Obra:

SAFI:
Carpeta Sub carpeta Archivo SI NO N/A
Publicación Aviso
Bases Administrativas
Términos de Referencia
Especificaciones Técnicas
1 Licitación
Resolución de aprobación del Anexo Complementario
Presupuesto Oficial
Informe de Inspeccionabilidad
Aclaraciones y serie de preguntas y respuestas
Nombramiento de Comisión de Apertura y Evaluación de propuestas
Acta de apertura de ofertas técnicas y económicas
Revisión de Ofertas
Evaluación de ofertas técnicas y económicas
2 Propuesta
Informe o Acta de adjudicación
Oferta técnica del Contratista adjudicado
Oferta del Contratista
Oferta económica del Contratista adjudicado
Resolución
Notificación al Contratista
Resolución Adjudicación Documento de entrega y copia de la Resolución protocolizada
V°B° de la Fiscalía de protocolización
Resoluciones de nombramientos de IF
Documento de entrega y copia de la Garantía de fiel cumplimiento del Contrato
Garantías del Contrato Constancia de revisión de Boleta de Garantía o V°B° de la Fiscalía si es Póliza
FdG recibido por la DCyF
3 Documentos iniciales del Documento de entrega y copia de la Póliza
Contrato Póliza de Responsabilidad
V°B° de la Fiscalía de la Póliza
Civil
FdG recibido por la DCyF
Documento de entrega y copia de la Póliza
Póliza de Todo Riesgo de
V°B° de la Fiscalía de la Póliza
Construcción
FdG recibido por la DCyF

Constancia de la suscripción de antecedentes y creación de archivo (Art. 92 del RCOP)

Oficialización del Contrato
Comunicación al Contratista y al IF de fecha de entrega de terreno (Art. 137 RCOP)
Comunicación al Registro de Contratistas (Art. 90 del RCOP)

Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016

 Acta de entrega de terreno
Documento de entrega y copia del Programa Oficial, Inversiones y Mano de Obra (Art. 139
RCOP)
Exigencias Contractuales Aprobación del IF del Programa Oficial, Inversiones y Mano de Obra
Proposición y Aprobación de la ubicación de las Instalaciones de Faenas
Documento de entrega y aprobación de las instalaciones para la IF y AIF
Indicación de la ubicación, recepción y aprobación del letrero de Obra
Solicitud y antecedentes de subcontratación
Subcontratos
Autorización de la Dirección
4 Desarrollo del Contrato Documentos de trámites y Cotizaciones
Valores Proforma Aprobación de la Dirección
Instrucción del IF de ejecutar la proforma
Libro de Obra
Libro de Comunicaciones
Libros de Comunicaciones de Prevención de Riesgos
Libros Libros de Comunicaciones de Topografía
Libros de Comunicaciones de Laboratorio de Autocontrol
Libros de Comunicaciones de Medio Ambiente y Participación Ciudadana
Otro (Agregar)
5 Modificación de Contrato Modificación

Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016


6 Personal del Contratista y
Subcontratistas
7 Estados de Pago
8 Informes
9 Especialidades
Antecedentes
Carpeta mensual
Informes Mensuales
Informes comportamiento del
Contratista (Art 181 RCOP) Documento de envío del Informe al Contratista y respuestas.
Gestión de la Calidad
Topografía
Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016
Documento de entrega y copia del organigrama y antecedentes del personal exigido, incluyendo
las aprobaciones.
Documentos de cambio de personal y su aprobación
Cumplimiento Laboral Mensual
Estado de Pago
Documento de entrega y aprobación del formato de Informe Mensual
Informe Mensual
Informe del IF con documento de entrega al Jefe Departamento.
Presentación Plan de Calidad
Acta de exposición y reuniones de Calidad
Entrega, recepción y aprobación de complementos y modificaciones del Plan
Informes de Calidad
Presentación Manual de Procedimientos
Calidad de los materiales
Auditorías Internas
No conformidades
Certificados de calibración de instrumentos topográficos
Entrega, recepción y aprobación del Informe previo de topografía
Entrega, recepción y aprobación de la Línea de tierra
Entrega, recepción y aprobación de las cubicaciones
Registro Topográfico
 Acta de reunión de inicio del Laboratorio de Autocontrol
Aprobación del Laboratorio de Autocontrol o externo
Certificados de calibración de instrumentos y equipos del Laboratorio
Laboratorio de Autocontrol Resoluciones del Servicio de Salud, en caso de uso de Equipos nucleares

