Administración II

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

ESCUELA NACIONAL PREPARATORIA

OPCIÓN TÉCNICA AUXILIAR EN CONTABILIDAD

APUNTES DE ADMINISTRACIÓN II

ÁREAS FUNCIONALES

Cortés Vite Jaime. Plantel 5

López Villazana Vianey. Plantel 9
Salmerón Ojeda Aurora M. Plantel 6

Diciembre de 2011
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ÁREAS FUNCIONALES

Para que las entidades logren sus objetivos es necesario dividir el trabajo y que las
diferentes funciones se agrupen en departamentos o secciones, con el objeto de
facilitar la supervisión, delegar autoridad, aprovechar los recursos, optimizar el
tiempo, resolver problemas específicos y lograr la eficiencia administrativa.

CONCEPTO

Las áreas funcionales son los grupos de actividades afines que hay en una empresa
estructuradas en departamentos o gerencias, interrelacionadas entre sí y
coordinadas por una autoridad.
El número y estructura de las áreas funcionales depende del objetivo tamaño y
actividad de la entidad.

OBJETIVO

Lograr la eficiencia de una empresa a través de la coordinación y funcionamiento

óptimo de sus áreas básicas para el logro de los fines para los cuales fue creada.

Las principales áreas funcionales de una empresa productiva son:

Personal. Esta área funcional se encarga de proveer a la empresa del personal

idóneo para ocupar los diferentes puestos dentro de la misma; de su reclutamiento y
selección, contratación, inducción, desarrollo, remuneración, higiene y seguridad y
separación.
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Mercadotecnia. Su función es la de satisfacer las necesidades o deseos de los

consumidores por medio de productos (bienes o servicios), mediante la utilización de
diferentes técnicas de distribución y comercialización.

Finanzas. Es el área que se encarga de la obtención, aplicación e inversión de los

recursos monetarios en una entidad.

Producción. Es el área que se encarga de transformar o elaborar insumos, materias

primas y servicios en productos terminados.

Compras.- Adquiere y suministra los elementos materiales requeridos a los

departamentos de una entidad.

Ejercicio de aprendizaje.

1. Identifica en una cadena de hamburguesas conocida las áreas funcionales y

explica como se lleva a cabo el desarrollo de cada una de ellas.
2. Compara con un negocio pequeño del mismo giro.
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CASO
“ESCOLARES PRÁCTICOS”

La empresa “Escolares Prácticos, S. A.” tiene como objeto la fabricación de

materiales escolares, como son: lápices, gomas, sacapuntas, colores, etc.
Debido a la estabilidad económica del país se han incrementado las ventas en un
30%, por lo cual, se requiere realizar una reestructuración organizacional.
Por el momento cuenta con los siguientes departamentos y puestos directivos:

Gerente
General
C. P. Roberto

Personal Mercadotecnia Finanzas Producción Compras

L. A. María L. A. Gabriel C. P. Luis Ing. Samuel C. P. Selene

Maya Manrique Rey Ruiz Costa
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ÁREA FUNCIONAL DE PERSONAL

El elemento humano es vital para la existencia de toda entidad, de su calidad y

eficiencia depende el buen funcionamiento de los recursos materiales, financieros y
técnicos. Por ello, es importante que los empleados estén en constante actualización,
en un ambiente de trabajo agradable y seguro que los haga sentirse realizados en
sus puestos.

El área encargada de manejar las actividades relacionadas con el elemento humano,

tradicionalmente se ha denominado recursos humanos; sin embargo, el término más
utilizado es departamento o área de personal, debido a que los recursos son el
conjunto de bienes y derechos de los que se puede disponer y el personal no reúne
tal característica.

Esta área funcional se encarga de proveer a la empresa del personal idóneo para
ocupar los diferentes puestos dentro de la misma; de su reclutamiento y selección,
contratación, inducción, desarrollo, remuneración, higiene y seguridad y separación.

Ejercicio de aprendizaje.

