que todas las empresas, sean del ramo financiero, industrial, como comercial deben operar bajo
los lineamientos de un sistema de gestión de información, el cual le permite ofrecer datos confiables y
precisos.

Un primer trabajo que se consultó fue el titulado “Propuesta para implementar un sistema de gestión de
información en la empresa “Filtraciones Industriales”, México, año 2010. Este fue presentado por Bonilla
(2010), para la Universidad de Guadalajara. La tarea principal de la investigación se enfocó en realizar una
propuesta para la empresa Filtraciones Industriales, que le ayude a mejorar sus procesos administrativos,
tanto para uso interno, como externo.

El estudio fue descriptivo y la población objeto de estudio estuvo compuesta por 64 empleados que laboran
en la empresa. Los resultados se analizaron y posteriormente se identificaron las variables que impactan de
manera negativa a la organización. Por último, después del análisis se elaboró el reporte de los resultados, el
cual fue presentado a los directivos, por lo tanto, la empresa es quién decidirá si se implementa o no el
sistema de gestión de calidad. El autor concluyó enfatizando en la importancia que tienen los sistemas de
gestión de la información para todo tipo de ente económico. Estas investigaciones se relacionan con la
nuestra, ya que tratan temas similares, los cuales se enfocan en resolver los problemas que afectan a las
empresas al momento de ofrecer datos e informaciones sobre sus actividades administrativas y financieras y
de índole estadísticos.
MARCO TEÓRICO
Fundamentación teórica
Sistema de gestión de información
Existen diferentes conceptos de sistema de gestión de información, como: Kaplan & Norton (2013) afirman
lo siguiente: “Conjunto integrado de procesos y herramientas que utiliza una institución para desarrollar su
estrategia, traducirla en acciones operacionales, monitoreando y mejorando la eficacia de ambas”. (pág. 39).

También Laudon (2012) dice: “un conjunto de componentes interrelacionados que colaboran para reunir,
procesar, almacenar, y distribuir información que apoya la toma de decisiones, la coordinación, el control, el
análisis y la visualización en una organización”. (pág. 114). Por otro lado, Calderón (2011) expresa que: “Los
sistemas de gestión de información son conjuntos de elementos que interactúan con el fin de dar soporte a
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cualquier tipo de organización o empresa, en donde los elementos presentes en dicho sistema corresponden
al equipo computacional”. (pág. 74).

Un sistema de gestión de información es parte del sistema empresarial de información desarrollado con el
propósito de almacenar, recuperar, modificar e intercambiar documentos. Los sistemas de este tipo se han
diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan la
creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de documentos, salvaguardando sus
características estructurales y contextuales, y garantizando su autenticidad e integridad. Por tal razón, es
necesario contar con mecanismos que permitan diseñar y construir procesos administrativos con reglas bien
definidas que permitan integrar recursos humanos y tecnológicos para el trabajo en grupo (Mendoza, 2012).

Beneficios de los sistemas de gestión de información

Según los planteamientos de Senn (2013) los beneficios que se obtienen con los sistemas de información se
centran básicamente en la dirección empresarial de esta. La cual está bajo la responsabilidad de la gerencia.
Los beneficios son: Los ayudan a aplicar el más alto nivel de la lógica empresarial, Los llevan a considerar
más alternativas de las que están formuladas, Los obligan a dedicar más tiempo en evaluar resultados de lo
que se planeó, Los enseñan a tomar decisiones más consistentes en beneficio de la empresa.

De acuerdo con lo planteado por Senn (2013), los sistemas de información deben ofrecer una gran cantidad
de ventajas, más allá de lo que significa para la toma de decisiones y los procesos administrativos.

Importancia de los sistemas de gestión de información

Para Reynolds (2010), un sistema de información adecuado debe ofrecer notable satisfacción en los usuarios
que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados
logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.   Para Fuentes (2013), es importante destacar que
la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la
administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una
plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema. Fuentes (2013)
enfatiza en que es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el
procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información.

Sistema de gestión de información

Para Reynolds (2010) un sistema de información es un conjunto de elementos que se utilizan para
recolectar, manipular y diseñar datos e informaciones que se retroalimentaran para alcanzar el objetivo de
la empresa. Andreu & Walitza (1991) consideran, citando a Hernández (s.f.) que: un sistema de gestión de
información es un conjunto de datos que operan estructuralmente de acuerdo con las necesidades de las
empresas, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de
dichas empresas y para las actividades de dirección y control.

Conceptos de sistema de gestión de la información

1-Un sistema de información es un conjunto de componentes que interactúan entre sí, orientado a la
recolección, almacenamiento, procesamiento y recuperación de información (Ruiz, 2009). 2-Para Serrata
(2015) un sistema de información es una combinación de procesos, hardware, personal capacitado,
software, infraestructura y estándares que están diseñados para crear, modificar, almacenar, administrar y
distribuir información para sugerir nuevas estrategias comerciales y nuevos productos.

Componentes de los sistemas de gestión de información

Entre estos componentes se incluyen tanto recursos tecnológicos (hardware, software, infraestructura de
comunicaciones, etc.) como humanos. Un sistema de gestión de información realiza cuatro actividades
básicas: Entrada de información: Proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la
información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras,
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memorias usb, etc. Almacenamiento de información: Es una de las actividades más importantes que tiene
una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardarla en
la sesión o proceso anterior. Procesamiento de la información: Esta característica de los sistemas permite
la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir
de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base. Salida de
información: Es la capacidad de un sistema de gestión de información para sacar la información procesada o
bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas
magnéticas, diskettes, USB’s, la voz, etc.

Características de los sistemas de gestión de la información

Un sistema de información se caracteriza principalmente por la eficiencia de procesar los datos en relación
con el área de acción. Los sistemas de gestión de información se alimentan de los procesos y herramientas
de estadística, probabilidad, inteligencia de negocio, producción, marketing, entre otros para llegar a la
mejor solución (Koontz, 2011).

Tipos de sistema de gestión de la información

De acuerdo con Ponce (2011) existen varios tipos de sistemas de información según el nivel operacional en
que se utilicen. Algunos de los sistemas más comunes se encuentran a continuación: Para procesamiento de
datos: Nivel operativo, destinado a procesar grandes volúmenes de información alimentando grandes bases
de datos. Sistema de expertos: Nivel operativo, selecciona la mejor solución para el problema presentado.
Para la administración y gerenciales:  Nivel administrativo, gestiona y elabora informes periódicos. Para la
toma de decisiones: Nivel estratégico, se destaca por su diseño y inteligencia que permite una adecuada
selección e implementación de proyectos. Para ejecutivos: Nivel estratégico, sistema personalizado para
cada ejecutivo para que pueda ver y analizar datos e informaciones.