Informes de Laboratorio Autocontrol

Certificados del LNV o del LRV

9 Especialidades
Presentación Plan y Programa de Prevención de Riesgos
Documentos iniciales de PR
Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Programa
Prevención de Riesgos
Informes de PR

Comité Paritario
Presentación Plan de Señalización y Medidas de Seguridad
Señalización y Seguridad
Entrega, recepción y aprobación de complementos y modificaciones del Plan
Presentación del Plan de Gestión Ambiental
Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Plan de Gestión Ambiental
Presentación del Planes de Manejo
Medio Ambiente
Entrega, recepción y aprobación de modificaciones de los Planes de Manejo

Informes de Gestión Ambiental

Presentación del Plan de Participación Ciudadana

Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Plan de Participación Ciudadana
Material Informativo
Participación Ciudadana Actas de las reuniones de participación ciudadana
Libro de Sugerencias y Reclamos

Informes de Participación Ciudadana

Aviso del Contratista de término de obras

Verificación de término por parte del IF
Recepción Provisional o única Comunicación del Término a la autoridad (IF)
Nombramiento Comisión Recep. Provisional o única
Acta Recepción Provisional o única con o sin reservas
Acta de Calificación a la Dirección con copia al Registro de Contratistas
Calificación
Notificación de Calificación a Contratista
10 Término de Obra y IF informa cumplimiento Art. 169º RCOP
Contrato Resolución Devolución retenciones y Garantía Adicional (si corresponde)
Devolución de Retenciones o c
Devolución retenciones o canjes
Devolución Garantía Adicional (si corresponde)
Solicitud de recepción por parte del IF
Recepción Definitiva Nombramiento Comisión Recep. Definitiva
Acta Recepción Definitiva
Liquidación del Contrato
Liquidación
Devolución garantía fiel cumplimiento

CONSERVACIONES GLOBALES
Resolución nombramiento Comisión y Acta de recepción
Rutinarias
Informes previos recepción
Resolución nombramiento Comisión y Acta de recepción
11 Recepciones únicas
Bimensuales Nivel de Servicio Avisos de incumplimientos
Informes previos recepción
Periódicas Resolución nombramiento Comisión y Acta de recepción
12 Desafectaciones Resoluciones de desafectación y afectación
Mensual Documento de entrega y programa
13 Programas de trabajo
Semanal Documento de entrega y programa

Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016

 Observaciones

Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016

 Debe archivarse en forma agrupada
y continua, no por hoja separada.

Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016

 Si se entrega en el Informe
Mensual. (N/A)

Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016

 Si se entrega en el Informe
Mensual. (N/A)

Si se entrega en el Informe
Mensual. (N/A)

Si se entrega en el Informe
Mensual. (N/A)

Si se entrega en el Informe
Mensual. (N/A)