La Lic. María Maya es responsable del Área de Personal de la empresa “Escolares

Prácticos, S. A.” y tiene las siguientes funciones a su cargo:

1.-_______________________________________________________________________

2.-_______________________________________________________________________

3.-_______________________________________________________________________
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4.-_______________________________________________________________________

5.-_______________________________________________________________________

6.-_______________________________________________________________________

RECLUTAMIENTO

Es la fase inicial de la integración de los recursos humanos, mediante la cual la

empresa se allega de personal potencialmente apto para ocupar los puestos
vacantes. El reclutamiento se refiere a la obtención de candidatos idóneos para
ocupar los puestos o plazas vacantes, de acuerdo con el perfil que se requiera.

Antes de reclutar al personal es necesario elaborar la descripción de puestos para

contar con normas o estándares específicos con los cuales se puedan comparar a
los solicitantes. Con base en dichos parámetros se pueden determinar más
fácilmente las fuentes y los medios de reclutamiento que se emplearán.
Por lo general las organizaciones realizan su reclutamiento antes de que sea
necesario cubrir la vacante. Los documentos que se reciben quedan en cartera como
parte del banco de aspirantes, fuente de donde se podrá obtener personal cuando
se requiera. Ello evita que cuando se vea perdido a un empleado se requiera de una
búsqueda rápida y extenuante de un sustituto.
Un aspecto importante a considerar en el proceso de reclutamiento es el costo que
representa por lo que se debe tomar en cuenta la capacidad económica de la
empresa.
Las fuentes de reclutamiento son: internas y externas.
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Fuentes internas:

1. El personal que labora en la empresa.- Valorar dentro de la misma organización

si existen personas que demuestren capacidad y entrega en el trabajo para que
por medio de un ascenso puedan ocupar otro puesto, de esta manera se
estimula la superación, fomenta la lealtad y estimula la actitud e identificación
positiva hacia el trabajo y la empresa.

2. El personal recomendado por lo trabajadores.-Platicar con las personas de más

confianza para saber si dentro de sus conocidos existe alguna propuesta para
ocupar el puesto. En México, cada organización, de acuerdo con sus políticas,
determina si se aceptan o no como candidatos a los familiares de los empleados,
a diferencia de otros países como Estados Unidos, que hasta dan bonos a sus
empleados por traer gente nueva.

3. A través de recomendaciones o promociones del Sindicato, en caso de que

exista.

Fuentes externas:

Una ventaja de esta fuente es que se introduce personal a todos los niveles con
nuevas ideas, inquietudes, enfoques, dinamismo y sin vicios laborales.1
Las principales fuentes externas son:

1. Las escuelas, colegios o universidades.

2. Ferias de contratación y empleo.
3. Bolsas de trabajo.
4. Agencias de colocaciones.
5. La población en general.

1
Llano R., Javier, Integración de Recursos Humanos, Trillas, México, 2005, p. 85.
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6. Prácticas laborales.
7. Servicio social.
8. Becarios.

Para que el proceso de reclutamiento sea eficiente, la fuente elegida se puede

complementar con los siguientes medios:

1. Televisión.
2. Radio.
3. Internet.
4. Prensa. (Periódicos y revistas especializadas).
5. Folletos.
6. Avisos.
7. Volantes.
8. Stand publicitario.

El tipo de fuente y medio a utilizar dependerá del candidato que se desea captar.

El hecho de que una persona entregue una solicitud de empleo y un currículum vitae
a una empresa, que en nuestros días se realiza mediante fax o correo electrónico,
no quiere decir que ya ha sido contratado, sino que es candidato al puesto y para
saber quién lo obtendrá, el siguiente paso es la selección y contratación.
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Ejercicio de aprendizaje.

La empresa tiene que cubrir en este momento algunos puestos vacantes, por lo que
la Lic. Maya y su equipo tienen que elegir las fuentes y medios más adecuados.

Instrucciones: De acuerdo con el puesto mencionado completa el cuadro anotando

la fuente y medio que utilizarías para reclutar al personal.

PUESTO FUENTES MEDIO(S)

INTERNA EXTERNA
Obrero

Secretaria

Vendedor

Auxiliar contable

Auditor interno

Técnico mecánico

Cocinero

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN.