Sistema de gestión de información desde un punto de vista empresarial

Según afirma Ramos (2010) la primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el
modelo de la pirámide. Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los
sistemas de información pueden clasificarse en: Sistema de procesamiento de transacciones: Gestiona la
información referente a las transacciones producidas en una empresa (Ramos, 2010). Sistemas de
información ejecutiva: Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el
estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la
misma (Ramos, 2010). Sistemas de información gerencial: Orientados a solucionar problemas empresariales
en general (Ramos, 2010). Sistemas de soporte a decisiones: Herramienta para realizar el análisis de las
diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones (Ramos, 2010).
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer
fueron los sistemas de procesamientos de transacciones, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo,
otros sistemas de información comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan información a los
siguientes a medida que aumenta la escala organizacional.

Sistema planificación de recursos: Cuyo objetivo es la planificación de los recursos de una organización. El
objetivo es tener claramente identificado como llegar a los productos finales desde la materia prima; es
decir desde un inventario de materia prima e insumos poder determinar la cantidad que llegaremos a
generar de productos finales para ponerlos a disposición del mercado. Integran la información y los procesos
de una organización en un solo sistema. Sistemas de automatización de oficinas: Aplicaciones destinadas a
ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa (Ramos, 2010).
Ventajas de la utilización de un sistema de gestión de información
De acuerdo con Velasco (2011) estas son:
 Control más efectivo de las actividades de la organización.
 Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
 Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
 Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
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 Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.

 Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
 Disminuye errores, tiempo y recursos.
 Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y
control.
 Mayor capacidad.
 Mayor seguridad.
 Mejor cumplimiento de la normatividad.
 Mejora en las relaciones con los clientes.
 Reducción de costos.

Desventajas de los sistemas de gestión de la información

En tanto que para Stoner (2012) las desventajas son: El tiempo que pueda tomar su implementación. La
resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de
hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la
organización.

Beneficios que se pueden obtener usando sistemas de gestión de información

Acceso rápido a la información y mejora en la atención a los usuarios. Mayor motivación en los mandos
medios para anticipar los requerimientos de las directivas. Generación de informes que permiten corregir
fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual. Posibilidad de planear y generar proyectos
institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados. Evitar
pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden
compartir. Soluciona el problema de falta de comunicación. Generación de nuevas dinámicas, utilizando
medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a las bases de
datos y redes nacionales e internacionales. Acceso a programas e intercambios institucionales. Aumento
de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de información repetida.

Finalidad de los sistemas de gestión de información

Inicialmente la finalidad de los sistemas de gestión de información era recopilar información del mundo para
ayudar en la toma de decisiones, y que con la informatización de las organizaciones y la aparición de
aplicaciones software operacionales sobre el sistema de información, la finalidad principal de los sistemas de
información es dar soporte a los procesos básicos de la organización (Zaratiegui, 2009).

Sistema de gestión de información más consumidos a nivel mundial

Sistema de gestión de información SAP: El más utilizado a nivel mundial. El 24% de las empresas que han
decidido adquirir un sistema de gestión, optó por SAP.

En principio, SAP era un sistema contable pero debido a las cantidades de áreas que cubre, y la complejidad
del sistema, se lo toma en la actualidad como un ERP. Esta herramienta, está diseñada para todo tipo de
compañías, en especial para pymes. La aplicación SAP, integra funciones para la gestión de clientes (CRM),
gestión de activos, de recursos humanos, gestión de proyectos, de calidad ¡y mucho más! Además, te ofrece
servicio en la nube, para que puedas acceder a la información desde cualquier dispositivo y desde cualquier
lugar en el que te encuentres, siempre y cuando cuentes con acceso a internet. Los SAP te ofrecen la
posibilidad de comunicación en tiempo real.

Sistema de gestión de información ORACLE: Esta empresa ofrece sistemas de gestión en la nube y locales.
Cuenta con módulos sobre gestión financiera, ventas, compras, distribución y logística, planificación, gestión
de proyectos y de recursos humanos.

Sistema de gestión de información SAGE: Se trata de una aplicación intuitiva y fácil de manejar. Ofrece una
excelente relación precio/calidad, teniendo en cuenta las funcionalidades que ofrece. Se adapta a muchos
tipos de compañías, incluso a aquellas con alcance internacional. Se trata de un sistema muy fácil de usar,
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así que ahorrarás mucho tiempo y esfuerzo a la hora de utilizarlo. Además, puedes llevarlo allá donde vayas,
porque está integrado con tu equipo de trabajo. Tú eres el que controla el sistema en todo momento, por lo
que no tienes que buscar a nadie que lo haga por ti y te permite dar respuesta a todas las demandas de tus
clientes, aumentar tu rentabilidad y expandirte internacionalmente. Es un sistema de gestión que puede ser
usado por empresas de diferentes sectores. Así, este software se utiliza en múltiples ubicaciones, idiomas,
está adaptado a distintas legislaciones y puede gestionar varias divisas. Se trata de un sistema válido para un
montón de negocios diferentes, por lo que tenemos que destacar sin duda su versatilidad.

Sistema de gestión de información INFOR: Permite la personalización de sus funcionalidades. INFOR es una
empresa que cuenta con varias herramientas desarrolladas, entre las que puedes escoger la que mejor se
adapte a tus necesidades.

Sistema de gestión de información MICROSOFT: El gigante Microsoft, ocupa el quinto lugar en lo

relacionado a sistemas de gestión. Cuenta con el denominado Dynamics 365, que te permite unificar CRM y
ERP. Puedes adquirir la licencia para su uso desde $3500 por mes, en adelante, según las funcionalidades
que desees conseguir.

Concepto de sistema de gestión de información Odoo: Es un sistema de gestión de información

empresarial, con código abierto y sin costos de licencia, que cubre las necesidades de las áreas, tanto de
contabilidad y finanzas, ventas, recursos humanos, como compras, proyectos, almacenes, entre otras. Este
software empresarial incluye sitio web, además de facturación, así como gestión de inventarios.

Características del sistema de gestión de información Odoo. Odoo es una aplicación de negocios como
ventas, gestión de proyectos, gestión de almacenes, fabricación, gestión financiera y recursos humanos.
Ofrece más de mil módulos a utilizar para facilitar el procesamiento de negocios. Esta plataforma es más
favorable para las pequeñas y medianas empresas. El código fuente de esta plataforma está disponible para
todos debido a su naturaleza de código abierto. Hay comunidad de desarrolladores que pueden llevar la
evolución al software. Cualquier desarrollador puede modificar el software integrando características y
funcionalidades para mejorar su rendimiento.

Beneficios del sistema de gestión de información Odoo

 Es una solución integral para su empresa
 Fácil integración
 Fácil de implementar
 Múltiples opciones para elegir
 Seguridad
 Interfaz de usuario intuitiva
 Verdaderamente comprensivo
 Simplemente modular
 Tecnología actualizada
 Reduce el costo de uso
 Puede ser personalizado
 Optimización de la organización interna
 Ayuda en la toma de decisiones
 Aumento de la productividad
 Mayor control
 Planificación del futuro
 Crecimiento ordenado

Importancia del sistema de gestión de información Odoo

Con más de 10,000 aplicaciones, Odoo es un completo sistema de gestión empresarial que cubre las áreas
de contabilidad, finanzas, ventas, recursos humanos, compras, proyectos y almacenes, entre otros. Todas las
aplicaciones de Odoo están integradas entre sí, lo que permite automatizar todos los procesos. Todo se
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encuentra en el mismo software para que pueda ser gestionado de forma sencilla. También las decisiones
pueden tomarse de forma inmediata, ya que con un golpe de vista pueden ser analizados diferentes
parámetros. Es habitual que las empresas pasen por alto la necesidad de integrar su tienda con un ERP por
los costes que supone y por la interrupción del negocio causada por la modificación de los sistemas actuales
de la empresa. Sin embargo, es importante recordar que los resultados finales que ofrece una integración de
este tipo hacen que merezca la pena cualquier coste. Contar con Odoo permite unificar y ordenar toda la
información de la que se dispone, acceder de manera inmediata a los datos y custodiados de forma segura.
Además, este proceso exige la revisión de los procedimientos previos a la implantación del software, lo que
incide directamente en su optimización.