Carpeta digital del Contrato OBRAS / CONSERVACIÓN - Versión: enero 2016

Carpeta Sub carpeta
1 Licitación
Revisión de Ofertas
2 Propuesta
Oferta del Consultor
Resolución Adjudicación
3 Documentos iniciales del
Contrato
Garantías del Contrato
Comunicación del Consultor al IF del inicio de la Asesoría
Recursos provistos por
Consultor
4 Desarrollo del Contrato
Libros
5 Modificación de Contrato
Antecedentes
6 Personal de la Asesoría
Carpeta mensual
7 Estados de Pago Carpeta mensual
Informes Mensuales
8 Informes Otros informes
Informes de comportamiento
del Consultor (Art. 90 RCTC)
Gestión de la Calidad
Topografía
Laboratorio de la AIF
9 Especialidades
Prevención de Riesgos
Señalización y Seguridad
Medio Ambiente
Participación Ciudadana
Archivo SI
Publicación Aviso
Bases Administrativas
Términos de Referencia
Resolución de aprobación del Anexo Complementario
Presupuesto Oficial
Aclaraciones y serie de preguntas y respuestas
Nombramiento de Comisión de Apertura y Evaluación de propuestas
Acta de apertura de ofertas técnicas y económicas
Evaluación de ofertas técnicas y económicas
Boleta de Garantía de seriedad de la oferta
Informe o Acta de adjudicación
Oferta técnica del Consultor adjudicado
Oferta económica del Consultor adjudicado
Resolución
Notificación al Consultor
Documento de entrega y copia de la Resolución protocolizada
V°B° de la Fiscalía de protocolización
Resoluciones de nombramiento de IF
Documento de entrega y copia de la Garantía de fiel cumplimiento del Contrato
Constancia de revisión de Boleta de Garantía o V°B° de la Fiscalía si es Póliza
FdG recibido por la DCyF
Registro de fechas de uso de los recursos
Documentos de los vehículos exigidos en AC
Licencias de software utilizado en equipos
Inventario de los recursos indicados en las Bases y en la Metodología
Documento de entrega y recepción de IF de elementos estipulados en AC
Libro de Comunicaciones (IF-AIF)
Libros de Comunicaciones de Prevención de Riesgos de la AIF
Libros de Comunicaciones de Prevención de Riesgos
Libros de Comunicaciones de Topografía
Libros de Comunicaciones de Laboratorio de Autocontrol
Libros de Comunicaciones de Medio Ambiente y Participación Ciudadana
Otro (Agregar)
Modificación
Antecedentes del Personal
Documentos de cambio de personal y su aprobación
Cumplimiento Laboral Mensual
Estado de Pago
Documento de entrega y aprobación del formato de Informe Mensual
Informe Inicial, con documento de entrega y aprobación del IF
Informe Mensual
Informe de Especialistas y/o Profesionales
Informe del IF con documento de entrega al Jefe Departamento.
Documento de envío del Informe al Consultor y respuestas.
Presentación Plan de Calidad
Acta de exposición y reuniones del Calidad
Entrega, recepción y aprobación de complementos y modificaciones del PAC
Informe de Calidad
Auditorías Internas
No conformidades
Certificados de calibración de instrumentos topográficos
Registro Topográfico
Acta de reunión de inicio del Laboratorio AIF
Aprobación del Laboratorio de AIF
Certificados de calibración de instrumentos y equipos del Laboratorio
Resoluciones del Servicio de Salud, en caso de uso de Equipos nucleares
Informes de Laboratorio AIF
Presentación Plan y Programa de Prevención de Riesgos
Documentos iniciales de PR
Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Programa
Registro de capacitación en PR al personal AIF
Control y Seguimiento del Programa de PR del Contratista
Informes de PR
Control y Seguimiento del Plan de Señalización
Control y seguimiento de los Planes de Gestión Ambiental y Planes específicos
Informes de Gestión Ambiental
Seguimiento de Consultas, Sugerencias y Reclamos de los usuarios
Presentaciones efectuadas para Participación Ciudadana
Informes de Participación Ciudadana
 Consultoría:

SAFI:
Carpeta Sub carpeta Archivo SI NO N/A
Publicación Aviso
Bases Administrativas
Términos de Referencia
1 Licitación
Resolución de aprobación de Bases o Anexo Complementario
Anexos
Aclaraciones y serie de preguntas y respuestas
Nombramiento de Comisión de Apertura y Evaluación de propuestas
Acta de apertura de ofertas técnicas y económicas
Revisión de Ofertas Evaluación de ofertas técnicas y económicas
2 Propuesta Boleta de Garantía de seriedad de la oferta
Informe o Acta de adjudicación
Oferta técnica del Consultor adjudicado
Oferta del Consultor
Oferta económica del Consultor adjudicado
Resolución
Notificación al Consultor
Resolución Adjudicación Documento de entrega y copia de la Resolución protocolizada
3 Documentos iniciales del V°B° de la Fiscalía de protocolización
Contrato Resoluciones de nombramiento de IF
Documento de entrega y copia de la Garantía de fiel cumplimiento del Contrato
Garantías del Contrato Constancia de revisión de Boleta de Garantía o V°B° de la Fiscalía si es Póliza
FdG recibido por la DCyF
Documentos de inicio Comunicación del Consultor al IF del inicio de la Consultoría
Consultoría Registro de fechas de ingreso y uso de los recursos
4 Desarrollo del Contrato
Documentos del Consultor
Correspondencia
Documentos con consultas del Consultor y respuestas del IF
5 Modificación de Contrato Modificación