Consiste en elegir, entre distintos candidatos, aquel que resulte el más idóneo para
ocupar un puesto. Esta selección se realiza aplicando diferentes instrumentos de
acuerdo con las características de cada organización como por ejemplo: la actividad,
el tamaño, la situación económica, el tipo de puesto, etc.
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Identificar dentro de un grupo al elemento que reúna las habilidades, aptitudes y

actitudes convenientes, puede ser en gran medida complicado, es por esto que
existe un proceso de selección que se basa en el estudio de las experiencias
profesionales pasadas y en expectativas futuras, además de las pruebas y test
físicos y psicológicos, para conocer sus intereses, necesidades, habilidades técnicas
analíticas así como sus condiciones de salud.

La selección permite suministrar al personal los recursos adecuados con

oportunidad, asegurando su calidad, permanencia y desarrollo.

En el proceso de selección se aplican los siguientes instrumentos:

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Instrumento Descripción Fallas o deficiencias que

detecta.
1.- Solicitud de empleo y Capta la información Falta de conocimientos,
currículum vitae necesaria para saber si el desempeño laboral
candidato cubre el perfil de inadecuado.
escolaridad, aptitudes,
conocimientos, etc.
2.- Entrevista Permite ampliar la Contradicciones en la
información, ya que el información presentada.
contacto personal con el Conducta y presentación
candidato proporciona otro inadecuada para el puesto.
tipo de datos no recogidos
en el paso anterior.
3.- Pruebas psicológicas. Se utilizan tests Agilidad mental por debajo
especializados que evalúan de los parámetros
inteligencia, aptitudes, establecidos.
eficiencia o logro, interés, Dificultad para desarrollar
personalidad u otras habilidades.
cualidades del individuo. Falta de vocación profesional
para el puesto.
Actitudes inconvenientes
para el puesto.
4.- Pruebas prácticas y de Realización de una actividad Falta de conocimientos
conocimiento. propia del puesto y examen educacionales. (Teórico
de conocimientos básicos prácticos).
5.- Encuestas o estudio de Permiten obtener de los Falta de veracidad en los
confirmación de datos.. trabajos anteriores, de datos asentados, que
personas conocidas y demuestran la falta de
familiares, referencias honestidad y confiabilidad.
personales y laborales del
candidato.
6.- Examen médico Se hace necesario en los Carencia de condiciones
puestos que requieren una físicas requeridas para el
condición física especial o un puesto.
buen estado de salud.
Adaptado de Megginsom, León C., Administración, conceptos y aplicaciones.
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Los instrumentos utilizados para seleccionar personal, dependerán del tipo de puesto
que se necesite cubrir y también se pueden aplicar en diferente orden, de acuerdo
con las necesidades propias del proceso de selección.

Una vez que el proceso de selección se ha realizado, la persona indicada que puede
ser el jefe de personal o hasta el gerente, se comunica al candidato que ha sido
elegido para ocupar el puesto. Es conveniente informar a los candidatos rechazados
por medio de una llamada telefónica, correspondencia o correo electrónico que sus
documentos quedan en cartera para una próxima selección o que definitivamente se
cierra la oportunidad.

El candidato seleccionado formaliza su relación laboral con la firma del contrato

individual o colectivo de trabajo. Se acuerda el sueldo o salario del trabajador, las
prestaciones a las que tiene derecho por ley y las adicionales que la empresa
otorgue.
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Ejercicio de aprendizaje.

Instrucciones: Marca con una “X” los cuadros que correspondan a los instrumentos que utilizarías para el proceso de
selección del siguiente personal.

Puesto Solicitud de Entrevista Pruebas Encuestas y Examen médico

empleo y Psicológicas Practicas y de confirmación de
curriculum conocimiento datos
vitae
Obrero

Secretaria

Vendedor

Capturista

Auxiliar contable

Auditor interno

Técnico mecánico

Cocinero
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INDUCCIÓN

Consiste en integrar a la persona recién contratada al grupo de trabajo del que

formará parte y al puesto en forma armoniosa y oportuna, así como trasmitirle los
valores, reglas, políticas, normas y filosofía de la empresa.

Consta de dos fases o etapas:

1. General. Consiste en entregar a la persona el manual de inducción o bienvenida

y en explicarle la información más relevante de la empresa (objetivo, historia,
misión, visión, localización de las áreas, etc.).
2. Específica. Se presenta al nuevo elemento con su jefe y sus compañeros de
trabajo, se le explican las generalidades del puesto y el vínculo laboral con otras
personas de la organización.