Con la implantación de Odoo se integran tanto los procesos internos de la compañía (contabilidad, finanzas,
producción, costes, inventarios, ventas) como los externos (su relación con clientes y proveedores),
quedando toda la información compilada y automatizada en una única base de datos compartida, lo que
posibilita además el intercambio de información interna, con todas las ventajas que eso supone en la gestión
diaria. El control de los procesos y la información que se mueven internamente en una
empresa son la parte esencial para realizar una entrega de producto o servicio de calidad al cliente, ya que
permite la toma de mejores decisiones. La implementación de Odoo es sumamente importante para llevar
un control rápido y eficaz de la información de todos los departamentos que conforman una empresa,
evitando tener almacenes llenos de hojas de papel, que después puede ser tardado el tener acceso a la
información y que muchas veces puede existir mucha información redundante y ambigua. Es una
herramienta realmente útil para la mayoría de los negocios, por eso su inclusión en el sistema de trabajo
puede facilitar mucho el día a día. Odoo permite un control total del proceso empresarial, desde la creación
del producto hasta su venta al cliente final, por lo tanto, rentabiliza los procesos y aumenta las
probabilidades de beneficio.

MARCO METODOLÓGICO
Enfoque, tipo y diseño de estudio
Se trata de un estudio descriptivo para diseñar una propuesta de implementación de un sistema de gestión
de información para la Clínica de Familia La Romana que le ayude a disminuir las dificultades que esta
confrontando actualmente debido al uso de diferentes sistemas que son utilizados para generar los datos y
las informaciones que a diario manejan, tanto a lo interno, como a lo externo. Se describirán todas las
características que están relacionadas con el tema, además permitirá hacer una descripción de modo
sistemático de las generalidades más significativas de la población que se estudiará. Se decidió seleccionar
este tipo de investigación porque esta es la que describe las áreas de mayor interés y serán puntos claves
para el desarrollo del tema.

De campo: Será de campo porque se realizará una encuesta y se aplicará un cuestionario a los empleados,
donde se utilizarán preguntas que servirán como bases para sustentar el tema. Bibliográfica: Esta permitirá
realizar la investigación consultando diferentes fuentes bibliográficas, lo que permitirá el uso de suficiente
material con relación al tema propuesto. Se realizarán consultas de libros, tesis, medios electrónicos, entre
otros, lo cual ayudará presentar, con suficiente profundidad, además de analizar los datos y las
informaciones que recolectemos sobre el tema. Cualitativa: Por el sentido de la importancia del tema, se
tomará en consideración diferentes aspectos relacionados con el trabajo que se realizará. Esta permitirá dar
un detallado panorama del tema que se investigará.
Cuantitativa: Para cuantificar las valoraciones que se lograrán conocer sobre el tema, a través de los
instrumentos que se aplicarán a la muestra de la población. Variable que ayudará a mostrar de una manera
más generalizada en forma de porcentajes y gráficas, los resultados que se obtendrán. Este tipo de
investigación genera datos e informaciones que se pueden convertir en números y además medirse, y de
esta manera obtener resultados confiables. Esta investigación, al usar el tipo cuantitativo se centrará más en
el conteo y clasificación y las características de los diferentes modelos estadísticos que se usan para explicar
lo que se observa.

Localización (población y muestra)

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Este estudio se llevará a cabo en la Clínica de Familia La Romana, ubicada en la ciudad de La Romana,
República Dominicana; puntualizándose que se realizará en un tiempo de seis (6) meses, ya que la
naturaleza de este obligará a que se haga una minuciosa consulta y evaluación de los datos y las
informaciones que existen sobre los diferentes sistemas de gestión de información.

Unidad de análisis, población y muestra

Población: El total de los colaboradores de la Clínica de Familia La Romana es de 125 colaboradores. Los
departamentos que tienen vinculación directa con los sistemas son: Dirección ejecutiva, Dirección de
operación, Monitoreo y evaluación, Dirección de Recursos Humanos (2), Dirección de programas, Dirección
médica, Inventario/compras, Finanzas/contabilidad/nómina y facturación. Las áreas mencionadas están
conformadas por 10 empleados a los cuales se les aplicará el cuestionario. Para establecer el universo de
esta investigación se procedió a llevar a cabo un levantamiento de los departamentos que se relacionan
directamente con los diferentes sistemas que se usan en la Clínica de Familia La Romana, llegando a
establecer que son:

1-Dirección de operaciones
2-Monitoreo y evaluación
3-Dirección de Recursos Humanos
4-Dirección de programación
5-Dirección médica
6-Inventario/compras
7-Finanzas/contabilidad/nómina (3)
8-Dirección ejecutiva
Así como la dirección general del centro de salud, a quien se le aplicará una entrevista personalizada.
Muestra: Se seleccionará la misma cantidad del universo, como muestra representativa a la cual se le
aplicarán los formularios que se diseñarán.

Métodos y técnicas que se usarán en la investigación

Deductivo: Este método permitirá abordar los conceptos y teorías acerca de los sistemas de gestión de
información. Analítico: Este método permitirá analizar la importancia que tiene para el centro de salud
contar con un buen sistema de gestión de información.

La observación de manera directa. Esta nos permitirá obtener datos de manera directa, y la que permitirá
ver la situación real que existe en la Clínica de Familia La Romana, observando los procesos y las operaciones
que diariamente se llevan a cabo. Esta técnica consiste en observar de manera directa a las personas, los
fenómenos que se generan, así como los hechos que suceden, con el fin de obtener datos e informaciones lo
más cerca a la realidad.

La entrevista personalizada: Se aplicará una entrevista a la parte administrativa, a fin de conocer de primera
mano informaciones y datos que permitirán sustentar la realidad de la problemática planteada. Esta
información se obtendrá a través de un cuestionario que se aplicará.

Técnica del cuestionario: Esta técnica permitirá obtener datos e informaciones que serán utilizados en las
tablas y gráficos que se presentarán en esta investigación. Se presentará un cuestionario. Este se elaborará
con preguntas para que sean más fácil de responder, entender, y tabular.

Métodos para llevar a cabo la recolección de los datos y las informaciones

Para la realización de la presente investigación será necesario hacer uso de varios métodos que permitirán
viabilizar los datos y las informaciones a fin de alcanzar los objetivos que se plantearon al inicio. Entre estos
métodos están: La encuesta: Según Sampieri (2013) este método es eficaz, ya que permite obtener una
información más completa. A través de ella el investigador puede explicar el propósito del estudio y
 11

especificar claramente la información que necesita, si hay una interpretación errónea de la pregunta
permite aclararla, asegurando una mejor respuesta.