Carpeta digital del Contrato CONSULTORÍA - Versión: enero 2016

 Antecedentes del Personal
Antecedentes
6 Personal del Consultor Documentos de cambio de personal y su aprobación
Carpeta mensual Cumplimiento Laboral Mensual
7 Estados de Pago Carpeta mensual Estado de Pago
Informes Mensuales
Informe de Especialistas y/o Profesionales
8 Informes Informes de Informe del IF con documento de entrega al Jefe Departamento.
comportamiento del
Consultor (Art. 90 RCTC) Documento de envío del Informe al Consultor y respuestas.
Presentación Plan y Programa de Prevención de Riesgos
Documentos iniciales de PR
Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Programa
9 Prevención de Riesgos
Informes de PR

Comité Paritario
10 Fases o Etapas Entrega de Etapa o Fase
Certificación de término por parte del IF
Informe IF a Dirección
Termino Estudio o Diseño
Aprobación de Dirección
Entrega de informe final de Consultoría
11 Término de Estudio y
Nombramiento Comisión Calificadora
Contrato
Calificación Acta de Calificación a la Dirección con copia al Registro de Contratistas
Notificación de Calificación a Consultor
Liquidación final del Contrato
Liquidación
Devolución de garantías

Carpeta digital del Contrato CONSULTORÍA - Versión: enero 2016

Observaciones

Carpeta digital del Contrato CONSULTORÍA - Versión: enero 2016

Si se entrega en el Informe Mensual. (N/A)

Carpeta digital del Contrato CONSULTORÍA - Versión: enero 2016

 Obra:

SAFI:

Carpeta Sub carpeta

1 Licitación

Revisión de Ofertas
2 Propuesta

Oferta del Contratista

Resolución adjudicación

Garantías del Contrato

3 Documentos iniciales del Póliza Responsabilidad Civil

Contrato

Póliza de Todo Riesgo de

Construcción

Otras Garantías
 Convenio Sanitaria

Exigencias Contractuales

Subcontratos

4 Desarrollo del Contrato

Valores Proforma

Libros

5 Modificación de Contrato

6 Personal del Antecedentes

Contratista,Subcontratistas y
Sanitaria
Carpeta Mensual
7 Estados de Pago Contratista y Sanitaria
8 Informes

Gestión de la Calidad
 Gestión de la Calidad

Topografía

Laboratorio

9 Especialidades Prevención de Riesgos

Señalización y Seguridad

Medio Ambiente

Participación Ciudadana

Recepción Provisional o
única

10 Término de Obra y
 Calificación

10 Término de Obra y
Contrato Devolución de Retenciones o c

Recepción Definitiva

Liquidación
Archivo SI NO N/A
Aprobación de Bases y Autorización para Publicar
Publicación Aviso
Bases Administrativas
Términos de Referencia
Especificaciones Técnicas
Resolución de aprobación del Anexo Complementario
Presupuesto Oficial
Aclaraciones y serie de preguntas y respuestas
Nombramiento de Comisión de Apertura y Evaluación de propuestas
Acta de apertura de ofertas técnicas y económicas
Evaluación de ofertas técnicas y económicas
Boleta de seriedad de la oferta
Informe o Acta de Adjudicación y Aprobación
Oferta técnica del Contratista adjudicado
Oferta económica del Contratista adjudicado
Autorización de Adjudicación del MOP
Contrato entre Sanitaria y Contratista
Notificación al Contratista
Documento de entrega y copia del contrato protocolizado

Resoluciones de aprobación del contrato y del gasto por gestión de proyecto

Resoluciones de Nombramientos

Documento de entrega y copia de la Garantía de fiel cumplimiento del Contrato

Constancia de revisión de Boleta de Garantía o V°B° de la Fiscalía si es Póliza

FdG recibido por la DCyF

Documento de entrega y copia de la Póliza
V°B° de la Fiscalía de la Póliza
FdG recibido por la DCyF
Documento de entrega y copia de la Póliza
V°B° de la Fiscalía de la Póliza
FdG recibido por la DCyF