Es de gran trascendencia en la vida personal y profesional de un individuo el primer

contacto que tiene con su nueva área, con sus compañeros y jefes, ya que puede
incidir directamente en la calidad del trabajo y el desarrollo de sus capacidades.

Las técnicas por las que se lleva a cabo la inducción son entre otras:

- Conferencias.
- Pláticas.
- Discusiones en grupo.
- Juntas.
- Recorridos.
- Cursos de Inducción.
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Actividades de aprendizaje.

1. El profesor formará un equipo de seis personas.

2. Se asignarán los siguientes papeles:

Auxiliar contable que ingresa a su nuevo empleo
Jefe de personal
Contador
Secretaria
Auxiliar contable en función
Persona de limpieza

3. Realiza la dramatización de bienvenida al empleado de nuevo ingreso a la

empresa “Escolares Prácticos, S. A”

Actividades de aprendizaje

1. El profesor formará otro equipo con las mismas características del grupo anterior.
2. El nuevo equipo realizará la dramatización de la inducción.
3. Compara con el ejercicio inicial, comenta con el grupo y el profesor las
diferencias.

DESARROLLO.

Los trabajadores que ingresan a la empresa reúnen, al momento de la contratación,

el perfil que el puesto requiere. Sin embargo, es indispensable que actualicen sus
conocimientos y adquieran nuevas habilidades para responder a los cambios que se
presentan en el puesto y en la organización.

El desarrollo es una de las funciones del área de personal cuya finalidad es

proporcionar a los trabajadores una formación continua que les permita maximizar su
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potencial. Con un adecuado sistema de desarrollo el personal puede sentirse

satisfecho con su empleo, considerarlo como un medio de realización y crecimiento
personal y profesional e identificarse con la empresa, al mismo tiempo que se logra
la eficiencia en el trabajo.
El desarrollo se divide en tres niveles o estratos: entrenamiento, desarrollo de
personal y desarrollo organizacional.

Desarrollo de
Pep personal Desa-
rrollo
Entrena- Organiza-
miento cional

Estratos de entrenamiento, desarrollo de personal y desarrollo organizacional.

e Administración de recursos humanos, p. 549
Chiavenato Idalberto,
organizacional
nal

“El entrenamiento, el desarrollo de personal y el desarrollo organizacional constituyen

tres estratos de amplitudes diferentes en el concepto de desarrollo de recursos
humanos... los dos primeros estratos tratan el aprendizaje individual, en tanto que el
estrato más amplio aborda la manera como aprenden y se desarrollan las
organizaciones.“ 2

2
Chiavenato, Idalberto, Administración de recursos humanos, Mc Graw Hill interamenrica, México, 2000, p.
548.
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Sólo explicaremos los dos primeros niveles que corresponden al aprendizaje de las
personas. El desarrollo organizacional, por tratarse de un nivel más complejo en el
que se logra el crecimiento de la entidad, no se aborda en este momento.

Adiestramiento
Entrenamiento
Capacitación
Desarrollo

Desarrollo de personal

Entrenamiento.

“El entrenamiento es un proceso educativo a corto plazo aplicado de manera

sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos,
actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica la
transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a
3
aspectos de la organización, de la tarea y del ambiente, y desarrollo de habilidades”

El entrenamiento abarca dos niveles: el adiestramiento y la capacitación.

Adiestramiento es adquirir destreza para trabajos manuales o motrices mediante la
práctica reiterada.

3
Chiavenato, Idalberto, Op. cit., P. 557.
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4
La capacitación “es el proceso para proporcionar competencias para un trabajo.”
“La capacitación se refiere a los métodos que se utilizan para fomentar en los
empleados nuevos o ya presentes, las habilidades que necesitan para ejecutar sus
labores.” 5

Desarrollo de personal.

El desarrollo de personal es un proceso continuo de formación integral del ser

humano. Se refiere a la adquisición de conocimientos, valores, habilidades,
aptitudes, actitudes y rasgos de personalidad que coadyuvan a su maduración y
realización personal.

4
Arias Galicia, Fernando, Heredia Espinosa, Víctor, Administración de recursos humanos para el alto
desempeño, Trillas, México, 2006, p. 506.
5
Dessler, Gary, Varela Juárez, Ricardo Alfredo, Administración de recursos humanos enfoque latinoamericano,
Pearson Educación, México, 2004, p. 104.
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Ejercicio de aprendizaje.