Diseño de los instrumentos para llevar a cabo la investigación. Se elaborarán cuestionarios estructurados,
con aspectos generales de los informantes de la situación actual de los sistemas de gestión de información
que existen en objeto de estudio seleccionado. Análisis estadístico de la información: La información que
resulte de la aplicación de los formularios aplicados a los colaboradores se procesará en Microsoft Excel,
herramienta de cálculo de datos. Los datos se organizarán en tablas y gráficos, y además se elaborará un
informe sobre los resultados obtenidos y luego la elaboración de la propuesta. Instrumentos de
investigación: Las técnicas y los instrumentos que se utilizarán para la toma de las informaciones que
soportarán esta investigación serán la técnica de la entrevista y el cuestionario, además de la lectura de
material bibliográfico enfocado en el tema propuesto. Se usarán varias técnicas, pero se utilizará las que
más se usará será que permita ver y poder presentar con lujo de detalle la propuesta. Entre estas técnicas se
pueden mencionar: el cuestionario, el cual permitirá obtener datos e informaciones que luego serán
tabuladas y graficadas, donde se mostrará, con números e imágenes, el propósito de este estudio.

Para realizar esta investigación se llevarán a cabo los siguientes pasos: Se recopilarán datos e
informaciones, Se analizarán diferentes fuentes bibliográficas, Se consultarán diferentes libros en relación
con el tema propuesto, y Se buscarán textos en el Internet, esta como una herramienta de soporte y ayuda.

Fuentes de datos (primaria, secundaria)

Para obtener informaciones y datos bibliográficos que permitirá soportar este estudio de campo se
realizarán búsquedas en varios trabajos con temas similares, así como en tesis, libros y revistas con artículos
relacionados con este tema. Fuente primaria: Según Silvestrini (2011), es la fuente documental que
considera el material proveniente de las personas que se encuestarán para desarrollar un estudio. Fuente
secundaria: En tanto que Gallego (2012), plantea que una fuente secundaria es la información que
representa el primer paso en el proceso de búsqueda de información, en particular cuando no se tiene una
buena idea sobre cuáles son las revistas, libros, documentos, etc. que pueden ser de utilidad para construir
este trabajo de investigación, por esta razón se consultarán documentos bibliográficos, así como búsqueda
en el internet.

Criterios de inclusión y/o exclusión

Criterios de inclusión: Para la elaboración de esta investigación se incluirán todas aquellas informaciones
que se refieran al tema, referente a las áreas que se seleccionaron. Criterios de exclusión: Todo tipo de
investigación conlleva el manejo de una gran cantidad de datos e informaciones, unas que son del dominio
público y otras de uso interno de la institución, situación que obliga a cumplir normas que debe caracterizar
a todo investigador en cuanto a qué habrá datos que por el tipo de estudio es necesario excluir de aquellas
informaciones que no se refieran al objeto de estudio seleccionado y se excluirán todos aquellos
colaboradores que no pertenecen a las áreas que se mencionaron más arriba.

Aspectos éticos implicados en la investigación

En la realización de una investigación se obtienen una serie de informaciones y datos, que muchas veces las
personas o empresas que nos lo suministran no le agrada la idea de que los mismos se hagan públicos. En
el caso de los que se entrevistarán, se preguntará si les favorece o no que los datos suministrados sean
dados a conocer, para de esta manera tener presente y respetar sus condiciones ante la presentación de
este estudio. Todas las documentaciones que se recibirán y que no son de dominio público, serán tratadas
aplicando la ética. Además, para este estudio se seguirán todas las normas establecidas para la
investigación, y los datos no serán utilizados para otras cosas que no sea la investigación.

Presentación de los resultados

 12

A continuación, se presentan los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento de recolección de

datos, el cual fue aplicado a la población objeto de estudio, y que permitió, con el procesamiento
estadístico, conformar los cuadros y gráficos. Estos han sido diseñados, de acuerdo con los objetivos que se
plantearon, en cuanto al tema propuesto. Los resultados obtenidos que se muestran a continuación se
presentan de acuerdo con los objetivos específicos planteados en el estudio, conectándolos con la
metodología que sustenta el mismo, logrando así dar respuestas a la problemática originada en la Clínica de
Familia La Romana, y con esto se cumplirá la tarea principal de la investigación. El estudio está basado en
una muestra de 10 empleados de la clínica. Los gráficos y las tablas están presentados en el mismo orden en
que se aplicaron. A continuación, se presentan los gráficos, cada uno con su respectivo análisis
interpretativo que refleja el objetivo general de la investigación, así como las tareas propuestas.
Totales 10 100
Resultados del instrumento
1-Genero de los consultados

90%

10%

Masculino
Femenino
Según estos datos, los encuestados para desarrollar esta tesis, el 90% de los consultados eran hombres, en
tanto que entre la muestra había una mujer.

2-Perfil académico de los consultados

 13

40% 40%

10%
10%

Nivel técnico 0
Nivel superior
Maestria
Especialidad
Doctorado

En relación con esta inquietud, uno de los consultados tiene curso técnico, otro cursó maestría, el 40% de la
muestra queTotales 10 en tanto que 4 de los 10 consultados
se determinó dijo tener especialidad, 100 afirmaron tener
título de grado.

3-¿Qué tiempo lleva laborando en la Clínica de Familia La Romana?

40%
40%

10%
10%

De 3
De 1 a 3
meses a 1 De 1 a 5
tres años Más de 5
año años
años

El 10% (1 de 10) de los consultados para este estudio afirmó llevar laborando en clínica entre tres meses y
un año, en tanto que otro dijo tiene más de un año y menos de 5, mientras que el 4 contestaron fueron
contratados hace más de cinco años, y el 40% dijo que tienen entre uno y tres años en la clínica.
4-¿Sabe usted que es un sistema de información?
 Totales 10 100
14

90%

10%

Si
No

En relación con esta inquietud, el 90% de las personas que se consultaron para esta investigación afirmaron
que sabenTotales
lo que es un sistema de gestión de 10información, en tanto que uno de los100
consultados dijo no
saber.

5-¿Usted ha trabajado en otra organización bajo los lineamientos de un sistema de información?

70%

30%

0%
Si
No
Algunas veces
Según el resultado, esta interrogante describe que el 30% de los consultados no tienen experiencia en
manejo de sistema de gestión de información, mientras que 7 de los 10 consultados afirmaron haber
trabajado bajo los lineamientos de un sistema de gestión de información.