Constancia de revisión de Boleta de Garantía

FdG recibido por la DCyF
Convenio asistencia técnica DOH-Sanitaria
Instructivo para la gestión de proyectos

Documento entrega y copia de la Garantía de fiel cumplimiento por Convenio

Constancia de revisión de Boleta de Garantía o V°B° de la Fiscalía si es Póliza

FdG recibido por la DCyF

Acta de entrega de terreno
Documento de entrega y copia del Programa Oficial, Inversiones y Mano de
Obra
Aprobación del ITO del Programa Oficial, Inversiones y Mano de Obra

Proposición y Aprobación de la ubicación de las Instalaciones de Faenas

Documento de entrega y aprobación de las instalaciones

Indicación de la ubicación, recepción y aprobación del letrero de Obra
Solicitud y antecedentes de subcontratación
Autorización de la Dirección
Documentos de trámites y Cotizaciones
Aprobación de la Dirección
Instrucción del IF de ejecutar la proforma
Libro de Obra
Libros de Comunicaciones
Libros de Comunicaciones de Prevención de Riesgos
Libros de Comunicaciones de Topografía
Libros de Comunicaciones de Laboratorio de Autocontrol

Libros de Comunicaciones de Medio Ambiente y Participación Ciudadana

Otro (Agregar)
Modificación
Documento de entrega y copia del organigrama y antecedentes del personal
exigido, incluyendo las aprobaciones.
Documentos de cambio de personal y su aprobación
Cumplimiento Laboral Mensual
Estado de Pago
Informe Mensual
Presentación Plan de Calidad
Acta de exposición y reuniones de Calidad

Entrega, recepción y aprobación de complementos y modificaciones del Plan

Informes de Calidad
Presentación Manual de Procedimientos
Calidad de los materiales
Auditorías Internas
No conformidades
Certificados de calibración de instrumentos topográficos
Entrega, recepción y aprobación de las cubicaciones
Registro Topográfico
Presentación y Aprobación del Laboratorio de Autocontrol o externo
Certificados de calibración de instrumentos y equipos del Laboratorio

Resoluciones del Servicio de Salud, en caso de uso de Equipos nucleares

Informes de Laboratorio Autocontrol

Presentación Plan y Programa de Prevención de Riesgos

Documentos iniciales de PR
Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Programa

Informes de PR

Comité Paritario
Presentación Plan de Señalización y Medidas de Seguridad

Entrega, recepción y aprobación de complementos y modificaciones del Plan

Presentación del Plan de Gestión Ambiental

Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Plan de Gestión
Ambiental
Presentación del Planes de Manejo

Entrega, recepción y aprobación de modificaciones de los Planes de Manejo

Informes de Gestión Ambiental

Presentación del Plan de Participación Ciudadana

Entrega, recepción y aprobación de modificaciones del Plan de Participación
Ciudadana
Material Informativo
Actas de las reuniones de participación ciudadana
Libro de Sugerencias y Reclamos
Informes de Participación Ciudadana
Aviso del Contratista de término de obras
Verificación de término por parte del ITO
Nombramiento Comisión Recep. Provisional
Acta Recepción Provisional o única con o sin reservas
Acta de Calificación a la Dirección
Notificación de Calificación a Contratista
IC informa recepción conforme
Resolución Devolución retenciones
Devolución retenciones
UT Informa recepción definitiva
Nombramiento Comisión Recep. Definitiva
Acta Recepción Definitiva
Liquidación del Contrato
Devolución garantía fiel cumplimiento
Observaciones
 4 Desarrollo del Contrato

Debe archivarse en forma agrupada y

continua, no por hoja separada.

Si se entrega en el Informe Mensual. (N/A)

Si se entrega en el Informe Mensual. (N/A)

Si se entrega en el Informe Mensual. (N/A)

Si se entrega en el Informe Mensual. (N/A)

Si se entrega en el Informe Mensual. (N/A)