La Lic. Maya debe elegir los cursos o talleres de adiestramiento y en su caso de

capacitación de los nuevos empleados contratados.

Instrucciones: De acuerdo con cada puesto sugiere los cursos o talleres que deben
de otorgarles a los empleados para su óptimo desarrollo.

PUESTO TALLER DE CURSO DE

ADIESTRAMIENTO CAPACITACIÓN
Obrero

Secretaria

Vendedor

Capturista

Auxiliar contable

Auditor interno

Técnico mecánico

Cocinero
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REMUNERACIÓN.

Las personas que laboran en la organización deben obtener a cambio de su trabajo

una remuneración. Ésta se realiza por medio del pago de los sueldos y salarios.

El monto del sueldo o salario se establece desde el momento de la contratación en el

contrato individual o colectivo de trabajo.

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo las personas que realizan trabajos
operativos deben recibir por su labor un salario cada semana. Los demás
trabajadores deben recibir un sueldo cada quincena.

El pago al trabajador debe ser congruente con los conocimientos que posee y con las
funciones que desempeña, siempre apegado a la legislación vigente aplicable.
Además de la remuneración es muy importante considerar que el prestigio laboral, el
reconocimiento, las posibilidades de crecimiento y la estabilidad son elementos
importantes para que el trabajador tenga satisfacción en el trabajo, por lo que es muy
importante desarrollar sistemas de recompensas no financieras, tales como:
despensas, reconocimientos y distinciones (empleado del mes, mejor vendedor,
diplomas).
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Ejercicio de aprendizaje.

Instrucciones: De acuerdo con el puesto y nivel de responsabilidad, relaciona con

una línea lo que corresponda.

Salario mínimo mensual

JEFE DE VENTAS + Prestaciones de Ley

Sueldo quincenal de $4000

OBRERO + incentivo por puntualidad

SECRETARIA Sueldo base quincenal de $

15 000 + comisiones

TÉCNICO Salario mínimo profesional

MECÁNICO semanal de $ 1 500
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HIGIENE Y SEGURIDAD.

La salud y la seguridad de los trabajadores son indispensables para la productividad

de la empresa. En este sentido, los programas preventivos para evitar que la salud
de las personas se deteriore y que su seguridad se vea amenazada, resultan ser una
de las mejores inversiones.
La higiene y seguridad industriales se encargan de prevenir y controlar los riesgos de
trabajo.
De acuerdo con la Ley federal del trabajo “son riesgos de trabajo los accidentes y
enfermedades a que están expuestos los trabajadores en ejercicio o con motivo del
trabajo.” 6
En la misma Ley se define lo que es un accidente de trabajo y una enfermedad de
trabajo.

RIESGOS DE TRABAJO
ACCIDENTE DE TRABAJO ENFERMEDAD DE TRABAJO
Toda lesión orgánica o perturbación Todo estado patológico derivado de la
funcional, inmediata o posterior, o la acción continuada de una causa que
muerte, producida repentinamente en tenga su origen o motivo en el trabajo o
ejercicio, o con motivo del trabajo, en el medio en que el trabajador se ve
cualesquiera que sean el lugar y el obligado a prestar sus servicios
tiempo en que se preste.

De los accidentes de trabajo se encarga la seguridad industrial y de las

enfermedades de trabajo la higiene industrial.

6
Ley Federal del Trabajo, Sixta, México, 2004, p. 369.
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“La seguridad en el trabajo es el conjunto de medidas técnicas, educativas, médicas

y psicológicas empleadas para prevenir accidentes y eliminar las condiciones
inseguras del ambiente y para instruir o convencer a las personas acerca de la
7
necesidad de implementar prácticas preventivas”

La seguridad industrial debe mantener el área de trabajo en condiciones adecuadas

para prevenir accidentes de trabajo y proporcionar a los trabajadores los equipos
necesarios: cascos, orejeras, uniformes, botas, etc.
“La higiene en el trabajo se refiere a un conjunto de normas y procedimientos
tendientes a la protección de la integridad física y mental del trabajador,
preservándolo de los riesgos de salud inherentes a las tareas del cargo y al ambiente
físico donde se ejecutan. La higiene en el trabajo está relacionada con el diagnóstico
y la prevención de enfermedades ocupacionales, a partir del estudio y el control de
dos variables: el hombre y su ambiente de trabajo” 8

La higiene industrial se encargará de identificar y controlar factores físicos, químicos,

biológicos o psicológicos que pueden causar enfermedad, tales como: ruido
excesivo, fallas iluminación y ventilación, sustancias tóxicas, gérmenes patológicos,
espacio o decoración inadecuados, temperaturas extremas, humedad, etc.