6-De las siguientes causas, ¿Cuál o cuáles cree usted ha tenido la Clínica de Familia La Romana para no
contar con un sistema de gestión de información integral?
 Totales 10 100
15

50%

40%

10%

No cuenta con
suficiente recursos No ve la necesidad
economicos
No encuentra un
sistema que se adapte

Estos resultados demuestran que las causas/razones por las que la Clínica de Familia La Romana no cuenta
con un sistema de gestión de información son (un 50%) no contar con los recursos económicos suficiente, un
40% (4 de 10) dijeron que aun la clínica no ha encontrado el adecuado, además un consultado dijo que la
clínica noTotales 10gestión de información.
ve la necesidad de tener un sistema de 100
7-¿Cree usted que la no existencia de un sistema de información Integral afecte las labores
administrativas, generales y financiera de la clínica?
70%

30%

0%

Si
No
A veces

Esta tabla y gráfico describen que el 30% de los consultados afirman que la no existencia de un sistema de
gestión de información no afecta las labores administrativas, gerenciales y financieras de la clínica, mientras
que 7 de los 10 consultados dicen que si afecta.

8-¿La clínica cuenta con estadística de sus operaciones?

 Totales 10 16 100

100%

0%
0%
Si
No
No lo sé
Los datos aquí reflejados expresan que la Clínica de Familia La Romana cuenta con estadística de todas sus
Totales
operaciones.
10 100
9-De los siguientes beneficios, ¿Cuál o cuáles cree usted obtendrá la Clínica de Familia La Romana con el
sistema de información?
40%
40%

20%

Información clara
y oportuna Lucirá más
profesional Consolidar todas
las informaciones
en un solo lugar

Según estos resultados, el 20% (2 d e10) afirmaron que sus procesos reflejaran más profesionalidad, así
como que contara con informaciones claras y de manera oportuna, (40%), en tanto que 4 de 10 expresaron
que la clínica podrá consolidar todas sus informaciones en un solo lugar, que además estará segura.

10-¿Conoce usted la misión, visión, valores y la estructura administrativa de la clínica?

 Totales 10 100
17

100%

0%
0%
Si
No
Tengo más o
menos una
idea
Según el 90% de los consultados, ellos conocen la misión, visión, los valores, y demás estructuras de la
Totales
clínica, en tanto que una persona dijo que no 10 la conoce, ya que, al momento 100de la aplicación del
instrumento, este solo llevaba trabajando en la clínica unos ocho meses.
11-¿Sabe usted quién toma las decisiones gerenciales, administrativas y financieras de la entidad?

100%

0%

Si
No

En relación con esta interrogante, el 100% de los consultados dijeron creer que las decisiones son tomadas
por la administración general de la clínica.

12-¿Se establecen claramente las líneas de autoridad dentro de la clínica?

 Totales 10 100
18

70%

30%

0%
Si
No
Solo en ocasiones

Para el 30% Totales 10 dentro del centro de salud, solo100

de los consultados, las líneas de autoridad en algunas ocasiones
están claramente definidas, mientras que el 70% afirmó que siempre.

13-¿Los procesos operativos son adecuados?

70%

30%

Si
No

Cuando se preguntó si los procesos operativos de la clínica son adecuados, el 30% respondió que no,
mientras que el 70% contestó que sí.

14-¿Está usted de acuerdo o no en que la organización Clínica De Familia, tiene las estructuras
administrativas y el personal humano para gestionar sus acciones bajo un sistema de información?
 Totales 1019 100

60%

30%

10%

Estoy de acuerdo
No estoy de
acuerdo No conozco toda
la estructura de la
clinica

Cuando se preguntó si estaban de acuerdo o no en que, si la clínica tiene las estructuras administrativas y el
personal humano necesario para gestionar sus acciones bajo los lineamientos de un SGI, el 10% respondió
que no conoce toda la estructura del centro de salud, en tanto que el 30% dijo no estar de acuerdo,
mientras queTotales
el 60% afirmó estar de acuerdo. 10 100
15-¿Está usted en disposición de colaborar para que el sistema de información que se implementara
funcione adecuadamente?
100%

0%

Si
No

El 100% de los consultados están de acuerdo en colaborar para que el SGI que se instalará en la clínica
funcione adecuadamente.

16-¿En qué nivel cree usted que se encuentra la clínica en cuanto al manejo de informaciones internas?
 Totales 10 100
20

80%

20%
0%

Alto
Medio
Bajo

Para el 20% (2 de 10) de los consultados, el nivel en que se encuentra la clínica en cuanto al manejo de sus
informaciones es muy bajo, en tanto que el 80% respondió que está a un nivel medio.
Totales 10 100
17-¿Cree usted que algún miembro del equipo de trabajo de la Clínica de Familia La Romana divulga
informaciones valiosas de la clínica?

60%

40%

0%

Si
No
Es posible

De acuerdo con lo expresado en este apartado, el 40% de los empleados que se consultaron, no creen que
algún miembro del equipo de trabajo de la clínica divulgue informaciones de gran valor, mientras que el 60%
(6 de 10) dicen que se puede dar el caso.

Discusión de resultados
 21

Esta investigación se enfocó en una tarea basada en diseñar una propuesta de un sistema de gestión de
información para la Clínica de Familia La Romana. Para la realización de este estudio se revisaron diferentes
investigaciones relacionadas con sistemas de gestión de información y que guardan estrecha relación con el
planteado.

En cuanto a la variable, las causas para no tener en operación un sistema de gestión de información en la
empresa, nuestro estudio arrojó que, han logrado funcionar de forma decente, sin contar con un sistema de
gestión de información, no cuenta con suficientes recursos económicos para comprar uno de alta gama, y no
han encontrado uno prediseñado, que se adecue a sus necesidades programáticas, administrativas y
financieras; mientras que la investigación llevada a cabo por Calderón (2011) arrojó como resultado que las
causas son la falta de recursos humanos, así como la falta de recursos económicos. En cuanto a los beneficios
que obtiene una empresa cuando opera bajo los lineamientos de un sistema de gestión de información,
nuestra investigación arrojó como resultados que algunos de los beneficios son que tendrá información clara
y oportuna, además de que toda la información se consolidará en un solo lugar. La investigación de Calderón
(2011) mostró que los empleados consultados expresaron que el principal beneficio es que todo está
centrado en un solo lugar. Guardando estrecha relación con el nuestro. En esta investigación se demostró
que el 80% de los consultados afirmaron que el manejo de las informaciones en la Clínica de Familia La
Romana está en un nivel medio. Calderón (2011), mostró los resultados de su trabajo de campo y describió
que el manejo de información en la institución de intermediación financiera está en un nivel alto, ya que
existen excelentes relaciones entre los colaboradores internos y externos y en los últimos cinco años, el
banco aumentó, tanto su cartera de clientes, como sus inversiones y activos.

En referencia a la investigación desarrollada por Bonilla (2010) algunos de sus resultados reflejan que
cuarenta y tres, de los sesenta y cuatro consultados, respondieron que están dispuestos a colaborar para que
el sistema de gestión de información funcione adecuadamente, y que el 81% de los consultados aseguran
tener experiencias anteriores con sistemas de gestión de información.

Propuesta
Introducción a la propuesta. Esta propuesta se diseñó con el propósito de reducir al mínimo las debilidades
que actualmente existen en los procesos operativos, administrativos y financieros de la Clínica de Familia La
Romana, situación que limita tener un crecimiento institucional sostenible.

Justificación de la propuesta. En el diagnóstico realizado a la situación actual de la clínica, en cuanto al

manejo de sus procesos administrativos y operativos, así como a las pérdidas de datos e informaciones,
además de los clientes que se han quejado de las tardanzas en recibir respuestas a sus solicitudes, la
adquisición de un sistema de gestión de información, ayudara a resolver esta problemática en más de un
90%, siendo esta la principal razón de la justificación para su puesta en funcionamiento, además de que los
usuarios podrán contar con un sistema confiable y completamente abierto a cualquier requerimiento que
se presente durante su desarrollo.

Objetivos de la propuesta. General: Mostrar la importancia de trabajar bajo los lineamientos de un sistema
de gestión de información. Específicos. 1-Motivar a los empleados a que se integren a los procesos
administrativos y operativos de la clínica. 2-Enseñar a los colaboradores de la clínica, la importancia de saber
manejar adecuadamente las informaciones, y 3-Dotar a la clínica de una herramienta administrativa confiable
e importante para sus procesos.

Beneficiarios de la propuesta. Directos: La Clínica de Familia La Romana, así como sus colaboradores en
sentido general. Indirectos: La sociedad, así como los colaboradores externos.

Descripción de la propuesta. El sistema propuesto está valorado en US$44.759.75, y será adquirido a la

Global Tech Solutions, empresa con presencia en países latinoamericano, con más de 15 años de
 22

experiencias en ventas de estos tipos de software. El acuerdo contempla la adquisición e implementación

de On Promise Odoo, así como soporte técnico, los cuales incluyen:

Licenciamiento perpetuo de On Promise Odoo de los módulos siguientes:

o Hospitaliy
o Finanzas
o RRHH/Nomina
o logística
Los servicios profesionales de implementación de los módulos Hospitality, Finanzas, RRHH/Nomina y
logística.
Donación de los equipos (servidor y unidad de back up) por parte de BASF
Donación de auditoria tecnológica global
La adquisición de 14 equipos Dell al costo
Descuento especial por caso de éxito de US$3,000.00
Descuento aporte de Global Tech por valor de US$1,272.00
Garantías y soporte técnicos post implementación de dos meses.

Global Tech Solutions se compromete a realizar la implementación y desarrollo de estos módulos en un

plazo no mayor a seis meses desde su inicio hasta su “salida en vivo” y entrenamiento al personal,
realizando las migraciones de la data actual de la Clínica de Familia a las nuevas soluciones.

Antes de concretar el acuerdo de la compra, se realizaron varias cotizaciones y contactos con otras
empresas de la misma rama, entre estas están:
SIFHA (Sistema de Información Financiera Hospitalaria y Administrativa). Representada por Martinez
Castillo, SRL.

Wisetec Dominicana: Representada por Marcos Mayans, programador y desarrollador de software.

SIGMA, Sistema de gestión y Manejo Administrativo.

SERIVEN Dominicana, SRL.

LABPLUS BIONUCLEAR.
Se decidió adquirir el que fue seleccionado, en coordinación con la gerencia general de la clínica tomaron
en cuenta la diferencia con los demás proveedores de Sistema de Gestión de Información, ya que la
seleccionada fue la que se adaptaba, en más de un 93% a los requerimientos que demandaba Clínica de
Familia La Romana, además de que nos permitirá retirar el software con un 60% al momento de la compra
y el restante 20% pagadero en cuatro meses de un 20% después de estar en funcionamiento el sistema,
además de garantía de dos meses en mantenimiento, así como la promesa de capacitar a los que serán
usuarios directo del software. El programa que se propone tendrá la característica de generar reportes
avisando cuando faltan insumos de laboratorio, materiales gastables y medicamentos en farmacia, además
mostrará todas las ordenes de compras que se han ejecutado, así como cuales fueron aprobadas y cuáles
no. Además, facilitará un fichero actualizado con todos y cada uno de los proveedores con los que la
empresa ha realizado alguna actividad comercial, así como una relación de los fabricantes y representantes
de las maquinarias y equipos de laboratorio e imágenes. Resaltándose que se buscará llegar a acuerdo con
los proveedores del software para que, durante el proceso de instalación y puesta en funcionamiento, sus
técnicos puedan adiestrar a todos los usuarios que se relacionaran directamente con todas las operaciones
que ejecuta el programa. Se creará, tanto en formato digital, como en físico, manuales de procedimiento,
además de que cada módulo contará con una sección de ayuda al usuario en cuanto a cómo se deben
realizar las tareas que se ejecutan para llevar a cabo cada una.

Cuadro comparativo de los SGI que se analizaron antes de la selección

 23

Para la realización de este cuadro se tomarán algunas características generales que necesariamente debe
tener un buen Sistema de Gestión de Información. Puntualizándose que solo se analizaron aquellos módulos
que consideramos más importantes en un Sistema de Gestión de Información. Algunas características no se
analizaron, pero son importantes, y que posee el Sistema de Gestión de Información seleccionado, es que
está disponible en español y en inglés, además de que el usuario podrá conectarse de cualquier dispositivo
móvil. A continuación, el cuadro comparativo de los sistemas de gestión de información:

SISTEMAS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

MÓDULO OPCIONES SIFHA SIGMA WISETEC

QUE EJECUTA
EL SGI
Genera Si Si Si Si
ordenes de
de trabajo
Ordenes de Presupuesto Si No Si Si
trabajo
Planificación No Si Si Si

Medida de Si Si Si Si
seguridad
de Información Si Si No Si
Almacén sobre cada
servicio
Reserva de Si No No Si
existencias
para ordenes
de trabajo
Control de Si Si No Si
inventario
especializado
Asistencia para Si No Si Si
ajustes
Impresión de No Si Si Si
etiquetas
Reservas de Si Si No Si
existencias
para las
ordenes de
trabajo
de Información Si Si Si Si
Compras sobre cada
uno de los
proveedores
Gestión de las Si No Si Si
solicitudes y
ofertas de los
proveedores
Envío de Si Si No Si
ordenes de
compras a
cada
 24

proveedor
Solicitud de No Si Si Si
precio a cada
proveedor
Gestión por Si Si No Si
internet
de Listado de Si No Si Si
Equipos todos los
equipos
Estructura Si No Si Si
jerarquizada
de cada equipo
Información de No Si Si Si
carácter
económico de
cada equipo
Control de No Si Si Si
garantías
Control de Si Si No Si
útiles para el
mantenimient
o
Control de Si No Si Si
repuestos
de Control de Si No Si Si
Personal personal
Base de datos Si Si No Si
de los
empleados
Control del Si Si Si Si
personal
externo
Control de No Si Si Si
trabajos,
tiempos y
costos
Tratamientos Si No Si Si
de contratos
de Factura No Si Si Si
Facturación trabajos
Recordatorios No Si Si Si
de facturación
de Copia de Diario Semanal Diario Diario
Administració seguridad
n de sistema Seguridad de Totalmente Totalmente Totalmente Totalmente
acceso garantizada garantizada garantizada garantizada

Este sistema estará compuesto de varios módulos. Estos serán fáciles de manejar y aprender. Estos módulos
son:

Descripción cada módulo: Antes se dará una definición

 25

Módulo: Es un conjunto de tablas y pantallas de datos (García, 2010).