7
Chiavenato, Idalberto, Op. cit. p. 487.
8
Scope, Objetives and functions of occupational health programs, en Chiavenato Idalberto, op. cit., p. 479
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Ejercicio de aprendizaje.

Instrucciones: Menciona un accidente de trabajo y una enfermedad en la que

puedan incurrir los trabajadores de la lista y da una propuesta de Higiene y
Seguridad para prevenirlo.

PUESTO ACCIDENTE O PROPUESTA DE

ENFERMEDAD HIGIENE Y SEGURIDAD
Obrero

Secretaria

Vendedor

Capturista

Auxiliar contable

Auditor interno

Técnico mecánico

Cocinero
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SEPARACIÓN.

Todos los trabajadores, en algún momento de su vida, dejarán de prestar sus

servicios en la organización donde laboran. La separación de la empresa puede ser
por diferentes motivos:

Terminación del contrato.

Rescisión del contrato
Renuncia.
Jubilación.

Separarse de un empleo afecta el ámbito personal, familiar y social del individuo y

puede tener repercusiones económicas y psicológicas.
En este sentido, es muy importante que la empresa diseñe estrategias para que las
personas que se separan reciban el apoyo y la orientación necesarios que les
permitan buscar un nuevo empleo, o en su caso, vivir el proceso de separación de
una manera adecuada.

Cuando el trabajador está en posibilidades de conseguir otro empleo se pueden

utilizar los servicios de la “desvinculación programada” o “desvinculación asistida” o
lo que se conoce como “Outplacement”. En algunos casos, la propia empresa pone
en contacto a la persona que se separa con un nuevo empleo.

El Outplacement es un programa que analiza las capacidades, intereses y

posibilidades del candidato para diseñar un plan personalizado para la consecución
de un nuevo empleo. Como parte de este programa, se brinda asesoría para
potenciar las posibilidades al momento de la entrevista y un apoyo logístico completo
(fax, teléfono, internet, apoyo secretarial, etc.).
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El Outplacement es un servicio para la recolocación de personas que ofrece todas

las herramientas necesarias para la búsqueda de un nuevo empleo y generalmente
se realiza a través de una agencia especializada.

Los beneficios que reporta el outplacement son muy importantes para el empleado y
para la organización. Al primero, le ayuda a superar una situación que inicialmente
puede ser muy difícil e incluso traumática y, a la empresa, le crea una buena imagen
y un clima laboral adecuado.
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Ejercicio de aprendizaje.

La Lic. Maya tuvo en el presente período la separación de tres trabajadores por

distintos motivos, los cuales requieren de un programa de outplacement
personalizado.

Instrucciones: De acuerdo con el motivo de separación índica los servicios de

apoyo que aplicarías para cada caso.

MOTIVO DE SEPARACIÓN SERVICIOS DE APOYO

Terminación de contrato de un vendedor
de 22 años, casado y 2 hijos

Renuncia de un Contador de 35 años

soltero

Jubilación de un obrero de 64 años

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BIBLIOGRAFÍA

Arias, F. (2006). Administración de recursos humanos para el alto desempeño.

México: Trillas.

Chiavenato, I. (2001). Administración de Recursos Humano. México: Mc Graw Hill

Interamericana.

Dessler, G. & Varela, R. (2004). Administración de recursos humanos. Enfoque

latinoamericano. México: Pearson Educación.

Ivancevich, J. (2005). Administración de Recursos Humanos. México: Graw Hill.

Rodríguez, J. (2005). Administración Moderna de Personal. México: Thomson.

Ley Federal del Trabajo (2011) consultada en internet.

Diseño Gráfico: David Ávila_2012