Pasemos a continuación a describir las distintas funcionalidades que ofrece cada uno de los módulos en los
que queda estructurada:

Módulo de gestión de servicios y operaciones, para planificar y gestionar las órdenes de trabajo
Permite planificar fácilmente el trabajo pendiente de ejecución mediante la asignación de los recursos
necesarios. Permite un seguimiento en tiempo real del estado de las órdenes de trabajo, consultar las
prioridades de estas, propiedad introducida con anterioridad, para centrarse en las más importantes e
imprimir en formato profesional las descripciones de las órdenes de trabajo.

El módulo de gestión de órdenes de trabajo permite asignar trabajadores, propios o subcontratados, a las
órdenes de trabajo pendientes de realizar. Además, los propios trabajadores pueden consultar en tiempo
real desde sus dispositivos móviles el estado de las órdenes de trabajo en curso. Cuando se asigna una
tarea a un determinado trabajador, éste queda visible para el trabajador especificado. De esta manera,
tanto el personal que coordina las tareas de mantenimiento como el propio personal que las ejecuta, tiene
constancia e información sobre todo lo que se ha de llevar a cabo. La solución posibilita que el personal
encargado de la gestión y del manejo de la totalidad del software, pueda otorgar permisos de acceso a los
operarios para que estos puedan acceder a tanta información como se estime oportuno. De esta forma, el
propio operario puede gestionar sus órdenes de trabajo y añadir en tiempo real su registro de tiempos, los
materiales utilizados y otros costes derivados de la ejecución de las tareas. A parte de órdenes de trabajo, el
sistema también da la posibilidad de emitir otros tipos de actividades de menor importancia que las órdenes
de trabajo y con carácter menos sistemático que estas. Hablamos de las tareas, las cuales se pueden tratar
para por ejemplo asignarlas a trabajos propios del mantenimiento correctivo, y de las incidencias que
pueden ser emitidas por los propios clientes, con los usuarios de incidencias que les sean proporcionados.

Módulo de equipos. Este es el núcleo de todo Sistema de Gestión de Información y el primero que se
desarrolla. Por tanto, es muy importante incluir todos los campos necesarios para que sea eficaz. Cuando se
añade un equipo nuevo al inventario, éste se registra en la base de datos del Sistema de Gestión de
Información por medio de una pantalla de introducción de datos. Esto permite crear los módulos con la
máxima eficiencia y mantener la integridad de los datos. Aunque es preciso invertir tiempo inicialmente en
la creación de tablas de codificación antes de poder añadir los datos del inventario, el ahorro a largo plazo
en términos de tiempo y errores evitados es significativo.

Módulo de almacén. En este módulo se encuadra todo lo relacionado con la gestión de almacén de la
compañía. El módulo se compone de varias pestañas, en cada una encontramos una funcionalidad diferente
(Coello, 2015).

Módulo de gestión de reactivos. Este módulo de gestión de reactivos es una extensión del módulo de
inventario que sirve para realizar el seguimiento de relacionados con el uso en el laboratorio y ayudar a
mantener los niveles de existencias. Aconseja que, en función del grado de avance tecnológico del sistema,
estos datos se pueden introducir de forma manual o mediante la lectura de un código de barras específico
del reactivo, que rellenará los campos pertinentes de la base de datos. Los datos pueden servir para generar
pantallas que: Avisen al usuario cuando se alcancen niveles mínimos de existencias de reactivos y materiales
en concreto. Algunos Sistemas de Gestión de Información realizan de forma totalmente automática todas las
fases de la gestión de insumos, desde la adquisición hasta la entrega, la prueba de aceptación y el uso.
Módulo de clientes. Es un módulo para disponer del total de direcciones de los diferentes clientes, similar al
apartado de direcciones del módulo de clientes, pero esta vez de forma general. Podemos acceder a los
datos registrados de cada cliente (correctivos, preventivos, equipos, comentarios, etc.), accediendo a la
dirección de éste. Tiene un registro de cada uno de los clientes a los cuales se presta servicio de
mantenimiento.
 26

Módulo de personal. En este módulo el gestor de mantenimiento dispone de información relevante de

todos los técnicos de mantenimiento. Dispone de un calendario con forma de diagrama de Gantt en el que
observa los días trabajados de cada uno de los técnicos; autorizar días de vacaciones y tipos de ausencias de
los técnicos.

Dice que este módulo es reservado para la gestión del personal de la empresa. En este módulo se registran
los técnicos de la compañía que operan en las actividades de mantenimiento. Entre otros datos, se registran
sus datos personales, la habilidad u oficio que desempeña y el coste hora que supone cada uno de ellos.
Además, en este módulo queda registrado el número de partes, o de órdenes, en las que el técnico ha
participado.
Módulo de informes y reportes
Este módulo permite dotar de una cierta automatización la tarea de creación de informes. En el programa,
se pueden cargar varias plantillas de informes que el usuario puede disponer como mejor le convenga. En el
sistema se puede cargar, por ejemplo. la periodicidad con que un determinado informe de un proyecto
concreto debe ser emitido, y crearlo periódicamente. En dicho informe se añaden las actuaciones que se
han llevado a cabo para ese proyecto, esto es las órdenes de trabajo y otras tareas o incidencias que se
hayan podido registrar en las instalaciones del cliente propietario del proyecto.

El módulo de informes sirve como panel de control para verificar y controlar cómo se está desempeñando la
empresa en la realización de las tareas de mantenimiento. Los informes son personalizables para cada tipo
de cliente y las circunstancias que tenga cada uno de ellos (Coello, 2015). Relación de los tiempos máximos
de ejecución de los partes de trabajo, con la calidad que pueda percibir el cliente. Permite generar el libro
de mantenimiento de cada uno de los activos de un sistema en formato PDF, imprimiendo todos los partes
de mantenimiento realizados en un determinado equipo.

Informe del número de partes realizados, de cada tipo, por cliente, con gráficos de utilización de recursos
para cada uno de los clientes. Este tipo de informe genera una documentación útil para la gestión interna de
la empresa. Formación del número de incidencias por cliente y periodo determinado. Suma de
intervenciones por modelo, para comprobar qué indicadores de mantenimiento posee cada uno de los
modelos de equipos.

Horas de los especialistas; Ausencias: informes que generan información útil de para la gestión interna de la
propia empresa. De este tipo de informes se podrían sacar conclusiones útiles para aplicar mejoras a los
servicios de mantenimiento prestados. Una pantalla permite que el usuario añada, recopile y analice datos
de una selección de campos, tablas y módulos en una interfaz sencilla. Por ejemplo, la pantalla del “historial
del equipo” es un conjunto de datos procedentes de diversos módulos que resumen la actividad relacionada
con un equipo concreto. Esta es la función principal del Sistema de Gestión de Información e incluye
información como los datos del inventario, las actividades de mantenimiento, los pormenores de las
órdenes de trabajo. Las pantallas permiten generar informes que ayudarán a controlar las actividades
relacionadas con la gestión de los equipos médicos. Estos informes ayudarán a los responsables del sistema
a evaluar su desempeño general.

Al igual que las demás funciones del Sistema de Gestión de Información, los informes generados pueden ser
patrones predefinidos o se pueden personalizar para una aplicación o uso concreto. Una interfaz de fácil
manejo permite al usuario seleccionar la información de la base de datos que desearía extraer y analizar. Los
datos generados se pueden exportar a otros programas, como Excel, Word, y PDF, para realizar evaluaciones
o presentaciones adicionales.

Módulo gestión de contratos

 27

El módulo de gestión de contratos se utilizará para realizar los acuerdos con el personal realizados por el
departamento de gestión humana, el mismo quedará disponible dentro del sistema en perfil del
colaborador, servirá como base para su remuneración y evaluación de desempeño, entre otros posibles
usos. El Sistema de Gestión de Información puede generar automáticamente alertas, para periodos de
vacaciones, periodos de licencias, etc.

Módulo de proveedores
Módulo diseñado para establecer un listado de proveedores de materiales para el mantenimiento. El
sistema da la posibilidad de, además de dar de alta y registrar las características y las necesidades que cubre
cada uno de los proveedores, establecer usuarios para los proveedores para que puedan interactuar dentro
de nuestro sistema (Coello, 2015).

Módulo gestor documental

Módulo para registrar en la nube distintos documentos que puedan ser de utilidad para la gestión y
realización de los trabajos de mantenimiento. En el módulo se pueden distinguir entre documentos propios
de clientes, todo lo relacionado con estos, desde notificaciones hasta manual de equipos, y documentos
propios de proveedores.

Módulo de gastos
En este módulo se registran los gastos derivados de la realización de tareas, principalmente sirve para
registrar el gasto en el que incurre un determinado empleado, haciendo referencia al usuario que tiene en la
solución, en la realización de su trabajo, ya sea por dietas o por costes de desplazamientos.

Módulo de ventas
Es un módulo destinado para los valores de negocio, en él se pueden tener un listado de: Clientes
potenciales captados para la empresa, de los cuales se pueden almacenar datos de interés (Coello, 2015).

Clientes de la empresa, espacio destinado a detallar toda la información de utilidad del cliente, teléfono,
correo electrónico y dirección.

Módulo de facturación
Módulo para facturar los órdenes de servicios requeridos por los usuarios que vienen a consultas,
laboratorios o procedimientos, así como también la facturación a las aseguradoras de riesgos de salud, entre
otros. El sistema da la posibilidad de facturar por proyecto realizado, al finalizar el mismo, o por única
factura (Coello, 2015).

Módulo de compras
Este es un módulo destinado a tener una cartera de proveedores para poder lanzarles pedidos desde la
propia solución.

Conclusiones
Después de realizar esta investigación basada en el diseño de una propuesta para la implementación de un
sistema de gestión de información en la Clínica de Familia La Romana, se ha llegado a las siguientes
conclusiones:

Se determinó que la falta de un sistema de gestión de información afecta la línea de comunicación de la

clínica, además de que su productividad ha disminuido considerablemente, así como empleados
desmotivados en sus puestos de trabajo, lo que ocasionaría innumerables perdidas de datos e
informaciones. Otro de los elementos que podrían afectar la gestión programática, administrativa y
financiera de la Clínica de Familia La Romana, son un ligero aumento de errores, así como un aumento en
sus costos operativos, además de que la seguridad de sus informaciones seria vulnerable.
 28

Después de revisar todos los datos que arrojó esta investigación, se infiere que el nivel en que encuentra el
manejo de las informaciones es bajo, aseguran los consultados.

De acuerdo con el perfil y las características de los procesos que se llevan a cabo en el centro de salud
estudiado se concluye que el sistema de gestión de información que más se adecua es el software Odoo, el
cual posee los componentes necesarios para que esta institución de salud maneje sus informaciones de
manera segura y confiable.

Los principales beneficios son que esta contará con informaciones claras y de manera oportunidad, la cual
podrá ser consolidada en solo lugar de manejo abierto y con alta confiabilidad, la cual contará con un
aumento en su productividad, así como con empleados altamente motivados, además líneas de
comunicación adecuada.

De acuerdo con los resultados del instrumento que se aplicó a los empleados administrativos/operativos de
la Clínica de Familia La Romana, se estableció que tres de los diez consultados afirmaron no tener
experiencias para trabajar bajo las normas y procesos de un sistema de gestión de información.

Para Calderón (2011) y Bonilla (2010) si las empresas quieren alcanzar sus metas tienen que contemplar que
sus procesos operativos y administrativos sean lo más adecuados posible. De acuerdo con esta reflexión, y
tomando como referencia el resultado del instrumento, se describe que tres de los empleados consultados
afirmaron que muchos de los procesos operativos y administrativos no son del todo adecuados.

Los datos arrojados por el instrumento que se aplicó a la muestra seleccionada de acuerdo con el criterio
establecido en el diseño metodológico, los empleados afirman que están en disposición de colaborar al
máximo para que el sistema de gestión de información funcione adecuadamente.

Tomando como referencia algunos resultados del instrumento que se utilizó para recolectar datos e
informaciones de una de las fuentes que se manejaron, se identificó que el nivel en cuanto al manejo de las
informaciones, la clínica se encuentra en un nivel medio.

Recomendaciones
Tras un largo recorrido por la situación planteada, y considerando las conclusiones arrojadas, se plantean las
siguientes recomendaciones:

En vista del diagnóstico realizado y a los resultados que arrojó el instrumento que se aplicó, exhortamos a la
dirección de la clínica a que, en la medida de sus posibilidades financieras, acoja esta propuesta con sus
principales componentes, la cual le permitirá mejorar sus procesos en un corto y mediano plazo, con un
aumento en su productividad, además de que los empleados trabajarán confiados en que los datos y las
informaciones que manejan están seguros.

Que la clínica describa, en forma detallada y clara, las funciones que deben realizar cada colaborador interno
y así establecer líneas claras en cuanto a autoridad se refiere.

Que el centro de salud corrija la forma en que son manejadas sus operaciones, para que los procesos se
lleven a cabo de manera adecuada, y así puedan alcanzar sus metas.

Que la Clínica de Familia La Romana aproveche la responsabilidad que dicen mostrarán los empleados
consultados para colaborar con todo su empeño para que el sistema de gestión de información funcione de
manera adecuada.

Que la Clínica de Familia La Romana analice cada una de sus actividades y delimite aquellas que no están
dando los resultados que se trazaron en su plan operativo anual, y redefinan los lineamientos de aquellas
áreas que se encuentran en niveles medio y bajo en cuanto al manejo de sus informaciones.

Bibliografía
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Bonilla, A, (2010). “Propuesta para implementar un sistema de gestión de información en la empresa

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optar al título de Licenciado en Administración de Empresas. Material consultado el día 30/09/2019. Coello,
G., (2015). Desarrollo de un software para la gestión de mantenimiento de maquinarias y equipos. Madrid:
Editora: Milán.
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Mendoza, Y., (2012). Sistema de Gestión de documentos.